Pöytäkirja Pohjois-Karjalan seurakuntien yhteistyöselvitys Siun seurakunta Ohjausryhmän kokous 1/2016 Ke 8.6.2016 klo 18.00-19.50 Joensuun seurakuntakeskus, Kirkkokatu 28, Pieni sali Läsnä Lääninrovasti Jukka Reinikainen (Joensuun rovastikunta), lääninrovasti Mikko Lappalainen (Savonlinnan rovastikunta), hallintojohtaja Tommi Mäki, viestintäpäällikkö Kari Tanskanen, yhteisen seurakuntatyön johtaja Tiina Reinikainen Heinävesi kirkkoneuvoston jäsen Jari Mäkinen Rantakylä kirkkoherra Tuomo Käyhkö Pielisensuu diakoni Saila Musikka Pyhäselkä kirkkoherra Ville Ojala Eno seurakuntaneuvoston jäsen Ville Toivanen Liperi talouspäällikkö Harri Nousiainen Joensuu seurakuntaneuvoston jäsen Jaana Ihme Kontiolahti kirkkovaltuuston jäsen Mauri Tikkanen Kitee nuorisotyöntekijä Hannu Heikkinen Rääkkylä kirkkovaltuuston puheenjohtaja Tellervo Hurskainen Vaara-Karjala kiinteistömestari Jouni Heiskanen Tohmajärvi Nuorisotyöntekijä Ritva Salopuro Polvijärvi Talouspäällikkö Antero Martikainen
1 Kokouksen aloitus ja alkurukous, lääninrovasti Mikko Lappalainen Lääninrovasti Jukka Reinikainen aloitti kokouksen. Lääninrovasti Mikko Lappalainen piti alkurukouksen. Laulettiin virsi 571:6. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous oli kutsuttu koolle lääninrovasti Jukka Reinikaisen johdolla 26.4.2016 pidetyn järjestäytymiskokouksen valitsemille ohjausryhmän jäsenille. Kokouskutsu on lähetetty valituille sähköposteissa 17.5.2016 ja 5.6.2016. Kokous todettiin päätösvaltaiseksi ja laillisesti kokoon kutsutuksi. Järjestäytymiskokouksen pöytäkirja luettiin pääkohdittain. 3 Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin lääninrovasti Jukka Reinikainen, varapuheenjohtajaksi lääninrovasti Mikko Lappalainen ja kokouksen sihteeriksi viestintäpäällikkö Kari Tanskanen. 4 Pöytäkirjantarkastajien valinta Kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi Jouni Heiskanen ja Hannu Heikkinen. 5 Työjärjestyksen hyväksyminen Työjärjestys hyväksyttiin kokouksen asialistaksi. 6 Ohjausryhmän järjestäytyminen ja tehtävät Ohjausryhmän koko on selvitykseen lähteneiden 13 seurakunnan lukumäärä. Jokainen seurakunta on valinnut yhden edustajan sekä hänelle varajäsenen ohjausryhmään. Ohjausryhmässä on seuraavia ryhmiä tasapuolisesti edustettuina:
1) Seurakunnan työntekijöitä, mahdollisesti yhteistyötoimikuntien jäseniä tai jo valittuja ammattiliittojen luottamusmiehiä Seurakunnan työntekijät: Nuorisotyönohjaaja Hannu Heikkinen, varajäsen Pauli Tuhkanen (Kitee) Kiinteistömestari Jouni Heiskanen, varajäsen Eevi Väistö (Vaara-Karjala) Nuorisotyönohjaaja Ritva Salopuro, varajäsen Jussi Raerinne (Tohmajärvi) Diakoni Saila Musikka, varajäsen Matti Ketonen (Pielisensuu) 2) Seurakunnan luottamushenkilöitä Luottamushenkilöt: Mauri Tikkanen, varajäsen Soile Luukkanen (Kontiolahti) Ville Toivanen, varajäsen Armi Rautavuori (Eno) Tellervo Hurskainen, varajäsen Ville Hirvonen (Rääkkylä) Jari Mäkinen, varajäsen Tarja Heiskanen (Heinävesi) Jaana Ihme, varajäsen Petri Rask (Joensuu) 3) Seurakunnan johtavia viranhaltijoita, kirkkoherroja ja talouspäälliköitä Viranhaltijat: Talouspäällikkö Antero Martikainen, varajäsen Erkki Romppanen (Polvijärvi) Kirkkoherra Tuomo Käyhkö, varajäsen Pentti Saukkonen (Rantakylä) Talouspäällikkö Harri Nousiainen, varajäsen Jari Uimonen (Liperi) Kirkkoherra Ville Ojala, varajäsen Sanna Rasanen (Pyhäselkä) Lisäksi läänirovasti Jukka Reinikainen, lääninrovasti Mikko Lappalainen, hallintojohtaja Tommi Mäki, yhteisen seurakuntatyön johtaja Tiina Reinikainen sekä viestintäpäällikkö Kari Tanskanen ovat viran puolesta valittu osaksi ohjausryhmää. Ohjausryhmän koko on täten 18 henkilöä. Ohjausryhmän jäsenet esittäytyivät kokoukselle. Ohjausryhmän tehtäviksi määriteltiin mm: - selvityskonsultin tehtävään valinta - selvityskonsultin työn koordinointi ja tukeminen - selvitystyön päätavoitteiden laatiminen
- seurakunnille jatkotoimenpiteistä esitysten tekeminen - avoin tiedotus hankkeesta Ohjausryhmä kirjasi tehtävät ylös. 7 Selvitystyökonsultin valinta Järjestäytymiskokous 26.4.2016 päätti pyytää konsulttitarjoukset seuraavilta henkilöiltä: Matti Perälä Heikki Holkeri Marko Nieminen Esa Pulkkinen Raimo Turunen Järjestäytymiskokous päätti, että tarjouspyynnön (LIITE 1) viimeistelee lääninrovasti Mikko Lappalaisen luonnoksen pohjalta työryhmä Tommi Mäki, Mikko Lappalainen ja Eila Arveli sekä toimittaa sen lääninrovasti Jukka Reinikaiselle 6.5.2016 mennessä. Konsulttitarjoukset pyydettiin toimittamaan 31.5.2016 mennessä lääninrovasti Jukka Reinikaiselle. Tarjouspyynnön jätti 31.5.2016 mennessä (LIITTEET 2-5) Matti Perälä Marko Nieminen Esa Pulkkinen Raimo Turunen Tarjousten vertailu (LIITE 6), toimitettiin viikon alussa ohjausryhmän jäsenille. Hallintojohtaja Tommi Mäki esitteli konsulttitarjousten pohjalta tarjousten vertailun. Ohjausryhmä valitsi selvityskonsultin tehtävään Matti Perälän. Mikko Lappalainen ja Ritva Salopuro jääväsivät itsensä tämän pykälän käsittelyn ajaksi.
Konsultin tapaamisesta ja työhön perehdyttämisestä sovittiin, että puheenjohtaja Jukka Reinikainen, varapuheenjohtaja Mikko Lappalainen ja Tellervo Hurskainen hoitavat yhteydet konsulttiin. 8 Talouden hoitaminen ja avustusten hakeminen Taloutta hallinnoiva seurakunta Hallinnoivan seurakunnan tehtävänä on hoitaa prosessin rahaliikenne sekä tehdä ja laatia yhdessä ohjausryhmän kanssa hankkeen rahoittamiseen liittyvät avustushakemukset. Järjestäytymiskokous päätti valita hallinnoivaksi seurakunnaksi Joensuun ev.lut. seurakuntayhtymän. Ohjausryhmä päätti prosessin kustannusten jakaantumisesta tasapuolisesti eri seurakuntien kesken niin, laskut jaetaan tasan 13 seurakunnan kesken. Ohjausryhmä päätti taloudellisten avustusten hakemisesta konsultin palkkaamiseen Kuopion ja Mikkelin tuomiokapitulista sekä Kirkkohallituksesta. Tähän valtuutettiin Jukka Reinikainen, Harri Nousiainen ja Mikko Lappalainen. 9 Selvitystyön tiedotussuunnitelma Viestintäpäällikkö Kari Tanskanen esitteli hankeen tiedotussuunnitelman (pohjaehdotus) (LIITE 7) Ohjausryhmä hyväksyi tiedotussuunnitelman. Samalla projektihankkeelle annettiin nimi: Pohjois-Karjalan seurakuntien yhteistyöselvitys Siun seurakunta Hyväksyttiin hankkeen yleiskuvaus.
10 Siun seurakunta -yhteistyöilta lokakuussa Ohjausryhmä tulee valmistaa yleisen keskusteluillan seurakunnan luottamushenkilöille ja seurakunnan työntekijöille lokakuun alussa ti 4.10. 2016 klo 18 Joensuussa. Aiheena olisi erilaiset seurakunnalliset yhteistyömallit, Joensuun seurakuntayhtymän esittely sekä yhteisten työmuotoihin tutustuminen. Lisäksi illassa voitaisiin visioida ohjausryhmän eri ryhmien näkökulmista omannäköistä yhtymämallia Pohjois-Karjalaan. Ohjausryhmä päätti keskusteluillan ajankohdaksi 4.10. 2016 klo 18 Joensuussa ja lähettää kutsun seurakunnan seurakuntien luottamushenkilöille ja työntekijöille (3+3). Ohjausryhmä nimesi työryhmän vastaamaan illan suunnittelusta: Tiina Reinikainen, Jukka Reinikainen ja Kari Tanskanen Ohjelmassa mm: Miten Savonlinnassa? Mikko Lappalainen Raimo Kemppaisen selvityksen helmet, Ville Ojala. Selvityskonsultti Matti Perälä, puheenvuoro. 11 Ohjausryhmän toisen kokouksen päättäminen Ohjausryhmä päätti seuraavan ohjausryhmän kokouksen ajankohdaksi ti 22.11. 2016 klo 18. 12 Muut asiat Kukin seurakunta maksaa ohjausryhmän jäsenille kokouspalkkion ja matkakorvauksen harkintansa mukaan. 13 Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.50. Illan päätteeksi laulettiin virsi 574: 1,2.
Joensuussa 8.6.2016 Jukka Reinikainen lääninrovasti Kokouksen puheenjohtaja Kari Tanskanen viestintäpäällikkö Kokouksen sihteeri Jouni Heiskanen pöytäkirjan tarkastaja Hannu Heikkinen pöytäkirjan tarkastaja