Kupin kaupunki Päätöspöytäkirja 1 (6) Kaupunginkanslia Asianr 3122/2017 Arkistpäällikkö 22.5.2017 Kirjita tekstiä napsauttamalla tätä. Selste henkilötietjen käsittelytimista ja rekisteröidyn ikeuksista EU:n yleinen tietsuja-asetus (2016/679) 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä Kupin seudun jukkliikenteen matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteri Kupin kaupunki, jukkliikenneyksikkö 3 Rekisteriasiista vastaava henkilö (rekisterinpitäjän edustaja) Kaisu Matinniemi, jukkliikennepäällikkö Sukatu 42 c, 70100 Kupi, kaisu.matinniemi@kupi.fi, 044 7185145 4 Yhteyshenkilöt rekisteriasiissa Hanna Väätäinen, suunnitteluinsinööri Sukatu 42 c, 70100 Kupi, hanna.vaatainen@kupi.fi, 044 7185318 5 Organisaatin nimittämä tietsujavastaava 6 Henkilötietjen käsittelyn tarkitukset ja käsittelyn ikeusperuste Matkakrttijärjestelmän asiakasrekisterin tietja käytetään Kupin seudun jukkliikenteen ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hitamiseen. Asiakkaan henkilötietja käytetään henkilökhtaisen matkakrtin st-ikeuden tarkistamiseksi ja asiakkaan henkilökhtaisen asiinnin ikeellisuuden varmistamiseksi. Henkilötunnuksen käytön perusteena n asiakkaan lutettava tunnistaminen yksilöidysti rekisteristä hänen ja Kupin seudun jukkliikenteen ikeuksien ja velvllisuuksien tteuttamisen varmistamiseksi. Lakiperusteet Pstisite PL 1097 70111 KUOPIO Puhelin +358 17 18 2111 www.kupi.fi Käyntisite Sukatu 42 Faksi etunimi.sukunimi(at)kupi.fi Laskutussite PL 3016 70090 KUHILAS Laskutustunnus
Kupin kaupunki Päätöspöytäkirja 2 (6) Kaupunginkanslia Asianr 3122/2017 Arkistpäällikkö 22.5.2017 EU:n yleisen tietsuja-asetuksen 6 artiklan 1 a ja b-khta (a) rekisteröity n antanut sustumuksensa henkilötietjensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkitusta varten. b) käsittely n tarpeen sellaisen spimuksen täytäntöön panemiseksi, jssa rekisteröity n sapulena, tai spimuksen tekemistä edeltävien timenpiteiden tteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä) Tietja vi käyttää myös rekisterinpitäjän man timinnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastintitarpeisiin. 7 Rekisterin tietsisältö Matkakrttijärjestelmä asiakasrekisteri sisältää Kupin seudun jukkliikenteen asiakkaita kskevat seuraavat tiedt (tietihin ei sisälly paikannustieta sisältävää matkustustieta): Asiakastiedt asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämäärä asiakkaan yksilöintitiedt: nimi, henkilötunnuksen lppusa, syntymäaika, kti- ja asuinkunta, site, sukupuli, kielisyys yritys- ja yhteisöasiakkaiden yhtiö- tai yhteisötunnus sekä yhteystiedt mahdlliset puhelinnumert ja sähköpstisite mahdllinen asiakkaan nimenmainen sustumus suramarkkinintiin mahdlliset laskutus- tai tistuvaisvelitusspimukset mahdlliset valtuutukset Matkakrtin perustiedt matkakrtin numer matkakrtin luntipäivämäärä asiakkaan matkakrttikhtainen käyttäjäryhmä (stikeudet) ja sen mahdllinen määräaikainen vimassalaika matkakrtin lpetuspäivämäärä sekä syykdi matkakrtin lpettamiselle Matkakrtin tapahtumahistria tteutuma- ja rahatapahtumatiedt matkakrtin luvutushetki matkakrtille tehdyt lataukset Pstisite PL 1097 70111 KUOPIO Puhelin +358 17 18 2111 www.kupi.fi Käyntisite Sukatu 42 Faksi etunimi.sukunimi(at)kupi.fi Laskutussite PL 3016 70090 KUHILAS Laskutustunnus
Kupin kaupunki Päätöspöytäkirja 3 (6) Kaupunginkanslia Asianr 3122/2017 Arkistpäällikkö 22.5.2017 arvlipulla tehdyt arvvelitukset: päivämäärä, kellnaika, lipputute, velitettu summa ja histriatietna matkakrtin sald ennen käyttöä ja käytön jälkeen kausilunteisten lippututteiden käyttööntttiedt (lipun vimassaltiet) sarjalunteisten ja laskutettavien lippututteiden tapahtumatiedt viimeinen käyttötapahtuma (päivämäärä, kellnaika ja lipputute sekä linja, jlla krttia n käytetty) mahdlliset käyttöyritykset (leimaus krtinlukijalla ei le nnistunut, syykdi) matkakrtin tilatiedt (suljettu, avattu, löytynyt, viallinen, krvattu uudella tms.) Tietjen julkisuus ja salassa pidettävyys Henkilötiedt vat aina salassa pidettäviä. Salassapidn perusteet Julkisuuslain henkilötietjen salassapita kskevat säännökset 8 Henkilötietjen säännönmukaiset luvutukset Ei säännönmukaisia luvutuksia. Tietja ei luvuteta suramarkkinintiin. Tietja ei luvuteta EU:n tai ETA-alueen ulkpulelle. 9 Tietjen säilytysajat Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntimittajien kesken n tehty spimus asiakasrekistereiden tietsujasta. Järjestelmäntimittajat hitavat asiakasrekisterin ja siihen sisältyvien tietjen säilytyksen hyvän tietjenkäsittelytavan mukaisesti ja nudattavat ehdtnta vaitilja salassapitvelvllisuutta. Asiakkuuden päättyessä asiakastietja säilytetään yhden (1) vuden ajan hyvittämistilanteiden ja virhetilanteiden selvittämisen varalta. Pstisite PL 1097 70111 KUOPIO Puhelin +358 17 18 2111 www.kupi.fi Käyntisite Sukatu 42 Faksi etunimi.sukunimi(at)kupi.fi Laskutussite PL 3016 70090 KUHILAS Laskutustunnus
Kupin kaupunki Päätöspöytäkirja 4 (6) Kaupunginkanslia Asianr 3122/2017 Arkistpäällikkö 22.5.2017 10 Henkilötietjen tietlähteet Henkilötiedt asiakasrekisteriin kerätään rekisteröidyltä, alaikäisen hultajalta tai asiakkaan valtuuttamalta henkilöltä. 11 Rekisterin ylläpitjärjestelmät ja sujauksen periaatteet Käyttöikeudet ja niiden hallinta Käyttöikeudet asiakasrekisteriin sitä työtehtävissään tarvitseville jukkliikenneyksikön ja sen asiakaspalvelupisteen henkilökunnalle määrittelee Kupin seudun jukkliikenteen pääkäyttäjä ja hänen valtuuttamansa vastuuhenkilöt. Timeksiantn perustuen asiakasrekisterin tietja käsittelevien henkilöiden (muut mahdlliset palvelupisteet) käyttöikeudet määritellään timeksisaajan ja Kupin seudun jukkliikenteen välisessä timeksiantspimuksessa mainituin periaattein. Asiakasrekisterin käyttämiseksi käsittelijällä n ltava henkilökhtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käsittelijät nudattavat ehdtnta vaitilja salassapitvelvllisuutta. Käyttöikeus päättyy henkilön siirtyessä pis niistä tehtävistä, jita varten hänelle n myönnetty käyttöikeus. Vaitilja salassapitvelvllisuus jatkuu asiakastietjen käsittelyä sisältävien työtehtävien tai palvelussuhteen päätyttyä. Käytön valvnta Käytön valvnnan rekisterillä valvtaan työtehtävien mukaista rekisterin käyttöä ja käytön yrityksiä. Valvntaan tarvittavia tietja tallennetaan sekä tietkantaan että tiedstmutiseen lkiin. Rekistereiden käytöstä talletetaan tietkantaan tiedt käytönvalvntaa varten (käyttäjätunnus, aikaleima, hakueht ja syy). Tietkantaan tallennettujen tietjen avulla vidaan seurata ja raprtida asiakasrekisterin asianmukaista käyttöä. Tiedista tutetaan käytön seurantaan tarvittavat raprtit. Tiedstmutiseen lkiin talletetaan käyttäjä- ja päiväkhtaisesti asiakastietihin tehdyt haut ja muutkset sekä kyselyn tehneen käyttäjän yksilöintitiedt. Tekninen ylläpit Järjestelmäntimittajat vastaavat, että asiakasrekisteri säilyy teknisesti eheänä. Järjestelmään liittyen teknistä tieta tarvitaan järjestelmän teknisen käytettävyyden ja eheyden ylläpitn ja varmistamiseen. Teknisinä tietina tallentuvat laitteen tuttamat tapahtumat. Teknisinä tietina ei kerätä eikä talleteta henkilötietja. Käytettävyyden varmistaminen Tiedt sujataan tahalliselta ja tahattmalta tuhutumiselta (mm. keskuslaitteet vat lukituissa tilissa, jihin n kulunvalvnta ja tiedstista varmuuskpit erillisessä palturvallisuussastssa) ja tietjen eheys hitamalla sujaus teknisen ylläpittietjen ja tapahtumatietjen kautta. Järjestelmän sisäiset tietyhteydet n tteutettu suljetuin verkin. Ulkpuliset yhteydet n sujattu palmuurein. Järjestelmää ja sen tietyhteyksiä Pstisite PL 1097 70111 KUOPIO Puhelin +358 17 18 2111 www.kupi.fi Käyntisite Sukatu 42 Faksi etunimi.sukunimi(at)kupi.fi Laskutussite PL 3016 70090 KUHILAS Laskutustunnus
Kupin kaupunki Päätöspöytäkirja 5 (6) Kaupunginkanslia Asianr 3122/2017 Arkistpäällikkö 22.5.2017 valvtaan 24 tuntia vurkaudessa. A Sähköiset ylläpitjärjestelmät Waltti lippu- ja maksujärjestelmä. B Manuaalinen aineist Paperiasiakirjat Tietjen sujauksen periaatteet Jkainen käyttäjä hyväksyy tietjen ja tietjärjestelmien käyttö- ja salassapitsitumuksen. Järjestelmää käytetään vain henkilökhtaisilla käyttäjätunnuksilla. A Sähköinen aineist Tiettekniset laitteet sijaitsevat sujatuissa ja valvtuissa tilissa. Palveluihin liittyvissä spimuksissa n määritelty tekniseen ympäristöön liittyvät vaatimukset. Asiakastietjärjestelmien ja tiedstjen käyttöikeudet perustuvat henkilökhtaisiin käyttöikeuksiin ja niiden käyttöä valvtaan. Rekisteritietjen käyttöikeudet myönnetään tehtäväkhtaisesti. B Manuaalinen aineist Arkistissa ja yksiköissä n kulunvalvnta ja vien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvtuissa tilissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Asiakirjat tuhtaan asianmukaisesti. 12 Tietjen tarkastusikeus (EU:n yleisen tietsujaasetuksen artikla 15, henkilötietlaki 26 28 ) Rekisteröidyllä n ikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä kskevia henkilötietja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän n timitettava pyynnöstä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedista. Js rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä vi periä niistä hallinnllisiin kustannuksiin perustuvan khtuullisen maksun. Rekisterinpitäjän n timitettava tiedt ilman aiheetnta viivytystä ja jka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanttamisesta. Määräaikaa vidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ttaen humin pyyntöjen mnimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän n ilmitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdllisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanttamisesta sekä viivästymisen syyt. Pstisite PL 1097 70111 KUOPIO Puhelin +358 17 18 2111 www.kupi.fi Käyntisite Sukatu 42 Faksi etunimi.sukunimi(at)kupi.fi Laskutussite PL 3016 70090 KUHILAS Laskutustunnus
Kupin kaupunki Päätöspöytäkirja 6 (6) Kaupunginkanslia Asianr 3122/2017 Arkistpäällikkö 22.5.2017 Js rekisterinpitäjä ei tteuta timenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän n ilmitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanttamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrttava mahdllisuudesta tehdä valitus valvntaviranmaiselle ja käyttää muita ikeussujakeinja. Omien tietjen saanti pyynnön perusteella sekä EUn yleisen tietsujaasetuksen 13 ja 14 artiklan njalla timitetut tiedt ja kaikki 15 22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedt ja timenpiteet vat maksuttmia. Js rekisteröidyn pyynnöt vat ilmeisen perusteettmia tai khtuuttmia, erityisesti js niitä esitetään tistuvasti, rekisterinpitäjä vi jk periä khtuullisen maksun ttaen humin tietjen tai viestien timittamisesta tai pyydetyn timenpiteen tteuttamisesta aiheutuvat hallinnlliset kustannukset; tai kieltäytyä surittamasta pyydettyä timea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän n sitettava pyynnön ilmeinen perusteettmuus tai khtuuttmuus. Tietpyyntö sitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. 13 Oikeus tiedn ikaisemiseen (EU:n yleisen tietsuja-asetuksen artikla 16, henkilötietlaki 29 ) Rekisteröidyllä n ikeus vaatia, että rekisterinpitäjä ikaisee ilman aiheetnta viivytystä rekisteröityä kskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedt. Puutteelliset tiedt rekisteröidyllä n ikeus saada täydennetyiksi, muun muassa timittamalla lisäselvitystä. Se, nk tiedissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ttamalla humin rekisterin henkilötietjen käsittelyn tarkitus. Jllei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedn ikaisemista, hänen n annettava asiasta kirjallinen tdistus. Tdistuksessa n mainittava myös ne syyt, jiden vuksi vaatimusta ei le hyväksytty ja kerrttava mahdllisuudesta tehdä valitus valvntaviranmaiselle ja käyttää muita ikeussujakeinja. Oikaisupyyntö sitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. 14 Muut mahdlliset ikeudet (EU:n yleisen tietsujaasetuksen artikla 77) Rekisteröidyllä n ikeus tehdä valitus valvntaviranmaiselle, js rekisteröity kats, että häntä kskevien henkilötietjen käsittelyssä riktaan tätä asetusta, santun kuitenkaan rajittamatta muita hallinnllisia muutksenhakukeinja tai ikeussujakeinja. Pstisite PL 1097 70111 KUOPIO Puhelin +358 17 18 2111 www.kupi.fi Käyntisite Sukatu 42 Faksi etunimi.sukunimi(at)kupi.fi Laskutussite PL 3016 70090 KUHILAS Laskutustunnus