Onko teillä vielä paperisia arkistoja?
EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) koskee myös paperiarkistoja EU:n tietosuoja-asetus yhtenäistää henkilötietojen käsittelyä koskevaa sääntelyä EU:ssa. Asetus astuu voimaan keväällä 2018 kahden vuoden siirtymäajan jälkeen. Se lisää vaatimuksia yritysten henkilötietojen käsittelylle ja tietojen turvalliselle tuhoamiselle. Järjestelmien ja tietokantojen ohella on tärkeä muistaa, että lakimuutos koskee myös paperisen tiedon säilyttämistä.
Miksi Digitoida paperisia arkistoja? Tilan säästäminen ja hyötykäyttö Sähköinen arkisto vie huomattavasti vähemmän tilaa kuin paperinen arkisto, ja kaikki tila voidaan käyttää tuottavaan työhön. Varmuuskopiointi Sähköisestä arkistosta on helppo ottaa varmuuskopioita, jolloin liiketoiminnan riskit voidaan hallita. Tiedon nopea haku Sähköisessä muodossa olevaan tietoon voidaan tehdä nopeita hakuja koko organisaation toimesta, jolloin minimoidaan tuottamattomaan työhön kuluva aika. Tiedon saatavuus missä ja milloin tahansa Sähköisessä muodossa oleva tieto voidaan tallentaa esimerkiksi dokumentinhallintajärjestelmään, jolloin tietoon pääsee käsiksi milloin ja millä laitteella tahansa. Prosessien automatisointi Sähköisessä muodossa olevia prosesseja on helpompi automatisoida ja minimoida manuaalinen työ.
Milloin dokumenttiskanneri on tarpeellinen? Dokumenttien suuri määrä Kun yrityksessä skannattavien dokumenttien määrä on suuri, erillinen dokumenttiskanneri tehostaa ja helpottaa työntekoa. Manuaalisen työn vähentäminen Kun yrityksessä on paperin käsittelyyn liittyviä toimintoja, joihin kaivataan uusia ratkaisuja tai tehokkaampaa toimintatapaa, esimerkiksi OCR-tulkkaus ja viivakoodit. Kun monitoimilaite ei riitä Kun skannattava materiaali on monimuotoista, vaaditaan erinomaista laatua tai monitoimilaite ruuhkaantuu. Toiminnan kehittäminen Kun yritys haluaa parantaa toimintatapojaan esimerkiksi digitoimalla paperiarkistoja.
Dokumenttiskannerin edut verrattuna monitoimilaitteeseen Suorituskyky Skannausvarmuus Erilaisten dokumenttien käsittely (eri kokoiset, eri materiaalit). Ergonomia Mahdollisuus skannata normaalissa työasennossa omalla työpisteellä. Parempi tuottavuus Dokumentin käsittely Laadun parantaminen (tyhjän sivun poistaminen, automaattinen suoristus,- tuplasyötön esto,virhesyötön tunnistus, värisävyjen säätö,tekstin parannus) Viivakoodien tunnistus(lisävaruste). Liiketoimintaprosessit Skannaustyön ohjaaminen suoraan liiketoiminnan prosessiin helposti ja yksinkertaisesti esim. verkossa oleviin muihin ohjelmiin.
Tarvitsetko apua skannerin valinnassa? Skannerivalitsimen avulla löydät tarpeitasi vastaavan skannerin. https://www.canon.fi/scanners/scanner-selector/
Canon -dokumenttiskannerit Canon P-215 Nopea skannaus 30 kuvaa/min ja USB-virtalähde Eräskannaus 20 arkin ADF:llä Ultrakompakti, tilaa säästävä ja kannettava Tukee henkilökorttien ja kohokuvioitujen korttien skannausta Skannaus Google Docsiin ja Evernoteen Erinomainen kuvanlaatu Monipuolinen ohjelma tukee Mac- ja PC-tietokoneita Skannaus Wi-Fi-yhteydellä WU10-lisävarusteen avulla Canon DR-C225 / DR-C225w Ohut ja pienikokoinen laite, jossa on ainutlaatuinen pystysuuntainen J-syöttö Nopea ja helppo skannaus Nopea kaksipuolinen skannaus: 50 mallisivua minuutissa 300 dpi:n tarkkuudella Täydellinen ohjelmistopaketti kaikkiin skannaustarpeisiin Tukee sekä Windows- että Mac-järjestelmiä WI-FI (DR-C225w) Canon DR-C240 Tehokas tuottavuus: kaksipuolinen skannaus jopa 90 mallisivua minuutissa Passien ja muiden erityyppisten asiakirjojen helppo skannaus yhdellä kompaktilla laitteella Luotettava paperinkäsittely ja kestävä rakenne Pieni, tyylikäs ja hiljainen laite kaikenlaisiin työympäristöihin Canon DR-M140 Pienikokoinen ja monipuolinen skanneri, jossa käyttäjän valittavissa olevat paperipolut Nopea väriskannaus, jopa 80 mallikuvaa minuutissa 300 dpi:n tarkkuudella Kestävän rakenteen ansiosta jopa 6 000 skannausta päivässä Laadukkaat kuvankäsittelytoiminnot Ammattitason ohjelmistot, kuten ecopy PDF Pro Office. Canon ScanFront 400 Tehokas ja nopea verkkoskanneri sopii hyvin yhteiskäyttöön tai hajautettuun skannaukseen. Skannaa erikokoisia ja -tyyppisiä asiakirjoja nopeasti, helposti ja luotettavasti suoraan työnkulkuun muutamalla napsautuksella ilman tietokonetta tai erillistä ohjelmistoa. 45 sivua minuutissa ja suurella 60 arkin syöttölaitteella, jonka kapasiteetti on 6 000 skannausta päivässä. Skannaa suoraan sähköpostiin, verkkokansioihin, FTP-palvelimelle, USB-muistiin, faksiin tai tulostimiin. Pienikokoinen ja hiljainen laite Canon DR-M1060 Erittäin pienikokoinen A3-skanneri Suora ja U-paperirata monenlaisten asiakirjojen käsittelyyn Tehokas skannaus jopa 120 mallisivua minuutissa Kätevä paperin syöttö laitteen etupuolelta Tehokkaat ohjelmistot, mukana myös Kofax VRS Tasoskannerien ja viivakoodimoduulin helppo lisäys
Kiitos mielenkiinnostasi! Lisätietoa saat lähimmästä Data Group -liikkeestäsi, sekä datagroup.fi palvelupaketti.fi shop.datagroup.fi