Erityiskertomus nro 9/2009. Ovatko Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston (EPSO) henkilöstövalintatoimet olleet tehokkaita ja vaikuttavia?

ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TA L-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Erityiskertomus nro 9/2009 Ovatko Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston (EPSO) henkilöstövalintatoimet olleet tehokkaita ja vaikuttavia? (annettu EY:n perustamissopimuksen 248 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan nojalla) sekä EPSOn vastaukset 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) 43 98 1 E-MAIL: euraud@eca.europa.eu L - 1615 LUXEMBOURG TELEFAX (+352) 43 93 42 INTERNET: http://eca.europa.eu

2 SISÄLLYS Kohdat Tiivistelmä I - V Johdanto 1-7 Tarkastuksen sisältö ja lähestymistapa 8-12 Huomautukset 13-68 Kilpailuiden määrän kasvu oli hoidettu vaikuttavasti 13-14 Toimielinten henkilöstötarpeista ei saatu oikea-aikaista ja yhdenmukaista tietoa 15-21 Henkilöstön valintamenettely liian pitkä 22-29 Kilpailuvaiheessa viivästyksiä 24-29 Kilpailut läpäisseiden hakijoiden määrä ei vastannut tavoitetta eikä näiden maantieteellinen jakauma ollut parhaassa mahdollisessa tasapainossa 30-57 Tavoitteena olleita määriä ei aina saavutettu 30-53 Valintamenettelyllä ei saavutettu parasta mahdollista maantieteellistä tasapainoa 54-57 Hallintotiedoissa puutteita 58-68 Kustannuksista on saatavilla liian vähän tietoa 58-62 EPSOn tietokannoissa on puutteita 63-68 Päätelmät ja suositukset 69-70 Liite I Liite II Liite III Kilpailuiden kesto Kilpailuissa menestyneiden hakijoiden määrä Hakijoiden valitseman toisen kielen jakautuminen Liite IV a Kilpailutulosten maantieteellinen tasapaino EU 15 -jäsenvaltiot

3 Liite IV b Kilpailutulosten maantieteellinen tasapaino EU 12 jäsenvaltiot EPSOn vastaukset

4 TIIVISTELMÄ I. Euroopan yhteisöjen toimielinten palveluksessa oleva henkilöstö on ammatilliselta taustaltaan ja maantieteelliseltä alkuperältään vaihtelevaa. Henkilöstö on valittu suurimmaksi osaksi avointen kilpailuiden kautta, joita on vuodesta 2003 asti hallinnoinut Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimisto (EPSO). II. Tarkastuksen tavoitteena oli määritellä, onko EPSO hoitanut henkilöstövalintatoimia tehokkaasti ja vaikuttavasti. Syyskuussa 2008 hyväksytty EPSOn kehitysohjelma on otettu huomioon, jos se on ollut tarkastuksen kannalta aiheen. III. Tarkastuksessa todettiin, että EPSO oli pystynyt hallinnoimaan tehokkaasti Euroopan unionin laajentumisen vuoksi tarvittujen kilpailuiden määrän kasvua, mutta: a) EPSOlle ei ilmoitettu toimielinten henkilöstötarpeista ajoissa tai tarpeiden määrittely ei perustunut yhdenmukaisiin menetelmiin b) henkilöstön valintamenettely oli liian pitkäkestoinen sekä EPSOn omiin standardeihin että kansainvälisiin parhaisiin käytäntöihin nähden c) kilpailuiden kautta saatiin ainoastaan keskimäärin kaksi kolmasosaa tavoitteena olleesta varallaololuetteloon kirjattujen kilpailuissa menestyneiden hakijoiden määrästä; tämä johtui siitä, että hakijoita vetäytyi kilpailuista, koska hakumenettely kesti pitkään; lisäksi erityisiä kielivaatimuksia korostettiin kohtuuttomasti, kilpailuista tiedottaminen oli riittämätöntä ja esivalintakokeet karsivat hakijoita enemmän kuin tavoitteen kannalta olisi ollut tarpeen; myöskään kilpailuissa menestyneiden hakijoiden maantieteellinen jakauma ei ollut valintamenettelyn tuloksena parhaassa mahdollisessa tasapainossa d) hallintotiedot eivät olleet kaikilta osin luotettavia tai kattavia; tiedot kustannuksista, jotka aiheutuivat hakijan varallaololuetteloon kirjaamisesta,

5 eivät olleet riittävät; EPSOn kehitysohjelmasta aiheutuvia mahdollisia lisäkustannuksia ja tulevia hyötyjä ei ollut ilmaistu määrällisesti riittävän yksityiskohtaisesti; eivätkä kaikki EPSOn tietokantoihin sisältyvät tiedot olleet luotettavia. IV. Kehitysohjelmalla pyritään lyhentämään kilpailuiden kestoa enintään yhdeksään kuukauteen ja lisäämään niissä menestyneiden hakijoiden määrää. Tavoitteena on muun muassa siirtyä henkilöstöresurssien strategiseen suunnitteluun, tehokkaampaan esivalintaan, laajempaan tietokonepohjaisen testauksen käyttöön sekä ammattimaisiin valintalautakuntiin. Uusia menettelyitä on tarkoitus käyttää vuoden 2010 ensimmäisestä neljänneksestä alkaen. V. Jos kehitysohjelman mukaiset valintamenettelyissä kaavaillut suuret muutokset otetaan huomioon, tilintarkastustuomioistuin esittää seuraavat suositukset: a) EPSOlle olisi annettava riittävän ajoissa luotettavaa tietoa toimielinten henkilöstötarpeista, jotka perustuvat yhteiseen tarpeidenarviointitapaan. b) Toimielinten tulisi siirtää EPSOlle riittävästi kokopäivätoimisia virkamiehiä ja kannustaa henkilöstöään toimimaan pätevinä arvioijina. c) EPSOn olisi pyrittävä parantamaan tiedotusstrategiaansa yhteistyössä toimielinten kanssa; parannettava kilpailuilmoitusten laadunvalvontaa; EPSOn olisi myös varmistettava soveltuvien hakijoiden asianmukainen määrä valintamenettelyn kaikissa vaiheissa (esimerkiksi mukauttamalla erityisiä kielivaatimuksia) ja ryhdyttävä toimiin parantaakseen maantieteellistä jakaumaa. d) EPSOn olisi parannettava hallintotietojaan. Sen tulisi etenkin seurata, mitkä ovat kokonaiskustannukset, kun kilpailussa menestynyt hakija kirjataan varallaololuetteloon, ja määritettävä kehitysohjelmasta aiheutuvat

6 mahdolliset lisäkustannukset ja arvioitava tulevat hyödyt, mikä helpottaisi budjettivallan käyttäjän päätöksentekoa.

7 JOHDANTO 1. Euroopan yhteisöjen toimielimissä työskenteli kesäkuussa 2007 yli 36 500 virkamiestä. Henkilöstösääntöjen mukaan palvelukseen otolla taataan, että yksiköillä on käytettävissään mahdollisimman päteviä, suorituskykyisiä ja luotettavia virkamiehiä, jotka on otettu palvelukseen mahdollisimman laajalta maantieteelliseltä alueelta Euroopan yhteisöjen jäsenvaltioiden kansalaisten joukosta 1. 2. Virkamiehet otetaan yleensä palvelukseen avointen kilpailuiden perusteella laadituista varallaololuetteloista 2. Näitä kilpailuita on hoitanut vuodesta 2003 alkaen EPSO, joka on Euroopan yhteisöjen virkamiesten ja muun henkilöstön valinnasta vastaava toimielinten välinen elin. EPSOn hoitamien palvelukseenottojen määrä on kasvanut sen perustamisesta lähtien merkittävästi EU:n laajentumisen vuoksi. 3. EPSO perustettiin yhteisellä päätöksellä 3 tavoitteena saavuttaa mittakaavaetuja erityisesti virkamiesten palvelukseen ottoa varten järjestettyjä avoimia kilpailuita koskevien valintamenettelyiden järjestämisessä. Kyseisellä yhteisellä päätöksellä EPSOlle annetaan yksinomainen toimivalta laatia avoimiin kilpailuihin osallistuneista henkilöistä soveltuvien hakijoiden luetteloita kunkin toimielimen ilmaisemien tarpeiden mukaan. Kilpailussa menestyneiden hakijoiden palvelukseen ottamisesta päättää kuitenkin kukin toimielin. EPSOlle on osoitettu muitakin tehtäviä, esimerkiksi avustaa sisäisissä kilpailuissa ja 1 2 3 Henkilöstösääntöjen 27 artikla. Henkilöstösääntöjen 29 artiklan ja liitteen III mukaisesti kyseiset kilpailut ovat avoinna kaikille hyväksymisehdot täyttäville hakijoille. Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean, alueiden komitean ja Euroopan oikeusasiamiehen päätös 2002/620/EY, tehty 25. heinäkuuta 2002, Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston perustamisesta (EYVL L 197, 26.7.2002, s. 53).

8 valita muuhun henkilöstöön kuuluvia toimihenkilöitä. EPSOn toimia valvoo kunkin toimielimen edustajista koostuva johtokunta. 4. Henkilöstön valintamenettely sisältää seuraavat vaiheet: a) suunnitellaan kilpailu toimielinten ilmaisemien henkilöstötarpeiden perusteella b) laaditaan ja julkaistaan kilpailuilmoitus c) nimitetään toimielinten virkamiehistä valittu valintalautakunta tehtäväänsä d) laaditaan luettelo hakijoista, jotka täyttävät kilpailuilmoituksessa esitetyt vaatimukset (tarvittaessa alkukarsintakokeen kautta tehtävän esivalinnan jälkeen) e) toteutetaan kilpailun vaiheet (kirjalliset ja suulliset kokeet) f) laaditaan soveltuvien hakijoiden luettelo ja perusteltu kertomus g) julkaistaan varallaololuettelo kilpailuissa menestyneistä hakijoista h) hallinnoidaan varallaololuetteloa ja valvotaan sen käyttöä. 5. EPSOn johto arvioi organisaatiotaan ja toimintaansa vuonna 2008 ja tutki lisäksi nykyisiä parhaita käytäntöjä. Arvio toi esiin puutteita (kuten kilpailujen tarpeettoman pitkä kesto) ja sen tuloksena EPSOn johto laati kehitysohjelman. 6. EPSOn johtokunta hyväksyi 10. syyskuuta 2008 kehitysohjelman, jolla on tarkoitus lyhentää kilpailuiden kestoa enintään yhdeksään kuukauteen sekä lisätä niissä menestyneiden hakijoiden määrää. Ohjelman avulla pyritään muun muassa siirtymään strategiseen henkilöstöresurssien suunnitteluun, jolla voitaisiin lyhentää tarpeiden tunnistamisen ja valintamenettelyn käynnistämisen välistä aikaa, tehostamaan esivalintaa, käyttämään esivalintavaiheen aikana enemmän tietokonepohjaista testausta ja koota ammattimaisia valintalautakuntia.

9 7. Suurin ohjelman aikaansaama muutos on yleisten kilpailuiden järjestäminen vuosittain 4. Kirjalliset ja suulliset kokeet järjestetään niin kutsutuissa arviointielimissä, jotka on perustettu arvioimaan hakijoita soveltamalla vaadittuihin keskeisiin pätevyysvaatimuksiin keskittyviä valintamenetelmiä. Uuden toimintamallin on tarkoitus olla toimintakunnossa vuoden 2010 ensimmäisellä neljänneksellä. TARKASTUKSEN SISÄLTÖ JA LÄHESTYMISTAPA 8. Tarkastuksen tavoitteena oli määritellä EPSOn hallinnoiman kilpailujärjestelmän tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Tarkastuksessa kiinnitettiin erityistä huomiota siihen, onko EPSO: - pystynyt hoitamaan laajentumisesta johtuvan kilpailuiden määrän suurta kasvua - saanut tietoa toimielinten henkilöstötarpeista oikea-aikaisesti ja yhdenmukaisesti - laatinut oikea-aikaisesti varallaololuettelot kilpailuissa menestyneistä hakijoista - varmistanut, että kilpailuissa menestyneiden hakijoiden määrä on riittävä ja että näiden maantieteellinen jakauma on tasapainossa - käyttänyt luotettavia ja kattavia hallintotietoja tavoitteidensa saavuttamiseksi. 9. Tarkastuksessa keskityttiin virkamiehiä koskeviin kilpailuihin, sillä niiden määrä on suuri ja vaikutukset ulottuvat pitkälle. Tarkastus perustui: 4 Joka vuosi järjestetään kolme yleistä kilpailua (hallintovirkamiehille, assistenteille ja lingvisteille) ja ne on tarkoitus saada päätökseen enintään yhdeksän kuukauden kuluessa. Lisäksi järjestetään tarpeen mukaan erityisalojen kilpailuita.

10-16 erityyppisestä kilpailusta (asiantuntijat ja yleisvirkamiehet, yksikönpäälliköt ja peruspalkkaluokkaan kuuluvat, hallintovirkamiehet ja assistentit) koostuneen otoksen perusteelliseen tarkastukseen - EPSOn tietokannan analysointiin; tietokantaan oli kerätty vuosina 2003 2006 käynnistettyjen ja vuoden 2008 alkuun mennessä päätökseen saatujen 176 kilpailun kaikki tiedot. 10. Tarkastus sisälsi EPSOn toteuttaman henkilöstövalinnan kaikki vaiheet, toisin sanoen toimielinten henkilöstötarpeiden ilmoittamisesta kilpailuissa menestyneiden hakijoiden varallaololuettelon julkaisemiseen. Tarkastuksen ulkopuolelle jätettiin kuitenkin valittujen henkilöiden osaamisprofiilin ja pätevyyden arviointi. Tarkastuksen yhteydessä ei myöskään tutkittu toimielinten menettelyitä, joilla ne yksilöivät tarkasti tarpeensa, tai toimielinten hoitamaa varallaololuetteloissa olevien hakijoiden palvelukseenottoa, sillä seikat nämä eivät kuulu EPSOn vastuualueeseen. 11. Tarkastus alkoi kesällä 2007, kattoi tammikuun 2003 (jolloin EPSOn toiminta alkoi) ja joulukuun 2007 välisenä aikana käynnistetyt ja päätökseen saadut kilpailut. Tilintarkastustuomioistuin tutki, miten suunnittelu ja hallinnointi oli hoidettu EPSOssa ja miten se oli arvioinut henkilöstövalintatoimiaan. 12. Syyskuussa 2008 hyväksytty kehitysohjelma on otettu huomioon, jos se on ollut tarkastuksen kannalta aiheen. Tällöin tarkoituksena on ollut erityisesti määritellä, sisältyivätkö henkilöstövalintatoimien kaikki tärkeät näkökohdat ohjelmaan. HUOMAUTUKSET Kilpailuiden määrän kasvu oli hoidettu vaikuttavasti 13. EPSO on perustamisestaan alkaen (vuodesta 2003) voinut seurata, kuinka toimielinten kilpailuita koskeva kysyntä on kasvanut merkittävästi EU:n laajenemisen vuoksi. Oli olemassa suuri riski, että EPSO ei pysty käynnistämään ja hallinnoimaan kaikki tarvittavia kilpailuita.

11 14. Tarkastuksessa todettiin, että EPSO hoiti vaikuttavasti kilpailuiden määrän kasvun, sillä ei havaittu yhtäkään sellaista tapausta, jossa kilpailuiden käynnistäminen olisi viivästynyt siitä syystä, että EPSO oli saavuttanut toimintakykynsä rajat. Toimielinten henkilöstötarpeista ei saatu oikea-aikaista ja yhdenmukaista tietoa 15. Jotta kilpailuita voidaan suunnitella vaikuttavasti, toimielinten olisi yksilöitävä henkilöstötarpeensa ja ilmoitettava niistä EPSOlle ajoissa ja yhdenmukaisiin menetelmiin perustuen. 16. Toimielinten pääsihteerit sopivat vuonna 2002, että kunkin toimielimen on ilmoitettava EPSOlle seuraavan kolmen vuoden palvelukseenottotarpeensa. Tällä tavalla EPSO voi laatia kolmen vuoden päähän ulottuvan alustavan ohjelman, jota päivitetään vähintään kuuden kuukauden välein, jotta toimielinten tarpeet voidaan täyttää parhaalla mahdollisella tavalla. 17. Kolmen vuoden päähän ulottuvaa ohjelmaa ei pantu täytäntöön, joten EPSOn ohjelma kattoi tarkastettuna ajanjaksona ainoastaan seuraavat 18 kuukautta, sillä toimielimet eivät ole ilmoittaneet EPSOlle pidempiaikaisia henkilöstötarpeitaan. 18. EPSO ja toimielimet eivät ole laatineet keskenään yleisiä perusteita tai menetelmiä, joilla tarpeita voitaisiin arvioida. Oli esimerkiksi epäselvää, miten sovelletaan henkilöstösääntöjen vaatimusta, jonka mukaan valintalautakuntien laatimien soveltuvien hakijoiden luetteloissa on mahdollisuuksien mukaan oltava kaksi kertaa niin paljon soveltuvien hakijoiden nimiä kuin kilpailussa on avoimia virkoja 5. 19. Valintamenettelyt olivat tehottomia ja niissä oli viivästyksiä, sillä toimielimet eivät ilmoittaneet EPSOlle henkilöstötarpeitaan ajoissa ja 5 Henkilöstösääntöjen liitteen III 5 artikla.

12 yhdenmukaisella tavalla ja niiltä puuttui yhteinen menetelmä näiden tarpeiden arviointia varten. Toiminnassa tämä ilmeni siten, että kilpailuissa menestyneiden hakijoiden vaadittua määrää koskevat painopisteet ja tarpeet muuttuivat viime hetkellä. Tästä syystä jo käynnistettyjen kilpailuiden ilmoituksia oli usein oikaistava (ks. kohta 43). 20. EPSO ehdotti kehitysohjelman mukaista standardisoitua kolmivuotista suunnitteluaikataulua ja ryhtyi soveltamaan sitä. 21. Suunnitteluaikataulun vaikuttavuus riippuu siitä, saako EPSO toimielimiltä oikea-aikaisia ja riittävän luotettavia tietoja, jotka perustuvat yhdenmukaiseen henkilöstötarpeiden arviointitapaan. On pidettävä mielessä, että henkilöstötarpeiden ilmoittaminen myöhässä tai henkilöstötarpeiden riittämätön ennakointi saattavat johtaa siihen, että käytettävissä olevat virat ja kilpailuissa menestyneiden hakijoiden määrä eivät vastaa toisiaan. Henkilöstön valintamenettely liian pitkä 22. Sekä julkisen että yksityisen sektorin valintamenettelyn kestoa koskeva kansainvälinen paras käytäntö, jonka EPSO on kehityssuunnitelmassaan hyväksynyt, on viidestä yhdeksään kuukautta henkilöstötarpeen ilmoittamisesta palvelukseen ottamiseen. 23. EPSOn nykyisen, kehityssuunnitelmaa edeltävän suunnittelujärjestelmän puitteissa toimielimen henkilöstötarpeen ilmaisun ja menestyneille hakijoille esitetyn virallisen työpaikkatarjouksen välinen aika on kuitenkin yleensä 18 kuukautta 6, joka jakautuu seuraavasti: kilpailuilmoituksen julkaisu kolmesta neljään kuukautta, kilpailuvaihe 11 12 kuukautta, lopullinen haastattelu ja työtarjouksen esittäminen kaksi kuukautta. 6 Luvusta puuttuu toimielinten henkilöstötarpeiden määrittelyyn lisäksi tarvittava kuusi kuukautta.

13 Kilpailuvaiheessa viivästyksiä 24. Yhteensä 16 kilpailusta koostuneen otoksen yksityiskohtainen tutkiminen osoitti, että kilpailuilmoituksen julkaisemisvaihe kesti keskimäärin neljä kuukautta (ks. liite I), joka on EPSOn omien standardien mukainen. 25. Kilpailuvaihe (hakijoiden rekisteröitymisen määräajasta varallaololuettelon julkaisuun) kesti kuitenkin keskimäärin 16 kuukautta, yksittäisten kilpailuiden kestäessä yhdeksästä kuukaudesta kahteen vuoteen (ks. liite I). 26. Tärkeimmät viivästysten syyt olivat kirjallisten kokeiden korjaamiseen ja suullisten kokeiden suorittamiseen tarvittu aika. Tilintarkastustuomioistuin analysoi kilpailuista poimitun otoksen ja havaitsi, että jo pelkästään nämä kaksi vaihetta yhteensä saattavat kestää jopa 13 kuukautta. Suurimpana syynä oli, että kokeiden korjaajina tai valintalautakuntien jäseninä toimivat EU-virkamiehet eivät olleet käytettävissä tehtäviensä hoitamiseen kokopäivätoimisesti ja keskeytyksettömän jakson ajan. 27. Tarpeettoman pitkien valintamenettelyiden vuoksi toimielimet eivät pysty ottamaan palvelukseen hakijoita silloin kuin ne niitä tarvitsevat. Samasta syystä ne saattavat myös menettää hyviä hakijoita joko menettelyn alussa tai sen kuluessa. EPSOn maalis huhtikuussa 2008 tekemien hakijoiden tyytyväisyyskyselyjen 7 mukaan vastanneet olivat vähiten tyytyväisiä kilpailuiden yleiseen kestoon, jolla oli kielteinen vaikutus hakijoiden käsitykseen EU:n toimielimistä mahdollisena työnantajana. 28. Kehityssuunnitelmassa vahvistetun uuden vuotuisen kilpailusyklin mukaisesti EPSO aikoo lyhentää kilpailuvaihetta (kilpailuilmoituksen julkaisemisesta menestyneiden hakijoiden varallaololuettelon julkaisemiseen) 7 Lähes 23 000:lta aikaisempien yleishallintovirkamiesten kilpailujen hakijalta (kaikki ammatilliset alat 25 jäsenvaltiossa palkkaluokkaan AD 5) kysyttiin mielipidettä valintamenettelyn eri näkökohdista. Kyselyyn vastasi lähes 4 000 hakijaa. Kattava yhteenveto kyselyn tuloksista on julkaistu EPSOn verkkosivuilla osoitteessa: http://europa.eu/epso/documents/survey_satisfaction_en.pdf.

14 enintään yhdeksään kuukauteen. Tärkeimmät keinot tavoitteen saavuttamiseksi ovat: a) vähentää menettelyn erillisten vaiheiden määrää, korvata kirjallinen koe ja sitä seuraava suullinen koe yhdellä vaiheella b) turvautua suuremmassa määrin tehokkaaseen esivalintaan parannetun tietokonepohjaisen testaamisen avulla c) ottaa käyttöön arviointielimiä, joilla on ammattimaiset valintalautakunnat. 29. Vuotuisen kilpailusyklin onnistunut käyttöönotto edellyttää erityisesti, että toimielimet haluavat siirtää EPSOlle riittävästi kokopäivätoimisia virkamiehiä 8 ja että ne kannustavat henkilöstöään olemaan käytettävissä ehdotuksessa mainituiksi päteviksi arvioijiksi. Kilpailut läpäisseiden hakijoiden määrä ei vastannut tavoitetta eikä näiden maantieteellinen jakauma ollut parhaassa mahdollisessa tasapainossa Tavoitteena olleita määriä ei aina saavutettu 30. Kilpailuilmoituksissa mainittu kilpailut läpäisseiden hakijoiden määrä olisi saavutettava siten, että voidaan varmistaa toimielinten pysyvän henkilöstön asianmukainen määrä vaarantamatta valituilta hakijoilta vaadittua pätevyyden tasoa. 31. Tarkastuksessa tehtiin kattava analyysi vuosina 2003 2006 käynnistettyjen ja vuoden 2008 alkuun mennessä päätökseen saatujen 176 kilpailun kaikista tiedoista. Tavoitteena oli kirjata varallaololuetteloon näiden kilpailuiden perusteella 15 500 henkilön nimet. 8 Kehityssuunnitelman mukaan pätevät virkamiehet olisi siirrettävä EPSOlle vähintään kahden ja enintään neljän vuotuisen syklin ajaksi.

15 32. Kilpailuissa menestyneiden hakijoiden tavoitemäärästä saavutettiin keskimäärin ainoastaan noin kaksi kolmasosaa 9. Kilpailuihin rekisteröityi noin 208 000 hakijaa 10, mutta testeihin osallistui tosiasiassa 95 000 (46 prosenttia) hakijaa. Näistä vähän yli 10 000 läpäisi kilpailun 11, joten tavoitteesta puuttui lähes 5 500 menestynyttä hakijaa (ks. liite II). 33. Yleinen 46 prosentin osallistumisaste käsitti osallistumisen sekä perinteisiin esivalintakokeisiin (44 prosenttia) että tietokonepohjaisiin testeihin (54 prosenttia), jotka otettiin käyttöön vuonna 2006. Toisin sanoen tietokonepohjaisen testauksen käyttöönotto on lisännyt osallistumisastetta kymmenellä prosentilla. 34. Esivalintakokeisiin osallistuneista hakijoista 28 prosenttia selviytyi niitä seuranneisiin kirjallisiin kokeisiin; kirjallisiin kokeisiin osallistuneista puolestaan 50 prosenttia hyväksyttiin suullisiin kokeisiin ja 74 prosenttia suullisiin kokeisiin osallistuneista kirjattiin varallaololuetteloon. Kilpailuissa menestyneitä hakijoita oli siis 10,7 prosenttia 95 000:stä testeihin osallistuneesta henkilöstä. Erityiset kielivaatimukset saattavat estää hyviä hakijoita hakemasta 35. Ammatillisten ja kielellisten taitojen olisi oltava sopivassa suhteessa, jotta voidaan varmistua siitä, että soveltuvimmat hakijat tulevat valituiksi. 9 10 11 Myös EU 12 -jäsenvaltioiden kansalaisille suunnatuissa kilpailuissa, jotka järjestettiin laajenemisen yhteydessä, kilpailuille asetetusta tavoitemäärästä saavutettiin keskimäärin kaksi kolmasosaa. Kilpailuihin rekisteröitymisestä on tullut EPSOn perustamisesta lähtien huomattavasti helpompaa sähköisen hakulomakkeen käyttöönoton myötä. Näiden kilpailuissa menestyneiden hakijoiden nimet kirjataan varallaololuetteloihin, joista täytetään avoinna olevat virat. Luetteloissa olevien menestyneiden hakijoiden määrä ei vastaa toimielinten tosiasiassa palvelukseen ottamien henkilöiden määriä, joka on luonnollisesti pienempi useastakin syystä (esimerkiksi menestyneet hakijat eivät ole käytettävissä tai he kieltäytyvät työtarjouksesta tai avoimia virkoja ei ole tarjolla).

16 36. Henkilöstösääntöjen 28 artiklassa säädetään, että virkamieheksi voidaan nimittää ainoastaan henkilö, jolla on perusteellinen kielitaito yhdessä yhteisön kielessä ja tehtäviensä hoitamiseen riittävä kielitaito toisessa yhteisön kielessä. 37. Ennen EPSOn perustamista hakijat saattoivat osallistua kilpailuihin omalla äidinkielellään ja toisen kielen taito testattiin erikseen erityisessä kielikokeessa. EPSO aloitti toimintansa aikana, jolloin virallisten kielten määrä kasvoi 11:stä 23:een. EPSOn mukaan jokaista yleistä kilpailua ei ollut mahdollista järjestää 23 kielellä käytännön syistä (kokeiden virheellisten tai epätäsmällisten käännösten lisääntynyt riski, menettelyiden pidempi kesto, suuremmat kustannukset, jne.). 38. Vuodesta 2006 kaikkiin kilpailuihin osallistuvien hakijoiden on tehtävä suurin osa testeistä toisella (yleensä vieraalla) kielellä, valinnan mukaan joko englanniksi, ranskaksi tai saksaksi. Tästä syystä tiettyjen kielten erittäin hyvällä taidolla on nykyisin valintamenettelyssä tärkeämpi merkitys kuin aikaisemmin. Poikkeuksia tähän kielijärjestelyyn tehdään tulkkien ja kääntäjien kilpailuiden (joihin sovelletaan erityisiä vaatimuksia) sekä tiettyjen erityisten kilpailuiden kohdalla. Liitteessä III on esitetty testeihin tosiasiallisesti osallistuneiden hakijoiden toisen kielen jakautuminen. Taulukosta käy ilmi, että englanti on useimmiten valittu toinen kieli (64 prosenttia hakijoista), toisena ranska (20 prosenttia) ja kolmantena saksa (10 prosenttia) 12. 39. Nykyisellään EPSOn vaatimus voi johtaa siihen, että hakijat, joilla saattaa olla kaikki tarvittavat erityiset tiedot ja taidot, hylätään kilpailuista jo alkuvaiheessa, jos heiltä puuttuu vaadittu kieliprofiili. Näin on esimerkiksi sellaisten hakijoiden kohdalla, joiden ensimmäinen kieli on englanti, ranska tai saksa, mutta toinen kieli muu kuin yksi näistä kolmesta. 12 On syytä muistaa, että monissa niistä 176 kilpailusta, joita koskevat tiedot tilintarkastustuomioistuin analysoi, hakijat saattoivat valita ainoastaan näistä kolmesta kielestä.

17 40. On tehty periaatepäätös, että vuodesta 2011 alkaen ainakin osa esivalintakokeista järjestetään kaikilla 23 kielellä. Kilpailuita koskeva tiedottaminen oli puutteellista 41. Kilpailuilmoitukset on laadittava ja julkaistava selkeästi ja täsmällisesti, jotta mahdollisimman suuri määrä hyviä hakijoita kiinnostuisi kilpailuista ja jotta mahdolliset hakijat voivat saada yksiselitteisesti selville, täyttävätkö he kilpailun osallistumiselle asetetut vaatimukset. 42. Kilpailuilmoitukset laatii EPSO 13 kuultuaan neuvoa-antavaa sekakomiteaa. Tämän jälkeen ilmoitus julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä (virallisessa lehdessä). Sen lisäksi, että EPSO julkaisee kilpailuilmoituksen virallisessa lehdessä, se tiedottaa kilpailuista mahdollisille hakijoille sekä säännöllisesti verkkosivustollaan että tapauskohtaisesti sanomalehtiilmoituksilla. Verkkosivusto on mahdollisten hakijoiden tärkein tietolähde. 43. Yhteensä 16:sta perusteellisesti tarkastetusta kilpailusta 11 oikaistiin ja näistä neljää oli muutettava kahdesti. Oikaisuissa selvennettiin hyväksymisehtoja, muutettiin tavoitteena olevaa kilpailuissa menestyneiden hakijoiden määrää tai korjattiin virheitä. 44. EPSOn verkkosivusto oli aluksi saatavilla tiedottamista varten ainoastaan kolmella kielellä (englanniksi, ranskaksi ja saksaksi). Vuodesta 2008 aloitussivu on ollut käytettävissä 23 kielellä. EPSO aikoo myös kääntää verkkosivuston kaikki pysyvät sivut 23 kielelle. 45. Sääntönä oli, että ilmoitukset avoimista kilpailuista julkaistiin virallisessa lehdessä ainoastaan englanniksi, ranskaksi ja saksaksi. Espanja nosti 9. toukokuuta 2007 komissiota vastaan kanteen, jonka mukaan komissio on 13 Toimielimet ovat antaneet EPSOlle kyseiset valtuudet (Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston organisaatiosta ja toiminnasta 25. heinäkuuta 2002 tehty päätös 2002/621/EY, 2 artikla (EYVL L 197, 26.7.2002, s. 56)).

18 velvoitettava julkaisemaan virallisessa lehdessä kaikilla kielillä kaikki ilmoitukset, jotka koskevat yhteisön virkamiesten palvelukseenottamista. Asia 14 on edelleen käsiteltävänä. 46. Kilpailuihin osallistumisen edellytyksiä koskevan selkeän tiedon puuttuminen antaa EU:sta huonon vaikutelman työnantajana. Tämä saattaa estää hyviä hakijoita lähettämästä hakemuksia ja on johtanut siihen, että tyytymättömät hakijat ovat nostaneet kanteen EPSOa vastaan 15. 47. Jotta useammat pätevät hakijat kiinnostuisivat kilpailuista, kehitysohjelmassa esitetään paremman tiedotusstrategian luomista. Strategiaan kuuluu, että verkkosivustoa parannetaan ja että haku kohdistetaan tarkemmin mahdollisiin hakijoihin. Esivalintakokeet karsivat enemmän hakijoita kuin tavoitteen kannalta oli tarpeen 48. Esivalinta on menettely, jolla hakijoita hyväksytään seuraaviin kokeisiin. Ainoastaan parhaiten suoriutuneet hakijat hyväksytään kilpailun kirjalliseen vaiheeseen. Hyväksynnän jälkeen hakijoita arvostellaan ainoastaan kirjallisten ja suullisten kokeiden suoritusten perusteella. Esivalintakokeilla olisi pystyttävä varmistamaan, että riittävä määrä hakijoita, joilla on vaaditut ominaisuudet, pääsee kilpailun seuraavaan vaiheeseen. EPSOn kehitysohjelman mukaan arviointielimiin kutsuttujen hakijoiden määrän olisi oltava kolme kertaa suurempi kuin varallaololuetteloon kirjattujen menestyneiden hakijoiden määrä. 49. EPSOn tietokantaan kuuluvan 176 kilpailun esivalintakokeet 16 karsivat 95 000 hakijasta 70 000 hakijaa. Tästä johtuen seuraaviin kokeisiin 14 15 16 Asia T-156/07. Ks. esimerkiksi asia F-25/05, jossa virkamiestuomioistuin kumosi valintalautakunnan 6. ja 7. syyskuuta 2004 tekemät sellaiset päätökset, joilla kantajia ei hyväksytty kilpailua EPSO/C/11/03 koskeviin valintakokeisiin. Tai kirjalliset kokeet, jos esivalintakokeita ei järjestetty.

19 hyväksyttyjen henkilöiden määrä oli liian pieni, jotta 15 500:n kilpailuissa menestyneen hakijan tavoitemäärä olisi saavutettu. 50. Tilannetta vaikeutti lisäksi se, että noin 4 000 esivalintakokeet läpäissyttä hakijaa ei osallistunut valintamenettelyn seuraaviin vaiheisiin. Usein syynä tähän oli, että hakijat eivät täyttäneet kaikkia kilpailuilmoituksessa esitettyjä hyväksymisehtoja, joiden täyttäminen varmistettiin vasta esivalintakokeen jälkeen. 51. EPSOlla on tammikuusta 2008 alkaen ollut käytössä menettely, jolla korjataan tilannetta silloin kun kirjallisiin kokeisiin ei ole riittävästi hakijoita. Menettelyä kutsutaan hakijoiden uudelleenkeräämiseksi (repêchage 17 ) ja sillä täytetään esivalintakokeissa menestyneiden mutta valintamenettelyn seuraaviin vaiheisiin osallistumattomien hakijoiden jättämää vajetta. 52. Koska menestyneiden hakijoiden määrä on riittämätön, toimielinten henkilöstötarpeita ei pystytä täyttämään pysyvällä henkilöstöllä ja joudutaan turvautumaan useammin väliaikaiseen ja sopimussuhteiseen henkilöstöön. Tämä lisää riskiä menettää institutionalisoitua tietoa. 53. EPSOn kehitysohjelman mukaan esivalinta on tehokas keino vähentää tarvittaessa hakijoiden määrää hallittavalle tasolle. Ohjelmassa esitetään mahdollisuus karsia kilpailuista ainoastaan vähiten menestyneet hakijat, jotka ovat saaneet vähimmäismäärän vaadittuja pisteitä kussakin esivalintakokeessa, sekä hakijat, jotka eivät ole läpäisseet jotakin testeistä, sen sijaan, että valittaisiin ainoastaan parhaiten menestyneet hakijat seuraavaan vaiheeseen. Asiasta ei ole kuitenkaan vielä päätetty. 17 Hakijoita kerätään uudelleen esivalinnan ja kirjallisten kokeiden välisenä aikana. Jos esivalintakokeissa menestyneiden ja hyväksymisehdot täyttävien hakijoiden määrä on riittämätön, vajausta korjataan kutsumalla esivalintakokeissa seuraavaksi sijoittuneita hakijoita kirjallisiin kokeisiin.

20 Valintamenettelyllä ei saavutettu parasta mahdollista maantieteellistä tasapainoa 54. Henkilöstösääntöjen mukaan toimielinten palvelukseen ottaminen tapahtuu jäsenvaltioiden kansalaisten joukosta maantieteellisesti mahdollisimman laajalta alueelta. Tämä on mahdollista ainoastaan, jos varallaololuetteloon kirjattujen menestyneiden hakijoiden jakauma heijastelee kyseistä maantieteellistä perustaa. 55. Vuosina 2004 2007 tapahtuneen EU:n laajentumisen vuoksi etusijalle asetettiin uusien jäsenvaltioiden hakijat, ja eräät EPSOn järjestämät kilpailut olivat avoinna ainoastaan näiden maiden hakijoille. Kuten EPSOn tietokantaa koskeva tilintarkastustuomioistuimen analyysi (ks. kohta 31) osoittaa, yhteensä 10 151:stä kilpailuissa menestyneestä hakijasta lähes kaksi kolmasosaa (6 416) oli EU 12 -jäsenvaltioista eli uusista jäsenvaltioista (ks. liite IV b). 56. Analyysistä käy lisäksi ilmi, että niiden jäsenvaltioiden hakijat, joiden osuus EU:n väestöstä on suhteellisen suuri, näyttivät olevan aliedustettuina menestyneiden hakijoiden joukossa. Liitteiden IV a ja IV b tiedot osoittavat, että näin ei ollut ainoastaan EU 15 -jäsenvaltioista Yhdistyneen kuningaskunnan, Saksan ja Espanjan kohdalla, vaan myös EU 12 -maista Puolan ja Romanian kohdalla. Toisaalta pienempien jäsenvaltioiden hakijat (Itävaltaa ja Bulgariaa lukuun ottamatta) näyttivät olevan yliedustettuina siihen verrattuna, mikä on maan väestön osuus EU:n kokonaisväestöstä. Näin oli tilanne varsinkin Belgian hakijoiden osalta. 57. Koska maantieteelliseen tasapainoon saattaa vaikuttaa useita tekijöitä, olisi syytä analysoida perinpohjaisesti, mitkä ovat havaittujen epätasapainojen syyt. Kehityssuunnitelmassa ei analysoida yksityiskohtaisesti maantieteellisiä epätasapainoja eikä puututa niiden syihin.

21 Hallintotiedoissa puutteita Kustannuksista on saatavilla liian vähän tietoa 58. EPSOn olisi laskettava, mitkä ovat kustannukset menestyneen hakijan kirjaamisesta varallaololuetteloon. Näin EPSO voisi varmistaa, että henkilöstövalintamenettelyn investointien taso on asianmukainen ja yhdenmukainen samankaltaisten järjestöjen kanssa. Tällainen arviointi on tärkeätä, koska EU:n toimielinten tarjoamat urat ovat elinikäisiä. 59. Kustannuksista ei ole saatavilla riittävästi tietoa tietoa puuttuu todellisista kustannuksista ja arvioiduista kustannuksista ja tiedot samankaltaisten kansainvälisten julkisen sektorin järjestöjen kustannuksista eivät ole vertailukelpoisia. EPSO ei laske tai seuraa, kuinka paljon kustannuksia aiheutuu kilpailussa menestyneen hakijan kirjaamisesta varallaololuetteloon. Se on tehnyt EU:n sääntelyvirastojen kanssa palvelutasosopimuksia henkilöstövalintapalveluiden tarjoamisesta. EPSO laskuttaa 6 000 euroa kustakin avoimessa kilpailussa menestyneestä hakijasta. 60. Tilintarkastustuomioistuin arvioi toteutuneen talousarvion perusteella, että EPSOlle aiheutuneet kustannukset olivat menestynyttä hakijaa kohti noin 7 100 euroa; tästä määrästä 4 590 euroa on suoria kustannuksia ja 2 510 euroa välillisiä. Jotta voidaan määritellä EU:n talousarvioon kohdistuvat kokonaiskustannukset, määrään on lisättävä myös toimielimille aiheutuneet kustannukset (esimerkiksi valintalautakuntiin osallistuva henkilöstö, kokeiden korjaus ja valvominen jne.). Nämä kasvattavat edellä mainittua määrää. 61. Kehityssuunnitelmassa ei käsitellä kustannuksia kilpailuissa menestynyttä hakijaa kohden eikä yksilöidä niitä koskevia tavoitteita eikä standardeita. 62. Kehityssuunnitelmassa sitä vastoin käsitellään erilaisia toimenpiteitä (kuten arviointielimet), joihin tarvittaisiin lisärahoitusta toteutusvaiheen aikana. Suunnitelmassa ei kuitenkaan määritellä erityisesti, mitkä ovat kehityssuunnitelman toteuttamisesta aiheutuvat mahdolliset lisäkustannukset

22 tai tulevat hyödyt. Kustannusten määrällinen ilmoittaminen ja tulevien säästöjen arviointi helpottaisi suunnitelman rahoituksen osalta budjettivallan käyttäjän päätöksentekoa. EPSOn tietokannoissa on puutteita 63. Menettelyn tehokkuuden takaamiseksi tietokannoissa olisi oltava asianmukaiset sisäänrakennetut valvontamenettelyt ja niiden sisältämien tietojen olisi oltava tarkat ja oikea-aikaiset. 64. Hakemuksensa jättämiseksi hakijoiden on syötettävä henkilökohtaiset tiedot internetin välityksellä. Tietokantoihin tallennetaan menettelyn edetessä myös testien tulokset, valintalautakuntien toimittamat tiedot sekä luettelot kilpailuissa menestyneistä hakijoista. 65. Tarkastus osoitti, että EPSOn tietokannoissa on puutteita: a) ei ollut varmaa, että järjestelmä kaikissa tapauksissa hylkäsi yhden ja saman henkilön lähettämää useampaa hakemusta, vaikka useamman hakemuksen lähettäminen on kilpailusäännöissä nimenomaisesti kielletty b) järjestelmään syötetyt tiedot oli koodattu epäyhdenmukaisesti c) eräät järjestelmään syötetyt tiedot olivat virheellisiä tai mahdottomia d) kilpailuissa menestyneiden hakijoiden saatavuudesta ei ollut reaaliaikaista tietoa. 66. Saman henkilön lähettämät useammat hakemukset voidaan havaita sähköisesti ainoastaan, jos käytössä on yksi ja yksiselitteinen tunniste. Tällä hetkellä tilanne on kuitenkin toinen. Samoja koodeja ei myöskään käytetä yhdenmukaisesti saman tiedon kirjaamiseksi kilpailun tietyn vaiheen yhteydessä (esimerkiksi esivalinnassa tai kirjallisissa kokeissa menestyneiden hakijoiden koodit), minkä vuoksi yhdenmukaiset tiedot puuttuvat analysointia varten.

23 67. Jos järjestelmä hyväksyy yhdeltä henkilöltä useampia hakemuksia, se lisää hakijoiden epätasapuolisesen kohtelun riskiä. EPSOn johdon on vaikea yksilöidä malleja, vallitsevia suuntauksia tai poikkeuksia vahvistettuihin sääntöihin, sillä luotettavat, käyttökelpoiset ja ajan tasalla olevat kilpailukohtaiset ja yleiset hallintotiedot puuttuvat. 68. EPSOn mukaan uusi tietokanta otetaan käyttöön vuonna 2010. On tärkeätä, että mainitut puutteet on korjattu uudessa tietokannassa. PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET 69. Tarkastuksessa todettiin, että yleisesti ottaen EPSO oli onnistunut hallinnoimaan laajentumisen yhteydessä tapahtunutta avointen kilpailuiden määrän kasvua. EPSOn tehokkuutta ja vaikuttavuutta haittasivat kuitenkin seuraavat puutteet: i) EPSOlle ei ilmoitettu toimielinten henkilöstötarpeista ajoissa tai tarpeiden määrittely ei perustunut yhdenmukaisiin menetelmiin. ii) Henkilöstön valintamenettely oli liian pitkä sekä EPSOn omiin standardeihin että kansainvälisiin parhaisiin käytäntöihin nähden; testausvaiheessa oli viipeitä, jotka johtuivat pääasiassa siitä, etteivät valintalautakuntien jäsenet olleet käytettävissä tehtävään kokopäivätoimisesti. iii) Kilpailuiden kautta saatiin ainoastaan keskimäärin kaksi kolmasosaa tavoitteena olleesta kilpailuissa menestyneiden hakijoiden määrästä. Tämä johtui siitä, että hakijoita vetäytyi kilpailuista, koska hakuprosessi kesti pitkään, erityisiä kielivaatimuksia korostettiin kohtuuttomasti, kilpailuista tiedottaminen ei ollut selkeätä ja esivalintakokeet karsivat hakijoita enemmän kuin tavoitteen kannalta olisi ollut tarpeen. Myöskään kilpailuissa menestyneiden hakijoiden maantieteellinen jakauma ei ollut parhaassa mahdollisessa tasapainossa valintamenettelyn tuloksena.

24 iv) Hallintotiedot eivät olleet kaikilta osin luotettavia tai kattavia. Tiedot kustannuksista, jotka aiheutuivat kilpailussa menestyneen hakijan varallaololuetteloon kirjaamisesta, eivät olleet riittävät; EPSOn kehitysohjelmasta aiheutuvia mahdollisia lisäkustannuksia ja tulevia hyötyjä ei ollut ilmaistu määrällisesti; kaikki EPSOn tietokantoihin sisältyvät tiedot eivät olleet myöskään luotettavia. 70. Syyskuussa 2008 hyväksytyllä kehitysohjelmalla on tarkoitus lyhentää kilpailuiden kestoa enintään yhdeksään kuukauteen sekä lisätä niissä menestyneiden hakijoiden määrää. Ohjelman avulla pyritään muun muassa siirtymään strategiseen henkilöstöresurssien suunnitteluun, tehostamaan esivalintaa, käyttämään enemmän tietokonepohjaista testausta ja koota ammattimaisia valintalautakuntia. Uusia menettelyitä on tarkoitus käyttää vuoden 2010 ensimmäisestä neljänneksestä alkaen. Kun otetaan huomioon kehitysohjelman mukaiset valintamenettelyissä kaavaillut suuret muutokset, tilintarkastustuomioistuin esittää seuraavat keskeiset suositukset: Henkilöstöresurssien suunnittelua koskeva suositus Suositus nro 1: Henkilöstötarpeista olisi tiedotettava ajoissa ja yhdenmukaisella tavalla EPSOn johtokuntaan kuuluvien toimielinten edustajien olisi varmistettava, että toimielimet toimittavat EPSOlle riittävän ajoissa luotettavaa tietoa henkilöstötarpeistaan, jotka perustuvat kolmen vuoden päähän ulottuvan alustavan ohjelman mukaiseen yhdenmukaiseen arviointitapaan.

25 Henkilöstövalintamenettelyn kestoa koskeva suositus Suositus nro 2: Olisi varmistettava, että toimielimet tukevat EPSOa tarjoamalla resursseja ammattimaisiin valintalautakuntiin ja päteviksi arvioijiksi EPSOn kehitysohjelmassa vahvistettua valintamenettelyn kestoa koskevan lyhentämistavoitteen saavuttamiseksi EPSOn johtokuntaan kuuluvien toimielinten edustajien olisi varmistettava, että toimielimet tukevat EPSOa ja siirtävät tälle riittävästi päteviä kokopäivätoimisia virkamiehiä ja kannustavat henkilöstöään olemaan käytettävissä ehdotuksessa mainituiksi päteviksi arvioijiksi. Jos toimielimiltä ei ole odotettavissa tällaista tukea, olisi ryhdyttävä muunlaisiin toimenpiteisiin, joilla varmistetaan, että kilpailuvaihe lyhenee odotetulla tavalla. Kilpailuissa menestyneiden hakijoiden määrää ja maantieteellistä tasapainoa koskevat suositukset Suositus nro 3: Erityisiä kielivaatimuksia olisi mukautettava Ammatilliselle pätevyydelle olisi asetettava enemmän painoarvoa kuin kielitaidolle, joten esivalintakoe olisi oltava mahdollista järjestää kaikilla 23 kielellä. Erityisten kieliprofiilien vaatimusta olisi tarkistettava ja olisi testattava ennemminkin hakijoiden kykyä oppia nopeasti kieliä valintamenettelyissä sovelletun uuden pätevyyteen perustuvan lähestymistavan mukaisesti. Suositus nro 4: Kilpailuilmoitusten laatua olisi parannettava EPSOn olisi sovellettava tiukkoja laadunvalvontamenetelmiä, joilla varmistetaan, että julkaistavat kilpailuilmoitukset ovat täsmällisiä ja selkeitä. Suositus nro 5: Hakijoiden tarkoituksenmukainen määrä olisi varmistettava valintamenettelyn jokaisessa vaiheessa a) Toimielinten olisi EPSOn koordinoimana pyrittävä yhteisin kehittämis- ja rahoitustoimin luomaan yhteinen tiedotusstrategia, jolla houkutellaan päteviä hakijoita.

26 b) Saadakseen tarvittavan määrän menestyneitä hakijoita EPSOn olisi pyrittävä kilpailun jokaisessa vaiheessa varmistamaan, että seuraavaan vaiheeseen on kutsuttu tarkoituksenmukainen määrä sopivia hakijoita. Suositus nro 6: Maantieteellistä tasapainoa olisi parannettava EPSOn olisi tutkittava yksityiskohtaisesti maantieteellisen epätasapainon suuruutta ja analysoitava sen syyt; lisäksi sen olisi tehtävä ehdotuksia siitä, miten maantieteellistä tasapainoa voidaan parantaa. Hallintotietoja koskevat suositukset Suositus nro 7: Kilpailuiden kustannukset olisi määritettävä a) EPSOn olisi selvitettävä kokonaiskustannukset, jotka aiheutuvat EU:n talousarvioon menestyneen hakijan kirjaamisesta varallaololuetteloon, ja verrattava tuloksia samankaltaisten kansainvälisten julkisen sektorin järjestöjen tuloksiin. Näin se voisi varmistua siitä, että henkilöstövalintamenettelyn investointien taso on asianmukainen. b) EPSOn olisi myös ilmoitettava määrällisesti kehityssuunnitelman toteuttamisesta aiheutuvat mahdolliset lisäkustannukset ja arvioitava siitä koituvat hyödyt. Tämä helpottaisi suunnitelman rahoituksen osalta budjettivallan käyttäjän päätöksentekoa. Suositus nro 8: Kilpailuiden hallinnointia varten olisi otettava käyttöön uusi tietokanta EPSOn olisi ryhdyttävä toimiin sen varmistamiseksi, että kilpailuiden hallinnointia varten luotu uusi tietokanta on suunniteltu siten, että se estää samaa henkilöä lähettämästä sääntöjen vastaisesti useampaa hakemusta; lisäksi olisi varmistettava, että sitä käytetään yhdenmukaisesti kaikissa kilpailuissa ja että se tuottaa luotettavia, käyttökelpoisia ja ajan tasalla olevia kilpailukohtaisia ja yleisiä hallintotietoja.

27 Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 11. kesäkuuta 2009 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Vítor Manuel da Silva Caldeira presidentti

KILPAILUIDEN KESTO Liite I Kilpailun koodi Profiili EPSOn hallintoneuvosto on hyväksynyt kilpailuilmoituksen Kilpailuilmoitus on julkaistu virallisessa lehdessä Neuvoa-antava sekakomitea on tutkinut kilpailuilmoituksen Rekisteröitymisen määräaika Kirjalliset kokeet Suullisten kokeiden päättyminen Varallaololuettelo on julkaistu Kilpailun kesto (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) = (7) (4) 1 EPSO/LA/10/03 Kieliosaston päällikkö/oikeudellinen asiantuntija LA3 10.12.2002 28.2.2003 15.4.2003 23.5.2003 19.3.2004 7.7.2004 7.7.2004 13 kuukautta ja 14 päivää 2 EPSO/A/2/03 Tšekin kansalaiset, apulaishallintovirkamies AD8 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 12.12.2003 28.6.2004 22.7.2004 13 kuukautta 3 EPSO/A/8/03 Puolan kansalaiset, apulaishallintovirkamies AD8 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 12.12.2003 28.7.2004 30.7.2004 13 kuukautta ja 6 päivää 4 EPSO/C/4/03 Unkarin kansalaiset, sihteerit C5/C4 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 28.11.2003 2.7.2004 7.12.2004 17 kuukautta ja 13 päivää 5 EPSO/C/9/03 Slovenian kansalaiset, sihteerit C5/C4 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 28.11.2003 4.6.2004 4.6.2004 11 kuukautta ja 10 päivää 6 EPSO/LA/11/03 Apulaiskääntäjät LA 8 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 27.11.2003 14.7.2004 1.9.2004 14 kuukautta ja 7 päivää 7 EPSO/LA/12/03 Juristi-lingvistit LA7 / LA6 10.12.2002 29.4.2003 6.6.2003 11.7.2003 24.1.2004 7.4.2004 7.4.2004 9 kuukautta 8 EPSO/C/11/03 Englanninkieliset sihteerit (C5 / C4) 5.12.2003 7.10.2003 6.11.2003 8.12.2003 30.4.2004 14.3.2005 15.3.2005 15 kuukautta ja 7 päivää 9 EPSO/A/17/04 Hallintovirkamiehet A7/A6 tutkimus 5.12.2003 20.10.2003 31.3.2004 30.4.2004 15.4.2005 23.3.2006 28.4.2006 24 kuukautta 10 EPSO/A/18/04 Hallintovirkamiehet A7/A6 elintarvikkeiden turvallisuus 5.12.2003 29.1.2004 21.4.2004 24.5.2004 28.1.2005 21.10.2005 21.10.2005 17 kuukautta 11 EPSO/AST/3/04 Tietotekniikka B*3 11.11.2004 10.11.2004 22.12.2004 3.2.2005 15.7.2005 23.5.2006 23.5.2006 15 kuukautta ja 19 päivää 12 EPSO/AD/25/05 Hallintovirkamiehet AD5 julkishallinto 7.4.2005 22.6.2005 20.7.2005 29.9.2005 29.3.2006 21.3.2007 2.4.2007 19 kuukautta ja 4 päivää 13 EPSO/AD/26/05 Hallintovirkamiehet AD5 oikeustiede 7.4.2005 22.6.2005 20.7.2005 29.9.2005 31.3.2006 7.5.2007 7.5.2007 20 kuukautta ja 8 päivää 14 EPSO/AD/29/05 Hallintovirkamiehet AD5 taloustiede/tilastotiede 7.4.2005 22.6.2005 20.7.2005 29.9.2005 31.3.2006 28.2.2007 8.3.2007 17 kuukautta ja 9 päivää 15 EPSO/AD/37/05 Kielten alan virkamiehet AD5 (DE) 20.10.2005 18.10.2005 23.11.2005 21.12.2005 29.9.2006 30.3.2007 19.4.2007 16 kuukautta 16 EPSO/AST/7/05 Assistentit AST 3 varainhoito 7.4.2005 22.6.2005 20.7.2005 29.9.2005 31.3.2006 24.3.2007 24.3.2007 17 kuukautta ja 24 päivää Keskimääräinen kesto kilpailuilmoituksen hyväksymisestä sen julkaisemiseen virallisessa lehdessä: 4 kuukautta Keskimääräinen kesto rekisteröitymisen määräajasta varallaololuettelon julkaisemiseen: 16 kuukautta Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin EPSOlta, sekakomitealta ja virallisesta lehdestä saatujen tietojen perusteella.

KILPAILUISSA MENESTYNEIDEN HAKIJOIDEN MÄÄRÄ Liite II Kilpailun koodi Profiili Kilpailuissa menestyneiden hakijoiden odotettu määrä kilpailuilmoitusta kohden Kilpailuissa menestyneiden hakijoiden todellinen määrä Menestyneiden hakijoiden määrä (1) (2) (3)=(2)/(1) 1 EPSO/LA/10/03 Kieliosaston päällikkö/oikeudellinen asiantuntija LA3 108 20 19% 2 EPSO/A/2/03 Tšekin kansalaiset, apulaishallintovirkamies AD8 245 180 73% 3 EPSO/A/8/03 Puolan kansalaiset, apulaishallintovirkamies AD8 305 252 83% 4 EPSO/C/4/03 Unkarin kansalaiset, sihteerit C5/C4 240 242 101% 5 EPSO/C/9/03 Slovenian kansalaiset, sihteerit C5/C4 95 50 53% 6 EPSO/LA/11/03 Apulaiskääntäjät LA 8 1 215 549 45% 7 EPSO/LA/12/03 Juristi-lingvistit LA7 / LA6 360 216 60% 8 EPSO/C/11/03 Englanninkieliset sihteerit (C5 / C4) 350 351 100% 9 EPSO/A/17/04 Hallintovirkamiehet A7/A6 tutkimus 180 107 59% 10 EPSO/A/18/04 Hallintovirkamiehet A7/A6 elintarvikkeiden turvallisuus 350 274 78% 11 EPSO/AST/3/04 Tietotekniikka B*3 230 70 30% 12 EPSO/AD/25/05 Hallintovirkamiehet AD5 julkishallinto 210 213 101% 13 EPSO/AD/26/05 Hallintovirkamiehet AD5 oikeustiede 180 174 97% 14 EPSO/AD/29/05 Hallintovirkamiehet AD5 taloustiede/tilastotiede 135 137 101% 15 EPSO/AD/37/05 Kielten alan virkamiehet AD5 (DE) 35 37 106% 16 EPSO/AST/7/05 Assistentit AST 3 varainhoito 310 217 70% Menestyneiden hakijoiden määrä otokseen poimitussa 16 kilpailussa 4 548 3 089 68% Vuosina 2003 2006 käynnistetyn 176 kilpailun perusteella saatujen menestyneiden hakijoiden määrä 15 500 10 151 65% Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin EPSOlta ja virallisesta lehdestä saatujen tietojen perusteella.

LIITE III HAKIJOIDEN VALITSEMAN TOISEN KIELEN JAKAUTUMINEN Jäsenvaltio Kokeisiin osallistuneiden määrä Englanti (EN) Ranska (FR) Muut kielet Belgia 9 496 5 947 1 537 127 1 885 Bulgaria 6 260 3 580 1 553 1 115 12 Tšekin tasavalta 4 728 3 032 777 882 37 Tanska 845 613 127 32 73 Saksa 4 464 3 210 651 487 116 Viro 1 431 1 132 107 162 30 Irlanti 519 115 328 25 51 Kreikka 3 166 2 149 491 104 422 Espanja 3 675 1 908 952 55 760 Ranska 7 595 5 727 669 413 786 Italia 9 393 5 370 2 478 387 1 158 Kypros 756 655 73 12 16 Latvia 1 452 1 123 144 169 16 Liettua 2 454 1 789 338 293 34 Luxemburg 160 55 40 51 14 Unkari 6 367 3 927 1 000 1 378 62 Malta 735 650 36 4 45 Alankomaat 881 608 99 34 140 Itävalta 1 032 806 102 96 28 Puola 10 919 6 508 2 541 1 768 102 Portugali 2 229 1 276 640 24 289 Romania 7 278 4 557 2 272 432 17 Slovenia 1 813 1 404 140 247 22 Slovakia 3 971 2 564 581 801 25 Suomi 1 008 779 81 21 127 Ruotsi 1 160 936 133 16 75 Yhdistynyt kuningaskunta 1 164 84 820 97 163 Yhteensä 94 951 60 504 18 710 9 232 6 505 Osuus prosentteina 100% 64% 20% 10% 6% Saksa (DE) Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin EPSOlta saatujen tietojen perusteella.

KILPAILUTULOSTEN MAANTIETEELLINEN TASAPAINO - EU 15 -JÄSENVALTIOT Liite IVa EU 15 -jäsenvaltiot Asukasluku 1. tammikuuta 2006 (1 000 asukasta) Osuus EU 15 -väestöstä Hakijoiden määrä Osuus hakijoista Kokeisiin osallistuneiden määrä Osuus kokeisiin osallistuneista Menestyneiden hakijoiden määrä Osuus menestyneistä hakijoista Belgia 10 511,4 2,7% 20 105 18,2% 9 496 20,3% 820 22,0% Tanska 5 427,5 1,4% 2 093 1,9% 845 1,8% 127 3,4% Saksa 82 438,0 21,2% 9 480 8,6% 4 464 9,5% 467 12,5% Irlanti 4 209,0 1,1% 1 456 1,3% 519 1,1% 97 2,6% Kreikka 11 125,2 2,9% 7 655 6,9% 3 166 6,8% 163 4,4% Espanja 43 758,3 11,2% 8 966 8,1% 3 675 7,9% 272 7,3% Ranska 62 886,2 16,1% 16 438 14,9% 7 595 16,2% 582 15,6% Italia 58 751,7 15,1% 25 024 22,7% 9 393 20,1% 424 11,4% Luxemburg 459,5 0,1% 354 0,3% 160 0,3% 16 0,4% Alankomaat 16 334,2 4,2% 1 889 1,7% 881 1,9% 91 2,4% Itävalta 8 265,9 2,1% 2 717 2,5% 1 032 2,2% 72 1,9% Portugali 10 569,6 2,7% 6 088 5,5% 2 229 4,8% 148 4,0% Suomi 5 255,6 1,3% 2 160 2,0% 1 008 2,2% 149 4,0% Ruotsi 9 047,8 2,3% 2 860 2,6% 1 160 2,5% 99 2,7% Yhdistynyt 60 393,1 15,5% 3 006 2,7% 1 164 2,5% 208 5,6% Yhteensä 389 433,0 100,0% 110 291 100,0% 46 787 100,0% 3 735 100,0% Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin EUROSTATilta, EPSOlta ja virallisesta lehdestä saatujen tietojen perusteella.

KILPAILUTULOSTEN MAANTIETEELLINEN TASAPAINO - EU 12 -JÄSENVALTIOT Liite IVb EU 12 -jäsenvaltiot Asukasluku 1. tammikuuta 2006 (1 000 asukasta) Osuus EU 12 -väestöstä Hakijoiden määrä Osuus hakijoista Kokeisiin osallistuneiden määrä Osuus kokeisiin osallistuneista Menestyneiden hakijoiden määrä Osuus menestyneistä hakijoista Bulgaria 7 718,8 7,5% 10 276 10,5% 6 260 13,0% 387 6,0% Tšekin tasavalta 10 251,1 9,9% 9 338 9,5% 4 728 9,8% 814 12,7% Viro 1 344,7 1,3% 2 882 2,9% 1 431 3,0% 379 5,9% Kypros 766,4 0,7% 2 133 2,2% 756 1,6% 130 2,0% Latvia 2 294,6 2,2% 2 751 2,8% 1 452 3,0% 281 4,4% Liettua 3 403,3 3,3% 5 290 5,4% 2 454 5,1% 397 6,2% Unkari 10 076,6 9,7% 13 196 13,4% 6 367 13,2% 971 15,1% Malta 404,3 0,4% 1 687 1,7% 735 1,5% 209 3,3% Puola 38 157,1 36,9% 22 957 23,4% 10 919 22,7% 1 465 22,8% Romania 21 610,2 20,9% 15 627 15,9% 7 278 15,1% 531 8,3% Slovenia 2 003,4 1,9% 3 868 3,9% 1 813 3,8% 339 5,3% Slovakia 5 389,2 5,2% 8 151 8,3% 3 971 8,2% 513 8,0% Yhteensä 103 419,7 100,0% 98 156 100,0% 48 164 100,0% 6 416 100,0% Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin EUROSTATilta, EPSOlta ja virallisesta lehdestä saatujen tietojen perusteella.

EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO Bryssel, 30.6.2009 SEC(2009)919 VASTAUKSET TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN ERITYISKERTOMUKSEEN EUROOPAN YHTEISÖJEN HENKILÖSTÖVALINTATOIMISTON (EPSO) HENKILÖSTÖVALINTATOIMIEN TEHOKKUUS JA VAIKUTTAVUUS FI FI