TIETOJÄRJESTELMÄSELOSTE 3.10.2012 JULKISUUSLAIN MUKAINEN TIETOJÄRJESTELMÄSELOSTE 1. Tietojärjestelmän nimi UMA-tietojärjestelmä 2. Päävastuullinen rekisterinpitäjä 3. Muut rekisterinpitäjät Maahanmuuttovirasto Postiosoite: PL 18, 00581 Helsinki Päätoimipaikka: Panimokatu 2 A, Helsinki Asiakaspalvelu: Lautatarhankatu 10, Helsinki Puh. 071 873 0431, faksi 071 873 0730 POLIISIHALLITUS Postiosoite: PL 302, 00101 Helsinki Käyntiosoite: Vuorikatu 20, 00100 Helsinki Puhelin: 071 878 0181 (vaihde) Sähköposti: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi RAJAVARTIOLAITOKSEN ESIKUNTA Postiosoite: PL 3, 00131 Helsinki Käyntiosoite: Korkeavuorenkatu 21, Helsinki Puhelin 020 410 6511 Työ- ja elinkeinotoimistot ja Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset (ELYt) Työ- ja elinkeinoministeriö PL 32 00023 Valtioneuvosto 4. Tietojärjestelmän ja sen osarekisterien sijainti (Ylläpito) Sovellusylläpito Accenture Ltd Helsinki Itämerenkatu 1 00180 Helsinki Finland Puhelin: +358 205 7 25000 Laitteisto- ja varusohjelmien ylläpito: Tieto Oyj Aku Korhosen tie 2-6
2 (9) PL 38 00441 HELSINKI Puh. 0207 2010 5. Rekisterinpidon vastuuhenkilö Maahanmuuttoviraston ylijohtaja Jorma Vuorio Puh. (071) 873 0431 (vaihde) Lisätietoja tietojärjestelmän sisällöstä antaa hankejohtaja Hilkka Vanhatalo Puh. (071) 873 3252 6. Tietojärjestelmän käyttötarkoitus Ulkomaalaisrekisteristä säädetään laissa (1270/1997). Ulkomaalaislain (301/2004) osalta Ulkomaalaisten maahantuloa ja maastalähtöä sekä oleskelua ja työntekoa koskevien asioiden käsittely, päätöksenteko ja valvonta hakemusasioiden osarekisteri henkilöt, jotka hakevat oleskelulupaa Suomeen henkilöt, joiden oleskeluoikeus rekisteröidään ulkomaalaislain nojalla henkilöt, joiden työntekoa koskevat tiedot rekisteröidään ulkomaalaislain 73 nojalla; henkilöt, jotka ovat hakeneet kansainvälistä suojelua taikka joiden ottamista Suomeen pakolaiskiintiössä tai humanitaarisen maahanmuuton perusteella selvitetään; henkilöt, jotka ovat edellä tarkoitetun henkilön perheenjäseniä ja/tai Suomessa oleva vastaanottajia. Tiedot perheenjäsenistä ja vastaanottajista talletetaan silloin, kun se asian ratkaisemisen kannalta on tarpeen. muukalaispassien ja pakolaisen matkustusasiakirjojen osarekisteri henkilöt, jotka ovat hakeneet muukalaispassia tai pakolaisen matkustusasiakirjaa taikka joille Suomen viranomainen on antanut maasta poistamisen toimeenpanoa varten yksisuuntaisen matkustusasiakirjan; henkilöt, joille on myönnetty ulkomaalaislain 52 b :n mukainen harkintaaika. maahantulon ja maastalähdön valvonnan osarekisteri tutkinto-osarekisteri o henkilöt, jotka ovat suorittaneen ulkomaalaislain (301/2004) 48 :ssä tarkoitetun kielitutkinnon tai osallistuneet kielitutkintoon; Kansalaisuuslain (359/2003) Suomen kansalaisuuden saamista, säilyttämistä ja menettämistä sekä kansalaisuusaseman määrittämistä koskevien asioiden käsittely ja päätöksenteko kansalaisuusasioiden osarekisteri
3 (9) henkilöt, jotka ovat hakeneet Suomen kansalaisuutta tai Suomen kansalaisuuden säilyttämistä taikka vapautumista Suomen kansalaisuudesta tai tehneet ilmoituksen Suomen kansalaisuuden saamiseksi, menettäneet Suomen kansalaisuuden tai joiden kansalaisuusasema on määritetty taikka pyritty määrittämään henkilöt, joiden kansalaisuusasema määritetään Tilastojen kokoaminen kansallisten ja kansainvälisten tarpeiden mukaan ottaen huomioon, mitä henkilötietolaissa (523/1999) säädetään henkilötietojen käsittelystä 7. Tietojärjestelmän tietosisällön ylläpitäjät Tietojärjestelmää ylläpitävät Maahanmuuttoviraston lisäksi poliisi, rajavartiolaitos, Suomen edustustot, työvoimavoimatoimistot sekä työ- ja elinkeinokeskukset ulkomaalaislaissa (301/2004) ja kansalaisuuslaissa (359/2003) määriteltyjen tehtävien mukaisesti. 8. Vastuu tietojärjestelmään talletetuista tiedoista Rekisterinpitäjä, joka tallettaa ulkomaalaisrekisteriin tietoja, vastaa rekisteriin talletettujen tietojen virheettömyydestä sekä tallettamisen ja käytön laillisuudesta omien tehtäviensä hoidossa. 9. Tietojärjestelmän tietojen muiden ylläpitäjien yhteystiedot Poliisin tietojen osalta: Poliisihallitus Rekisterinpitopäällikkö Jari Råman PL 302 00101 Helsinki Rajavartiolaitoksen tietojen osalta: Komentajakapteeni Ismo Siikaluoma Rajavartiolaitoksen esikunta Korkeavuorenkatu 21 00131 Helsinki Työ- ja elinkeinotoimistojen ja ELY-keskusten tietojen osalta: Johtaja Mika Koskinen Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten tietohallintoyksikkö/ Etelä-Savon elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus PL 164 Jääkärinkatu 14 50101 Mikkeli 10. Tietojärjestelmän käyttötarkoitus Järjestelmään talletetaan tietoja henkilöistä seuraavasti:
4 (9) henkilöt, jotka hakevat oleskelulupaa Suomeen henkilöt, joiden oleskeluoikeus rekisteröidään ulkomaalaislain nojalla henkilöt, joiden työntekoa koskevat tiedot rekisteröidään ulkomaalaislain 73 nojalla; henkilöt, jotka ovat hakeneet kansainvälistä suojelua taikka joiden ottamista Suomeen pakolaiskiintiössä tai humanitaarisen maahanmuuton perusteella selvitetään; henkilöt, jotka ovat hakeneet muukalaispassia tai pakolaisen matkustusasiakirjaa taikka joille Suomen viranomainen on antanut maasta poistamisen toimeenpanoa varten yksisuuntaisen matkustusasiakirjan; henkilöt, joille on myönnetty ulkomaalaislain 52 b :n mukainen harkintaaika. henkilöt, jotka ovat edellä tarkoitetun henkilön perheenjäseniä ja/tai Suomessa oleva vastaanottajia. Tiedot perheenjäsenistä ja vastaanottajista talletetaan silloin, kun se asian ratkaisemisen kannalta on tarpeen. henkilöt, jotka ovat hakeneet Suomen kansalaisuutta tai Suomen kansalaisuuden säilyttämistä taikka vapautumista Suomen kansalaisuudesta tai tehneet ilmoituksen Suomen kansalaisuuden saamiseksi, menettäneet Suomen kansalaisuuden tai joiden kansalaisuusasema on määritetty taikka pyritty määrittämään henkilöt, joiden kansalaisuusasema määritetään henkilöt, jotka ovat suorittaneen ulkomaalaislain (301/2004) 48 :ssä tarkoitetun kielitutkinnon tai osallistuneet kielitutkintoon; 11. ARKALUONTEISTEN HENKILÖTIETOJEN TALLETTAMINEN Järjestelmään talletetaan maahantulon, maastalähdön ja maassa oleskelun valvontaa sekä Suomen kansalaisuutta koskevaa päätöksentekoa varten tiedot henkilöistä: jotka on Suomessa otettu vankilaan tai vapautettu vankilasta taikka siirretty suorittamaan rangaistusta vieraasta valtiosta Suomeen tai Suomesta vieraaseen valtioon, sekä tieto toimenpiteestä ja sen ajankohdasta; jotka ovat syyllistyneet tai joiden perustellusti voidaan epäillä syyllistyneen sellaiseen rangaistavaan tekoon, joka saattaa vaikuttaa maahantulon tai maassa oleskelun sallimiseen tai Suomen kansalaisuuden saamiseen, ja teon viitetieto;
5 (9) jotka ovat ryhtyneet taikka joiden voidaan aikaisemman toimintansa perusteella tai muutoin perustellusta syystä epäillä ryhtyvän Suomessa kansallista turvallisuutta tai Suomen suhteita vieraaseen valtioon vaarantavaan toimintaan, sekä teon viitetieto; (30.4.2004/305) jotka on käännytetty tai karkotettu taikka määrätty maahantulokieltoon, sekä tieto päätöksestä, sen perusteista ja täytäntöönpanosta sekä maahantulokiellon voimassaoloajasta ja -alueesta; jotka ovat laatineet tai Suomen viranomaiselle jättämäänsä hakemukseen liittäneet väärennettyjä tai sisällöltään vääriä asiakirjoja, antaneet vääriä tietoja tai jättäneet antamatta tietoja, joilla on merkitystä harkittaessa oleskeluluvan, tai oleskeluoikeuden myöntämistä, sekä tieto asiasta; sekä jotka ovat syyllistyneet tai joiden perustellusti voidaan epäillä syyllistyneen laittoman maahantulon järjestämiseen. Muita henkilötietojen suojaa koskevassa lainsäädännössä tarkoitettuja arkaluonteisia henkilötietoja saa tallettaa, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa tai jos tiedon tallettaminen on asian käsittelyn kannalta välttämätöntä. 12. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Rekisteröidylle annetaan asiakasnumero. Rekisteröitävälle asialle annetaan asiaeli diaarinumero. Rekisteriin talletetaan asian käsittelyvaiheet toimenpiteineen, ratkaisutieto ja muutoksenhaun käsittely- ja ratkaisutiedot. Siltä osin kuin on tarpeen, rekisteröidystä saa tallettaa nimet, valokuvan, nimikirjoitusnäytteen, DNA-testin ja sormenjälkien vertailun lausunnon, sukupuolen, syntymäajan, -paikan ja -maan, henkilötunnuksen ja ulkomaisen henkilönumeron tai muun ulkomaisen henkilön yksilöimiseksi annetun tunnuksen, kansalaisuus- ja kansallisuustiedot, ammatti-, koulutus- ja kielitaitotiedot, tiedot siviilisäädystä ja perhesuhteista, kotikunnan, osoite- ja muut yhteystiedot sekä tiedot matkustusasiakirjoista ja ulkomaalaislain 96 :n mukaisesta hakemusasian vireilläoloa osoittavasta kortista. Siltä osin kuin on tarpeen, talletetaan tiedot maassa oleskelun ja matkan tarkoituksesta ja kestosta sekä matkareitistä, maahantulon ja maastalähdön ajankohdasta ja paikasta sekä tiedot työnantajista ja työnteosta sekä ulkomaalaislain 73 :n 1 momentissa tarkoitetut työntekijän oleskelu-lupaan liitettävät tiedot. Siltä osin kuin on tarpeen, talletetaan perheenjäsenten ja vastaanottajien henkilö- ja yhteystiedot. Siltä osin kuin on tarpeen, talletetaan hakemuksesta, ilmoituksesta tai tiedustelusta ilmenevät tiedot haetusta luvasta tai asiasta, tiedot asioiden käsittelystä, niihin liittyvistä selvityksistä, lausunnoista, asian ratkaisusta ja päätöksen perusteista, asian raukeamisesta sekä muutoksenhausta. 13. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
6 (9) Talletettavat tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyn itsensä ilmoittamina hakemus- ja vireillepanoasiakirjoista liitteineen, asian käsittelyssä saaduista selvityksistä sekä toimivaltaisten viran-omaisten asioita koskevasta käsittelystä ja päätöksenteosta. Lisäksi rekisteriä varten voidaan hankkia muilta viranomaisilta salassapitosäännösten estämättä lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi välttämättömiä tietoja seuraavasti: ulkoasianministeriön päävastuullisena rekisterinpitäjänä pitämistä viisumiasioiden ja maahantuloedellytysten osarekistereistä viisumia ja maahantulon esteitä koskevat tiedot; oikeushallinnon tietojärjestelmistä tietoja syyteharkinnassa olevista tai olleista ulkomaalaisten tekemiksi epäillyistä rikoksista ja syyttäjän päätöksistä, joiden mukaan asiassa ei ole kyseessä rikos tai näyttöä rikoksesta, annetuista rangaistusmääräyksistä, tuomioistuimissa vireillä olevista rikosasioista sekä tuomioistuinten lainvoimaisista ratkaisuista samoin kuin tiedot hakijan elatusvelvollisuudesta ja sen hoitamisesta sekä tiedot päätöksistä, tiedoksiannoista, lausunnoista ja päätösten lainvoimaisuudesta; asianomaiselta ministeriöltä turvapaikanhakijoiden osoitetiedot; esitutkintaviranomaiselta ulkomaalaisrekisteristä annetun lain 5 :n 1 ja 2 momentin ja 6 :n 1 momentin 2 6 kohdassa tarkoitettua henkilöä koskevia rikosasian esitutkintaan liittyviä tietoja siltä osin kuin se voi tapahtua esitutkintaa vaarantamatta; vastaanottokeskukselta ulkomaalaislain 105 a :n mukaisesti tietoja, jotka koskevat ilman huoltajaa olevan alaikäisen turvapaikanhakijan syntymäaikaa, perheenjäseniä ja näiden olinpaikkaa; väestötietojärjestelmästä tiedot ulkomaalaisrekisteriin merkityn henkilön henkilötiedoista ja niissä tapahtuneista muutoksista sekä niitä koskevien väestötietojärjestelmän merkintöjen perusteena olevista asiakirjoista; Kansaneläkelaitokselta ja kunnan sosiaaliviranomaiselta tiedot siitä, onko hakijalle myönnetty toimeentulotuesta annetussa laissa (1412/1997) tarkoitettua toimeentulotukea tai muuta vastaavaa etuutta, sekä muut tiedossa olevat seikat, joilla saattaa olla merkitystä henkilön ulkomaalaislain tai kansalaisuuslain (359/2003) mukaisen asian käsittelyssä; sosiaaliviranomaiselta tai terveydenhuoltoviranomaiselta perhesiteen perusteella tehtyä oleskelulupahakemusta varten ulkomaalaislain 63 :n mukaisesti tiedot perheenkoko-ajan sosiaalisesta ja terveydellisestä tilanteesta sekä Kansanterveyslaitokselta ja Helsingin yliopiston oikeuslääketieteen laitokselta tiedot ulkomaalaislain 66 :ssä tarkoitetusta DNA-tyypityksen perusteella annetusta lausunnosta; veroviranomaiselta verovelvollisen tuloja ja varallisuutta koskevia tietoja sekä muita verotustietoja Suomen kansalaisuuden saamisen tai siitä va-
7 (9) pautumisen edellytysten sekä oleskeluluvan toimeentuloedellytyksen selvittämiseksi; poliisin henkilörekistereistä tietoja henkilön tunnistamiseksi ja tietoja matkustusasiakirjoista; rajavartiolaitoksen henkilörekistereistä henkilötietojen käsittelystä rajavartiolaitoksessa annetun lain (579/2005) 7 :ssä tarkoitettuja rajatarkastustietoja sekä mainitun lain 9 :ssä tarkoitettuja maa- ja merirajan valvontatietoja sekä rajaliikenteen henkilötietoja; kansainvälisestä Eurodac järjestelmästä tieto kenelle sormenjäljet kuuluvat, kun selvitään mikä valtio on vastuussa turvapaikanhakijasta opetushallitukselta tiedot suoritetuista yleisistä kielitutkinnoista annetussa laissa (964/2004) tarkoitetuista yleisistä kielitutkinnoista ja julkisyhteisöjen henkilöstöltä vaadittavasta kielitaidosta annetun lain (424/2003) nojalla säädetyistä valtionhallinnon kielitutkinnoista sekä opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä annetussa laissa (1058/1998) tarkoitetusta opiskelijavalintarekisteristä tiedot opiskelijaksi hyväksymisestä ja opiskelupaikan vastaanottamisesta; oppilaitoksilta tiedot opiskelupaikan haltijoista ja näiden opintosuorituksista; Kansallisarkistolta tietoja sellaisista arkistoiduista asiakirjoista, joista rekisterinpitäjällä on muutoin oikeus saada tietoja 14. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN REKISTERISTÄ Sen lisäksi, mitä muualla laissa säädetään taikka Suomea sitovissa kansainvälisissä sopimuksissa määrätään, ulkomaalaisrekisteristä saa salassapitosäännösten estämättä ja siinä määrin kuin se vastaanottavan viranomaisen lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi on tarpeen luovuttaa tietoja: puolustusvoimille turvallisuus- ja valvontatehtäviä varten viisumia ja oleskelulupaa sekä kansainvälistä suojelua koskevista hakemuksista ja hakemuksiin annetuista päätöksistä sekä oleskeluoikeuden rekisteröinneistä ja henkilön kansalaisuustiedoista asevelvollisuuslaissa (452/1950) tarkoitettujen asevelvollisuusasiain käsittelyä varten; esitutkintaviranomaisille rikosten ehkäisemistä ja paljastamista sekä rikoksen johdosta toimitettavaa esitutkintaa varten; asianomaiselle ministeriölle turvapaikanhakijoiden ja ihmiskaupan uhrien vastaanoton järjestämiseksi; väestörekisterikeskukselle ja maistraateille henkilön saamasta Suomen kansalaisuudesta, kansalaisuuden menettämisestä ja säilyttämisestä sekä väestötietolaissa (507/1993) ja kotikuntalaissa (201/1994) säädettyjen tehtävien hoitamista varten;
8 (9) eläketurvakeskukselle työntekijäin eläkelain (395/1961) ja lyhytaikaisissa työsuhteissa olevien työntekijäin eläkelain (134/1962) soveltamista varten sekä sosiaaliturvajärjestelmien soveltamisesta yhteisön alueella liikkuviin palkattuihin työntekijöihin, itsenäisiin ammatinharjoittajiin ja heidän perheenjäseniinsä annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1408/71 ja Suomen sosiaaliturvasta tekemien sopimusten henkilöllisen ulottuvuuden selvittämistä varten; Kansaneläkelaitokselle ja kunnan sosiaaliviranomaiselle ulkomaalaisen sosiaaliturvaan ja sosiaalihuoltoon liittyvää päätöksentekoa ja valvontaa varten; vieraan valtion viranomaiselle Suomen kansalaisuuden saaneista henkilöistä kansalaisuusaseman määrittämistä varten, jos se voi tapahtua henkilön turvallisuutta vaarantamatta; Kansanterveyslaitokselle ja Helsingin yliopiston oikeuslääketieteen laitokselle ulkomaalaislain 65 :ssä tarkoitetun DNA-tutkimuksen suorittamiseksi tarpeellisia tietoja; työsuojeluviranomaiselle ulkomaalaisen työntekijän työsuhteen ehtojen ja työnteko-oikeuden valvontaa varten; hätäkeskuslaitokselle hätäkeskuslain (157/2000) 8 :n 1 momentin 3 kohdan mukaisesti; oppilaitoksille opiskelijoiden oleskeluluvista. 15. 15. REKISTERITIETOJEN TARKASTUSOIKEUS Tarkastusoikeus on rajoitettu. Henkilötietolaki (523/1999) 26, 27, 28 ja 29 Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilö-kohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjä voi periä tarkastusoikeuden käyttämisen välittömistä kustannuksista kohtuullisen korvauksen, mikäli edellisestä tarkastusoikeuden käyttämisestä on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.
9 (9) 16. TARKASTUSOIKEUDEN TOTEUTTAMINEN Ulkomaalaisviraston tehtäviä koskevat tiedot tarkastamista varten antaa Ulkomaalaisvirasto. Päävastuullinen rekisterinpitäjä voi antaa myös muiden rekisterinpitäjien tallettamia tietoja tarkastamista varten asianomaisen rekisterinpitäjän luvalla. Muut kuin Ulkomaalaisviraston toimivaltaa koskevat tiedot voi antaa tarkastamista varten muu rekisterinpitäjä omalta osaltaan toimipisteessään. Rekisteröidyn on tarkastusoikeutta käyttäessään esitettävä tätä tarkoittava pyyntö henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona ja todistettava henkilöllisyytensä. Ulkomaalaisvirastolle osoitetun pyynnön voi esittää paikallispoliisissa tai Ulkomaalaisviraston toimipisteissä. 16. TIETOJEN POISTAMINEN REKISTERISTÄ Henkilön tiedot poistetaan ulkomaalaisrekisteristä kokonaan vuoden kuluttua siitä, kun henkilö on saanut Suomen kansalaisuuden tai kuollut viiden vuoden kuluttua siitä, kun oleskelulupaa, oleskeluoikeuden rekisteröintiä tai myönnettyä matkustusasiakirjaa koskeva viimeinen merkintä rekisteriin on tehty, jos oleskeluluvan, oleskeluoikeuden tai asiakirjan voimassaolo on päättynyt yhden vuoden kuluttua siitä, kun maahantulokieltoon määrätyn henkilön maahantulokiellon voimassaolo on päättynyt viiden vuoden kuluttua karkotus- tai käännytyspäätöksen tekemisestä, siinä tapauksessa että henkilö ei oleskele enää maassa Virheelliseksi todetun tiedon saa säilyttää viiden vuoden ajan tallentamisesta, jos se on tarpeen rekisteröidyn taikka rekisterinpitäjän henkilöstöön kuuluvan oikeuksien turvaamiseksi. Tällaista tietoa saa käyttää ainoastaan mainitussa oikeuksien turvaamisessa. Poistetut tiedot arkistoidaan. Arkistoitavat tiedot siirretään erilliseen passiivikantaan, jota käytetään Maahanmuuttoviraston diaarijärjestelmänä.