Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden hallituksen hyväksymä 2.10.2017 HELSINGIN YLIOPISTON VÄITÖSKIRJATUTKIJAT OHJESÄÄNTÖ TOHTORIKOULUTETTAVIEN EDUSTAJIEN VALINTATAVASTA I luku Yleisiä määräyksiä 1 Soveltamisala Tätä ohjesääntöä sovelletaan yliopiston hallinnon tohtorikoulutettavien edustajien valintaan jäljempänä määrättävällä tavalla. Tämän ohjesäännön määräyksien lisäksi hallinnon tohtorikoulutettavien edustajien valintaan sovelletaan yliopiston soveltuvia sisäisiä määräyksiä. Hallinnon tohtorikoulutettavien edustajilla tarkoitetaan yliopiston tutkijakoulujen ja tohtoriohjelmien johtoryhmiin, sekä muihin hallinnon toimielimiin nimettäviä henkilöitä, joihin yliopisto pyytää yhdistystä valitsemaan tohtorikoulutettavien edustajat tai tekemään esityksen tohtorikoulutettavien edustajista. II Luku Vaalikelpoisuus ja äänioikeus 2 Suostumus jäseneksi Tohtorikoulutettavien edustajaksi voidaan valita vain suostumuksensa antanut henkilö. 3 Vaalikelpoisuus Henkilökohtaisesti läsnä oleva Helsingin yliopiston tohtoriohjelmaan ja tutkijakouluun kuuluva väitöskirjatutkija on vaalikelpoinen edustajaksi. Vaalikelpoisuuden edellytyksenä yliopiston tutkijakoulujen ja tohtoriohjelmien tohtorikoulutettavien edustajien valinnassa on lisäksi se, että tohtorikoulutettava on ilmoittautunut läsnä olevaksi. Muun hallintoelimen jäseniä valittaessa tai hallintoelimiä täydennettäessä edellytetään, että opiskelija on ilmoittautunut läsnä olevaksi ennen haun alkamispäivää.
4 Ensisijaisen tutkinnonsuoritusoikeuden vaikutus vaalikelpoisuuteen Henkilö ei voi olla vaalikelpoinen useammassa kuin yhdessä tutkijakoulun, tohtoriohjelman tai tiedekunnan hallintoelimen jäsenten vaalissa. Jos henkilöllä on useampi tutkinnonsuoritusoikeus, hän on vaalikelpoinen vain siinä tiedekunnassa, tutkijakoulussa ja tohtoriohjelmassa, johon hänellä on ensisijainen opintooikeus. 5 Vaalikelpoisuuden menettäminen kesken toimikauden Henkilö menettää vaalikelpoisuutensa kesken toimikauden, jos hän: 1) ilmoittautuu poissaolevaksi, 2) ei omaa enää tutkinnonsuoritusoikeutta siinä tiedekunnassa, tutkijakoulussa tai tohtoriohjelmassa, jonka hallintoelimessä hän toimii. 6 Äänioikeus Tohtorikoulutettavien edustajien vaalissa on äänioikeus yliopistoon läsnä olevaksi kirjoittautuneella, henkilökohtaisesti läsnä olevalla Helsingin yliopiston tohtoriohjelmaan kuuluvalla väitöskirjatutkijalla. Sähköisessä vaalissa äänestysoikeus tarkastetaan vaalilautakunnan hyväksymän tunnistautumisen avulla. Äänioikeutetun henkilöllisyys todetaan vaalilautakunnan antamien ohjeiden mukaisesti. Jokaisella äänioikeutetulla on vaalissa yksi (1) ääni. Äänioikeutta on käytettävä henkilökohtaisesti. III luku Yliopiston tutkijakoulujen ja tohtoriohjelmien johtoryhmien edustajien valinta 7 Tutkijakoulujen ja tohtoriohjelmien edustajien toimikausi Rehtorin päätöksen 141/2013 ja sen liitteiden mukaan tohtorikoulutettavien edustajien toimikausi tutkijakoulujen ja tohtoriohjelmien johtoryhmissä on kaksi vuotta. 8 Vaalilautakunnan asettaminen Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden hallitus asettaa vaalilautakunnan valmistelemaan tohtorikoulutettavien edustajien valintaa viimeistään vaalivuoden maaliskuun loppuun mennessä. Vaalilautakunnan puheenjohtajana toimii yhdistyksen hallituksen jäsen ja muina jäseninä vähintään kolme (3) muuta yhdistyksen jäsentä. Jäsenet pyritään valitsemaan siten, että kaikki tutkijakoulut/kampukset tulevat edustetuiksi vaalilautakunnassa. Vaalilautakunnan
jäsen ei voi olla ehdokkaana edustajiston vaalissa. Vaalilautakunnan toimikausi on vaalivuoden loppuun asti. 9 Vaalilautakunnan tehtävät Vaalilautakunnan tehtävänä on: 1) ilmoittaa yliopiston tutkijakoulujen ja tohtoriohjelmien johtoryhmien tohtorikoulutettavien edustajien luottamustehtävät haettavaksi; 2) hoitaa edustajien vaalit; 3) tehdä tiedekuntien dekaaneille esitys tohtoriohjelmien johtoryhmiin valittavista edustajista, ja tehdä rehtorille esitys tohtorikoulujen johtoryhmiin valittavista edustajista; 4) viestiä vaalien etenemisestä yhdistyksen hallitukselle; 5) viestiä vaalien etenemisestä ylioppilaskunnalle. 10 Vaalilautakunnan kokousmenettely Vaalilautakunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin. Vaalilautakunta kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta. Lautakunta päättää, miten kokouskutsu on toimitettava lautakunnan jäsenille. Vaalilautakunta on päätösvaltainen kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet lautakunnan jäsenistä on läsnä. Vaalilautakunta ratkaisee asiat yksinkertaisella enemmistöllä annetuista äänistä. Jokaisella lautakunnan jäsenellä on yksi ääni. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni. Vaalilautakunta kokoontuu puheenjohtajan kutsusta ensimmäiseen kokoukseensa viimeistään vaalivuoden huhtikuun loppuun mennessä. Ensimmäinen kokous on kutsuttava koolle viimeistään viikkoa ennen kokousta. Lautakunnan kokouksesta on pidettävä pöytäkirjaa. 11 Hakukuulutus Vaalilautakunta laatii vaalivuoden syyskuun loppuun mennessä hakukuulutuksen josta tulee käydä ilmi mitkä vaalit ovat kyseessä, mitkä ovat kyseisten tutkijakoulujen ja tohtoriohjelmien johtoryhmien tehtävät, miten ehdolle asetutaan, määräykset vaalikelpoisuudesta sekä vaalin määräajat. Hakukuulutus on julkaistava Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden kotisivuilla ja sähköpostilistalla. Vaalilautakunnan niin päättäessä kuulutus voidaan julkaista myös muissa tiedotusvälineissä. Hakukuulutus on julkaistava vähintään 14 päivää ennen hakuajan päättymistä.
12 Ehdokkaaksi asettuminen Ehdokasasetteluajan on oltava vähintään seitsemän päivää. Jokainen vaalikelpoinen Helsingin yliopiston väitöskirjatutkija voi asettua ehdokkaaksi siihen tutkijakouluun ja tohtoriohjelmaan jossa hänellä on ensisijainen opinto-oikeus. Ehdokasilmoituksesta tulee selvästi käydä ilmi ehdokkaaksi asettuvan nimi, tutkijakoulu, tohtoriohjelma, oppiaine, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi ehdokasilmoitukseen tulee liittää lyhyt ehdokkaan esittelyteksti sekä kuva jota käytetään vaalien tiedotuksessa. Jos ehdokasilmoitus on puutteellinen tai virheellisesti laadittu, tästä on huomautettava ehdokkaalle. Huomautus on myös annettava, jos ehdokkaaksi on asettunut henkilö, joka ei ole vaalikelpoinen. Huomautus toimitetaan ehdokkaalle kirjallisena ja se tulee lähettää viipymättä. Ehdokkaalla on vaalilautakunnan määräämä aika tehdä oikaisu. Jos huomautuksesta johtuvaa oikaisua ei tehdä määräajassa, eikä huomautuksen kohteena oleva virhe ole vähäinen, vaalilautakunnan tulee jättää ehdokasilmoitus huomioon ottamatta. Jos ehdokasilmoitusta ei ole jätetty vaalilautakunnalle määräaikana, se on jätettävä käsittelemättä ja tarkastamatta, paitsi tilanteessa jossa ehdokkaita kyseiseen tutkijakouluun tai tohtoriohjelmaan ei vielä ole. Ehdokkaalla on oikeus peruuttaa ehdokkuutensa ilmoittamalla siitä vaalilautakunnalle. 13 Ehdokaslistan laatiminen Vaalikelpoisista henkilöistä tehdään tutkijakouluihin ja tohtoriohjelmiin jaettu ehdokaslista, joka pidetään nähtävillä Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden kotisivuilla sekä vaalilautakunnan niin päättäessä myös muussa sen ilmoittamassa paikassa vähintään seitsemän päivän ajan. Henkilö, joka katsoo, että vaaliluettelossa on vaalikelpoisuuteen vaikuttava virhe, voi jättää vaalilautakunnalle kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Käsiteltyään oikaisupyynnöt vaalilautakunta vahvistaa ehdokaslistan. Jos ehdokas haluaa luopua ehdokkuudesta sen jälkeen kun ehdokasilmoitukset on jätetty vaalilautakunnalle, on luopumisesta tehtävä ilmoitus vaalilautakunnalle, joka niin päätettyään voi poistaa ehdokkaan nimen ehdokaslistalta. 14 Hakuajan pidentäminen Vaalilautakunta voi päättää jatkaa hakuaikaa, jos riittävää määrää ehdokkaita ei ole asettunut ehdolle määräajassa tai vaalilautakunta muuten katsoo hakuajan jatkamisen perustelluksi. Aikaisemmat hakijat huomioidaan ilman uutta hakemusta.
15 Vaalien järjestäminen Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden on suoritettava tohtorikoulutettavien edustajien vaalit tutkijakouluihin ja tohtoriohjelmiin vaalivuoden marraskuun loppuun mennessä. Vaalilautakunta määrää vaalipäivistä ja äänestyksen ajankohdasta. Äänestysajan on oltava vähintään kalenteriviikko. Vaalit toimitetaan verkkovaaleina. Äänet annetaan sähköisellä äänestyslipulla sähköiseen vaaliuurnaan, joka on vaaleissa annetuista äänistä muodostuva tiedosto. Äänet säilytetään sähköisessä vaaliuurnassa. Vaalit on järjestettävä siten, että vaalisalaisuus säilyy ja tietoturva toteutuu noudattaen soveltuvin osin vaalilainsäädännön periaatteita. Jokaisella äänestysoikeutetulla on yksi ääni. Sähköisessä vaalissa kaikilla niillä äänioikeutetuilla, jotka ovat ennen äänestysajan päättymistä ehtineet kirjautua äänestysjärjestelmään, on viisi minuuttia aikaa käyttää äänioikeutensa. 16 Vaaliuurnan tarkistaminen Välittömästi ennen äänestyksen alkamista vaalilautakunnan puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan ja yhden muun lautakunnan jäsenen on todettava, että sähköinen vaaliuurna on tyhjä. Sähköistä vaaliuurnaa ei saa avata eikä sinne kertyneitä ääniä laskea ennen kuin äänestys on päättynyt. 17 Äänten laskenta Vaalitoimituksen päätyttyä vaalilautakunta laskee annetut äänet tutkijakouluittain ja tohtoriohjelmittain, sekä äänioikeuttaan käyttäneiden lukumäärän. Ääntenlaskennasta tehtävään pöytäkirjaan merkitään äänioikeuttaan käyttäneiden määrä, annettujen äänten kokonaismäärä ja kunkin ehdokkaan hyväksi annetut äänet sekä tyhjät äänet. 18 Vaalituloksen määrääminen Äänten laskennan jälkeen vaalilautakunta kokoontuu vaalituloksen määräämistä varten. Saman äänimäärän saaneiden keskinäisen järjestyksen ratkaisee arpa. Tämän jälkeen julistetaan valituiksi jokaisen tutkijakoulun ja tohtoriohjelman ehdokkaista äänimäärän osoittamassa suuruusjärjestyksessä niin monta henkilöä kuin johtoryhmässä on paikkoja.
19 Vaalituloksen määrääminen ilman vaalitoimitusta Jos ehdokaslistalle on hyväksytty enintään yhtä monta ehdokasta kuin vaalissa on valittavia ja vaalitoimitusta ei sen vuoksi ole järjestetty, vaalilautakunta julistaa nämä ehdokkaat valituiksi. 20 Varajäsenten määrääminen Vaaleissa valituille edustajille määrätään varajäsenet siten, että kunkin ehdokkaan varajäseneksi määrätään seuraavaksi eniten ääniä saaneet ehdokkaat. Saman äänimäärän saaneiden keskinäisen järjestyksen ratkaisee arpa. 21 Valintaesityksen tekeminen Vaalilautakunta tekee tiedekunnille perustellun esityksen tohtoriohjelmien johtoryhmien jäseniksi valittavista, ja rehtorille perustellun esityksen tutkijakoulujen jäseniksi valittavista. 22 Vaalituloksen tiedottaminen Vaalin tulos tiedotetaan Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden kotisivuilla ja sähköpostilistalla. Vaalilautakunta voi päättää julkaista kuulutuksen lisäksi myös muissa tiedotusvälineissä. IV luku Tohtorikoulutettavien edustajien valinta muihin toimielimiin 23 Hakuilmoitus Luottamustehtävät on lähtökohtaisesti julistettava julkisesti haettavaksi, jollei perustellusta syystä tästä päätetä poiketa. Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden hallitus päättää hakuilmoitusten laatimisen periaatteista. Hakuilmoitus julkaistaan Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden virallisilla kotisivuilla ja sähköpostilistalla. Yhdistyksen hallitus voi päättää julkaista ilmoituksen lisäksi myös muissa tiedotusvälineissä. Hakuilmoitus on julkaistava viimeistään seitsemän päivää ennen hakuajan päättymistä. Perustellusta syystä hakuilmoitus voidaan julkaista lyhemmäksi ajaksi. 24 Valinnan tai esityksen tekeminen Tohtorikoulutettavien edustajan valitsee tai esityksen edustajasta päätöksentekijälle tekee Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden hallitus. Jos toimielimeen ei ole riittävää määrää hakijoita, Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden hallitus voi valita toimielimeen suostumuksensa antaneen henkilön.
V luku Hallintoelimestä eroaminen ja hallintoelimen täydentäminen 25 Hallintoelimestä eroaminen Toimielimistä pyydetään lähtökohtaisesti eroa siltä, joka kyseisen toimielimen on asettanut. Eropyynnön voi myös osoittaa Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden hallitukselle joka tässä tapauksessa vie asian eteenpäin. 26 Yliopiston tutkijakoulujen ja tohtoriohjelmien täydentäminen Jos yliopiston tutkijakoulun tai tohtoriohjelman tohtorikoulutettavien jäsenelle on myönnetty ero, hänet on vapautettu tehtävästään, tai on muulla tavalla menettänyt vaalikelpoisuutensa, tulee lähtökohtaisesti ensimmäisestä varajäsenestä varsinainen jäsen. Jos varajäsen on estynyt ottamaan tehtävän vastaan tai varajäsentä ei ole, valitaan eroavan jäsenen tilalle uusi jäsen. Valintaprosessin hoitaa Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden hallitus. Hakuilmoitus julkaistaan Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden virallisilla kotisivuilla ja sähköpostilitalla. Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden hallitus voi päättää julkaista ilmoituksen lisäksi myös muissa tiedotusvälineissä. Hakuilmoitus on julkaistava viimeistään seitsemän päivää ennen hakuajan päättymistä. Opiskelijajäsenen valitsee tai esityksen opiskelijajäsenestä päätöksentekijälle tekee Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden hallitus. Jos toimielimeen ei ole riittävää määrää hakijoita, Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden hallitus voi valita toimielimeen suostumuksensa antaneen henkilön. 27 Muun hallintoelimen täydentäminen Muun hallintoelimen täydentämisessä noudatetaan soveltuvin osin 26 määräyksiä. VI luku Muutoksenhaku 28 Oikaisumenettely Äänioikeutettu henkilö saa valittaa vaalilautakunnan toimenpiteestä tai päätöksestä ennen vaalitoimituksen päättymistä vaalilautakunnalle, jonka on viipymättä ratkaistava valitus. Vaalilautakunnan päätöksestä ei voi valittaa.
VII luku Vaaliohjesäännön muuttaminen 29 Vaaliohjesäännön muuttaminen Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijoiden hallitus päättää tämän vaaliohjesäännön muuttamisesta yksinkertaisella ääntenenemmistöllä annetuista äänistä. VIII luku Voimaantulosäännökset 30 Voimaantulo Tämä ohjesääntö tulee voimaan 2.10.2017.