Kihniön kunta Tarkastuslautakunta 2013-2016 Pöytäkirja 1/2014 Kokousaika: 22.1.2014 klo 13.00-16.35 Kokouspaikka: Kihniön kunnanvirasto Läsnä: Jouko Yli-Knuuttila, puheenjohtaja Tiina Jokioja, varapuheenjohtaja, poissa Taija Annala, jäsen, poissa Kristiina Mäkelä, jäsen, poissa Mailis Risku, varajäsen Teemu Ojala, jäsen Vesa Keso tilintarkastaja, JHTT BDO Audiator Oy JHTT-yhteisö 1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu on lähetetty 10.1.2014 sähköpostina kunnanvirastoon, mistä se on toimitettu edelleen tarkastuslautakunnan jäsenille. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Tarkastuslautakunta totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla.
Tarkastuslautakunta päättänee tarkastaa kokouksen pöytäkirjan siten, että kaikki läsnä olevat jäsenet/varajäsenet allekirjoittavat sen välittömästi kokouksen jälkeen. Tarkastuslautakunta päätti tarkastaa kokouksen pöytäkirjan siten, että kaikki läsnä olevat jäsenet/varajäsenet allekirjoittavat sen välittömästi kokouksen jälkeen. 3 PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Kuntalain 63 :n mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Hallintosäännön mukaan pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä lautakunnan päättämänä aikana ja paikassa siten kun siitä on vähintään yhtä päivää aiemmin ilmoitettu. Tarkastuslautakunta päättänee pitää tämän kokouksen pöytäkirjan yleisesti nähtävänä 29.1.2014 kunnanvirastossa sen aukioloaikana. Tarkastuslautakunta päätti pitää tämän kokouksen pöytäkirjan yleisesti nähtävänä 29.1.2014 kunnanvirastossa sen aukioloaikana. 4 VIRANHALTIJOIDEN HAASTATTELUT Haastateltava Aika Aihe
Kunnanjohtaja ja hallintojohtaja 13.00 Katsaus ajankohtaisiin kunnan toimintaan liittyviin asioihin. Talouskatsaus talouden toteutuma keskeisten tunnuslukujen avulla arvio vuoden 2013 tilinpäätöksen keskeisistä tunnusluvuista Hallintojohtaja 13.30 Talouskatsaukseen liittyvä kirjallinen raportti tulee toimittaa tarkastuslautakunnan jäsenille viimeistään maanantaina 20.1.2014. Sivistystoimen arviointi hallintojohtajalle on 10.1.2014 toimitettu arviointilomake, joka on pyydetty palauttamaan maanantaihin 20.1.2014 mennessä täytetty lomake toimitetaan tarkastuslautakunnan jäsenille kirjeitse tai sähköpostitse Arviointi suoritetaan tämän kirjallisen raportin ja suullisen esittelyn perusteella. Tekninen johtaja 14.30 Teknisen toimen arviointi tekniselle johtajalle on 10.1.2014 toimitettu arviointilomake, joka on pyydetty palauttamaan maanantaihin 20.1.2014 mennessä täytetty lomake toimitetaan tarkastuslautakunnan jäsenille kirjeitse tai sähköpostitse Arviointi suoritetaan tämän kirjallisen raportin ja suullisen esittelyn perusteella. Tarkastuslautakunta suorittaa edellä esitetyt haastattelut.
Viranhaltijoiden esityksestä teknisen toimen arviointi siirrettiin tämän pykälän alkuun. Tekninen johtaja oli toimittanut tarkastuslautakunnalle etukäteen arviointilomakkeen. Teknisen johtajan esitys eteni tämän lomakkeen rakenteen mukaisesti. Arviointilomaketta ei liitetä pöytäkirjaan. Kunnanjohtaja esitteli tarkastuslautakunnalle talouden toteutumista vuodelta 2013. Saadun selvityksen mukaan vuosikate oli -488t. Toimintatuottojen toteutuma oli 85,6% ja toimintakulujen 95,7%. Verotulojen toteutuma oli 101,9% ja valtionosuuksien 100,2%. Tarkastuslautakunnalle esiteltiin valtionosuusuudistukseen liittyvää materiaalia. Kunnanjohtaja selosti tarkastuslautakunnalle ajankohtaisia kunnan toimintaan ja talouteen liittyviä asioita. Esillä oli mm. kuntarakenteeseen ja palvelutuotantoon liittyviä asioita. Hallintojohtaja oli toimittanut tarkastuslautakunnalle etukäteen sivistystointa koskevan arviointilomakkeen ja sitä täydentävät liitteet. Hallintojohtajan esitys eteni toimitetun aineiston rakenteen mukaisesti. Arviointilomaketta ei liitetä pöytäkirjaan. 5 TOIMIELINTEN PÄÄTÖSTEN SEURANTA Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että lautakunnan jäsenille toimitetaan säännönmukaisesti tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja. Tarkastuslautakunta on pyytänyt, että sille toimitetaan säännönmukaisesti mm. seuraavat asiakirjat: talousarvio ja suunnitelma osavuosikatsaukset tai muut kunnan kokonaiskehitystä kuvaavat raportit johtosäännöt ja niiden muutokset valtuuston pöytäkirjat ja esityslistat liitteineen hallituksen pöytäkirjat ja esityslistat liitteineen lautakuntien pöytäkirjat ja esityslistat liitteineen seuraavan jaon mukaisesti: Lautakunta Perusturvalautakunta Sivistyslautakunta Tekninen lautakunta Tarkastuslautakunnan jäsen
Hallintokuntien päätösten seurannan perusteella käydään keskustelu siitä, ovatko toimielinten tekemät päätökset kunnanvaltuuston asettamien tavoitteiden mukaisia. Tarkastuslautakunta kävi keskustelun toimielinten päätöksistä. 6 TILINTARKASTUSTYÖN TOTEUTUMISRAPORTTI 22.1.2014 ASTI TEHDYSTÄ VUODEN 2013 TARKASTUSTYÖSTÄ. Tilintarkastaja antaa tarkastuslautakunnalle kirjallisia ja suullisia raportteja tarpeen mukaan. Seurannan kannalta on tarpeellista, että jokaisessa kokouksessa käsitellään omana kohtana tilintarkastajan kokouspäivään mennessä tekemät havainnot. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen havainnot ja saattaa ne tarvittaessa tiedoksi kaupunginhallitukselle. Tarkastuslautakunta merkitsi saaneensa tiedoksi tilintarkastustyön toteutumaraportin. 7 MUUT ASIAT Tarkastuslautakunta käsittelee muut kokouksessa tilintarkastajan ja lautakunnan jäsenten esille ottamat asiat. Tarkastuslautakunnan seuraava työohjelman mukainen kokous on 16.4.2014. ALLEKIRJOITUKSET Jouko Yli-Knuuttila puheenjohtaja Mailis Risku Teemu Ojala Vesa Keso tilintarkastaja, JHTT BDO Audiator Oy JHTT -yhteisö