Tarkastuslautakunta ASIALISTA NRO 3/2009 Kokousaika 11.12.2009 klo 9 12 Kokouspaikka Utsjoen kunnanvirasto, kunnanhallituksen huone Asialista ja asian pykälä: 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä esityslistan hyväksyminen 2 Pöytäkirjanpitäjän valinta 3 Esittely lautakunnan kokouksessa, liite1 4 Kokouspöytäkirjan tarkastaminen, liite 2 5 Kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen 6 Esteellisyydet 7 Lautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat 8 Tilintarkastajan valinta 9 Tarkastuslautakunnan työn avustaminen 10 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma, liite 3 11 Tilintarkastajan tarkastussuunnitelmat 12 Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen ja käyttöön tilattava materiaali 13 Tarkastuslautakunnan palkkiot, liite 4 14 Tarkastuslautakunnan talousarvio ja menojen hyväksyminen 15 Utsjoen kunnan talousarvion 2009 toteutuminen ja ajankohtaiset asiat, liite 5 16 Muut asiat 17 Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus 18 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen Kokouksen tarkastettu pöytäkirja, johon on liitetty valitusosoitus, pidetään yleisesti nähtävillä Puheenjohtaja Seppo Punna
2(12) Kokousaika 11.12.2009 klo 9-12 Kokouspaikka Utsjoen kunta, Kunnanvirasto, kunnanhallituksen huone Saapuvilla olleet jäsenet Varsinainen jäsen Henk.koht.varajäsen Seppo Punna, pj Kati Eriksen, vpj, klo 9.30-12 Aulis Nordberg Jouni Esa Nousuniemi Juha Lohi Hillevi Lamminen Muut saapuvilla olleet Viljo Pesonen, kunnanjohtaja, 15 Pekka Tuomivaara, sihteeri, Oy Audiator Ab Antti Katekeetta, kunnanhallituksen pj., 15 Anne Nuorgam, tulkki Asiat :t 1-18 Pöytäkirjan Puheenjohtaja allekirjoitus ja varmennus Seppo Punna Pöytäkirjan 11.12.2009 klo 12 tarkastus Pöytäkirjanpitäjä Pekka Tuomivaara Pöytäkirja on pidetty yleisesti nähtävillä Kati Eriksen Kunnanvirasto Virka-asema Ilmoitustaulunhoitaja Aulis Norberg Allekirjoitus
3(12) KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS SEKÄ ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN Tarkltk 1 Valtuusto on kokouksessaan 6.2.2009 valinnut tarkastuslautakuntaan seuraavat jäsenet ja varajäsenet: Varsinainen jäsen Seppo Punna, pj Kati Eriksen, varapj Aulis Nordberg Henk.koht.varajäsen Jouni Esa Nousuniemi Juha Lohi Hillevi Lamminen Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Asiasta päätetään puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Ehdotus Päätös Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi sekä hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestyksesi. Hyväksyttiin työjärjestys siten muutettuna, että 15 käsitellään 2 :n jälkeen. NPITÄJÄN VALINTA Tarkltk 2 Toimielimen pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Tarkastuslautakunta valitsee pöytäkirjanpitäjän joko keskuudestaan tai lautakunnan ulkopuolelta. Utsjoen kunnan ja Audiator Oy:n palvelusopimukseen sisältyy tarvittaessa lautakunnan sihteeripalvelut. Tarkastuslautakunta nimeää pöytäkirjanpitäjäksi JHTT Pekka Tuomivaaran. Päätettiin esityksen mukaisesti.
4(12) ESITTELY LAUTAKUNNAN KOKOUKSESSA Tarkltk 3 Liite 1 Tarkastussäännön mukaan esittelijästä päättää lautakunta. Hallintosäännön mukaan asiat päätetään viranhaltijan esittelystä. Kun lautakunnalla ei ole alaisuudessaan viranhaltijoita, päätöksenteko tarkastuslautakunnan kokouksessa tapahtuu puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman varsinaista viranhaltijaesittelyä. Liitteenä tarkastussääntö. Tarkastuslautakunta päättää, että esittely ja päätöksenteko tarkastuslautakunnassa tapahtuu puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Päätettiin esityksen mukaisesti. KOKOUSN TARKASTAMINEN Tarkltk 4 Liite 2 Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Liitteenä on kunnan hallintosääntö. Tarkastuslautakunta päättää kokouksen pöytäkirjan tarkastamisesta.. Päätettiin, että kaikki allekirjoittavat pöytäkirjan. KOKOUSKUTSUN JA ESITYSLISTAN LÄHETTÄMINEN Tarkltk 5 Hallintosäännön mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä.
5(12) Kokouskutsu lähetetään lautakunnan päättämällä tavalla. Lautakunta päättää kokouskutsun ja esityslistan lähettämistavasta. Päätettiin, että kutsu ja esityslista lähetetään kirjallisena viimeistään viikkoa ennen kokousta ja kokouksen aika sovitaan alustavasti edellisessä kokouksessa. ESTEELLISYYDET Tarkltk 6 Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain 27 ja 28 pykälissä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Mm. kunnan lautakunnan jäsenyys on esteellisyysperuste, jolloin lautakuntaa koskevan asian käsittelyyn asianomainen ei voi osallistua. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Lautakunnan jäsenet ilmoittavat esteellisyytensä ja ne merkitään pöytäkirjaan. Esteellisyyksissä tapahtuvista muutoksista lautakunnan jäsenet ilmoittavat välittömästi. Todettiin seuraavat esteellisyydet: Kati Eriksen: sivistyslautakunta LAUTAKUNNAN TIETOJENSAANTIOIKEUS JA JÄSENILLE SÄÄNNÖNMUKAISESTI TOIMITETTAVAT ASIAKIRJAT Tarkltk 7 Kuntalain 74 :n mukaan tarkastuslautakunnalla ja tilintarkastajalla on oikeus salassapitosäännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita tarkastuslautakunta tai tilintarkastaja pitää tarpeellisena tarkastustehtävän hoitamiseksi.
6(12) Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää lautakunnan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että heille toimitetaan säännönmukaisesti tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja. Lautakunta pyytää, että sille toimitetaan säännönmukaisesti mm. seuraavat asiakirjat: talousarvio ja suunnitelma osavuosikatsaukset tai muut kunnan kokonaiskehitystä kuvaavat raportit johtosäännöt ja niiden muutokset valtuuston pöytäkirjat hallituksen pöytäkirjat Lautakunnan jäsenten on tarpeen tehdä tilikauden aikaisista havainnoistaan muistiinpanoja, jotka auttavat lautakunnan työskentelyä ja arviointikertomuksen laatimista. Lautakunta päättää sille säännönmukaisesti toimitettavista asiakirjoista. Päätettiin edellä mainittujen lisäksi pyytää lautakunnalle lähetettäväksi lautakuntien pöytäkirjat ja diario saapuneista ja lähetetyistä asiakirjoista. Lisäksi todettiin, että jäsen voi käydä halutessaan tutustumassa diariossa mainittuihin asiakirjoihin. TILINTARKASTAJAN VALINTA Tarkltk 8 Valtuusto on kokouksessaan 14. 9.2009 valinnut tilintarkastajaksi toimikaudeksi 2009-2012 JHTT-yhteistö Oy Audiator Ab:n. Valtuuston päätös ja palvelusopimus ovat nähtävillä kokouksessa. Oy Audiator Ab on esittänyt, että kunnan vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi nimetään JHTT Pekka Tuomivaara. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi valtuuston päätöksen ja palvelusopimuksen. Todettiin tilintarkastajan valintapäätös.
7(12) TARKASTUSLAUTAKUNNAN TYÖN AVUSTAMINEN Tarkltk 9 Tarkastuslautakunta päätti edellä lautakunnan pöytäkirjanpitäjästä. Muusta mahdollisesti tarvittavasta lautakuntatyön avustamisesta on tarpeen päättää erikseen. Tilintarkastusyhteisö on tarjouksessaan ilmoittanut että tarjous sisältää lautakunnan sihteeripalvelut ja työn veloitusperusteet. Tarkastuslautakunnan avustamiseen liittyviä tehtäviä ovat mm. kokousten valmistelu, esityslistojen laatiminen, pöytäkirjan pitäminen kokouksissa, arviointikertomuksen valmistelu siinä laajuudessa kuin näistä tehtävistä lautakunnan kanssa sovitaan. Tarkastuslautakunta päättää siitä, miten tilintarkastaja osallistuu lautakuntatyön avustamiseen. Toimitaan tarjouksen ja sopimuksen mukaisesti. TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTISUUNNITELMA Tarkltk 10 Liite 3 Tarkastuslautakunta on asetettu hallinnon ja talouden hoidon tarkastuksen järjestämistä varten. Lautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Lautakunnan työn perustaksi on tarpeen valmistella ohjeellinen arviointisuunnitelma. Lautakunta käy periaatekeskustelun työskentelynsä käytännön järjestelyistä ja hyväksyy suunnitelman 2009-2012 ja työohjelman 2009. Tarkastuslautakunnan työssä on monin paikoin käytössä myös hallintokuntakohtainen toiminnan seuranta, joka tarkoittaa sitä että jäsenille nimetään erityisesti joku hallintokunta seurannan kohteeksi. Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä ohjeellisen arviointisuunnitelman vuosille 2009-2012 ja työohjelman vuodelle 2009. Lautakunta päättää tässä yhteydessä myös mahdollisesta työnjaostaan hallintokuntien seurannassa. Hyväksyttiin ohjeellinen arviointisuunnitelma (liite 3). Lisäksi päätettiin työnjaosta hallintokuntien seurannasta seuraavaa: Aulis Norberg, tekninen lautakunta, sivityslautakunta Seppo Punna, perusturvalautakunta, sivistyslautakunta Kati Eriksen, elinkeinolautakunta
8(12) TILINTARKASTAJAN TARKASTUSSUUNNITELMAT Tarkltk 11 Tilintarkastaja valmistelee ja esittää lautakunnalle tiedoksi toimikauttaan koskevan tarkastussuunnitelman ja tilikautta koskevan työohjelman. Tässä yhteydessä päätetään myös tilintarkastajan raportoinnista lautakunnalle. Tarkastuslautakunta päättää merkitä tiedokseen tilintarkastajan tarkastussuunnitelman ja työohjelman vuosille 2009 2012. Todettiin JHTT-tilintarkastajan tarkastussuunnitelma. TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOULUTTAUTUMINEN JA KÄYTTÖÖN TILATTAVA MATERIAALI Tarkltk 12 Lautakunnan työn onnistumisen kannalta on tärkeää, että lautakunta perehtyy ja kouluttautuu tehtäväänsä. Lautakunta päättää osallistumisesta koulutukseen ja mahdollisesti lautakunnan käyttöön hankittavasta kirjallisuudesta ja muusta materiaalista talousarviomäärärahojen puitteissa. Päätettiin, että lautakunnalle hankitaan tarkastuslautakunnan käyttöön kirjallisuutta ja pidetään lautakunnalle koulutustilaisuus paikanpäällä seuraavan kokouksen yhteydessä. Lisäksi päätettiin että jäsenet voivat osallistua vuosittain määrärahojen puitteissa koulutukseen ulkopuolella kunnan. TARKASTUSLAUTAKUNNAN PALKKIOT Tarkltk 13 Liite 4 Valtuusto on päättänyt palkkiosäännössä luottamushenkilöille maksettavista palkkioista. Palkkiosääntö jaetaan jäsenille. Tarkastuslautakunnan kokouspalkkio maksetaan palkkiosäännön mukaisesti.
9(12) Palkkiosäännössä on selvitetty myös luottamushenkilöiden ansionmenetysten korvausperiaatteet. Liitteenä on palkkiosääntö Todetaan hallintosäännön mukaiset palkkiot. Päätettiin esityksen mukaisesti. TARKASTUSLAUTAKUNNAN TALOUSARVIO JA MENOJEN HYVÄKSYMINEN Tarkltk 14 Valtuuston hyväksymän vuoden 2009 talousarvion mukaan tarkastuslautakunnan talousarvion menot ovat 7.250 euroa (toimintakate). Lokakuun lopun tilanteen mukaan menoista on käytetty 1.886,55 euroa. Tässä yhteydessä tarkastuslautakunta esittää valtuuston hyväksyttäväksi talousarvion vuodelle 2010. Valmistelussa on ollut 7.750 euroa. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi vuoden 2009 talousarvion ja sen toteutumisen. Tarkastuslautakunta päättää siitä, ketkä toimivat lautakunnan menojen hyväksyjinä sen toimikaudella. Samassa yhteydessä tarkastuslautakunta esittää valtuuston hyväksyttäväksi talousarvionsa vuodelle 2010. Todettiin kuluvan vuoden talousarvion toteutuminen. Lisäksi päätettiin valita laskujen hyväksyjäksi Marja Stenberg. Vuoden talousarvioon esitetään lisättäväksi tänä vuonna säästyvät rahat uuden lautakunnan koulutustarpeita varten. UTSJOEN KUNNAN TALOUSARVION 2009 TOTEUTUMINEN JA AJANKOHTAISET ASIAT Tarkltk 15 Liite 5 Kunnanjohtaja Viljo Pesonen on kokouksessa saapuvilla selostaen kunnan toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista vuonna 2009 ja muita ajankohtaisia asioita.
10(12) Liitteenä on kunnan talousarvion toteutumista selventävät asiakirjat (tuloslaskelma, rahoituslaskelma, käyttötalouden ja investointien toteutuma kunnanvaltuuston sitovuustasolla) Tarkastuslautakunta kuulee katsaukset ja käy keskustelun esiin nousevista asioista. Viljo Pesonen selosti kunnan talousarviotilannetta 11/2009 ja muita ajankohtaisia asioita mm. tulevia talousarvioylityksiä, lukion kustannuksia, terveydenhuollon kustannuksia, teknisen toimen asioita. Antti Katekeetta selosti myös kunnan taloustilannetta ja muita ajankohtaisia asioita mm. Karigasniemen jätevesipuhdistamon rakennushanketta, kunnan maksujen perintää ja toimeentulotuen jakoa. Esityksen pohjalta keskusteltiin. Lopuksi todettiin asiat tarkastuslautakunnan tietoon saatetuksi. Kati Eriksen saapui kokoukseen tämän pykälän käsittelyn aikana. MUUT ASIAT Tarkltk 16 Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi lautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan mahdollisesti esille ottamat asiat. Merkittävät asiat on syytä valmistella ennen niitä koskevaa mahdollista päätöksentekoa. Seuraavan kokouksen ajankohta on syytä myöskin ainakin alustavasti sopia ja siinä käsiteltävät asiat. Todettiin lautakunnan tulkkauskulut maksetaan muualta kuin tarkastuslautakunnan talousarviot. Päätettiin seuraavan kokouksen ajankohdaksi 16.2.2010 klo 9. Aiheena tarkastuslautakunnan koulutus ja yleishallinto ja kuntakonserni.
11(12) OIKAISUVAATIMUS JA VALITUSOSOITUS Tarkltk 17 Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan. Päätettiin esityksen mukaisesti. N NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Tarkltk 18 Kuntalain 63 : Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Hallintosäännön mukaan pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa, siten kuin siitä on vähintään yhtä päivää aikaisemmin ilmoitettu. Tarkastuslautakunta päättää pöytäkirjojen nähtävänä olosta. Päätettiin noudattaa kunnan yleistä käytäntöä.
12(12) Muutoksenhakuohjeet Kokouspäivämäärä 11.12.2009 Oikaisuvaatimusohje Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Valmistelua tai täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea oikaisua. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään: Tarkastuslautakunta, Utsjoen kunta, PL 41, 99981 Utsjoki Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivä kuluttua kirjeen lähettämisestä. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteluineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Valitusosoitus Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen on Rovaniemen hallinto-oikeus, Oikeustalo, PL 8112, 96101 Rovaniemi. Muu valitusviranomainen: pykälä Valitusaika on kolmekymmentä (30) päivää. Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valituskirjassa on ilmoitettava - valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoite - päätös, johon haetaan muutosta - miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi - muutosvaatimuksen perusteet Valituskirja on valittajan tai laatijan omakätisesti allekirjoitettava. Jos ainoastaan laatija on allekirjoittanut valituskirjan, siinä on mainittava myös laatijan ammatti, asuinkunta ja postiosoite. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä päivästä, josta valitusaika on luettava. Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä. Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) 3 :n nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa 80 euroa.