ESITYSISTA 1 (3) Linnea2-yleiskokous 11.4.2016 Linnea2-konsortion yleiskokous Aika Maanantai 11.4.2016 kello 12 14:00 Paikka Kutsutut: Helsinki, Kaikukatu 4, Kansalliskirjasto, kokoushuone Kaneli (V520), 5 krs Kokoukseen voi osallistua myös etäyhteydellä: https://connectpro.helsinki.fi/kk_kokous Linnea2-jäsenorganisaatioiden edustajat: Matti Raatikainen Jouni Nevalainen, Aalto-yliopiston kirjasto - paikalla Anne Wilenius, Arkistolaitoksen kirjasto Sari Pajula Päivikki Karhula tai Erika Bergström, Eduskunnan kirjasto - paikalla Kimmo Tuominen, Helsingin yliopiston kirjasto Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto Kristiina Hormia-Poutanen Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto - paikalla Ari Muhonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto Susanna Parikka, Lapin korkeakoulukirjasto Ulla Ohvo, Lappeenrannan teknillinen yliopisto Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulu Minna-Abrahamsson-Sipponen, Oulun yliopisto Tua Hindersson-Söderholm, Svenska Handelshögskolan Irmeli Koskimies, Taideyliopisto - paikalla Riitta Lähdemäki, Tampereen teknillinen yliopisto Minna Niemi-Grundström, Tampereen yliopisto Marketta Lukkari Sari Palen, Tilastokeskus - paikalla Ulla Nygrén, Turun yliopisto Anne Lehto, Vaasan yliopisto - paikalla Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Pia Södergård, Åbo Akademi Asiantuntijat: Kuno Öhrman, yliopistojen IT-johtajien edustaja Tommi Jauhiainen, Kansalliskirjasto - paikalla Sihteeri: Ari Ahlqvist, Kansalliskirjasto - paikalla Esityslista 1. Kokouksen avaus 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 3. Kokouksen puheenjohtajan ja pöytäkirjan tarkastajien valinta 4. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi 5. Linnea2-raportti ja ohjausryhmän toimintakertomus
ESITYSISTA 2 (3) Linnea2-yleiskokous 11.4.2016 Raportti ja toimintakertomus liitteenä. Minna Niemi-Grundström ja Ari Ahlqvist esittelevät. Esitys: Käsiteltäväksi 6. Voyager-kirjastojärjestelmän päivittäminen Linnea2- ja AMKIT-konsortioilla käytössä oleva Voyager-kirjastojärjestelmä edustaa versiota 8.1.1. Tällä hetkellä uusin saatavissa oleva versio on 9.2, joka on julkaistu viime vuoden lopulla. Odotettavissa on vielä ainakin versio 10 vuoden 2017 kesällä. Voyager-järjestelmät kannattaa päivittää vielä kerran ajatellun käyttöikänsä aikana. Päivityksessä versioon 9.2 saadaan parannusta varausten toimintaan ja käyttöön RDA-kuvailua paremmin tukevia indeksejä. Kansalliskirjasto on toimittanut kirjastoille selvityksen päivitystilanteesta. Sen mukaan sopiva ajankohta olisi joulun aika ja vuoden vaihde 2016/2017 huomioon ottaen resurssitilanne ja Finnan käyttöön siirtymisten aikataulu. Tämä sopii myös AMKIT-konsortiolle. Minna-Liisa Kivinen esittelee. Esitys: Päätettäneen, että Linnea2-konsortio hyväksyy Voyager-kirjastojärjestelmän päivittämisen vuoden vaihteessa 2016/2017. Päätös: 7. Linnea2-konsortion kustannustenjako 2016 Liitteenä taulukot vuoden 2016 kustannusten jaosta, vertailu aiempiin kirjastoittain, sekä erittely ja vertailu kokonaiskustannuksista. Ari Ahlqvist esittelee. Esitys: Hyväksytään vuoden 2016 kustannustenjako. Päätös: 8. Kirjastojärjestelmän uusimishankkeiden tilanne Linnea2- ja AMKIT-konsortioiden yhteiskokouksessa 9.2.2016 sovittu Minna-Liisa Kivisen vetämä työryhmä on tehnyt roadmapia järjestelmähankinnasta. Esitys: Tiedoksi ja keskusteltavaksi 9. Linnea2-ohjausryhmän nimittäminen kaudelle 2016-2017 Linnea2-konsortion sääntöjen mukaan ohjausryhmään kuuluu viisi vuosikokouksen keskuudestaan valitsemaa jäsentä sekä konsortioon kuuluvien yliopistojen IT-johtajien nimeämä edustaja ja Kansalliskirjaston edustaja. Ohjausryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Jäsenten toimikausi on kaksi vuotta ja kestää vuosikokouksesta vuosikokoukseen. Ohjausryhmän sihteerin asettaa Kansalliskirjasto. Esitys: Valitaan ohjausryhmään viisi jäsentä, sekä todetaan konsortioon kuuluvien yliopistojen IT-johtajien nimeämä edustaja. Päätös:
ESITYSISTA 3 (3) Linnea2-yleiskokous 11.4.2016 10. Muut mahdolliset asiat 11. Seuraavan kokouksen ajankohta 12. Kokouksen päättäminen LIITTEET: Linnea2-raportti 2015 ja ohjausryhmän toimintakertomus Linnea2-konsortion kustannustenjako, arvio kirjstoittain Linnea2-konsortion kustannustenjako, jaettava Linnea2-konsortion kustannustenjako, kustannuskehitys TIEDOKSI kutsuttujen lisäksi: Maija Koponen, Lapin ammattikorkeakoulu Marjatta Puustinen, Lapin ammattikorkeakoulu Marjut Nuikka, Kansallisarkisto Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto
Liite 1 Linnea2-konsortio vuonna 2015 Voyager-järjestelmän ylläpito ja kehittäminen Voyager-työryhmät Toimikaudella 2015 Voyager-työryhmiä on enää yksi: Systeemityöryhmä, kun aineistojen yhteiskäyttöryhmä lakkautettiin. Systeemityöryhmä Systeemityöryhmän raporttia toiminnasta ei ole käytettävissä. Ryhmä on kuitenkin kokoontunut kertomusvuonna kolmasti, joista kaksi kertaa etäyhteyksien varassa. Ryhmän toiminta on keskittynyt pitkälti uuden RFID-opiskelijakortin käyttöön kirjastokorttina. Työn tuloksena on dokumentti: Uuden opiskelijakortin käyttäminen kirjastokorttina. Tilannekatsaus ja työryhmän suositus lukuvuodeksi 2014-2015. Ryhmän toiminnasta enemmän Voyager-työryhmien wiki-sivuilla: https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageid=84090903 Laitteisto ja järjestelmän toiminta Kirjastokonsortioiden käytössä oleva palvelin vaihdettiin vuoden 2015 syksyllä. Sun M9000 korvattiin kolmella Oraclen T5-2 palvelimella (tuotantopalvelimet) ja yhdellä T4-1 palvelimella (ohjauspalvelin). Palvelinten huoltosopimus on voimassa 17.7.2018 asti ja viimeinen leasing lasku palvelimista tulee vuodenvaihteessa 2018/2019. Palvelimen vaihdosta johtuen tukipyyntöjä on ollut vuonna 2015 aikaisempia vuosia enemmän. Uusi palvelinympäristö toimii hyvin. Liitteenä CSC:n laatima vuosiraportti laitteiston toiminnasta liitteenä 3. Voyager-järjestelmä on vuoden 2015 aikana ollut katkottomasti korkeakoulujen käytössä lukuun ottamatta palvelinalustan vaihtoa marraskuussa. Linnea2 konsortion kirjastojen tietokantojen siirtymisestä uudelle palvelimelle aiheutui n. puolen vuorokauden käyttökatko. Laatupalavereja on vuonna 2015 pidetty CSC:n kanssa poikkeuksellisesti normaalin neljän sijasta kolme. Vuoden viimeinen palaveri siirrettiin palvelinvaihdon loppuunsaattamisen aikataulujen vuoksi yli vuoden vaihteen. Osana järjestelmäpalvelua jatkettiin Kansalliskirjastossa Voyagerin ympärille luotujen lisäpalveluitten edelleen kehittämistä. Verkkomaksamisen tuki Vetuma-rajapinnalle saatettiin tuotantokuntoon. Voyager-järjestelmän asiakasviestien hallinta- ja lähetysohjelma NotesHandleriin lisättiin mahdollisuus lähettää grafiikkaa sisältäviä viestejä pelkän tekstin sijaan. Ohjausryhmän toimintakertomus Ohjausryhmän kokoonpano 2015 Riitta Lähdemäki, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto Minna Niemi-Grundström, Tampereen yliopiston kirjasto (pj) Ulla Ohvo, Lappeenrannan tiedekirjasto Sari Pajula, Eduskunnan kirjasto Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto Kuno Öhrman, Svenska handelshögskolan (IT-johtajien edustaja) Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto
Valmistelija ja sihteeri: Ari Ahlqvist, Kansalliskirjasto Ohjausryhmä on vuonna 2015 kokoontunut kerran, 8.4. etäkokouksena Ohjausryhmä käsitteli kokouksessaan on käsitellyt mm. Linnea2-konsortion kustannustenjakoa, Linnea2- konsortion yleiskokousta 24.4.2015. Tarkemmat tiedot löytyvät pöytäkirjoista, https://www.kiwi.fi/display/linnea2/linnea2-konsortio.
Kustannustenjako 2016 - arvio perustuu tietokantakyselyihin 27.10.2015 ja dollarikurssiin joulukuussa 2015 (Ex Libris -laskut muunnettu euroiksi) Kirjastot Voyager-tuki 80% Voyager-tuki 20% Voyager TOTAL CSC-tukimaksu Muut kulut CSC-laskutus yhteensä (noin) Kaikki yhteensä Eduskunnan kirjasto 13 675,01 5 998,77 19 673,78 5 448,33 5 448,33 25 122,11 Aalto-yliopisto (HKKK + TKK) 19 105,95 5 998,77 25 104,72 7 612,10 7 612,10 32 716,81 HY yhteensä 98 353,40 5 998,77 104 352,17 39 185,47 39 185,47 143 537,64 Kansalliskirjasto yhteensä 73 267,47 5 998,77 79 266,24 29 190,86 29 190,86 108 457,11 Itä-Suomen Yliopisto 25 598,50 5 998,77 31 597,27 10 198,83 10 198,83 41 796,10 Jyväskylän Yliopisto 31 726,36 5 998,77 37 725,13 12 640,26 12 640,26 50 365,39 Lapin korkeakoulukirjasto 15 643,26 5 998,77 21 642,03 6 232,51 6 232,51 27 874,54 Lappeenrannan tiedekirjasto 6 027,08 5 998,77 12 025,85 2 401,28 2 401,28 14 427,13 Oulun Yliopisto 32 071,89 5 998,77 38 070,66 12 777,92 12 777,92 50 848,58 Svenska Handelshögsk. 4 135,34 5 998,77 10 134,11 1 647,58 1 647,58 11 781,69 Taidekorkeakoulut yhteensä 14 079,21 5 998,77 20 077,98 5 609,37 5 609,37 25 687,35 Tampereen tekn. yliop. 7 173,64 5 998,77 13 172,41 2 858,09 2 858,09 16 030,49 Tampereen yliopisto 23 089,64 5 998,77 29 088,41 9 199,26 9 199,26 38 287,66 Turun yliopisto 41 122,76 5 998,77 47 121,53 16 383,92 16 383,92 63 505,45 Tritonia - Vaasan tiedekirjasto 14 624,26 5 998,77 20 623,03 5 826,53 5 826,53 26 449,56 Varastokirjasto 19 320,99 5 998,77 25 319,76 7 697,77 7 697,77 33 017,53 Åbo Akademi 28 607,28 5 998,77 34 606,05 11 397,57 11 397,57 46 003,62 Tilastokirjasto 5 828,96 5 998,77 11 827,73 2 322,34 2 322,34 14 150,07 Maanpuolustuskorkeakoulu 4 795,55 5 998,77 10 794,32 1 910,62 1 910,62 12 704,94 Arkistolaitos 1 655,05 5 998,77 7 653,82 659,40 659,40 8 313,22 Yhteensä 479 901,58 119 975,39 599 876,97 191 200,00 191 200,00 791 076,97 Voyager-tukimaksuissa käytetty valuuttakurssi: 1,0983 kurssipäivä: joulukuu 2015 20% Voyager-tukimaksusta jaetaan tasasuuriksi osuuksiksi konsortion jäsenten välillä. 80% Voyager-tukimaksusta jaetaan suhteessa henkilötyövuodet 50%, niteet 25% ja nimekkeet 25%. CSC-tukimaksu (Linnea2-konsortion osuus) jaetaan suhteessa henkilötyövuodet 50%, niteet 25% ja nimekkeet 25%. Muut kustannukset jaetaan suhteessa henkilötyövuodet 50%, niteet 25% ja nimekkeet 25%. Testipalvelimen tukimaksuista (Ex Libris + CSC) Linnea2-konsortion osuus on 2/3 Kansalliskirjasto 22.1.2016
Linnea2-konsortion jaettavat kustannukset Kaikissa kustannuksissa alv = 0 % Arvio Vertailut Muutos Kustannuslaji Summa 2016 Toteutunut 2015 Arvio 2015 Summa 2014 Summa 2013 Summa 2012 Summa 2011 2015-2016 (tot/arvio)2014-2015 2013-2014 2012-2013 2011-2012 Voyager-tukimaksu Total 599 876,97 546 033,89 467 482,35 443 815,42 449 408,46 436 384,68 396 444,00 9,86 % 5,33 % -1,24 % 2,98 % 10,07 % josta 50/25/25-periaatteella jaettava osuus (80%) 479 901,58 436 827,11 373 985,88 355 052,33 359 526,77 349 107,75 317 155,20 ja kirjastojen määrän mukaan jaettava osuus (20%) 119 975,39 109 206,78 93 496,47 88 763,08 89 881,69 87 276,94 79 288,80 Sisältää testipalvelimen tukimaksun (Linnea2-osuus) 6 990,09 6 330,56 5 419,86 5 145,47 5 210,31 7 457,36 6 774,82 CSC-tukimaksu 191 200,00 186 580,39 203 245,27 226 500,00 201 044,44 177 559,98 165 054,20 2,48 % -10,27 % 12,66 % 13,23 % 7,58 % YHTEENSÄ 791 076,97 732 614,28 670 727,62 644 859,86 650 452,91 616 344,66 561 498,20 7,98 % 4,01 % -0,86 % 5,53 % 9,77 % Ex Libris -maksut muunnettu yllä euroiksi, alkup. summat: Voyager-tukimaksu dollareissa ilman testipalvelinta ***** 651 167,66 USD 626 325,71 USD 626 325,71 USD 599 354,75 USD 566 226,96 USD 545 497,88 USD 3,97 % 4,50 % Testipalvelimen tukimaksu, Linnea2-osuus USD 7 677,21 USD 7 346,61 USD 7 346,61 USD 7 030,25 USD 9 844,46 USD 9 484,07 USD käytetty valuuttakurssi 1,0983 1,1605 1,3555 1,3663 1,32 1,40 kurssipäivä ***** joulukuu 2015 tammikuu 2015 maaliskuu 2014 lokakuu 2013 maaliskuu 2012 maaliskuu 2011 Kirjastojen määrä 20 20 20 21 21 Ex Libris maksujen korotus 4,5 % 1,045 1,045 1,045 CSC:n kokonaiskustannus(ilman muistilaaj.) 478 000,00 466 450,98 501 391,28 CSC muistilaajennos (Linnea 2/3, AMKIT 1/3) 4 033,14 CSC Yht. 478 000,00 466 450,98 505 424,42 Linnea2:n osuus CSC-tukimaksuista: 40,00 % 40,00 % 40,00 % Työn osuus 39%, käytöss 11 prosessoria ja 1,33 testiprosessoria. CSC osuuksien laskennassa käytetään painotusta 0.65 työlle ja 0.35 prosessoreille. Näin ollen: * Työ: 0.39 * 0.65 = 0.25 * Prosessorit: ((11 + (4 * 2/3)) / 32) * 0.35 = 0.15 * Yhteensä: 0.25 + 0.15 = 0.40 = 40% Ex Libris -tukimaksu (Voyager + Aleph) yht. ( 725 629,16 USD 698 055,28 USD 698 055,28 USD Alephin osuus (KK maksaa) ARVIO 63 441,57 USD 60 709,64 USD 60 709,64 USD Testipalvelimen osuus (AMKIT maksaa 1/3) ARVIO 11 019,92 USD 11 019,92 USD 11 019,92 USD Kansalliskirjasto 6.11.2012
Kirjastot 2011 yhteensä 2012 yhteensä 2013 arvio 2014 ennuste 2015 toteutunut 2016 ennuste Eduskunnan kirjasto 19 138,89 19 944,62 20 443,07 22 246,85 22 489,98 25 122,11 Aalto-yliopisto (HKKK + TKK) 27 566,71 29 804,07 29 803,88 32 433,62 32 599,63 32 716,81 HY yhteensä 106 601,07 112 539,21 121 338,34 132 044,59 131 456,51 143 537,64 Kansalliskirjasto yhteensä * 76 804,05 81 336,44 91 317,15 99 374,48 99 033,73 108 457,11 Itä-Suomen yliopisto 30 477,25 31 149,24 34 405,86 37 441,65 37 569,74 41 796,10 Jyväskylän Yliopisto 34 631,13 36 337,49 41 603,89 45 274,79 45 343,59 50 365,39 Lapin korkeakoulukirj. yht. 19 945,60 22 357,94 23 853,71 25 958,43 26 173,47 27 874,54 Lappeenrannan Tekn. Yliopisto 8 409,27 11 689,53 12 143,38 13 214,84 13 526,35 14 427,13 Oulun Yliopisto 43 690,55 45 800,24 47 818,92 52 038,21 52 055,81 50 848,58 Svenska Handelshögsk. 6 882,14 7 551,87 9 666,22 10 519,11 10 851,03 11 781,69 Taidekorkeakoulut yhteensä 17 974,54 19 310,57 21 263,46 23 139,64 23 376,01 25 687,35 Tampereen Tekn. Yliop. 11 544,97 12 148,97 13 265,98 14 436,50 14 738,76 16 030,49 Tampereen Yliopisto 27 623,89 28 416,56 31 412,79 34 184,49 34 337,25 38 287,66 Turun Yliopisto 47 247,50 50 814,21 54 808,95 59 645,00 59 605,01 63 505,45 Tritonia 18 381,61 19 517,28 23 733,68 25 827,82 26 043,84 26 449,56 Varastokirjasto 20 338,43 21 671,17 26 301,32 28 622,01 28 816,88 33 017,53 Åbo Akademi 32 902,20 34 747,93 39 161,88 42 617,31 42 706,23 46 003,62 Tilastokirjasto 9 943,12 10 354,37 11 644,01 12 671,41 12 987,03 14 150,07 Venäjän ja Itä-Euroopan Instituutti 4 996,55 5 665,14 Maanpuolustuskorkeakoulu 9 335,26 10 483,51 10 195,57 11 095,18 11 422,73 12 704,94 Arkistolaitos 5 174,68 5 904,30 6 545,56 7 123,11 7 480,73 8 313,22 Yhteensä 579 609,41 617 544,66 670 727,62 729 909,05 732 614,28 791 076,97 Muutos edellisvuoteen 6,5 % 8,6 % 8,8 % 0,4 % 8,0 % Kansalliskirjasto 22.1.2016