TIETOSUOJASELOSTE yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Laatimispvm: 11.9.2017 1. Rekisterinpitäjä Nimi Lempäälän kunnan sivistyslautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin) Lempäälän kunta PL 36 37501 Lempäälä 03 565 51 000 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Nimi Varhaiskasvatuspäällikkö Tarja Holttinen Yhteystiedot (osoite, puhelin) Tampereentie 10 37500 Lempäälä 0500 895 966 etunimi.sukunimi@lempaala.fi 3. Rekisterin nimi Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Lasten varhaiskasvatuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Lasten kotihoidontuen ja yksityisen hoidon tuen kuntalisän maksaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Lempäälän kunta on tehnyt toimeksiantosopimuksen lasten päivähoidon tuottamisesta. Lempäälän kunta toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta. Varhaiskasvatuslaki (36/1973) Asetus lasten päivähoidosta (239/1973) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (734/1992) Asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista
2 5. Rekisterin tietosisältö Sähköisesti Effica päivähoito -tietojärjestelmään tallennettavat tiedot: Lapsen ja hänen perheeseensä kuuluvien henkilöiden perustiedot Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, kansalaisuus, äidinkieli, kotikunta, asuinkunta Palvelun hakeminen ja aloittaminen Varhaiskasvatushakemuksen tiedot Päätös päivähoitopaikan myöntämisestä Myönnetyn päivähoitopaikan ja palvelun tiedot Palvelun toteuttaminen Päivittäiset lapsen läsnäolo- ja poissaolotapahtumat Erityisen tuen tarve ja paikkakerroin Asiakasmaksuihin liittyvät tiedot Asiakasmaksun määräytymiseen tarvittavat tulotiedot Asiakasmaksupäätös Laskutukseen liittyvät tiedot Varhaiskasvatuspäällikkö, varhaiskasvatuksen palvelupäällikkö, päiväkodin johtajat ja varhaiskasvatuksen sihteeri tallentavat perustietoihin, palvelun hakemiseen, toteuttamiseen ja maksuihin liittyvät tiedot. Päiväkirjan tallentajat tallentavat lapsen läsnäolo- ja poissaolotapahtumat. Dynastyyn tallennettavat päätökset ostopalveluihin ja kuljetuksiin liittyen (varhaiskasvatuspäällikkö tai hänen sijaisensa): Päätös myönnetystä ostopalvelusta Päätös kuljetuspalvelusta Sähköisesti Pro elaskutukseen tallennettavat tiedot: Vanhempien ja lapsen/lasten nimet, yhteystiedot, hoitopaikka, lapsen läsnäolopäivät ja kuukauden päivähoitomaksu Manuaalisesti tallennettavat tiedot: Manuaalisesti tallennetut tiedot säilytetään joko lapsen päivähoitoyksikössä tai varhaiskasvatuksen toimistolla. Lapsen hoidon aloittamiseen, lopettamiseen ja hoidon toteuttamiseen liittyvät asiakirjat: Lapsen varhaiskasvatussuunnitelmat (VASU) liitteineen, aloituskeskustelulomake, hoitosopimus liitteineen, hoitopaikan vastaanottamis- ja irtisanomislomakkeet, muutokset hoidon tarpeesta -lomake, läsnäolopäiväkirjat, yhteistyölomakkeet, suostumuslomakkeet, muut päivähoidon toteuttamiseen liittyvät ilmoitukset Erityiseen hoitoon ja tukeen liittyvät asiakirjat: Lapsen erityisen tuen suunnitelmat (ETS), päätös erityispäivähoidosta, erityispäivähoitolausunnot, epikriisit, sopimus varhaiskasvatuksen tukitoimista, allergiatodistukset Ostopalveluun liittyvät asiakirjat: Ostopalveluosoitukset Lasten päivähoidossa tapahtuneisiin tapaturmiin liittyvät asiakirjat Kelan maksamiin tukiin liittyvät asiakirjat: Kelan listaukset maksetuista tuista, kopiot yksityisen hoidon tukihakemuksista
Kotihoidon tukeen liittyvän kuntalisän päätös liitteineen Yksityiseen perhepäivähoitoon liittyvät asiakirjat Varhaiskasvatusmaksuihin liittyvät asiakirjat: Tuloselvityskaavakkeet, hakemukset ja päätöksen varhaiskasvatuksen maksualennuksista liitteineen 3 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään huoltajien ilmoittamina sekä palvelun toteuttamisen yhteydessä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta asiakkaan suostumuksella. Tietoja tulee ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Säännönmukaisesti tietoja saadaan väestörekisteristä. KELA toimittaa listaukset maksetuista kotihoidon- ja yksityisen hoidon tuista säännöllisesti. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (157/2007) 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Sosiaalihuollon asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille toimijoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuspyyntö tehdään kirjallisesti. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyydetään. Tietoja luovutetaan valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu ja tilastotarkoituksia varten. Tilastotietoja annetaan viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin. Varhaiskasvatuksen Efficassa tehdyn asiakastyön tuottaman aineiston pohjalta tallennetaan laskutustiedot ProE-laskutusjärjestelmään laskutuksen tekemistä varten. Kansaneläkelaitokselle luovutetaan tiedot varhaiskasvatuksen aloittaneista ja lopettaneista lapsista. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (157/2007)
8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 4 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käyttävät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja/tai vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Manuaalisesti tallennettu aineisto: Aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistointilain ja - asetuksen mukaisesti. Sähköisesti tallennettu aineisto: Lempäälän kunnan sekä seudun yhteisesti ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot ovat suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Lempäälän kunnan ja seudun tietohallinto vastaavat tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Kunkin sovelluksen tietoturvan toteutumisesta ja valvonnasta vastaa sovelluksen omistaja oman kuntansa osalta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaiset henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttötietolokitietojen avulla. Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Vanhentuneet dokumentit arkistoidaan tai hävitetään arkistosäännön mukaisesti. Sähköiset asiakirjat säilytetään Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmässä, jonka tiedot on suojattu työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin. Kaikki verkon käyttäjät hyväksyvät käyttöoikeussitoumuksen, joka sisältää mm. vaitiolositoumuksen. Efficaan pääsy on vain niillä henkilöillä, jotka työtehtäviensä vuoksi rekisteriä tarvitsevat. Palvelinlaitteisto on suojatussa ja valvotussa tilassa (palveluntuottajan konesalissa). Palvelimen ja työasemien välinen tietoliikenne on salattu ja suojattu palomuureilla ja käyttäjätunnuksilla.
5 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Rekisteröidyn huoltajalla on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä hänen lastaan tai perhettään koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole hänen perhettään koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin joko päiväkodissa tai varhaiskasvatuksen toimistossa tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö toimitetaan kohdan 2 rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyyntö tulee tehdä allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä kohdan 2 rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. 12. Muut mahdolliset oikeudet