3/2003 FAILI LAADUKASTA ASIAKIRJAHALLINTOA YRITYKSILLE SUOME N X I LIIK E A R KISTOP Ä I VÄT
FAILI 3/2003 Toimitus Päätoimittaja Pentti Latva-Koivisto pentti.latva-koivisto@etk.fi Julkaisutoimikunta Tapio Bragge Matti Happonen Tuija Oksa Miina Pelkonen Abstracts Gustav Danielsson Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 42 euroa. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL 271 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 050 550 6093 Faksi (09) 325 6093 Talle ry www.talle.fi Tilaukset Carl-Magnus.Roos@ liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 543 4201 Ilmoitushinnat 1/1 takakansi, 4-väri 1050, mv 500 1/1 muut sivut, 4-väri 900, mv 400 1/2 4 väri 700, mv 200 Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Väri mustavalkoinen, IV-kanteen lisävärimahdollisuus (sama väri kuin I kannessa). Kuvaresoluutio 300 dpi, tiedostomuodot painettava pdf, tiff, eps, FreeHand, QuarkExpress, fontit konvertoituina, järjestelmä Macintosh. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Painotuote Roulamoon. Aineiston toimitusosoite Asemantie 4, 37630 Valkeakoski, puh. (03) 584 5583, faksi (03) 584 2444 aineisto@painotuoteroulamo.fi Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Sisältö Turku, Reykjavik, Los Angeles...Kilimanjaro 3 Pentti Latva-Koivisto Muuttuva arkisto kadonneen ammatti-identiteetin metsästys 4 Jaana Kilkki Ajassa kiinni arkistosi muuttuu 11 Ari Sirén XX pohjoismaiset arkistopäivät Reykjavikissa 6. 8.8.2003 12 Outi Nieminen Kuvia Suomen XI Liikearkistopäiviltä Turusta 14 Sähköä ilmassa metadataakin 16 Markku Haapamäki Raportti ICA/SBL:n hallituksen kokouksesta, Business Archives Colloquiumista ja SAA:n vuosikokouksesta Los Angelesissa 18. 24.8.2003 21 Matti Lakio Tullaan tutuiksi 24 Tuija Lax Elkan tietokannat 26 Jarmo Luoma-aho Elinkaaren varrelta 30 Markku Leppänen Henkilöuutisia 35 Tapahtumakalenteri 36 Asiakas puhuu asiasta arkistonhoitaja asiakirjan vierestä 37 Ad Acta Abstracts 38 Gustav Danielsson 2 Faili
P ä ä k i r j o i t u s Turku, Reykjavik, Los Angeles...Kilimanjaro Kansainvälisyys näkyy ja kuuluu. Tänä vuonna on järjestetty useita kansallisia ja kansainvälisiä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tapahtumia. Failin sivuilla tuodaan nyt kaikkien saataville päivien kohokohdat. Turun XI Liikearkistopäivät onnistuivat upeasti. Meidät on nyt sitten kaikki päiville osallistuneet opetettu 30 minuutissa turkulaiseksi. Kuis niin! Osaamme markkinoida palvelujamme hyvällä, terveellä itsetunnolla. Ymmärrämme eri roolien merkitykset. Ja tunnemme ja tiedämme tietotekniikan mahdollisuudet ja uhat. Vierailimme Turkuun johtavan väylän varrella sijaitsevassa Kauppakarin loistorakennuksessa ja ruokailimme ulkosalla. Keskiviikko oli sään suhteen hiukan kolea. Avoin kalliosaari näytti kyntensä. Elämyksellisyys oli huipussaan, kun torstai iltana pääsimme illastamaan Turun linnaan. Harvoin tulee päästyä näin upeaan historialliseen miljööseen. Ruokailun ohessa Magnus Gräsbeck esitti trubaduurimusiikkia. Joitain luentoja julkaisemme tässä lehdessä. Suurin osa päivien annista on selailtavissa yhdistyksen kotisivuilta (www.liikearkistoyhdistys.fi). Kannattaa erityisesti lukea Jaana Kilkin luentoesitys; Muuttuva arkisto kadonneen ammatti-identiteetin metsästys. Jaana totesi, Miksi emme siis tunnustaisi itsellemme, että kuulumme siihen ryhmään toimijoita, joiden on tehtävä paljon työtä ja uskottava itse asiaansa saadakseen vaatimuksensa ymmärretyiksi ja resurssoiduiksi, koska niistä saatavat hyödyt realisoituvat pääsääntöisesti vasta tulevaisuudessa siis samaan kategoriaan kuin esim. ympäristönsuojelu. Miksi emme ammattikuntanakin rakenna identiteettiämme sen varaan, että meidän tehtävämme ja roolimme on toimia tässä ja nyt muistuttamassa organisaatiotamme ja yhteiskuntaa tiedonhallinnan kokonaisuuteen kuuluvista tarpeista, joita kukaan muu ei osaa ottaa huomioon? Toisen päivän avaaja, kurikkalainen Esko Reinonpoika Alanko lähetti päivien jälkeen minulle kirjeen, jossa hän totesi, että suhdeverkostoitumisen idea on ylläpitää kontakteja laajalti, monipuolisesti ja pitkällä tähtäimellä. Siihen Liikearkistopäivätkin luo hyvän mahdollisuuden ja ilmapiirin. Kaikki tätä mahdollisuutta ei kuitenkaan käytä hyväkseen. Miksi päivät eivät enää vedä siinä määrin osanottajia kuin vielä 10 20 vuotta sitten? Ehkä ajankohtakaan ei ollut paras mahdollinen. Paikkahan ainakin turkulaisten mielestä on maailman paras. Julkisen sektorin osanottajat puuttuivat päiviltä lähes kokonaan. Koulutustarjonta on kyllä kymmenen vuoden aikana lisääntynyt ja asiakirjahallinnon alalle on tullut mukaan kaupallisia koulutustarjoajia. Tänäkin syksynä on useita alan koulutustilaisuuksia. Myös kansainväliset konferenssit kiinnostavat suomalaisia yhä enemmän. Oliko Islannin arkistopäivien ohjelma kiinnostavampi kuin Turun ohjelma? Esitettiinpä päivillä jopa sellainenkin ajatus, että Suomen arkistopäivät ja liikearkistopäivät pitäisi yhdistää ja tehdä ohjelmiin vain eri suuntautumisvaihtoehtoja. Asia on ollut joskus aikaisemminkin esillä. Vai onko yritysmaailma muuttunut verkostoitumisen myötä meidänkin alalla ydinosaajien joukoksi? Elkan johtaja Matti Lakio raportoi maailman suurimmasta arkistoalan konferenssista Los Angelesista ja Outi Nieminen TT:stä Pohjoismaisilta arkistopäiviltä. Yritysarkistoihin liittyvien erityiskokousten jälkeen Lakiolla oli mahdollisuus liittyä Society of American Archivists -järjestön kokouksiin ja sessioihin. Osanottajia 67. vuosikokouksessa oli noin 1200 henkeä. Ohjelma oli rakennettu niin, että samanaikaisesti oli jopa kymmenen eri mahdollisuutta valita kiinnostava pienryhmä kolme kertaa päivässä. Joka neljäs vuosi järjestettävät pohjoismaiset arkistopäivät pidettiin elokuun alussa Islannissa. Päivien pääteemana oli Arkistot kansalle Eristyneisyydestä avoimuuteen. Teemaa käsiteltiin varsin monipuolisesti: pohdittiin arkistojen markkinointia, aineistojen helpompaa saatavuutta digitoimalla, sähköisen asioinnin kysymyksiä ja yhteispohjoismaista julkaisutoimintaa. Alustuksista saa hyvän kuvan arkistopäivien internetsivuilta osoitteessa www.skjalasafn.is. Failin julkaisutoimikunta on saanut viime lehdistä kiitettävää palautetta. On ilo tehdä lehteä, josta on ollut hyötyä useille lukijoille päivittäisissä askareissa. Syksy saapuu ja lehdet tippuvat, mutta onneksi marraskuussa pääsen kiipeämään Kilimanjaron rinteille ja loikoilemaan Sansibarin aurinkoon. Joulukuussa tavataan seuraavan kerran F Pentti Latva-Koivisto Päätoimittaja Faili 3
T a p a h t u m a k a l e n t e r i Dokumenttien hallinta julkisella sektorilla Helsinki 27. 28.10.2003 Katso lähemmin www.tietoinstituutti.fi Asiakirjahallinnon tutkinnon internaattijakso Jyväskylä 28. 30.10.2003 Liikearkistoyhdistyksen asiakirjahallinnon tutkinnon koulutusjakso jossa käsitellään asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelua ja toimintaa kuvitellun esimerkin avulla. Katso www.liikearkistoyhdistys.fi Yrityksen arkistonhoidon peruskurssi Helsinki 18. 19.11.2003 Liikearkistoyhdistyksen koulutustapahtuma jossa annetaan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustiedot. Katso www.liikearkistoyhdistys.fi Dokumenttien hallinta & Tietojohtaminen -konferenssi 26. 27.11.2003 Liikearkistoyhdistys ry on yhteistyökumppanina Kontakti.net Oy:n järjestämässä Dokumenttien hallinta & Tietojohtaminen -konferenssissa. Liikearkistoyhdistyksen jäsenet saavat tapahtuman hinnasta 10 % alennuksen (mainitse alennuksesta ilmoittautumisen yhteydessä). Katso http://www.kontakti.net/ showevent.php?id=314. Liikearkistoyhdistyksen syyskokous Helsinki marraskuu 2003 Sääntömääräinen syyskokous, jossa käsitellään vuoden 2004 toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä valitaan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja puolet hallituksen jäsenistä seuraavalle toimikaudelle. Seminaari riskien hallinnasta Helsinki helmikuu 2004 Kaksipäiväinen seminaari riskien hallinnasta arkistoissa. Lähempiä tietoja tulee sivuille www. liikearkistoyhdistys.fi Audiovisuaalinen seminaari Helsinki huhtikuu 2004 Liikkuvan kuvan ja ääneen arkistoinnin erityiskysymyksiä. Lähempiä tietoja tulee sivuille www. liikearkistoyhdistys.fi Yrityksen arkistonhoidon peruskurssi Helsinki toukokuu 2004 Liikearkistoyhdistyksen koulutustapahtuma jossa annetaan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustiedot. Katso www.liikearkistoyhdistys.fi Digitointi seminaari Mikkeli syyskuu 2004 Digitoinnin erityisongelmia. Seminaari pidetään yhteistyössä Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston kanssa. Lähempiä tietoja tulee sivuille www.liikearkistoyhdistys.fi Tietoarkkitehtuurin suunnitteluseminaari Helsinki marraskuu 2004 Tietoarkkitehtuurin suunnittelu ja toteutus. Lähempiä tietoja tulee sivuille www.liikearkistoyhdistys.fi 15. Kansainvälinen Arkistokongressi Wien 23. 29.8.2004 Unescon alaisen kansanvälisen arkistokomitean (ICA) järjestämä suurtapahtuma. Lähempiä tietoja tulee sivuille www.narc.fi ja www.ica.org Pohjoismaiset liikearkistopäivät Tanska 2005 Yrityksille, organisaatioille ja yhdistyksille tarkoitettu konferenssi. Viimeisin pidettiin Uppsalassa 2001. Lähempiä tietoja tulee sivuille www.liikearkistoyhdistys.fi Suomen arkistopäivät Helsinki toukokuu 2006 Kansallinen kaikille tarkoitettu ammattikokous. Viimeisin pidettiin Mikkelissä 2002. Lähempiä tietoja tulee sivuille www.narc.fi XXI Pohjoismaiset arkistopäivät Uppsala elokuu 2007 Pohjoismaiset arkistopäivät on lähinnä julkishallinnon arkistoille tarkoitettu tapahtuma. Viimeisin pidettiin Reykjavikissä 2003. Lähempiä tietoja tulee sivuille www.narc.fi 36 Faili
Abstracts Turku, Reykjavik, Los Angeles Globalization is very much in evidence these days. This year several national and international congresses on records management and archival subjects have been hosted by Turku, Reykjavik and Los Angeles. Faili has now the pleasure of informing its readers of the highlights of these meetings. The Congress on Business Archives was opened by Ari Sirén of UPM-Kymmene, Chairman of the Finnish Business Archives Association. Jaana Kilkki, Record Keeper of Military Record Office, Archives in transition hunting for the vanished professional identity. What does this change imply? I had been given a headline Archives in transition obviously to be accepted as such while regarding the term transition as self-evident. Why shouldn t we admit that we belong to a personnel group who has to do lot of work in order to understand the necessary requirements and resources, because the benefits will, as a rule, accrue in the future in the same category as, say, environmental protection. Why shouldn t we as a profession, fail to recognize that we have identity right here and now in such a way as to remind our organization and society of the holistic requirements for information, which no-one else is able to take into consideration. Outi Nieminen, The Central Federation of Industry and Employees. Nordic Congresses on Archives are held every fourth year. This year the Congress was hosted by Iceland early in August. The main topic focused on the theme Archives for the People from Isolation to Openness. The subject was illustrated in great variety among other things discussed were the marketing of archives, improvements to the accessibility of archives by digitalization, problems related to electronic archiving and Nordic publishing activities. A good presentation of the Congress proceed is found on the internet pages under the address www. skjalasafn.fi. Information Manager Markku Haapamäki, UPM- Kymmene, Electricity in the air including metadata. Management of the content and the document management of its central part have grown into a major component of organizational activities and operations. The strain brought about by improving services, by making operations more efficient and by upgrading their quality has forced corporations and organizations to come up with new solutions in these sectors too. The new technologies have little by little gained ground and penetrated the markets and made it easier than ever to adopt the digitalization on document management. The handling of content and document management is by no means an isolated island but requires a close concatenation processes of business activities and other information systems. As office routines and tools change, the management of this transformation will take a key position. Matti Lakio, Director of the Central Archives of Finnish Business Records. Report on the Board Meeting of the ICA/SBL, Business Archives Colloquium and Annual General Meeting of Society of American Archivists in Los Angeles August 18. 24.2003. The 67th Annual General Meeting of SAA. Following the special attend meetings dealing with business archives, Lakio had the opportunity to observe the proceedings of the SAA. Some 1200 delegates attended the 67th Annual General Meeting. The program was drawn up in such way as to enable the delegates to take their instantaneous pick from the interesting small groups up to three times a day. These groups were smallish and frequently gave rise to live debates. The Data bases of the Central Archives for Finnish Business Records (hereinafter called the Depository) Jarmo Luoma-Aho, Archivist with the Depository The development of the Depository s data bases has recently made rapid progress when the formerly separate registers were united in one large relation data 38 Faili
base. In addition to this an adoption called Elma, the Depository's photograph register; the Library Pretty- Lib program is also presented in the articled along with various cooperative projects. Are you well acquainted with your fellow colleagues or do you constantly meet strange faces at instruction courses and other professional gatherings? It is usually good to meet old friends. For this reason Faili has introduced a column named Who s Who, for the presentation of archival professionals. Senior Archivist Markku Leppänen, National Archives of Finland. The Iraqi cultural heritage was destroyed by robbery and looting. The Iraqi war goes down in history in number of ways. The dire predictions and fears of the fate of Iraq s cultural heritage were fulfilled. The anarchy caused the rape of irreplaceable objects of art. The loss of museum collections was repeatedly reported in the international media together with details of the barbaric robbery and wanton destruction. National Library also lost its books. F Gustav Danielsson Faili 39
LIIKEARKISTOYHDISTYS RY Liikearkistoyhdistys ry on perustettu vuonna 1960. Yhdistyksen toiminta-ajatus on kehittää yritysten ja muiden elinkeinoelämän yhteisöjen ja organisaatioiden tietojen hallintaa ja palvelua sekä arkistointia. Yhdistyksen päämääränä on edustaa samalla alan korkeinta asiantuntemusta Suomessa ja toimia niin että jäsenyhteisön asiakirjahallinto ja arkistotoimi on mahdollisimman hyvin hoidettu. JÄSENPALVELU Yhdistys järjestää jäsentilaisuuksia, tutustumiskäyntejä ja retkiä alaan liittyviin kohteisiin. Kansainvälisiin kongresseihin yhdistys järjestää tarpeen mukaan yhteismatkoja. KOULUTUS Liikearkistoyhdistyksellä on laaja koulutusohjelma. Vuosittain yhdistys järjestää yrityksen arkistonhoidon peruskursseja ja teemapäiviä ajankohtaisista asiakirjahallinnon ja arkistotoimen aiheista. Vuodesta 1985 Liikearkistoyhdistyksellä on ollut koulutusohjelma, joka tähtää asiakirjahallinnon tutkintoon. LIIKEARKISTOYHDISTYS RY PL 271 00101 HELSINKI sähköposti: liikearkistoyhdistys@liikearkistoyhdistys.fi kotisivu: www.liikearkistoyhdistys.fi