Tutkijanidentifiointi-ohjausryhmän kokous Aika: Tiistai 10.2.2015 klo 9-12 Paikka: OKM, kh. Väinämöinen, Meritullinkatu 10 Osallistujat: Olli Poropudas, Ministry of Education and Culture, Chair Immo Aakkula, Ministry of Education and Culture (klo 10->) Jukka Haapamäki, Ministry of Education and Culture Juha Haataja, Ministry of Education and Culture Matti Hartikainen, Tampere University of Applied Sciences Ilmari Hyvönen, Ministry of Education and Culture (klo 9.30->) Jyrki Ilva, National Library Aija Kaitera, University of Helsinki Jukka Lindeman, National Institute of Health and Welfare Mikael Linden, CSC - IT Center for Science Ari Lindqvist, Hospital District of Helsinki and Uusimaa Antti Mäki, CSC - IT Center for Science Anu Nuutinen, Academy of Finland Jussi-Pekka Pispa, Tampere University of Technology Hanna-Mari Puuska, CSC - IT Center for Science, Secretary Tuija Raaska, CSC - IT Center for Science Vieras Josh Brown, ORCID EU (etäyhteydellä klo 9.45 11) Asiat 1. Kokouksen avaus Olli Poropudas Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja: https://confluence.csc.fi/download/attachments/50175833/tutkijan%20identifiointi%20ohjausryhm%c 3%A4n%20p%C3%B6yt%C3%A4kirjaluonnos%2013-1- 2015.pdf?version=2&modificationDate=1423220038401&api=v2
3. Selvitysraportti Hanna-Mari Puuska esitteli raporttiluonnoksen viimeisintä versiota (19.1.2015): https://confluence.csc.fi/download/attachments/50175833/selvitys%20orcidin%20k%c3%a4ytt%c3% B6notosta%20luonnos%2021-1-2015.docx?version=1&modificationDate=1423220053674&api=v2 Ohjausryhmä keskusteli erityisesti seuraavista kohdista: Organisoitumismallit ja kansallisen toimijan rooli ja tehtävät (luku 3.4) Yhteenveto ja suositukset (luku 7) Ehdotettiin, että raportin tiivistelmä olisi vähemmän toteava ja että siinä olisi konkreettinen toimenpideohjelma käyttöönottoon, jossa mm. 1) kiinnitetään periaatteet 2) luodaan kansallinen toimija 3) arvioidaan kustannukset, 4) tehdään viestintäsuunnitelma, 5) kuvataan tekninen käyttöönotto mahdollisesti muutaman pilotin kautta. Keskeisenä tavoitteena tulisi olla, että päästään nimeämään kansallinen toimija, joka alkaa edistää asiaa. Todettiin, että tarvitaan selkeä toimintaprosessi, johon mikä tahansa organisaatio voi liittyä. Kehityksen ei voi odottaa olevan kovin nopeaa alkuvaiheessa. Todettiin, että byrokratia ja prosessit ovat monimutkaisia, jos päädytään ORCIDien luomiseen organisaatioissa. Tutkijan insentiivi lanseerausvaiheessa tulisi olla tunnisteen integraatio erilaisiin palveluihin esimerkiksi julkaisuprosessissa tai rahoitushakemuksissa. Kommentoitiin, että erityisesti rahoittajien systeemien kytkeminen ORCIDiin olisi tutkijoille merkittävä kannuste. Vaatii kuitenkin hyviä perusteluja ja hyötyjen tuomista esille, että tutkijat ottavat tunnisteen käyttöön. Lisäksi palveluntarjoajien pitäisi huolehtia riskeistä, joita tutkijalle voi tulla. Kansallisella tason sopimukseen päädyttäessä kustannuksia tulisi ORCIDin lisenssimaksuista, vetäjäorganisaation resursoinnista sekä yhdistämispalvelun toteutuksesta. Rahoituskuviosta keskustellaan vielä OKM:n sisällä. Todettiin, että jos paljon organisaatioita on mukana, on mielekkäämpää ja yksinkertaisempaa, jos rahoitus yhdestä lähteestä, eikä sitä kerätä kaikilta organisaatioilta erikseen. Keskusteltiin pilotoinnin organisoinnista. Mikäli vain muutama organisaatio pilotoi käyttöönottoa, pitäisi ratkaista, miten jäsenyyksien kustannukset ratkaistaan. Sovittiin, että CSC tekee tarkemman kustannuslaskelman seuraavaan kokoukseen. Mainittiin, että kotimaisten kustantajin osalta OJS-palveluun kytkeminen olisi mielekästä, ja jos sen saataisiin sisällytettyä kansalliseen sopimukseen, kunkin lehden ei tarvitsisi maksaa integraatiosta erikseen. Yhteenvetona todettiin, että tunnisteiden luomista edistetään tutkijalähtöisesti. Tavoitteena on toimia kuitenkin laajalla valtakunnallisella rintamalla, jossa mahdollisesti mukana on useita kymmeniä organisaatioita. Sovittiin, että seuraavaan kokoukseen kootaan sekä kustannusarvio että ns. palvelupaketti eli kuvataan mahdollisesti ORCIDiin kytkettävien palvelujen kokonaisuus sekä tutkijalle tulevat hyödyt.
Kommentoitiin, että tutkijalle ei niinkään markkinoida pakettina, vaan tutkija luo tunnisteen, kun saa tästä konkreettista hyötyä jossakin palvelussa. 2. ORCID 2.1. Presentation by Josh Brown Slides: https://confluence.csc.fi/download/attachments/50175833/20150210_fi_brown.pptx?api=v2 2.2. Discussion Question: Finnish scholarly publishers? JB: Mot a problem. Smaller publishers with 1-2 journals may in some cases form a group. In the Danish consortium, the 7 th member is a consortium itself. Manuscript submission system can be integrated easily. Open Journal System does not yet support system integration. Q: Does an organization have to be a member to have an API? JB: anyone can use the public api to access the public data. In order to write records, member API is needed. Q: How does the researcher choose the trusted party? JB: Usually the permission is given when logging in to a repository or organization s system etc. which prompts to log in ORCID record case by case. In ORCID, there are no lists to choose from. Researcher can maintain his/her list of permissions. They can remove permissions, for example, if they move to another organization. Q: Any national identity federations integrated? JB: Only through individual organizations but not at federation level. Laura Paglione can be contacted for help. Q: ORCIDs in Web of Science? JB: To historical publications, the link between ResearcherId and ORCID is needed. For future publications, the ORCIDs are delivered from the publishers, Q: Country restrictions? JB: No restriction for researchers. ORCID cannot however take member fees from countries where sanctions apply. Q: Management of duplicates?
JB: Duplicate is one reason to prefer researchers to create records by their own. If there is a duplicate email address, a message will be sent that an ORCID has already been attached to this email. There are however cases where a researcher wants to use several ORCIDs. Q: Safe Harbour? JB: ORCID is not able to sign Safe Harbour due to its non-profit status. 4. Tietosuoja-asiat Immo Aakkula esitteli mm. Tieteentekijöiden liiton juristin kanssa käytyä keskustelua: Suomessa ei asiassa voida soveltaa henkilötietolain 22 :ää (henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan, jos kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso), sillä USAa ei voida pitää riittävän turvallisena maana luovuttaa tietoja. 23.7 (rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta, eikä komissio ole henkilötietodirektiivin 3 artiklan ja 26 artiklan 3 kohdan mukaisesti todennut takeita riittämättömiksi) edellyttäisi kannanottoa Tietosuojavaltuutetulta o ORCIDilta voisi pyytää takeet tietosuojan tasosta (esim. auditionti) valtuutetun arvioitavaksi. Mikäli valtuutettu katsoisi ne riittäviksi, tietojen luovuttaminen voisi olla mahdollista. Myöskään 23.2 (siirto on tarpeen rekisteröidyn toimeksiannosta tai rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä) ei sovellu, sillä on vaikea perustella, ettei sopimussuhteen velvollisuuksia voisi täyttää ilman ORCID- tunnistetta. Jos yliopisto direktio-oikeutensa puitteissa edellyttää, että tutkijan pitää rekisteröityä, ei luovuteta tietoja, mutta asia on kuitenkin henkilötietolain valossa tulkinnanvarainen. Erityisesti Tieteentekijöiden liitto vastusti menettelyä. Vapaaehtoisuuteen perustuvana varmaa on kuitenkin varmaa, että 1. halukkaat tutkijat voivat käydä rekisteröitymässä ja viedä tiedon yliopistolle, 2. tutkijaa voidaan pyytää ilmoittamaan, jos tämä haluaa yliopiston luovan tunnisteen o Huomautettiin, että työsuhteessa annettu suostumus ei kuitenkaan vastaa vapaaehtoisuutta, vaikkakin näin toimitaan Suomessa monessa asiassa. Asiaa voisi vielä selvittää tietosuojavaltuutetulta. Kevään aikana EU:n yleinen tietosuoja-asetus voi helpottaa tietojen siirtoa. Jos nyt aloitetaan vapaaehtoisuudella, ei ole poissuljettua, ettei myöhemmin voitaisi siirtyä pakollisuuteen. Todettiin, että asia ei ole monimutkainen, jos aloitetaan vapaaehtoiselta pohjalta, eikä tunniste ole työsuhteen edellytys. Ongelmaa ei myöskään ole, jos tutkija antaa vapaaehtoisesti työnantajalleen oikeuden lukea ja käyttää tietojaan. Tutkija voi myös muuttaa järjestelmässä lupaa halutessaan. Samalla voidaan jatkaa kuitenkin muiden vaihtoehtojen selvittämistä. 6. Muut asiat
Sovittiin ORCID-seminaarin ajankohdaksi torstai 23.4.2015 klo 10 14. Lausuntokierros laitetaan vireille selvityksen valmistuttua, ja lausuntojen deadline on seminaarin jälkeen. Todettiin, että selvitykseen saada myös UNIFIn näkemys joko lausuntokierroksen kautta tai suoraan. Lisäksi sitä olisi hyvä esitellä korkeakoulujen johdon ICT-kokouksessa (27.5.2015) sekä tietohallintoohjausryhmälle. Muita tahoja ovat lisäksi ARENElle, TSV, Tieteentekijöiden liitto ja Professoriliitto. 7. Seuraavat kokoukset Ti 10.3.2015 klo 9-11 (OKM, Väinämöinen, Meritullinkatu 10) Pe 27.3.2015 klo 9-12 (OKM, Väinämöinen, Meritullinkatu 10) 8. Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.55