1 Tilikartta ja tilien kategorisointi Tilien kategorisointi Tilikartan tilit jaotellaan käyttötarkoituksen perusteella useisiin eri ryhmiin (tilin tyyppi). Sitä käytetään hyväksi raporteissa, ja sillä määrätään mihin kohtaan kukin tili raporteissa kuuluu (menot, tulot, varat, sijoitukset jne ). Sitä tarvitaan myös, kun määritellään avaussaldot ja vaihdetaan tilivuotta. Tilien jaottelu kirjanpidossa Odoo ssa on valmiiksi määritelty tarvittavat tilityypit, eikä uusia voi luoda itse. Sen sijaan kaikki määritellyt tilit on sijoitettava johonkin olemassa olevaan kategoriaan. Periaatteessa kaikki tilit (ja tilityypit) voidaan jakaa taselaskelman ja tuloslaskelman vaatimiin neljään pääkategoriaan. Taselaskelma 1. Vastaavaa (varat ja omaisuus) - Omaisuus, - Pankki ja käteisvarat, - Muut saamiset. 2. Vastattavaa (sijoitukset, tuotot, lainat) - Peruspääoma, - Yksityissijoitukset, - Yrityksen aiemmat tuotot. Tuloslaskelma 3. Tulot - Myyntitulot, - Muut tuotot. 4. Menot - Välittömät kulut (ostot), - Yleiskustannukset. 1
2 Tilien tyypit Odoo ssa Jos käytössäsi on KGU tietokanta, siellä on valmiiksi talletettu info tilijärjestelmästä 250 tilinumeroa (www.tilit.info). Kaikkiaan info tilijärjestelmässä on noin 1150 tiliä, mutta tietokantaan valitut tilit riittävät useimpien pienyrityksen tarpeisiin. Tilit on ryhmitelty alustavasti oheisen taulukon mukaisesti, ja niille on määritelty Odoo vaatimat tilien tyypit. Taselaskelma, tilien jaottelu 1. Vastaavaa o Pysyvät vastaavat Fixed assets 1000 1499 o Vaihto-omaisuus Current assets 1500 1599 o Pitkäaikaiset saamiset Non-current assets 1600 1699 o Lyhytaikaiset saamiset Receivable 1700 1899 o Pankki ja käteisvarat Bank & Cash/ Liquidity 1900 1990 2. Vastattavaa o Oma pääoma Equity 2000 2499 Kuluvan vuoden tulos Current year earnings 2350 o Pitkäaikainen vieras pääoma Non-current liabilities 2600 2790 o Lyhytaikainen vieras pääoma Current liabilities 2800 2990 Ennakkomaksut Prepayments 2860 2869 Maksettavaa Payable 2870 2
3 Tuloslaskelma, tilien jaottelu 3. Tulot o Myyntitulot Income/revenue 3000 3599 o Muut tulot Other income 3600 3990 4. Menot o Välittömät kustannukset Direct costs 4000 4999 o Yleiskulut Expences 5000 9990 Poistot Depreciation 6800 6990 Tilikarttaa joutuu usein muokkaamaan yrityksen tarpeisiin sopivaksi (esim. tuotteet ja ostot yrityksen toimialan mukaisesti). Kun luodaan uusia tilejä, on varmistettava se, että valittu tilin tyyppi on oikea, sillä jos tilin tyyppi on väärä, tapahtumat tulostuvat raporteissa väärään kategoriaan. Jos olet epävarma siitä, miten tilin tyyppi on valittava, helpoin tapa on valita lähinnä oleva tilinumero, ja kopioida sen tiedot, jolloin myös tilityyppi on todennäköisimmin oikea. 3
4 Tilien määrittely ja uusien tilien luonti Kun lataat KGU tietokannan, alustava tilikartta, ja tilityypit latautuvat automaattisesti. Jos valmiiksi määritellyt tilit eivät kata kaikkia yrityksen tarpeita, tilien nimityksiä voi muokata, ja uusia tilejä luoda tarpeen mukaan. Tilikartan hallinta tapahtuu Kirjanpito valikon alla: Kirjanpito => Tilikartat Tilikartan hallinnassa voi käyttää kaikkia Odoo n suodatus, ja ryhmittelyominaisuuksia. Jos esimerkiksi haluat muokata myyntitulojen tilejä vastaamaan oman yrityksesi tuotteita, valitse tili 3020 ( Myynti, tuoteryhmä 1) ja muokkaa tilin nimi haluamaksesi: 4
5 Kun luodaan uusi tili, sille on määriteltävä seuraavat tiedot: Nimi Tilin nimitys, esim. info tilijärjestelmän mukaisesti Koodi Tilin numero. Numeron on oltava yksikäsitteinen Tyyppi Tilin kategoria (Myyntitulot, Yleiskustannukset, Pankki-ja käteisvarat, Oma pääoma, jne). Tilityyppiä käytetään raporteissa tietojen ryhmittelyyn, sekä tilivuoden vaihtuessa esimerkiksi aloitussaldon määrittelyssä. Tunnisteet Tunnisteita hyödynnetään esimerkiksi tilien hallinnassa. KGU tietokannassa voi esimerkiksi asettaa tilille tunnisteen Suosikki, jolloin tilikartan selaaminen helpottuu. Salli suoritusmerkinnät Merkitse tämä, jotta tilille voidaan kohdistaa päiväkirjan merkintöjä. Tämän voi jättää ruksaamatta joiltakin otsikkoriveiltä, jos haluaa ettei niille voi kirjata tapahtumia päiväkirjan kautta. Vanhentunut Jos et enää tarvitse jotain tiliä, se voidaan merkitä vanhentuneeksi. Tiliä ei voi tuhota, jos olet aikaisemmin sitä jo käyttänyt, koska tietokannassa on siihen linkityksiä (viittauksia). Vihje! Kun luot uuden tilin, kannattaa kopioida jokin samaan kategoriaan kuluva tili (lähin viereinen tilinumero), ja muokata sen tietoja. Tilinumeron on aina oltava yksikäsitteinen. 5