1. TOIMINTA-AJATUS Mikkelissä toimiva Karjala-tietokanta on tutkimuslaitos, joka tuottaa ja tarjoaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa yliopistolliseen tieteelliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen. Tutkimusyksikön luomaan ja ylläpitämään Karjala-tietokanta -nimiseen tutkimusrekisteriin on tallennettu ja tallennetaan parhaillaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan ev.lut. seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Se siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön, auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta sekä tukee ja kehittää arkistohallinnon toimintaa. Varsinainen toiminta käynnistyi huhtikuussa 1988, jolloin eri alojen asiantuntijoista koostuva Karjala-tietokantatoimikunta perusti tietokantayksikön, Karjala-tietokannan. Sen tehtäväksi annettiin puolitoista vuotta kestävän koeprojektin aikana selvittää mahdollisuudet luovutetun Karjalan väestöä koskevan atk-pohjaisen tutkimusrekisterin luomiseksi. Koeprojektin päättyessä vuoden 1989 lopussa todettiin, että tietokanta on mahdollista toteuttaa, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen ev.lut. seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on yhteensä 50. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Vuonna 1998 Karjala-tietokanta toimi jälleen Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa oltuaan kuusi vuotta muualla (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa ja Etelä-Savon Energialaitoksella). 2. HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Karjala-tietokantasäätiön perustajayhteisöt Vuoden 1990 alussa Karjala-tietokannan toimintaedellytysten turvaamiseksi hankkeessa mukana olleet yhteisöt perustivat Karjala-tietokantasäätiön. Säätiön perustamiseen osallistuivat Hiisi-Säätiö, Impiranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike-säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, Koivisto-Säätiö, Mikkelin karjalaiset ry, Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö, Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry, Suomen Sukututkimusseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja Vuoksen Säätiö.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ TOIMINTAKERTOMUS 1998 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Lisäksi Suomen Kulttuurirahasto kartutti säätiön peruspääomaa, mutta ei osallistunut yhteisönä itse säätiön perustamiseen. Karjala-tietokantasäätiön hallitus Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 1998 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: Joensuun yliopisto Jyväskylän yliopisto Karjalan Liitto ry Kirkkohallitus Kuopion yliopisto Mikkelin kaupunki Mikkelin maakunta-arkisto Suomen Sukututkimusseura Väestörekisterikeskus Antti Laine Ilkka Nummela Kalevi Hyytiä ja Raimo Jenu Erkki Huhta Irma-Leena Notkola Kimmo Airas ja Jorma Kähkönen Raimo Viikki Aarno Pelli Esa Komi Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseen 4.2.1998. Hallituksen puheenjohtajaksi valittiin Antti Laine ja varapuheenjohtajaksi Raimo Viikki. Käytännössä hallintoasioita hoiti Karjala-tietokannan vakituinen henkilöstö yhdessä varapuheenjohtajan ja puheenjohtajan kanssa. Tilintarkastajat Toimintavuoden 1998 tilintarkastajina toimivat HTM-yhteisö Oy Audiator Yhtiötarkastus Ab (Raimo Vallenius) ja Lauri Kirjavainen sekä varatilintarkastajina HTM Pekka Neuvonen ja Markku Paksu. Neuvottelukunta Säätiöllä on neuvottelukunta (18 jäsentä), johon perustajayhteisöt valitsevat edustajansa ja jonka tehtävänä on tukea hallitusta tietokannan kehittämisessä ja ylläpidossa sekä välittää tietoja säätiön ja perustajayhteisöjen välillä. Neuvottelukunnan jäsenille lähettiin kutsu Mikkelin maakunta-arkistossa 30.9.1998 pidettyyn Karjala-teemapäivään. Neuvottelukunnasta tilaisuuteen saapui kuusi jäsentä. Karjala-tietokannan henkilökunta Karjala-tietokannan vakituiseen henkilökuntaan kuuluivat tutkimuspäällikkö Päivi Repo-Lehikoinen ja atk-suunnittelija Satu Soivanen. Tutkimuspäällikkö oli virkavapaalla 1.4.-31.12.1998, mutta hän vastasi myös virkatyönsä ohella Karjala-tietokantaprojektin

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ TOIMINTAKERTOMUS 1998 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ohjauksesta, henkilöstöhallinnosta, tallennuksen suunnittelusta, tietokannan ulkoisten suhteiden hoitamisesta, markkinoinnista, varojen hankinnasta ja julkaisutoiminnasta. Atk-suunnittelijan työnkuvaan kuuluivat talous- ja ohjelmistoasiat sekä tallentaminen. Atk-suunnittelijan tallennusaika vuoden aikana jäi vain yhteen tallennuskuukauteen, sillä hän osallistui Otavan Opiston järjestämään Web-tietokanta-ohjelmointikoulutukseen osaksi työaikanaan 2.1.-30.5.1998. Lisäksi hän suunnitteli ja toteutti Karjala-tietokannan seinänäyttelyn Karjala-teemapäivää varten syyskuussa. Karjala-tietokannan palveluksessa voi olla omilla määrärahoilla tai työvoimaviranomaisten määrärahoilla palkattua tilapäistä henkilöstöä. Vuonna 1998 tilapäinen henkilökunta keskittyi suurimmaksi osaksi tallennustyöhön. Tosin vuonna 1997 aloitetun Sukututkimusmultimedian ohjelmointityö jatkui vielä vuoden 1998 alussa ja työllisti yhden henkilön, Mario Solin, noin 1½ kuukaudeksi. Karjala-tietokantasäätiö maksoi ohjelmoijan yhden kuukauden palkan, sillä Mikkelin työvoimatoimiston työllistämispalvelu hoiti palkkauksen aina 13.1.1998 asti. Vuoden 1998 syksyllä Karjala-tietokanta käynnisti etätyöprojektin, jonka tallentajat tallensivat pääosin puhtaaksikirjoitettuja kirkonkirjoja. Etelä-Savon työvoima- ja elinkeinokeskuksen työvoimaosaston myöntämän projektituen turvin säätiö pystyi palkkaamaan Jari Ropposen etätyöprojektin vetäjäksi 17.8.1998 alkaen. Tilapäiseen tallennushenkilöstöön kuuluivat vuoden 1998 aikana seuraavat henkilöt: olivat Joensuun yliopiston Savonlinnan täydennyskoulutuskeskuksen järjestämän Etätyöprojektikoulutuksen työharjoittelussa

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ TOIMINTAKERTOMUS 1998 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Karjala-tietokannassa. ja (osan vuodesta) osallistuivat työkokeiluun. Etätyöprojektin henkilöstö palkattiin yhdistelmätuella Mikkelin työvoimatoimiston kautta, jolloin siitä ei aiheutunut juurikaan palkkakustannuksia tietokantasäätiölle ajalla 1.9.-31.12.1998. Etätyöprojektin tallentajien työaika oli 5 tuntia päivässä. Muun tilapäisen tallennushenkilöstön työaika on ollut 85% normaalista työajasta (6 tuntia 10 min). 3. TALOUS Toiminta rahoitettiin edelliseltä tilikaudelta siirtyneillä varoilla, eri rahastoilta ja säätiöiltä saaduilla apu- ja määrärahoilla ja talletusten korkotuotoilla. Valtion tulo- ja menoarviossa vuodelle 1998 myönnettiin Karjala-tietokantahankkeeseen 235.000 mk. Mikkelin kaupunki myönsi 40.000 mk, Jaakkiman-Säätiö 10.000 mk, Karjalan Säätiö 20.000 mk ja Kirkon Keskussäätiö 25.000 mk Karjala-tietokannan toimintaan. Etelä-Savon TE-keskukselta saatiin etätyöprojektitukea yhteensä 60.685 mk vuodelle 1998. Lisäksi tallentajien palkkaukseen saatiin sekä yhdistelmä- että työllistämistukea 197.012 mk Mikkelin työvoimatoimiston kautta. Karjala-tietokantasäätiön varsinaisen toiminnan bruttotuotto vuonna 1998 oli 6.933 mk. Summa muodostui lähes kokonaan hakemistojen myynnistä. Korkotuottoja kertyi 11.837 mk, ja muita tuottoja 1.332 mk (KELAn sairauspäivärahat). Tietokannan toiminnan ja ylläpidon kulut olivat 543.793 mk, sisältäen käyttöomaisuudesta tehdyt poistot 10.460 mk. Tilakauden tulos osoittaa 64.006 mk ylijäämää. 4. VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus - tarkistus - normalisointi Vuoden 1998 aikana jatkettiin Sortavalan maaseurakunnan tietojen tallentamista. Lisäksi kuluneen vuoden aikana tallennettiin Hiitolan, Jaakkiman, Kirvun, Käkisalmen, Raudun ja Sakkolan 1700- ja 1800-lukujen historiakirjatietoja. Taulukko 1. Karjala-tietokannassa tallennetut sidokset ja henkilötiedot vuosina 1990-1998 Vuosi Tallennettuja sidoksia henkilötiedot 1990 17 27 759 14 1991 11 20 908 14 tallennuskuukaudet

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ TOIMINTAKERTOMUS 1998 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1992 11 20 432 15 1993 11 38 157 25 1994 21 84 211 27 1995 23 61 945 28 1996 63 186 663 101 1997 54 119 522 70 1998 39 93 251 41 yhteensä 250 652 848 335 Kuluneen vuoden aikana tallennettiin siis 93 251 henkilötietoa Sortavalan maaseurakunnasta, Hiitolasta, Jaakkimasta, Kirvusta, Käkisalmelta, Raudusta ja Sakkolasta. Tästä etätyöprojektin osuus oli 56 328 tietuetta. Tietokannan kokonaishenkilötietomäärä on kuitenkin suurempi kuin taulukossa 1, sillä Karjala-tietokanta on saanut käyttöönsä myös Sukutietotekniikka ry:n HisKi-projektin tallennuksia. Kaikkiaan Karjala-tietokantaan on tallennettu 688 383 henkilötietoa, jotka jakautuvat seuraavasti eri seurakuntien osalle: Hiitola 29236 Jaakkima 68673 Johannes 5770 Kirvu 29060 Koivisto 18772 Kuolemajärvi 10993 Käkisalmi 10394 Lavansaari 30140 Rautu 18738Ruskeala 6485 Sakkola 5735Sortavalan ksrk 88325 Sortavalan msrk 358851 Viipurin tksrk 7211 Tallennettujen sidosten ja tietueiden lukumäärät ja tallennuskuukaudet ovat laskeneet huippuvuodesta 1996, sillä varsinaiseen tallennustyöhön palkattua henkilöstöä oli alkuvuonna 1998 vain noin 3 henkilöä/kk. Syyskuun alussa tilanne parani, kun erätyöprojekti aloitti toimintansa. Etätyöprojekti työllisti yhteensä yksitoista tallentajaa, joista kolme oli työharjoittelussa.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ TOIMINTAKERTOMUS 1998 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Tietokoneavusteiset tarkistusohjelmat auttavat ja nopeuttavat tallennusten tarkistamista, mutta ohjelmat eivät tietenkään ole aukottomia ja täysin luotettavia, joten tallennetut tiedot on käytävä läpi myös manuaalisesti vertaamalla muitakin kuin tietokoneen virheelliseksi havaitsemia kohtia kirkonkirjasta mikrokuvattuun kopioon. Tietojen tarkistamisessa ja normalisoinnissa tarvitaan historian tutkimusmetodien tuntemusta, sillä työtä tehdessä on otettava huomioon tulevan tutkimuksen tarpeet, jotta tietokannan tutkimuksellinen hyväksikäyttö olisi mahdollisimman ongelmatonta ja luotettavaa. Tutkimuksen vaatimukset on pidettävä mielessä myös tallennustyön suunnittelussa ja ohjauksessa. Tietojen hyväksikäyttö Tietokannan tietojen tehokas hyödyntäminen edellyttää toimivaa hyväksikäyttöjärjestelmää. Karjala-tietokannan hyväksikäyttöjärjestelmästa luotiin vuoden 1998 aikana Intranet-versio. Koekäytön ja järjestelmän kehittämisen myötä Web-versio voitanee siirtää myöhemmin Internettiin salasanoin käytettäväksi. Toimintavuoden aikana työstettiin hakemistot Sortavalan maaseurakunnan vuosien 1851-1863 syntyneiden, vuosien 1851-1864 vihittyjen ja vuosien 1847-1880 muuttaneiden tiedoista sekä Ruskealan syntyneiden tiedoista vuosilta 1791-1855. Hakemistoja myytiin mm. arkistolaitokselle ja kirjastoille sekä yksityisille sukututkijoille yhteensä 52 kappaletta. Karjala-tietokantasäätiö ja Sukutietotekniikka ry allekirjoittivat edellisenä vuonna sopimuksen Karjala-tietokannan tallentamien vuotta 1850 vanhempien historiakirjatietojen siirtämisestä Internet-tietoverkkoon Sukutietotekniikka ry:n palvelimen kautta. Internetistä löytyy tällä hetkellä Jaakkiman, Kirvun, Lavansaaren ja Sortavalan maaseurakunnan vuotta 1850 vanhempia historiakirjatietoja, jotka on tallennettu Karjala-tietokannassa. Muu toiminta Multimedia sukututkimuksesta Edellisenä vuonna aloitetun multimediaohjelman työstämistä jatkettiin vuonna 1998. Multimedia on CD-rom-levyllä oleva visuaalinen sukututkimusopas, jossa käyttäjä itse pystyy aktiivisesti vaikuttamaan tiedon välitykseen, jolloin tiedon hahmottaminen ja omaksuminen monipuolistuvat. Sukututkimusmultimedia esittelee laaja-alaisesti sukututkimuksen lähdeaineistoa asiakirjaesimerkkien ja niistä laadittujen tekstiselvennysten avulla. Ohjelmassa valaistaan seurakuntien kirkonkirjojen historiaa, niiden kehityskaarta sekä niiden tutkijalle tarjoamia tietoja. Lisäksi tietoiskuissa tai laajemmissa artikkeleissa selvitetään muun muassa kirkonkirjoissa käytettyjä erilaisia lyhenteitä ja tutustutaan ammatteihin, nimistöön, entisajan

sääty-yhteiskuntaan, koululaitokseen, lääkintähuoltoon, kyläyhteisöön, suurperheisiin. Multimediassa tehdään syväluotaus sekä luterilaisiin että ortodoksisiin kirkonkirjoihin. Hengellisen hallinnon tuottamien asiakirjojen ohella ohjelman käyttäjä voi ammentaa tietoutta maallisen hallinnon monipuolisesta arkistoaineistosta, kuten lääninhallinnon, oikeuslaitoksen ja verotuksen synnyttämistä asiakirjoista. Ne tarjoavat käyttökelpoista materiaalia kirkonkirjatietojen täydennykseksi. Näistä lähinnä valtiovallan tuottamista asiakirjoista voidaan tutkia esimerkiksi maanomistusoloja, perinnönjakoja, Venäjällä oleskelua, kuolleeksi julistamista, sotalaitosta. Jokaisesta keskeisestä asiakirjaryhmästä on multimediassa ainakin yksi kuvaesimerkki ja siihen suomenkielinen teksti, jonka avulla ohjelman käyttäjä voi pureutua asiakirjoihin, niiden sisältöön ja kehityskaariin. Samalla valaistaan Suomen hallintohistoriaa vuosisatojen aikana lähinnä paikallistasolla, mutta tarpeen vaatiessa myös valtakunnallisella tasolla. Lisäksi ohjelmassa esitellään eri arkistoja ja kirjastoja, joissa sukututkija voi tutkimustaan tehdä sekä kerrotaan lähdejulkaisuista ja muusta painetusta materiaalista. Koska nykyaikainen tekninen kehitys tunkeutuu myös sukututkijan maailmaan, luodaan multimediassa katsaus tietotekniikan mukanaan tuomiin mahdollisuuksiin: ohjelmaan sisältyy Karjala-tietokannan toiminnan ja sen sukututkijoita varten rakentaman henkilöhakuohjelman esittely. Multimediaan on valittu itäsuomalainen näkökulma. Suomessa ei ole julkaistu yhtään sukututkimusopasta, joka painottuisi Itä-Suomeen ja sen historiallisiin erityispiirteisiin sekä niiden vaikutuksiin asiakirja-aineiston luonteeseen ja säilymiseen. Myöskään ortodoksisista väestörekisteriasiakirjoista ei ole käytettävissä kattavaa opasta. Sukututkimusmultimedia valmistuu vuoden 1999 alussa. Ohjelman tiedollisen sisällön on suunnitellut ja laatinut Päivi Repo-Lehikoinen ja ohjelmoinnin on toteuttanut Mario Sol. Kuvituksessa on ollut mukana myös Satu Soivanen. Tiedotus ja tunnettavuuden edistäminen Karjala-tietokannan ensisijainen tehtävä on kirkonkirjatietojen tallentaminen, tallennustyön ohjaus ja tallennettujen tietojen jatkokäsittely. Tietokannan tunnettavuuden ja käytettävyyden edistämiseksi sekä taloudellisen tuen turvaamiseksi ulkopuoliset suhteet ja tiedottaminen ovat kuitenkin tärkeitä. Vuoden 1998 aikana Karjala-tietokannan toimintaa esiteltiin Kotkan Sukututkimuspäivillä 21.3., kirkollisilla atk-messuilla Espoossa 24.-25.3. ja Suomalaiset Juuret -messuilla Jyväskylässä 31.7.-2.8.1998.

Karjala-tietokannan järjestämä Karjala-teemapäivä kokosi kolmisenkymmentä karjalaisuudesta kiinnostunutta kuulijaa Mikkelin maakunta-arkistoon 30.9.1998. Tutkimuspäällikkö Päivi Repo-Lehikoinen esitti katsauksen Karjala-tietokannan toiminnasta ja Jaakkima-Säätiön Pentti Puputti jatkoi kertoen Karjala-tietokannan ja pitäjäseurojen hyödyllisestä yhteistyöstä. Joensuun yliopiston historianlaitoksen apulaisprofessori Tapio Hämynen luennoi Raja-Karjalan ja Vienan Karjalan väestön yhteyksistä itärajan yli 1880-luvulta toiseen maailmansotaan. Joensuun yliopiston Karjalan tutkimuslaitoksen dosentti Antti Laine puolestaan selvitti tutkimuksiaan luovutetun Karjalan liittämisestä neuvostotalouden osaksi vuoden 1940 jälkeen. Onnistuneen teemapäivän päätteeksi Raimo Viikki esitteli kuulijakunnalle Mikkelin maakunta-arkistoa. Lehtiartikkelit Mikkelin maakunta-arkiston laajennuksen ja remontin valmistuttua sitä esiteltiin näyttävästi paikallislehdistössä. Länsi-Savossa 18.1.1998 olleessa artikkelissa Sukututkijat kansoittavat Mikkelin maakunta-arkiston (Maija Yrjölä) mainitaan myös Karjala-tietokannan ansiot luovutetun Karjalan tietojen hyödyntämisessä. Jaakkima-Säätiö myönsi edelleen vuonna 1998 taloudellista tukea Jaakkiman tietojen tallennukseen. Kyseinen säätiö on seurannut innokkaasti tallennustyön edistymistä ja raportoinut Karjala-tietokannasta useassa Jaakkiman Sanomien numerossa, mm. numerossa 5/98 (14.10.1998) Karjala-tietokanta kymmenvuotias (Pentti Puputti). Karjala-lehti haastatteli tutkimuspäällikköä Karjala-teemapäivän yhteydessä ja julkaisi numerossa 42/98 (15.10.1998) Karjala-tietokannasta kolme artikkelia: Karjala-tietokannan rahoitus epävakaa - Tallennustyön vauhdittamiseksi lisärahoitus olisi tervetullutta, Väestötietokanta internetiin poikkeusluvalla? ja Pentti Puputti Jaakkima-säätiöstä: Pitäjäseurat ja säätiöt mukaan tietokannan rahoitukseen (Jaana Anttonen). Teemapäivän johdosta Karjala-tietokannan etätyötä esiteltiin myös Länsi-Savo-lehdessä 1.10. 1998 artikkelein Tallentaja Karjala-tietokannasta: Taas tuli tenkkapoo! ja Tiedoista tallessa vajaa kymmenes (Hilkka Rantala). Loppuvuonna etätyötä esiteltiin Työmarkkinat-lehden toimittajalle, jonka kirjoitus julkaistiin työvoimatoimistojen valtakunnallisessa Työmarkkinat-lehdessä 1/99 (4.1.-15.1.1999): Luovutetun Karjalan seurakuntien kirkonkirjatiedot tulossa Internettiin ja Etätyö sopii yksineläjälle (Tapani Hakala). Karjala-lehti referoi numerossaan 2/99 (14.1.1999) Työmarkkinat-lehden artikkelia otsikolla Karjalan ev.lut. kirkonkirjat internetiin (L.K.). Näiden lukuisten lehtikirjoitusten myötä Karjala-tietokannan tunnettavuus on lisääntynyt huomattavasti ja Karjala-tietokantaan tulee jatkuvasti viikoittain tiedusteluja ja kyselyjä etenkin työpaikan saantimahdollisuuksista.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 1999 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. TOIMINTA-AJATUS Mikkelissä toimiva Karjala-tietokanta on tutkimuslaitos, joka tuottaa ja tarjoaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa yliopistolliseen tieteelliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen. Tutkimusyksikön luomaan ja ylläpitämään Karjala-tietokanta -nimiseen tutkimusrekisteriin on tallennettu ja tallennetaan parhaillaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan ev.lut. seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Se siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön, auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta sekä tukee ja kehittää arkistohallintoa. Varsinainen toiminta käynnistyi huhtikuussa 1988, jolloin eri alojen asiantuntijoista koostuva Karjala-tietokantatoimikunta perusti tietokantayksikön, Karjala-tietokannan. Sen tehtäväksi annettiin puolitoista vuotta kestävän koeprojektin aikana selvittää mahdollisuudet luovutetun Karjalan väestöä koskevan atk-pohjaisen tutkimusrekisterin luomiseksi. Koeprojektin päättyessä vuoden 1989 lopussa todettiin, että tietokanta on mahdollista toteuttaa, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen ev.lut. seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on yhteensä 50. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Vuonna 1998 Karjala-tietokanta toimi jälleen Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa oltuaan kuusi vuotta muualla (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa ja Etelä-Savon Energialaitoksella). 1

-------------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 1999 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Karjala-tietokantasäätiön perustajayhteisöt Vuoden 1990 alussa Karjala-tietokannan toimintaedellytysten turvaamiseksi hankkeessa mukana olleet yhteisöt perustivat Karjala-tietokantasäätiön. Säätiön perustamiseen osallistuivat Hiisi- Säätiö, Impiranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike-säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, Koivisto-Säätiö, Mikkelin karjalaiset ry, Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö, Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry, Suomen Sukututkimusseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja Vuoksen Säätiö. Lisäksi Suomen Kulttuurirahasto kartutti säätiön peruspääomaa, mutta ei osallistunut yhteisönä itse säätiön perustamiseen. Karjala-tietokantasäätiön hallitus Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 1999 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: Joensuun yliopisto Antti Laine Jyväskylän yliopisto Ilkka Nummela Karjalan Liitto ry Kalevi Hyytiä ja Raimo Jenu Kirkkohallitus Erkki Huhta Kuopion yliopisto Irma-Leena Notkola Mikkelin kaupunki Kimmo Airas ja Jorma Kähkönen Mikkelin maakunta-arkisto Raimo Viikki Suomen Sukututkimusseura Aarno Pelli Väestörekisterikeskus Esa Komi Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseen 9.2.1999. Hallituksen puheenjohtajaksi valittiin Antti Laine ja varapuheenjohtajaksi Raimo Viikki. Käytännössä hallintoasioita hoiti Karjala-tietokannan vakituinen henkilöstö yhdessä vuosikokouksessa valitun ohjausryhmän ( Raimo Viikki, Päivi Repo-Lehikoinen) kanssa. Ohjausryhmä Tutkimuspäällikkö Päivi Repo-Lehikoinen erosi Karjala-tietokantasäätiön palveluksesta 1.2.1999. Muuttuneessa tilanteessa uutta tutkimuspäällikköä ei valittu, vaan henkilöstöä vahvennettiin yhdellä määräaikaisella tutkijan toimella. Sen lisäksi hallitus perusti vuosikokouksessaan 2

-------------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 1999 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- ohjausryhmän, jonka tehtäviksi määriteltiin Karjala-tietokannan johtaminen. Ryhmä on vastannut henkilöstöhallinnosta, tietokannan ulkoisten suhteiden hoitamisesta, taloushallinnon johtamisesta sekä etätyöprojektin ohjauksesta ja valvonnasta. Etätyöprojektille oli myös oma ohjausryhmä, johon kuuluivat Raimo Viikin ja Päivi Repo-Lehikoisen lisäksi työvoimahallinnon edustajina suunnittelija Matti Salmela (Etelä-Savon TE-keskus) ja erikoistyövoimaneuvoja Matti Niemelä (Mikkelin työvoimatsto). Tilintarkastajat Toimintavuoden 1999 tilintarkastajina toimivat HTM-yhteisö Oy Audiator Yhtiötarkastus Ab (Raimo Vallenius) ja Lauri Kirjavainen sekä varatilintarkastajina HTM Pekka Neuvonen ja Markku Paksu. Neuvottelukunta Säätiöllä on neuvottelukunta (18 jäsentä), johon perustajayhteisöt valitsevat edustajansa ja jonka tehtävänä on tukea hallitusta tietokannan kehittämisessä ja ylläpidossa sekä välittää tietoja säätiön ja perustajayhteisöjen välillä. Neuvottelukunta ei kokoontunut vuoden 1999 aikana. Karjala-tietokannan henkilökunta Karjala-tietokannan tutkimuspäällikkö Päivi Repo-Lehikoisen erottua 1.2.1999 toimestaan vakituiseen henkilökuntaan kuului enää atk-suunnittelija Satu Soivanen. Atk-suunnittelijan työnkuva koostui talous- ja ohjelmistoasioista. Ohjelmistopuolella pääpaino oli tiedonhakuohjelman kehittämisessä. Satu Soivanen jäi kuitenkin äitiyslomalle 9.9.1999. Hänen sijaisekseen talousasioita hoitamaan palkattiin 1.7.1999 alkaen toimistosihteeri Kirsti Uski. Tietokoneista ja ohjelmistoista samoin kuin mikrotuesta vastasi Soivasen äitiysloman aikana soveltuvin osin etätyöprojektin vetäjä Jari Ropponen. Karjala-tietokannan palveluksessa voi olla omilla määrärahoilla tai työvoimaviranomaisten määrärahoilla palkattua tilapäistä henkilöstöä. Vuonna 1999 tilapäinen henkilökunta keskittyi suurimmaksi osaksi tallennustyöhön. Tämän lisäksi palkattiin 1.2.1999 määräaikaiseksi tutkijaksi fil.maist. Hannu Lähde. Hänen työnkuvaansa kuluivat tallennustietojen tarkastus ja normalisointi, minkä lisäksi Lähde toimitti yhdessä Päivi Repo-Lehikoisen kanssa lähdejulkaisuna Sortavalan ensimmäisen rippikirjan. 3

-------------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 1999 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- Vuoden 1998 syksyllä Karjala-tietokanta käynnisti etätyöprojektin, jonka tallentajat tallensivat aluksi pääosin puhtaaksikirjoitettuja kirkonkirjoja, mutta vuoden 1999 aikana yhä enenevässä määrin alkuperäisiä kirkonkirjoja. Etelä-Savon työvoima- ja elinkeinokeskuksen työvoimaosaston myöntämän projektituen turvin etätyöprojektin vetäjänä jatkoi vuonna 1999 fil. maist. Jari Ropponen. Tilapäiseen tallennushenkilöstöön kuuluivat vuoden 1999 aikana seuraavat henkilöt: 4

-------------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 1999 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- Paula Lahti, Mikko Salminen ja Riikka Seppälä olivat Kouvolan ammattikorkeakoulun venäjän kielen opiskelijoita, jotka tallensivat Salmin ja Mantsinsaaren ortodoksiseurakuntien venäjänkielisiä kirkonkirjoja. Suurin osa muusta tallennustyövoimasta on kuulunut etätyöprojektin piiriin. Etätyöprojektin henkilöstö palkattiin yhdistelmätuella Mikkelin ja eräiden muiden työvoimatoimistojen kautta kautta, jolloin siitä ei aiheutunut kohtuuttomia palkkakustannuksia tietokantasäätiölle. Etätyöprojektin tallentajien työaika oli 5 tuntia päivässä, harjoittelijoilla 6 tuntia. 3. TALOUS Toiminta rahoitettiin edelliseltä tilikaudelta siirtyneillä varoilla, eri rahastoilta ja säätiöiltä saaduilla apu- ja määrärahoilla ja talletusten korkotuotoilla. Valtion tulo- ja menoarviossa vuodelle 1999 myönnettiin Karjala-tietokantahankkeeseen 250.000 mk. Mikkelin kaupunki myönsi 40.000 mk, Rauta-Säätiö 20.000 mk, Karjalan Säätiö 20.000 mk ja Salmi-Säätiö 25.000 mk Karjalatietokannan toimintaan. Etelä-Savon TE-keskukselta saatiin etätyöprojektitukea yhteensä 149.110 mk vuodelle 1999. Lisäksi tallentajien palkkaukseen saatiin sekä yhdistelmä- että työllistämistukea Mikkelin ja eräiden muiden työvoimatoimistojen kautta kaikkiaan 1.244.744 mk, josta lähes 96 % kului etätyöprojektilaisten palkkoihin (kaikki yhdistelmätukea). Karjala-tietokantasäätiön varsinaisen toiminnan bruttotuotto vuonna 1999 oli 49.594 mk. Se koostui hakemistojen ja sukututkimusmultimedian myynnistä. Korkotuottoja kertyi 11.651 mk ja muita tuottoja 18.576 mk (KELAn vanhempainraha Satu Soivaselle). Tietokannan toiminnan ja ylläpidon kulut olivat 1.809.582 mk, sisältäen käyttöomaisuudesta tehdyt poistot 7.288 mk. Tilakauden tulos osoittaa 19.094 mk ylijäämää. Karjala-tietokantasäätiön kirjanpitoon sisältyvän etätyöprojektin tuotot vuonna 1999 olivat 1.365.886 mk ja projektikulut 1.370.204 mk. Täten etätyöprojektin tulos oli alijäämäinen 4.318 mk. 5

-------------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 1999 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4. VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus - tarkistus - normalisointi Vuoden 1999 aikana jatkettiin Sortavalan maaseurakunnan tietojen tallentamista. Lisäksi kuluneen vuoden aikana tallennettiin Hiitolan, Jaakkiman, Johanneksen, Kaukolan, Kirvun, Kivennavan, Koiviston, Kuolemajärven, Kurkijoen, Käkisalmen, Käkisalmen msrk:n, Raudun, Ruskealan, Räisälän, Sakkolan, Uudenkirkon, Valkjärven ja Viipurin ruotsalaisen seurakunnan 1700- ja 1800- lukujen historiakirjatietoja. Aivan vuoden lopulla aloitetiin myös Viipurin tuomiokirkkoseurakunnan ja Viipurin maaseurakunnan tallennus. Jaakkiman kohdalla työtä laajennettiin rippikirjoihin. Aivan uutena aluevaltauksena Karjala-tietokanta aloitti keväällä 1999 Salmin ja Mantsinsaaren kreikkalaiskatolisten seurakuntien metrikoiden ja rippikirjojen tallennuksen. Tulokset olivat lupaavia, joskin sopivia, venäjän kieltä osaavia tallentajia on ollut vaikea saada. Taulukko 1. Karjala-tietokannassa tallennetut sidokset ja henkilötiedot vuosina 1990-1999 Vuosi Tallennettuja sidoksia Henkilötiedot Tallennuskuukaudet 1990 17 27 759 14 1991 11 20 908 14 1992 11 20 432 15 1993 11 38 157 25 1994 21 84 211 27 1995 23 61 945 28 1996 63 186 663 101 1997 54 119 522 70 6

-------------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 1999 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1998 39 93 251 41 1999 155 516 288 158 Yhteensä 405 1 169 136 493 Kuluneen vuoden aikana tallennettiin siis 516 288 henkilötietoa aiemmin mainituista seurakunnista. Tietokannan kokonaishenkilötietomäärä on kuitenkin suurempi kuin taulukossa 1, sillä Karjalatietokanta on saanut käyttöönsä myös Suomen sukututkimusseuran HisKi-projektin tallennuksia. Kaikkiaan Karjala-tietokantaan on tallennettu 1 204 671 henkilötietoa, jotka jakautuvat seuraavasti eri seurakuntien osalle: Hiitola 32 871 Jaakkima 92 692 Johannes 13 881 Kaukola 7 525 Kirvu 47 438 Kivennapa 59 153 Koivisto 39 006 Kuolemajärvi 20 668 Kurkijoki 10 604 Käkisalmi 22 585 Lavansaari 30 130 Rautu 44 528 Ruskeala 19 317 Räisälä 25 000 Sakkola 54 284 Sortavalan ksrk 88 325 Sortavalan msrk 414 736 Uusikirkko 71 476 Valkjärvi 34 049 Viborgs svenska församling 17 697 Viipurin msrk 2 134 Viipurin tksrk 7 211 Mantsinsaari (ort.) 19 331 Salmi (ort.) 30 020 Tallennettujen sidosten ja tietueiden lukumäärät ja tallennuskuukaudet nousivat vuonna 1999 huippuunsa, sillä varsinaiseen tallennustyöhön palkattua henkilöstöä oli ennätysmäärä. Etätyöprojektin ansiosta vuoden jälkipuoliskolla tallentajia oli keskimäärin 25-28 henkilöä/kk. Kuten määrällisistä tuloksista käy ilmi, tallentajat ovat yleensä olleet ahkeraa väkeä, eikä heitä ole 7

-------------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 1999 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- tarvinnut työvauhdista huomautella. Vain yhden tallentajan työsopimus jouduttiin purkamaan työtehtävien laiminlyönnin vuoksi. Tietokoneavusteiset tarkistusohjelmat auttavat ja nopeuttavat tallennusten tarkistamista, mutta ohjelmat eivät tietenkään ole aukottomia ja täysin luotettavia, joten tallennetut tiedot on käytävä läpi myös manuaalisesti vertaamalla muitakin kuin tietokoneen virheelliseksi havaitsemia kohtia kirkonkirjasta mikrokuvattuun kopioon. Tietokannan tutkija Hannu Lähde on uurastanut tarkastustyön ja normalisoinnin parissa menestyksekkäästi; hänen ansiostaan esimerkiksi uusia hakemistoja voitiin julkaista peräti 12 kpl. Tietojen tarkistamisessa ja normalisoinnissa tarvitaan historian tutkimusmetodien tuntemusta, sillä työtä tehdessä on otettava huomioon tulevan tutkimuksen tarpeet, jotta tietokannan tutkimuksellinen hyväksikäyttö olisi mahdollisimman ongelmatonta ja luotettavaa. Tutkimuksen vaatimukset on pidettävä mielessä myös tallennustyön suunnittelussa ja ohjauksessa. Tietojen hyväksikäyttö Tietokannan tietojen tehokas hyödyntäminen edellyttää toimivaa hyväksikäyttöjärjestelmää. Karjala-tietokannan hyväksikäyttöjärjestelmästä luotiin jo vuoden 1998 aikana Intranet-versio. Vuonna 1999 järjestelmän kehittämistä jatkettiin. ATK-suunnittelija Satu Soivanen ja kesällä tietokannassa työskennellyt Mikkelin ammattikorkeakoulun harjoittelija Marjaliisa Repo kehittelivät tiedonhakujärjestelmää eteenpäin. Myöhemmin syksyllä Joensuun yliopiston tietojenkäsittelylaitoksen opiskelijaryhmä alkoi rakentaa tiedonhakujärjestelmään oleellisesti kuuluvaa linkitysohjelmistoa. Sen on luvattu valmistuvan huhtikuussa 2000. 8

-------------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 1999 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- Toimintavuoden 1999 aikana julkaistiin seuraavat hakemistot: Hiitola, Syntyneet ja kastetut 1690-1780 Syntyneet ja kastetut 1781-1850 Vihityt 1690-1860 Jaakkima, Syntyneet ja kastetut 1851-1879 Syntyneet ja kastetut 1880-1899 Kirvu, Syntyneet ja kastetut 1699-1799 Sortavalan maasrk Syntyneet ja kastetut 1800-1850 Vihityt 1703-1860 Rippikirja 1757-1764 (lähdejulkaisu) Kuolleet ja haudatut 1723-1800 Kuolleet ja haudatut 1800-1850 Kuolleet ja haudatut 1851-1879 Hakemistoja myytiin mm. arkistolaitokselle ja kirjastoille sekä yksityisille sukututkijoille yhteensä 116 kappaletta. Hinnat vaihtelivat 80-150 mk:n välillä. Karjala-tietokantasäätiö ja Sukutietotekniikka ry allekirjoittivat edellisenä vuonna 1997 sopimuksen Karjala-tietokannan tallentamien vuotta 1850 vanhempien historiakirjatietojen siirtämisestä Internet-tietoverkkoon Sukutietotekniikka ry:n palvelimen kautta. Internetistä löytyy tällä hetkellä Jaakkiman, Kirvun, Ruskealan, Lavansaaren ja Sortavalan maaseurakunnan vuotta 1850 vanhempia historiakirjatietoja, jotka on tallennettu Karjala-tietokannassa. Muu toiminta Multimedia sukututkimuksesta Vuonna 1997 aloitettu multimediaohjelman työstäminen saatiin valmiiksi vuonna 1999. Multimedia on CD-rom-levyllä oleva visuaalinen sukututkimusopas, jossa käyttäjä itse pystyy 9

------------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 1999 ------------------------------------------------------------------------------------------------------- aktiivisesti vaikuttamaan tiedon välitykseen, jolloin tiedon hahmottaminen ja omaksuminen monipuolistuvat. Sukututkimusmultimedia esittelee laaja-alaisesti sukututkimuksen lähdeaineistoa asiakirjaesimerkkien ja niistä laadittujen tekstiselvennysten avulla. Ohjelmassa valaistaan seurakuntien kirkonkirjojen historiaa, niiden kehityskaarta sekä niiden tutkijalle tarjoamia tietoja. Lisäksi tietoiskuissa tai laajemmissa artikkeleissa selvitetään muun muassa kirkonkirjoissa käytettyjä erilaisia lyhenteitä ja tutustutaan ammatteihin, nimistöön, entisajan sääty-yhteiskuntaan, koululaitokseen, lääkintähuoltoon, kyläyhteisöön, suurperheisiin. Multimediassa tehdään syväluotaus sekä luterilaisiin että ortodoksisiin kirkonkirjoihin. Hengellisen hallinnon tuottamien asiakirjojen ohella ohjelman käyttäjä voi ammentaa tietoutta maallisen hallinnon monipuolisesta arkistoaineistosta, kuten lääninhallinnon, oikeuslaitoksen ja verotuksen synnyttämistä asiakirjoista. Ne tarjoavat käyttökelpoista materiaalia kirkonkirjatietojen täydennykseksi. Näistä lähinnä valtiovallan tuottamista asiakirjoista voidaan tutkia esimerkiksi maanomistusoloja, perinnönjakoja, Venäjällä oleskelua, kuolleeksi julistamista, sotalaitosta. Jokaisesta keskeisestä asiakirjaryhmästä on multimediassa ainakin yksi kuvaesimerkki ja siihen suomenkielinen teksti, jonka avulla ohjelman käyttäjä voi pureutua asiakirjoihin, niiden sisältöön ja kehityskaariin. Samalla valaistaan Suomen hallintohistoriaa vuosisatojen aikana lähinnä paikallistasolla, mutta tarpeen vaatiessa myös valtakunnallisella tasolla. Lisäksi ohjelmassa esitellään eri arkistoja ja kirjastoja, joissa sukututkija voi tutkimustaan tehdä sekä kerrotaan lähdejulkaisuista ja muusta painetusta materiaalista. Koska nykyaikainen tekninen kehitys tunkeutuu myös sukututkijan maailmaan, luodaan multimediassa katsaus tietotekniikan mukanaan tuomiin mahdollisuuksiin: ohjelmaan sisältyy Karjala-tietokannan toiminnan ja sen sukututkijoita varten rakentaman henkilöhakuohjelman esittely. Multimediaan on valittu itäsuomalainen näkökulma. Suomessa ei ole julkaistu yhtään sukututkimusopasta, joka painottuisi Itä-Suomeen ja sen historiallisiin erityispiirteisiin sekä niiden 10

------------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 1999 ------------------------------------------------------------------------------------------------------- vaikutuksiin asiakirja-aineiston luonteeseen ja säilymiseen. Myöskään ortodoksisista väestörekisteriasiakirjoista ei ole käytettävissä kattavaa opasta. Sukututkimusmultimedia julkistettiin 27.5. 1999. Se on saanut hyvän vastaanoton; multimediaa myytiin vuoden 1999 aikana 138 kpl. CD-ROMin tiedollisen sisällön on suunnitellut ja laatinut Päivi Repo-Lehikoinen ja ohjelmoinnin on toteuttanut Mario Sol. Kuvituksessa on ollut mukana myös Satu Soivanen. Tiedotus ja tunnettavuuden edistäminen Karjala-tietokannan ensisijainen tehtävä on kirkonkirjatietojen tallentaminen, tallennustyön ohjaus ja tallennettujen tietojen jatkokäsittely. Tietokannan tunnettavuuden ja käytettävyyden edistämiseksi sekä taloudellisen tuen turvaamiseksi ulkopuoliset suhteet ja tiedottaminen ovat kuitenkin tärkeitä. Vuoden 1999 aikana Karjala-tietokannan toimintaa esiteltiin valtakunnallisilla sukututkimuspäivillä Mäntässä 27.-28.3. sekä Lahden sukututkimustapahtumassa 2.10.1999. Lisäksi Karjala-tietokannasta kertova näyttelyseinäke oli esillä Mikkelin kaupunginkirjastossa lähes koko kesän ajan. Lehtiartikkelit Vuoden 1999 aikana Karjala-tietokanta sai merkittävästi julkisuutta lehdistössä sukututkimusmultimedian ansiosta. Esimerkiksi mikkeliläisessä Länsi-Savossa oli 28.5. laaja artikkeli otsikolla Sukututkimusmultimediassa itäsuomalainen näkökulma. Artikkelin yhteydessä oli myös yleiskatsaus tietokannan toimintaan. CD-ROMin julkistus uutisoitiin myös mm. Savon Sanomissa (Kuopio) ja Karjala-lehdessä. Lisäksi Päivi Repo-Lehikoista haastateltiin Etelä-Savon radiossa, radio RPM:ssa (Mikkeli) ja Lohjan paikallisradiossa. Syksyllä multimedia ennätti Helsingin Sanomiin. Siinä julkaistiin 11.10.1999 artikkeli Aloitteleville Sukututkijoille ilmestyi kaksi uutta opasta, jossa romppu arvioitiin myönteisesti ja asiallisesti. Samaan sävyyn multimediasta kirjoittivat myös Sukuviesti ja Sukutieto. 11

------------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 1999 ------------------------------------------------------------------------------------------------------- Karjala-tietokantaa kiitettävästi tukenut Jaakkima-Säätiö on lehdessään (Jaakkiman Sanomat) seurannut edelleenkin innokkaasti tallennustyön edistymistä. Vuonna 1999 lehdessä ilmestyivät sekä Pentti Puputin ja Päivi Repo-Lehikoisen artikkelit tietokannan toiminnasta. Näiden lehtikirjoitusten myötä Karjala-tietokannan tunnettavuus on lisääntynyt huomattavasti ja Karjala-tietokantaan tulee usein tiedusteluja ja kyselyjä etenkin työpaikan tai harjoittelupaikan saantimahdollisuuksista. Myös sukututkimuksen harrastajien parissa tietokannan arvostus on lisääntynyt, koskapa aiheeseen liittyviin puheluihin, sähköpostiviesteihin yms. joudutaan vastaamaan lähes viikottain. 12

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2000 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. TOIMINTA-AJATUS Mikkelissä toimiva Karjala-tietokanta on tutkimuslaitos, joka tuottaa ja tarjoaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa yliopistolliseen tieteelliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen. Tutkimusyksikön luomaan ja ylläpitämään Karjala-tietokanta -nimiseen tutkimusrekisteriin on tallennettu ja tallennetaan parhaillaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Se siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön, auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta sekä tukee ja kehittää arkistohallintoa. Varsinainen toiminta käynnistyi huhtikuussa 1988, jolloin eri alojen asiantuntijoista koostuva Karjala-tietokantatoimikunta perusti tietokantayksikön, Karjala-tietokannan. Sen tehtäväksi annettiin puolitoista vuotta kestävän koeprojektin aikana selvittää mahdollisuudet luovutetun Karjalan väestöä koskevan atk-pohjaisen tutkimusrekisterin luomiseksi. Koeprojektin päättyessä vuoden 1989 lopussa todettiin, että tietokanta on mahdollista toteuttaa, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen ev.lut. seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on yhteensä 50. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Karjala-tietokanta on toiminut jälleen Mikkelin maakunta-arkistossa vuoden 1998 jälkeen oltuaan kuusi vuotta tilapäisesti muualla (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa ja Etelä- Savon Energialaitoksella). 2. HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Karjala-tietokantasäätiön perustajayhteisöt Vuoden 1990 alussa Karjala-tietokannan toimintaedellytysten turvaamiseksi hankkeessa mukana olleet yhteisöt perustivat Karjala-tietokantasäätiön. Säätiön perustamiseen osallistuivat Hiisi-Säätiö, Impi-ranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike -säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, Koivisto-Säätiö, Mikkelin karjalaiset ry, 1

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2000 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö, Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry, Suomen Sukututkimusseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja Vuoksen Säätiö. Lisäksi Suomen Kulttuurirahasto kartutti säätiön peruspääomaa, mutta ei osallistunut yhteisönä itse säätiön perustamiseen. Karjala-tietokantasäätiön hallitus Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 2000 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: Joensuun yliopisto Antti Laine Jyväskylän yliopisto Ilkka Nummela Karjalan Liitto ry Kalevi Hyytiä ja Raimo Jenu Kirkkohallitus Erkki Huhta Kuopion yliopisto Arja Juntunen Mikkelin kaupunki Kimmo Airas ja Jorma Kähkönen Mikkelin maakunta-arkisto Päivi Repo-Lehikoinen Suomen Sukututkimusseura Leif Mether Väestörekisterikeskus Markku Häkkänen Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseen 15.2.2000. Hallituksen puheenjohtajaksi valittiin Antti Laine ja varapuheenjohtajaksi Päivi Repo- Lehikoinen. Ohjausryhmä Tutkimuspäällikkö Päivi Repo-Lehikoisen erottua Karjala-tietokantasäätiön palveluksesta 1.2.1999 perustettiin säätiön toiminnan johtamista varten ohjausryhmä. Vuonna 2000 ohjausryhmään ovat kuuluneet Antti Laine, Raimo Viikki ja Päivi Repo-Lehikoinen. Käytännön hallintoasioita ovat hoitaneet myös Karjala-tietokannan toimihenkilöt varapuheenjohtajan kanssa konsultoiden. Järjestely on ollut joustava ja toimiva. Etätyöprojektin omaan ohjausryhmään kuuluivat vuonna 2000 Päivi Repo-Lehikoinen ja Kimmo Airas tietokantasäätiöstä sekä työvoimahallinnon edustajina erikoissuunnittelija Matti Salmela (Etelä-Savon TE-keskus) ja erikoistyövoimaneuvoja Matti Niemelä (Mikkelin työvoimatoimisto). Tilintarkastajat Toimintavuoden 1999 tilintarkastajina toimivat HTM-yhteisö Oy Audiator Yhtiötarkastus Ab (Raimo Vallenius) ja Lauri Kirjavainen sekä varatilintarkastajina HTM Pekka Neuvonen ja Markku Paksu. 2

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2000 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Neuvottelukunta Säätiöllä on neuvottelukunta (18 jäsentä), johon perustajayhteisöt valitsevat edustajansa ja jonka tehtävänä on tukea hallitusta tietokannan kehittämisessä ja ylläpidossa sekä välittää tietoja säätiön ja perustajayhteisöjen välillä. Neuvottelukunta ei kokoontunut vuoden 2000 aikana. Karjala-tietokannan henkilökunta Vuonna 2000 Karjala-tietokantasäätiön toimihenkilöinä ovat olleet tutkijat Hannu Lähde ja Jari Ropponen sekä toimistosihteeri Kirsti Uski. ATK-suunnittelija Satu Soivanen oli koko vuoden äitiyslomalla ja hoitovapaalla. Tutkijoista Hannu Lähde on tarkastanut ja normalisoinut tallennustietoja, ohjannut tarvittaessa Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa työskenteleviä tallentajia sekä huolehtinut työajan seurannasta. Etätyöprojektin vetäjä Jari Ropponen on vastannut tallentajien rekrytoinnista, alkuopetuksesta, ohjauksesta, valvonnasta ja henkilöstöhallinnosta. Lisäksi Ropponen huolehti soveltuvin osin tietokoneista, ohjelmistoista ja mikrotuesta Satu Soivasen poissa ollessa. Toimistosihteeri Kirsti Uski tehtäviin kuuluivat etupäässä toimisto- ja talousasiat kuten palkanlaskenta, kirjanpito ja tilitykset työvoimahallinnolle. Karjala-tietokannan palveluksessa voi olla omilla määrärahoilla tai työvoimaviranomaisten määrärahoilla palkattua tilapäistä henkilöstöä. Vuonna 2000 tilapäinen henkilökunta keskittyi suurimmaksi osaksi tallennustyöhön. Vuoden 1998 syksyllä Karjala-tietokanta käynnisti etätyöprojektin, jonka tallentajat tallensivat aluksi pääosin puhtaaksikirjoitettuja historiakirjoja. Vuoden 2000 aikana tallennuksen painopiste on siirtynyt rippikirjoihin. Etelä-Savon työvoima- ja elinkeinokeskuksen työvoimaosaston myöntämän projektituen turvin etätyöprojektin vetäjänä jatkoi vuonna 2000 fil. maist. Jari Ropponen. Tilapäiseen tallennushenkilöstöön kuuluivat vuoden 2000 aikana seuraavat henkilöt: 3

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2000 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Suurin osa tallennustyövoimasta on kuulunut etätyöprojektin piiriin. Sen henkilöstö palkattiin yhdistelmätuella Mikkelin ja eräiden muiden työvoimatoimistojen kautta, jolloin siitä ei aiheutunut kohtuuttomia palkkakustannuksia tietokantasäätiölle. Etätyöprojektin tallentajien työaika oli 5 tuntia päivässä, harjoittelijoilla ja työkokeilussa olevilla 6 tuntia. Kokonaisuudessaan etätyöprojekti on ollut menestys. Vajaan kolmen vuoden aikana se on työllistänyt yhdistelmätuella 57 pitkäaikaistyötöntä. Työvoimaviranomaisten mukaan projekti on ollut alueellaan menestyksekkäin. Tämän vuoksi sille kaavaillaan kahden vuoden jatkoaikaa. 4

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2000 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 3. TALOUS Toiminta rahoitettiin edelliseltä tilikaudelta siirtyneillä varoilla, eri rahastoilta ja säätiöiltä saaduilla apu- ja määrärahoilla ja talletusten korkotuotoilla. Valtion tulo- ja menoarviossa vuodelle 2000 myönnettiin Karjala-tietokantahankkeeseen 265.000 mk. Mikkelin kaupunki myönsi 40.000 mk, Wihurin rahasto 30.000 mk, Hiitola-Säätiö 5.000 mk, Rauta-Säätiö 20.000 mk ja Salmi- Säätiö 25.000 mk Karjala-tietokannan toimintaan. Etelä-Savon TE-keskukselta saatiin etätyöprojekti-tukea yhteensä 167.377 mk vuodelle 2000. Lisäksi työntekijöiden palkkaukseen saatiin sekä yhdistelmä- että työllistämistukea Mikkelin ja eräiden muiden työvoimatoimistojen kautta kaikkiaan 1.174.845 mk, josta noin 94 % kului etätyöprojektilaisten palkkoihin (kaikki yhdistelmätukea). Karjala-tietokantasäätiön varsinaisen toiminnan bruttotuotto vuonna 2000 oli 18.475 mk. Se koostui hakemistojen ja sukututkimusmultimedian myynnistä. Korkotuottoja kertyi 11.973 mk ja muita tuottoja 10.974 mk (sis. kesäharjoittelijoiden palkkaustuet). Tietokannan toiminnan ja ylläpidon kulut olivat 1.769.826 mk, sisältäen käyttöomaisuudesta tehdyt poistot 8.069 mk. Tilakauden tulos on 89.361 mk ylijäämäinen. Karjala-tietokantasäätiön kirjanpitoon sisältyvän etätyöprojektin tuotot vuonna 2000 olivat 1.325.919 mk ja projektikulut 1.332.258 mk. Täten etätyöprojektin tulos jää alijäämäiseksi 6.339 mk. 4. VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus - tarkistus - normalisointi Vuoden 2000 aikana jatkettiin Sortavalan maaseurakunnan tietojen tallentamista. Lisäksi kuluneen vuoden aikana tallennettiin Antrean, Hiitolan, Impilahden, Johanneksen, Kirvun, Kivennavan, Koiviston, Kuolemajärven, Käkisalmen, Muolaan, Raudun, Ruskealan, Räisälän ja Sakkolan historiakirjatietoja. Eräitä satunnaisia ajanjaksoja lukuun ottamatta historiakirjat saatiin tallennettua vuoteen 1899 saakka. Seuraavaksi työ keskittyi ja keskittyy rippikirjoihin. Pisimmälle on päästy Soravalan maaseurakunnassa, jonka rippikirjoista on tallentamatta enää niteet 2-6. Muista seurakunnista tallennettiin Impilahden, Jaakkiman, Kirvun, Muolaan, Raudun, Räisälän, Sakkolan ja Uudenkirkon rippikirjoja. 5

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2000 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Keväällä 1999 alkanutta Salmin ja Mantsinsaaren kreikkalaiskatolisten seurakuntien metrikoiden ja rippikirjojen tallennusta jatkettiin. Uutena aloitettiin Sortavalan ortodoksisen seurakunnan tallentaminen. Tulokset olivat edelleenkin lupaavia, joskin sopivia, venäjän kieltä osaavia tallentajia on yhä vaikea saada. Salmi-Säätiön avustuksen turvin kesäksi voitiin kuitenkin palkata kokopäiväinen tallentaja, ja hänen ansiostaan suurin osa Salmin metrikoista saatiin siirrettyä tietokantaan. Myös rippikirjojen tallennus jatkui; niitä tallensi jatkuvasti yksi tai kaksi yhdistelmätuella palkattua henkilöä. Tallennustulosten kehitys selviää oheisesta asetelmasta. Vuosi Tallennettuja sidoksia Henkilötiedot Tallennuskuukaudet 1990 17 27 759 14 1991 11 20 908 14 1992 11 20 432 15 1993 11 38 157 25 1994 21 84 211 27 1995 23 61 945 28 1996 63 186 663 101 1997 54 119 522 70 1998 39 93 251 41 1999 155 516 288 158 2000 160 405 766 177 Yhteensä 565 1 574 902 660 Kuluneen vuoden aikana tallennettiin siis 405 766 henkilötietoa. Määrä ei ole niin suuri kuin vuonna 1999, mutta tuloksia arvioitaessa on otettava huomioon tallennettavan materiaalin muutos. Rippikirjat ovat huomattavasti hitaampia tallentaa kuin historiakirjat. 6

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2000 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Tietokannan kokonaishenkilötietomäärä on kuitenkin suurempi kuin taulukossa, sillä Karjalatietokanta on saanut käyttöönsä myös Suomen Sukututkimusseuran HisKi-projektin tallennuksia. Kaikkiaan Karjala-tietokantaan oli 31.12.2000 tallennettu 1 610 437 henkilötietoa, jotka jakautuvat seuraavasti eri seurakuntien osalle: Antrea 20 998 Rautu 61 269 Hiitola 37 498 Ruskeala 23 913 Impilahti 28 924 Räisälä 44 310 Jaakkima 126 829 Sakkola 69 935 Johannes 20 955 Sortavalan ksrk 88 325 Kaukola 7 525 Sortavalan msrk 436 591 Kirvu 55 598 Uusikirkko 123 145 Kivennapa 73 240 Valkjärvi 41 409 Koivisto 53 841 Viborgs sv. församling 17 697 Kuolemajärvi 24 846 Viipurin msrk 41 221 Kurkijoki 10 604 Viipurin tksrk 20 093 Käkisalmi 26 595 Mantsinsaari (ort.) 19 331 Lavansaari 30 130 Salmi (ort.) 63 164 Muolaa 41 515 Sortavala (ort.) 926 Tietokoneavusteiset tarkistusohjelmat auttavat ja nopeuttavat tallennusten tarkistamista, mutta ohjelmat eivät tietenkään ole aukottomia ja täysin luotettavia, joten tallennetut tiedot on käytävä läpi myös manuaalisesti. Tietokannan tutkija Hannu Lähde on uurastanut tarkastustyön ja normalisoinnin parissa menestyksekkäästi; hänen ansiostaan esimerkiksi uusia hakemistoja voitiin julkaista peräti 13 kpl. Tietojen tarkistamisessa ja normalisoinnissa tarvitaan historian tutkimusmetodien tuntemusta, sillä työtä tehdessä on otettava huomioon tulevan tutkimuksen tarpeet, jotta tietokannan tutkimuksellinen hyväksikäyttö olisi mahdollisimman ongelmatonta ja luotettavaa. Tutkimuksen vaatimukset on pidettävä mielessä myös tallennustyön suunnittelussa ja ohjauksessa. Tietojen hyväksikäyttö Tietokannan tietojen tehokas hyödyntäminen edellyttää toimivaa hyväksikäyttöjärjestelmää. Karjala-tietokannan hyväksikäyttöjärjestelmästä luotiin jo vuoden 1998 aikana Intranet-versio. Vuonna 2000 järjestelmän kehittämistä jatkettiin. Kesällä tietokannassa työskennelleet Mikkelin ammattikorkeakoulun harjoittelijat Heli Vainonen ja Minna Paasonen ohjelmoivat tiedonhakujärjestelmää eteenpäin. He saivat valmiiksi sen väestöhistoriallista tutkimusta palvelevan osion. Samoin Joensuun yliopiston tietojenkäsittelylaitoksen opiskelijaryhmä sai valmiiksi tiedonhakujärjestelmään oleellisesti kuuluvaa linkitysohjelmiston huhtikuussa 2000. 7

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2000 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Toimintavuoden 2000 aikana julkaistiin seuraavat hakemistot: Jaakkima Kuolleet ja haudatut 1719-1799 Kuolleet ja haudatut 1800-1848 Kuolleet ja haudatut 1849-1899 Käkisalmi Syntyneet ja kastetut 1690-1860 Vihityt 1690-1860 Rautu Syntyneet ja kastetut 1737-1799 Syntyneet ja kastetut 1800-1855 Vihityt 1737-1860 Kuolleet ja haudatut 1737-1799 Kuolleet ja haudatut 1800-1850 Kuolleet ja haudatut 1851-1899 Viipurin kaupsrk Vihityt 1866-1899 Kuolleet ja haudatut 1866-1899 Hakemistoja myytiin mm. arkistolaitokselle ja kirjastoille sekä yksityisille sukututkijoille yhteensä 56 kappaletta. Hinnat vaihtelivat 80-150 mk:n välillä. Tietokannassa tallennetut tiedot saivat vuonna 2000 myös tieteellisen ilmiasun, kun säätiön varapuheenjohtaja Päivi Repo-Lehikoinen julkaisi Suomen historian lisensiaattityönsä Sortavalan kaupungin ortodoksisesta ja luterilaisesta väestöstä 1800-luvulla. Tutkimus pohjautui osittain Karjala-tietokannassa tallennettuihin Sortavalan maa- ja kaupunkiseura-kuntien kirkonkirjoihin ja se tarkastettiin Joensuun yliopistossa. Muu toiminta Karjala-tietokannan ensisijainen tehtävä on kirkonkirjatietojen tallentaminen, tallennustyön ohjaus ja tallennettujen tietojen jatkokäsittely. Tietokannan tunnettavuuden ja käytettävyyden edistämiseksi sekä taloudellisen tuen turvaamiseksi ulkopuoliset suhteet ja tiedottaminen ovat kuitenkin tärkeitä. 8

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2000 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Vuoden 2000 aikana Karjala-tietokannan toimintaa esiteltiin näyttävimmin Kirkko ja verkkomessuilla Tampereella maaliskuussa. Kesällä tietokanta esittäytyi yhdessä Mikkelin maakunta-arkiston kanssa Savolaismarkkinoilla, ja syksyllä oli vuorossa perinteinen Lahden sukututkimuspäivä. Lisäksi Karjala-tietokannasta kertova näyttelyseinäke on ollut esillä Mikkelin maakunta-arkiston ala-aulassa kesästä lähtien. Ajankohtaisten tapahtumien lisäksi tietokanta on jatkuvasti esillä Internetissä omilla kotisivuillaan. Nettisivuja päivitetään säännöllisesti ja niiden avulla tiedotetaan mm. Karjalatietokannan toiminnasta, uusista hakemistoista jne. Julkisuuden kannalta myös vuonna 1999 julkaistulla sukututkimusmultimedialla on oma merkityksensä. Vuonna 2000 sitä myytiin 62 kpl. CD-ROM esiteltiin Seppo Palanderin suositussa teoksessa Sukututkijan tietokoneopas. Monipuolisen aktiivisuuden myötä Karjala-tietokannan tunnettavuus on lisääntynyt huomattavasti ja Karjala-tietokantaan tulee usein tiedusteluja ja kyselyjä etenkin työpaikan tai harjoittelupaikan saantimahdollisuuksista. Viimeksi mainittu johtuu suureksi osaksi onnistuneesta etätyöprojektista. Sen vetäjä kutsuttiinkin viikoksi opettamaan tallennustyötä TSL- Opintojärjestön pitämälle etätyökurssille. Myös sukututkimuksen harrastajien parissa tietokannan arvostus on lisääntynyt, koskapa aiheeseen liittyviin puheluihin, sähköpostiviesteihin yms. joudutaan vastaamaan päivittäin. Kyselyjä on tullut Yhdysvalloista saakka. 9

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2001 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. TOIMINTA-AJATUS Mikkelissä toimiva Karjala-tietokanta on tutkimuslaitos, joka tuottaa ja tarjoaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa yliopistolliseen tieteelliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen. Tutkimusyksikön luomaan ja ylläpitämään Karjala-tietokanta -nimiseen tutkimusrekisteriin on tallennettu ja tallennetaan parhaillaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Se siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön, auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta sekä tukee ja kehittää arkistohallintoa. Varsinainen toiminta käynnistyi huhtikuussa 1988, jolloin eri alojen asiantuntijoista koostuva Karjala-tietokantatoimikunta perusti tietokantayksikön, Karjala-tietokannan. Sen tehtäväksi annet-tiin puolitoista vuotta kestävän koeprojektin aikana selvittää mahdollisuudet luovutetun Karjalan väestöä koskevan atk-pohjaisen tutkimusrekisterin luomiseksi. Koeprojektin päättyessä vuoden 1989 lopussa todettiin, että tietokanta on mahdollista toteuttaa, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on noin 70. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Karjala-tietokanta on toiminut Mikkelin maakunta-arkistossa joulukuusta 1997 lähtien oltuaan kuusi vuotta tilapäisesti muualla (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa ja Etelä-Savon Energialaitoksella). 2. HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Karjala-tietokantasäätiön perustajayhteisöt Vuoden 1990 alussa Karjala-tietokannan toimintaedellytysten turvaamiseksi hankkeessa mukana olleet yhteisöt perustivat Karjala-tietokantasäätiön. Säätiön perustamiseen osallistuivat Hiisi- Säätiö, Impiranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike -Säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, Koivisto-Säätiö, Mikkelin karjalaiset ry, Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö, Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry, Suomen Sukututki-musseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja Vuoksen Säätiö. Lisäksi Suomen Kulttuuri-rahasto kartutti säätiön peruspääomaa, mutta ei osallistunut yhteisönä itse säätiön perustamiseen. Karjala-tietokantasäätiön hallitus Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 2001 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: Joensuun yliopisto Antti Laine Jyväskylän yliopisto Ilkka Nummela Karjalan Liitto ry Kalevi Hyytiä ja Raimo Jenu Kirkkohallitus Erkki Huhta 1

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2001 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Kuopion yliopisto Arja Juntunen Mikkelin kaupunki Kimmo Airas, Jorma Kähkönen (30.9. saakka) ja Kalevi Niemi (1.10. alkaen) Mikkelin maakunta-arkisto Päivi Repo-Lehikoinen (tammi- ja kesäkuu) Raimo Viikki (helmi-toukokuu) ja Anja Jääskeläinen (1.10. alkaen) Suomen Sukututkimusseura Leif Mether Mikkelin maistraatti Markku Häkkänen (Väestörekisterikeskus) Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseen 5.2.2001 ja syyskokoukseen 4.10.2001. Hallituksen puheenjohtajaksi valittiin vuosikokouksessa Antti Laine ja varapuheenjohtajaksi Päivi Repo-Lehikoinen (sijaisena Raimo Viikki helmi-toukokuussa). Syyskokouksessa uudeksi varapuheenjohtajaksi valittiin Anja Jääskeläinen. Epävirallisesti osa hallituksen jäsenistä kokoontui 14.6.2001, jolloin tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio vieraili Karjala-tietokannassa. Hän selvitti niitä seikkoja, joita tietosuojaviranomaisten mielestä tulisi ottaa huomioon kirkonkirjojen tallentamisessa ja tallenteiden siirrossa Internetiin. Etätyöprojekti Karjala-tietokantasäätiön hallinnoima etätyöprojekti aloitti toimintansa elokuussa 1998 työvoimaviranomaisten myöntämän tuen turvin. Kolmen ensimmäisen toimintavuoden aikana projekti työllisti n. 60 tallentajaa pääosin yhdistelmätuella siirtämään tietoja kirkonkirjoista atktietokantaan. Hyvien tulosten johdosta Etelä-Savon TE-keskus päätti jatkaa projektia vielä kolme vuotta 1.8.2001 alkaen. Projektin vetäjänä on toiminut Jari Ropponen. Etätyöprojektia varten on oma ohjausryhmä. Siihen kuuluivat vuonna 2001 Anja Jääskeläinen ja Kimmo Airas tietokantasäätiöstä sekä työvoimahallinnon edustajina erikoissuunnittelija Matti Salmela (Etelä-Savon TE-keskus) ja erikoistyövoimaneuvoja Matti Niemelä (Mikkelin työvoimatoimisto). Tilintarkastajat Toimintavuoden 2001 tilintarkastajina toimivat HTM-yhteisö Oy Audiator Yhtiötarkastus Ab (Raimo Vallenius) ja Lauri Kirjavainen sekä varatilintarkastajina HTM Pekka Neuvonen ja Markku Paksu. Neuvottelukunta Säätiöllä on neuvottelukunta (18 jäsentä), johon perustajayhteisöt valitsevat edustajansa ja jonka tehtävänä on tukea hallitusta tietokannan kehittämisessä ja ylläpidossa sekä välittää tietoja säätiön ja perustajayhteisöjen välillä. Neuvottelukunta kutsuttiin koolle 15.6.2001, jolloin Mikkelissä alkoivat karjalaiset kesäjuhlat. Kutsu ei kuitenkaan saavuttanut vastakaikua. Karjala-tietokannan henkilökunta Vuonna 2001 Karjala-tietokantasäätiön toimihenkilöinä olivat atk-suunnittelija Satu Soivanen, tutkijat Hannu Lähde (1.1. 31.1.), Taina Väisänen (1.2. 30.11.) ja Jari Ropponen sekä toimistosihteeri Kirsti Uski. Satu Soivanen vastasi tietokannan ja tallennusohjelmien kehittelystä sekä ylläpidosta, tiedonhakujärjestelmän suunnittelusta ja ohjelmoinnista, mikrotuesta yms. atk-alan 2

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2001 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- erikoisosaamisesta. Tutkijoista Hannu Lähde ja Taina Väisänen tarkastivat ja normalisoivat tallennustietoja, ohjasivat tarvittaessa Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa työskenteleviä tallentajia sekä huolehtivat työajan seurannasta. Etätyöprojektin vetäjä Jari Ropponen vastasi tallentajien rekrytoinnista, alkuopetuksesta, ohjauksesta, valvonnasta ja henkilöstöhallinnosta. Toimistosihteeri Kirsti Uski tehtäviin kuuluivat etupäässä toimisto- ja talousasiat kuten palkanlaskenta, kirjanpito ja tilitykset työvoimahallinnolle. Karjala-tietokannan palveluksessa voi olla omilla määrärahoilla tai työvoimaviranomaisten määrärahoilla palkattua tilapäistä henkilöstöä. Vuonna 2001 tilapäinen henkilökunta keskittyi tallennustyöhön. Tilapäiseen tallennushenkilöstöön kuuluivat vuoden 2001 aikana seuraavat henkilöt: Vuonna 2001 aloitti 19 uutta etätyöprojektin tallentajaa (työllistämisvelvoite 15 henkilöä). Hei- 3

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2001 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- dät palkattiin Mikkelin ja eräiden muiden työvoimatoimistojen kautta yhdistelmätuella, jolloin siitä ei aiheutunut palkkakustannuksia tietokantasäätiölle. Työsopimus tehtiin vuodeksi (kolmen kuukauden koeaika). Etätyöprojektin tallentajien työaika oli 5 tuntia päivässä, harjoittelijoilla sekä työkokeilussa olevilla 6 tuntia ja muilla 7 ¼ tuntia. 3. TALOUS Toiminta rahoitettiin edelliseltä tilikaudelta siirtyneillä varoilla, eri rahastoilta, säätiöiltä ja julkiselta sektorilta saaduilla apu- ja määrärahoilla sekä talletusten korkotuotoilla. Vuoden 2001 valtion tulo- ja menoarviossa Karjala-tietokantasäätiölle osoitettiin 275.000 mk. Mikkelin kaupunki tuki säätiötä 40.000 mk:lla ja eräät karjalaissäätiöt seuraavasti: - Karjalaisen kulttuurin edistämissäätiö 30.000 mk - Karjalan Säätiö 20.000 mk - Kivennapa Säätiö 20.000 mk - Rauta-Säätiö 20.000 mk - Hiitola-Säätiö 5.000 Etelä-Savon TE-keskukselta saatiin vuodelle 2001 projektitukea yhteensä 246.239 mk. Sillä katettiin projektin vetäjän palkka kokonaisuudessaan, 50 % toimistosihteerin palkasta sekä 52 % muista, hyväksytyistä etätyöprojektin kuluista. Lisäksi tallentajien palkkaukseen saatiin sekä yhdistelmä- että työllistämistukea Mikkelin ja eräiden muiden työvoimatoimistojen kautta kaikkiaan 1.048.536 mk (n. 95 % yhdistelmätukea). Karjala-tietokantasäätiön varsinaisen toiminnan bruttotuotto vuonna 2001 oli 44.415 mk. Se koostui hakemistojen ja sukututkimus-cd:n myynnistä. Pääasiassa hakemistojen suurten monistuskulujen vuoksi ( jo myytyjen hakemistojen osalta 28.105 mk) nettotuotto kutistui kuitenkin 13.966 mk:aan. Korkotuottoja säätiölle kertyi 14.139 mk. Tietokannan toiminnan ja ylläpidon kulut vuonna 2001 olivat 1.826.808 mk, sisältäen käyttöomaisuudesta tehdyt poistot 8.315 mk. Tilikauden tulos oli täten 63.263 markkaa alijäämäinen. Karjala-tietokantasäätiön kirjanpitoon sisältyvän etätyöprojektin tuotot vuonna 2001 olivat 1.267.420 mk ja projektikulut 1.262.127 mk. Ylijäämäksi muodostui 5.293 mk. 4. VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus - tarkistus - normalisointi Vuoden 2001 aikana jatkettiin kirkonkirjojen tallentamista painopisteen ollessa yhä selvemmin rippikirjoissa. Lähes jokaisesta tuonnempana lueteltavasta seurakunnasta tallennettiin ainakin yksi rippikirjasidos. Pisimmälle päästiin Jaakkiman ja Kivennavan osalta eli 1830- ja 1860-luvuille. Yleisenä ongelmana oli kuitenkin tallentajien uskalluksen puute. Niin kauan kuin rippikirjat ovat enimmäkseen suomenkielisiä, niiden tallennus on ongelmatonta. Kielen muuttuminen ruotsiksi vie kuitenkin yrittämisenhalun, ja tilalle pitää etsiä helpompia lähteitä. Historiakirjoista suurin osa on tallennettu vuoteen 1899 saakka. Tallennetun materiaalin järjestelyn yhteydessä paljastui kuitenkin eräitä pieniä seurakuntia ja ajanjaksoja, joita ei ollut aiemmin tallennettu. Niitä annettiin tallennettavaksi uusille työntekijöille. 4

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2001 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Uutena lähderyhmänä aloitettiin syksyllä lastenkirjojen tallennus (Antrea, Hiitola, Jaakkima, Johannes, Jääski, Kirvu ja Kivennapa). Keväällä 1999 alkanutta Salmin ja Mantsinsaaren kreikkalaiskatolisten seurakuntien metrikoiden ja rippikirjojen tallennusta jatkettiin. Salmi-Säätiön avustuksen turvin kesäksi voitiin palkata kokopäiväinen tallentaja, ja hänen ansiostaan kaikki Salmin metrikat saatiin siirrettyä tietokantaan. Myös rippikirjojen tallennus jatkui; niitä tallensi jatkuvasti yksi tai kaksi yhdistelmätuella palkattua henkilöä. Tallennustulosten kehitys selviää oheisesta asetelmasta. Vuosi Tallennettuja sidoksia Henkilötiedot Tallennuskuukaudet 1990 17 27 759 14 1991 11 20 908 14 1992 11 20 432 15 1993 11 38 157 25 1994 21 84 211 27 1995 23 61 945 28 1996 63 186 663 101 1997 54 119 522 70 1998 39 93 251 41 1999 155 516 288 158 2000 160 405 766 177 2001 108 345 776 150 Yhteensä 672 1 920 678 810 Kuluneen vuoden aikana tallennettiin siis 345 776 henkilötietuetta. Määrä ei ole niin suuri kuin vuonna 2000, mutta tuloksia arvioitaessa on otettava huomioon tallennettavan materiaalin luonne. Rippikirjat ovat huomattavasti hitaampia tallentaa kuin historiakirjat. Tietokannan kokonaistietumäärä on kuitenkin suurempi kuin taulukossa, sillä Karjala-tietokanta on saanut käyttöönsä myös Suomen Sukututkimusseuran HisKi-projektin tallennuksia. Kaikkiaan Karjala-tietokantaan oli 31.12.2001 tallennettu 2 259 444 henkilötietuetta, jotka jakautuvat seuraavasti eri seurakuntien osalle: 5

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2001 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Antrea 115 506 Metsäpirtti 3 674 Heinjoki 8 489 Muolaa 68 663 Hiitola 57 003 Pyhäjärvi 1 670 Ilmee 2 242 Rautu 59 342 Impilahti 36 023 Ruskeala 30 250 Jaakkima 164 467 Räisälä 52 632 Johannes 38 830 Sakkola 77 452 Jääski 55 539 Salmi (ort.) 98 636 Kaukola 35 868 Sortavala 87 095 Kirvu 88 806 Sortavala msrk 439 692 Kivennapa 118 224 Sortavala (ort.) 926 Koivisto 68 290 Suursaari 2 957 Kuolemajärvi 39 187 Säkkijärvi 58 076 Kurkijoki 58 753 Uusikirkko 109 170 Käkisalmi 24 236 Valkjärvi 51 837 Käkisalmi 8 127 Viborgs sv. 8 899 mrsrk församling Lavansaari 30 144 Viipuri msrk 106 852 Mantsinsaari 19 805 Viipuri tksrk 32 352 (ort.) Pelkkä tallentaminen ei kuitenkaan riitä, vaan tallennustiedot on tarkastettava huolellisesti. Tietokoneavusteiset tarkistusohjelmat auttavat ja nopeuttavat tallennusten tarkistamista, mutta ohjelmat eivät tietenkään ole aukottomia ja täysin luotettavia. Täten tallennetut tiedot on käytävä läpi myös manuaalisesti. Tietokannan tutkijat Hannu Lähde ja Taina Väisänen uurastivat tarkastustyön ja normalisoinnin parissa menestyksekkäästi. Heidän ansiostaan mm. Uudenkirkon ja Kivennavan historiakirjatallenteet vuoteen 1899 tarkastettiin kokonaan. Kaikkiaan he tarkastivat ja normalisoivat (sukunimet, asuinpaikat) vuonna 2001 lähes 200 000 tietuetta. Tietojen tarkistamisessa ja normalisoinnissa tarvitaan historian tutkimusmetodien tuntemusta, sillä työtä tehdessä on otettava huomioon tulevan tutkimuksen tarpeet, jotta tietokannan tutkimuksellinen hyväksikäyttö olisi mahdollisimman ongelmatonta ja luotettavaa. Tutkimuksen vaatimukset on pidettävä mielessä myös tallennustyön suunnittelussa ja ohjauksessa. Tietojen hyväksikäyttö Tietokannan tietojen tehokas hyödyntäminen edellyttää toimivaa hyväksikäyttöjärjestelmää. Karjala-tietokannan hyväksikäyttöjärjestelmästä luotiin jo vuoden 1998 aikana Intranet-versio. Vuonna 2001 järjestelmän kehittämistä jatkettiin ja syksyllä saatiin valmiiksi tiedonhaku- järjestelmän sukututkimusosion demoversio. Aiemminhan oli jo valmistunut väestöhistoriallista tutkimusta palveleva osio. Demoversio kiinnosti suuresti Kuulutko sukuuni - tapahtuman näyttelyvieraita Vantaalla 13.-14.10.2001. Yhteistyö Suomen Sukututkimusseuran kanssa tiivistyi. Syksyllä toteutetussa tietojen vaihdossa Karjala-tietokanta antoi SSS:n käyttöön yli 860 000 henkilötietuetta luovutetun Karjalan seurakunnista. Seura siirsi vuoden 2002 alussa tiedot HisKi-sivuilleen Internetiin, missä ne saivat innostuneen vastaanoton. Vastaavasti SSS on antanut 31.12.2001 mennessä tietokannalle 303 231 tietuetta tutkimusrekisteriä täydentämään. Lisäksi sukututkimusseura alkoi myydä kirjakaupassaan Karjala-tietokannan julkaisemia hakemistoja. 6

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2001 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Toimintavuoden 2001 aikana julkaistiin seuraavat hakemistot: Kivennapa Syntyneet ja kastetut 1729-1799 Syntyneet ja kastetut 1800-1850 Syntyneet ja kastetut A-L 1851-1899 Syntyneet ja kastetut M-Ö 1851-1899 Kuolleet ja haudatut 1729-1799 Kuolleet ja haudatut 1800-1850 Kuolleet ja haudatut 1851-1899 Käkisalmi Kuolleet ja haudatut 1691-1860 Räisälä Syntyneet ja kastetut 1751-1850 Kuulutetut ja vihityt 1752-1850 Kuolleet ja haudatut 1751-1850 Uusikirkko Syntyneet ja kastetut 1725-1799 Syntyneet ja kastetut 1800-1850 Syntyneet ja kastetut A-M 1851-1899 Syntyneet ja kastetut N-Ö 1851-1899 Kuulutetut ja vihityt 1725-1850 Kuolleet ja haudatut 1725-1799 Kuolleet ja haudatut 1800-1850 Kuolleet ja haudatut 1851-1899 Hakemistoja myytiin mm. arkistolaitokselle ja kirjastoille sekä yksityisille sukututkijoille yhteensä 322 kappaletta (joista Suomen Sukututkimusseuran kautta 234 kpl). Hinnat vaihtelivat 80-160 markan välillä. SSS:n myyntipalkkio oli 25% myyntihinnasta. Muu toiminta Karjala-tietokannan ensisijainen tehtävä on kirkonkirjatietojen tallentaminen, tallennustyön ohjaus ja tallennettujen tietojen jatkokäsittely. Tietokannan tunnettavuuden ja käytettävyyden edistämiseksi sekä taloudellisen tuen turvaamiseksi ulkopuoliset suhteet ja tiedottaminen ovat kuitenkin tärkeitä. Vuoden 2001 aikana Karjala-tietokannan toimintaa esiteltiin seuraavissa tilaisuuksissa : - Seinäjoen sukututkimusmessut 3.3.; Jari Ropponen käytti puheenvuoron - Suomen sukututkimusseuran sukututkimuspäivät Laukaassa 17.-18.3. - Imatran sukututkimuspäivä 31.3. - Karjalaiset kesäjuhlat Mikkelissä 15.-17.6. - Kuulutko sukuuni-tapahtuma Vantaalla 13.-14.10.; tiedonhakujärjestelmän demo-version esittely Ajankohtaisten tapahtumien lisäksi tietokanta oli jatkuvasti esillä Internetissä omilla kotisivuillaan. Nettisivuja päivitettiin säännöllisesti ja niiden avulla tiedotettiin mm. Karjala-tietokannan toiminnasta, uusista hakemistoista jne. Julkisuuden kannalta myös vuonna 1999 julkaistulla sukututkimusmultimedialla oli edelleen oma merkityksensä. Vuonna 2001 sitä myytiin 50 kpl. 7

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2001 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Etätyöprojekti herätti edelleen myönteistä huomioita lähialueiden sanomalehdissä. Lokakuussa mikkeliläinen Länsi-Savo julkaisi Karjala-tietokannasta näyttävän artikkelin otsikolla Karjalatietokantaa tallennetaan etätyönä. Yhteistyö ns. työllistymisen palvelukeskusten kanssa tallentajien palkkaamiseksi synnytti myös monia artikkeleita. Asiasta uutisoivat marraskuussa Länsi- Savo, Pieksämäen Lehti ja kuopiolainen Savon Sanomat. Monipuolisen aktiivisuuden myötä Karjala-tietokannan tunnettavuus lisääntyi huomattavasti ja tietokantaan tuli usein tiedusteluja ja kyselyjä etenkin työpaikan tai harjoittelupaikan saantimahdollisuuksista. Viimeksi mainittu johtui suureksi osaksi onnistuneesta etätyöprojektista. Myös sukututkimuksen harrastajien parissa tietokannan arvostus kasvoi edelleen, koskapa aiheeseen liittyviin puheluihin, sähköpostiviesteihin yms. jouduttiin vastaamaan päivittäin. Sen sijaan esimerkiksi opiskelijat eivät etsiessään aiheita opinnäytetöihinsä ottaneet yhteyttä. 8

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2002 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. TOIMINTA-AJATUS Mikkelissä toimiva Karjala-tietokanta on tutkimuslaitos, joka tuottaa ja tarjoaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa yliopistolliseen tieteelliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen. Tutkimusyksikön luomaan ja ylläpitämään Karjala-tietokanta -nimiseen tutkimusrekisteriin on tallennettu ja tallennetaan parhaillaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Se siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön, auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta sekä tukee ja kehittää arkistohallintoa. Varsinainen toiminta käynnistyi huhtikuussa 1988, jolloin eri alojen asiantuntijoista koostuva Karjala-tietokantatoimikunta perusti tietokantayksikön, Karjala-tietokannan. Sen tehtäväksi annettiin puolitoista vuotta kestävän koeprojektin aikana selvittää mahdollisuudet luovutetun Karjalan väestöä koskevan atk-pohjaisen tutkimusrekisterin luomiseksi. Koeprojektin päättyessä vuoden 1989 lopussa todettiin, että tietokanta on mahdollista toteuttaa, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on noin 70. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Karjala-tietokanta on toiminut Mikkelin maakunta-arkistossa joulukuusta 1997 lähtien oltuaan kuusi vuotta tilapäisesti muualla (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa ja Etelä- Savon Energialaitoksella). 2. HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Karjala-tietokantasäätiön perustajayhteisöt Vuoden 1990 alussa Karjala-tietokannan toimintaedellytysten turvaamiseksi hankkeessa mukana olleet yhteisöt perustivat Karjala-tietokantasäätiön. Säätiön perustamiseen osallistuivat Hiisi-Säätiö, Impiranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike -Säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, Koivisto-Säätiö, Mikkelin karjalaiset ry, Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö, Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry, Suomen Sukututkimusseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja Vuoksen Säätiö. Lisäksi Suomen Kulttuurirahasto kartutti säätiön peruspääomaa, mutta ei osallistunut yhteisönä itse säätiön perustamiseen. Karjala-tietokantasäätiön hallitus Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 2002 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: Joensuun yliopisto Antti Laine Jyväskylän yliopisto Ilkka Nummela Karjalan Liitto ry Kalevi Hyytiä ja Raimo Jenu Kirkkohallitus Erkki Huhta Kuopion yliopisto Riitta Huuhtanen 1

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2002 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Mikkelin kaupunki Kimmo Airas ja Kalevi Niemi Mikkelin maakunta-arkisto Anja Jääskeläinen Suomen Sukututkimusseura Leif Mether Väestörekisterikeskus Markku Häkkänen Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseen 19.2.2002 Hallituksen puheenjohtajaksi valittiin vuosikokouksessa Antti Laine ja varapuheenjohtajaksi Anja Jääskeläinen. Ylimääräinen hallituksen kokous pidettiin 2.5.2002. Kokous kutsuttiin koolle käsittelemään tietosuojalautakunnan päätöksestä tehtävää valitusta. Tietosuojalautakunta myönsi 25.3.2002 Karjala-tietokantasäätiölle luvan tallentaa luovutetun Karjalan kirkonkirjatietoja 100 vuotta nuoremmalta ajalta. Lupaan liittyi kuitenkin ns. arkaluonteisia tietoja koskeva rajoitus. Tästä rajoituksesta ylimääräinen hallituksen kokous päätti valittaa Kuopion hallinto-oikeudelle. Etätyöprojekti Karjala-tietokantasäätiön hallinnoima etätyöprojekti aloitti toimintansa elokuussa 1998 työvoimaviranomaisten myöntämän tuen turvin. Hyvien tulosten johdosta Etelä-Savon TEkeskus päätti jatkaa projektia vielä kolme vuotta 1.8.2001 alkaen. Vuoden 2002 aikana projekti on jatkunut menestyksekkäästi. Projektin vetäjänä on toiminut FM Jari Ropponen. Etelä- Savon TE-keskuksen myöntämän lisätuen turvin hankkeeseen voitiin 1.9.2002 alkaen palkata toinenkin tutkija. Etätyöprojektia varten on oma ohjausryhmä. Siihen kuuluivat vuonna 2002 Anja Jääskeläinen ja Kimmo Airas tietokantasäätiöstä sekä työvoimahallinnon edustajina erikoissuunnittelija Matti Salmela (Etelä-Savon TE-keskus) ja apulaisjohtaja Seppo Hietamies (Mikkelin työvoimatoimisto). Tilintarkastajat Toimintavuoden 2002 tilintarkastajina toimivat HTM-yhteisö Oy Audiator Yhtiötarkastus Ab (Raimo Vallenius) ja Lauri Kirjavainen sekä varatilintarkastajina HTM Pekka Neuvonen ja Markku Paksu. Neuvottelukunta Säätiöllä on neuvottelukunta (18 jäsentä), johon perustajayhteisöt valitsevat edustajansa ja jonka tehtävänä on tukea hallitusta tietokannan kehittämisessä ja ylläpidossa sekä välittää tietoja säätiön ja perustajayhteisöjen välillä. Neuvottelukunta ei ole kokoontunut toimintavuoden aikana. Karjala-tietokannan henkilökunta Vuonna 2002 Karjala-tietokantasäätiön toimihenkilöinä olivat atk-suunnittelija Satu Soivanen, tutkijat Jari Ropponen ja Matti Järveläinen (1.9. alkaen) sekä toimistosihteeri Kirsti Uski. Satu Soivanen vastasi tietokannan ja tallennusohjelmien kehittelystä sekä ylläpidosta, tiedonhakujärjestelmän suunnittelusta ja ohjelmoinnista, mikrotuesta yms. atk-alan erikoisosaamisesta. Tutkijoista Matti Järveläinen tarkasti sekä normalisoi tallennustietoja ja ohjasi tarvittaessa Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa työskenteleviä tallentajia. Etätyöprojektin vetäjä 2

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2002 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Jari Ropponen vastasi tallentajien rekrytoinnista, alkuopetuksesta, ohjauksesta, valvonnasta ja henkilöstöhallinnosta. Toimistosihteeri Kirsti Uskin tehtäviin kuuluivat etupäässä toimisto- ja talousasiat kuten palkanlaskenta, kirjanpito ja tilitykset työvoimahallinnolle. Karjala-tietokannan palveluksessa voi olla omilla määrärahoilla tai työvoimaviranomaisten määrärahoilla palkattua tilapäistä henkilöstöä. Vuonna 2002 tilapäinen henkilökunta keskittyi tallennustyöhön. Tilapäiseen tallennushenkilöstöön kuuluivat vuoden 2002 aikana seuraavat henkilöt: Vuonna 2002 töissä on ollut 43 tallentajaa, kaikki etätyöprojektin kautta palkattuja. Heistä 27 aloitti uusina tallentajina (TE-keskuksen työllistämisvelvoite on 23 henkilöä). Keskimäärin 3

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2002 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- tallentajia oli yhtä aikaa töissä 26 henkilöä. Projektin luonteen mukaisesti suurin osa työskenteli kotonaan tai erityisissä etätyöpisteissä. Uusista tallentajista vain kolme tallensi säätiön toimitiloissa. Mikkelin ohella tallennustyötä tehtiin mm. Mäntyharjussa, Pertunmaalla, Kangasniemellä ja Pieksämäellä. Työntekijät saatiin Mikkelin ja eräiden muiden lähiseudun työvoimatoimistojen kautta yhdistelmätuella, jolloin siitä ei aiheutunut palkkakustannuksia tietokantasäätiölle. Työsopimukset tehtiin vuodeksi (kolmen kuukauden koeaika). Etätyöprojektin tallentajien työaika oli 5 tuntia päivässä ja muilla 7 ¼ tuntia. 3. TALOUS Karjala-tietokantasäätiön toiminta rahoitettiin eri rahastoilta, säätiöiltä ja julkiselta sektorilta saaduilla apu- ja määrärahoilla sekä talletusten korkotuotoilla. Vuoden 2002 valtion tulo- ja menoarviossa Karjala-tietokantasäätiölle osoitettiin 47 000 mk. Mikkelin kaupunki tuki säätiötä 7 000 :lla ja eräät karjalaissäätiöt seuraavasti: - Karjalan Säätiö 3 030 - Kannaksen Osuusliikesäätiö 6 730 - Rauta-Säätiö 3 397,40 - Hiitola-Säätiö 840 - Kustannus Oy Karjalan Äänen säätiö 1 700 Etelä-Savon TE-keskukselta saatiin vuodelle 2002 projektitukea yhteensä 59 053. Sillä katettiin projektin vetäjän ja uuden tutkijan palkka kokonaisuudessaan, 50 % toimistosihteerin palkasta sekä 75 % muista, hyväksytyistä etätyöprojektin kuluista. Lisäksi tallentajien palkkaukseen saatiin yhdistelmätukea Mikkelin ja muiden työvoimatoimistojen kautta kaikkiaan 254 364. Työllistämistukea maksettiin 3 925. Karjala-tietokantasäätiön varsinaisen toiminnan bruttotuotto vuonna 2002 oli 4 088. Se koostui hakemistojen ja sukututkimus-cd:n myynnistä. Korkotuottoja säätiölle kertyi 1 897. Tietokannan toiminnan ja ylläpidon kulut vuonna 2002 olivat 379 900, sisältäen käyttöomaisuudesta tehdyt poistot eli 871. Tilikauden tulos oli täten 13 127 ylijäämäinen. Karjala-tietokantasäätiön kirjanpitoon sisältyvän etätyöprojektin kulut vuonna 2002 olivat 319 263 ja tuotot 320 686. Ylijäämäksi muodostui 1 423. 4. VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus - tarkistus - normalisointi Vuoden 2002 aikana kirkonkirjojen tallentaminen oli monimuotoista. Rippikirjojen tallennus väheni, koska helppolukuisemmat rippikirjat alkavat olla jo tietokannassa. Rippikirjojen paikan ottivat lastenkirjat; lähes jokaisesta tuonnempana lueteltavasta seurakunnasta tallennettiin ainakin yksi lastenkirjasidos. Historiakirjoista suurin osa on aiemmin tallennettu vuoteen 1899 saakka. Tietosuoja- lautakunnan myöntämällä luvalla em. lähteiden tallennusta laajennettiin 1900-luvun puolelle vuo- 4

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2002 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- den 2002 jälkipuoliskolla. Sen sijaan 1900-luvun rippikirjojen työstämistä ei vielä aloitettu. Koska nimenomaan rippikirjoihin voi sisältyä tietosuolautakunnan tarkoittamia arkaluontoisia tietoja, on viisainta odottaa Kuopion hallinto-oikeuden päätöstä säätiön tekemään valitukseen. Jos päätös kumoaa tallennusrajoitukset, voidaan uudemmat rippikirjat tallentaa alusta alkaen mahdollisimman täydellisinä. Tallennustulosten kehitys selviää oheisesta asetelmasta. Vuosi Tallennettuja sidoksia Henkilötiedot Tallennuskuukaudet 1990 17 27 759 14 1991 11 20 908 14 1992 11 20 432 15 1993 11 38 157 25 1994 21 84 211 27 1995 23 61 945 28 1996 63 186 663 101 1997 54 119 522 70 1998 39 93 251 41 1999 155 516 288 158 2000 160 405 766 177 2001 108 345 776 150 2002 154 757 839 181 Yhteensä 826 2 678 517 991 Kuluneen vuoden aikana tallennettiin siis 757 839 henkilötietuetta. Määrä on kaikkien aikojen suurin, mutta tuloksia arvioitaessa on otettava huomioon tallennettavan materiaalin luonne. Historia- ja lastenkirjat ovat huomattavasti nopeampia tallentaa kuin rippikirjat. Tietokannan kokonaistietuemäärä on kuitenkin suurempi kuin taulukossa, sillä Karjalatietokanta on saanut käyttöönsä myös Suomen Sukututkimusseuran HisKi-projektin tallennuksia. Kaikkiaan Karjala-tietokantaan oli 31.12.2002 tallennettu 3 017 283 henkilötietuetta, jotka jakautuvat seuraavasti eri seurakuntien osalle: 5

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2002 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 2001 2002 erotus ANTREA 115 506 142 274 26 768 HEINJOKI 8 489 31 097 22 608 HIITOLA 57 003 102 267 45 264 ILMEE 2 242 2 242 0 IMPILAHTI 36 023 54 637 18 614 JAAKKIMA 164 467 212 355 47 888 JOHANNES 38 830 66 556 27 726 JÄÄSKI 55 539 87 622 32 083 KAUKOLA 35 868 46 625 10 757 KIRVU 88 806 95 957 7 151 KIVENNAPA 118 224 137 595 19 371 KOIVISTO 68 290 74 597 6 307 KUOLEMAJÄRVI 39 187 44 973 5 786 KURKIJOKI 58 753 74 104 15 351 KÄKISALMI 24 236 27 528 3 292 KÄKISALMI MSRK 8 127 10 249 2 122 LAVANSAARI 30 144 30 144 0 LEPPÄLAHTI 0 5 160 5 160 MANTSINSAARI 19 805 19 805 0 (ORT.) METSÄPIRTTI 3 674 14 731 11 057 MUOLAA 68 663 96 417 27 754 PYHÄJÄRVI 1 670 54 200 52 530 PÄLKJÄRVI 0 4 035 4 035 RAUTU 59 342 88 444 29 102 RUSKEALA 30 250 33 246 2 996 RÄISÄLÄ 52 632 64 176 11 544 SAKKOLA 77 452 85 766 8 314 SALMI (EVL.) 0 1 471 1 471 SALMI (ORT.) 98 636 219 072 120 436 SEISKARI 0 2 317 2 317 SOANLAHTI 0 4 289 4 289 SORTAVALA (KSRK) 87 095 87 095 0 SORTAVALA (MSRK) 439 692 451 133 11 441 SORTAVALA (ORT) 926 1 711 785 SUURSAARI 2 957 7 286 4 329 SÄKKIJÄRVI 58 076 80 221 22 145 UUSIKIRKKO 109 170 152 795 43 625 VALKJÄRVI 51 837 78 236 26 399 VIBORGS SV. F. 8 899 8 899 0 VIIPURI (MSRK) 106 582 183 604 77 022 VIIPURI (TKSRK) 32 352 32 352 0 YHTEENSÄ 2 259 444 3 017 283 757 839 Tallennettavia henkilötietueita on arvioitu olevan kaikkiaan 7,5 miljoonaa. Täten vuoden 2002 lopussa tuosta määrästä oli tietokannassa noin 40%. Pelkkä tallentaminen ei kuitenkaan riitä, vaan tallennustiedot on tarkastettava huolellisesti. Tietokoneavusteiset tarkistusohjelmat auttavat ja nopeuttavat tallennusten tarkistamista, mutta ohjelmat eivät tietenkään ole aukottomia ja täysin luotettavia. Täten tallennetut tiedot on käytävä läpi myös manuaalisesti. Tietokannan uusi tutkija Matti Järveläinen aloitti uurastuksensa tarkastustyön ja normalisoinnin parissa 1.9.2002. Näin koko alkuvuoden pysähdyksissä ollut tarkastustyö pääsi jatkumaan. 6

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2002 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Tietojen tarkistamisessa ja normalisoinnissa tarvitaan historian tutkimusmetodien tuntemusta, sillä työtä tehdessä on otettava huomioon tulevan tutkimuksen tarpeet, jotta tietokannan tutkimuksellinen hyväksikäyttö olisi mahdollisimman ongelmatonta ja luotettavaa. Tutkimuksen vaatimukset on pidettävä mielessä myös tallennustyön suunnittelussa ja ohjauksessa. Tietojen hyväksikäyttö Tietokannan tietojen tehokas hyödyntäminen edellyttää toimivaa hyväksikäyttöjärjestelmää. Karjala-tietokannan hyväksikäyttöjärjestelmästä luotiin jo vuoden 2001 aikana demoversio. Vuonna 2002 kehitystyö oli kuitenkin keskeytyksissä, koska atk-suunnittelijan työajasta yli puoli vuotta kului sukututkijoille tarkoitetun opaskirjan tekemiseen. Tiedonhakujärjestelmän sukututkimusosion demoversio on silti ollut ahkerassa käytössä. Sen avulla on mm. voitu laatia vastauksia sukututkijoilta tulleisiin kyselyihin. - Aiemmin on jo valmistunut väestöhistoriallista tutkimusta palveleva osio. Demoversio kiinnosti jälleen Kuulutko sukuuni - tapahtuman näyttelyvieraita Vantaalla 12.-13.10.2002. Yhteistyö Suomen Sukututkimusseuran kanssa on ollut jatkuvaa. Syksyllä 2001 toteutetussa tietojen vaihdossa Karjala-tietokanta antoi SSS:n käyttöön yli 860 000 henkilötietuetta luovutetun Karjalan seurakunnista. Seura siirsi vuoden 2002 alussa tiedot HisKi-sivuilleen Internetiin, missä ne saivat innostuneen vastaanoton. Vastaavasti SSS on antanut 31.12.2002 mennessä tietokannalle 303 231 tietuetta tutkimusrekisteriä täydentämään. Tämän jälkeen Karjalatietokannasta on kuukausittain lähetetty HisKiin sekä uusia tallenteita että korjaustiedostoja. - Sukututkimusseura on edelleenkin myynyt kirjakaupassaan Karjala-tietokannan julkaisemia hakemistoja. Toimintavuoden 2002 aikana julkaistiin seuraavat hakemistot: Salmi (ort.) Syntyneet ja kastetut 1850-1864 Syntyneet ja kastetut 1865-1879 Syntyneet ja kastetut 1880-1899 Aiempaan nähden hakemistoja julkaistiin vähän. Hakemistojen tekoa varten ei ollut tarkastettuja ja normalisoituja tallennustietoja tarkastustyön väliaikaisen keskeytymisen johdosta. Hakemistoja myytiin mm. arkistolaitokselle ja yksityisille sukututkijoille yhteensä 161 kappaletta (joista Suomen sukututkimusseuran kautta 130 kpl). Hinnat vaihtelivat 14-27 euron välillä. SSS:n myyntipalkkio oli 25% myyntihinnasta. Muu toiminta Karjala-tietokannan ensisijainen tehtävä on kirkonkirjatietojen tallentaminen, tallennustyön ohjaus ja tallennettujen tietojen jatkokäsittely. Tietokannan tunnettavuuden ja käytettävyyden edistämiseksi sekä taloudellisen tuen turvaamiseksi ulkopuoliset suhteet ja tiedottaminen ovat kuitenkin tärkeitä. Vuoden 2002 aikana Karjala-tietokannan toimintaa esiteltiin seuraavissa tilaisuuksissa : - Kirkko ja verkko-päivät Tampereella 17. 18.4. - Mikkelin seudun työllistämisprojektien yhteistapahtuma 2.5. - Lahden sukututkimuspäivä 5.10. - Kuulutko sukuuni-tapahtuma Vantaalla 16. - 17.10. 7

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2002 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Ajankohtaisten tapahtumien lisäksi tietokanta oli jatkuvasti esillä Internetissä omilla kotisivuillaan. Nettisivuja päivitettiin säännöllisesti ja niiden avulla tiedotettiin mm. Karjalatietokannan toiminnasta, uusista hakemistoista jne. Julkisuuden kannalta myös vuonna 1999 julkaistulla sukututkimusmultimedialla oli edelleen oma merkityksensä. Vuonna 2002 sitä myytiin 34 kpl. Multimedian aineistosta on tekeillä myös sukututkijan asiakirjaopas ja sanasto. Atk-suunnittelija Satu Soivanen on muokannut vuonna 2002 teosta julkaisukuntoon. Karjala-tietokantasäätiön hallinnoima etätyöprojekti on edelleen ollut myönteisesti esillä. Esimerkiksi työvoimaviranomaiset ovat kiitelleet projektin työllistävyyttä ja jämäkästi hoidettua taloushallintoa. Viimeksi mainitusta ansio kuuluu toimistosihteeri Kirsti Uskille. Vuonna 2002 etätyöprojekti on myös liittynyt Mikkelin seuduilla toimivien työllistämisprojektien yhteistyöverkostoon. Monipuolisen aktiivisuuden myötä Karjala-tietokannan tunnettavuus pysyi hyvänä ja tietokantaan tuli usein tiedusteluja ja kyselyjä etenkin työpaikan tai harjoittelupaikan saantimahdollisuuksista. Viimeksi mainittu johtui suureksi osaksi onnistuneesta etätyöprojektista. Myös sukututkimuksen harrastajien parissa tietokannan arvostus kasvoi edelleen, koskapa aiheeseen liittyviin puheluihin, sähköpostiviesteihin yms. jouduttiin vastaamaan lähes päivittäin. Sen sijaan esimerkiksi opiskelijat eivät etsiessään aiheita opinnäytetöihinsä ottaneet yhteyttä. 5. TOIMITILAT Karjala-tietokantasäätiö on toiminut joulukuusta 1997 lähtien Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa. Työtiloiksi on osoitettu yksi arkistomakasiini (osittain) ja pieni tutkijanhuone. Ensin mainittu ei täyttäne kaikkia toimistotiloilta edellytettyjä ominaisuuksia, mutta käytännössä se ei ole haitannut suuresti työntekoa. Tähän saakka toimitilat ovat olleet maksuttomia, mutta vuoden 2003 alusta maakunta-arkisto ryhtyy perimään etätyöprojektilta 360 :n (+ ALV) suuruista kuukausivuokraa. Tietokantasäätiön sijoittuminen maakunta-arkistoon on ollut luontevaa, koska arkistossa säilytetään luovutetun Karjalan kirkonkirjoja. Tosin kirkonkirjojen alkuperäiskappaleita ei enää käytetä kuin tarkastustyössä. Tallennustyössä siirryttiin vuonna 2002 käyttämään yksinomaan mikrofilmejä. Mikrofilmien laadussa on kuitenkin ajoittain ollut parantamisen varaa. 8

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2003 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. TOIMINTA-AJATUS Mikkelissä toimiva Karjala-tietokanta on tutkimuslaitos, joka tuottaa ja tarjoaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa tieteelliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen. Tutkimusyksikön luomaan ja ylläpitämään Karjala-tietokanta -nimiseen tutkimusrekisteriin on tallennettu ja tallennetaan parhaillaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Se siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön, auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta sekä tukee ja kehittää arkistohallintoa. Varsinainen toiminta käynnistyi huhtikuussa 1988, jolloin eri alojen asiantuntijoista koostuva Karjala-tietokantatoimikunta perusti tietokantayksikön, Karjala-tietokannan. Sen tehtäväksi annettiin puolitoista vuotta kestävän koeprojektin aikana selvittää mahdollisuudet luovutetun Karjalan väestöä koskevan atk-pohjaisen tutkimusrekisterin luomiseksi. Koeprojektin päättyessä vuoden 1989 lopussa todettiin, että tietokanta on mahdollista toteuttaa, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on noin 70. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Karjala-tietokanta on toiminut Mikkelin maakunta-arkistossa joulukuusta 1997 lähtien oltuaan kuusi vuotta tilapäisesti muualla (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa ja Etelä- Savon Energialaitoksella). 2. HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Karjala-tietokantasäätiön perustajayhteisöt Vuoden 1990 alussa Karjala-tietokannan toimintaedellytysten turvaamiseksi hankkeessa mukana olleet yhteisöt perustivat Karjala-tietokantasäätiön. Säätiön perustamiseen osallistuivat Hiisi-Säätiö, Impiranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike -Säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, Koivisto-Säätiö, Mikkelin karjalaiset ry, Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö, Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry, Suomen Sukututkimusseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja Vuoksen Säätiö. Lisäksi Suomen Kulttuurirahasto kartutti säätiön peruspääomaa, mutta ei osallistunut yhteisönä itse säätiön perustamiseen. Karjala-tietokantasäätiön hallitus Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 2003 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: 1

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2003 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Joensuun yliopisto Antti Laine Jyväskylän yliopisto Ilkka Nummela Karjalan Liitto ry Kalevi Hyytiä ja Raimo Jenu Kirkkohallitus Mikko Tähkänen Kuopion yliopisto Riitta Huuhtanen Mikkelin kaupunki Kimmo Airas ja Kalevi Niemi Mikkelin maakunta-arkisto Anja Jääskeläinen Suomen Sukututkimusseura Leif Mether Väestörekisterikeskus Markku Häkkänen Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseen 18.2.2003. Kokouksessa hallituksen puheenjohtajaksi valittiin dosentti Antti Laine ja varapuheenjohtajaksi arkistonjohtaja Anja Jääskeläinen. Etätyöprojekti Karjala-tietokantasäätiön hallinnoima etätyöprojekti aloitti toimintansa elokuussa 1998 työvoimaviranomaisten myöntämän tuen turvin. Sen tarkoituksena on nopeuttaa kirkonkirjojen tallennustyötä palkkaamalla pitkäaikaistyöttömiä tallentajiksi. Hyvien tulosten johdosta Etelä- Savon TE-keskus päätti jatkaa projektia vielä kolme vuotta 1.8.2001 alkaen. Vuoden 2003 aikana projekti jatkui vähintäänkin tyydyttävästi; se täytti työllistämisvelvoitteensa ja saavutti tallennustavoitteensa. Projektin vetäjänä toimi edelleen FM Jari Ropponen. Etätyöprojektia varten on oma ohjausryhmä. Siihen kuuluivat vuonna 2003 Anja Jääskeläinen ja Kimmo Airas tietokantasäätiöstä sekä työvoimahallinnon edustajina erikoissuunnittelija Matti Salmela (Etelä-Savon TE-keskus) ja apulaisjohtaja Seppo Hietamies (Mikkelin työvoimatoimisto). Tilintarkastajat Toimintavuoden 2003 tilintarkastajina toimivat HTM-yhteisö Oy Audiator Yhtiötarkastus Ab (Raimo Vallenius) ja Osmo Aalto (JHTT) sekä varatilintarkastajina HTM Pekka Neuvonen ja Markku Paksu. Neuvottelukunta Säätiöllä on neuvottelukunta (18 jäsentä), johon perustajayhteisöt valitsevat edustajansa ja jonka tehtävänä on tukea hallitusta tietokannan kehittämisessä ja ylläpidossa sekä välittää tietoja säätiön ja perustajayhteisöjen välillä. Neuvottelukunta ei ole kokoontunut toimintavuoden aikana. Se kutsuttiin viimeksi koolle kesällä 2001 Mikkelissä olleiden Karjalaisten kesäpäivien yhteydessä, mutta vain yksi neuvottelukunnan jäsenistä saapui paikalle. Karjala-tietokannan henkilökunta Vuonna 2003 Karjala-tietokantasäätiön toimihenkilöinä olivat atk-suunnittelija Satu Soivanen, tutkijat Jari Ropponen, Matti Järveläinen (30.4. saakka) ja Kati Hynönen (4.6. lähtien) sekä toimistosihteeri Kirsti Uski. Lisäksi Suomen Kulttuurirahaston apurahan turvin määräaikaiseksi ohjelmoijaksi palkattiin tradenomi Niko Kainulainen. 2

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2003 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Satu Soivanen vastasi tietokannan ja tallennusohjelmien kehittelystä sekä ylläpidosta ja tiedonhakujärjestelmän suunnittelusta. Niko Kainulainen hoiti ohjelmointi- ja mikrotukihenkilön tehtävät. Tutkijoista Matti Järveläinen ja Kati Hynönen tarkastivat sekä normalisoivat tallennustietoja ja ohjasivat tarvittaessa Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa työskenteleviä tallentajia. Etätyöprojektin vetäjä Jari Ropponen vastasi tallentajien rekrytoinnista, alkuopetuksesta, ohjauksesta, valvonnasta ja henkilöstöhallinnosta. Toimistosihteeri Kirsti Uskin tehtäviin kuuluivat etupäässä toimisto- ja talousasiat kuten palkanlaskenta, kirjanpito ja tilitykset työvoimahallinnolle. Toimihenkilöistä Satu Soivanen on ainoa vakituinen työntekijä ja hänen palkkansa maksaa Karjala-tietokantasäätiö. Tutkijoiden palkkaus kokonaan ja toimistosihteerin palkasta puolet maksetaan Etelä-Savon TE-keskuksen etätyöprojektille myöntämästä projektituesta. Karjala-tietokannan palveluksessa voi olla omilla määrärahoilla tai työvoimaviranomaisten määrärahoilla palkattua tilapäistä henkilöstöä. Vuonna 2003 tilapäinen henkilökunta keskittyi etätyöprojektin puitteissa tallennustyöhön. Tilapäiseen tallennushenkilöstöön kuuluivat vuoden 2003 aikana seuraavat henkilöt: 3

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2003 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Tummennetut =työsopimus tehty 2003 (vuodelta 2002 jatkanut 21 tallentajaa; vuodelle 2004 jatkaa 27 tallentajaa) Vuonna 2003 töissä oli 50 tallentajaa, kaikki etätyöprojektin kautta palkattuja. Heistä 28 aloitti uusina tallentajina (TE-keskuksen työllistämisvelvoite on 23 henkilöä). Keskimäärin tallentajia oli yhtä aikaa töissä 27 henkilöä. Projektin luonteen mukaisesti suurin osa työskenteli kotonaan tai erityisissä etätyöpisteissä. Uusista tallentajista vain kolme tallensi säätiön toimitiloissa. Mikkelin ohella tallennustyötä tehtiin Mäntyharjussa, Pertunmaalla, Puumalassa, Ristiinassa ja Pieksämäellä. Tallennustyöntekijät saatiin Mikkelin ja eräiden muiden lähiseudun työvoimatoimistojen kautta yhdistelmätuella, jolloin siitä ei aiheutunut palkkakustannuksia tietokantasäätiölle. Työsopimukset tehtiin vuodeksi (kolmen kuukauden koeaika). Etätyöprojektin tallentajien työaika oli 5 tuntia päivässä ja muilla 7 ¼ tuntia. Lainsäädäntö asettaa työnantajalle useita työntekijöihin liittyviä velvollisuuksia. Eräs on työterveyshuolto. Mikkelin työsuojelupiiri velvoitti keväällä 2003 Karjala-tietokantasäätiön järjestämään henkilöstölleen asianmukaisen työterveyshuollon. Sopimus työterveyshuollosta solmittiinkin kesällä Mikkelin terveyskeskuksen kanssa. Vähimmäisvaatimukset täyttävä sopimus koskee ainoastaan säätiön toimihenkilöitä. Terveyskeskuksen johtavan työterveyslääkärin tulkinnan mukaan tallentajat voitiin tässä tapauksessa jättää huomioimatta. 3. TALOUS Karjala-tietokantasäätiön toiminta rahoitettiin eri rahastoilta, säätiöiltä ja julkiselta sektorilta saaduilla apu- ja määrärahoilla sekä talletusten korkotuotoilla. Vuoden 2003 valtion tulo- ja menoarviossa Karjala-tietokantasäätiölle osoitettiin 35 250 eli valtio leikkasi tukeaan neljänneksellä. Mikkelin kaupunki tuki säätiötä 10 100 :lla. Suomen kulttuurirahasto myönsi ohjelmoijan palkkaukseen 15 000, josta vuonna 2003 käytettiin 10 000. Tärkeä osuus säätiön toiminnan jatkumiselle oli eräiden karjalaissäätiöiden tuki, yhteensä 21 240. Se koostui: - Karjalan Säätiö 4 000 (siirr. v. 2004) - Rauta-Säätiö 3 400 - Hiitola-Säätiö 840 - Antti Paasosen rahasto 3000 4

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2003 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- - Salmi-Säätiö 5 000 - Karjalaisen kulttuurin edistämissäätiö 5 000 Etelä-Savon TE-keskukselta saatiin vuodelle 2003 projektitukea yhteensä 76 323. Sillä katettiin projektin vetäjän ja uuden tutkijan palkka kokonaisuudessaan, 50 % toimistosihteerin palkasta sekä 75 % muista, hyväksytyistä etätyöprojektin kuluista. Jälkimmäisiin kuului mm. projektin toimitilojen vuokra (439 /kk), jota arkistolaitos alkoi vuoden 2003 alusta periä. Tallentajien palkkaukseen saatiin yhdistelmätukea Mikkelin ja muiden työvoimatoimistojen kautta kaikkiaan 259 211. Karjala-tietokantasäätiön varsinaisen toiminnan bruttotuotto vuonna 2003 oli 2 819. Se koostui hakemistojen ja sukututkimus-cd:n myynnistä. Korkotuottoja säätiölle kertyi 1 556. Tietokannan toiminnan ja ylläpidon kulut vuonna 2003 olivat 410 881, sisältäen käyttöomaisuudesta tehdyt poistot eli 586. Tilikauden tulos oli täten 1 618 ylijäämäinen. Karjala-tietokantasäätiön kirjanpitoon sisältyvän etätyöprojektin kulut vuonna 2003 olivat yhteensä 339 083 ja tuotot 347 774. Ylijäämäksi muodostui 8 691. 4. VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus - tarkistus - normalisointi Vuoden 2003 aikana kirkonkirjojen tallentaminen oli edelleenkin monimuotoista. Tosin rippikirjojen tallentaminen väheni, koska helppolukuisemmat rippikirjat alkavat olla jo tietokannassa. Rippikirjojen paikan ovat ottaneet lastenkirjat; lähes jokaisesta tuonnempana lueteltavasta seurakunnasta on tallennettu ainakin yksi lastenkirjasidos. Historiakirjoista suurin osa on aiemmin tallennettu vuoteen 1899 saakka. Siksi - tietosuojalautakunnan myöntämällä luvalla - em. lähteiden tallennus painottui 1900-luvulle. Uutena lähderyhmänä mukaan otettiin muuttaneiden luettelot. Mainittakoon, että niiden tallennusta varten ohjelmoitiin Karjala-tietokannan ensimmäinen Windows-pohjainen tallennusohjelma. Sen sijaan 1900-luvun rippikirjojen työstämistä ei vielä aloitettu. Koska nimenomaan rippikirjoihin voi sisältyä tietosuolautakunnan tarkoittamia arkaluontoisia tietoja, on kärsivällisesti odotettu Kuopion hallinto-oikeuden päätöstä säätiön 6.5.2002 tekemään valitukseen. Jos päätös kumoaa tallennusrajoitukset, voidaan uudemmat rippikirjat tallentaa alusta alkaen mahdollisimman täydellisinä. Tallennustulosten kehitys selviää oheisesta asetelmasta. Vuosi Henkilötiedot Tallennuskuukaudet 1990 27 759 14 1991 20 908 14 1992 20 432 15 1993 38 157 25 5

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2003 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 1994 84 211 27 1995 61 945 28 1996 186 663 101 1997 119 522 70 1998 93 251 41 1999 516 288 158 2000 405 766 177 2001 345 776 150 2002 757 839 181 2003 694 156 204 Yhteensä 3 372 673 1 205 Kuluneen vuoden aikana tallennettiin siis yli 694 000 henkilötietuetta. Määrä on lähes yhtä suuri kuin ennätysvuonna 2002, joten tulosta voitaneen pitää tyydyttävänä. Tietokannan kokonaistietuemäärä on kuitenkin suurempi kuin taulukossa, sillä Karjalatietokanta on saanut käyttöönsä myös Suomen Sukututkimusseuran HisKi-projektin tallennuksia. Kaikkiaan Karjala-tietokantaan oli 31.12.2003 tallennettu 3 711 439 henkilötietuetta, jotka jakautuvat seuraavasti eri seurakuntien osalle: 2002 2003 erotus ANTREA 142 274 177526 35 252 HEINJOKI 31 097 43349 12 252 HIITOLA 102 267 137073 34 806 ILMEE 2 242 2239-3 IMPILAHTI 54 637 69048 14 411 JAAKKIMA 212 355 237788 25 433 JOHANNES 66 556 87731 21 175 JÄÄSKI 87 622 122195 34 573 KAUKOLA 46 625 59574 12 949 KIRVU 95 957 114439 18 482 KIVENNAPA 137 595 196271 58 676 KOIVISTO 74 597 90189 15 592 KUOLEMAJÄRVI 44 973 61941 16 968 KURKIJOKI 74 104 106880 32 776 KÄKISALMI 27 528 34708 7 180 KÄKISALMI MSRK 10 249 15470 5 221 LAVANSAARI 30 144 30143-1 LEPPÄLAHTI 5 160 6220 1 060 MANTSINSAARI (ORT.) 19 805 21951 2 146 6

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2003 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- METSÄPIRTTI 14 731 20684 5 953 MUOLAA 96 417 123088 26 671 PYHÄJÄRVI 54 200 77152 22 952 PÄLKJÄRVI 4 035 20387 16 352 RAUTU 88 444 101521 13 077 RUSKEALA 33 246 42328 9 082 RÄISÄLÄ 64 176 70775 6 599 SAKKOLA 85 766 113989 28 223 SALMI (EVL.) 1 471 1471 0 SALMI (ORT.) 219 072 292122 73 050 SEISKARI 2 317 2317 0 SOANLAHTI 4 289 6337 2 048 SORTAVALA (KSRK) 87 095 87095 0 SORTAVALA (MSRK) 451 133 451132-1 SORTAVALA (ORT) 1 711 3037 1 326 SUURSAARI 7 286 7957 671 SÄKKIJÄRVI 80 221 86065 5 844 TERIJOKI 0 9141 9 141 UUSIKIRKKO 152 795 204408 51 613 VALKJÄRVI 78 236 89756 11 520 VIBORGS SV. F. 8 899 9997 1 098 VIIPURI (MSRK) 183 604 227899 44 295 VIIPURI (TKSRK) 32 352 48046 15 694 YHTEENSÄ 3 017 283 3 711 439 694 156 Tallennettavia henkilötietueita on arvioitu olevan kaikkiaan 7,5 miljoonaa. Täten vuoden 2003 lopussa tuosta määrästä oli tietokannassa noin 50%. Pelkkä tallentaminen ei kuitenkaan riitä, vaan tallennustiedot on tarkastettava huolellisesti. Tietokoneavusteiset tarkistusohjelmat auttavat ja nopeuttavat tallennusten tarkistamista, mutta ohjelmat eivät tietenkään ole aukottomia ja täysin luotettavia. Täten tallennetut tiedot on käytävä läpi myös manuaalisesti. Tietokannan tutkija Kati Hynönen jatkoi Matti Järveläisen uurastusta tarkastustyön ja normalisoinnin parissa 4.6.2003. Näin tarkastustyö pääsi jatkumaan lähes keskeytyksettä. Tietojen tarkistamisessa ja normalisoinnissa tarvitaan historian tutkimusmetodien tuntemusta, sillä työtä tehdessä on otettava huomioon tulevan tutkimuksen tarpeet, jotta tietokannan tutkimuksellinen hyväksikäyttö olisi mahdollisimman ongelmatonta ja luotettavaa. Tutkimuksen vaatimukset on pidettävä mielessä myös tallennustyön suunnittelussa ja ohjauksessa. Tietojen hyväksikäyttö Tietokannan tietojen tehokas hyödyntäminen edellyttää toimivaa hyväksikäyttöjärjestelmää. Karjala-tietokannan hyväksikäyttöjärjestelmästä luotiin jo vuoden 2001 aikana demoversio. Viime vuonna tiedonhakujärjestelmän kehittäminen nytkähti eteenpäin. Suomen kulttuurirahaston myöntämän 15 000 euroa apurahan turvin palkattiin tradenomi Niko Kainulainen 2.6. alkaen tiedonhakujärjestelmän ohjelmoijaksi. Loppuvuonna Kainulainen sai järjestelmään kuuluvan, päätekäyttöön sopivan sukututkimusosion valmiiksi. Se aiotaan asettaa tutkijoiden käyttöön Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasaliin keväällä 2004. Internet-version suunnittelu ja ohjelmointi alkoi joulukuussa. - Aiemmin on jo valmistunut väestöhistoriallista tutkimusta palveleva osio, joskaan siihen ei ole vielä voitu syöttää kuin vain kolmen seurakunnan tietoja. 7

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2003 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Sen sijaan sukututkimusosio kattaa kaikki tallennustiedot. Yhteistyö Suomen Sukututkimusseuran kanssa on jatkunut. Karjala-tietokannasta on kuukausittain lähetetty sukututkimusseuran HisKi-tietokantaan sekä uusia tallenteita että korjaustiedostoja. - Sukututkimusseura on edelleenkin myynyt kirjakaupassaan Karjala-tietokannan julkaisemia hakemistoja. Toimintavuoden 2003 aikana julkaistiin seuraavat hakemistot: Rautu Syntyneet ja kastetut 1856 1899 Vihityt 1861 1899 Sakkola Syntyneet ja kastetut 1735 1799 Syntyneet ja kastetut 1800 1849 Syntyneet ja kastetut 1850 1899 Salmi (ort.) Vihityt 1851-1899 Kuolleet ja haudatut 1851-1870 Kuolleet ja haudatut 1871 1899 Hakemistoja myytiin mm. arkistolaitokselle ja yksityisille sukututkijoille yli sata kappaletta (joista suurin osa Suomen sukututkimusseuran kautta). Tarkemmat tiedot puuttuvat, koska Suomen sukututkimusseura ei ole vielä ilmoittanut myyntimääriä 1.7. 31.12.2003 väliseltä ajalta. Tietokannan oma myynti oli 47 hakemistoa. Hinnat vaihtelivat 14-27 euron välillä. Muu toiminta Karjala-tietokannan ensisijainen tehtävä on kirkonkirjatietojen tallentaminen, tallennustyön ohjaus ja tallennettujen tietojen jatkokäsittely. Tietokannan tunnettavuuden ja käytettävyyden edistämiseksi sekä taloudellisen tuen turvaamiseksi ulkopuoliset suhteet ja tiedottaminen ovat kuitenkin tärkeitä. Vuoden 2003 aikana Karjala-tietokannan toimintaa esiteltiin seuraavissa tilaisuuksissa : - Sukututkimuspäivät (SSS) Heinävedellä Valamon luostarissa 15. 16.3. - Karjalaiset kesäjuhlat Jyväskylässä 13. 15.6. - Sukututkimuspäivä Keuruulla 20.9. - Kuulutko sukuuni -tapahtuma Vantaalla 11. - 12.10. Ajankohtaisten tapahtumien lisäksi tietokanta oli jatkuvasti esillä Internetissä omilla kotisivuillaan. Nettisivujen avulla tiedotettiin mm. Karjala-tietokannan toiminnasta, uusista hakemistoista jne. Julkisuuden kannalta vuonna 1999 julkaistulla sukututkimusmultimedialla ei ollut enää merkitystä. Vuonna 2003 sitä myytiin vain 7 kpl. Multimedian aineistosta on kuitenkin tekeillä myös sukututkijan asiakirjaopas ja sanasto. Atk-suunnittelija Satu Soivanen on muokannut vuonna 2003 teosta julkaisukuntoon. Karjala-tietokantasäätiön hallinnoima etätyöprojekti oli edelleen ollut myönteisesti esillä. Sanomalehti Länsi-Savo julkaisi projektista laajan artikkelin 23.5.2003. Lisäksi työvoimaviranomaiset ovat kiitelleet projektin työllistävyyttä ja jämäkästi hoidettua taloushallintoa. Viimeksi mainitusta ansio kuului toimistosihteeri Kirsti Uskille. Vuonna 2002 etätyöprojekti liittyi Mikkelin seuduilla toimivien työllistämisprojektien yhteistyöverkostoon. Vuonna 2003 verkoston toiminta passivoitui. Sen sijaan kahdenvälistä yhteistyötä tehtiin eräiden verkostoon 8

---------------------------------------------------------------------------------------------------- TOIMINTAKERTOMUS 2003 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- kuuluvien projektien kanssa. Tärkein kumppaneista oli mikkeliläinen työvoiman palvelukeskus Reitti. Monipuolisen aktiivisuuden myötä Karjala-tietokannan tunnettavuus pysyi hyvänä ja tietokantaan tuli usein tiedusteluja ja kyselyjä etenkin työpaikan tai harjoittelupaikan saantimahdollisuuksista. Viimeksi mainittu johtui suureksi osaksi onnistuneesta etätyöprojektista. Myös sukututkimuksen harrastajien parissa tietokannan arvostus pysyi korkealla, koskapa aiheeseen liittyviin puheluihin, sähköpostiviesteihin yms. jouduttiin vastaamaan lähes päivittäin. Sen sijaan esimerkiksi opiskelijat eivät etsiessään aiheita opinnäytetöihinsä ottaneet yhteyttä. 5. TOIMITILAT JA KALUSTO Karjala-tietokantasäätiö on toiminut joulukuusta 1997 lähtien Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa. Työtiloiksi on osoitettu yksi arkistomakasiini (osittain) ja pieni tutkijanhuone. Ensin mainittu ei täyttäne kaikkia toimistotiloilta edellytettyjä ominaisuuksia, mutta käytännössä se ei haitannut suuresti työntekoa. Lisäksi syksyllä työterveyshuollon terveydenhoitajat totesivat tilat kelvollisiksi, joskin he esittivät useita ergonomiaan liittyviä parannusehdotuksia. Tietokantasäätiön sijoittuminen maakunta-arkistoon on ollut luontevaa, koska arkistossa säilytetään luovutetun Karjalan kirkonkirjoja. Tosin kirkonkirjojen alkuperäiskappaleita ei enää käytetä kuin tarkastustyössä. Tallennustyössä käytettiin yksinomaan mikrofilmejä. Mikrofilmien luettavuudessa on kuitenkin ajoittain ollut toivomisen varaa. Kun tallennustyössä siirryttiin yksinomaan mikrofilmien käyttöön, Mikkelin maakunta-arkisto järjesti edullisesti tarvittavan määrän käytettyjä lukulaitteita. Vuonna 2003 työvoimahallinto puolestaan lahjoitti 30 kpl vanhoja Pentium-tason mikroja tallennustyöhön. Näiltä osin työskentely on sujunut ongelmitta. Tosin lukulaitteita voisi olla kaksi tai kolme varalla; ikääntyneet laitteet ovat herkkiä vaurioitumaan. Niukkojen rahavarojen vuoksi Karjala-tietokantaan ei ole voitu tehdä suurempia hankintoja. Tarvetta toki olisi ollut, sillä työpöytiä ja tuoleja pitäisi uusia. Samoin osa toimihenkilöiden tietokoneista on jo vanhoja ja hitaita. 9