Valtionavustusten käyttö ja käytön valvonta Oppimisympäristöjen kehittämishankkeiden seminaari 6.11.2014
Opetushallituksen vastuut valtionapuviranomaisena Päätöksenteko Prosessivastuu Valvontavastuu Vaikuttavuuden arviointi
Valtionavustusta saaneen toimijan vastuu Valtionavustuksen kohdentaminen päätöksen mukaiseen toimintaan Kirjanpidon seurannan järjestäminen (Audit trail) HUOM! Myös päätöstietojen toimittaminen taloushallintoon, jotta pystyvät kohdentamaan saadun avustuksen oikealle seurantakohteelle! Käyttämättä jääneen avustuksen palauttaminen Raportointi- ja selvitysvastuu
Normiperustaa Valtionavustusten myöntämiseen sovelletaan mm.: Valtionavustuslaki (688/2001) Yleislaki; mikäli määrärahaa koskee erityislaki, noudatetaan ensisijaisesti erityislakia. Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1705/2009) Valtioneuvoston asetus opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1766/2009) Lisäksi noudatetaan valtionavustuspäätöstä, päätöksen ehtoja ja rajoituksia sekä erillisohjeita
Valtionavustuslaki (688/2001) Valtionavustuslaki on yleislaki, jossa säädetään niistä perusteista ja menettelyistä, joita noudatetaan valtionavustuksia haettaessa, myönnettäessä ja niiden käytössä sekä valtionavustustoiminnan seurannassa, valvonnassa ja arvioinnissa. Valtionavustuslaki on viittaussäännöksillä säädetty noudatettavaksi myös opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetussa laissa.
Valtionavustuspäätös Yksilöity hanke Hankkeen valtionavustukseen oikeuttavat hyväksytyt kokonaismenot ( ) Valtionavustuksen osuus hyväksytyistä kokonaismenoista (enintään % / ) Perustelut avustuksen myönnölle Avustuksen maksu; noin kuukauden kuluttua päätöksestä Selvitysvelvollisuus Valtionavustuksen käyttöaika
Kustannusten hyväksyttävyys Erityisavustusta saa käyttää avustuksen saajalle avustuskohteesta aiheutuviin ja siihen kohdistuviin menoihin. Nämä tulee pystyä osoittamaan kirjanpidosta. Kustannusten tulee olla tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia. Kohtuullisuutta arvioidaan esim. pyytämällä tarjouksia hankittaessa tuotteita tai palveluja vaikka hankinta jäisi alle hankintalain raja-arvojen.
Kustannusten hyväksyttävyys Kohtuulliset palkkakustannukset ovat työ- ja virkaehtosopimuksen mukaisia palkkoja. Yleiskustannuksia voidaan hyväksyä siltä osin, kun ne voidaan esittää hankkeelle välittöminä kustannuksina. Esim. toimitilojen vuokrat, taloushallinnon palkkakustannukset, puhelinkustannukset ALV on hyväksyttävä kustannus silloin, kun se jää avustuksen saajalle lopulliseksi kustannukseksi. Tällöin sisällytetään kustannusarvioon.
Hankkeen kirjanpidon järjestäminen Ilmoitus taloushallintoon saadusta rahoituksesta. Pyydetään heitä avaamaan hankkeelle oma kustannuspaikka kirjanpitoon. Tiliöidään hankkeesta aiheutuneet hyväksyttävät kustannukset ko. kustannuspaikalle. HUOM! Myös palkkakustannukset! Ilmoittakaa kirjanpitoon, että hankkeen menot käsitellään suoriteperusteisesti (ei maksuperusteisesti).
Hankkeen kirjanpidon järjestäminen Ilmoittakaan mitä kustannuksia voidaan kohdentaa hankkeelle ja mitä ei. Hankkeen kustannusten toteutumista pystytään seuraamaan kirjanpidon raportilta koko ajan, koska sillä on oma kustannuspaikka kirjanpidossa. Raporttia tarvitaan myös hankkeen loppuraportoinnissa. Toimittakaa taloushallintoon kopio saadusta päätöksestä sekä Opetushallituksen yleisohje valtionavustuksen hakijoille ja käyttäjille.
Palvelujen ostot Lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sovelletaan myös yksityisten yhteisöjen hankintoihin silloin, kun hankinnan tekemistä varten on saatu avustusta yli puolet hankinnan arvosta. Lain alle jäävissä hankinnoissa on myös syytä tehdä hintatiedusteluja (menon oltava kohtuullinen). Huomioikaa myös mahdollinen oman organisaationne hankintasääntö!
Käyttötarkoituksen ja ehtojen muuttaminen Opetushallitus voi avustuksen saajan hakemuksesta erityisestä syystä muuttaa avustuksen käyttötarkoitusta ja ehtoja, ja/tai myöntää lisäaikaa. Tätä koskeva hakemus on tehtävä siten, että päätös käyttötarkoituksen muutoksesta voidaan tehdä ennen avustuksen käyttöä. Hankkeen tarkastuksessa käytetään aina kirjallista päätöstä! Suulliset sopimukset eivät voimassa.
Yhteishanke Valtionavustus myönnetään hakijalle Valtionavustuksen saajan (=koordinaattorin) tehtävänä on tehdä yhteistyökumppaneiden kanssa sopimukset ja toimittaa niistä kopiot Opetushallitukseen. Yksi yhdessä tehty väli- ja loppuraportti. Valtionavustuksen saaja vastaa hankkeesta myös yhteistyökumppaneiden osalta.
Valtionavustusten käyttö ja seuranta Yhteishanke Valtionavustuksen saajan on valtionavustuslain (688/2001) 7 :n 2 momentin mukaisesti: tehtävä sopimus valtionavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista hanketta tai toimintaa toteuttavan kanssa. Yhteistyösopimuksen ohje löytyy www.oph.fi - sivustolta 1. http://oph.fi/download/139655_yhteistyosopimus_ohje_.pdf
Valtionavustuksen palauttaminen Valtionavustuslain (688/2001) 20 :n nojalla avustuksen saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa avustus tai sen osa tai, jos avustusta tai sen osaa ei voida käyttää avustuspäätöksessä edellytetyllä tavalla. Lisäksi avustuksen saaja on velvollinen viipymättä palauttamaan avustuksen tai osan siitä, jos avustusta ei ole käytetty sen ajan kuluessa, jolloin se on avustuspäätöksen mukaan käytettävä, mikäli Opetushallitus ei ole hakemuksesta myöntänyt avustuksen käytölle lisäaikaa.
Valtionavustuksen takaisinperintä Opetushallituksella on velvollisuus periä jo maksettu valtionavustus takaisin, jos valtionavustuksen saaja ei ole palauttanut käyttämättä jäänyttä osuutta tai on käyttänyt sen oleellisesti muuhun tarkoitukseen kuin se on myönnetty tai antanut Opetushallitukselle väärää tai harhaanjohtavaa tietoa, jolla olisi ollut vaikutusta määrärahan saantiin tai muutoin oleellisesti rikkonut säännöksiä tai ehtoja
Valtionavustuksen palauttaminen ja takaisinperintä Valtionavustuslain 24 :n nojalla avustuksen saajan on maksettava palautettavalle tai takaisinperittävälle määrälle avustuksen maksupäivästä korkolain (633/1982) 3 :n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä. Mikäli takaisin perittävää avustusta ei ole maksettu takaisin Opetushallituksen asettamaan eräpäivään mennessä, sille on maksettava vuotuista viivästyskorkoa korkolain (633/1982) 4 :n mukaan.
Palautettava ja takaisinperittävä määrä Palautettava ja takaisinperittävä määrä riippuu minkä lain nojalla avustus on myönnetty. Valtionavustuslaki (688/2001) 20 : Jos palautettava määrä on enintään 10 euroa, se saadaan jättää palauttamatta. Opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annettu laki (1705/2009) 56 ; Alle 2.000 euron suuruista suoritusta ei peritä takaisin.
Valtionavustuksen palauttaminen ja takaisinperintä Avustus tulee palauttaa Opetushallituksen tilille: NORDEA IBAN FI13 1660 3000 1022 47 BIC: NDEAFIHH SAMPO IBAN: FI31 8000 1700 0137 67 BIC: DABAFIHH OP POHJOLA IBAN: FI29 5000 0120 3776 75 BIC: OKOYFIHH Palautuksessa tulee mainita avustuspäätöksen diaarinumero.
Tarkastusoikeus Opetushallituksella on oikeus suorittaa avustuksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia. Opetushallitus voi valtuuttaa toisen viranomaisen tai ulkopuolisen hyväksytyn tilintarkastajan tekemään tarkoitettuja tarkastuksia. Ulkopuolinen asiantuntija voi avustaa tarkastuksessa
Asiakirjojen säilytys Kirjanpidon tositteet tulee säilyttää kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, kun tilikausi on päättynyt. Hankinta- ja muut sopimukset on dokumentoitava ja arkistoitava. Myös yhteistyösopimukset. Valtionavustuslain (688/2001) 28 mukaan valtionavustuksen takaisinperintään ei saa enää ryhtyä, kun kymmenen vuotta on kulunut valtionavustuksen tai sen viimeisen erän maksamisesta.
Yhteystiedot taloushallinnossa Sähköiset lomakkeet, yleisohjeistus Marita Tupala marita.tupala@oph.fi 029 533 1246 Valtionavustusten taloustarkastus Pirkko Luukkonen pirkko.luukkonen@oph.fi 029 533 1139