Kysymyksiä ja vastauksia datahub-liiketoimintaprosesseihin liittyen Tähän dokumenttiin on kerätty datahub-liiketoimintaprosesseihin liittyviä kysymyksiä vastauksineen. Tässä dokumentissa on seuraavien aihealueiden kysymyksiä: 1. Yleisiä kysymyksiä projektiin ja prosesseihin liittyen 2. Asiakastietojen käsittely Yleisiä kysymyksiä projektiin ja prosesseihin liittyen 1.1 Miksi ei dokumentaatiosta tehty suoraan englanninkielistä? Ensimmäiset dokumentit on tehty suomenkielisiksi sen vuoksi, että näin on saatu ala paremmin heti alusta alkaen mukaan kommentointiin. Lopulliset dokumentit on julkaistu myös englanniksi keväällä 2016. 1.2 Onko pohjoismainen järjestelmä vain haave? Kuinka samankaltainen Suomen datahub tulee olemaan verrattuna Norjan datahubiin? NordREGin ja norjalaisten Elhubin dokumentteja on hyödynnetty prosessityössä. Mikäli päätämme poiketa pohjoismaisesta linjasta ja toteuttaa kansallisia eroavaisuuksia, poikkeamat on pystyttävä perustelemaan. Lähtökohtaisesti datahubin tulee palvella mahdollisimman hyvin suomalaisia toimijoita. Datahub on sinänsä askel kohti yhteispohjoismaisia vähittäismarkkinoita, mutta sen lisäksi tarvitaan merkittäviä poliittisia linjauksia ja viranomaisten päätöksiä pohjoismaiden kesken. 1.3 Haetaanko tiedot reaaliajassa vai tallennetaanko kysyvään järjestelmään? Tietojen välitykset ovat kaikki synkronisia eli reaaliaikaisia. Suuremmat haut esim. mittaustietojen massahaut ovat asynkronisia. 1.4 Kuka on se joku joka korjaa sellaiset tilanteet, joita datahub kokonaisuus vaatii? Väärä käyttöpaikka yms. sotkuja. Datahubiin rakennetaan mahdollisimman kattavat validoinnit, jotta virheellinen data tai virheelliset prosessit voidaan hylätä jo ennen kuin sotkua syntyy. Mikäli toimijoiden huolellisuudesta ja datahubin tarkastuksista huolimatta, datahubiin syntyy korjausta vaativa tilanne, selvitys tehdään virheeseen liittyvien toimijoiden toimesta. Mikäli korjaus vaatii toimenpiteitä suoraan datahubiin, voidaan se tehdä datahub operaattorin toimesta. 1.5 Tuleeko toimijoiden tehdä järjestelmien logiikka samanlaiseksi kuin datahubin logiikka? Kyllä, näin varmistetaan datahubin tehokas toiminta ja hyödyt toimijoille.
1.6 Asiakasraportointi helpottuu kun datahubista saa kaikkien käyttöpaikkojen tiedot näkyviin kerralla, riippumatta jakeluverkonhaltijasta. Kyllä. Tämä toiminnallisuus vaatii, että yksilöintitiedot ovat kunnossa; esim. kuluttaja asiakkaalla on henkilötunnus. 1.7 Voiko myyjä toimia myyjänä ilman omaa asiakastietojärjestelmää? Entä tarvitseeko jakeluverkonhaltija omaa asiakastietojärjestelmää datahubin käyttöönoton myötä? Datahub on tulevaisuuden tiedonvaihtomalli sähkömarkkinoilla. Kaikkia tietoja ei ole tarkoitus tallentaa datahubiin vaan ainoastaan ne tiedot, mitä osapuolten on välitettävä toisilleen. Toimijoiden tulee tarkastella asiakastietojärjestelmänsä tarvetta ja sen ominaisuuksia omien liiketoimintatarpeiden ja esim. laskutuksen näkökulmasta, jota datahub ei tee. 1.8 Tanskan datahubiin voidaan viedä asiakastietoa ilman rajapintoja, myyjät tallentavat suoraan. Laskutus on kuitenkin hoidettava jostain. Miten Suomessa? Tiedot on tarkoitus välittää rajapintojen kautta teknisen kuvauksen mukaisesti. Käyttöliittymällä suoritettavat toimenpiteet ovat liiketoimintaprosessien osalta samat kuin rajapintojen kautta hoidettavat prosessit. Asiakastieto liittyy aina sopimukseen, eli asiakas luodaan ainoastaan sopimusprosessissa. 1.9 Missä formaatissa tiedonvaihto datahubissa? Teknisessä dokumentaatiossa, Datahub-tapahtumat, kuvataan tuleva formaatti kaikkien tapahtumien osalta. 1.10 Onko datahubin käyttö jatkossa pakollista? Miten valvotaan jos joku ei toimi sovittujen sääntöjen mukaisesti? On pakollista, myyjien ja jakeluverkonhaltijoiden välinen tiedonvaihto toimii ainoastaan datahubin kautta. Tuleva lainsäädäntö sekä datahub operaattorin kanssa tehtävä palvelusopimus määrittelevät pelisäännöt, minkä mukaan toimitaan. 1.11 Jääkö Z-kieli historiaan datahubin käyttöönoton myötä? Kyllä jää. 1.12 Kuinka uuden myyjän ilmoittautuminen ilmoitetaan jatkossa? Uusi myyjä tekee sopimuksen datahub operaattorin kanssa ja datahubista välitetään myyjän tiedot tarvittaville osapuolille. Myyjän sähköposti-ilmoitusvelvollisuus jakeluverkonhaltijoille poistuu tätä myötä. 1.13 Onko datahubin käyttöliittymä loppuasiakkaille vakio vai voidaanko sitä modifioida? Loppuasiakkaille tarjottava käyttöliittymä on kaikille vakio. 1.14 Kun uusi myyjä ilmoittautuu datahubiin niin meneekö siitä kaikkien verkkoyhtiöiden osalta tieto esettille? Datahub ilmoittaa uusien osapuolten rekisteröinnin, osapuolten päättymisten ja osapuolten tietojen päivittymisen kaikille datahubin osapuolille myös esettille.
1.15 Kaikki nykyiset online-palvelut eivät täytä sähköisen tunnistautumisen vaateita. Asiakkaalta tarvitaan siis online-palveluun kirjautumisen lisäksi vahva tunnistautuminen online-palvelun sisällä. Yhtiöt voivat varmaan edelleen tarjota mittaustietojen katselua omissa palveluissa ilman vahvaa tunnistautumista, (esim. mobiiliappit), onko näin? Kyllä, yhtiöt voivat edelleen tarjota mittaustietojen katselua omissa palveluissa. 1.16 Millainen on yrityksen vahva tunnistautuminen? Asiakkaan kirjautuminen datahubin käyttöliittymään tullaan mahdollistamaan Suomi.fi palveluportaalin kautta. Yritysasiakkaiden osalta kirjautuminen hoidetaan saman kanavan kautta. Yrityksen nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö valtuuttaa haluamansa henkilön yrityksen tietoihin ja tämä henkilö kirjautuu vahvalla tunnistautumisella Suomi.fi portaalin kautta näihin tietoihin. 1.17 Liittyen mm. sopimuksen määräaikaisuuteen: Kuka taho milloinkin vastuussa tietojen oikeellisuudesta Datahubissa ja millä toimija kykenee varmistamaan asian? Markkinaosapuolet ovat vastuussa tietojen oikeellisuudesta ja sen varmistamisesta, Datahub luottaa siihen, että tiedot jotka toimitetaan datahubiin, ovat oikein. Datahubin tarkistukset ja validoinnit ovat enemmän teknisiä. 1.18 Miten reaaliaikainen datahubista on tarkoitus tulla? Onko tarkoitus, että markkinaosapuolet voisivat kytkeä esimerkiksi asiakastietojärjestelmänsä datahubiin niin, että kaikki datahubissa oleva tarvittava tieto voidaan hakea jatkossa reaaliaikaisesti datahubista? Yhteyttä asiakastietojärjestelmän ja mittaustietokannan välillä ei välttämättä jatkossa tarvittaisi? Datahub vastaa toimijan ilmoituksiin välittömästi. Jatkossa myyjän ei esimerkiksi myyntisopimuksesta ilmoitettuaan tarvitse odottaa jakeluverkonhaltijan vahvistusta, vaan tieto sopimuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä palautuu myyjälle reaaliaikaisesti suoraan datahubista. Datahub välittää osapuolelle kuuluvat sanomat lähetysjonoon ja osapuolet voivat itse käydä hakemassa heille kuuluvia sanomia haluamallaan syklillä. Eli rajapintojen kautta voidaan tietoa kysellä suoraan datahubista. 1.19 Liittyen mm. sopimuksen määräaikaisuuteen: Kuka taho milloinkin vastuussa tietojen oikeellisuudesta Datahubissa ja millä toimija kykenee varmistamaan asian? Markkinaosapuolet ovat vastuussa tietojen oikeellisuudesta ja sen varmistamisesta. 1.20 Milloin ebix rajapinnan mukainen tietoliikenne tulee olla toiminnassa datahub projektia varten? Ebix-muotoisia sanomia tullaan tarvitsemaan siinä vaiheessa, kun lähdetään testaamaan rajapintaa varsinaista datahub-järjestelmää vasten. Tietokonversiovaiheessa ebixsanomia ei vielä tarvita
2 Asiakastietojen käsittely 2.1 Miten hoidetaan asiakkuuksien käsittely, joilla on sama y-tunnus, kunta tms.? Asiakkaita on voitu lisätä joko asiakkaan omasta toiveesta tai tietojärjestelmissä olevien rajoitteiden vuoksi. Asiakkaat yksilöidään kuluttajat henkilötunnuksella ja yritys y-tunnuksella datahubiin. Tällöin osapuolen järjestelmissä olevat usean asiakasnumeron saman y-tunnuksen omaava asiakas tallennetaan vain kertaalleen datahubiin. Sopimustiedoilla voidaan antaa tarkemmat tiedot esimerkiksi laskutusta tai muuta tarkempaa kohdistusta varten. 2.2 Miten käsitellään kahden henkilön nimissä oleva sopimus? Kumpikin henkilö perustetaan omiksi asiakkaiksi ja linkitetään sopimukseen. 2.3 Miten datahubiin tallennetaan henkilötunnus ja y-tunnus tulevilta elinkeinoasiakkaalta; eli asiakkaalla on sekä y-tunnus että henkilötunnus? Lisäksi asiakkaalla on henkilökohtainen sopimus jossa on sama henkilötunnus. Elinkeinoharjoittajana voi olla yksi asiakas tyypillä yritys ja tällöin yksilöivä tieto on y- tunnus, lisätunnuksena voidaan antaa henkilötunnus. Tämän lisäksi elinkeinoharjoittaja voi olla kuluttaja-asiakkaana datahubissa, jolloin yksilöivä tieto on henkilötunnus. 2.4 Miten on tulkittava osoitetietojen hallinta tietomallista? Asiakkaan ja sopimuksen osoitetiedot ovat erikseen. Asiakkaalle annetaan asiakkaan varsinainen osoite ja sopimukselle voi antaa esimerkiksi erillisen laskutusosoitteen. 2.5 Uuden asiakkaan perustaminen ja viikon päästä voimaan tuleva uusi osoite. Miten tämä päivitetään? Myyjä päivittää uuden osoitteen omaan järjestelmäänsä, jolloin tieto tulee datahubiin asiakastietojen päivityksenä. Asiakastietojen päivityksessä välitetään tieto voimaantulopäivästä. 2.6 Miten toimitaan jos asiakas kieltää laskutusosoitteen päivittämisen ja välittämisen jakeluverkonhaltijalle? Sekä myynti- että verkkoyhtiö tarvitsevat ko. tietoa. Jos asiakas haluaa verkkolaskun eri osoitteeseen voi myyjä ilmoittaa tämän erikseen jakeluverkonhaltijalle tai asiakas voi itse ilmoittaa osoitteen jakeluverkonhaltijalle. 2.7 Tietoja haetaan henkilötunnuksen perusteella. Jos ei ole henkilötunnusta, niin asiakasta ei voida tunnistaa? Koottua tietojen näkymistä (esim. asiakkaan kaikkien käyttöpaikkojen kulutustiedot) ei voida tarjota, mikäli asiakkaalla ei ole yksilöivää tietoa. Asiakas ei voi myöskään valtuuttaa toista osapuolta omiin tietoihin ilman henkilötunnusta datahubissa. 2.8 Vastuu asiakkaan vahvasta tunnistamisesta jää myyjille ja verkoille, ei datahubille? Kyllä. Toimijoiden tuleekin aloittaa heti puuttuvien yksilöintitietojen kerääminen ja tallentaminen sekä varmistaa, että kaikkien uusien sopimusten kohdalta tiedot ovat kunnossa.
2.9 Onko oletus, että asiakas on sähkölaskun maksaja, miten välittyy tieto siitä kuka on maksuvelvollinen? Jos maksajatieto on jotenkin poikkeava ja asiakas ilmoittaa tästä myyjälle, voi myyjä välittää tiedon erikseen sähköpostitse jakeluverkonhaltijalle. Pääsääntöisesti sopimuskumppani on myös maksuvelvollinen. 2.10 Kun asiakastietoihin tehdään muutoksia, muuttuko automaattisesti datahubissa? Kyllä, kun myyjä päivittää tiedot omaan järjestelmäänsä, välittyvät tiedot siitä datahubiin ja sitä kautta jakeluverkonhaltijalle. 2.11 Asiakastiedot toimijan järjestelmissä on tallennettu esim. Matti ja Maija Meikäläinen -> Miten hoidetaan datahubissa? Asiakkaat tulee tallentaa omiksi asiakkuuksiksi ja molemmat asiakkaat ilmoitetaan datahubiin. Esimerkin mukainen Matti Meikäläinen ilmoitetaan omalla henkilötunnuksellaan ja Maija Meikäläinen omalla henkilötunnuksellaan. 2.12 Kaksi asiakasta on tallennettu yhdelle asiakasnumerolle ja on annettu vain yksi henkilötunnus, kuinka hoidetaan? Molemmat asiakkaat tulee olla omina asiakkuuksina ja molemmilla asiakkailla tulee olla oma yksilöivä tunniste. 2.13 Yksittäisillä asiakkailla voi olla useita asiakasnumeroita ja sopimuksia, miten hoidetaan datahubissa? Asiakas yksilöidään henkilötunnuksen tai y-tunnuksen perusteella ja sen tiedon perusteella asiakas yhdistetään yhdeksi asiakkaaksi datahubissa. 2.14 Toimijoiden kannattaisi tehdä sopimukset yhdelle asiakkaalle - huonompi perinnän kannalta. Datahub pystyy toteuttamaan sekä yhden että useamman asiakkaan yhdistämisen käyttöpaikan sopimukselle. 2.15 Asiakastieto - myyjä päättää päivitetäänkö, mikä voi olla esimerkki kun myyjä ei päivitä tietoa? Esimerkiksi silloin, jos myyjällä on tuoreempaa tietoa käytettävissä. 2.16 Jos henkilötunnus on yksilöivä/määräävä tieto, on oltava tarkastus, että henkilötunnus on oikea (asiakas syyllistyy petokseen jos käyttää väärää henkilötunnusta)? Toimijoiden tehtävä on varmistaa, että henkilötunnus on oikea. Datahubissa ei ole vastaavaa tarkistusta. Datahub validoi ainoastaan henkilötunnuksen teknisen muodon, että on oikein. 2.17 Jos viimeisin myyjä päivittää asiakastietoa, meneekö tieto eteenpäin kaikille asiakkaan voimassaoleville myyjille? Kyllä, datahub välittää tiedon eteenpäin kaikille siihen oikeutetuille osapuolille.
2.18 Miten käsitellään ulkomaiset asiakkaat, kun heillä ei ole välttämättä vielä suomalaista henkilötunnusta? Heille tallennetaan syntymäaika ja henkilötunnus päivitetään kun se saadaan. Yksilöivänä tietona tallennetaan myyjän oma tunnus (myyjän tunnus + asiakastunnus myyjän järjestelmässä). 2.19 Miten yhteyshenkilö eroaa sopimuksen asiakkaasta eli sopimuskumppanista? Sopimuskumppani on vastuullinen sopimuksesta ja tämän nimiin tulee myös verkkosopimus. Yhteyshenkilö on sopimukseen liittyvä asiakas, joka esimerkiksi hoitaa sähkösopimusasioita. Yhteyshenkilöitä tallennetaan lähinnä yritysasiakkaille. 2.20 Tarkistaako datahub onko asiakas täysi-ikäinen? Kenellä on velvollisuus varmistaa asiakkaan oikeustoimikelpoisuus? Toimijoiden velvollisuus on tarkistaa asiakkaan oikeustoimikelpoisuus. Datahub validoi onko asiakas täysi-ikäinen. 2.21 Keskimmäiset nimet, onko tarpeellisia? Ei ole pakolliseksi määritelty tieto datahubissa. 2.22 Mitä tapahtuu migraatiossa jos myynti ja verkkosopimukset ovat eri asiakkaille? Sopimukset voidaan tuoda migraatiossa eri asiakkaille. Mikäli verkkosopimuksen asiakkaalla ei ole lainkaan myyntisopimusta, tiedot ylläpidetään jakeluverkonhaltijan toimesta. 2.23 Pitääkö toistaiseksi voimassaoleville sopimuksille tulla takaraja mihin mennessä sopimukset tulee olla samoilla nimillä? Datahubin käyttöönoton myötä uudet sopimukset tulevat samoille nimille sitä mukaa kun sopimuksia uusitaan. 2.24 Miten jakeluverkonhaltija toimii jos myyjä tekee sopimuksen oikeustoimikelvottomalle asiakkaalle? Jakeluverkonhaltijan ei ole pakko vahvistaa verkkosopimusta oikeustoimikelvottomalle asiakkaalle, tällöin jakeluverkonhaltija ilmoittaa kieltäytymisestä datahubiin, josta tieto menee myyjälle. Myyjän tehtävä on huolehtia, että sopimus saadaan oikeustoimikelpoisen asiakkaan nimiin. 2.25 Kuinka hoidetaan sopimus perustettavan yrityksen nimiin, jolla ei vielä ole y- tunnusta? Sopimukset tulee tehdä aina oikeustoimikelpoisen asiakkaan nimiin. Jos yrityksellä ei ole vielä y-tunnusta, tulee sopimus tehdä esimerkiksi jonkun yrityksen vastuuhenkilön nimiin siksi aikaa kunnes y-tunnus on saatu. 2.26 Tuleeko datahubiin millaiset validointitiedot henkilötunnuksille ja y-tunnuksille? Jos ei tule, niin miten hallitaan näppäilyvirheet? Datahubiin tulee tekninen validointi siitä, että henkilötunnus ja y-tunnus ovat oikean muotoisia.
2.27 Onko asiakkaan mahdollista edelleen vastaanottaa sopimus- tai käyttöpaikkakohtaisesti laskuja eri laskunvastaanottajien osoitteisiin? Esim. kp A laskutus myyntisopimus ja verkkosopimus osoitteeseen X, kp:n B laskutus myynti ja verkko osoitteeseen Y. Datahubin pitää mahdollistaa myyjän ilmoitus verkolle sopimus/käyttöpaikkakohtaisesti. Tämä on mahdollista. Sopimukset ilmoitetaan käyttöpaikkakohtaisesti datahubiin ja sopimukselle voi antaa poikkeavat laskunvastaanottajatiedot. Jos asiakas ilmoittaa myyjälle, että jakeluverkonhaltijan lasku menee eri osoitteeseen kuin myyntilasku on myyjän ilmoitettava tämä jakeluverkonhaltijalle muutoin kuin datahubin välityksellä. 2.28 Jos myyjä ei päivitä asiakkaan tietoja verkon päivityspyynnön perusteella, eikö verkolle mene siitä ilmoitusta? Tästä menee vastaus jakeluverkonhaltijalle. Myyjän tulee vastata päivityspyyntöön lähettämällä asiakastiedon päivitys datahubiin, joka sisältää joko jakeluverkonhaltijan ilmoittamat tiedot (myyjä hyväksyy jakeluverkonhaltijan ilmoittamat tiedot), tai omassa järjestelmässään olevat asiakastiedot (myyjä hylkää jakeluverkonhaltijan ehdottamat tiedot). Mikäli myyjä ei vastaa päivityspyyntöön 2 arkipäivän kuluessa, lähettää datahub myyjälle muistutuksen päivittäin, kunnes myyjä vastaa pyyntöön. 2.29 Onko kuolinpesä-asiakkaiden osalta asiakkaalla aina oltava yhteystieto? Datahubin tietomalli ei tätä tietoa vaadi, mutta sujuvan asiakaspalvelun vuoksi on hyvä olla. 2.30 Miten kuolinpesät hoidetaan? Voiko henkilötunnus olla sama kahdella asiakkaalla? Voidaanko tehdä nimenmuutoksella? Henkilötunnus on yksilöivä tieto, joten se ei voi olla kuin yhdellä henkilöasiakkaalla. Jos vainajan henkilötunnusta käytetään, tulee asiakastietoon viedä lisätieto, että on kuolinpesä. Kuluttaja-asiakkaalla on alityyppi-tieto, jolla tämä voidaan ilmoittaa. 2.31 DH-341 Ilmoitus myyntisopimuksen peruuttamisesta ja virheellisesti perustetun asiakkaan poisto datahubista. Jos perustetaan Asiakas virheellisillä tiedoilla sopimuksen perustamisen yhteydessä, niin saadaanko virheellistä asiakasta poistettua tai passivoitua datahubista? Myyjä peruuttaa sopimuksen datahubista. Tämän jälkeen peruutetun sopimuksen asiakas jää ilman sopimusta datahubiin. Tieto poistetaan datahubin prosesseissa alla olevan prosessikaavion mukaisesti. (Prosessidokumentaatio versio 1.1 kpl 2.3)
2.32 Onko olemassa vaara, että datahub ei huomaa tuplahetua, vaan tekee tuplaasiakkaan? Esimerkiksi asiakkaalla on väärä (mutta oikein muotoiltu) hetu, tehdään sopimus. Tämän jälkeen huomataan, että on väärä hetu ja korjataan. Päivitys lähtee hubiin: mitä tapahtuu? Osapuoli voi korjata jo toimitetut tiedot peruuttamalla ilmoitetun sopimuksen lähettämällä peruutusilmoituksen ja tämän jälkeen korjattuaan tiedot omaan järjestelmään lähettää uudelleen uuden sopimuksen ilmoitus oikealla tunnuksella. Ainoastaan operaattori voi korjata henkilötunnuksen. On muistettava, että osapuolet voivat tehdä hetun mukaan tarkastuksen omien järjestelmien kautta jo ennen tiedon välittämistä datahubiin. 2.33 Mitä tapahtuu, kun myyjä B saa koko hetun tietoonsa ja päivittää sen datahubiin? Yhdistyvätkö asiakkaat yhdeksi datahubissa? Vaatinee manuaalityötä datahuboperaattorilta? Myyjä B voi ilmoittaa hetun ja hetun perusteella päivitetään myyjän B ilmoittamat tiedot hetun omaavan asiakkaan tietoihin. 2.34 Miten hetun korjaus? Jos Matin hetu onkin 061280-224V? Entä jos uudella hetulla löytyy jo toinen asiakas (sama Matti oikealla hetulla) datahubista? Henkilötunnusta ei voi päivittää muutoin, kuin operaattorin toimesta. Jos tässä tarkoitetaan sitä, että syntymäajaksi päivitetään hetu, niin tiedot päivitetään ja tieto välitetään muille osapuolille, joilla on sopimus asiakkaan kanssa. Jos tieto on virheellinen ja tälle hetulle löytyy asiakas datahubista, päivittyy väärän asiakkaan tiedot. Datahub ei tarkasta sopimusprosesseissa että hetu ja nimi täsmäävät. Tällöin tämä oletettavasti huomataan sitten sen osapuolen toimesta kenen asiakas tämä virheellisesti päivittynyt on. Datahubin henkilötunnukselle tehdään muototarkistus tarkastusnumeron perusteella 2.35 Kaikilla ei ole ole puhelinta eikä sähköpostia, mutta tämä on datahubissa pakollinen tieto, pitäisikö olla joku selite, miksi ei ole? Lähtökohtaisesti valtaosalla on joku yhteystieto ja markkinaosapuolten tulisi huomioida tämä omissa prosesseissaan. Ei tuoda selitetietoa 2.36 Mikä on sähköinen asiointitapa? Onko esim. tekstiviesti on määritelty sähköiseksi? Tekstiviesti ei ole sähköinen asiointitapa, sähköinen viestintäkanava esim. sähköposti 2.37 Yritysasiakkaalta puuttuu yhteyshenkilön tiedot (tämä puuttuu datahub määrittelyistä negatiivisen kuittauksen syynä) Tämä ei ole sopimustapahtuman hylkäyksen peruste, tämä tulee ohjeistaa niin, että edellytetään yhteyshenkilötiedon toimitusta ja tämän tiedon toimitusta ja jatkossa voidaan valvoa, että toimiala toimii ohjeistusten mukaisesti 2.38 Miten datahub muistuttaa myyjää asiakastietojen puuttumisesta? Asiakastieto ei voi puuttua, sopimuksella on oltava aina asiakas ja asiakkaalla on aina oltava sopimus. Jos kysymys liittyy jvh:n lähettämään päivityspyyntöön, datahub
muistuttaa sähköpostitse myyjää päivityksestä määräajan jälkeen. Tietokonversio ei välitä asiakastietoa datahubiin ilman sopimusta. 2.39 Miten C/O-osoitetta (osoitteen tarkenne) on tarkoitus käyttää? Esim. kuolinpesän pesänhoitaja, edunvalvoja? Osapuolet käyttävät tätä oman tarpeen mukaisesti, tämä on vapaa tekstikenttä, joten sen suhteen ei ole mitään määrämuotoja. Kentän tarkoitus on mahdollistaa lisätiedon antaminen osoitteeseen, esimerkiksi juuri kuolinpesän pesänhoitajan tiedot. 2.40 Myyjällä on oikeus enintään 6 viikkoa sitten päättyneisiin tietoihin (sopimuksen päättymisen jälkeen). Miten laskutuksen korjaus hoidetaan? Kuinka saadaan asiakkaan nykyinen osoite? Myyjällä on oikeus asiakkaan tietoihin oman sopimuksensa ajalta, mutta myyjällä on oikeus päivittää asiakastietoa vielä kuusi viikkoa sopimuksen päättymisen jälkeen. Asiakkaan mahdollisesti muuttunut osoite saadaan datahubin ulkopuolelta, kuten nykyään (esimerkiksi postin osoiterekisteriä hyödyntämällä). 2.41 Miten käsitellään mahdolliset henkilötunnuksen muutokset? Asiakastietojen päivitystapahtumalla ei henkilötunnusta voi muuttaa. Mikäli tämä on tarpeellista, tulee osapuolen olla yhteydessä datahub-operaattoriin ja ilmoittaa muutostarpeesta, esimerkiksi sähköpostitse. 2.42 Onko elinkeinonharjoittajalle pakko ilmoittaa lisäksi henkilötunnus vai onko se valinnaista? Yritysten yksilöintitietona on aina joko y-tunnus tai yhdistystunnus. Lisätunnus ei datahubin tietomallissa ole pakollinen tieto. 2.43 Miksi annetaan vaihtoehtoja kuolinpesän merkitsemiseen? Pitäisi olla vain yksi tapa. Kuolinpesän alityypillä voidaan selkeästi erottaa tämä muista kuluttaja-asiakkaista. Mutta osapuolilla voi olla tarve lisätä tieto asiakkaan nimen perään esimerkiksi laskutusta varten. Tiedonvaihdon ja datahubin näkökulmasta tälle ei ole estetttä. 2.44 Mihin tarkoituksiin lisätunnistetta saa käyttää? Onko mahdollista laittaa osapuolen (esim. myyntiyhtiön) oma asiakastunnus? Lisätunnus kenttä asiakkaan tiedoissa on tarkoitettu ainoastaan auttamaan asiakkaan yksilöinnissä. Lisätunnus kenttä on muidenkin tietoon oikeutettujen käytettävissä, joten tähän ei tule laittaa osapuolten omia asiakasnumeroita. 2.45 Mitä tarkoittaa "Verkon turvallinen kytkentä"? Jos jakeluverkonhaltija hoitaa kytkennän katkaistuun käyttöpaikkaan muuttotilanteessa etäkytkentänä, on jvh:n varmistettava asiakkaalta, että jälleenkytkentä voidaan tehdä turvallisesti. Eli jvh voi sopia asiakkaan kanssa tarkan ajan, jolloin sähköt kytketään ja asiakas varmistaa, ettei tällöin ole mitään sähkölaitteita päällä jotka voisivat päälle kytkeytyessään aiheuttaa vaaratilanteita.
2.46 Ihmisen on siis pakko hankkia puhelin ja liittymä? Lähtökohtaisesti valtaosalla on joku yhteystieto ja markkinaosapuolten tulisi huomioida tämä omissa prosesseissaan. 2.47 Voidaanko yritysasiakkaiden osalta ilmoittaa datahubiin yrityksen ns. virallinen postiosoite mutta tämän lisäksi myyjällä tai verkolla voi olla omissa tiedoissaan eri käyttötarkoituksiin sovittuja virallisesta osoitteesta poikkeavia osoitteita? Kyllä voidaan, datahubissa asiakkaalla on ainoastaan yksi osoite ja osapuolet voivat omissa järjestelmissään määritelle mikä on datahubiin ilmoitettava osoite ja ylläpitää muita tarpeita varten olevia osoitteita. 2.48 Onko sähköisissä toiminnoissa jotakin mihin tarvitaan sähköinen allekirjoitus, vai riittääkö normaali sähköisen asioinnin tunnistautuminen, kuten TUPAS? Loppuasiakas kirjautuu datahubin tarjoamaan käyttöliittymään Väestörekisterikeskuksen tarjoamaa Suomi.fi palvelun käyttämällä virallisella tunnistuksella. Näin ollen sähköistä allekirjoitusta ei tarvita. 2.49 Kun saman asiakkaan tiedot tulevat tietokonversiossa useammalta osapuolelta, niin millä säännöllä päätellään, kenen ilmoittama tieto jää voimaan? Tämän osalta tarkempi ohjeistus tulee datahub-projektin tietokonversion ohjeistuksissa myöhemmin tietokonversiotyön edetessä. 2.50 Kertaisitteko vielä henkilötunnuksen päivittämisen tilanteessa, jossa asiakkaalla on olemassa henkilötunnus mutta tunnus muuttuu esim. sukupuolenkorjausprosessin johdosta? Luodaanko muutokselle jokin sujuva ja tietoturvallinen prosessi, jos muutos tehdään pyyntönä suoraan operaattorille? Tähän ei ole vielä luotu erillistä prosessia. Henkilötunnuksen muutos on harvinainen tilanne, jota ei ole katsottu tarpeelliseksi automatisoida. Tällä hetkellä kuvaus on, että osapuoli ilmoittaa datahub-operaattorille muutostarpeesta. Tarkempi henkilötietoja käsittelyn tietoturvavaatimukset täyttävä malli tullaan määrittelemään vielä projektin edetessä ja tämä tullaan ohjeistamaan toimialalle. 2.51 Miksi ei ole eritelty turvakieltoasiakasta ja asiakasta, joka on itse kieltänyt tietojen luovutuksen? Myyjän ja verkon prosesseissa tuon eron tietäminen olisi merkityksellistä. Prosessien määrittelyn yhteydessä tätä asiaa mietittiin, eikä nähty tarvetta eritellä tätä. Voisiko kysyjä vielä perustella millä lailla tämä on merkityksellistä, niin voimme viedä tämän vielä käsiteltäväksi prosessityöryhmään. 2.52 Eikö asiakkaalla ole laskun oikaisuoikeus 10 vuoden päähän, joten asiakastietojen poisto datahubista ei voi olla automaattinen 6 vuoden jälkeen? Mittaustietojen säilytysajaksi linjattu 6 vuotta perustuu viranomaisten kanssa käydyn keskustelun lisäksi kirjanpitolakiin ja mittausasetukseen. Koska mittaustieto poistuu tämän ajan mukaisesti, ei myöskään tällöin ole tarvetta säilyttää asiakastietoa datahubissa pidempään tilanteessa kun asiakkaaseen ei liity mittaustietoa eikä voimassaolevaa sopimusta.
2.53 Miksi suomi.fi palvelu? Eikö tosiaan voi käyttää pankkitunnistautumista? Loppuasiakkaiden kirjautuminen datahubin tarjoamaan käyttöliittymään hoidetaan Suomi.fi palvelun tarjoaman tunnistuspalvelun kautta. Pankkitunnistus on yksi tapa tunnistautua tähän palveluun. Osapuolet voivat tarjota linkin Suomi.fi palveluportaaliin omissa online-palveluissaan. Suomi.fi palveluportaali tarjoaa myös mahdollisuuden kirjautua palveluun silloinkin kun asiakkaalle ei ole voimassaolevaa sopimusta sähkön myyjän kanssa eli tilanteissa jolloin asiakkaalla ei ole mahdollisuutta kirjautua osapuolen online-palveluihin. 2.54 Tapahtuuko operaattorille tehtävä henkilötietojen muutos koneellisesti vai sähköpostitse? Jos tarkoitetaan yleisesti asiakastietojen muutosta (muu kuin henkilötunnus) tapahtuu tämä sähköisesti määriteltyjen rajapintojen kautta. Mikäli on tarve muuttaa henkilötunnusta, ilmoitetaan siitä erikseen operaattorille, esimerkiksi sähköpostitse. Tämä tullaan ohjeistamaan vielä tarkemmin projektin edetessä. 2.55 Miten myyjälle tulee muistutus jos ei kuittaa kahdessa päivässä asiakastiedon muutosta? Sanoma, sähköposti vai käyttöliittymän kautta? Tämä tulee tarkentumaan vielä projektin edetessä. Toistaiseksi ei ole määritelty, että tästä lähtisi muistutus sanomana. 2.56 Jos asiakkaan tiedot poistetaan kuuden vuoden jälkeen, niin miten esim. toimitusehtojen mukainen kymmenen vuoden laskutuksen korjaus? Kts. vastaus kysymykseen 2.52. 2.57 Jos uusi asiakas muuttaa sisään jossain tulevaisuudessa, niin miten uusi myyjä näkee käyttötiedot? Muuttotilanteessa myyjä ei näe käyttöpaikan käyttötietoa etukäteen. Asiakkaan muuttaessa uuteen käyttöpaikkaan, ei asiakas voi antaa valtuutusta edellisen asiakkaan kulutustietoihin. Uusi myyjä saa asiakkaan muutettua ja sopimuksen alettua käyttötietoja normaalin prosessin mukaisesti. 2.58 Meneehän asiakastiedon päivityksestä tieto samalla myös muille jakeluverkonhaltijoille? Kyllä, datahub välittää päivitetyt asiakastiedot niille jakeluverkonhaltijoille ja myyjille, joilla on voimassaoleva tai voimaan tuleva sopimus asiakkaan kanssa. 2.59 Jos on kyseessä rekisteröity yhdistys ja yhdistyksen yhteyshenkilöllä (pj ja kysytty myös entiseltä pj:ltä) ei ole tiedossaan kuin yhdistystunnus, mitä asiakkaan tietoihin tallennetaan yksilöiväksi tiedoksi? Onko rekisteröidyillä yhdistyksillä aina y-tunnus kuitenkin? Yhdistyksistä tulee ensisijaisesti asiakkaan tunnukseksi yhdistystunnus, jos se on tiedossa. Jos on tiedossa vain y-tunnus voi sen antaa yksilöivänä tietona. Kaikilla yhdistyksillä ei välttämättä ole y-tunnusta, mutta yhdistystunnus on aina.
2.60 Yritysasiakas, jolla ei ole validia y-tunnusta eikä yhdistystunnusta. Mikä laitetaan asiakkaan tunnisteen tyypiksi? Yrityksen oma tunniste oli rajattu kuluttajaasiakkaille. Yritysasiakkaiden y-tunnukset ja yhdistystunnukset on kaikkien osalta saatavillä julkisista rekistereistä, tämän vuoksi ei vastaavaa yrityksen omaa tunnusta tarvitse käyttää yritysasiakkaille. 2.61 Datastandardi.xlsx: Asiakkaan kieli kentän esimerkki = suomi, pitäisikö olla ISOkoodi: fi? Liiketoimintaosiossa esimerkkisarakkeessa on esitetty liiketoiminnallinen esimerkki. Tietokonversion osalta on esitetty tekninen esimerkki jossa tämä on jo muodossa fi. 2.62 Miten hetuttomia asiakkaita käsitellään datahubissa tuotannossa, ero asiakkaaseen jolla on hetu. Riittääkö niille siellä sisäinen asiakastunnus, mikä on ohjeen mukaan konversioon muodostettu. Hetuttomalle asiakkaalle ei voida taata samanlaista palvelua datahubin tietojen perusteella, kuin sellaiselle kuluttajalle joka on yksilöity hetulla. Esimerkiksi tämä asiakas ei voi valtuuttaa muita osapuolia omiin tietoihinsa, koska valtuutuksen ilmoittamiseen tarvitaan tuo hetu. Eli esimerkiksi uusi myyjä ei voi saada datahubista asiakkaan kulutustietoja tai muitakaan käyttöpaikan tietoja uuden sopimuksen teon tueksi. Ja kun tämä asiakas tekee jatkossa uuden sopimuksen ja ilmoittaa hetun, ei voida kytkeä uutta ilmoitettua asiakasta siihen hetuttomaan, jolloin asiakashistoria ei ole yhtenäinen. Asiakas ei myöskään pääse tarkastelemaan datahubin käyttöliittymän kautta omia tietojaan, koska siihen tarvitaan aina vahva tunnistautuminen. Vaikka asiakas pääsisi kirjautumaan sinne Suomi.fi palveluun, ei hän siellä näe datahubissa olevia tietojaan, koska niiden löytämiseen tarvitaan asiakkaan hetu. Nykyisen myyjän ja jakeluverkonhaltijan väliset prosessit kyllä toimivat tällä myyjän omalla tunnuksella.