AKTIA PANKKI OYJ KÄYTÄNNESÄÄNNÖT Pankki Varainhoito Vakuutukset Kiinteistönvälitys
Aktiassa työskenteleville Finanssialan toimijana Aktia on riippuvainen asiakkaiden ja markkinoiden liiketoiminnallemme osoittamasta luottamuksesta Finanssiala on tiukasti säännelty, ja olemme Finanssivalvonnan valvonnassa Siksi on erittäin tärkeää, että tunnet sinua Aktian työntekijänä koskevat säännöt ja noudatat niitä edistääksesi ja säilyttääksesi asiakkaiden, markkinoiden ja viranomaisten luottamuksen Aktiaan Avuksesi olemme koonneet tärkeimmät säännöt, joita sinun tulee noudattaa työssäsi Ne käsittelevät muun muassa työtiloihin pääsyä ja konsernin tietojärjestelmien käyttöä, rooliasi Aktian edustajana, omien ja lähipiiriisi kuuluvien henkilöiden asioiden hoitoa Aktiassa, sivutoimia ja luottamustehtäviä sekä Aktian yrityssalaisuuksien suojaamista Asiakassuhteet ovat liiketoiminnassamme kaikkein tärkeintä, ja pakettiin sisältyykin keskeisimmät salassapitoa ja asiakaspalautteen käsittelyä koskevat säännöt Muista, että tarjotessamme palveluja asiakkaillemme meidän on noudatettava kaikkia kyseiseen palveluun liittyviä sääntöjä Koska työskentelemme finanssialan konsernissa, jonka emoyhtiö on pörssinoteerattu, ja jossa voimme saada tietoomme muita pörssiyhtiöitä koskevia tietoja, esittelemme myös sisäpiirisääntelyyn liittyvät säännöt, jotka kaikkien työtehtävästä riippumatta tulee tuntea Esittelemme lyhyesti myös rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvät säännöt Rikkomukset konsernin tässä esitettyjä sääntöjä vastaan voivat johtaa Aktian seuraamusmenettelyn mukaisiin toimiin työnantajan puolelta Jos olet epävarma jostakin, kysy ensin neuvoa omalta esimieheltäsi Asiakkaansuojaan, markkinakäyttäytymiseen sekä valvontaan ja toimilupakysymyksiin liittyvissä kysymyksissä voit kääntyä myös Compliance-toiminnon puoleen SISÄLTÖ TIETOTURVA, SALASSAPITO VELVOLLISUUS JA YKSITYISYYDEN SUOJA SEKÄ VIESTINTÄ 1 Pääsy työtiloihin, konsernin tietojärjestelmien käyttö 1 Salassapitovelvollisuus 1 Yrityssalaisuudet 2 Henkilötietojen käsittely 2 Aktiaa koskeva viestintä 3 SISÄPIIRIÄ JA KAUPANKÄYNTIÄ KOSKEVAT SÄÄNNÖT JA ILMOITTAMINEN EPÄILYTTÄVISTÄ TOIMEKSIANNOISTA JA LIIKETOIMISTA RAHOITUSVÄLINEILLÄ 3 Johtavassa asemassa oleva henkilö, sisäpiiriläinen ja sisäpiiritieto 3 Henkilökohtaiset liiketoimet ja Aktia Pankin rahoitusvälineillä käytävä kauppa 4 Ilmoittaminen epäilyttävistä toimeksiannoista ja liiketoimista rahoitusvälineillä 5 ETURISTIRIITOJEN KÄSITTELY, JÄÄVIYSSÄÄNNÖT JA ASIAKASPALAUTTEEN KÄSITTELY 5 Eturistiriidat 5 Lahjat ja tarjoilut 5 Jääviyssäännöt 5 Sivutoimet ja luottamustehtävät 6 Asiakaspalautteen käsittely 6 RAHANPESUN JA TERRORISMIN RAHOITTAMISEN ESTÄMINEN 7 Velvollisuus estää rahanpesu ja terrorismin rahoittaminen 7 RIKKOMUKSIA KOSKEVA RAPORTOINTI 7 SEURAAMUSMENETTELY 8 Martin Backman toimitusjohtaja
TIETOTURVA, SALASSAPITO VELVOLLISUUS JA YKSITYISYYDEN SUOJA SEKÄ VIESTINTÄ Pääsy työtiloihin, konsernin tietojärjestelmien käyttö Finanssikonserni Aktian työntekijänä sinulla on pääsy omiin työtiloihisi, ja olet saanut tunnukset niihin tietojärjestelmiin, joita esimiehesi arvion mukaan tarvitset työtehtävissäsi Sinun tulee noudattaa Aktian tietoturvallisuussääntöjä ja turvallisuuskäytäntöjä, jotka estävät asiattomien pääsyn asiakastietoihin tai sellaiseen Aktia-konsernia koskevaan tietoon, joka ei ole julkista Et saa luovuttaa henkilökohtaisia tunnuksiasi, avaimia tai muita tunnistustietoja muille Et saa päästää ulkopuolisia konsernin työtiloihin tai jättää heitä niihin yksin Aktiassa on erilliset tilat asiakkaille ja vieraille Työtiloissa sinun tulee huolehtia siitä, että säilytät salassa pidettävä aineistoa niin, ettei sisältö tule muiden tietoon Henkilöstö saa käyttää Aktian tieto-omaisuutta vain siinä määrin kuin työtehtävät sitä edellyttävät Tämä merkitsee mm sitä, että et saa lähettää, vastaanottaa tai säilyttää henkilökohtaisia tietoja järjestelmissä, paitsi kun kysymys on Aktiassa hoitamistasi pankkiasioista Järjestelmien tilapäinen käyttö yksityisiin tarkoituksiin on kuitenkin sallittu, mutta ei koskaan omaan liiketoimintaan tai vastaavaan Sinun odotetaan tutustuvan tietojärjestelmien käyttöä koskeviin ohjeisiin Älä luovuta avaimiasi tai käyttäjätunnuksiasi muille Älä tuo ulkopuolisia henkilöitä työtiloihin Säilytä salassa pidettävät aineistot niin, että ne ovat vain asianomaisten henkilöiden saatavilla Käytä tietojärjestelmiä sisäisten sääntöjen mukaisesti Salassapitovelvollisuus Työntekijöitä, johtoa ja luottamushenkilöitä koskeva salassapitovelvollisuus on eräs finanssitoiminnan peruskivistä On tärkeää, että asiakkaat voivat luottaa taloudellisten ja yksityisten asioidensa salassapitoon Olet allekirjoittanut salassapitosopimuksen töihin tullessasi Aktian henkilökunnalla on rajattu pääsy asiakastietoihin Pääsy asiakkaiden ja muiden henkilöiden taloudellisiin ja muihin tietoihin on vain niillä toimihenkilöillä, joiden työtehtävät sitä vaativat Pääsääntöisesti pankkisalaisuus tai vastaava salassapitovelvollisuus koskee kaikkia asiakkaan tietoja Pankkisalaisuuteen kuuluu myös se, että et saa ilmoittaa sivullisille edes sitä, onko tietty henkilö pankin asiakas vai ei Et myöskään saa hakea tai tarkastella salassa pidettäviä tietoja muuten kuin työtehtäviesi edellyttämässä laajuudessa Pankkisalaisuus koskee myös yrityksiä ja yhteisöjä Pankkisalaisuus koskee jokaista Aktia Pankin työntekijää Salassapitovelvollisuus koskee myös työntekijöitä, jotka eivät työssään ole tekemisissä asiakkaiden ja asiakastietojen kanssa, kuten esimerkiksi henkilöstö- tai taloushallinnon ja sisäisten palvelujen työntekijöitä sekä siivoustyöntekijöitä Henkilökohtainen salassapitovelvollisuus on voimassa myös työsuhteen päätyttyä Työnantajan seuraamustoimien lisäksi työntekijä voidaan tuomita salassapitorikoksesta sakkoihin tai korkeintaan vuodeksi vankeuteen tai salassapitorikkomuksesta sakkoihin Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt 2017 1
Luottolaitoslain pankkisalaisuutta koskevia määräyksiä täydentävät muihin lakeihin sisältyvät salassapitomääräykset, kuten esimerkiksi määräykset laissa rahoitus- ja vakuutusryhmittymien valvonnasta, maksulaitoslaissa, arvopaperimarkkinalaissa, sijoituspalvelulaissa, sijoitusrahastolaissa, laissa vaihtoehtorahastojen hoitajista ja arvo-osuusjärjestelmää koskevassa lainsäädännössä Tietosuojalainsäädännössä, ml luottotietolaki, on salassapitovelvollisuuteen vaikuttavia määräyksiä Vakuutusyhtiössä työskenteleviä koskee vakuutussalaisuus Vakuutussalaisuus vastaa pankkisalaisuutta Salassapitovelvollisuus koskee kaikkia asiakkaan tietoja Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella tai lain mukaan esimerkiksi tietyille viranomaisille ja Aktia-konsernin säännellyille yhtiöille Salassapitovelvollisuuden noudattaminen on jokaisen omalla vastuulla Yrityssalaisuudet Kaikilla yrityksillä on yrityssalaisuuksia, joita työntekijät eivät saa paljastaa ulkopuolisille ilman lupaa Aktia-konsernin yrityssalaisuuksiin kuuluvat esimerkiksi pankin kehitys- ja markkinointisuunnitelmat, konsernin taloudellista tilaa kuvaavat yksityiskohtaiset avainluvut, Aktian hallintoelimissä, kuten hallituksessa ja johtoryhmässä, käsiteltävät asiat sekä konsernin sisäiseen käyttöön tarkoitetut, myös asiakkaita koskevat, asiakirjat Konsernin yrityssalaisuuksista saavat tiedottaa ainoastaan henkilöt, joilla asemansa perusteella on siihen oikeus tai jotka ovat saaneet siihen erillisen luvan Tarkista, kuulutko tiedotusluvan saaneisiin henkilöihin Lähtökohtana on, että kaikki aineisto, jota ei nimenomaan ole tarkoitettu julkiseen käyttöön, on tarkoitettu vain sisäiseen käyttöön Työnantajan seuraamustoimien lisäksi työntekijä voidaan myös tuomita yrityssalaisuuden rikkomisesta sakkoihin tai korkeintaan kahdeksi vuodeksi vankeuteen Yrityssalaisuuksia ei saa paljastaa ulkopuolisille ilman lupaa Pääsääntöisesti kaikki Aktiaa koskeva tieto on tarkoitettu vain sisäiseen käyttöön, ellei sitä nimenomaan ole tarkoitettu julkiseen käyttöön Henkilötietojen käsittely Finanssialalla käsitellään suuria määriä henkilötietoja Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi Luottolaitos- ja vakuutusyhtiön toiminnassa tavallisimmin esiintyviä henkilötietoja ovat tunnistustiedot, kuten nimi, osoite ja henkilötunnus, mutta henkilötietoihin kuuluvat myös tiedot henkilön varallisuudesta, tuloista, veloista ja vakuutuksista Henkilötunnusta ei saa käyttää turhaan (sitä ei esimerkiksi tarvitse mainita kaikissa asiakasta koskevissa asiakirjoissa) Henkilötietojen käsittely on tarkkaan säänneltyä yksityisyyden suojan turvaamiseksi Asiakaspalvelua ja markkinointia varten saa kerätä ainoastaan tarpeellisia tietoja Henkilötietoja saadaan asiakkaalta itseltään, hänen edustajiltaan, viranomaisten pitämistä julkisista rekistereistä sekä luottotieto- ja asiakashäiriörekistereistä, ja ne tallennetaan Aktian asiakastietojärjestelmään Löydät kotisivuilta yleisluonteista tietoa henkilötietojen käsittelystä Aktiassa Vakuutustoiminnassa käsitellään asiakkaiden terveystietoja On erittäin tärkeää, että terveystietoja käsitellään ja luovutetaan ainoastaan asiakkaan kirjallisella suostumuksella 2 Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt 2017
Myös suoramarkkinointi on tarkkaan säänneltyä, esimerkiksi se, kenelle ja missä muodossa suoramarkkinointia saa kohdistaa, sekä milloin erillisestä henkilörekisteristä (markkinointi) on tehtävä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle Kaikki yksittäiseen henkilöön liittyvät tiedot ovat henkilötietoja Ainoastaan tarpeellisia henkilötietoja saa rekisteröidä ja käsitellä Aktiaa koskeva viestintä Aktia-konsernia ja sen toimintaa koskevassa ulkoisessa viestinnässä tulee noudattaa Aktiakonsernin sisäisiä sääntöjä Pääperiaate on, että vain johtoryhmällä ja viestintäjohtajalla on oikeus antaa Aktia-konsernia ja sen toimintaa koskevia lausuntoja On tärkeää pitää Aktian edustajan ja yksityishenkilön roolit erillään, kun työntekijänä liikut sosiaalisissa medioissa Ohjeista sosiaalisten medioiden käyttöön löydät käytännön neuvoja ja suosituksia siitä, mitä sinun tulee huomioida sosiaalisissa medioissa toimiessasi Aktia-konsernia koskeviin asioihin liittyvä ulkoinen viestintä hoidetaan keskitetysti Säännöt oikeudesta edustaa Aktiaa koskevat myös sosiaalisia medioita SISÄPIIRIÄ JA KAUPANKÄYNTIÄ KOSKEVAT SÄÄNNÖT JA ILMOITTAMINEN EPÄILYTTÄVISTÄ TOIMEKSIANNOISTA JA LIIKETOIMISTA RAHOITUSVÄLINEILLÄ Johtavassa asemassa oleva henkilö, sisäpiiriläinen ja sisäpiiritieto Työtehtäviesi ja asemasi perusteella saatat olla yhteen tai useampaan julkiseen tai yrityskohtaiseen sisäpiirirekisteriin tai, kun on kyse Aktiasta pörssiyhtiönä, luetteloon johtavassa asemassa olevista henkilöistä ja heidän lähipiiriinsä kuuluvista tai yhteen tai useampaan sisäpiiriluetteloon kirjattava henkilö Vastaat itse siitä, että sisäpiirirekisterissä, sisäpiiriluettelossa tai luettelossa johtavassa asemassa olevista henkilöistä ja heidän lähipiiriinsä kuuluvista olevat tiedot ovat oikein ja että ne on ilmoitettu annettujen määräaikojen kuluessa Muista, että sisäpiiritiedon tai muun luottamuksellisen tiedon hyödyntämisen kielto koskee kaikkia työntekijöitä riippumatta siitä, onko sinut rekisteröity sisäpiirirekisteriin/sisäpiiriluetteloon vai ei Jokaisen aktialaisen tietoon saattaa työsuhteen aikana tulla sisäpiiritietoa, ja hänen on tiedettävä sen merkitys Sisäpiiritiedolla tarkoitetaan sellaista julkistamatonta, luonteeltaan täsmällistä tietoa, joka tullessaan yleisesti markkinoiden tietoon saattaisi suoraan tai epäsuorasti vaikuttaa huomattavasti yhden tai useamman rahoitusvälineen, joka on kaupankäynnin kohteena muun muassa säännellyillä markkinoilla (esim suomalaisen pörssiosakkeen) tai monenkeskisessä kaupankäyntime- Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt 2017 3
nettelyssä (esim First North), hintaan Sellaisen tiedon hyödyntäminen tai väärinkäyttö sekä sen ilmaiseminen toiselle henkilölle on rikoslaissa säädetyn rangaistuksen uhalla kielletty Työnantajan seuraamustoimien lisäksi työntekijä voidaan tuomita sisäpiirintiedon väärinkäytöstä sakkoihin tai vankeusrangaistukseen Tutustu sisäisiin sääntöihin, niin saat tietoa sinua koskevista säännöistä ja rajoituksista ja siitä, miten sinun tulee toimia Jos olet epävarma siitä, koskevatko säännöt sinua tai onko tietyllä rahoitusvälineellä tehtävä kauppa sallittu, voit kysyä esimieheltäsi tai ottaa yhteyttä Compliance-toimintoon Jokainen vastaa itse siitä, että sisäpiirirekisteriin ja -luetteloon johtavassa asemassa olevista henkilöistä ja heidän lähipiiriinsä kuuluvista merkityt tiedot ovat ajan tasalla Yleinen sisäpiirintiedon hyödyntämisen kielto koskee kaikkia riippumatta siitä, onko henkilö rekisteröity sisäpiiriläiseksi vai ei Henkilökohtaiset liiketoimet ja Aktia Pankin rahoitusvälineillä käytävä kauppa Aktia Pankin varainhoitopalvelujen, sijoituspalvelua tarjoavien tytäryhtiöiden ja Aktia Rahastoyhtiön henkilökunnan ja johdon rahoitusvälineillä (yleensä arvopapereita) tehtäviä henkilökohtaisia liiketoimia koskevat erityiset kaupankäyntirajoitukset Aktian pankkikonttoreissa nämä säännöt koskevat Private Banking -yksiköiden henkilökuntaa ja niitä sijoitusasiantuntijoita, joiden tehtäviin kuuluu osakeneuvonta Kaupankäyntirajoitusten tarkoituksena on estää asiakkaiden liiketoimia koskevan tiedon hyväksikäyttö ja eturistiriitojen välttäminen Tiettyjä Aktian Pankin henkilökunnan jäseniä ja johtoa koskevat myös erityiset Aktia Pankin rahoitusvälineiden kaupankäyntirajoitukset Henkilökohtaiset liiketoimet on yleensä rajoitettu kuukauden määräajaksi, ns lyhyen kaupan kielto Jos henkilökohtaisten liiketoimien kaupankäyntirajoitukset koskevat sinua, samat määräajat koskevat aina myös alaikäisten lastesi ja määräysvaltayhteisöjesi kauppoja Et myöskään saa kiertää kaupankäyntirajoituksia antamalla neuvoja jollekin toiselle, joka toteuttaa liiketoimen Henkilökohtaiset liiketoimet on ilmoitettava Compliance-toiminnolle, jos toiminto ei saa tietoa Aktian käyttämältä palveluntuottajalta automaattisesti ja liiketoimista siten pidetään rekisteriä Joissakin tapauksissa kaupankäynti vaatii myös esimiehesi luvan etukäteen Jos sinua koskevat Aktia Pankin rahoitusvälineillä, kuten Aktian osakkeella, käytävän kaupan rajoitukset, voimassa on ns suljettu ajanjakso, joka alkaa 30 päivää ennen tilinpäätöstiedotteen tai osavuosikatsauksen julkistamista ja päättyy tiedon julkaisemispäivää seuraavana pankkipäivänä Tämän ajanjakson aikana et saa käydä kauppaa Aktian rahoitusvälineillä Jos aiot ostaa tai myydä Aktian osakkeita kaksi (2) viikkoa tuloksen julkaisemisen jälkeen, ota yhteyttä konsernilakimieheen Johtavassa asemassa oleva henkilö on lisäksi henkilökohtaisesti velvoitettu ilmoittamaan sekä Aktiaan että Finanssivalvontaan Aktia Pankin rahoitusvälineillä tekemistään liiketoimista Compliance-toiminto seuraa henkilökohtaisia liiketoimia että suljettua ajanjaksoa ja ennakkokonsultaatiota koskevien sääntöjen noudattamista Henkilökohtaisia liiketoimia ja Aktian osakkeella käytävää kauppaa koskevat erityiset kaupankäyntirajoitukset Lyhyen kaupan kielto 4 Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt 2017
Ilmoittaminen epäilyttävistä toimeksiannoista ja liiketoimista rahoitusvälineillä Epäilyttävä toimeksianto tai liiketoimi on sellainen, jossa on syytä epäillä sisäpiirintiedon väärinkäyttöä tai kurssimanipulaatiota Aktia Pankin ja Aktia Varainhoidon työntekijänä sinulla on henkilökohtainen vastuu siitä, että teet sisäisen ilmoituksen Compliance-toiminnolle epäilyttävistä rahoitusvälineillä tehtävistä toimeksiannoista ja liiketoimista Ilmoitus on tehtävä aina, kun yleisen kokemuksesi mukaisesti havaitset toimeksiannossa tai liiketoimessa jotain tavanomaisesta poikkeavaa Jokainen vastaa itse ilmoituksen tekemisestä ETURISTIRIITOJEN KÄSITTELY, JÄÄVIYSSÄÄNNÖT JA ASIAKASPALAUTTEEN KÄSITTELY Aktia huolehtii luottamuksestaan asiakkaiden keskuudessa ja markkinoilla ylläpitämällä korkeaa moraalia ja välttämällä eturistiriitoja Aktian sisäi - sissä säännöissä annetaan eturistiriitoja, jääviyskysymyksiä, työntekijöiden sivutoimia ja luottamustehtäviä, rikkomuksista ilmoittamista ja asiakaspalautteen käsittelyä koskevat pelisäännöt Eturistiriidat Aktia tarjoaa asiakkailleen erilaisia rahoitus-, sijoitus- ja muita taloudellisia palveluja Niissä saattaa syntyä eturistiriita asiakkaan ja Aktian, Aktian henkilökunnan tai muun asiakkaan välille Aktia soveltaa erilaisia eturistiriitojen ennaltaehkäisyyn tähtääviä menettelytapoja Kaikki Aktian työntekijät ovat vastuussa eturistiriitojen tunnistamisesta ja raportoinnista Kun tunnistat eturistiriidan tai epäilet sellaista, sinun tulee välittömästi ilmoittaa tilanteesta esimiehellesi ja Compliancetoiminnolle Lahjat ja tarjoilut Mahdollisten eturistiriitojen tunnistamiseksi sinun tulee olla erityisen valpas ottaessasi vastaan tai tarjotessasi lahjoja, etuja ja tapahtumiin osallistumista, kun näillä voi olla vaikutusta asiakassuhteen hoitamiseen jatkossa tai kun ne voivat ylittää liikesuhteessa hyväksyttävän rajan Muista kolme ohjaavaa periaatetta, eli avoimuus (lähimmän esimiehen informoiminen), kohtuullisuus ja sellaisten tilanteiden välttäminen, joissa lahja tai edustaminen voi vaikuttaa käyttäytymiseesi työssä Jääviyssäännöt Aktialla on kaikkia työntekijöitä koskevat jääviyssäännöt Niiden tarkoituksena on ennaltaehkäistä mahdolliset työntekijöiden ja Aktian välille syntyvät eturistiriidat Et saa hoitaa tai suorittaa tehtävää tai muulla tavalla osallistua sellaisen asian käsittelyyn Aktiassa, joka koskee sinua itseäsi, lähisukulaistasi tai sinua lähellä olevaa yhtiötä Lähisukulaisella tarkoitetaan mm lapsia, vanhempia, isovanhempia ja sisaruksia Lähisukulaiseen rinnastetaan myös puoliso ja avopuoliso sekä näiden lapset, vanhemmat jne Eturistiriidat on välittömästi raportoitava Compliance-toiminnolle Ole erityisen valpas ottaessasi vastaan tai tarjotessasi lahjoja, etuja ja tapahtumiin osallistumista Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt 2017 5
Et saa hoitaa tai suorittaa tehtävää Aktiassa, joka koskee sinua itseäsi, lähisukulaistasi tai sinua lähellä olevaa yhtiötä Sivutoimet ja luottamustehtävät Aktian työntekijät ovat velvollisia ilmoittamaan sivutoimensa ja luottamustehtävänsä lähimmälle esimiehelleen Sivutoimella tarkoitetaan työsuhdetta, yksityisyrittäjyyttä, toimitusjohtajan toimea tai muuta tehtävää/sitoumusta, joka työntekijällä on Aktian työsuhteensa rinnalla Sivutoimi voi olla tilapäinen tai pysyvä, palkattu tai palkaton Luottamustehtävällä tarkoitetaan tehtävää hallituksen jäsenenä, hallintoneuvoston jäsenenä, varajäsenenä sekä muita tehtäviä, jotka antavat henkilölle huomattavan vaikutusvallan organisaatiossa Ilmoitettavat sivutoimet ja luottamustehtävät määritellään tarkemmin sisäisissä säännöissä Sivutointa tai luottamustehtävää saa harjoittaa vain kun se ei vaaranna Aktian tai Aktian työntekijöiden nauttimaa luottamusta asiakkaiden keskuudessa tai markkinoilla Sivutoimet ja luottamustehtävät eivät myöskään saa olla ristiriidassa Aktian etujen kanssa, aiheuttaa eturistiriitoja tai haitata työntekijän työtehtäviä Aktiassa Eturistiriitoja ei saa aiheutua myöskään työntekijän lähipiiriin kuuluvan henkilön ja Aktian tai Aktian asiakkaan välillä Aktian jääviyssääntöjä on noudatettava Mahdolliset sivutoimet ja luottamustehtävät on ilmoitettava lähimmälle esimiehelle Sivutointa ja luottamustehtävää saa harjoittaa vain, kun se ei vaaranna Aktian tai Aktian työntekijöiden nauttimaa luottamusta asiakkaiden keskuudessa tai markkinoilla Asiakaspalautteen käsittely Aktiaan tulee sekä positiivista että negatiivista palautetta asiakkailta Negatiivisen asiakaspalautteen käsittely sijoituspalveluja tarjoavassa yrityksessä on tarkasti säännelty, ja käsittelyn tulee olla kohtuullista ja nopeaa Finanssialalla on tärkeää, että asiakkaiden luottamus Aktian toimintatapaan säilyy Siksi Aktiassa käsitellään kaikki asiakaspalautteet yhtenäisellä tavalla Sinun tulee ottaa asiakaspalaute vastaan positiivisella, avoimella ja asiallisella tavalla, kuunnella asiakasta, hoitaa asiakaspalaute nopeasti ja tehokkaasti, eikä sinun pidä kyseenalaistaa tai vähätellä asiakkaan ongelmia tai pallotella hänen asiaansa Tarjottavan ratkaisun tulee tyydyttää sekä asiakasta että Aktiaa, ja jos asiakkaalle on aiheutunut taloudellista haittaa, on hänelle annettava oikeudenmukainen ja asiallinen korvaus Sinun tulee rekisteröidä, dokumentoida ja raportoida asiakaspalautteet palautejärjestelmäämme sekä tehdä niistä tarvittaessa insidenttiraportti Käsittele kaikki asiakaspalautteet asiallisesti Anna tarvittaessa asiakkaalle korvaus Aktian asiakaspalautepolitiikan mukaisesti Tee tarvittaessa insidenttiraportti 6 Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt 2017
RAHANPESUN JA TERRORISMIN RAHOITTAMISEN ESTÄMINEN Velvollisuus estää rahanpesu ja terrorismin rahoittaminen Aktian tulee korkean liikemoraalin ja sisäisen valvonnan avulla estää se, että konserni tarkoituksella tai vahingossa osallistuu suoraan tai epäsuorasti laittomaan toimintaan, kuten rahanpesuun tai terrorismin rahoittamiseen Asiakkaan ja tämän liiketoiminnan tunnistamisen ja tuntemisen avulla sekä asiakkaan tilitapahtumien seurannalla huolehdimme, että konserniyhtiöitä tai konsernin palveluja ei käytetä rahanpesutarkoituksiin tai terrorismin rahoittamiseen Yritysasiakkaiden osalta on selvitettävä tosiasialliset edunsaajat Asiakkaan tuntemistiedot on dokumentoitava asianmukaisesti Valmistaudu asiakkaan sitä pyytäessä selittämään, miksi Aktia kerää asiakkaan tuntemiseen liittyvää tietoa Kun asiakkaalla havaitaan normaalista poikkeavia liiketoimia, ne tulee selvittää ja tarvittaessa ilmoittaa niistä konsernin rahanpesun estämisen yhteyshenkilölle, joka päättää rahanpesuilmoituksen tekemisestä Tunnista ja tunne asiakkaasi Raportoi epäilyttävät liiketoimet RIKKOMUKSIA KOSKEVA RAPORTOINTI Aktian työntekijänä vastaat itse siitä, että noudatat kaikkia sinua koskevia sääntöjä Siksi on tärkeää, että tunnet työtehtäviisi liittyvät säännöt Sen lisäksi että itse noudatat sääntöjä, kehotamme sinua ottamaan yhteyttä, jos sinulla on syytä epäillä jonkun toisen rikkovan näitä käytännesääntöjä tai Aktia-konsernin muita sääntöjä Voit kertoa asiasta esimerkiksi omalle esimiehellesi, jollekulle toiselle Aktia-konsernissa toimivalle esimiehelle, Compliance-toiminnolle tai sisäiselle tarkastukselle Jos sinusta tuntuu, ettet voi ilmoittaa epäilyistäsi normaalin prosessin mukaisesti, voit tehdä ilmoituksen luottamuksellisesti ja halutessasi myös nimettömänä Aktiassa on ns Whistleblowingkanava, jonka kautta voit ilmoittaa epäillyistä rikkomuksista finanssimarkkinoiden sääntöjä ja määräyksiä vastaan Huomaa, että Whistleblowing-kanava ei ole tarkoitettu HR-asioissa havaituista väärinkäytöksistä ilmoittamiseen Näissä tapauksissa voit ottaa yhteyttä omaan esimieheesi tai HR-yksikköön Raportoi, jos sinulla on syytä epäillä rikkomusta finanssimarkkinoiden sääntöjä vastaan Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt 2017 7
SEURAAMUSMENETTELY Työsuhde Aktia-konsernissa perustuu työntekijän ja työnantajan molemminpuoliseen luottamukseen Työntekijänä sinun on hoidettava vastuualueeseesi kuuluvat tehtävät annettujen tavoitteiden mukaisesti Sinun tulee noudattaa sääntöjä ja ohjeita ja myötävaikuttaa avoimen ja rakentavan yhteishengen ja hyvän työilmapiirin ylläpitämiseen Jos työntekijän ja työnantajan välinen luottamus jostain syystä joutuu kyseenalaiseksi, noudatetaan ns seuraamusmenettelyä Seuraamusmenettely koskee kaikkia Aktia-konsernin työntekijöitä Seuraamusmenettelyyn kuuluvat esimiehen ja työntekijän välinen keskustelu, huomautus, ohjauskeskustelu ja kirjallinen varoitus, työsuhteen päättäminen yksilöllisin perustein ja työsopimuksen purku Menettelytapaa valittaessa huomioidaan kyseisen tapauksen olosuhteet Erityisen vakavassa laiminlyöntitapauksessa saattaa esim kirjallinen varoitus tulla kyseeseen jo ensimmäisen keskustelun yhteydessä Työsuhde perustuu molemminpuoliseen luottamukseen Jos luottamus jostain syystä joutuu kyseenalaiseksi, noudatetaan seuraamusmenettelyä 8 Aktia Pankki Oyj Käytännesäännöt 2017
Yhteystiedot Aktia Pankki Oyj PL 207 Mannerheimintie 14, 00101 Helsinki Puh 010 247 5000 Faksi 010 247 6356 Verkkopalvelut: wwwaktiafi Yhteys: aktia@aktiafi Sähköposti: fornamnefternamn@aktiafi Y-tunnus: 2181702-8 BIC/SWIFT: HELSFIHH Näkee jokaisessa asiakkaassaan ihmisen