Mitä potilasasiamiesten tulee tietää Kanta.fi:stä ja potilasasiakirjoista

Mitä potilasasiamiesten tulee tietää Kanta.fi:stä ja potilasasiakirjoista Potilasasiamiestoiminnan peruskurssi 16. 17.2.2017 Helena Eronen kehittämispäällikkö, tietosuojavastaava Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri/tietohallinto 1

Esitys: Potilastiedon arkisto ja yhteisrekisteri asiakkaan ja ammattihenkilön tunnistaminen informaatiot suostumukset ja kiellot puolesta asiointi potilasasiakirjojen laatiminen tietojen käyttö ja luovuttaminen asiakirjojen säilyttäminen käytön valvonta Tunnuslukuja Potilastiedon arkistosta Lähteenä käytetty: Kela: Potilastiedon arkiston toimintamallit Vesa Jormanainen: Kanta-palveluiden toimeenpanon tilanne Sanomalehti Karjalainen/Savon Sanomat: Kuva 2

Potilasasiakirjat 3

Potilasasiakirjoja koskevat keskeiset säädökset ja ohjeet 1 Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) salassa pito potilastietojen luovuttaminen Potilasasiakirja-asetus (298/2009) laatiminen käsittely säilyttäminen Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) uusi lakiesitys lausuntokierroksella sähköisten potilasasiakirjojen käsittely ja luovuttaminen sähköinen arkistointi keskeiset vaatimukset tietojärjestelmille omavalvontasuunnitelma

Potilasasiakirjoja koskevat keskeiset säädökset ja ohjeet 2 Henkilötietolaki (523/1999) henkilötietojen käsittelyn yleislaki, jota noudatetaan aina henkilötietojen käsittelyssä Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) salassa pidettävät asiakirjat ja niiden julkiseksi tulo Terveydenhuoltolaki (1326/2010) yhteisrekisteri Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) eresepti Potilasasiakirjojen laatiminen ja käsittely. Opas terveydenhuollolle. Sosiaali- ja terveysministeriö 2012 Organisaatioiden omat ohjeet potilastietojen käsittelystä

Asetus potilasasiakirjoista Potilaslaissa valtuutetaan sosiaali- ja terveysministeriö (STM) antamaan asetuksella säännökset potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä Ensimmäinen asetustasoinen määräys tuli voimaan 2001: Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä (99/2001) Sitä ennen käytössä oli ollut STM:n määräys potilasasiakirjojen laatimisesta vuodelta 1993 Ohjeita potilasasiakirjojen laatimisesta antoi aikaisemmin Lääkintöhallitus Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annettiin 2007 huomattiin, että potilasasiakirja-asetuksesta puuttuivat säännökset sähköisistä potilasasiakirjoista ja se oli tehty paperisen toimintaympäristön käyttöön Lainsäädännön muutosten perusteella STM antoi uuden potilasasiakirjaasetuksen vuonna 2009

Mitkä ovat potilasasiakirjoja? Potilasasiakirjat: potilaskertomus ja siihen liittyvät potilastiedot tai asiakirjat lääketieteelliseen kuolemansyyn selvittämiseen liittyvät tiedot tai asiakirjat muut potilaan hoidon järjestämisen ja toteuttamisen yhteydessä syntyneet tai muualta potilaan hoitoa varten saadut tiedot ja asiakirjat jos muualta saatuja asiakirjoja käytetään potilaan hoidossa ja ne liitetään osaksi potilaskertomusta, niitä käsitellään kuin ne olisivat omia (potilaalla on niihinkin tarkastusoikeus!)

Potilastietoja sisältävät muut asiakirjat Muihin kuin hoidollisiin tarkoituksiin tehtävät asiakirjat viranomaisten tai potilaiden pyynnöstä laadittavat todistukset ja lausunnot esim. ajokorttia, ampuma-aselupaa varten poliisille; korvauksia tai tukia varten Kelalle tai vakuutusyhtiölle alkuperäinen vastaanottajalle, kopio terveydenhuollon yksikköön virka-apuna tehtävät selvitykset seksuaali- ja pahoinpitelyrikoksista ovat virka-apua pyytäneen viranomaisen asiakirjoja ja muodostavat oman arkistokokonaisuuden lastensuojeluilmoitus vastaanottajan asiakirja, ei tallenneta potilasrekisteriin; potilasasiakirjoihin lyhyt merkintä siitä, että lastensuojeluilmoitus on tehty Muut asiakirjat terveydenhuollossa potilaslaskutus, tilastot, tutkimusluvat, potilasvahinkoilmoitukset, muistutukset, kantelut, rikosilmoitukset, vahingonkorvausvaatimukset tallennus erilleen potilasasiakirjoista

Sairaanhoitopiirin yhteisrekisteri ja Potilastiedon arkisto 9

Terveydenhuoltolaki (1326/2010) 9 : Sairaanhoitopiirin alueen kunnallisen perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon ja kunnan järjestämän työterveyshuollon potilasasiakirjat muodostavat yhteisen potilasrekisterin. = Yhteisrekisteri 10

Yhteisrekisterissä olevien potilastietojen käyttö Potilasta hoitava terveydenhuollon toimintayksikkö saa käyttää yhteisrekisterissä olevia toisen toimintayksikön tuottamia tietoja. On oltava hoitosuhde. Tietoja saa käyttää potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa. Yhteisrekisterin käyttö edellyttää potilaan informointia. Tietojen käyttöön ei tarvita potilaan suostumusta. Potilaalla on mahdollisuus kieltää tietojen käyttö. 11

PSSHP:n yhteisrekisterialue Kuopion sosiaali- ja terveyspalvelut: (Juankoski, Kuopio, Karttula, Maaninka, Nilsiä, Riistavesi, Vehmersalmi, tuottaa terveyspalvelut myös Tuusniemelle) KYS ja Kysteri (Kaavi, Keitele, Leppävirta, Pielavesi, Rautavaara, Tervo, Vesanto) Lapinlahti Siilinjärvi Sisä-Savon terveydenhuollon ky (Rautalampi, Suonenjoki) Varkaus (Varkaus, Joroinen) Ylä-Savon sote (Iisalmi, Kiuruvesi, Sonkajärvi, Vieremä) 12

Kanta-palvelut: Potilastiedon arkisto Keskitetty sähköisten potilastietojen arkistointi ja pitkäaikaissäilytys Kanta-palveluissa. Tietojen välittäminen terveydenhuollon toimipisteiden välillä. Käytetään potilastietojärjestelmän kautta. Tiedonhallintapalvelu on osa potilastiedon arkistoa. o sisältää tiedot mm. informoinneista ja tietojen luovuttamiseen liittyvän suostumuksen ja kiellot Potilastiedon arkistoon tallennetaan: o liittymisen jälkeen syntyneet asiakirjat (STM:m asetus terveydenhuollon valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista 1257/2015, vaiheistusasetus) o voidaan tallentaa myös ennen liittymistä syntyneet asiakirjat Potilastiedon arkistoon siirretyt asiakirjat säilytetään pysyvästi, organisaation omaan arkistoon jäävät asiakirjat säilytetään STM potilasasiakirja-asetuksen liitteen säilytysaikojen mukaisesti) 13

Karjalainen/Savon Sanomat 2.6.2015 14

Potilastiedon arkiston käytön edellytyksiä Potilaita on informoitava uusista toimintakäytännöistä Potilastiedot kirjataan samalla tavalla organisaatiosta ja potilastietojärjestelmästä riippumatta Potilastietojärjestelmiin on rakennettava valmiudet tietojen arkistointiin, hakemiseen ja luovuttamiseen muiden organisaatioiden käyttöön Kansalaisille on avattu Omakanta palvelu, mitä kautta he voivat katsella omia terveystietojaan ja osallistua aktiivisesti omaan hoitoonsa Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 15

Asiakkaan ja terveydenhuollon ammattihenkilön henkilöllisyyden varmistaminen Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 16

Terveydenhuollon ammattihenkilön käyttäjäroolit ja oikeudet Terveydenhuollon ammattilaisten käyttäjärooleja ja oikeuksia hallitaan paikallisesti terveydenhuollon organisaatioissa Potilastiedon arkistoa tai muita Kanta-palveluita käytettäessä potilastietojärjestelmiin kirjaudutaan terveydenhuollon varmentajan myöntämillä ammatti- tai henkilöstökorteilla Varmennepalveluista vastaa VRK: https://eevertti.vrk.fi/ Terveydenhuollon varmenteiden hankkiminen: rekisteröintipisteet ja ohjeistus https://eevertti.vrk.fi/default.aspx?id=231 Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 17

Varmennekortit Ammattikortit Terveydenhuollon ja apteekkien ammattihenkilöille Sidottu ammattioikeuteen ei työnantajaan Henkilöstökortit terveydenhuollon ja apteekkien muulle henkilöstölle Sidottu työnantajaan Toimijakortit muiden kuin terveydenhuollon palveluidenantajien henkilöstölle Sidottu työnantajaan Varakortit kadonneen/unohtuneen/hajonneen kortin tilalle Enintään 3 kuukauden voimassaoloaika (ellei jokin rajoita voimassaoloaikaa myöntöhetkellä) Opiskelijakortit Käyttöoikeus tulee kortin mukana Käyttöoikeus sidottu VRK:n myöntämään voimassaolevaan varmenteeseen Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 18

19

Asiakkaan henkilöllisyys Terveydenhuollossa pitäisi aina varmistua asioijan henkilöllisyydestä Vastaanotolla joko kuvallisen kortin avulla tai henkilö tunnetaan Puhelinkontaktissa kysymyksiin saatujen vastausten perusteella Alaikäinen asiakas, jolla ei ole kuvallista korttia tai jota ei tunneta: kysymysten perusteella esim. osoite, vanhemmat, sisarukset ja muut asiat, joiden tiedot löytyvät potilastietojärjestelmästä Avustajan tuella potilaaksi saapuva asiakas, jolla ei ole kuvallista korttia eikä häntä tunneta potilaan Kela-kortin avulla ja toiselle henkilölle esitettyjen kysymysten perusteella esim. potilaan osoite ja muut asiat, jotka löytyvät potilastietojärjestelmästä 20

Henkilöllisyyden varmistaminen Varmistetaan, että katsellaan oikean henkilön tietoja potilastietojärjestelmästä ja Kantasta Tallennetaan potilaskertomus oikealle henkilölle Potilas näkee Omakannasta omat kertomusmerkintänsä, ei toisten henkilöiden tekstejä Muut organisaatiot näkevät oikean potilaan tiedot potilastiedon arkiston kautta Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 21

Informointi yhteisrekisteristä ja Potilastiedon arkistosta 22

Informointi Potilastiedon arkistossa olevien tietojen käyttö ja luovuttaminen edellyttää potilaan informointia Saman sairaanhoitopiirin yhteisrekisterin sisällä potilastietojen käyttö potilaan hoitoon liittyen on sallittu, jos potilas on informoitu yhteisrekisteristä, eikä hän ole kieltänyt tietojensa käyttöä Asiakirjojen arkistointi ei edellytä informointia, eikä potilas voi kieltää arkistointia Informoinnin jälkeen potilas voi antaa suostumuksen tietojen luovuttamiseen tai tehdä kieltoja Tieto informoinnista merkitään potilastietojärjestelmään, jonka kautta tieto tallentuu Tiedonhallintapalveluun Kansalainen voi kuitata informaation saaduksi myös Omakannan kautta Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 23

Yhteisrekisteristä annettava informaation sisältö Yleiset potilastietojen käytön edellytykset ja rajoitukset o hoitosuhde, tietojen käytön laajuus o lokitiedot Yhteinen potilasrekisteri o hyöty potilaan kannalta o mitä organisaatioita kuuluu shp:n yhteisrekisteriin Oikeus rajoittaa yhteisrekisterin käyttöä o potilas voi kieltää tietojen luovutuksen Tietojen käyttö hätätilanteessa o potilas voi itse päättää 24

Informointi Potilastiedon arkistosta Informointi potilaalle henkilökohtaisesti Voidaan antaa ajanvarauksen tai ilmoittautumisen yhteydessä tai vastaanotto- ja kotikäyntien yhteydessä. Informointi annetaan suullisesti ja kirjallisesti Yhteisrekisteristä informoidaan suullisesti Potilaalle voidaan antaa kirjallinen esite valtakunnallisesta Potilastiedon arkistosta tai lähettää se esimerkiksi ajanvarauskirjeen yhteydessä (Kelan esite) Tieto informoinnista kirjataan potilastietojärjestelmään vasta, kun potilas on paikan päällä ja voidaan todeta hänen vastaanottaneen informoinnin Potilasta voidaan informoida myös puhelimitse tai itsepalvelu-ilmoittautumisen yhteydessä, jolloin potilas voi tulostaa laitteelta kirjallisen informointimateriaalin. Informointi voidaan antaa myös sähköisen asioinnin yhteydessä liittämällä viestiin sähköinen esite tai linkki Kanta.fi -sivuilla olevaan esitteeseen Informoinnista ei voi kieltäytyä Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 25

Suostumus ja kielto 26

Suostumus Arkistoon tallennetut tiedot ovat rekisterinpitäjän käytettävissä ilman suostumusta Potilastiedon arkistoon tallennettujen potilastietojen käyttö toisissa terveydenhuollon toimintayksiköissä edellyttää potilaan suostumusta -> asiakirjan luovutus Suostumus tehdään kirjallisesti terveydenhuollon toimintayksikössä tai kansalainen tekee suostumuksen sähköisesti Omakannan kautta Voimassa toistaiseksi Suostumuksen voi tehdä tai peruuttaa milloin tahansa Suostumus käsittää kaikki Potilastiedon arkistossa jo olevat ja myös sinne myöhemmin tallennettavat potilastiedot Koskee vain Potilastiedon arkistoa omassa arkistossa olevien asiakirjojen osalta noudatetaan potilaslain luovutussääntöjä ja yhteisrekisterin luovutussääntöjä Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 27

Kielto Kansalainen voi tehdä luovutuskiellon Kiellon voi tehdä kirjallisesti terveydenhuollon toimintayksikössä tai sähköisesti Omakannan kautta Kielto voi olla: Toimintayksikkö- eli palvelunantajakohtainen Rekisterikohtainen Palvelutapahtuma (eli käynti- tai osastojakso) -kohtainen Kiellon voi tehdä tai peruuttaa milloin tahansa Kieltoa tehdessä voi erikseen sallia tietojen käytön hätätilanteissa Potilasta on informoitava, että kielto koskee myös tilanteita, joissa potilas on äkillisen henkeä uhkaavan sairauden tai loukkaantumisen vuoksi tajuton ja sen vuoksi kykenemätön peruuttamaan tekemänsä kiellon Omassa organisaatiossa tiedot näkyvät kuten ennenkin kiellosta huolimatta Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 28

Hätätilanne Jos potilas on sallinut tietojen käytön hätätilanteissa, Kanta-arkisto luovuttaa myös kielletyt tiedot hätätilahaun perusteella. Tilanteessa, jossa potilastietojen luovutukseen ei ole potilaan suostumusta tai informointia ei ole voitu antaa, potilastiedot voidaan luovuttaa Kanta-palvelujen kautta hätätilahaun perusteella. Esimerkkeinä mm. tajuttomuus tai tilanteet, joissa potilas ei esimerkiksi kehitysvammaisuuden tai muistisairauden takia kykene päättämään hoidostaan. Tällöin tietoja voidaan käyttää, jos niitä tarvitaan potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi (potilaslain 13 :n 3 momentin 3 kohdan tarkoittamat tilanteet). Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 29

Lomakkeet Suostumuslomakemallit löytyvät KELA:n ekstranetista Mikä tahansa Potilastiedon arkistoon liittynyt terveydenhuollon palvelunantaja voi kirjata suostumuksen ja kiellot Suostumus ja kielto tehdään kirjallisesti Lomake tulostetaan potilastietojärjestelmästä ja kansalainen allekirjoittaa lomakkeen Allekirjoitetut lomakkeet arkistoidaan terveydenhuollon toimintayksiköissä, erillään potilaskertomuksesta säilytysaika on 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 30

Puolesta asiointi 31

Alaikäinen Alaikäiselle lapselle kuuluva informointi annetaan huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalle Huoltaja voi antaa lapsen puolesta suostumuksen, mutta ei voi tehdä kieltoja (Potilaslaki 9 ) HUOM! Kelan suostumuslomake! Huostaanotto- ja sijoitustilanteissa huoltajuus säilyy vanhemmilla, jollei muuta ole huoltajuustietoihin merkitty Jos alaikäisen informaatio on annettu huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalle, tulee alaikäinen informoida uudestaan viimeistään tämän täyttäessä 18 vuotta. Jos alaikäinen potilas arvioidaan kykeneväksi päättämään itse omasta hoidostaan, informaatio annetaan suoraan hänelle Hoidostaan vastaava alaikäinen voi itse päättää suostumuksen tai kieltojen tekemisestä, jolloin huoltajalla ei ole oikeutta tehdä suostumusta tai peruuttaa kieltoa Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 32

Huoltaja tai laillinen edustaja Laillinen edustaja on huoltaja tai potilaan edunvalvoja, jonka tehtäväksi on määrätty potilaan terveyttä koskevien asioiden hoitaminen Edunvalvojan tehtävän voi osoittaa otteella holhousrekisteristä Jos potilaalle ei ole edellytyksiä arvioida suostumuksen merkitystä, voi laillinen edustaja antaa suostumuksen Suostumuksen voi antaa vain palvelunantajalle, koska laillisen edustajan antama suostumus edellyttää, että terveydenhuollon ammattihenkilö arvioi potilaan tilan Laillinen edustaja ei voi tehdä kieltoa potilaan puolesta eikä perua potilaan antamaa suostumusta Laillinen edustaja voi peruuttaa potilaan tekemän kiellon, jos sen voidaan arvioida vastaavan potilaan tahtoa Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 33

Täysi-ikäinen, joka ei itse pysty päättämään hoidostaan Täysi-ikäisen, hoidostaan päättämään kykenemättömän potilaan hoito tulee järjestää tavalla, joka parhaiten vastaa potilaan tahtoa Potilaan tahdon selvittämiseksi tulee kuulla potilaan laillista edustajaa, lähiomaista tai muuta läheistä (Potilaslaki 6 ) Henkilö, joka ei ymmärrä informaation sisältöä eikä suostumuksen tai kiellon merkitystä, ei voi ottaa informaatiota vastaan tai antaa pätevää suostumusta tai kieltoa Jos laillista edustajaa ei ole, kukaan ei voi antaa suostumusta tai kieltoa potilaan puolesta (potilastietojen luovutus potilaslain 13 3 mom. 3 kohdan mukaan) Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 34

Potilasasiakirjojen laatiminen ja tallentaminen Potilastiedon arkistoon 35

Potilasasiakirjojen laatiminen Potilastietojärjestelmä koostaa käyttäjän tekemistä merkinnöistä asiakirjan ja tallentaa sen Potilastiedon arkistoon Keskeneräiset merkinnät tulee hyväksyä ennen arkistointia (myös opiskelijan tekemät merkinnät ja kirjoitetut sanelut) Erillisjärjestelmistä, kuten laboratoriojärjestelmät, asiakirjat voidaan tallentaa arkistoon suoraan tai potilastietojärjestelmän kautta Lähtökohtaisesti asiakirjojen tallentaminen ei edellytä käyttäjän toimenpiteitä Asiakirja muodostetaan ja arkistoidaan automaattisesti heti, kun se on hoitoprosessin kannalta järkevää, esim. osastojakson päättyessä tai käynnin jälkeen Asiakirjoille voi täydentää tietoa myös jälkeenpäin (esim. myöhemmin valmistuvat laboratoriotulokset) Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 36

Tilapäiset tunnisteet Potilastiedon arkistoon tallennetaan potilasasiakirjat myös silloin, kun potilaalla on tilapäinen henkilötunnus Tietoja voi tallentaa, mutta niitä ei voi luovuttaa toisille organisaatioille Kun virallinen henkilötunnus kirjataan potilastietojärjestelmään, tietojärjestelmä päivittää tiedon myös arkistoiduille asiakirjoille Ylläpidettäviä asiakirjoja ei tallenneta tiedonhallintapalveluun tilapäisellä henkilötunnuksella Informointi-, suostumus- ja kieltoasiakirjat Ylläpidettävä terveys- ja hoitosuunnitelma Tahdonilmaukset Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 37

ERAS -näkymä Toisen henkilön itsestään kertomat, arkaluonteiset, potilaan hoitoon liittyvät tiedot on erotettava potilaan tiedoista Ko. merkinnöistä muodostetaan arkistoon erillinen asiakirja (ERAS) Merkinnöistä tulee käydä ilmi se, ketä henkilöä tiedot koskevat Merkintöjä ei näytetä potilaalle, eikä toiselle henkilölle Omakanta-palvelussa Tarkastusoikeus tietoihin on sillä (kertojalla), kenen tiedoista on kyse. Tiedot näytetään ammattilaisille potilastietojärjestelmän kautta sen palvelutapahtuman yhteydessä, jossa tiedot on kirjattu Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 38

Erityissuojatut tiedot Erityissuojattuja merkintöjä ovat potilasasiakirja-asetuksen (298/2009) 4 :n mukaan psykiatrian ja perinnöllisyyslääketieteen päivittäis- ja yhteenvetomerkinnät Erityissuojattujen tietojen käyttö vaatii tietojen käyttäjältä erillisen vahvistuksen ennen tietojen käyttöä Suojaus ei koske tietoja lääkityksestä ja kriittisistä riskeistä Erityissuojakseen valmistellaan muutosta Seksuaaliterapia tulossa erityissuojauksen piiriin Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 39

Viivästäminen Asiakirjat näkyvät kansalaisille Omakannan kautta heti, kun ne on arkistoitu Erityistilanteissa näkymistä Omakannan kautta voidaan viivästää määräaikaisesti tai pysyvästi jos halutaan käydä ensin henkilökohtaisesti potilaan kanssa läpi esim. vakavan sairauden epäilyyn liittyvät tulokset merkintöjä ei voida näyttää potilaalle lainkaan, koska ne voivat vakavasti vaarantaa potilaan terveyttä tai jonkun muun oikeuksia Näyttämättä jättämisen perusteet Julkisuuslaki 11-12 (mm. tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua) Henkilötietolaki 26-28 (tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille) Tiettyjä merkintöjä voidaan potilastietojärjestelmissä viivästää automaattisesti, esim. tietyt laboratoriotutkimusten tulokset Muutoin käyttäjä merkitsee tiedon viivästämisestä manuaalisesti Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 40

Virheen korjaaminen Virheelliset tai tarpeettomat tiedot oikaistava poistettava tai täydennettävä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta Korjauksesta vastaa asiakirjan tuottanut palvelunantaja Korjauksen tekee alkuperäisen merkinnän tehnyt henkilö tai toimintayksikön terveydenhuollosta vastaava henkilö tai hänen kirjallisesti tehtävään valtuuttamansa henkilö Potilastietojärjestelmä ja Potilastiedon arkisto huolehtivat teknisesti asiakirjojen versioinnista ja siitä, että käyttäjälle näytetään uusin korjattu versio asiakirjoista Korjaukset tehdään potilastietojärjestelmään, mistä tieto tallentuu arkistoon Vanha versio siirretään tausta-arkistoon, mistä se on tarvittaessa arkistonhoitajan haettavissa Keskisuomalainen: Jyväskyläläisnainen kirjautui Terveysarkiston verkkopalveluun näki väärän henkilön potilastiedot Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 41

Ostopalvelut Ostopalveluissa muodostuvat asiakirjat liitetään palvelun järjestäjän (tilaajan) rekisteriin Arkistointi voidaan toteuttaa eri tavoin Ostopalvelun tuottaja voi käyttää järjestäjän potilastietojärjestelmää Tuottaja käyttää omaa potilastietojärjestelmäänsä, ja arkistoi asiakirjat Potilastiedon arkistoon, järjestäjän rekisteriin Tuottaja lähettää asiakirjat järjestäjälle, joka huolehtii arkistoinnista Toistaiseksi riittää, että tuottaja pystyy erottelemaan asiakirjat tilaajakohtaisiin rekistereihin omassa järjestelmässään Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 42

Potilasasiakirjojen käyttö ja luovuttaminen 43

Käyttö Potilastiedon arkistosta voi hakea oman organisaation (yksi rekisterinpitäjä) tallentamia asiakirjoja. Asiakirjojen hakeminen arkistosta edellyttää aina hoitosuhdetta tai muuta asiallista yhteyttä potilaaseen Teknisesti hoitosuhde todennetaan potilashallinnon merkintöjen perusteella Jos järjestelmä ei havaitse hoitosuhdetta, käyttäjä joutuu antamaan erityisen syyn tietojen haulle Tavoitteena on estää väärinkäytökset ja helpottaa lokivalvontaa - ei estää tietojen asianmukaista käyttöä Asiakirjojen lisäksi voidaan jatkossa hakea Tiedonhallintapalvelusta koostetietoja, esim. potilaan diagnoosit tai toimenpiteet Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 44

Luovuttaminen Kukin toimintayksikkö luovuttaa vain omaan rekisteriinsä kuuluvia asiakirjoja Huom. saapuneet asiakirjat osana omaa rekisteriä Luovutuksesta tehdään luovutusilmoitus (LILM) potilastietojärjestelmään tai manuaalisesti Jos luovutus tapahtuu sähköisesti esim. aluetietojärjestelmän kautta, potilastietojärjestelmä muodostaa luovutusilmoituksen automaattisesti Jos luovutus tapahtuu paperilla, tulee luovuttavan henkilön tehdä manuaalinen luovutusilmoitus ja kirjata tieto potilastieto-järjestelmään, jolloin tieto välittyy potilastiedon arkistoon Kun potilas käsittelee omia potilasasiakirjojaan Omakannan kautta, tästä ei tallennu luovutusilmoitusta arkistoon Potilastiedon arkisto luovuttaa tietoja toiselle organisaatiolle suostumuksen perusteella Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 45

Potilastietojen säilyttäminen 46

Potilastietojen säilyttäminen Säilyttämisestä vastaa se, jonka toiminnassa asiakirjat ovat syntyneet Potilasasiakirjoja sekä tutkimuksessa ja hoidossa syntyviä biologista materiaalia sisältäviä näytteitä ja elinmalleja on säilytettävä vähintään STM:n määräämä aika. Arkistolaitos määrää asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä Kun säilytysaika on päättynyt tai kun sen jälkeen säilytetyt potilasasiakirjat, näytteet ja elinmallit eivät enää ole välttämättömiä potilaan hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi, on ne hävitettävä välittömästi ja siten, että sivulliset eivät saa niistä tietoa Kela huolehtii Potilastiedon arkistoon tallennettujen asiakirjojen teknisestä hävittämisestä säilytysajan päätyttyä. Kelan on ennen hävittämistä informoitava asiasta arkistonmuodostajia

Potilastiedon arkistoon siirrettyjen asiakirjojen säilytysajat Potilastiedon arkistoon siirretään STM:n vaiheistusasetuksen mukaisesti liittymisen jälkeen syntyneet potilasasiakirjat Asiakirjat säilytetään pysyvästi Potilastiedon arkistossa KELA vastaa asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä Asiakirjoista ei tarvitse ottaa paperitulosteita Omaan arkistoon jäävät asiakirjat säilytetään STM potilasasiakirjaasetuksen säilytysaikapäätöksen mukaisesti Tietojen luovuttaminen Asiakastietolain (159/2007) nojalla Potilastiedon arkistoon voidaan siirtää myös ennen Potilastiedon arkistoon liittymistä syntyneet asiakirjat Asiakirjat säilytetään pysyvästi (Arkistolaitoksen päätös) Ei luovuteta toiselle organisaatiolle, vain rekisterinpitäjä itse saa käyttää omia asiakirjojaan Omaan arkistoon jäävät asiakirjat säilytetään STM potilasasiakirjaasetuksen säilytysaikaliitteen ja Valtionarkiston kunnallisten asiakirjojen säilyttämisestä annetun päätöksen mukaisesti

Lokivalvonta 49

Lokivalvonta Organisaation omien tietojen käyttöä ja luovutusta sekä Potilastietojen arkistosta luovutettujen tietojen käyttöä seurataan lokivalvonnan avulla terveydenhuollon organisaatioissa Erityisesti seurattavia ovat: o hätätilahakujen käyttö o erityiseen syyhyn perustuva asiakirjojen käyttö o erityissuojattujen tietojen käyttö o omien ja lähiomaisten tietojen käyttö Tietojen luovutuksista Potilastiedon arkistosta muodostuu erillinen luovutusloki Palveluntuottajille muodostuu omiin järjestelmiinsä käyttöloki Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 50

Käyttöä valvovat Kela ylläpitää Potilastiedon arkiston luovutuslokeja Terveydenhuollon toimintayksikkö vastaa säännöllisestä luovutus- ja käyttölokien seurannasta tietosuojavastaava Potilaalla on mahdollisuus: seurata omien terveystietojensa käyttöä Omakanta palvelun luovutuslokien kautta (toimintayksikkötaso) ottaa yhteyttä siihen terveydenhuollon toimintayksikköön, jossa häntä on hoidettu tai johon hänen tietojaan on luovutettu ja pyytää tarvittaessa tarkemmat lokitiedot potilastietojensa käytöstä (resurssitaso) Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit 2015, www.kanta.fi 51

Tunnuslukuja Potilastiedon arkistosta 52

Ajankohtaista Kanta-palveluissa

Mitä tietoja esim. KYS tallentaa Potilastiedon arkistoon Uranus 8.4.3.9 -versiossa arkistoon siirtyy: o Palvelutapahtuma-asiakirja o Potilaskertomuksesta: - erikoisalanäkymät, hoitotyön yhteenveto, ERAS - rokotustiedot (lista annetuista rokotuksista) - riskitiedot - voimassa oleva lääkitys (VLÄÄ) ja Kemokur (syöpälääkkeet) - diagnoosit ja toimenpiteet Suostumuksenhallinnan asiakirjat Arkistoasiakirjat (luovutusilmoitus) Laboratoriopyynnöt ja vastaukset sekä kuvantamisen pyynnöt ja lausunnot eivät arkistoidu alkuvaiheessa Patologian (QPati) sekä muiden liitännäisjärjestelmien tiedot (mm. Haikara, ImplantDB, Medimaker, ICFM) o kooste siirtyy entiseen tapaan potilaskertomukseen, mutta koosteen vienti Potilastiedon arkistoon ei ole vielä mahdollista 68

Omakanta näkee reseptit ja osan potilaskertomustiedoistaan pystyy hallinnoimaan omia tietojaan informaatioiden vastaanottaminen, suostumukset ja kiellot hoitotahto, elinluovutustahto reseptien uusimispyynnöt tiedot näkyvät siitä alkaen, kun organisaatio on liittynyt Potilastiedon arkistoon tunnistaudutaan pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla vain 18 vuotta täyttäneet pääsevät katsomaan omia tietojaan vanhemmat eivät (vielä) voi katsoa lapsensa tietoja, tulossa keväällä 2016 mahdollisuus nähdä alle 10-vuotiaan huollettavan tiedot 69

Uutta Omakannassa 1 Huoltajat näkevät lastensa terveystiedot Omakannasta. Aluksi näytetään alle 10-vuotiaiden lasten tiedot. Ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden alaikäinen voi olla kykenevä itse päättämään hoidostaan, jolloin hänellä on oikeus kieltää terveystietojensa luovuttaminen huoltajalleen Toiminnallisuus on avattu 26.10.2016 Edellytyksenä on, että aikuinen on lapsen huoltaja ja että lapsen terveystiedot on tallennettu Kantaan Mitä voi nähdä ja tehdä: Huoltaja näkee lapsen terveystiedot ja sähköiset reseptit ja voi pyytää niiden uusimista. Lisäksi huoltaja voi kuitata Potilastiedon arkistoa koskevan informaation saaduksi sekä antaa suostumuksen lapsen puolesta. Omakannasta näkee lapsen terveystiedot, jotka on tallennettu Kanta-palveluihin 1.8.2016 lähtien. Yli 10-vuotiaan lapsen puolesta huoltaja voi vain katsella tietoja, jotka on tallennettu ennen kuin lapsi on täyttänyt 10 vuotta. 15.2.2017 70

Uutta Omakannassa 2 Huoltaja ei voi katsella lapsen tietoja, jos lapsella tai jollakulla muulla huoltajista on turvakielto huoltajalle itselleen on määrätty edunvalvoja lapsen huollosta on huollonjakosopimus tai - määräys yli 3 kuukauden ikäisellä lapsella ei ole nimeä. Alaikäisen kaikki tiedot eivät välttämättä näy huoltajalle. Alaikäisellä on oikeus päättää tietojensa näyttämisestä huoltajilleen, jos hänet on terveydenhuollossa arvioitu kypsäksi päättämään omasta hoidostaan. Tietojen näkyminen Omakannasta huoltajalle voidaan tällöin estää terveydenhuollossa - viivästäminen 15.2.2017 71

Uutta Omakannassa 3 Myös alaikäiset pääsevät Omakantaan. Palvelun käyttäminen vaatii suomalaisen henkilötunnuksen ja tunnistautumisvälineiksi pankkitunnukset, mobiilivarmenteen tai sähköisen henkilökortin. Palvelussa alaikäinen voi katsella sähköisiä reseptejä ja terveystietoja, jotka on tallennettu Kanta-palveluihin 1.8.2016 alkaen, ja pyytää reseptin uusimista. Ei voi kuitata Potilastiedon arkiston informaatiota saaduksi, antaa suostumusta, asettaa kieltoja eikä antaa elinluovutus- tai hoitotahtoa. 15.2.2017 72

Lapsen tiedot huoltajan Omakannassa 1 Tästä pääsee lasten tietoihin 15.2.2017 73

Lapsen tiedot huoltajan Omakannassa 2 Paluu omiin tietoihin Luettelo alle 10 vuotiaista lapsista. Lapsen nimeä klikkaamalla pääsee tarkempiin tietoihin. 15.2.2017 74

Lopuksi 75

Infot, suostumukset, kiellot 2016 Ennen Potilastiedon arkiston käyttöönottoa Oma organisaatio käyttää: ei suostumusta, käyttö hoitosuhteen perusteella, henkilötietolain mukainen informaatio Yhteisrekisterin sisällä luovuttaminen: informaatio, ei suostumusta, kiellot mahdollisia Yhteisrekisterin ulkopuolelle luovuttaminen: suostumus potilaslain mukaisesti, kielto mahdollinen Potilastiedon arkiston käyttöönoton jälkeen Oma organisaatio käyttää: ei suostumusta, käyttö hoitosuhteen perusteella, henkilötietolain mukainen informaatio Yhteisrekisterin sisällä luovuttaminen: informaatio, ei suostumusta, kiellot mahdollisia Yhteisrekisterin ulkopuolelle, käytetään Potilastiedon arkistoon annettua suostumusta, kielto mahdollinen Potilastiedon arkisto: informaatio, suostumus tiedon luovuttamiseen Potilastiedon arkistosta asiakastietolain mukaan, kiellot mahdollisia 76