1 (8) 1. Rekisterinpitäjä Laurea-ammattikorkeakoulu Ratatie 22 01300 VANTAA (09) 8868 7293 korkeakoulutoimisto(at)laurea.fi 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Päivi Aho kehityspäällikkö Laurea-ammattikorkeakoulu Ratatie 22 01300 VANTAA (09) 8868 7060 paivi.aho(a)laurea.fi Rekisteriasioista vastaava henkilö toimii opetuksen ja opiskelun suunnittelu-järjestelmän pääkäyttäjänä, antaa rekisteristä tarkempia tietoja rekisteröidylle ja rekisteröity voi osoittaa hänelle esim. virheenoikaisua ja tarkastusoikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt. Laurean eri toimipisteissä rekisteriasioista vastaavat opintosihteerit, jotka ovat tavoitettavissa seuraavista puhelinnumeroista ja sähköpostiosoitteista: Laurea Leppävaara puh. (09) 8868 7400 leppavaara.info(a)laurea.fi Laurea Lohja puh. (09) 8868 7800 lohja.info(a)laurea.fi Laurea Otaniemi puh. (09) 8868 7500 otaniemi.info(a)laurea.fi Laurea Tikkurila puh. (09) 8868 7300 vantaa.info(a)laurea.fi Laurea Porvoo puh. (09) 8868 7600 porvoo.info(a)laurea.fi Laurea Hyvinkää puh. (09) 8868 7700 hyvinkaa.info(a)laurea.fi 3. Rekisterin nimi SoleOPS opetuksen ja opiskelun suunnittelujärjestelmä, jonka loogisia rekistereitä ovat SolePalaute - opiskelijapalautejärjestelmä SoleMove opiskelija- ja asiantuntija kv-liikkuvuuden järjestelmä Raportointikanta Raporttitulosteet (manuaaliset rekisterit)
2 (8) 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus Opetuksen ja opiskelun suunnittelujärjestelmän käyttötarkoitus on opetussuunnitelmien, lukuvuosisuunnittelun, opettajien työajansuunnittelun, opintojen toteutussuunnitelmien, oppimistapahtumien ja opiskelijoiden henkilökohtaisten opiskelusuunnitelmien ja opintojaksopalauteen ylläpito sekä erilaisten opetukseen ja opintoihin liittyvien todistusten ja raporttien tuottaminen. Opetuksen ja opiskelun suunnittelujärjestelmä on Laurea-ammatti-korkeakoululle välttämätön toiminnan suunnittelun, toteutuksen, arvioinnin ja seurannan väline. Rekisteröidyt (opiskelijat, opettajat, muu henkilöstö) henkilöt ovat asianosaisia Laurean opintohallintoon liittyvissä asioissa. Järjestelmään rekisteröidään vain ammattikorkeakoulun opetushallinnon tehtävän hoitamisen sekä toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeelliset tiedot. Opiskelun suunnittelujärjestelmän (HOPS) tietoja ylläpidetään opiskelijan oikeuksien ja etujen turvaamiseksi. Rekisterin käyttö perustuu ammattikorkeakoulua koskevaan lainsäädäntöön: Ammattikoreakoululaki (L932/2014) Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista (A1129/2014) Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain muuttamisesta (L1058/1998) Hallintolaki (L434/2003) Hallintolainkäyttölaki (L586/1996) Henkilötietolaki (L523/1999) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (L621/1999) Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (A1030/1999) Tilastolaki (L280/2004) Opintotukilaki (L65/1994) Työttömyysturva (L1290/2002) Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (L759/2004) Laurea-ammattikorkeakoulun tutkintosääntö 5. Rekisterin tietosisältö Opetuksen ja opiskelun suunnittelujärjestelmä sisältää seuraavat tiedot: opiskelijatiedot (5.1) henkilöstötiedot (5.2) opetussuunnitelmatiedot (5.3) lukuvuosisuunnitelmatiedot(5.4) työaikasuunnitelmat (5.5) toteutussuunnitelmatiedot (5.6) opintosuunnitelmatiedot, kehityskeskustelut ja HOPS (5.7) kv-liikkuvuustiedot (5.8) ks. oma rekisteriseloste opiskelijapalaute (5.9) arkisto (5.10)
3 (8) 5.1. Opiskelijatiedot opiskelijanumero sukunimi, etunimet, (kutsumanimi) henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli yhteystiedot: asuinosoite, puhelin (soitto), puhelin (tekstiviesti), sähköposti (Laurea), sähköposti (henkilökohtainen) kotikunta, kieli, koulusivistyskieli, kansalaisuus opiskelun päätoimisuus (pääopiskelija, sivuopiskelija) pohjakoulutus koulutusala, koulutusohjelma, suuntautumisvaihtoehto, saapumisryhmä, organisaatio, toimipiste tutkinto, tutkintonimike, tutkinnon laajuus koulutustyyppi (nuoret, aikuiset, ylempiamk, erikoistumisopinnot, avoin amk, oppisopimuskoulutus, täydennyskoulutus, kansallisien liikkuvuuden opiskelijat) läsnäolotiedot, eropäivä, eronsyy opinto-oikeusaika, kausimaksimit, käytetyt kaudet tietojen luovutuslupa internetiin, suoramarkkinointiin, koulutus-markkinointiin. 5.2. Henkilöstötiedot (ylläpidetään opetuksen järjestämisen, opettajien työaikasuunnitelmien ja opiskelijapalautteen raportoinnin tarpeisiin) sukunimi, etunimet sähköposti henkilötyyppi, toiminimike, tutkinto, pätevyys työsuhdetiedot esimies- ja alaistiedot koulutusala kotitoimipiste työaikasuunnitelma työpanoksen jakautuminen: opetus, t&k, muu käyttöoikeusrooli 5.3 Opetussuunnitelmatiedot opinnot (moduulit, opintojaksot, jaksotus) tutkinnon rakenteet opetussuunnitelmat opinto-oppaan tiedot 5.4. Lukuvuosisuunnitelmatiedot lukuvuosisuunnittelu opintototeutukset toteutuksen opettajat opettajan resurssit toteutuksella
4 (8) 5.5. Työaikasuunnitelmatiedot esimies-alaistiedot vuosityöaika vapaajaksot opetuksen resurssit: opetus, ohjaus, t&k aluekehitys, sisäinen kehittäminen, muut sopimustyöt allekirjoitettu työaikasuunnitelma 5.6. Toteutussuunnitelmatiedot toteutussuunnitelman kuvaus arviointikriteerit ja arviointimenetelmät kuormittavuus ja opiskelijan työajan jakautuminen aikataulut, oppimistapahtumat ja opettajat 5.7. Opintosuunnitelmatiedot, kehityskeskustelut ja HOPS suunnitelma opintojen suorittamiseksi opintoihin ilmoittautumiset opintosuoritustiedot aiemmin hankitun osaamisen tunnustaminen (AHOT) opintojen arvioinnit opintojen arvioijat suorituspäivämäärät suoritetut laajuudet opintojen edistyminen kehityskeskustelut opettajatuutorit ja ohjaajat 5.8. Kv-liikkuvuustiedot ks. oma rekisteriseloste 5.9. Opiskelijapalaute palautelomakkeet toteutuksen palautetieto toteutuksen kehittämiseen liittyvä dokumentaatio 5.10. Arkisto, em. tietojen arkistot 6. Säännönmukaiset tietolähteet 6.1. Opiskelijatietojen säännönmukaiset tietolähteet opiskelijatiedot siirretään SoleOPSiin WinhaPro opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä (ks. WinhaPro rekisteriseloste) opiskelija ylläpitää itse järjestelmässä yhteys- ja kotikuntatietojaan sekä tietojen luovutuslupia
5 (8) 6.2. Henkilöstötietojen säännönmukaiset tietolähteet henkilötiedot siirretään SoleOPSiin Winhapro opiskelija ja opintotietojärjestelmästä (ks. WinhaPro rekisteriseloste) esimies- ja alaistiedot tallennetaan järjestelmään henkilöstöyksiköstä saatujen esimieslistojen perusteella henkilö ylläpitää itse järjestelmässä yhteystietojaan 6.3 Opetussuunnitelmatietojen säännönmukaiset tietolähteet opetussuunnitelmavastaava tallentaa tiedot järjestelmään 6.4. Lukuvuosisuunnitelmatietojen säännönmukaiset tietolähteet lukuvuosisuunnittelusta vastaava tallentaa tiedot järjestelmään 6.5. Työaikasuunnitelmatietojen säännönmukaiset tietolähteet esimies tallentaa työaikasuunnitelmatiedot järjestelmään alainen ja esimies allekirjoittavat hyväksytyn työaikasuunnitelman 6.6. Toteutussuunnitelmatietojen säännönmukaiset tietolähteet opettaja tallentaa toteutussuunnitelmatiedot järjestelmään 6.7. Kv-liikkuvuustietojen säännönmukaiset tietolähteet ks. oma rekisteriseloste 6.8. Opintosuunnitelmatietojen, kehityskeskustelutietojen ja HOPSien säännönmukaiset tietolähteet opiskelija, opettajatuutor ja opinto-ohjaaja tallentavat tiedot järjestelmään 6.9. Opiskelijapalautteen säännönmukaiset tietolähteet Opiskelijaa tallentaa opintojaksopalautteen järjestelmään Opettajat tallentavat opintojakson jatkokehittämistä koskevan tiedon järjestelmään 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset 7.1 Säännönmukaiset tietojen luovutukset SoleOPS opetuksen ja opiskelunsuunnittelun tietojärjestelmästä ei luovuteta tietoja ulkopuolisille. kaikki tietojen luovutukset tapahtuvat Winhapro opiskelijaja opintotietojärjestelmän kautta (ks. WinhaPro rekisteriseloste). Laurean sisällä tietoja luovutetaan Oppimisympäristö Optimaan työtilojen rakentamista varten (opiskelijanumero, sukunimi, etunimi, toimipiste, saapumisryhmä, toteutus, läsnäolotieto).
6 (8) Opetuksen ja opiskelun suunnittelujärjestelmästä tulostetut erilaiset raportit (opettajien tuntitiedot yksiköittäin, tuntikoosteet, tuntikoosteet koulutusohjelmittain, tuntivertailuraportit, vuosityö opettajakohtaisesti, opetus periodeittain, ryhmäkohtainen tarjonta periodeittain, opskohtainen tarjonta ja opettajien työaikasuunnitelmat, opiskelijoiden hopsit sekä opintosuoritusotteet) tulkitaan manuaalisiksi rekistereiksi. Tästä syystä rekisteristä tulostettua raporttia luovutettaessa luovutusta arvioidaan tietojen luovuttamisena henkilörekisteristä. 8. Rekisterin suojauksen periaatteet SoleOPS -tietokantaan talletetut tiedot Opetuksen ja opiskeluun suunnittelujärjestelmää käytetään Internet selaimen kautta omalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Palvelinlaitteiden ylläpito on ulkoistettu ja ne on keskitetty lukittuun tilaan, johon vain ylläpitäjällä on pääsy. Palvelin on kytketty ammattikorkeakoulun verkkoon, verkko on suojattu ulkoapäin palomuurilla. Päästäkseen käyttämään opetuksen ja opetuksen suunnittelujärjestelmää käyttäjän on kirjauduttava järjestelmään henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeus järjestelmään annetaan henkilölle hänen esimiehensä pyynnöstä. Esimiehen pyynnöstä käyttöoikeuksia voidaan myös laajentaa, vähentää tai poistaa. Opetuksen ja opiskelun suunnittelujärjestelmän käyttöoikeus poistetaan henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus tai henkilön työsuhteen päättyessä. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus. Eri käyttäjäryhmät pääsevät käsittelemään opiskelija- ja opintotietoja käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Käyttöoikeudet on rajattu käyttäjäryhmittäin. Käyttäjäryhmiä ovat kirjautumaton käyttäjä, kirjautunut opiskelijakäyttäjä ja kirjautunut henkilökuntakäyttäjä. Henkilökuntakäyttäjä pääsee käsittelemään opiskelija-, opinto- ja palautetietoja oman käyttäjäroolinsa rajauksien mukaisesti. Kirjautunut opiskelijakäyttäjä voi päivittää omia yhteystietojaan ja OPSiaan, hän näkee toteutussuunnitelmat ja hänen kanssaan samalla toteutuksella olevien opiskelijoiden nimitiedot. Kirjautumaton käyttäjä näkee julkaistut opetussuunnitelmat ja niihin liittyvät toteutussuunnitelmat ja toteutuksen opettajan nimitiedot. Tiedon näkyvyys ja päivitysoikeus järjestelmään määräytyy käyttäjän roolin mukaan. Käyttäjärooleja ovat mm. opiskelija, opettaja, opettajatuutori ja ohjaaja, opstallentaja ja hyväksyjä, esimies, opintosihteeri sekä pääkäyttäjät joilla on toimen ja työtehtävien edellyttämät oikeudet.
7 (8) Toteutuksista kerätyn alkuperäisen palautteen käsittelyoikeudet ovat järjestelmään määritellyllä palautetukihenkilöllä, palautevastuuhenkilöllä, kehittämispäälliköllä, toteutukseen kiinnitettyjen opettajien lähiesimiehillä ja näiden esimiehillä (yksikön johtajalla ja rehtorilla) sekä vararehtoreilla. Toteutukseen kiinnitetyllä opettajalla on oikeus lukea käsitelty sanallinen palaute. Hän voi myös antaa yksittäiselle henkilöstön jäsenelle oikeudet sanalliseen palautteeseen huomioiden tietosuojalain. Toteutuksen opiskelijat näkevät määrällisen palautteen palautekyselyn vastaamisajan päätyttyä, mikäli toteutuksella on vähintään kaksi opettajaa. Muissa tapauksissa toteutuksen opettaja päättää kyselyn tulosten julkaisemisesta. Opettaja voi halutessaan julkaista tulokset Laurean opiskelijoille, Laurean henkilöstölle ja/tai internettiin. Opettajan tallentama dokumentaatio toteutuksen kehittämisestä näkyy kaikille järjestelmään kirjautuville. Halutessaan opettaja voi julkaista tiedoston internetiin. Manuaalinen aineisto Opiskelun ja opetuksen suunnittelujärjestelmän käyttäjät voivat käyttöoikeuksiensa mukaan tuottaa järjestelmästä tulosteita ja raportteja. Henkilötietoja sisältävät tulosteet ja raportit hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä. 9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen (Henkilötietolaki 26 28 ) Opetuksen ja opiskelun suunnittelujärjestelmän rekisteriseloste on nähtävillä Laurea-ammattikorkeakoulun www-sivuilla. Uudelle opiskelijalle ilmoitetaan lukukauden alussa opiskelijaksi ilmoittautumisen yhteydessä kirjallisesti, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot sekä hänen opintojaan koskevat tiedot on rekisteröity WinhaPro opiskelija- ja opintohallintojärjestelmään, josta ne siirretään opetuksen ja opiskelun suunnittelujärjestelmään. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Opiskelija ja henkilökuntaan kuuluvalla voi katsoa järjestelmästä itseään koskevat tiedot. Opiskelijalla on mahdollisuus nähdä ja tarkastaa hänestä rekisteröidyt tiedot ja niiden ajantasaisuus. Opiskelija voi henkilökohtaisesta opintosuunnitelmastaan (HOPS) henkilö-, opiskelu- ja osoitetietonsa oikeellisuuden ja ajantasaisuuden. Opiskelija voi ylläpitää järjestelmän kautta yhteystietojaan. Opiskelija voi tarkastella ja muokata HOPSinsa sisältämiä teemoja ja opintojaksoja, ilmoittautua opintojaksoille, nähdä opintosuorituksensa ja arvioinnit, opintopistekertymän ja opintojen edistymisen. Opiskelijalla on oikeus saada opintotoimistosta virallinen opiskelutodistus ja opintosuoritusote. Opettajilla on mahdollisuus nähdä ja tarkistaa omat nimi- ja osoitetietonsa sekä ylläpitää siellä yhteystietojaan ja vastaanottoaikojaan.
8 (8) 10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen (Henkilötietolaki 29 ) Tiedon korjaaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 29 ). Rekisteriasioista vastaavan henkilön, opettajan, opintosihteerin tain muun vastaavan henkilön on välittömästi virheen huomattuaan korjattava virhe tai ilmoitettava siitä henkilölle, jolla on riittävät oikeudet virheen korjaamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. Opiskelija tai henkilöstöön kuuluva voi ilmoittaa omissa tiedoissaan havaitsemastaan virheestä opintotoimistoon ja pyytää korjaamaan tiedot. Pyytäjän henkilöllisyys tarkistetaan. Oikaisupyynnön voi tehdä myös kirjallisesti. Oikaisupyyntö osoitetaan oman toimipisteen opintotoimistoon. Tiedon korjaa opettaja, opintosihteeri tai pääkäyttäjä. 11. Muut mahdolliset oikeudet Henkilöllisyyden tarkistaminen Ellei tietoja pyytävä henkilö ole entuudestaan tunnettu tai hänen henkilöllisyyttään ei muilla keinoin voida varmistaa, hänen on todistettava henkilöllisyytensä aina ennen tietojen luovuttamista. Henkilöllisyys voidaan todistaa valokuvalla varustetulla virallisella henkilöllisyystodistuksella, joksi hyväksytään joko ajokortti, passi tai poliisiviranomaisen antama henkilökortti ja Kela-kortti. Laurean sähköpostista lähetetty pyyntö voidaan katsoa riittäväksi tunnisteeksi henkilöllisyydestä.