Helsingin kaupungin kuntarekisterin rakennus- ja rakennusvalvontaosat Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen rekisteriseloste 1. REKISTERIN NIMI Helsingin kaupungin kuntarekisterin rakennus- ja rakennusvalvontaosat. 2. REKISTERINPITÄJÄ Helsingin kaupunki, rakennusvalvontavirasto Osoite: Siltasaarenkatu 13, 00530 Helsinki Puhelinvaihde: 09 310 2611 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ Rekisterin vastuuhenkilönä toimii rakennusvalvontaviraston yleisen osaston tietopalveluyksikön päällikkö Markku Leinonen. 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 1. Rekisterin pääkäyttäjä, IT-suunnittelija Petja Kallio 2. Rekisterin pääkäyttäjä, ATK-suunnittelija Kirsi Söderholm 3. Tutkija Harri Backman, Rakennus- ja huoneistorekisteritietojen ylläpitäjä Edellä mainitut antavat tarkempia tietoja rekisteristä. 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Rekisterijärjestelmän tarkoituksena on toimia työvälineenä maankäyttö- ja rakennuslainsäädännön mukaisten rakennusvalvontatehtävien hoitamiselle, kuten lupahakemusten käsittelylle, rakennustyön aikaiselle valvonnalle ja jatkuvalle valvonnalle sekä asiakassuhteeseen perustuvien toimeksiantotehtävien hoitamiselle. Rekisteriin rekisteröidään tässä tarkoituksessa rakennuslautakunnan ja rakennusvalvontaviraston eri viranhaltijoiden päätettäväksi kuuluvat asiat rakennusasioissa. Rekisterijärjestelmästä välitetään väestötietolain edellyttämät rakennushanketiedot valtion rekisterikeskukselle eräpoimintana. Rekisterin tarkoituksena on lisäksi antaa tietopalvelua viranomaisille ja kuntalaisille sekä julkiselle sanalle yksilöidyn pyynnön perusteella. SISÄLLYS 1. REKISTERIN NIMI 1 2. REKISTERINPITÄJÄ 1 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 1 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 1 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE 2 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 2 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 2 9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET 2 10. REKISTERIN KÄYTTÖ 2 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN 3 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN 3 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN 3 14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI 3 15. TARKASTUSOIKEUS 4 16. TIEDON KORJAAMINEN 4 17. KIELTO-OIKEUS 4 18. REKISTERIHALLINTO 4 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS 5
2 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Rekisteröidyt ovat asianosaisia käsiteltävissä lupa-, ilmoitus-, rakennustyön aikaisen valvonnan ja jatkuvan valvonnan asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään. Järjestelmään rekisteröidään vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Järjestelmä on viranomaiselle välttämätön keskeneräisten asioiden käsittelyn väline. Järjestelmä on lisäksi tarpeen monipuolisena arkistohakemistona. 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Rekisterin tieto on määrämuotoista: henkilön nimi- ja yhteystiedot, ammatti yms. käsiteltävän asian vaatimat yksilöivät ja kuvaavat tiedot, käsiteltävän asian kuvaus sekä asian käsittelytiedot ja päätökset. Rekisteriin tallennetaan henkilötunnuksia sähköisen asioinnin operatiivisesta tietojärjestelmästä (Lupapiste) laskutusta varten. Rekisterissä ovat vireillä olevat asiat, rakennuslautakunnan esityslistat ja pöytäkirjat sekä rakennusvalvontaviraston viranhaltijoiden päätökset. Rekisterin tiedot tallennetaan joko julkisina tai salassa pidettävinä. Tietojen käyttöoikeus määritellään käyttäjäkohtaisesti. 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Rekisteriä päivitetään asianosaisilta, esimerkiksi luvanhakijalta, lausunnon antajalta tai asian käsittelijältä, saaduilla käsittelyvaiheen tiedoilla. Kiinteistöviraston kaupunkimittausosastolla on rajoitettu päivitysoikeus rekisteriin. MUUT KUNTAREKISTERIN OSASOVELLUKSET OVAT: kiinteistöosa suunnitelmaosa nimistöosa osapuolirekisteri tietopalveluosa alueellistaminen toimitustieto-osa kauppahintaosa, ympäristöterveysosa ympäristöosa osoiterekisteriosa tilasto-osa väestöosa yritys- ja toimipaikkaosa karttaosa 9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella. Toimintakertomuksia yms. varten järjestelmästä kerätään suoritteita kuvaavia tilastotietoja. Ne eivät sisällä henkilötietoja. 10. REKISTERIN KÄYTTÖ Rakennusvalvontavirasto Rekisteri on tarkoitettu viranomaiskäyttöön ts. rakennusvalvontavirastossa kaikkien niiden käyttöön, jotka osallistuvat asioiden käsittelyprosessiin. Kaupungin muu hallinto Rekisteri on yhteiskäyttöistä kaupungin muun hallinnon kanssa. Virastojen tai laitosten erikseen nimetyt henkilöt voivat selailla rakennusja rakennusvalvontaosia käyttöoikeuksien puitteissa. Kirjattuun asiaan liittyvät asiakirjat eivät pääsääntöisesti ole suoraan rekisterijärjestelmässä nähtävissä.
3 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Helsingin kuntarekisteri muodostuu rakennusosan ja rakennusvalvontaosan lisäksi seuraavista osista: suunnitelmaosa, kiinteistöosa, tietopalveluosa, alueellistaminen, toimitustieto-osa, kauppahintaosa, nimistöosa, ympäristöterveysosa, ympäristöosa, osoiterekisteriosa, tilasto-osa, väestöosa, yritys- ja toimipaikkaosa ja karttaosa. Tieto päivittyy tai on päivitettävissä edellä mainittujen osien välillä. 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN Lähtökohtana on, että tiedot ovat julkisia, ellei tietoa ole erikseen säädetty salassa pidettäväksi. Rekisteri on tarkoitettu kaupungin hallinnon sisäiseen viranomaiskäyttöön, ja käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset käyttöoikeudet rekisteriin. Mikäli tieto on säädetty salassa pidettäväksi, siitä tulee merkintä järjestelmään ja asiakirjaan. Erityisesti otetaan huomioon turvakiellon tai asianosaisen oman perustellun pyynnön vuoksi salassa pidettävät osoitetiedot. Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä. Järjestelmän palvelinlaitteet sijaitsevat käyttöpalvelua toimittavan yrityksen valvotussa konesalissa. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat lukittavissa olevissa huoneissa. Järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä kirjallista sitoumusta vastaan. Samalla käyttäjälle luovutetaan kirjalliset ohjeet järjestelmän käytöstä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. Järjestelmästä otetaan vähintään kerran vuorokaudessa varmuuskopio, jota säilytetään suojatussa paikassa erikseen palvelinlaitteista. Tietoja pidetään ajan tasalla ja säilytetään tietokannassa toistaiseksi. Päivittäiset varmistusnauhat säilytetään vähintään kuukauden sekä kuukausittaiset varmistusnauhat vähintään vuoden ajan. 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Rakennus- ja rakennusvalvontaosaan rekisteröityjä tietoja säilytetään pitkäaikaisesti. 14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Asian vireille panijalle ilmoitetaan kirjallisesti tai suullisesti siitä, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot on rekisteröity järjestelmään. Ilmoittaminen tapahtuu siten, että asiasta on merkintä rakennus-
4 valvontaviraston käyttämissä lomakkeissa. Jos asia tulee vireille muulla tavalla, rekisteröinnistä ilmoitetaan suullisesti. Rakennus- ja rakennusvalvontaosan rekisteriseloste on nähtävillä rakennusvalvontaviraston asiakaspalvelupisteessä sekä Helsingin kaupungin rakennusvalvontaviraston www-sivuilla. 15. TARKASTUSOIKEUS Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti yleisen osaston osastopäällikö Mikko Salmelalle, tietopalveluyksikön päällikölle tai rekisteröityä asiaa koskevan asian valmistelijalle. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää osastopäällikkö saatuaan selvityksen asian valmistelijalta. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa. 16. TIEDON KORJAAMINEN Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä (VTJ). Näiden tietojen osalta asianosaisella on asian käsittelyn yhteydessä mahdollisuus lausua oma kantansa tiedoista. Valmistelija, rekisterin vastuuhenkilö ja rekisteriasioita hoitavat henkilöt huolehtivat oma-aloitteisesti itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi. Yleisen osaston osastopäällikkö päättää tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus esitetään asian valmistelijalle tai osastopäällikölle, joka kuulee asiassa asian valmistelijaa. Tiedon korjaamisesta päätöksen mukaisesti huolehtii rekisterin vastuuhenkilö. 17. KIELTO-OIKEUS Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. 18. REKISTERIHALLINTO Rakennusvalvontavirasto käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Virastopäällikkö päättää rekisteriselosteen hyväksymisestä. Virastopäällikkö on siirtänyt päätösvaltaansa seuraavien rekisteriä koskevien asioiden osalta yleisen osaston osastopäällikölle.
5 Osastopäällikkö päättää rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä,käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta, rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta, rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä, rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään. Asian valmistelija ja päätöksentekijä määrittelevät salassa pidettävät tiedot. Rekisteritoimintoja toteuttavat rakennusvalvontaviraston palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa. Rakennus- ja rakennusvalvontaosajärjestelmän ylläpidosta on tehty sopimus ylläpitopalveluja tuottavan yrityksen kanssa. Tietoteknisissä asioissa avustaa rakennusvalvontaviraston tietopalveluyksikkö. 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Sisäiset käyttöohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen. Tietoja pidetään ajan tasalla ja säilytetään tietokannassa toistaiseksi. Päivittäiset varmistusnauhat säilytetään vähintään kuukauden sekä kuukausittaiset varmistusnauhat vähintään vuoden ajan. Päivitetty 22.9.2015 (PKA, KSÖ) Helsingin kaupunki Rakennusvalvontavirasto PL 2300, 00099 Helsingin kaupunki Siltasaarenkatu 13, 00530 Helsinki p. (09) 310 2611, f. (09) 310 26206 rakennusvalvonta@hel.fi www.rakvv.hel.fi