Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/2009 1 (6) OHJAUSRYHMÄN KOKOUSKUTSU / ESITYSLISTA 1/2009 Aika 24.2.2009 klo 12.00 15.00 Paikka Läsnä Esittelijä Kansalliskirjasto, Vallilan kiinteistö, Teollisuuskatu 23 A, 4 krs, huone B453 Mauri Ylä-Kotola, rehtori, Lapin yliopisto, puheenjohtaja Hannele Hermunen, opetusneuvos, OPM Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja, Kansalliskirjasto Timo Kontio, hallituksen varapuheenjohtaja, SAMOK Päivi Kytömäki, ylikirjastonhoitaja, Oulun yliopisto Timo Luopajärvi, pääsihteeri, ARENE ry Marja Malminen, kirjastotoimenjohtaja, Lahden kaupunginkirjasto Pirkko Nuolijärvi, johtaja, Kotimaisten kielten tutkimuskeskus Hannele Niemi, vararehtori, Helsingin yliopisto Pirjo Sutela, kehityspäällikkö, Tietoratkaisut VTT Iris Tahvanainen, tietopalvelupäällikkö, Metropolia Ammattikorkeakoulu Tapio Varis, professori, Tampereen yliopisto Barbro Wigell-Ryynänen, kirjastotoimentarkastaja, OPM Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Asiantuntijat Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Poissa Esityslista 1. Kokouksen avaus 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksyttäneen pöytäkirja (Liite 1). 3. Kertomus FinELibin vuoden 2008 toiminnasta Vuosi 2008 oli FinELib-konsortion jäsenille toimintaympäristön muutosten aikaa. Palveluyksikkö laati konsortion jäsenkirjastoille kyselyn aineistojen lisensiointiin vaikuttavista toimintaympäristön muutoksista. Kyselyn tavoitteena oli saada selville kirjastojen toimintaympäristöissä tapahtuvat muutokset ja kirjastojen näkemys muutosten tärkeydestä lisensioinnin kannalta. Kyselyllä kerättiin kirjastojen lisensiointiin liittyviä muutostoiveita.
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/2009 2 (6) Organisaatioiden yhdistymiset jatkuivat kuluneena vuonna. Palveluyksikkö neuvotteli räätälöidysti aineistosopimukset uusille Metropolia- ja Novia- ammattikorkeakouluille ja aloitti aineistoneuvottelut vuonna 2010 aloittaville kolmelle uudelle yliopistolle (Aalto-yliopisto, Itä-Suomen yliopisto, uusi Turun yliopisto). Tutkimuslaitosten yhdistymiset tapahtuivat varsin nopealla aikataululla. Stakes ja Kansanterveyslaitos yhdistyivät Terveyden ja hyvinvoinnin laitokseksi ja Merentutkimuslaitoksen sulautui Suomen ympäristökeskukseen ja Ilmatieteen laitokseen. Myös näille uusille organisaatioille palveluyksikkö neuvotteli uudet sopimukset. Kunnissa tapahtui määrällisesti eniten muutoksia. Kuntien määrä väheni vuodenvaihteessa 2008/2009 415 kunnasta 348 kuntaan. FinELib tunnustettiin vuonna 2008 yhdeksi 24:stä tutkimuksen kansallisesta infrastruktuurista. Opetusministeriön käynnistämässä infrastruktuuriselvityksessä kartoitettiin kansallisia tutkimusinfrastruktuureja, osallistumista kansainvälisiin tutkimusinfrastruktuureihin sekä laadittiin tiekartta uusista tarpeista. Palveluyksikkö toimitti mm. perusaineistotyöskentelyn yhteydessä kerättyä materiaalia täydennettynä hankkeen johtoryhmälle. Muistiorganisaatioiden järjestelmäarkkitehtuurihanke, jossa Kansalliskirjasto myös on mukana, hyväksyttiin Kansallisen tason tutkimusinfrastruktuurien tiekartalle. Infrastruktuurihankkeen loppuraportti julkistettiin 11.2.2009. FinELib-konsortion käytössä olleiden aineistojen määrä pysyi samalla tasolla kuin vuoden 2007 lopulla, vain hakuteosten määrä hieman kasvoi (278 v. 2007, 319 v. 2008). Uusina aineistoina lisensioitiin Rakennustiedon kortistoja, lääketieteen LWW Total Access Collection -lehtipaketti ja venäläinen Integrum-aineisto. Aineistojen käyttö kasvoi edelleen vuonna 2008. Kokotekstiartikkelien käyttö lisääntyi 31 % edellisestä vuodesta: artikkelilatausten määrä kasvoi edellisvuodesta 2,6 miljoonaa ollen noin 11 miljoonaa artikkelilatausta vuonna 2008. Nelli-portaalin kautta tehtiin vuoden aikana 11 miljoonaa tiedonhakua. Tiedonhakujen määrät kasvoivat edellisvuodesta 29 %. Yliopistojen keskitetyn määrärahan jakomalli uudistettiin vuoden 2008 aikana. Valmisteluun nimetty työryhmä työskenteli tehokkaasti ja innovatiivisesti. Uusi määrärahan jakomalli hyväksyttiin yliopistokirjastojen neuvoston kokouksessa toukokuussa 2008. Vuonna 2008 Nelli-toimintayksikössä panostettiin Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK)-hankkeeseen. Hankkeen tavoitteena on tuottaa asiakasliittymä, joka helpottaa ja nopeuttaa elektronisten aineistojen ja kirjastoluetteloiden käyttöä. Hanke on Suomen muistiorganisaatioiden yhteishanke, joten samasta palvelusta saadaan myös museoiden ja arkistojen tietopalvelut. Vuoden aikana tehtiin asiakasliittymän hankesuunnitelma, pyrittiin yhteiseen tahtotilaan, jalkauduttiin museoihin ja arkistoihin, valmisteltiin vaatimusmäärittelyjä sekä esiteltiin vaihtoehtoisia ohjelmia ja palveluita. Arja Tuuliniemi ja Ari Rouvari esittelevät FinELibin raportin vuodelta 2008 (Liitteet 2-3). Keskustellaan raportista ja tehdään raporttiin ohjausryhmän toivomat muutoksia.
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/2009 3 (6) 4. FinELibin toimintasuunnitelma 2009 FinELib-konsortion vuoden 2009 suurimpia haasteita on konsortion toimintaympäristön muutoksiin vastaaminen. Vuonna 2008 korkeakoulujen rakenteellinen kehittäminen näkyi FinELib-konsortion toiminnassa ammattikorkeakoulujen yhdistymisinä. Organisatoriset muutokset painottuvat vuonna 2009 yliopistoihin. Vuoden 2009 aikana FinELib-palveluyksikkö neuvottelee aineistosopimukset kolmelle uudelle yliopistolle, jotka aloittavat toimintansa 1.1.2010. Uusien yliopistojen lisäksi valmisteilla olevassa uudessa yliopistolaissa säädetään yliopistojen hallinnosta, toiminnan rahoituksesta ja ohjauksesta sekä yliopistojen tutkimukseen ja opetukseen, opiskelijoihin ja henkilöstöön liittyvistä asioista. FinELib-konsortio varautuu yliopistolainsäädännön uudistukseen ottamalla huomioon lainsäädännön vaikutukset yliopistojen opetukseen ja tutkimukseen, taloushallintoon ja maksuvalmiuteen. Jäsenorganisaatioiden kirjastoille suunnattu kysely toimintaympäristön muutoksia vahvisti, että FinELibin jäsenorganisaatiot toivovat nykyistä räätälöidympää aineistohankintaa. Kyselyn tuloksia hyödynnetään vuonna 2009 kun FinELibkonsortio laatii lisensioinnin toimintamallin, mallin soveltamisen aikataulun sekä määrittää keskitetyn ja paikallisen hankinnan työnjaon. Lisensioinnin toimintamallin määrittely on osa opetusministeriön asettamaa Rakenteellisen kehittämisen hanketta. Voimakas kansainvälistyminen koulutuksessa ja tutkimuksessa edellyttää, että kirjastot pystyvät tarjoamaan kansainvälisesti korkeatasoiset palvelut ja tietoaineistot opetukseen ja tutkimukseen. Vuoden 2008 lopussa valmistui kansallinen tutkimuksen infrastruktuurien kartoitus- ja kehittämishanke, jossa tunnistettiin 24 hanketta merkittäviksi kansallisen tason infrastruktuureiksi Suomessa. FinELib on yksi näistä infrastruktuurista. Muistiorganisaatioiden järjestelmäarkkitehtuurihanke, joka palvelee myös lisensioitujen aineistojen tarjonnan käytettävyyden parantamisessa, on hyväksytty uusien infrastruktuurien tiekartalle. Jää nähtäväksi, miten tunnistettujen kansallisten infrastruktuurien rahoitus turvataan. Yleisille kirjastoille elektronisen aineiston hankinnan ja käytön esteitä ovat olleet niukka suomenkielinen yleisten kirjastojen asiakkaille soveltuva aineisto ja käyttäjien vähäinen aineistojen tuntemus. Kirjastojen verkkopalvelujen yleistyminen on johtanut siihen, että yleisissä kirjastoissa ei enää riitä, että sähköisiä aineistoja voi käyttää kirjastoissa. Nyt edellytetään, että lisensioituja aineistoja voidaan käyttää myös kotoa. Etäkäytön edellytyksenä on, että aineistosopimukset sallivat etäkäytön yleisten kirjastojen asiakkaille ja että kirjasto pystyy etäkäytön teknisesti toteuttamaan. FinELib-palveluyksikkö neuvottelee konsortion jäsenorganisaatioille vuonna 2009 aineistosopimukset noin 80 aineistosta. Nykyisten sopimusten uusintaneuvottelujen lisäksi vuonna 2009 aloitetaan neuvottelut myös kirjastojen ehdotusten perusteella konsortioneuvotteluihin valituista uusista aineistoista. FinELibin asiantuntijaryhmiin, konsortioryhmään ja ohjausryhmään valitaan uudet jäsenet seuraavalle toimikaudelle vuoden 2009 aikana. Vuoden 2009 aikana tehdään Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) asiakasliittymähankkeen EU-kilpailutus ja ohjelmiston valinta, käynnistetään
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/2009 4 (6) asiakasliittymän rakentaminen pilottihankkeena ja jatketaan hankkeen markkinointia kirjastoverkolle. Pyritään vaikuttamaan siihen, että kaikki yliopistot ja ammattikorkeakoulut käyttävät autentikointiin Shibbolethia. Nelli-tunnis pyritään saamaan kaikkiin maakuntiin. Seurataan VETUMA-palvelun ja Arjen tietoyhteiskunta -hankkeen edistymistä, kuntalaisten autentikointifederaation kehittymistä ja osallistutaan mahdollisuuksien salliessa pilotointiin jonkin kunnankirjaston kanssa. Seurataan avoimen yhteisöllisen autentikoinnin (OpenID) kehitystä. Edistetään Nellin käyttöä erityisesti ammattikorkeakoulu- ja yleisten kirjastojen sektoreilla. Nellin oppimisympäristöintegrointia kehitetään ja markkinoidaan yhdessä oppilaitosten kanssa. Tehdään yhteistyötä Helsingin yliopiston opetusteknologiakeskuksen ja virtuaaliyliopiston julkaisuarkistojen ja oppimateriaalien interoperabiliteetin kehittämiseksi. Nellin ylläpitoa ja kehittämistä jatketaan vuonna 2009. Arja Tuuliniemi ja Ari Rouvari esittelevät FinELibin toimintasuunnitelmaa vuodelle 2009 (Liitteet 4-5). Keskustellaan toimintasuunnitelmasta ja tehdään ohjausryhmän toivomat muutokset. 5. Infrastruktuurikartoitus Infrastruktuurikartoitus- ja tiekarttahankkeen johtoryhmä on 16.12.2008 luovuttanut loppuraportin opetusministeriölle. Raportissa todetaan, että hankkeen johtoryhmä on tunnistanut 24 hanketta merkittäviksi kansallisen tason infrastruktuureiksi Suomessa. FinELib on yksi näistä merkittävistä kansallisista infrastruktuureista. Muistiorganisaatioiden järjestelmäarkkitehtuurihanke, joka palvelee myös lisensioitujen aineistojen tarjonnan käytettävyyden parantamisessa, on hyväksytty uusien infrastruktuurien tiekartalle (Liite 6). Kristiina Hormia-Poutanen esittelee infrastruktuurikartoitus- ja tiekarttahankkeen johtoryhmän raporttia. Käydään keskustelua raportin merkityksestä FinELibkonsortiolle. 6. Periocals Contents Index (PCI) tietokanta Humanistis-yhteiskuntatieteellinen viitetietokanta Periodicals Contents Index (PCI) on hankittu koko FinElib-konsortion käyttöön kertaostona vuoden 1998 lopussa. Tietokanta sisältää viitteitä yli 40 kielellä vuosilta 1770-1995/1996. Tietokantaan ei ole hankittu päivityksiä vuoden 2001 jälkeen päivitysten korkean hinnan vuoksi. Vuonna 2003 tietokanta konvertoitiin Voyager-tietokannaksi ja siitä lähtien se on ollut käytettävissä Kansalliskirjaston Voyager-palvelimelta. Tietokannan ylläpidon kustannukset ovat suuret suhteessa tietokannan vähäiseen käyttöön. Kustannuksia syntyy mm. palvelimen ja käyttöliittymän ylläpidosta sekä
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/2009 5 (6) käytön rajaamisesta auktorisoiduille käyttäjille. Tietokannan ison koon vuoksi indeksointi vie runsaasti aikaa. Linnea2-konsortion uuden kustannustenjakomallin kehittämisen yhteydessä on noussut esiin PCI-tietokannan kustannukset ja kustannustenjako. Tietokannalla on ollut PCI-tilastojen mukaan käyttäjiä vuonna 2008 kuukausittain 50-166. Eniten tietokantaa ovat käyttäneet Vaasan yliopiston, Haaga-Helian, Turun yliopiston, Joensuun yliopiston ja Helsingin kaupunginkirjaston käyttäjät. FinELib-konsortiolla on mahdollista siirtyä käyttämään PCI:tä ProQuestin uuden Periodicals Index Online (PIO) käyttöliittymän kautta lisämaksua vastaan. Konsortio voi myös hankki tietokannasta ajantasaisen version Periodicals Index Online (PIO) ja käyttää sitä ProQuestin palvelimelta. Konsortion on mahdollista jatkaa aineiston käyttöä Voyager-tietokantana jos kustannuksista päästään yksimielisyyteen. Konsortio voi myös luopua tietokannan käytöstä. Arja Tuuliniemi esittelee PCI-tietokantaa, sen hankintaa, käyttöä ja eri vaihtoehtojen kustannuksia (Liite 7). Ohjausryhmä päättää, miten PCI:n osalta edetään. 7. Yliopistolakimuutoksen vaikutus FinELibin talouteen FinELibin ohjausryhmä toivoi kokouksessaan 4/2008, että FinELib-palveluyksikkö selvittää yhdessä Helsingin yliopiston kanssa, mitä vaikutuksia yliopistolakiuudistuksella tulee olemaan FinELibin talouteen. FinELibillä ja Helsingin yliopistolla oli aiheesta palaveri 6. helmikuuta 2009. Kokouksessa todettiin, että FinELib voi jatkaa nykyistä laskutuskäytäntöä, jolloin Kansalliskirjasto maksaa aineistolaskut ensin kustantajalle, minkä jälkeen Kansalliskirjasto laskuttaa aineistokonsortioon kuuluvilta organisaatioilta niiden osuudet laskusta. Mikäli Kansalliskirjaston rahavirtoihin tulee suuria muutoksia, niistä tulee ilmoittaa Helsingin yliopistolle. Arvonlisäveron osalta todettiin, että Kansalliskirjasto tulee maksamaan aineistoista bruttohinnan. Mikäli FinELib saa kustantajalta arvonlisäverollisen laskun, myös jäsenorganisaatioille lähetetään arvonlisäverollinen lasku. Palveluyksikkö tiedottaa kirjastoille niistä aineistoista, joista on odotettavissa arvonlisäverollinen lasku. Ulkomaisten aineistolaskujen osalta alv-käytäntö ei muutu. Kansalliskirjaston maksullisen toiminnan laskut tulevat sisältämään arvonlisäveron. Arja Tuuliniemi esittelee yliopistolain muutoksen vaikutuksia FinELibin talouteen. Keskustellaan aiheesta ja päätetään mahdollisista lisäselvityksistä. 8. Tiedotusasiat 8.1 Ohjausryhmän kirje Kansalliskirjaston johtokunnalle
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/2009 6 (6) Kansalliskirjaston johtokunta on käsitellyt kokouksessaan 4/2008 FinELibin ohjausryhmän johtokunnalle lähettämää FinELibin taloutta koskevaa kirjelmää. Liitteenä johtokunnan kokouspöytäkirja (Liite 8). 9. Muut asiat 10. Ohjausryhmän seuraava kokous 11. Kokouksen päättäminen LIITTEET Liite 1: FinELib-ohjausryhmän 4/2008 kokouksen pöytäkirja Liite 2: FinELibin kertomus vuoden 2008 toiminnasta Liite 3: FinELibin budjetti/toteuma 2008 Liite 4: FinELibin toimintasuunnitelma 2009 Liite 5: FinELibin budjetti 2009 Liite 6: Infrastruktuurikartoitus- ja tiekarttahankkeen johtoryhmän raportti (http://www.tsv.fi/tik/) Liite 7: PCI-tietokanta (http://pci.linneanet.fi) Liite 8: Kansalliskirjaston johtokunnan 4/2008 kokouspöytäkirja (http://www.kansalliskirjasto.fi/attachments/5ksvirhoj/5es5r7ubj/files/currentfile/jk_pk_4200 8.pdf )