UKJ-toteutuksen projektisuunnitelma 2014 Versiohistoria Sanasto Hankkeet ja projektit Palvelut Tietovarannot Ohjelmistot Yleiskuva Hankkeen tavoite UKJ-hankkeen strategiset perusvalinnat Avoin lähdekoodi Integroituminen muuhun kansalliseen palvelukokonaisuuteen Tiedon yhteiskäyttöisyys Moduulirakenne Kirjastojen yhteistyö Hankkeen vaiheet Valmisteluvaihe 2011-2012 Suunnitteluvaihe 2013 Toteuttamisvaihe 2014 eteenpäin Käyttöönottovaihe Projektin lopputulokset Hankkeen rajaus Projektin ympäristö Keskeiset toimijat ja sidosryhmät Lopputuloksen ympäristö Riippuvuudet muista projekteista Projektiorganisaatio ja resurssit Ohjausmenettelyt UKJ-ohjausryhmä Projektinhallintaryhmä Asiantuntijaryhmät Projektiorganisaatio kansalliskirjastossa Projektin suoritustapa ja työmenetelmät Dokumentointi ja työmenetelmät Katselmointi ja dokumenttien hyväksyminen Laadunvarmistus Projektin seuranta Muutoksenhallinta Viestintä Projektin työpaketit Projektin riskit ja niihin varautuminen Liitteet: Liite 1: Työpakettisuunnitelmat ja edistymisen seuranta Versiohistoria 26.3.2014 versio 0.1 Ensimmäinen luonnos, kommentoitavaksi projektiryhmä, UKJ-ohjausryhmä 5.6.2014 versio 1.0 Hyväksytty UKJ-ohjausryhmässä 9.6.2014 8.9.2014 versio 1.1 Esitetään UKJ-ohjausryhmän hyväksyttäväksi 10.9.2014 Sanasto Hankkeet ja projektit Tavoitteet, laajuus Finna (ent. KDK-asiakasliittymä) Finna-hankkeessa kehitetään arkistojen, kirjastojen ja museoiden yhteistä verkkopalvelua Finnaa osana Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) -hanketta.
Kansallinen metatietovaranto Kansallisen metatietovarantohankkeen tavoitteena on tarjota yhteinen metatietovaranto (Melinda) kaikille Suomen kirjastoille. Hankkeessa kehitetään Melindan tietokantaa ja laajennetaan sen käyttöä uusille kirjastosektoreille. ONKI-projekti ONKI-projektin tavoitteena on luoda pysyvä, keskitetty, Kansalliskirjaston ylläpitämä ontologiapalvelu, joka tarjoaa standardit tavat ontologioiden julkaisulle ja käyttöönotolle eri sovelluksissa. Lisäksi ONKI-projekti kehittää Yleistä suomalaista ontologiaa YSOa ja kokoaa YSOsta ja erikoisalojen ontologioista muodostuvan KOKOn. ONKI on opetus- ja kulttuuriministeriön, valtiovarainministeriön ja Kansalliskirjaston yhteisprojekti. UKJ - Uusi kirjastojärjestelmä KDK-PAS Artiva RDA Uuden kirjastojärjestelmähankkeen (UKJ) tarkoituksena on luoda keskitetysti ylläpidetty kirjastojärjestelmäpalvelu Suomen kirjastoille. Kyseessä on monivuotinen kehittämishanke, jossa rakennetaan eri kirjastosektorien tarpeet huomioiva uusi kirjastojärjestelmä, jonka ympärille kirjastojärjestelmäpalvelu rakentuu. KDK-PAS-hanke oli vuoden 2013 päättynyt kehittämishanke, jossa suunniteltiin ja toteutettiin Kansallisen digitaalisen kirjaston pitkäaikaissäilytysratkaisu digitaalisten kulttuuriperintöaineistojen hyvin pitkän ajan säilyttämiseen. KDK-PAS-ratkaisun toteutti CSC - Tieteen tietotekniikan keskus, ja sen käyttöönotto alkoi 2014. Artikkelitietovarantohanke eli ARTIVA on kehittämishanke, jonka tarkoitus on edistää kotimaisissa julkaisukanavissa julkaistujen tieteellisten artikkelien viitetietojen tallentamista ja saatavuutta avoimena datana. Hankkeessa kehitetään mm. helppokäyttöinen artikkelien syöttölomake, jolla kirjastojen lisäksi myös tiedekustantajat voivat tallentaa omien julkaisujensa artikkelien tiedot. Lomakkeen avulla on helppo tallentaa myös OKM:n julkaisutiedonkeruussa tarvittavia tietoja. Lomake hyödyntää mm. ONKI-palvelua ja Melindaa datan validoimiseen ja rikastamiseen. RDA-projektin tavoitteena on uudistaa kuvailua ja metatiedon rakennetta kirjastosektorilla. Tarkoituksena on vastata digitaalisen toimintaympäristön ja julkaisemisen uusien muotojen asettamiin vaatimuksiin tietoaineistojen kuvailemiselle, esittämiselle ja käytölle verkossa. Projekti liittyy kansainväliseen kirjastoalan kehitykseen, jossa kirjastoala uudistaa parhaillaan standardejaan ja formaattejaan taatakseen metatiedon yhteentoimivuuden ja linkitettävyyden. ISNI - Nimien tunnusten käyttöönotto Suomessa -hanke Nimien tunnusten käyttöönotto Suomessa -hankkeen tavoitteena on nimien ISNI-standarditunnuksen (International Standard Name Identifier) käyttöönotto Suomessa sekä julkishallinnon nimitietojen tallennuksen koordinointi. Kansalliskirjasto on valmistellut hanketta yhdessä useiden kotimaisten toimijoiden kanssa. Tavoitteena on nimitietopalvelu, jonka ytimeksi tulee muodostumaan julkishallinnon yhteinen nimitietokanta. Se mahdollistaa laajan yhteistyön auktoriteettitietojen ylläpidossa. Palvelut Tarjottu kokonaisuus, joka saattaa tietovarannon käyttöön - koostuu tietovarannosta ja ohjelmistosta, mutta myös muista komponenteista kuten ohjeista ja käytännöistä, standardeista, palvelusivustosta jne. Kuvaa myös palvelun käyttäjäryhmät ja tiedon tuottajat. Melinda Finna Formula UKJ Melinda kokoaa kirjastoaineistojen kuvailevat metatiedot yhteen paikkaan ja tarjoaa ne hyödynnettäviksi yhdestä paikasta. Se liittää kirjastot kansalliseen metatietojen tuottamisympäristöön. Kirjastoammattilainen saa käyttöönsä välineet, joilla osallistua kirjastojen yhteisen metatietovarannon tiedontuotantoon ja tietojen hyödyntämiseen omassa ympäristössään. Finna-palvelussa on kaksi erillistä palvelua: kansallinen näkymä ja organisaationäkymät, jotka ovat loppukäyttäjille tarkoitettuja verkkopalveluja. Osoitteessa www.finna.fi oleva kansallinen näkymä kokoaa kirjastojen, arkistojen ja museoiden aineistot samaan hakuliittymään haravointi ja indeksointi-palvelun avulla. Organisaationäkymä-palvelu tuottaa osallistuville organisaatiolle työkalun ja infrastruktuurin, jonka avulla ne voivat luoda omiin tarpeisiinsa räätälöityjä hakuliittymiä. Tässä he voivat käyttää hyödykseen Finnaan haravoitua aineistoa ja näkymien luomiseen tarkoitettuja työkaluja. Formula on Kansalliskirjaston ylläpitämä palvelu, jonka avulla suomalaisten arkistojen, kirjastojen ja museoiden aineistoa saadaan Europeanaan. Formula on avoimen lähdekoodin tuotteeseen perustuva ohjelmisto, ja palvelu on käytettävissä maaliskuusta 2012 lähtien. Aineistonhaltijaorganisaatio vastaa metatiedon muuntamisesta Europeanan edellyttämään muotoon, ja Kansalliskirjasto asettaa aineiston Formula-palvelun avulla Europeanan haravoitavaksi. Europeanaan siirretään ainoastaan metatietoa ja esikatselukuvia, ja digitaaliset objektit ovat organisaatioiden taustajärjestelmissä, joista ne on linkitetty Europeanaan.
UKJ on keskitetysti ylläpidetty kirjastojärjestelmäpalvelu, joka tarjoaa kaikkien kirjastosektorien kirjastojärjestelmätarpeet täyttävän palvelukokonaisuuden Suomen kirjastoille. UKJ-palvelun käyttäjiä ovat yliopisto- ja ammatikorkeakoulukirjastot, yleiset kirjastot sekä erikoiskirjastot. Palvelu tarjoaa web-pohjaiset työkalut kirjastotyön eri osa-alueiden hoitamiseen sekä pyrkii edistämään jo olemassa olevan tiedon hyödyntämistä. Finto Kansallinen ontologiapalvelu Finto julkaisee ontologioita, joita voidaan käyttää eri sovelluksissa. Ontologioiden käyttöön tarjotaan selailun mahdollistava selainkäyttöliittymä sekä rajapinnat, joilla on ontologiat voidaan kytkeä eri järjestelmiin. Fintolla on neljä käyttäjäryhmää: 1) ontologioiden kehittäjät, jotka käyttävät palvelua kehitettävän ja kehitykseen liittyvien muiden ontologioiden selailuun; 2) asiasanoittajat, jotka käyttävät palvelun ontologioita sisällönkuvailussa; 3) sovelluskehittäjät, jotka käyttävät ontologioita rajapintojen kautta luodessaan sovelluksia, jotka hyödyntävät ontologioilla kuvailtuja aineistoja; ja 4) loppukäyttäjät, jotka käyttävät Fintoa välillisesti sovelluskehittäjien sovellusten kautta. Arto/Artiva Viola Nelli Arto on kotimaisten artikkelien metatietovaranto, jonka tiedontuotantoa ja palvelua koordinoidaan Kansalliskirjastossa. Tiedontuottajina on n. 30 kirjastoa (2013). Artiva-hankkeen avulla tiedontuottajien määrä on kasvamassa ja laajenemassa tieteellisiin kustantajiin. Arto sisältää myös kotimaisia elektronisia tieteellisiä julkaisuja sisältävän Elektran viitteet ja kotimaista Open Access -aineistoa. Artolla on oma hakukäyttöliittymä, johon on liitetty erilaisia datamuunnoksia erityisesti Artiva-tallennuslomakkeella tallennettujen viitteiden jatkohyödyntämistä varten. Arton viitteet löytyvät myös Finnasta. Tunnisteet Viola on Suomen kansallisdiskografia ja nuottiaineiston kansallisbibliografia. Tietovarantoon on tallennettu tiedot kotimaisista nuoteista vuodesta 1977 sekä kotimaisista äänitteistä vuodesta 1901. Äänitteiden luettelointi alkoi Kansalliskirjastossa 1998. Sitä vanhempien kotimaisten äänitteiden tiedot ovat peräisin Suomen äänitearkiston luetteloista (1901 1973), Yleisradion Fono-tietokannasta (1974 1997) sekä Jyväskylän yliopiston Musti-tietokannasta (1983 1992). Tietoja on täydennetty Kansalliskirjastossa. Uusimpien äänitteiden tiedoista osa tuotetaan edelleen yhteistyössä Yleisradion Äänilevystön kanssa (2000-2008, 2011-). Nelli on kansallinen kirjastoaineistojen tiedonhakujärjestelmä. Se on käytettävissä yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastoissa sekä yleisissä kirjastoissa. Portaalin ylläpidosta ja koulutuksesta vastaa Kansalliskirjaston Kirjastoverkkopalvelujen Nelli-toimisto. Tunnistepalvelut jakelevat standarditunnuksia. joita ovat ISBN-, ISSN-, ISMN- ja muut julkaisujen tunnukset sekä URN-tunnukset. Palveluun kuuluu nimiavaruuksien myöntäminen, tunnuksien generoiminen, sekä URN-tunnusten toiminnallisuuden mahdollistava resoluutiopalvelu. URN-tunnus on verkkoresurssin pysyvä, ainutkertainen ja toiminnallinen tunnus. Tunnistettava resurssi voi olla hyvin laajasti mitä tahansa, esim. dokumentti, tietue, datasetti yms. URN-tunnus perustuu aina johonkin olemassa olevaan tunnusjärjestelmään; Suomessa tällä hetkellä relevantteja ovat URN:ISBN (ISBN:n saaneille verkkojulkaisuille) ja URN:NBN (muille resursseille). Kansalliskirjaston urn.fi-resoluutiopalvelun avulla voidaan muodostaa resurssille pysyvä http-osoite, joka uudelleenohjaa verkkoresurssin nykyiseen sijaintiin. PAS-palvelut PAS-KDK-palvelun avulla toteutetaan digitaalisten kulttuuriaineistojen ja PAS-TTA-palvelun avulla tieteellisten tutkimusaineistojen hyvin pitkän ajan säilyttäminen. Palvelujen taustalla on sama PAS-ratkaisu, mutta niiden asiakaskunnat ja aineistot ovat erilaisia Säilyttäminen sisältää bittien säilyttämisen sekä niiden todellisen käyttökelpoisuuden varmistamisen yli tiedostomuotojen, ohjelmistojen, laitteistojen ja organisaatioiden muutosten. Palvelu sisältää PAS-ratkaisun, jolla tekninen säilytys toteutetaan. PAS-palvelun käyttö edellyttää, että aineisto on hyväksyttävässä tiedostomuodossa, siitä on riittävästi metadataa ja että siihen siirrettävä aineisto on muodostettu määrämuotoisiksi paketeiksi. Aineistojen omistus säilyy siirtävällä organisaatiolla; aineiston hoidosta ja siihen liittyvästä työnjaosta sovitaan aina erityisellä säilytyssopimuksella. Tietovarannot Kuvaus mitä dataa tietovaranto sisältää ja missä muodossa. Melinda Asteri Fennica Yhteinen metatietovaranto Suomen kirjastoille, joka kattaa tällä hetkellä yli 6 miljoonaa bibliografista tietuetta. Sisältö kuvataan MARC 21 -formaatissa. Melinda periytyy Lindasta, yliopisto- ja yhteiskirjastojen sekä eräiden erikoiskirjastojen yhteisluettelosta. Kirjastojen viitetietojen lisäksi se sisältää Suomen kansallisbibliografian. Vuosina 2013-2014 mukaan ovat tulleet amk-kirjastot ja myöhemmin mukaan tulevat myös yleiset kirjastot. Melindasta muodostuu vaiheittain kaikkien suomalaisten kirjastojen yhteinen metatietovaranto. Auktoriteettitietokanta, joka on integroitu Melindaan ja Finto-palveluun sekä jatkossa myös julkishallinnon yhteiseen nimitietokantaan. Ensimmäisessä vaiheessa se kattaa Kansalliskirjaston ylläpitämät asiasanat ja kansallisbibliografian henkilö- ja yhteisönimet. Suomen kansallisbibliografia, suomalaisen julkaisutuotannon luettelo: se sisältää tietoja kirjoista vuodesta 1488 lähtien, lehdistä vuodesta
1771, sarjajulkaisuista, kartoista sekä audiovisuaalisesta ja elektronisesta aineistosta. Kesäkuussa 2013 Fennicassa oli yhteensä 935 142 luettelointitietuetta ja tietokanta karttuu vuodessa noin 12 000 uudella monografia- ja noin 900 jatkuvien julkaisujen nimekkeellä. Lisäksi tietovarannossa on uutuusluettelo sekä kansalliskokoelmasta puuttuvan kauno- ja tietokirjallisuuden luettelo. Viola Suomen kansallisdiskografia ja nuottiaineiston kansallisbibliografia. Tietokantaan on tallennettu tiedot kotimaisista nuoteista vuodesta 1977 sekä kotimaisista äänitteistä vuodesta 1901.VIOLAssa on yhteensä 1 031 878 luettelointitietuetta. Tietokanta karttuu vuodessa noin 55 000 tietueella. Violaa koordinoidaan, ylläpidetään ja kehitetään Kansalliskirjastossa. Arto Kotimaisten artikkelien metatietovaranto, jossa on yli 1,5 miljoonaa viitettä. Vuosikasvu n. 30 000 uutta viitettä. Artoa koordinoidaan, ylläpidetään ja kehitetään Kansalliskirjastossa. YSO/ALLSO KOKO Yleinen suomalainen ontologia (ruotsiksi Allmän svensk ontologi) on YSAn ontologisoitu versio ja sisältää yleiskäsitteet sisällönkuvailuun. YSOa kehitetään Kansalliskirjastossa ja se julkaistaan SKOS-muodossa. KOKO on YSOsta ja joukosta erikoisalojen ontologioita muodostuva ontologiapilvi, jossa erikoisontologiat siltautuvat YSOon, jonka kautta muodostuvat myös linkit erikoisontologioiden välille. KOKO koostetaan Kansalliskirjastossa, mutta erikoisalojen ontologioita kehitetään sisällöllisesti niistä vastaavissa organisaatioissa. Fintossa julkaistut ontologiat ja sanastot Kansallinen ontologiapalvelu Finto julkaisee ontologioita, joita voidaan käyttää eri sovelluksissa, SKOS-muodossa. Finna-indeksi Sisältää Finnaan haravoidut arkistojen, kirjastojen ja museoiden aineistojen metatiedot. Keskitetty indeksi Keskitetty indeksi on laaja elektronisen aineiston eli pääasiassa e-lehtien ja e-kirjojen indeksi. Se sisältää sekä avointa että lisensioitua aineistoa.tällä hetkellä keskitettynä indeksinä käytetään Primo Central Indexiä. UKJ saatavuustiedot Sisältää UKJ-palvelua käyttävien kirjastojen aineistojen saatavuus- ja sijaintitiedot. Ohjelmistot Hallintaliittymä Voyager Aleph VuFind Käyttöliittymä, jolla Finnaan osallistuvat organisaatiot ylläpitävät Finnan näkymiä Voyager on Ex Libriksen toimittama integroitu kirjastojärjestelmä, jota käytetään Linnea2- ja AMKIT-konsortioiden kirjastoissa: kaikki yliopistokirjastot, eräät erikoiskirjastot (mm. Eduskunnan kirjasto, Tilastokirjasto ja Varastokirjasto), sekä kahta lukuunottamatta kaikki ammattikorkeakoulujen kirjastot. Lisäksi Voyager toimii Fennica-, Viola- ja Arto-tietovarantojen taustajärjestelmänä. Aleph on Ex Libriksen toimittama integroitu kirjastojärjestelmä, joka toimii sekä metatietovaranto Melindan että auktoriteettitietokanta Asterin taustajärjestelmänä. ONKI Light VuFind on Villanovan yliopistossa kehitetty avoimen lähdekoodin asiakasliittymäohjelmisto, jota käytetään Finnassa. ONKI Light on SPARQL-pohjainen ohjelmisto, joka tarjoaa rajapinnat ja web-käyttöliittymän ontologioiden käyttöön ja julkaisuun. ONKI Lightia kehitetään Google Codessa: https://code.google.com/p/onki-light/ Yleiskuva
Hankkeen tavoite Uusi kirjastojärjestelmähanke (UKJ) on monivuotinen kehittämishanke, jonka tarkoitus on tarjota kaikkien kirjastosektorien kirjastojärjestelmätarpeet täyttävä palvelukokonaisuus Suomen kirjastoille. UKJ-hanke on käynnistynyt keväällä 2011 kirjastokentän aloitteesta vuoden 2012 lopussa päättyneellä valmisteluvaiheella, jossa määritettiin hankkeen päätavoitteet. Suunniteluvaiheessa v. 2013 laadittiin hankesuunnitelma ja järjestelmän kuvaus, vaatimusmäärittely. Vuonna 2014 on alkanut toteutusvaiheen valmistelu. Tarve hankkeelle on tullut seuraavista havainnoista: useat kirjastojen vanhat, integroidut järjestelmät alkavat olla elinkaarensa loppuvaiheessa kirjastojen toimintaympäristö on muuttunut ja muuttuu edelleen aineistot ja asiakkaiden toimintatavat ovat erilaiset kuin nykyisten järjestelmien suunnitteluvaiheessa Järjestelmäkokonaisuuden suunnittelun lähtökohtana ovat kirjastojen ja niiden asiakkaiden tarpeet. Suunnittelussa pyritään kokonaisuuden yleiseen kustannustehokkuuteen ja tarvittavien uusien järjestelmien yhteensopivuuteen olemassa olevien järjestelmien kanssa. Lisäksi otetaan huomioon tietohallintolaki ja siinä esitetty kokonaisarkkitehtuuri. UKJ-hankkeen strategiset perusvalinnat Avoin lähdekoodi Avoimen lähdekoodin käyttö on modulaarisen uusiutumiskyvyn perusta. Se takaa standardisoitujen rajapintojen käytön ja sitä kautta järjestelmän osien liittymisen toisiinsa myös jatkossa. Avoin lähdekoodi edesauttaa myös rajapintojen kehitystä ulkoisiin järjestelmiin liittymistä varten siinä tapauksessa, että ulkoinen järjestelmä ei tarjoa standardeja rajapintoja. Avoimen lähdekoodin käytössä noudatetaan Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurissa määriteltyjä Julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteita sekä JHS 169 -suositusta "Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa". Avoimen lähdekoodin käytön seurauksena kaikki tuotettava dokumentaatio ja koodi on vapaasti hyödynnettävissä muissa kansallisissa ja kansainvälisissä hankkeissa. Integroituminen muuhun kansalliseen palvelukokonaisuuteen Uusi kirjastojärjestelmä tukeutuu Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) asiakasliittymä Finnaan ja kirjastojen kansalliseen metatietovaranto Melindaan. Kansallinen ontologiapalvelu Finto liittyy myös kansalliseen palvelukokonaisuuteen. UKJ ei sisällä asiakaskäyttöliittymää vaan tukeutuu standardinmukaisten rajapintojen kautta ulkoisiin asiakaskäyttöliittymiin. Asiakaskäyttöliittymä toteutetaan Finna-hankkeessa. Erillisistä kirjastojärjestelmien asiakaskäyttöliittymistä luopuminen pienentää palvelukokonaisuuden ylläpitoon tarvittavaa työaikaa merkittävästi sekä kirjastoissa että Kansalliskirjastossa. Melindan käyttö metatiedon tallentamiseen vähentää päällekkäistä luettelointityötä. Yhteistyö parantaa myös luetteloinnin laatua, ja sitä tukee myös metatietovarantoon liittyvä auktoriteettitietokanta Asteri. Tiedon yhteiskäyttöisyys Uusi kirjastojärjestelmä -hanke hyödyntää Tietohallintolain mukaisesti olemassa olevaa tietoa. Järjestelmässä hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan väestörekisterin ja yhteisötietojärjestelmän tietoja, kirjastojen taustayhteisöjen tietojärjestelmiä (esimerkiksi taloushallinto, henkilöstötietojärjestelmät, opiskelijatietojärjestelmät, opinto- ja tutkimushallinnon järjestelmät), kirjastojen muita tietojärjestelmiä (esim. julkaisuarkistot ja rekisterit), ulkoisia kirjasto- ja auktoriteettitietokantoja sekä kustantajien ja aineiston välittäjien järjestelmiä. Yhteinen metatietovaranto tulee tarjoamaan avointa linkitettyä dataa myös muille toimijoille. Moduulirakenne Tavoitteena on, että uusi kirjastojärjestelmä on rakenteeltaan modulaarinen. Se muodostuu useista itsenäisistä toiminnallisista kokonaisuuksista, jotka toimivat yhdessä rajapintojen kautta. Tämän vuoksi järjestelmää voidaan kehittää ja uusia osittain. Kirjastojärjestelmän tehtäväalueen yhä laajentuessa koko järjestelmän uusiminen kerralla olisi aina vain hankalampaa ja kalliimpaa. Modulaarisuus merkitsee myös sitä, että kirjastojen ei ole pakko käyttää järjestelmän niitä osia, mitä se ei tarvitse. Myös kehitystyö voi olla jakautunut eri organisaatioihin joustavasti osa kerrallaan. Kirjastojen yhteistyö Uuden järjestelmän määritteleminen ja jatkokehittäminen yhteistyössä laajassa asiantuntijaverkostossa tuo hankkeeseen merkittävän määrän osaamista ja asiantuntemusta erilaisista kirjastoista, asiakasryhmistä, palvelutarpeista ja toimintakulttuureista. Yhteisesti niistä voidaan tunnistaa ja kehittää parhaita käytäntöjä tukemaan kaikkien kirjastojen perustehtäviä. Eri kirjastoilla on erilaiset perustehtävät, siksi usein yksi henkilö on monen eri kirjaston asiakas. Asiakkaiden helppo liikkuvuus eri kirjastojen palveluitten välillä tuo huomattavaa etua asiakkaille nykyiseen tilanteeseen nähden. Aineiston tehokas yhteiskäyttö parantaa asiakkaiden saamaa palvelua ja tuo kustannustehokkuutta turhien päällekkäishankintojen poistuessa.
Hankkeen vaiheet Valmisteluvaihe 2011-2012 UKJ-hanke alkoi vuonna 2011 ilman erityistä rahoitusta toteutetulla valmisteluvaiheella. Korkeakoulujen kirjastojärjestelmäkonsortiot AMKIT ja Linnea2 asettivat yleiskokouksissaan huhtikuussa valmisteluryhmän, johon pyydettiin ja saatiin myös yleisten ja erikoiskirjastojen neuvostojen asettamat ehdokkaat. Valmisteluryhmän tavoitteena oli määritellä kaikille kirjastosektoreille sopiva järjestelmäkokonaisuus, ja tuottaa projektisuunnitelma 31.12.2012 mennessä. Sen pohjalta oli tarkoitus päättää erikseen hankinta- ja käyttöönottoprojektien käynnistämisestä. Valmisteluryhmä asetti syksyllä 2011 seitsemän työryhmää, joissa työskenteli yli 50 kirjastokentän asiantuntijaa. Ryhmät työstivät kukin omalta alaltaan uuden järjestelmän kokonaisarkkitehtuuria. Vuoden 2012 lopussa ryhmien työt koostettiin UKJ-hankkeen valmisteluraportiksi, jossa pääpaino oli toiminta- ja tietoarkkitehtuureissa. Koska kirjastojen asiantuntijoiden oman toimensa ohella tehtävän työn varassa UKJ-hanketta ei voitu jatkaa valmistelua pitemmälle, haki Kansalliskirjasto kaikkien kirjastosektoreitten valtuuttamana 4.12.2012 valmisteluraportin pohjalta rahoitusta Opetus- ja kulttuuriministeriöltä UKJ:n vaatimusmäärittelyn ja projektisuunnitelman laatimiseen. Kansalliskirjasto haki 500 000 kehittämispäällikön ja neljän tietojärjestelmäasiantuntijan palkkaamiseksi työhön. OKM myönsi 17.12.2012 hankkeeseen erityisavustuksen haetun mukaisesti käytettäväksi 31.12.2013 mennessä. Suunnitteluvaihe 2013 Suunnitteluprojektin varsinainen tehtävä oli hankittavan uuden kirjastojärjestelmän määrittely valmisteluraportin pohjalta. Vaatimusmäärittely ja projektisuunnitelma on tehty siitä lähtökohdasta, että hankittavaa järjestelmää ei ole tarkoitus hankkia sellaisenaan kolmannelta osapuolelta, vaan järjestelmä koostuu useista rajapintojen kautta toisiinsa liittyvistä osista. Osat voidaan hankkia tarvittaessa eri lähteistä, teettää tai tehdä itse, ja uusia yksitellen. Suunnitteluprojektissa laadittu uuden järjestelmän laaja kuvaus, vaatimusmäärittely pohjaa kokonaisarkkitehtuurimalliin. UKJ-ohjausryhmän asettamien kirjastojen asiantuntijoista muodostettujen neljän ryhmän hyväksynnällä on varmistettu, että UKJ-projektiryhmän laatimat toiminta- ja tietoarkkitehtuurien kuvaukset ovat kirjastosektoreitten kannalta toteuttamiskelpoisia. Hankesuunnitelma on laadittu toteuttamisvaiheelle vuosiksi 2014-2018. Toteuttamisvaihe 2014 eteenpäin Suunnitteluprojektin loppuvaiheessa syksyllä 2013 jätettiin Opetus- ja kulttuuriminsteriölle erityisavustushakemus UKJ:n toteutusvaiheen 1. osan rahoittamiseksi 2014-2016. Hakemus perustui hankesuunnitelman arvioon yhdeksän tietojärjestelmäasiantuntijan ja yhden kehittämispäällikön työvoimatarpeesta toteuttamisessa. Haettu summa oli 1 150 000 euroa/vuosi. OKM myönsi kuitenkin vain 40 000 euron avustuksen vuodeksi 2014. Nyt on selvää, että keskitettyä rahoitusta hankkeen loppuun viemiseksi ei tulla saamaan, ja rahoitusvastuu siirtyy kirjastokentälle. Rahoituskysymyksen vuoksi projektiryhmä muodostuu vuonna 2014 vain kehittämispäälliköstä ja kahdesta tietojärjestelmäasiantuntijasta, 1.9. alkaen vain kehittämispäälliköstä. Varsinaisen toteuttamisen aloittamisen sijasta vuoden 2014 työ painottuutotettuamista mahdollistaviin ja valmisteleviin toimiin. Hankkeen etenemisen kannalta on oleellista UKJ-ohjausryhmän asettaman kustannustenjako- ja hallintomallia suunnittelevan työryhmän onnistuminen tehtävässään.ratkaisevaksi on noussut myös kirjastokentän eri lohkojen tahtotilan muodostus siitä, miten ja milloin voidaan edetä. Käyttöönottovaihe Käyttöönottoprojekti limittyy toteuttamisprojektin kanssa. Käyttöönotto tapahtuu vaiheittain: eri moduulit ovat käyttöönottovalmiudessa eri aikoina ja niitä voidaan ottaa käyttöön kirjastoissa tarpeen mukaan. Iteratiivisessa ketterässä kehityksessä pilottikirjastoilta saatavaa palautetta hyödynnetään järjestelmän suunnittelussa ja toteutuksessa. Projektin lopputulokset Rahoituspohjan muuttuminen muuttaa myös hankkeen etenemistä ja hankesuunnitelmaa. Vuoden 2014 projektin päättyessä UKJ-hankkeessa on laadittu yhteistyössä hankkeen ohjausryhmän asettamien asiantuntijaryhmien kanssa kirjastokentän hyväksymät vähimmäisvaatimukset uuden järjestelmän käyttöönotolle. Vähimmäisvaatimusten pohjana käytetään vuonna 2013 laadittua vaatimusmäärittelyä, joka on kirjoitettu selkeämpään muotoon, ja josta on tehty vielä luettelomuotoinen tiivistelmä. Järjestelmän käyttöönottovaiheen toiminnallisuuksien määrän ja laajuden uudelleenarviointi johtuu järjestelmän kehittämisen rahoitusvastuun siirtymisestä kirjastokentälle. Vähimmäisvaatimusten lisäksi on tehty toteutusvaihtoehtojen vertailu ja järjestetty keskeisten järjestelmien esittelytilaisuudet kirjastokentälle. Vuoden 2014 projektin päättyessä hankesuunnitelma ja tiekartta on päivitetty tämän mukaan. Suunnitteluprojektin hyväksyminen. Hankkeen ohjausryhmä hyväksyy projekti- ja hankesuunnitelmat, sekä järjestelmän käyttöönoton vähimmäisvaatimukset UKJ-ohjausryhmän asettamien asiantuntijaryhmen tehtävänä on varmistaa, että käyttöönoton vähimmäisvaatimusten pohjalta koottu ohjelmisto soveltuu
kirjastokentän käyttöön. Hankkeen rajaus Monivuotinen Uusi kirjastojärjestelmä (UKJ) -hanke rakentuu useista projekteista. Tämä suunnitelma koskee UKJ:n toteutusvaihetta valmisteleva a vuoden 2014 projektia, jossa tehdään järjestelmän käyttöönoton väimmäisvaatimusten kuvaus vaatimusmäärittelyn rinnalle sekä tarkastellaan vielä uudelleen toteutusvaihtoehtoja ja tutkitaan tarkemmin valmisteluvaiheessa parhaaksi toteuttamisvaihtoehdoksi todettua avoimen lähdekoodin Kuali OLE-kirjastojärjestelmää. Projektin rinnalla valmistellaan jatkoa varten kustannustenjako- ja rahoitusmallia. Tämä työ on kuitenkin erillään UKJ-hankkeesta. Toteutettava järjestelmä rajataan kirjastokentän kaikkien sektoreitten tarpeisiin. Metadataan liittyvä kehittäminen tapahtuu eri sektoreiden metadata- ja taustajärjestelmäprojekteissa (Melinda-metatietovarantoprojekti, KILDA -kirjastometatieto linkitetyksi dataksi -projekti), asiakasliittymän kehittäminen Finna-projektissa, ontologia-palveluiden kehittäminen ONKI-projektissa ja auktoriteettitietokannan kehittäminen Asteri-projektissa. Artiva-projektissa kehitettävät työvälineet ja prosessit kotimaisia tieteellisiä artikkeleita koskevien viitetietojen kattavaan tallentamiseen ja välittämiseen otetaan UKJ-suunnittelussa huomioon. Projektin ympäristö Keskeiset toimijat ja sidosryhmät Uusi kirjastojärjestelmä -hankkeen keskeisiä toimijoita ovat Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) sekä eri kirjastosektoreitten toimielimet: Yliopistokirjastojen neuvosto AMKIT-konsortio Yleisten kirjastojen neuvosto Yhteiskirjastojen verkosto Erikoiskirjastojen neuvosto Yliopistojen IT-johtajien verkosto FUCIO Ammattikorkeakoulujen IT-johtajien verkosto AAPA Kuntien IT-johtajat Kansalliskirjaston johtamat rinnakkaiset projektit Finna Melinda RDA Asteri Onki Artiva Muut rinnakkaiset projektit Avoin kirjasto 2013-projekti Korkeakoulujen tietohallintoprojektit (opetuksen ja tutkimuksen tukijärjestelmät) Valtiovarainministeriön Kansallinen palveluarkkitehtuuri -hanke Seurataan muita toimalan hankkeita Kansalliskirjaston asiantuntijat eri aihealueilta. Lopputuloksen ympäristö Uusi kirjastojärjestelmä suunnitellaan kaikkien kirjastosektoreitten käyttöön vaiheittain käyttöönotettavaksi. Järjestelmän modulaarisuudella pyritään takaamaan sen sovitettavuus monenlaisiin tarpeisiin. Sovittaminen eri tarpeisiin toteutetaan käyttöliittymien säädettävyydellä ja vaihdettavuudella. Järjestelmä sisältää aineiston hankinnan, kuvailun ja aineiston käytön hallinnan nykyisiä käytössä olevia kirjastojärjestelmiä laajemmin. Erityisesti järjestelmän suunnittelussa otetaan huomioon aineistojen yhteiskäyttö kirjastojen välillä. Yhteinen asiakasrekisteri mahdollistaa asiakkaiden joustavan palveluiden käytön eri kirjastoissa, myös verkossa. Järjestelmä kattaa myös e-aineistojen hankinnan ja käytön seurannan sekä yhteydet ulkoisiin järjestelmiin. Uuden kirjastojärjestelmän ytimenä ovat toiminnot, jotka palvelevat kaikkia: metatietovaranto asiakasrekisteri lainarekisteri/aineiston käyttörekisteri aineiston välityksen logistiikkajärjestelmä hankintajärjestelmä
Riippuvuudet muista projekteista Tällä projektilla on liityntäkohtia Finna-asiakasliittymä- ja PAS-hankkeisiin, sekä Melinda-metatietovaranto-, Asteri-auktoriteetti-, Artiva-artikkelitietovaranto-, ONKI-ontologia- ja KILDA-metatietoprojekteihin. UKJ-suunnitteluprojektia tehdään yhteistyössä näiden projektien asiantuntijoiden kanssa, jotta järjestelmäkokonaisuuden yhteentoimivuus taataan. Projektiorganisaatio ja resurssit Ohjausmenettelyt UKJ-ohjausryhmä Kansalliskirjaston koolle kutsuma UKJ-ohjausryhmä toimii projektin ylimpänä johtoryhmänä. Ryhmässä ovat edustettuina projektin omistaja (Kansalliskirjasto), Opetus- ja kulttuuriministeriö, eri käyttäjätahot (kirjastosektorit) ja tärkeimmät sidosryhmät. Ryhmän kokoonpano, tehtävät ja säännöt on kuvattu UKJ-toteutuksen wiki-sivustolla: https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageid=28411008 Projektinhallintaryhmä UKJ-suunnittelun projektinhallintaryhmään ("lähiory") kuuluvat: Kristiina Hormia-Poutanen, puheenjohtaja, projektin omistaja Ari Ahlqvist, projektipäällikkö Markku Heinäsenaho, Tietojärjestelmät-toimintayksikön esimies Nina Hyvönen, Tietovarannot-toimintayksikön esimies Leena Saarinen, tuotantopäällikkö, tutkimuskirjasto Petteri Kivimäki, sihteeri (31.8.2014 saakka) Projektin asiantuntijoita kutsutaan tarvittaessa esittelemään asioita projektinhallintaryhmän kokouksiin. Projektinhallintaryhmä kokoontuu vähintään kerran kuukaudessa. Kokouksissa on käytössä vakioagenda ja niistä tehdään pöytäkirjat, jotka ovat UKJ-suunnittelun wikissä. Ryhmän tehtävänä on: Seurata projektin edistymistä siten, että projektin kustannukset, aikataulu ja sisältö ovat hyväksyttävissä rajoissa. Huolehtia projektin riittävästä resursoinnista. Seurata, että riskit ovat hallinnassa ja laatu on riittävällä tasolla. Käsitellä ja hyväksyä muutokset (issuet) tai edelleen eskaloida ne UKJ-ohjausryhmän käsiteltäväksi. Asiantuntijaryhmät UKJ-ohjausryhmä asettaa kirjastokentän edustajista muodostetut neljä toimintokohtaista asiantuntijaryhmää. Kuvailu ja kokoelmien hallinta Hankinta Aineistonkäytön hallinta Rajapinnat ulkoisiin järjestelmiin Asiantuntijaryhmät toimivat kansalliskirjaston UKJ-projektiorganisaation tukena suunnittelutyössä. Ryhmien tehtävä on varmistaa, että suunnitteilla oleva kirjastojärjestelmä tulee täyttämään kaikkien kirjastosektorien tarpeet. Projektiorganisaatio kansalliskirjastossa Nimi Organisaatio/osasto/yksikkö Rooli/Vastuu Kristiina Hormia-Poutanen Johtaja, KVP Projektin omistaja, lähiory, UKJ-ohjausryhmä Tuula Haapamäki Tuotantopäällikkö, tutkimuskirjasto UKJ-ohjausryhmä Ari Ahlqvist Kehittämispäällikkö, UKJ UKJ-toteutuksenvalmisteluprojektin johto
Petteri Kivimäki Tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ Tekninen suunnittelu, lähiory (31.8.2014 saakka) Minna Kivinen Tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ Toiminnallisuuskysymykset, hankinta- ja rahoitusmalln valmistelu (31.7.2014 saakka) Nina Hyvönen Markku Heinäsenaho Tietojärjestelmäpäällikkö, tietovarannot Tietojärjestelmäpäällikkö, tietojärjestelmät Sisältökysymykset, lähiory, resursointi Tekninen kehitys, lähiory, resursointi Leena Saarinen Tuotantopäällikkö, tutkimuskirjasto lähiory Projektiryhmässä on vajaan 3 htv:n työpanos. Kansalliskirjaston muiden asiantuntijoiden työpanos on n. 1 htkk. Lisäksi tilaisuuksien järjestämiseen ja etäosallistumiseen on käytettävissä 1 htkk. Kirjastoverkon asiantuntijatyöryhmien panosta tarvittaneen n. 2 htkk. Projektin suoritustapa ja työmenetelmät Dokumentointi ja työmenetelmät Hankkeeseen liittyvä julkinen kaikille avoin aineisto löytyy hanketta varten perustetusta valmisteluvaiheessa olevia sivuja, jotka vaativat erilliset käyttöoikeudet. UKJ-toteutus -wikistä UKJ-wikeissä voi olla Asiantuntijaryhmät kokoontuvat pääasiassa Adobe Connect -ohjelmistolla toteutetuissa etäkokouksissa. Adobe Connectia käytetään myös projektiryhmän keskinäiseen yhteydenpitoon tarvittaessa. Projektiorganisaation sisäiseen kommunikointiin ja yhteydenpitoon käytetään myös mikrobloggauspalvelu Yammeriin perustettua yksityistä UKJ-ryhmää. Kansalliskirjaston asiantuntijat osallistuvat suunnitteluun yhdessä projektiryhmän kanssa. Katselmointi ja dokumenttien hyväksyminen Tuotetut dokumentit katselmoidaan ensin projektiryhmässä. Ne projektiryhmässä hyväksytyt dokumentit, jotka UKJ:n käyttöönoton vähimmäisvaatimuksia, viedään katselmoitavaksi asianomaiseen asiantuntijaryhmään. Katselmointi on valmis, kun asiantuntijaryhmä on hyväksynyt dokumentin. Ohjausryhmältä pyydetään tarvittaessa kannanottoja ja päätöksiä linjauskysymyksiin. Laadunvarmistus Projektin yleiset laatutavoitteet on esitetty alla olevassa taulukossa. Nro Kriteeri Mittari Tavoite 1 Ovatko dokumentit helppolukuisia? 2 Onko dokumentaatiossa päällekkäisyyksiä? Todetaan, että dokumenttien nimeäminen noudattaa sovittuja käytäntöjä, tyyli ja rakenne ovat selkeitä, käsitteet on selitetty, versioinnista on huolehdittu ja suomen kieli on sujuvaa. Vertaillaan dokumentteja toisiinsa ja todetaan tiedon päällekkäisyys dokumenttien välillä sekä tiedon löytyminen mahdollisimman loogisesta paikasta. Kaikki mittarit toteutuvat. Pieni päällekkäisyys sallitaan silloin, kun pelkkä viittaus toiseen dokumenttiin vaikeuttaisi tiedon ymmärtämistä. Tiedon oikea kirjauspaikka on vaikea määritellä, mutta tähän pyritään. 3 Ovatko projektiin liittyvät dokumentit aina saatavilla ja ajan tasalla? Todetaan ovatko projektin wiki-sivuilla olevat tiedot ajan tasalla ja kenen tahansa saatavilla. Wiki-sivut ovat ajan tasalla ja kuka tahansa pääsee käsiksi niiden sisältämiin tietoihin. Keskeneräisille sivuille pääsy voi kuitenkin olla rajoitettu vain projektiryhmäläisille. 4 Onko edeltävän suunnitteluvaiheen tuotokset otettu riittävällä tarkkuudella huomioon? 5 Onko projektin riskejä osattu arvioida riittävästi? Vertaillaan kokonaisarkkitehtuurin eri osien dokumentteja ja todetaan ovatko eri vaiheiden tuotokset ristiriidassa keskenään. Sellaisten takaiskujen lukumäärä ja vakavuus, joihin ei ole varauduttu. Peräkkäisten vaiheiden tuotokset eivät ole ristiriidassa keskenään. Vakavia takaiskuja, joihin ei ole varauduttu, ei tule. 6 Ovatko muutokset hallittuja? Todetaan, onko muutos kirjattu sitä koskeviin dokumentteihin. Kaikki muutokset on tehty muutoksenhallintaprosessin m ukaisesti ja se näkyy dokumenteissa.
Laadunvarmistuksen tavoitteena on saavuttaa sekä projektiorganisaation että eri sidosryhmien luottamus laatutavoitteiden toteutumiseen. Laadunvarmistus kohdistuu hankkeen aikana tuotettuun projektinhallinta-, järjestelmän määrittely-, suunnittelu- ja toteutusdokumentaatioon. Hankkeessa tuotetun määrittely-, suunnittelu- ja toteutusdokumentaatioon laadunvarmistus toteutetaan dokumenttien läpikäynnin ja katselmoinnin avulla. Läpikäynti tapahtuu yhden tai useamman projektiorganisaatioon kuuluvan henkilön toimesta ja sen tarkoituksena on käydä läpi projektin tuotoksia ja kirjata ylös niistä löytyneet virheet ja ongelmat. Järjestelmän käyttöönoton vähimmäisvaatimusten katselmointi toteutetaan sekä projektiorganisaation että sidosryhmien edustajista muodostuvien asiantuntijaryhmien avulla ja sen tarkoituksena on käydä huolellisesti läpi ja tarkastaa katselmoitavaksi valitut dokumentit sekä löytää niissä olevat virheet ja puutteet. Katselmusten materiaali jaetaan osallistujille etukäteen. Tilaisuudessa osallistujat antavat kommentteja. Kommenteista ja tehdyistä päätöksistä tehdään pöytäkirja. Tarkastettavat asiakirjat joko hyväksytään, hyväksytään kommentein tai hylätään. Validoinnin eli kelpoistamisen tarkoituksena on varmistaa, että dokumentaatio sisältää sidosryhmien järjestelmälle asettamat käyttöönoton vähimmäisvaatimukset. Verifioinnin eli todentamisen tarkoituksena on puolestaan varmistaa, että dokumentit ovat sekä edeltävissä että rinnakkaisissa työvaiheissa tehtyjen määritysten mukaisia, eivätkä ole ristiriidassa keskenään. Verifioinnin ja validoinnin avulla pyritään varmistamaan asiakasvaatimusten jäljitettävyys, jonka avulla voidaan seurata vaatimusten tarkentumista ja lopulta todeta niiden toteutuminen. Käytännössä sekä verifiointi että validointi tehdään dokumenttien läpikäyntien ja katselmusten yhteydessä. Projektin seuranta Projektin seuranta tapahtuu usealla eri tasolla: Projektiryhmän (projektiin palkatut asiantuntijat) kokoontuvat joka aamu projektikokoukseen.. Niissä käsitellään yhteisiä koko projektia koskevia työn alla tai tulossa olevia asioita sekä työpakettien tilannetta. Kokoonkutsujana toimii kehittämispäällikkö. Palaverien muistiinpanot ovat UKJ-toteutus -wikissä. Resursointipalavereja pidetään tarvittaessa Tietojärjestelmien teknisten asiantuntijoiden kanssa ja erikseen Tietovarantojen sisältöasiantuntijoiden kanssa. Kummassakin palaverissa on kehittämispäällikön lisäksi mukana aihealueen tietojärjestelmäpäällikkö (esimies). Palavereista tehdään sisäinen muistio. Resursoinnin tavoitteena on töiden ja resurssien tasapainottaminen yli/alikuorman välttäminen resurssien joustava allokointi priorisoiduille töille aikatauluissa pysyminen osaamisen kasvattaminen ja jakaminen henkilöiden välillä varahenkilöjärjestelyt Projektinhallintaryhmän ("lähioryn") kokouksissa seurataan projektin kokonaistilannetta ja siellä käsitellään UKJ-ohjausryhmään menevät projektia koskevat asiat ja sieltä tulevat asiat. Lähiohjausryhmän toiminta on kuvattu tarkemmin luvussa ohjausmenettelyt. UKJ-ohjausryhmä on projektin ylimmän tason johtoryhmä, jossa seurataan ja käsitellään projektiin liittyviä päälinjauksia ja isoja kysymyksiä. UKJ-ohjausryhmän toiminta on kuvattu tarkemmin luvussa ohjausmenettelyt. Seurantaraportoinnin perusyksikkö on työpakettitaso. Sen pohjalta koostetaan ylempien tasojen kuten koko hankkeen seurantaraportti. Muutoksenhallinta Projektin aikatauluihin, kustannuksiin ja sisältöön vaikuttavat merkittävät muutokset, jotka eivät ole sallituissa rajoissa käsitellään hallitusti muutoksenhallintaprosessin kautta. Projektiryhmä, työpakettivastaava tai projektin asiantuntija tuo muutoksen/pulman (issue) tiedoksi kehittämispäällikölle, joka vie asian edelleen lähiohjausryhmän käsiteltäväksi. Lähiohjausryhmä hyväksyy muutoksen/pulman (issue), mikäli se on sen vastuualueen rajoissa tai välittää sen edelleen (eskaloi) UKJ-ohjausryhmälle käsiteltäväksi. Dokumenttien alkuun merkitään dokumenttien muutoshistoria. Viestintä Projektin viestintään osallistuvat projektiryhmän lisäksi Kirjastoverkkopalveluiden asiakkuudenhallinta-toimintayksikön tiedottaja. UKJ-hankkeen viestintäsuunnitelma on työpaketissa nro 3. Yllämainitussa dokumentissa käydään läpi hankeviestinnän keskeiset tavoitteet, kohderyhmät, kanavat/välineet ja vastuuhenkilöt. Tarkennetussa viestintäsuunnitelmassa kuvataan aikataulutetut toimenpiteet vuonna 2014.
Projektin työpaketit Projektin työ organisoidaan työpaketeiksi. Tavoitteena on tehostaminen ja läpinäkyvyyden lisääminen kuten Hankkeen rakenteen selkiyttäminen Päällekkäisen työn minimointi Hankkeeseen liittyvän työn tunnistaminen ja rajaaminen Työn pilkkominen kokonaisuuksiin, joita voidaan suunnitella, toteuttaa ja seurata Työpaketteja on kahdenlaisia: Yhteiset tukityöpaketit: Koko projektin läpi menevät työpaketit, jotka palvelevat muita työpaketteja. Kesto on tyypillisesti koko pääprojektin ajan. Näihin työpaketteihin kerätään yhteinen työ ja yhteisten prosessien/osien kehitys. Erilliset selvitys- ja määrittelytyöpaketit: Tiettyjen asioiden selvittämistä ja määrittelyä edistävät työpaketit. Näitä voi verrata entisiin osa/alaprojekteihin. Kesto on tietyn määräajan. Kullakin työpaketilla on vastuuhenkilö (työpakettivastaava) ja nimettyjä muita resursseja. Aiheeseen kuuluva työ kerätään työpaketin alle, pilkotaan kokonaisuuksiin ja nämä kokonaisuudet jaetaan tehtäviin. Tehtäviin liitetään tuotokset, tekijät, aikataulu- ja työmääräarviot. Työpaketit on listattu omalle wiki-sivulleen. Projektin riskit ja niihin varautuminen Asteikko 1. 2. 3. 4. 5. = erittäin pieni = pieni = huomattava = suuri = erittäin suuri Nro Riskin kuvaus Riskin realisoitumisen seuraukset Projektiriskit Riskin haitallisuus Riskin todennäköisyys Toiminta ja vastuutaho riskin toteutuessa Toimenpiteet riskin toteutumisen ehkäisemiseksi Resurssien riittämättömyys sekä määrän että laadun osalta Projektin tuotos vajaa laadullisesti tai määrällisesti, aikataulu pettää 4 2 Kansalliskirjasto, Eri vaiheissa tarvittavan ja käytettävissä olevan osaamisen kartoittaminen, projektiorganisaation täydentäminen Kansalliskirjaston ja kirjastokentän asiantuntijoilla, Prioriteettien uudelleen määrittäminen ja aikataulun uusiminen Projektin päämäärän hahmottuminen muuttuneessa tilanteessa ei onnistu Hanke ei etene 4 2 UKJ-ohjausryhmä, kirjastosektorit, Aktiivinen vuorovaikutus kirjastokentän kanssa päämäärän tarkentamiseksi Käyttöönoton vähimmäisvaatimusten määrittely ja niihin käytettävän työmäärän arviointi epäonnistuvat Projektiorganisaatio on kapea ja haavottuvainen Projektiin osallistuvilla henkilöillä (projektiryhmä, asiantuntijaryhmät, muut asiantuntijat) ei jää suunnitelmien mukaisesti aikaa projektiin muulta työltään Uuteen toimintamalliin liittyvät strategiset riskit Käyttöönottoaikatauluja ei pystytä määrittelemään ja joudutaan etsimään muita ratkaisuja Yksittäisen henkilön pidempi poissaolo vaarantaa koko projektin etenemisen Projektin tuotos vajaa laadullisesti tai määrällisesti, aikataulu pettää 4 2 UKJ-ohjausryhmä, kirjastosektorit, 3 4 Kansalliskirjasto, 3 3 Kansalliskirjasto, (Kehittämispäällikkö ja esimiehet) Kirjastojen johtajat, projektiin osallistuvat henkilöt Aktiivinen vuorovaikutus kirjastokentän kanssa päämäärän tarkentamiseksi Sijaisjärjestelyt, avoin dokumentointi Otetaan huomioon aikataulutuksessa, projektiin osallistuville sijaisten järjestäminen
Etuja ja hyötyjä ei pystytä osoittamaan riittävän selvästi Kirjastojen mahdollisuudet osallistua yhteiseen kehittämiseen ovat riittämättömät Ulkoiset riskit Hankinta-, hallinto- ja rahoitusmallista ei päästä sopuun Kirjastosektorien epärealistiset odotukset Organisaatioiden sitoutumisen puute hankkeeseen Kirjastoalan toimintaympäristön muutokset ja aikataulut Kiinnostus uuteen järjestelmän laskee, kirjastot eivät sitoudu hankkeeseen Projektin tulos ei vastaa kirjastojen tarpeita Järjestelmän toteuttamista ei voida aloittaa ja järjestelmä vähintäänkiin viivästyy Projektin tuotos ei tyydytä, kiinnostus uuteen järjestelmään laskee Projektin tuotos vajaa laadullisesti, kiinnostus uuteen järjestelmään laskee Määritellään järjestelmä joka ei vastaa tarpeita 3 2 Kansalliskirjasto, (kehittämispäällikkö, viestinnän vastaava) Selvitetään edut ja hyödyt asiakasorganisaatioon päätöksenteon avuksi, testataan asiakasrajapinnassa Proaktiivinen viestintä eri vaiheissa Pitkä aikajänne, positiiviset tulemat 3 3 Käyttöönotto vähimmäisvaatimuksin, aktiivinen kehittäminen jatkuu sen jälkeenkin. 4 2 Kansalliskirjasto, Kirjastojen johtajat 3 3 Kansalliskirjasto, (kehittämispäällikkö) Kirjastojen johtajat 3 3 Kansalliskirjasto, Kirjastojen johtajat 4 2 Kansalliskirjasto, (kehittämispäällikkö, projektiryhmä), Asiantuntijaryhmät, kirjastojen johtajat Projektiryhmässä tai sen käytettävissä riittävästi kirjasto- ja kirjastojärjestelmäkokemusta. Käytetään ukopuolisia asiantuntijoita, tutustutaan ulkopuolisiin malleihin, kirjastokenttä laajasti valmistelussa Hyvä viestintä, vuorovaikutus, kirjastosektorien toiveiden huomioiminen Aktiivinen yhteydenpito ja viestintä, organisaatioiden tarpeiden täyttäminen, organisaatiokohtainen yhteistyö ja kehitykseen osallistavat toiminnot, esim. työpajat Kirjastoalan kehityksen seuranta, tapahtumiin osallistuminen, vuoropuhelu kirjastokentän kanssa, "katse tulevaisuuteen", suunniteltavan järjestelmän joustavuus Tekniset riskit Määrittely- ja toteutussuunnitelmat eivät ole riittävän kattavia ja/tai päällekkäisyyksiä ja ristiriitaisuuksia ei ole dokumentoitu Sidotaan toteutus teknologioihin, joista ei tunneta riittävän hyvin tai joiden elinkaari osoittautuu myöhemmin lyhyeksi Valittu avoimen lähdekoodin järjestelmä ei vastaa tavoitteita tai ei kehity toivottuun suuntaan Muuta Suunnitelma on riittämätön, toteutusvaiheesta tulee kalliimpi kuin on ennakoitu Suunnitelma voi olla osin toteutuskelvoton Itse tehtävä työmäärä kasvaa hallitsemattomasti erityisesti version vaihtojen yhteydessä 4 2 Kansalliskirjasto, (kehittämispäällikkö, projektiryhmä) Asiantuntijaryhmät 3 2 Kansalliskirjaston, (tekninen kehitystiimi ja kehittämispäällikkö) Eri vaiheissa toteutettavien tuotosten jäljitettävyys, dokumentaation avoimuus ja validointi Teknologioiden tutkiminen, niitä käyttäviin järjestelmiin perehtyminen 3 3 projektiryhmä Aktiivinen vaikuttaminen avoimen lähdekoodin ohjelmiston kehittäjäyhteisöön Liitteet: Liite 1: Työpakettisuunnitelmat ja edistymisen seuranta