Yhdistyksen sa nno t: Nordic society for research and evidence-based radiography 1 Tavoite: Nordic society for research and evidence-based radiography on sellaisten radiografian alan organisaatioiden ja röntgenhoitajien yhdistys, jotka ovat kiinnostuneet kehittämään näyttöön perustuvaa radiografiaa Tanskassa, Suomessa, Islannissa, Norjassa ja Ruotsissa. Sen kotipaikka on Suomessa Helsingissä. 2 Yhdistyksen tarkoituksena on kehittää näyttöön perustuvaa radiografiaa ja alan osaamista. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys tukee alan tutkimusta ja koulutusta, luo ja kehittää pohjoismaisia tutkimus- ja kehittämisprojekteja, organisoi koulutusta sekä alan pohjoismaista tiedonvälitystä. Yhdistys kerää ja välittää tietoa näyttöön perustuvasta radiografiasta. 3 Jäsenyys: Yhdistyksen perustajajäsenet ovat henkilöitä. Yhdistyksen varsinaisiksi jäseniksi voivat liittyä oikeuskelpoiset organisaatiot, jotka voivat olla röntgenhoitajia kouluttavia oppilaitoksia, terveysalan organisaatioita tai yksiköitä röntgenhoitajaliittoja tai yhdistyksiä. Yksityishenkilöt kuten röntgenhoitajat, muut terveydenhuollon henkilöstön edustajat tai opetushenkilöstö tai radiografian alan opettajat ja opiskelijat voivat liittyä yhdistykseen kannatusjäseninä. 4 Yhdistyksen hallitus koostuu: a. Yhdistyksen puheenjohtajasta joka valitaan nelivuotiskaudeksi. b. Yhdistyksen varapuheenjohtajasta joka valitaan nelivuotiskaudeksi, poikkeuksena ensimmäinen varapuheenjohtaja, joka nimitetään kolmivuotiskaudeksi. c. Yhdistyksen varainhoitajasta, joka valitaan nelivuotiskaudeksi. d. Hallituksen muista jäsenistä. Hallituksen jäsenten lukumäärä on viidestä kymmeneen jäsentä ja hallitukseen tulee valita ainakin yksi jäsen jokaisesta maasta, josta yhdistyksessä on jäseniä. Hallituksen jäsenet valitaan yhdistyksen vuosikokouksessa nelivuotiskaudeksi kerrallaan. Hallituksen jäsenistä on puolet erovuorossa kahden vuoden välein. Tämä tarkoittaa sitä että puolet yhdistyksen ensimmäisestä hallituksesta toimii vain kaksivuotiskauden.
5 Hallituksen ja sen jäsenten velvollisuudet: Päättää yhdistyksen strategisesta ja operationaalisesta johtamisesta. Laatia yhdistyksen nelivuotiskausien toimintasuunnitelmat. Hallinnoida, kerätä, käyttää ja kohdentaa yhdistyksen varoja yhdistyksen toimintaajatuksen mukaisiin tarkoituksiin. Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ja varainhoitaja kukin yksin. Yhdistyksen puheenjohtajan velvollisuudet: Valmistella vuosikokousten esityslistat ja valmistella vuosikokoukset, valvoa yhdistyksen varainkäyttöä, hallituksen kokousten johtaminen ja yhdistyksen kirjeenvaihdon hoitaminen. Puheenjohtajalla ei ole hallituksen jäsenistä poikkeavaa päätäntävaltaa. Hän kirjaa yhdistyksen päätöksentekosääntöjen mukaan ( 7) tehdyt päätökset. Hänellä on kuitenkin oikeus tehdä tärkeydeltään vähäisiksi luokiteltavia yhdistyksen käytännön toimintaa koskevia päätöksiä konsultoituaan ainakin yhtä hallituksen jäsentä. Lisäksi hallituksen äänestystuloksen ollessa tasaväkinen, puheenjohtajan ääni on ratkaiseva. Yhdistyksen varapuheenjohtajan velvollisuudet: Huolehtia puheenjohtajan hänelle osoittamista tehtävistä ja auttaa puheenjohtajaa hänen tehtävässään. Sijaistaa puheenjohtajaa hänen ollessaan estynyt. Toimia yhdistyksen sihteerinä. 7 Hallituksen vuosikokoukset: Hallitus kokoontuu ainakin kolme kertaa vuodessa. Kokoukset voidaan pitää joko jäsenten fyysisesti läsnäollen tai etäkokouksina. Hallituksen puheenjohtaja toimittaa asialistan hallituksen jäsenille sähköpostitse vähintään seitsemän päivää ennen hallituksen kokouksia. Tulevien hallituksen kokousten ajankohdat sovitaan edellisissä kokouksissa. Yhdistyksen vuosikokoukset: Yhdistyksen vuosikokous pidetään keväällä viimeistään kesäkuun 15 mennessä. Sen esityslista toimitetaan jäsenille sähköpostitse viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. Kokouksessa käsitellään seuraavat asiat: toimintakertomus, esitellään ja vahvistetaan tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto, vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja muille tilivelvollisille, vahvistetaan toimintasuunnitelma, vahvistetaan talousarvio ja jäsenmaksun suuruus, valitaan hallituksen puheenjohtaja, valitaan uudet hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle, valitaan tilintarkastajat ja varatilintarkastajat ja tehdään muut mahdolliset henkilövalinnat (esim. keskusjärjestön edustajat). Lisäksi siinä käsitellään toimintaan liittyviä asioita ja muita kokouskutsussa mainittuja asioita kuten jäsenten tekemiä aloitteita. 8 6 Yhdistyksen päätöksentekosäännöt: Hallitus on päätösvaltainen kun kokoukseen osallistuu puheenjohtaja ja jäsen kolmesta maasta viidestä Pohjoismaasta. Jokaisella hallituksen jäsenellä on yksi ääni. Hallitus tekee päätösehdotuksen, jota hallituksen kokouksesta poissaolleella jäsenellä on oikeus
kommentoida kaksi viikkoa siitä kun ehdotus on lähetetty tiedoksi hallituksen jäsenille. Mikäli hallituksen jäsen käyttää kommentointioikeutensa käyttämättä, tämän tulkitaan puoltavan päätösehdotusta. Kuitenkin päätettäessä yhdistyksen raha-asioista, säännöistä tai kurinpidollisista toimenpiteistä jokaisen maan tulee ilmaista mielipiteensä koko suullisesti kokouksessa tai kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse. 9 Yhdistyksen varainhoitajan velvollisuudet: Huolehtia yhdistyksen omaisuudesta, käteisvaroista ja dokumenteista, kuljettaa ja käyttää yhdistyksen varoja hallituksen päätösten mukaisesti varmistaa että yhdistyksen tulojen ja menojen dokumentointi ja käyttö pysyy ajantasaisena vastaanottaa jäsenmaksuja ja pitää kirjaa. 10 Yhdistyksen toimintaa edistää kussakin maassa toimiva rekisteröimätön kansallinen tiimi, joiden velvollisuutena on toteuttaa ja juurruttaa yhdistyksen hallituksen strategiaa, antaa aloitteita ja palautetta hallitukselle sen strategiasta ja toimintasuunnitelmasta, sekä tiedottaa hallituksen toiminnasta kansallisilla tasoilla ja kielillä. 11 Jokainen yhdistyksen jäsen voi tehdä sen hallitukselle ehdotuksia yhdistyksen asioiden hoitamisesta ja hallituksen tulee käsitellä nämä ehdotukset välittömästi. Ehdotukset, jotka halutaan käsiteltäväksi niiden esittämistä seuraavassa vuosikokouksessa tulee jättää kirjallisena hallituksen puheenjohtajalle vähintään neljä viikkoa ennen em. kokousta. 12 Yhdistyksen tilikausi on vuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään helmikuun loppuun mennessä. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa maaliskuussa. 13 Yhdistyksen vuosimaksujen suuruudesta päättää sen hallitus. Vuosimaksu on eri suuruinen eri jäsenryhmille. Vuosimaksut tilitetään yhdistyksen varainhoitajalle toukokuun loppuun mennessä. 14 Mikäli joku yhdistyksen jäsen haluaa ehdottaa muutosta tai täydennystä yhdistyksen sääntöihin, ehdotus tulee toimintaa hallituksen puheenjohtajalle kirjallisena vähintään neijä viikkoa ennen hallituksen seuraavaa kokousta, jossa ehdotus toivotaan käsiteltävän. Hallituksen tulee tämän jälkeen toimittaa ehdotus omilla kommenteillaan varustettuna yhdistyksen kansallisille tiimeille kommentoitavaksi kaksi viikkoa ennen tiimien
kokousaikaa. Kansallisten tiimien kommentoitua ehdotusta se palautuu hallituksen valmisteluun, joka ottaa sen yhdistyksen seuraavan vuosikokouksen esityslistalle lopullista päätöstä varten. Myös hallituksen itsensä ehdottamat muutokset yhdistyksen sääntöihin tulee toimittaa ehdotuksensa kansallisille tiimeille kommentoitavaksi kaksi viikkoa ennen kansallisten tiimien kokousta. Kansallisten tiimien kommentoitua ehdotusta se palautuu hallituksen valmisteluun. Päätös yhdistyksen sääntömuutoksesta tehdään sen vuosikokouksessa kun ainakin 2/3 äänistä voidaan yhdistyksen sääntöjen perusteella hyväksyä. Lisäksi yhdistyksen vuosikokouksessa päätetään myös yhdistyksen purkautumisesta ja varojen luovuttamisesta.
Statute of Nordic society for research and evidence-based radiography 1 Aim: The Nordic society for research and evidence-based radiography is a society of radiography organizations and radiographers interested in developing evidence-based radiography in Denmark, Finland, Iceland, Norway and Sweden. The Society s home is registered in Helsinki Finland. 2 The purpose of the society is to develop evidence-based radiography and competence in this field. To realize this purpose the society supports research and education, establishes and creates Nordic research and development projects, organizes and supports education, and disseminates knowledge in the field of evidence-based radiography 3 Membership: The founding members of the society are private persons. Lawful organizations that may be institutions educating radiographers, health care organizations or units or national societies of radiographers can join the society as full members. Private members like radiographers, other health care professionals or educators working in the field of radiography and radiography students can join the society as supporting members. 4 The society s Board shall consist of: a. President elected every four years. b. Vice president elected every four years except the first vice president for three years. c. Treasurer elected for four working years. d. Other Board members. Number of board members is minimum five and maximum ten and there must be at least one board member from each country having members in this society. Members of the Board are elected in the Board meetings for four year innings. Half of the board members are at the turn to resign every two years. This means that half of the members of the first board change two years after starting the society.
5 Duties of the society s Board and its members: To decide about the strategic and operational administration of the society. Making four year action plans of the society. Govern, collect, apply and allocate the funds of the society. The President,Vice president and treasurer shall singly sign the name of the society. 6 Duties of the President of the society: Making agendas and preparing the Board annual general meetings, following up the use of the funds of the society, leading the meetings, correspondence. The president has not any other kind decision making right apart from other board members. He/she documents decisions made according to the decision making rules of the society ( 7). However he/she has right to make minor practical or operational decisions concerning the society consulting at least one other member of the board. Exception: In occasions where the number of votes is equal, the vote of the President applies. Duties of the Vice president of the society: Take the tasks delegated by the president and help the president to meet his/her task. Replace the president in occasions the president is unable to attend or perform. Acting as a secretary of the society. 7 Annual general board meetings: The Board of the society meets at least three times a year. Meetings can happen face to face or via virtual communication systems. Agendas of the meetings will be prepared by the president of the society no later than seven days before the meetings. Dates of the meetings will be agreed in co-operation with the Board members in the previous meetings of the society. Societys annual general meetings: In the spring time annual general board meeting that shall be convened no later than 15 th June. The agenda of the meeting shall be delivered to the members via email latest two weeks before the meeting. In the meeting shall be dealt with the following issues: annual report, financial statement and auditors statement, giving exemption from liability to the board members of the society and to other accountables, confirming the action plan of the society, confirming the budget and membership fee, electing the new president and board members of the society to replace those who are in turn to resign, election of the auditor and vice auditor. Also the following issued may be dealt with: issues associated with the societys operation and other issues mentioned in the agenda e.g. initiatives made by the members of the society. 8 Decision making rules of the society: The board is competent when the President and board members of three out of five Nordic countries are present in the Board meeting. There will be one vote for each Board member.
The Board will make draft resolution that the Board members not present at the board annual general meeting, there will be opportunity comment in two weeks of the time the draft has been sent so absent members. If no comment it given it is supposed that the member agrees. When deciding about financial issues, board rules, disciplinary acts every country must give oral or written (e.g. via email) accept. 9 Duties of the treasurer: Taking care of the society s valuable shares, cash and documents, - the hand-holder, management of the society s funds in accordance with the Board's decision - that the society's income and expenditure keep accurate accounts, - to receive membership fees and to keep records of those who paid the fee - the duly executed settle claims. - The treasurer takes the selection from the association's bank accounts. 10 In each country there acts an unregistered national team of the society whose duty is to implementand operate according to Boards strategy, giving initiatives and feedback to board about the strategy and action plans and informing and communicating about the Boards work at the national level and by national language. 11 Every member of the society may approach the Board with suggestions for the management of the affairs of the society, - it is for the Board to urgently take such proposals under consideration. Such a proposal, intended to be considered at the next regular society meeting should, in writing, be submitted to the President no later than four weeks before the society meeting. 12 The accounts of the society shall be terminated for each calendar year and provided for audit before the end of the month of February in accordance with established decision. The annual audit report including the financial report shall be presented by March. 13 The annual fee is decided annually at the annual society meeting on a proposal by the Board. The annual fee differs according to the type of membership. The annual fee is delivered to the Treasurer before the end of May. 14 If a member wishes to bring a proposal for amendment of these statutes, the proposal should, no later than four weeks before the society s coming up meeting and in writing, be presented to the Board. The Board should then, with its own opinion enclosed submit the proposal to the national teams of the society two weeks before the Nordic Society meeting. After the comments have arrived from the national teams for the Board preparation, the Board should submit a final proposal for decision at the Nordic Society meeting.
A proposal drafted by the Board regarding changes of the statutes should also be submitted to the national teams two weeks before the Nordic Society meeting. After the comments have arrived from the national societies, the Board should submit a final proposal for decision at the Nordic Society meeting. Decision regarding changes of the statutes requires approval from at least 2/3 of the votes to be considered valid. In addition to this issues convened in the Nordic Society meeting comprise decision about dismantling the Society and assigning the Societys funds. With revisions accepted by the all board members 5.9.2012