Tilinpäätöskannanotto OKM/37/210/2012 15.06.2012 Varastokirjasto PL 1710 70421 KUOPIO Viite Asia Opetus- ja kulttuuriministeriön tilinpäätöskannanotto Varastokirjaston vuoden 2011 toiminnasta Opetus- ja kulttuuriministeriöllä on vastuu hallinnonalansa ohjauksesta ja valvonnasta. Opetus- ja kulttuuriministeriö on tänään päättänyt valtion talousarvioasetuksen (1243/1992) 66 i :n mukaisesta vuosittaisesta tilinpäätöskannanotosta Varastokirjastolle. Kannanoton laadinnassa on käytetty seuraavia asiakirjoja: Opetus- ja kulttuuriministeriön ja Varastokirjaston välinen tulossopimus vuosille 2010 2012 ja voimavarat vuodelle 2011 (10.1.2011, 53/210/2008) Valtiontalouden tarkastusviraston opetus- ja kulttuuriministeriötä koskeva tilintarkastuskertomus ja vuosiyhteenveto vuodelta 2011 (14.5.2012, 14/202/2012) Varastokirjaston toimintakertomus (maaliskuu 2012). Tilinpäätöskannanotto lähetetään virastolle myös KOTA-tietojärjestelmästä. Ylijohtaja Anita Lehikoinen Johtaja Annu Jylhä-Pyykönen Liitteet Tilinpäätöskannanotto Tiedoksi Valtiovarainministeriö Eduskunnan tarkastusvaliokunta
Valtiontalouden tarkastusvirasto Valtiokonttori Tapio Kosunen Aleksi Kalenius Harri Skog KTPO työnjakaja OKM/37/210/2012 2 (2)
1. TULOKSELLISUUS JA TULOSTAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN Varastokirjasto on kertomusvuonna onnistunut kohtuullisesti tehtävässään vastaanottaa tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävää aineistoa sekä asettaa se käyttöön. Toiminnallinen tehokkuus ja voimavarat Varastokirjaston valtion talousarviorahoitus (nettomenot) kertomusvuonna oli 1 609 000 euroa. Varastokirjasto käytti työllisyysrahoja noin 15 000 euroa. Varastokirjaston kokonaiskulut olivat 1 627 755 euroa. Vuodelle 2012 määrärahaa siirtyi noin 78 900 euroa (vuodelta 2010 siirtyi 91 257 euroa). Varastokirjaston palvelut ovat asiakaskirjastoille maksuttomia. Varastokirjaston vaikuttavuus perustuu tieteellisten ja yleisten kirjastojen tilatarpeiden vähenemiseen ja sitä kautta saataviin säästöihin. Vuoden 2011 lopussa Varastokirjastoon oli siirretty kirjastoista aineistoa kaikkiaan 119 500 hyllymetriä, mikä merkitsee noin 26 500 m2:n tilasäästöjä kirjastoissa. Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden (68,86 euroa/m2/v) ovat alle puolet esimerkiksi yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista (170,56 euroa/m2/v). Varastokirjasto raportoi, että yliopistokirjastojen voidaan siten katsoa säästäneen tilakuluissaan vuoden 2010 kustannustasolla vähintään 3 milj. euroa vuodessa, josta valtiolle tulee laskennallista säästöä noin puolet. Tässä tilinpäätöskannanotossa ministeriö kiinnittää huomiota lähinnä niihin tavoitteisiin, joita Varastokirjasto ei ole saavuttanut tai saavutti erityisen hyvin. Tuotokset ja laadunhallinta Toiminnan tuloksellisuutta seurataan kahdella varsinaisella tulosalueella, joita ovat aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen sekä kaukopalvelu. Varastokirjasto ei toiminnallisesti saavuttanut kaikkia tulostavoitteitaan. Tieteellisten kirjastojen siirtyminen entistä enemmän elektronisten aineistojen käyttäjiksi näkyy jatkuvien julkaisujen siirtotarpeiden vähenemisenä. Toisaalta aineistoa otettiin vastaan tavoitetta (4500 hm) ja edellisvuotta (2010: 4303 hm) enemmän (2011: 4 817 hm). Kertomusvuonna aineistoa käsiteltiin vähemmän kuin otettiin vastaan, mitä ei voi pitää tarkoituksenmukaisena. Erityisesti monografia-aineiston käsittelyrästit kasvoivat, ja käsittelyaika lähes kaksinkertaistui tavoiteajasta. Vastaanotetun aineiston kustannukset Varastokirjastolle laskivat hieman edellisvuodesta (2010: 9,0 euroa/hm; 2011: 8,9 euroa/hm), mutta käsittelyn yksikkökustannukset kasvoivat (2010: 297 euroa/hm; 2011: 333 euroa/hm) eikä tavoitetta 240 euroa/hm saavutettu. Tilansäästö luovuttaville kirjastoille kasvoi edellisvuodesta hieman (2010: 994 m2; 2011: 1 112 m2). Kaukopalvelu toimi tavoitteiden mukaisesti ja palvelun kustannukset laskivat hieman (2010: 4,42 euroa/tilaus; 2011: 4,37 euroa/tilaus), mutta tavoitteeseen 4,20 euroa/tilaus ei päästy. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Varastokirjasto saavutti valtionhallinnon tuottavuusohjelman mukaisen tavoitteen vähentää yhteensä 3 henkilötyövuotta vuoden 2011 loppuun mennessä. Varastokirjaston htv-määrä 31.12.2011 oli 19,7 htv:ta. Tilinpäätöskannanotto, vuosi 2010-2012 Varastokirjasto Sivu 1(3)
Sairauspoissaolojen määrä oli edelleen hyvin korkea 15,9 pv/htv laskien kuitenkin edellisvuoden luvusta 17,4 pv/htv. Tilanne on huolestuttava verrattuna valtion keskimääräiseen sairauspoissaolojen määrään 9,7 pv/htv. Työtyytyväisyyskyselyn tulosten keskiarvo oli 3,65 (2010: 3,64) saavuttaen näin tavoitteen. 2. TULOKSELLISUUDEN RAPORTOINNIN ASIANMUKAISUUS Tilinpäätös antaa kokonaiskuvan Varastokirjaston vuoden 2011 toiminnasta. Valtiontalouden tarkastusvirasto (VTV) ei huomauttanut opetus- ja kulttuuriministeriötä koskevassa vuoden 2011 tilintarkastuksessa Varastokirjaston toiminnan tai talouden raportoinnista. 3. VARASTOKIRJASTON HAASTEET JA KEHITTÄMISTARPEET Varastokirjaston tulee edelleen varautua kirjastojen rakenteellisiin muutoksiin ja lisääntyviin aineistotoimituksiin Varastokirjastoon. Varastokirjaston tulee kiinnittää huomiota käytettävissä olevien resurssien riittävyyteen ja toiminnan taloudellisuuteen sekä tilatehokkuuteen. Varastokirjaston on huomioitava, että hallitusohjelman mukainen tuottavuus- ja vaikuttavuusohjelma edellyttää resurssisäästöjä, joiden lisäksi hallituskaudella toteutetaan muita mahdollisia säästöjä. Ministeriö edellyttää, että Varastokirjasto kehittää edelleen luettelointiprosessejaan. Sopimuskaudella 2013-2016 Varastokirjaston tulee selkeyttää kokoelmapolitiikkaansa ja purkaa rästejä laatimalla yhteistyössä kirjastosektorin kanssa lokakuuhun 2012 mennessä aineistojen vastaanottopolitiikan pelisäännöt ja nykyisen aineiston karsintasuunnitelman siten, että näiden mukaisesti toimitaan vuodesta 2013. Varastokirjaston tulee edelleen kiinnittää huomiota kaukopalvelun taloudellisuuteen. Henkilöstön työhyvinvointiin, työssä jaksamiseen ja kouluttautumiseen sekä sairauspoissaolojen vähentämiseen tulee kohdentaa toimenpiteitä. 4. MINISTERIÖN TOIMENPITEET TULOKSELLISUUDEN PARANTAMISEKSI Opetus- ja kulttuuriministeriö ottaa toiminnassaan huomioon Varastokirjaston tilojen riittävyyden sekä Varastokirjaston yhdistämistä Kansalliskirjastoon selvittävän työryhmän ehdotukset. Opetus- ja kulttuuriministeriö tulee tilatehokkuusvaatimusten ja Varastokirjaston resurssikehityksen johdosta sopimuskaudella 2013-2016 rahoittamaan erillisrahoituksella hanketta, jossa Varastokirjasto selkiyttää kokoelmapolitiikkaansa ja karsii nykyisiä aineistojaan. Tilinpäätöskannanotto, vuosi 2010-2012 Varastokirjasto Sivu 2(3)
LIITE 1 Tunnuslukujen toteumia 2009-2011 2 009 2 010 2 011 Tavoite: Varastokirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. Vastaanotetun aineiston määrä (hyllymetriä) 4 922 4 303 4 817 Kirjastoista v:sta 1989 alkaen siirretty aineisto yhteensä (hyllymetriä) 110 411 114 700 119 500 Vastaanoton kustannukset Varastokirjastolle (euroa/hyllymetri) 8,53 9,0 8,9 Tilansäästö aineistoa luovuttaneille kirjastoille m2 1 137 994 1 112 Tavoite: Vastaanotettu aineisto käsitellään yleensä kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. Käsitellyn aineiston määrä(hyllymetriä) 3 869 4 097 3 790 Käsittelyyn kuluva aika (kuukausia) - monografiat (kk) <6 <6 12,7 - kausijulkaisut (kk) <6 <6 <2 Käsittelyn yksikkökustannukset (euroa/hyllymetri) 324 297 333 Tavoite: Kaukopalvelutilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Palvelut ovat maksuttomia. Tilausten määrä (kpl) 80 118 81 916 82 529 Palvelun nopeus (tuntia) <24 <24 <24 Asiakastyytyväisyys - asiakaskirjastojen määrä 1 809 1 831 1 867 Palvelun kustannukset (euroa/tilaus) 4,18 4,42 4,37 Tavoite: Kirjasto kehittää työyhteisöään tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja -tyytyväisyys Henkilöstö (tehdyt henkilötyövuodet) 21,8 20,3 19,7 Työtyytyväisyysindeksi 3,61 3,64 3,65 Sairauspoissaolot (työpäivää/htv) 9,6 17,4 15,9 Henkilöstökoulutus (työpäivää/htv) 2,5 3,0 2,9 Kokonaistyövoimakustannukset (euroa/htv) 40 054 40 551 41 109 Tilinpäätöskannanotto, vuosi 2010-2012 Varastokirjasto Sivu 3(3)