29.2.2016 Öljy- ja biopolttoaineala ry:n standardointiseurantaryhmien toimintasäännöt Sisällys 1 Kansallinen standardointiseurantaryhmän (SR) tarkoitus ja toimiala... 1 2 Seurantaryhmän tehtävät... 2 3 Seurantaryhmän jäsenyys... 3 4 Seurantaryhmän organisointi... 3 4.1 Puheenjohtaja... 3 4.2 Sihteeri... 3 4.3 Työryhmä... 4 5 Seurantaryhmän aineiston jakelu... 4 6 Kokoukset ja päätöksenteko... 5 6.1 Kokoukset... 5 6.2 Lausuntopyyntöjen käsittely... 5 7 Osallistuminen eurooppalaisiin ja kansainvälisiin standardointikokouksiin... 6 8 Toiminnan arviointi... 6 1 Kansallinen standardointiseurantaryhmän (SR) tarkoitus ja toimiala Seurantaryhmä toimii toimialansa standardisoinnin kansallisena asiantuntijaryhmänä. Seurantaryhmän tarkoituksena on seurata alan kansainvälistä/eurooppalaista standardisointia sekä vaikuttaa siihen suomalaisten sidosryhmien tarpeiden mukaan. Seurantaryhmän toimiala on sama kuin seurantaryhmälle kuuluvien CENin ja/tai ISOn komiteoiden, lukuun ottamatta seurantaryhmää 6 Kansalliset standardit. Seurantaryhmä 6 laatii ja ylläpitää toimialaansa kuuluvia puhtaasti kansallisia SFS-standardeja. 1
Standardien laadinnassa otetaan huomioon kilpailu- ja tekijänoikeuslainsäädännön periaatteet. SFSstandardeilla on mahdollisimman objektiiviset perusteet, mistä johtuen niitä ei laadita sellaisiksi, että yksittäisen yrityksen tai tietyn yritysryhmän pääsy mukaan kilpailuun estyy. Seurantaryhmä vastaa toimialaansa kuuluvien standardien valmisteluun liittyvistä kansallisista päätöksistä. Öljy- ja biopolttoainealan kansalliset standardointiseurantaryhmät toimivat seuraavien SFS-oppaiden antamien ohjeiden mukaisesti: - SFS-opas 4 Kansallisen SFS-standardin laadinta ja rakenne - SFS-opas 5 Eurooppalaisten ja kansainvälisten standardien sekä muiden julkaisujen kansallinen käsittely Öljy- ja biopolttoaineala voi jakaa standardointivastuun määrätyissä kohteissa muiden SFS:n toimialayhteisöiden kanssa. Yhteistyöstä ja toimialayhteisöiden yhteisten standardointiseurantaryhmien perustamisesta päättää Öljy- ja biopolttoainealan toimitusjohtaja Öljy- ja biopolttoainealan hallitusta informoiden. 2 Seurantaryhmän tehtävät [1.4.2(2)] Kansallisen seurantaryhmän tehtävät: - toimialansa eurooppalaisen ja/tai kansainvälisen standardisoinnin seuranta ja vaikuttaminen - edistää osallistumista eurooppalaiseen ja/tai kansainväliseen standardisointiin - vastata Suomen kannanotoista standardiehdotuksiin ja standardisointia käsitteleviin kyselyihin - nimetä asiantuntijoita työryhmiin - nimetä delegaatit edustamaan Suomea eurooppalaisten ja/tai kansainvälisten komiteoiden kokouksiin - arvioida ISO-standardien vahvistamistarve kansallisiksi SFS-standardeiksi - arvioida eurooppalaisten ja/tai kansainvälisten standardien käännöstarve ja tarvittaessa osallistua suomennosten tarkistukseen - tiedottaminen ja standardien käytön edistäminen - tarvittavien kansallisten standardien laadinta ja ylläpito - seurata, onko seurantaryhmän vastuualueella kaupan teknisiä esteitä muodostavia kansallisia standardeja ja tarvittaessa kumota ne, ellei ko. standardeille ole turvallisuuteen ja terveellisyyteen liittyviä erityisperusteita - käsikirjojen ja muiden julkaisujen tarpeen selvittäminen. 2
3 Seurantaryhmän jäsenyys Seurantaryhmän jäsenyys on avoin kaikille, jotka ovat kiinnostuneita seuraamaan standardisointia seurantaryhmän toimialalla ja vaikuttamaan standardien sisältöön. Jäseneksi voi liittyä ottamalla yhteyttä asianomaisen seurantaryhmän vastuuhenkilöön. Pyrkimyksenä on, että seurantaryhmässä olisivat edustettuna kaikki olennaiset sidosryhmät, joille standardisoinnista on hyötyä tai joiden toimintaan standardisointi vaikuttaa. Seurantaryhmän kokoonpanoa tarkastellaan tarvittaessa. Seurantaryhmän kokouksiin voidaan tarvittaessa pyytää kuultavaksi eri ryhmien edustajia ja asiantuntijoita. Jäsenyys on maksutonta lukuun ottamatta erikseen ilmoitettuja standardointiseurantaryhmiä (tällä hetkellä seurantaryhmä 12). Maksullisuudesta ilmoitetaan tapauskohtaisesti ryhmän jäsenille. Öljy- ja biopolttoaineala ylläpitää luetteloa seurantaryhmän jäsenistä ja heidän edustamistaan sidosryhmistä. Seurantaryhmän jäsenyys jatkuu automaattisesti, ellei jäsen ilmoita sen päättymisestä erikseen. Öljy- ja biopolttoaineala voi poistaa seurantaryhmän jäsenlistalta henkilöt, joihin toistuvista yrityksistä huolimatta ei saada yhteyttä. Muiden maiden jäsenjärjestöillä on oikeus nimetä tarkkailijoita kansallisiin standardointiseurantaryhmiin. 4 Seurantaryhmän organisointi 4.1 Puheenjohtaja Seurantaryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Puheenjohtajuus kestää toistaiseksi. Puheenjohtaja johtaa kokousta, on tasapuolinen ja oikeudenmukainen. Hänen tehtävänään on johtaa keskusteluja laaja-alaisen näkemyksen ja kansallisen konsensuksen saavuttamiseksi. Puheenjohtaja valmistelee tarvittaessa kokouksen asialistan yhdessä sihteerin kanssa. 4.2 Sihteeri Seurantaryhmän sihteerinä toimii Öljy- ja biopolttoainealan asiantuntija. Poikkeuksena edellisestä on seurantaryhmä 9, jonka sihteerinä toimii Suomen Kaasuyhdistyksen asiantuntija. Sihteeri koordinoi seurantaryhmää ja hallinnoi eurooppalaisten, kansainvälisten ja kansallisten standardiehdotusten valmistelua SFS-oppaiden 4 ja 5 mukaisesti. 3
Sihteeri toimittaa tarvittaessa tietoja teknisten komiteoiden työohjelmista. Sihteeri on puolueeton ja tasapuolinen. 4.3 Työryhmä Seurantaryhmä voi perustaa asioiden valmistelua varten työryhmiä sekä kuulla asiantuntijoita. 5 Seurantaryhmän aineiston jakelu Jokaisella seurantaryhmällä (lukuun ottamatta seurantaryhmää 6 Kansalliset standardit) on oma seurantaryhmäportaali, josta löytyy sen toimialueeseen liittyvä standardointiaineisto, muun muassa: - kansallisen standardointiseurantaryhmien kokousten esityslistat ja pöytäkirjat - eurooppalaisten ja kansainvälisten komiteoiden työasiakirjat (esim. N-dokumentit) - lausunto- ja äänestysvaiheessa olevat standardiehdotukset - matkakertomukset. Seurantaryhmän sivustolla olevien eurooppalaisten ja kansainvälisten komiteoiden työasiakirjat ovat tekijänoikeuslain (404/1961) suojaamia, eikä sivustolla olevaa aineistoa saa edelleen jakaa kansallisen seurantaryhmän ulkopuolelle, lukuun ottamatta kannanottojen pyytämistä oman organisaation henkilöstöltä. Tarpeen vaatiessa aineistoa voidaan jakaa myös oman organisaation ulkopuolisille asiantuntijoille kannanottoa varten. Seurantaryhmän sivustolle on pääsy vain kansallisen seurantaryhmän jäsenillä. Seurantaryhmän sivustolla oleva kansallinen aineisto arkistoidaan vähintään viideksi vuodeksi. Eurooppalaisen ja kansainvälisen aineiston arkistointiaika perustuu CENin ja ISOn järjestelmissä olevaan arkistointiaikaan. Öljy- ja biopolttoaineala ry:n julkisilla verkkosivuilla (www.oil.fi) on tiedot kansallisten seurantaryhmien toimialueista sekä niiden seurantavastuulla olevista eurooppalaisista ja kansainvälisistä teknisistä komiteoista. Lisäksi julkisilla verkkosivuilla on tiedot ajankohtaisista lausunto- ja äänestysvaiheissa olevista standardiehdotuksista sekä ohjeet kommenttien antamisesta. Uudet kansalliset työkohteet (päivitettävät ja täysin uudet kansalliset standardit) lisätään julkisille verkkosivuille ennen työryhmän ensimmäistä kokousta. 4
Mikäli muut kansalliset standardisoimisjärjestöt tai komissio pyytävät kansallisia standardiehdotuksia, nämä pyynnöt kirjataan. 6 Kokoukset ja päätöksenteko 6.1 Kokoukset Seurantaryhmä päättää itse kuinka usein se kokoontuu ja mitä muita standardointiin liittyviä asioita se haluaa käsitellä eurooppalaisen, kansainvälisen ja kansallisen standardisoinnin lisäksi. Sihteeri pitää seurantaryhmän kokouksista pöytäkirjaa, josta ilmenee kokouksen ajankohta, läsnäolijat, käsitellyt asiat ja päätökset. Jos jäsen on estynyt osallistumasta kokoukseen, hän voi poissaolosta ilmoittaessaan samalla ilmoittaa kirjallisesti kantansa etukäteen kysyttyihin asioihin. Vaihtoehtoisesti jäsen voi etukäteen kirjallisesti nimeämällä valtuuttaa toisen seurantaryhmän jäsenen käyttämään äänivaltaansa. Päätöksissä ja kannanotoissa pyritään konsensuspäätöksiin. Mikäli konsensukseen ei päästä, tehdään päätökset enemmistöpäätöksinä, jolloin kullakin jäsenellä on yksi ääni. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee. Kokouksissa lasketaan läsnä olevien äänet sekä poissaolevien jäsenten ilmoittamat äänet, etukäteen kysyttyihin ja kirjallisesti vastattuihin asioihin. Seurantaryhmien kokouskieli on suomi. 6.2 Lausuntopyyntöjen käsittely Kannanotot standardiehdotuksiin annetaan englanniksi virallisella CEN/ISO-kommenttilomakkeella, joka on saatavilla pyydettäessä seurantaryhmän vastuuhenkilöltä. Kommenttilomake löytyy myös jokaisen seurantaryhmän sivustolta. Kannanoton tulee sisältää muutosehdotuksen. Lausuntopyyntöihin liittyvät lausunnot on lähetettävä sähköpostilla kyseisestä lausuntopyynnöstä vastaavalle asiantuntijalle ja sen on oltava perillä lausuntopyynnön yhteydessä mainittuun päivämäärään mennessä. Lausuntojen perusteella seurantaryhmän sihteeri laatii Suomen kannanotot. Tarvittaessa kannanotot vahvistaa seurantaryhmä. Kannanotot niihin standardiehdotuksiin ja kyselyihin, joiden määräpäivä on ennen seuraavaa sovittua seurantaryhmän kokousta, päätetään sähköpostitse. Ristiriitatilanteet ratkaistaan sähköpostitse tai kutsumalla seurantaryhmä koolle. Jos kansallisella standardointiseurantaryhmällä ei ole kiinnostusta ehdotukseen, niin kyselyihin vastatessa ei oteta kantaa ehdotukseen eli vastataan "abstain". 5
Muilta kansallisilta standardisoimisjärjestöiltä ja Euroopan komissiolta saatuihin kommentteihin vastataan 3 kuukauden kuluessa. 7 Osallistuminen eurooppalaisiin ja kansainvälisiin standardointikokouksiin Seurantaryhmä päättää eurooppalaisten ja kansainvälisten teknisten komiteoiden (TC) ja alakomiteoiden (SC) kokouksiin osallistuvista Suomen edustajista sekä työryhmiin nimitettävistä asiantuntijoista. Osallistumistarve arvioidaan tapauskohtaisesti. Eurooppalaisiin ja kansainvälisiin standardisointikokouksiin osallistuvien henkilöiden toimintaa ohjaa SFS-oppaan 5 linjaukset. Teknisten komitean (TC), alakomitean (SC) ja työryhmän (WG) kokoukseen osallistuvan on laadittava kokouksesta kirjallinen matkaraportti, joka toimitetaan seurantaryhmän sihteerille. Matkaraportti tulee laatia myös siinä tapauksessa, jossa matkaan ei ole saatu kokousmatka-avustusta Öljy- ja biopolttoaineala ry:ltä. Matkaraportti on vapaamuotoinen, mutta siitä on käytävä ilmi komitean tai työryhmän nimi, kokouksen aika ja paikka sekä aihe. Sihteeri tallentaa matkakertomukset seurantaryhmän sivustolle. Mikäli Suomen edustaja ei ole osallistunut standardointikokouksiin, toimittaa hän lyhyen katsauksen ryhmän tilanteesta Öljy- ja biopolttoainealalle vuosittain 1.12. mennessä. 8 Toiminnan arviointi Öljy- ja biopolttoaineala hoitaa toimialueensa standardointia SFS:n ja Öljy- ja biopolttoainealan väliseen toimialayhteisösopimukseen perustuen. Öljy- ja biopolttoaineala saa toimialayhteisösopimuksen nojalla toimialayhteisöavustusta työ- ja elinkeinoministeriöltä (TEM). Öljy- ja biopolttoainealan asiantuntijat laativat vuosittain toimialayhteisöavustusta (ns. TEM avustus) varten seuraavaa toimintavuotta koskevan seurantaryhmäkohtaisen toimintasuunnitelman sekä menneestä toimintakaudesta raportin. Seurantaryhmäkohtaisessa toiminnan suunnittelussa ja raportoinnissa noudatetaan TEMin antamia ohjeita. Suunnitelma ja raportti käydään läpi yhdessä kansallisen standardointiseurantaryhmän puheenjohtajan kanssa. 6