Matkalla kohti avointa digitaalista arkistoa Tietopalvelun toimintamuotojen päivittäminen tietoyhteiskunnan aikakaudelle Ylemmän arkistotutkinnon kirjoitelma Olli Alm Filosofian maisteri Mikkeli 25.7.2013
2 Sisällysluettelo 1. JOHDANTO... 3 1.1. Digitaalinen vallankumous koskettaa arkistojakin... 3 1.2. Tutkimustehtävä... 6 1.3. Lähteet ja kirjallisuus... 7 2. ASIAKIRJOJEN KERÄILYSTÄ DIGITAALIARKISTOIHIN... 10 2.1. Asiakirjalähteiden keräily- ja julkaisutoiminta... 10 2.2. Hakemistojen kehittäminen ja tutkijapalvelu... 12 2.3. Ensimmäiset digitaaliset palvelut... 14 2.4. Digitaaliset arkistot ja digitaalisen aineiston kasvu... 19 2.5. Perinteisen tietopalvelun nykyiset muodot... 22 3. KOHTI AVOINTA DIGITAALISTA KULTTUURIA... 27 3.1. Sanastopohjaiset ontologiat... 27 3.2. Tiedon yhdisteleminen... 29 3.3. Julkisten tietovarantojen linkittäminen... 31 3.4. Käyttäjien panoksen hyödyntäminen eli crowdsourcing... 33 3.5. Sosiaalinen media ja vuorovaikutteisuus... 34 4. ESIMERKKITAPAUKSET (CASE STUDIES)... 37 4.1. Kansallisen Digitaalisen Kirjaston asiakasliittymä... 37 4.2. Arkistokuvailun uudistaminen... 39 4.3. Kansalliset ontologiapalvelut... 43 5. MÄÄRÄNPÄÄNÄ AVOIN JA ASIAKASLÄHTÖINEN ARKISTO... 46 LÄHTEET... 50
3 1. JOHDANTO 1.1. Digitaalinen vallankumous koskettaa arkistojakin Digitaalisten palveluiden keskellä kasvaneelle nuorelle saapuminen arkistoon voi olla melkoinen elämys. Mikä on tämä kummallinen vanhalta paperilta tuoksuva paikka, jossa tieto tuodaan käyttäjälle kärryillä jostakin toisesta huoneesta? Minkä takia asiakkaiden on istuttava tiukasti tutkijasalissa, miksi he eivät voi katsella asiakirjoja omassa kodissaan tietokoneelta? Edellä kuvatun kaltaisia tilanteita tulee eteen meille arkistojen asiakaspalvelussa työskenteleville henkilöille päivittäin. Eikä kyse ole vain teineistä tai nuorista aikuisista. Vastaavia eikö nämä olekaan netissä? kysymyksiä kuulee tänä päivänä yhä useammin myös eläkeläisiltä. Arkistojen perinteisiä tietopalvelun toimintatapoja voi aivan perustellusti pitää jonkinlaisena muinaisjäänteenä 1900-luvulta ellei jopa varhaisemmaltakin ajalta. Toki kyse on ennen kaikkea arkistojen resurssien rajallisuudesta suhteessa säilytyksessä oleviin valtaviin aineistomääriin. Vaikka digitointimenetelmät ovat kehittyneet vauhdilla ja tallennusjärjestelmien kapasiteetit myös, niin siitä huolimatta Suomen arkistojen kaiken aineiston digitointi olisi vuosikymmenien tai jopa vuosisatojen urakka. Resurssit kuten käytettävissä oleva rahoitus ja teknologia sanelevat pitkälti arkistojen toimintaa. 1 Toinen hyvin merkittävä hidaste on kuitenkin henkistä laatua. Arkistot ovat olleet hyvin varovaisia uuden teknologian hyödyntämisessä. Pelkona on ennen kaikkea se, että vapaassa 1 Esimerkiksi Kansallisarkiston hyvin mittavissa digitointihankkeissa vuosina 2009 ja 2010 digitoitiin yhteensä noin 8,75 miljoonaa asiakirjaa, joka vastaa noin 875 hyllymetriä. Kuitenkin samaan aikaa Arkistolaitoksen kokonaisaineistomäärä karttui 14 537 hyllymetrillä. Lähde: Kansallisarkiston digitointihankkeen loppuraportti; Arkistolaitoksen vuosikertomuksien 2009 ja 2010 tilasto-osio.
4 jakelussa olevia aineistoja ei voida kontrolloida riittävästi, ja että arkisto ei tällöin voi säilyttää omaa auktoriteettiasemaansa suhteessa aineistoon. Käsitys, jonka mukaan arkistonhoitaja on säilyttämänsä aineiston paras asiantuntija, elää sitkeästi. Maailma kuitenkin muuttuu ympärillämme vinhaa vauhtia. Niin yrityksiltä kuin viranomaisiltakin vaaditaan digitaalisia palveluita. Julkisella rahalla tuotettujen aineistojen niin syntysähköisten kuin myös digitoimalla luotujen odotetaan olevan vapaasti jaossa. Internetistä on kehittynyt hallitsematon avoin tietoverkko, joka kilpailee perinteisten muistiorganisaatioiden kanssa ihmisten tiedonjanon tyydyttämisestä. Nykyaikana tietoa, joka ei ole Internetissä, ei ole olemassakaan. Wikipedia, YouTube, Flickr ja Google tarjoavat käyttäjilleen lähes äärettömän määrän tietoa ja digitaalisia aineistoja. Luotettavan tiedon tarjoamisen sertifikaatistaan tiukasti kiinni pitävät muistiorganisaatiot ajautuvat tiedonetsinnässä entisestään syvemmälle marginaaliin. Jokaisella Internetin käyttäjällä on ulottuvillaan valtava määrä jatkuvasti uudistuvaa tietoa. Internet-palveluista on vihdoin tullut myös aidosti vuorovaikutteisia ja kaksisuuntaisia. Enää ei pelkästään katsella sisältöjä, vaan nyt niitä myös luodaan, muokataan, kommentoidaan ja jaetaan kavereille. Sosiaalisesta mediasta on tullut arkipäivää. Twitterin ja Facebookin avulla voidaan organisoida mielenosoituksia, kaataa hallituksia, äänestää omaa suosikkia reality-ohjelmassa tai vaikkapa pistää pystyyn mielenilmaus jotakin havaittua epäkohtaa vastaan. Ei ole pelkkä latteus todeta, että maailma on muuttunut pienemmäksi, hektisemmäksi ja pinnallisemmaksi digitaalisen vuorovaikutuksen ansiosta. Elinkeinoelämän tutkimuslaitoksen (ETLA) julkaisemassa tuoreessa tutkimuksessa (2012) kerrotaan, että olemme digitaalisessa palvelutaloudessa siirtymässä rakentamisesta hyödyntämiseen. Digitaalitaloudessa korostuvat itsepalvelu, vertaistuotanto, epäsuorat ansaintamallit ja muu kuin markkinavaihdanta. Tutkimuksen perusajatus on se, että näkyvän talouden rinnalle on syntynyt näkymätön virtuaalitalous, jonka kasvavaa merkitystä emme ole
5 vielä ymmärtäneet ja joka menee pääosin taloudellisen tilastoseurannan ohi. ICT-teknologia 2 on aiheuttamassa suurempaa muutosta kuin höyrykoneen edesauttama teollinen vallankumous tai siirtyminen teollisuustuotannosta palveluyhteiskuntaan. 3 Tämän muutoksen voi sanoa aiheuttaneen suurta hämmennystä myös arkistonhoitajien keskuudessa. Ammattikuntamme on yllätetty muutoksen nopeudella aivan samalla tavalla kuin suuri yleisökin. Tietojenkäsittelyn automatisoinnin hyödyt aineiston hallinnassa ymmärrettiin arkistoissa kyllä nopeasti, mutta 1990-luvun puolivälin jälkeen alkaneen ICTvallankumouksen merkitystä ei ole samalla tavalla ymmärretty. Tästä hyvänä esimerkkinä toimii the American Archivistin erikoisnumero talvelta 1994, jonka teemana on visio 2020. Ennustuksissa kyllä luotiin tarkkoja arvioita laitteisto- ja ohjelmistokehityksestä, tietokoneiden laskentakapasiteetin kasvamisesta, tallennuskapasiteetin kehittymisestä ja jopa tietoverkkojen nopeuden kasvamisesta, mutta Internetin läpimurto, palveluiden vuorovaikutteisuus, sosiaalinen media ja käyttäjien osallistaminen puuttuvat niin sanoina kuin ajatuksinakin. 4 Edellä on lyhyesti kuvattu niin sanotun ICT-vallankumouksen aiheuttamia muutoksia maailmassa viimeisen parinkymmenen vuoden ajalta sekä tuotu esille se, että arkistot ja arkistonhoitajat olivat valmistautumattomia nopean muutoksen kohtaamiseen. Tarkoitukseni ei kuitenkaan ole jälkiviisastella, vaan tässä tutkimuksessa pyrin ensinnäkin lyhyesti kuvaamaan sen kehityskaaren, kuinka arkistojen nykyiset tietopalvelut ovat syntyneet. Sen jälkeen selvitän niitä isoja kehitystrendejä, joiden mukaan nykyinen tietoyhteiskunta ja digitaaliset palvelut kehittyvät. Lopuksi esittelen kolme esimerkkitapausta, jotka toivottavasti selventävät aiemmissa luvuissa esiteltyjä asioita. Aihe on minulle henkilökohtaisesti tärkeä, sillä työskentelen Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa tietopalvelun, aineistonhallinnan ja kehittämishankkeiden parissa juuri 2 Lyhenne ICT tarkoittaa Information and Communications Technology, eli suomeksi tieto- ja viestintäteknologia. Se on viime vuosina korvannut käytössä suppeampaa IT-lyhennettä, joka tarkoittaa informaatioteknologiaa. Aikaisemmin käytettiin yleisesti myös lyhennettä ATK, eli automaattinen tietojenkäsittely, mutta se termi on nykyään hävinnyt lähes kokonaan pois käytöstä. 3 Lehti, Rouvinen & Ylä-Anttila 2012, 5-21. 4 the American Archivist. Special Issue 2020 Vision.
6 näiden kyseisten asioiden äärellä. Vastaan arkistomme tietopalvelusta, aineistojen hallinnasta ja käsittelystä sekä kehittämistoiminnasta. Leipätyössäni askartelen siis näiden tässä tutkielmassa mainittujen asioiden parissa päivittäin. 1.2. Tutkimustehtävä Tutkimukseni tavoite on selvittää, kuinka arkistot voisivat uudistaa digitaalisia palveluitaan vastaamaan 2010-luvun vaatimuksia. Aluksi täytyy kuitenkin tehdä niin sanottu nykytilan kuvaus, joten ensimmäinen tutkimuskysymys koskee sitä, kuinka arkistojen tietopalvelun nykyiset toimintamuodot ovat syntyneet? Käyn vaihe vaiheelta läpi arkistojen tietopalvelun eri vaiheita, jolloin tuloksena syntyy käsitys siitä, kuinka nykyhetkeen on tultu. Toinen ja kolmas tutkimuskysymys koskee sitä, että mitkä ovat muistiorganisaatioiden kannalta merkittävimmät verkkopalveluiden kehittämiseen liittyvät kehitystrendit ja kuinka niitä voitaisiin hyödyntää esimerkiksi arkistosektorilla? Pyrin vastaamaan näihin kysymyksiin kirjoitelman kolmannessa pääluvussa, jossa esittelen näitä trendejä ja niiden sovellusmahdollisuuksia. Konkreettiselle tasolle edetään neljännessä pääluvussa, jossa esimerkkitapausten (case) avulla esittelen kolmannessa luvussa esiteltyjen tekniikoiden varhaisia sovelluksia. Merkittävyytensä takia Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnoiman Kansallisen Digitaalisen Kirjaston asiakasliittymä saa kunnian olla ensimmäisenä vuorossa. Toisena case-esimerkkinä nostan esille Kansallisen arkistokuvailun kehittämisen, koska se on kontekstuaalisen kuvailun kärkihankkeita koko maailmassa. Kolmas case on FinnONTO-hanke ja kansallisten ontologiapalveluiden kehittäminen.
7 Lukija voi halutessaan nähdä tämän opinnäytetyön osana arkistot 2.0 viitekehystä. Kyseisellä termillä tarkoitetaan niin sanottujen web 2.0 tekniikoiden soveltamista arkistojen sähköisessä tietopalvelussa. 2.0 palveluiden kohdalla viitataan usein teknologioihin, mutta luonteeltaan muutos vanhaan on pikemminkin ideologinen. 2.0 palvelut korostavat sosiaalisuutta ja vuorovaikutteisuutta. Niissä käyttäjän tuottamalla tiedolla on keskeinen rooli, ja monesti koko palvelun menestys perustuu käyttäjien osallistamiseen. Arkistot 2.0 ajattelussa asiakkaista tulee passiivisten vastaanottajien sijasta aktiivisia osallistujia, jotka itse käyttävät, täydentävät ja jakavat sisältöä. 5 Tässä tutkimuksessa käsittelemäni asiat ovat kuitenkin jonkin verran laajempia kuin vain arkistot 2.0 ajatteluun liittyviä. Esimerkiksi arkistokuvailun kehittämistä ja ontologioiden hyödyntämistä koskevat osiot keskittyvät syvemmälle arkistokuvailun rakenteisiin kuin pelkästään asiakasrajapinnalla tapahtuviin asioihin. Asiakaslähtöisesti ajateltuna esittämäni asiat kuitenkin näkyvät loppukäyttäjälle nimenomaan aikaisempaa vuorovaikutteisempana, sosiaalisempana ja tasa-arvoisempana palveluna. Siksi arkistot 2.0 näkökulma käy ihan hyvin, jos aihetta katsotaan nimenomaan palvelun järjestämisen, eikä esimerkiksi tietojärjestelmien suunnittelun kannalta. 1.3. Lähteet ja kirjallisuus Kotimaisen arkistotieteellinen tutkimuksen ohuudesta johtuen tutkimukseni lähteet ovat pääasiassa peräisin ulkomaisista arkistoalan julkaisuista, tai sitten vaihtoehtoisesti kotimaisesta muun alan tutkimuskirjallisuudesta. Kotimaisista lähteistä nostaisin esille Ari Häyrisen väitöskirjan Open Source Digital Heritage Digital Surrogates, Museums and Knowledge Management in the Age of Open Networks (2012), joka vaikkakin koskettelee museosektoria, niin sen huomiot ovat yhtälailla tärkeitä arkistosektorillakin. 5 Ks. esim. Kilkki 2010, 9-10.
8 Kotimaisesta tutkimuskirjallisuudesta nostaisin esille vielä pari teosta. Ensinnäkin Etlatieto Oy:n hankkeessa Uusi palvelutalous sekä Elinkeinoelämän Tutkimuslaitoksen ETLAn hankkeessa ICT, palveluinnovaatiot ja tuottavuus syntynyt teos Suuri hämmennys. Matti Lehden, Petri Rouvisen ja Pekka Ylä-Anttilan kirjoittamassa teoksessa käsitellään työtä ja tuotantoa digitaalisessa murroksessa. Olen käyttänyt kirjaa ennen kaikkea kuvaamaan sitä muutosta, jonka ICT-vallankumous on Suomessa ja maailmalla aiheuttanut. Viimeisimpänä, muttei suinkaan vähäisimpänä, kotimaisista teoksista mainitsen Martti Kerkkosen kirjan Suomen arkistolaitos Haminan rauhasta maan itsenäistymiseen. Kyseinen teos toimii päälähteenä luvuissa, joissa käsittelen arkistojen tietopalvelun varhaisia vuosia. Kotimaisia arkisto-alan oppikirjoja olen käyttänyt kuvaamaan käsittelemäni ajankohdan käsityksiä esimerkiksi automaattisen tietojenkäsittelyn mahdollisuuksista. Oppikirjat ovat varmasti kaikille arkistonhoitajille hyvin tuttuja, ja siten olleet vahvasti muovaamassa kulloinkin vallalla ollutta paradigmaa. Näistä oppikirjoista mainittakoon Pirkko Rastaan kirjoittamat klassikot Keskiasteen arkisto-oppi (1985) ja Arkistotoimi ja asiakirjahallinto (1991) sekä hieman tuoreempi, Jari Lybeckin toimittama, Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti (2006). Hieman vastaavalla tavalla olen koettanut saada ajankuvaa vanhoista arkistoalan aikakauskirjoista, kuten Liikearkisto-lehdestä (nykyinen Faili). Ulkomaiset lähteet ovat pääasiassa tieteellisiä artikkeleita, joita olen löytänyt Internetin artikkelitietokannoista tai arkistoalan aikakauskirjoista. Useimmat niistä käsittelevät niin sanottua Arkistot 2.0 ajatusta, joka on arkistosektorille tuotu käsite Web 2.0 tekniikoiden ja toimintamallien hyödyntämisestä arkistojen tietojärjestelmissä. Näistä mainittakoon Joy Palmerin artikkeli Archives 2.0: If We Build It, Will They Come sekä Marta Nogueiran Archives in Web 2.0: New Opportunities. Kumpaakin artikkelia voidaan pitää jo osittain vanhentuneena, mutta se ehkä osaltaan kuvastaa muutoksen etenemisnopeutta; perinteiset tieteelliset julkaisut eivät meinaa pysyä perässä. Kotimaassa aihetta on käsitellyt ennen kaikkea Jaana Kilkki, jonka Faili-lehdessä julkaistu artikkeli Tutkijasali-tilasta virtuaalitietopalveluun saattoi toimia jonkinlaisena alkukipinänä koko tämän opinnäytetyön kirjoittamiselle.
9 Tutkimuskirjallisuuden lisäksi käytän tutkielmassani lähteinä mm. eri arkistojen toimintakertomuksia sekä kehittämishankkeiden loppu- ja väliraportteja sekä muita julkaisuja. Näistä mainitsemisen arvoisia ovat Arkistolaitoksen ja Yksityisten keskusarkistojen vuosien 2009 ja 2010 isojen digitointihankkeiden loppuraportit sekä Outi Hupaniitun laatima tutkimus Tutkijoiden ääni ja sähköiset aineistot vuodelta 2012. Jälkimmäinen on niitä harvoja lähteitä, joissa tuodaan esille muistiorganisaatioiden asiakkaiden toiveet digitaalisten palveluiden osalta.
10 2. ASIAKIRJOJEN KERÄILYSTÄ DIGITAALIARKISTOIHIN 2.1. Asiakirjalähteiden keräily- ja julkaisutoiminta Arkistot ovat kautta olemassaolonsa palvelleet ensisijaisesti hallintoa, olipa kyse sitten julkishallinnosta tai yksityisestä toiminnasta. Arkiston tehtävä on ollut tukea asiakirjat luonutta tahoa, kuten esimerkiksi kirkkoa, hallitsijaa tai kauppiasta. Arkistoon päätyneet asiakirjat on säilytetty siksi, että niistä on ollut hyötyä hallinnolle. Vasta tieteellisen historiantutkimuksen syntymisen seurauksena on asiakirjoilla katsottu olevan laajempaakin yhteiskunnallista informaatioarvoa. 6 Suomessa valtiolliseksi keskusarkistoksi syntyi autonomian ajan alussa senaatin arkisto, johon Haminan rauhansopimuksen mukaisesti siirrettiin Suomea koskevat asiakirjat Ruotsin arkistoista. Senaatin arkisto sai ensimmäisen arkistonhoitajan vuoden 1817 alussa, mutta edelleenkin arkiston ainut tehtävä oli palvella keskushallintoa. Arkisto avattiin yleisön käyttöön vasta 1859, ja vuonna 1869 sen nimi muutettiin Valtionarkistoksi. 7 Historiantutkimuksen lähdeaineistona 1800-luvun alkuvuosikymmeninä käytettiin ensisijaisesti painettua kirjallisuutta, käsikirjoituksia, asiakirjajäljennöksiä sekä alkuperäisiä asiakirjoja. Yksityiset keräilijät pyrkivät keräämään historiallista aineistoa omiin kokoelmiinsa niin yksityisistä arkistoista kuin viranomaisarkistoistakin. Historiantutkimuksen lähdeaineistona käytettiinkin etupäässä näitä yksityisiä kokoelmia, eikä varsinaisia arkistolähteitä. Tutkimuksen käyttöön yksityisissä kokoelmissa olevia asiakirjoja saatiin entistä paremmin, kun niitä alettiin julkaista julkaisusarjoissa. Kirkollisten ja valtiollisten asiakirjojen julkaiseminen alkoi Ruotsissa vuonna 1829, kun valtionantikvaari J. G. Liljegren 6 Lybeck 2006, 205-214. 7 Kerkkonen 1988, 9-14,
11 käynnisti Diplomatarium Suecanumin toimittamisen. Siinä julkaistiin monia Suomessakin säilytettyjä asiakirjoja niin yksityisistä kokoelmista kuin myös julkisista arkistoista. 8 Suomalaisista tutkijoista Carl Axel Gottlund oli merkittävässä asemassa julkaistessaan Ruotsin valtionarkiston Suomen historiaa koskevia dokumentteja teoksissaan Otava I ja II vuosina 1828 ja 1832. Gottlund alkoi vuonna 1838 myös julkaista luetteloa keräämistään asiakirjoista ja käsikirjoituksista, ja vuonna 1860 senaatti lunasti Gottlundin asiakirjakokoelman valtiolle. 9 Liljegrenin ja Gottlundin aikakaudella kiinnostus asiakirjalähdepohjaiseen historiantutkimukseen oli selvästi jo alkanut, mutta toimintatapa oli vielä arkaaista metsästäjä-keräilyä. Arkistot eivät palvelleet tutkijoita asianmukaisilla tutkijasaleilla ja kattavilla arkistoluetteloilla, vaan tutkijat itse penkoivat Ruotsin kuninkaanlinnan pölyisiä kellareita ja ullakoita toiveenaan löytää mehukkaita asiakirjalöytöjä. Kukin tutkija keräsi näitä asiakirjahelmiä omiin kokoelmiinsa ja julkaisi niitä ehkä sitten omissa julkaisuissaan tai julkaisusarjoissa. Viranomaiset avasivat arkistonsa tutkijoille, ja samalla syntyi läheinen vuorovaikutussuhde arkistojen ja historiantutkijoiden välille. Toimintatapoja siirtyi myös tutkijoilta arkistonhoitajille, ja 1800-luvulla syntyikin niin sanottu historiantutkijanarkistonhoitajan käsite. Arkistonhoitajalla oli tiiviit suhteet tutkijayhteisöön ja hän itsekin piti julkaisutoimintaa keskeisenä osana työnkuvaansa. Historiantutkija-arkistonhoitajan perinne on säilynyt vahvana nykypäivään saakka, koska edelleenkin suuri osa meistä arkistonhoitajista on suorittanut historiantutkijan opinnot yliopistossa. Tuolloin 1800-luvun alkupuoliskolla ymmärrettiin siis jo alkuperäisasiakirjojen arvo historiantutkimuksessa, mutta ei ehkä vielä nykykielellä ilmaistuna asiakirjakokonaisuuksien eheyttä ja alkuperäisyyttä. Keräämällä rusinoita pullasta pystyttiin jo luomaan jonkinasteista kuvaa Ruotsin valtakunnan ja siinä sivussa myös Suomen alueen historiasta, mutta missään nimessä kattavaa kuvaa sillä menetelmällä ei saatu. Seuraavassa luvussa 8 Kerkkonen 1988, 9-27. 9 Kerkkonen 1988, 20-22.
12 kerrotaankin, kuinka arkistokokonaisuuksien luetteloinnilla pyrittiin systemaattisempaan ja kattavampaan kokonaiskuvaan. 10 2.2. Hakemistojen kehittäminen ja tutkijapalvelu Asiakirjojen keräily ja julkaiseminen oli toimintaa, joka alkuvaiheessa tapahtui yksityisten harrastelijoiden toimesta, mutta johon myöhemmin osallistuivat myös arkistoinstituutiot. Arkistoihin kertyneen aineiston kasvaessa syntyi tarve luetteloida, ja siten saada paremmin haltuun, säilytettävät asiakirjat. Suomessa tosin järjestämis- ja luettelointityön käynnistäjänä toimi Senaatin arkistossa tehty voudintilikirjojen kansilehtilöytö. Edvard Grönbladin mukaan kansilehdistä löydettyjä fragmentteja voitiin yhdistellä vasta kun koko tilikirja-aineisto oli järjestetty ja luetteloitu. Grönblad saikin senaatilta tehtäväkseen läpikäydä, järjestää ja luetteloida koko senaatin arkiston vanha osa. Grönbladin tehtävään sisältyi edelleen julkaisuperinteen mukaisesti tehtävä valikoida ja isänmaan hyväksi käyttää historian ja tilastojen kannalta huomion arvoista ainesta. 11 Vaikka järjestelytyön lähtölaukauksena asiallisessa mielessä toimikin kansilehtilöytö, oli sen aloittaminen kuitenkin aineiston kertyessä joka tapauksessa vääjäämätöntä. Logistisessa mielessä ajatellen vaatii tavaramäärän ja henkilöstön kasvu aina tehokkaampaa hallintajärjestelmää, koska aineiston hallinta ei voi olla enää yksittäisten ihmisten muistin varassa. Tutkimuskirjallisuudessa tällaisia käytännön sanelemia ratkaisuja, sekä niiden toteuttamisesta päättäneitä henkilöitä, pyritään usein vähän liikaakin glorifioimaan. Toki toiminnan vaikuttimena voi olla ideologista ja koulutuksellista taustaa, mutta useat seuranneiden vuosikymmenten aineistonhallintaa koskevat ratkaisut syntyivät hyvin käytännönläheisistä tarpeista. Arkistotoiminta Suomessa on perinteisesti ollut aina enemmän käytäntö- kuin teorialähtöistä. 10 Kerkkonen 1988, 9-35. 11 Kerkkonen 1988, 48-49.
13 1800-luvun aikana asiakirjojen määrä kääntyi räjähdysmäiseen kasvuun niin Suomessa kuin muuallakin maailmassa. Syynä tähän oli erityisesti hallinnon paisuminen ja eriytyminen. Seuranneesta tilanteesta Lybeck käyttää kirjassaan ilmaisua arkistointijärjestelmien kriisi. Sen seurauksena arkistotoimea jouduttiin tarkastelemaan entistä systemaattisemmasta näkökulmasta. Enää pelkkä historiallisesti mielenkiintoisten asiakirjojen keräily ja julkaiseminen eivät riittäneet. Asiakirjojen hallintaan oli kehitettävä aiempaa systemaattisempia apuvälineitä, kuten luokitteluja ja arkistokaavoja. 12 Edvard Grönblad ymmärsi, että järjestely- ja luettelointityö palveli paitsi fragmenttien kokoamista niin myös arkiston käyttäjäkuntaa. Syntyvät luettelot opastaisivat siten myös aineiston tulevia käyttäjiä. 13 En aio tässä käsitellä järjestämistyön edellyttämiä arkistoteoreettisia päätelmiä erityisesti provenienssiteorian soveltamista koska tutkimukseni näkökulma on arkistojen tietopalvelussa. Käyttäjän kannalta on oleellista tietää lähinnä luetteloiden laatimistapa ja sortteeraus. Luetteloita ryhdyttiin laatimaan organisaatiokohtaisesti, ei esimerkiksi aiheen mukaisesti tai aikajärjestyksessä. Senaatin arkistossa, joka vuonna 1869 muutettiin nimeltään Valtionarkistoksi, systemaattinen lähestymistapa aineiston hallintaan löi läpi Karl August Bomanssonin toimesta 1860-luvulla. Asiakirjojen epäjärjestys, ja monien aktien puuttuminen, vaativat enemmän huolenpitoa asiakirjojen säilyttämisestä. Bomansson sitoutui koko aineiston järjestämiseen ja luettelointiin sekä antoi ohjeet asiakirjojen lainaustoiminnasta. Tuolloin asiakirjojen käyttäjiä olivat pääasiassa senaatin ja eri virastojen virkamiehet, jotka tarvitsivat asiakirjoja omissa virantoimituksissaan. Bomanssonin toiminnan ansiosta Valtionarkisto pystyi ensimmäistä kertaa ottamaan haltuun oman aineistonsa. Toisin sanoen pitämään aineiston järjestyksessä, tietämään mitä aineistoja sillä oli hallussaan ja siten hoitamaan myös arkiston tietopalvelun luotettavasti. 14 12 Lybeck 2006, 214. 13 Kerkkonen 1988, 51. 14 Kerkkonen 1988, 73.
14 Grönbladin 1840-luvulla senaatin arkistossa aloittama järjestämistyö on säilynyt aivan keskeisenä toimintana kaikissa Suomen arkistoissa tähän päivään saakka ja on sitä varmasti vielä tulevaisuudessakin. Järjestämistyön periaatteetkin ovat pääsääntöisesti pysyneet samoina. Sen sijaan luettelointitietojen esittäminen aineistojen käyttäjille on vuosien saatossa muuttunut. Perinteinen arkistoluettelo on säilyttänyt asemansa ehkä keskeisimpänä tietopalvelun apuvälineenä jo 160 vuoden ajan. Luettelomuotoinen ja selkeästi jäsennelty paperinen arkistoluettelo on edelleenkin monissa tapauksissa käytettävyydeltään ylivertainen esittämisformaatti. Luettelomuotoinen hakemisto mahdollistaa arkistoaineiston viitetietojen nopean etsimisen ja selailun. Hyvin jäsennelty luettelo myös auttaa asiakasta visualisoimaan arkistokokonaisuutta mm. sarjanmuodostuksen, aineistomäärien ja ajallisen kerrostuneisuuden suhteen. Edellä mainittiinkin monta nykypäivän verkkopalveluiden suunnittelijalle tuttua termiä, kuten käytettävyys, jäsentely, haku- ja selauspalvelu sekä visualisointi. Voi siis perustellusti sanoa, että paperisen arkistoluettelon käyttöliittymä on huolellisesti suunniteltu ja siksi se onkin kestänyt aikaa erinomaisen hyvin. Perinteinen paperinen arkistoluettelo toimii erittäin hyvin ympäristössä johon se on suunniteltu, eli siis arkiston tutkijasalissa. Seuraavissa luvuissa käsitellään tarkemmin arkistoluettelon rajoitteita. Miksi se ei enää toimikaan ajasta ja paikasta riippumattomissa verkkopalveluissa. 2.3. Ensimmäiset digitaaliset palvelut Viimeistään 1980-luvun alkupuolella suomalaisessa arkistoalan kirjallisuudessa ryhdyttiin toden teolla kirjoittamaan automaattisen tietojenkäsittelyn mahdollisuuksista
15 asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa 15. Tuohon aikaan tietokoneet olivat jo monissa toimistoympäristöissä syrjäyttäneet perinteiset kortistot ja reikäkorttikoneetkin olivat jäämässä pois käytöstä. 1980-luvun alussa perinteisten keskustietokoneiden rinnalla alkoivat yleistyä henkilökohtaiset tietokoneet IBM PC:n johdolla. Ohjelmointi oli tuohon aikaan asia, jota pidettiin tietokoneiden käyttöön liittyvänä perustaitona, ja sitä opetettiin niin yliopistoissa kuin kansalaisopistoissakin. Arkistonhoitajien kiinnostus kohdistui aluksi automaattiseen tekstinkäsittelyyn, koska se helpotti arkistoluetteloiden kirjoittamista, mutta hieman myöhemmin jo tietokantasovelluksiin. 16 Tietokannat joissa niin sanottu relaatiomalli osoittautui potentiaalisimmaksi nähtiin aluksi lähinnä kortiston kehittyneempänä versiona ( kortisto 2.0 :na). Kortistojen tavoin tietokantaohjelmat mahdollistavat tiedon nopean etsimisen, mutta sen lisäksi ne mahdollistavat myös nopeamman päivittämisen ja raportoinnin. Ymmärrettiin arkiston viitetietojen käsittelyn helpottuminen tietokantaohjelmiston avulla. Havainnollistan tuon aikakauden kehitystä yhden esimerkin avulla. Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto sai ensimmäisen tietokoneensa vuonna 1984, jonka jälkeen aloitettiin valtakunnallisen yritysarkistotietokannan suunnittelu. Työn tuloksena julkaistiin vuosina 1987 ja 1988 Suomen yritysarkisto I ja II. Toisin sanoen ensimmäistä tietokonetta hyödynnettiin sähköisenä kortistona, joka helpotti aineiston viitetietojen hallintaa ja mahdollisti kahden yleisluettelon julkaisun. 17 15 Ks. esim. Rastas 1985, 171-181. 16 Hyvän kuvan asiakirjahallinnon sähköistymisestä saa 1980-luvulla tehdyistä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tutkintojen opinnäytetöistä. Esimerkkinä Pirjo Koposen Imatran Voima Oy:n asiakirjahallinnosta tekemä tutkielma Meillä on Basis! sekä Martti Meurosen tekemä tutkielma ATK:n hyväksikäytöstä Suomen Yhdyspankin asiakirjahallinnossa. 17 Elkan toimintakertomukset 1984, 1987 ja 1988; Lakio 1984, 4-5.
16 Kuva 1. Arkistonjärjestäjä Jari Lehtonen luetteloimassa arkistoa Elkan ensimmäisellä tietokoneella. kesällä 1984 ELKA siirtyi atk-kauteen. Mikrotietokonetta käytetään erilaisten rekisterien ja hakemistojen laadintaan, joiden avulla voidaan entistä nopeammin ja tarkemmin saada tarvittavat tiedot. Tässä yhteydessä on syytä korostaa sitä, että tiedostojen siirto atk:n avulla käsiteltäväksi on vasta alussa ja osittain vielä suunnitteluasteella, mutta vähitellen asiassa päästään eteenpäin. Tarkoituksena on valtionarkiston kanssa yhteisesti sovittavalla tavalla ryhtyä kokoamaan keskeisiä tietoja yritysarkistoista, niiden sijainnista, laajuudesta, järjestyksestä, käytettävyydestä jne. 18 Ensimmäiset tietokoneet ja niiden tietokantasovellukset olivat kuitenkin tiukasti vielä arkistonhoitajien työkaluja. Asiakkaita ei niiden äärelle päästetty, vaan tietopalvelu hoidettiin edelleen tietokannasta koostettujen paperiluetteloiden avulla. 1990-luvulla tietokoneet yleistyivät arkistoissa ja niiden ohjelmistot kehittyivät. Ohjelmointi ei ollut enää käsityötä, koska valmiita kaupallisia ohjelmistoja oli tarjolla yhä enemmän. Yleisimpinä olivat tietenkin Windows-käyttöjärjestelmä sekä erilaiset tekstinkäsittelyohjelmat, kuten Teko ja 18 Lakio 1984, 4-5.
17 WordPerfect. Tutkijasaleihin voitiin nyt asentaa erillisiä asiakaspäätteitä, joiden avulla asiakkaat pystyivät itse suorittamaan tiedonhakuja tietokannasta. 19 Suurin muutos tapahtui kuitenkin tietoliikenteessä, kun Internetin käyttö yleistyi 1990-luvun puolivälin tienoilla räjähdysmäisesti 20. Tietoverkkoja kehitettiin aluksi eri maiden sotilasorganisaatioiden käyttöön ja myöhemmin ne yleistyivät ennen kaikkea yliopistomaailmassa. 1990-luvulla myös tavalliset ihmiset pääsivät hyödyntämään tietoverkkoja, kun toiminta kaupallistettiin. Vuosikymmenen jälkipuoliskolla arkistojen tietokantoja alettiin siirtämään tietoverkkoon, jotta asiakkailla olisi mahdollisuus tutustua viitetietoihin esimerkiksi työpaikaltaan tai kotoaan käsin 21. Muutamaa vuotta myöhemmin ilmestyivät kattavammat ja kehittyneemmät arkistotietokannat, kuten esimerkiksi kuvassa 2 näkyvä Arkistolaitoksen VAKKA. 19 Ks. esim. Rastas 1991, 134-145; Samanlainen kehityskulku on ollut myös museosektorilla. Häyrinen 2012, 47. 20 Lehti, Rouvinen & Ylä-Anttila 2012, Kuvio 2.2, 43. 21 Elkan vuoden 1997 toimintakertomuksen mukaan Yksityiset keskusarkistot saivat kyseisenä vuotena Opetusministeriön myöntämällä Suomi tietoyhteiskunnaksi määrärahalla ensimmäiset Internet-sivustonsa. Sen lisäksi Elka ja muutama muu arkisto sai samana vuonna ensimmäiset sähköiset hakemistonsa julkaistuksi. Elka hoiti kyseisen projektin hallinnoinnin ja taloudenpidon.
18 Kuva 2. VAKKA-arkistotietokannan tarkennettu haku. Tuonaikaiset Internet-yhteydet olivat nykymittapuun mukaan hyvin hitaita. 2000-luvulla tiedonsiirtonopeudet ovat moninkertaistuneet ja esimerkiksi 3G-verkon rakentamisen myötä on mahdollistanut nopeat mobiiliyhteydet ja nopeat Internet-yhteydet myös syrjäseuduilla. Tietoliikenneyhteyksien nopeutuminen on näkynyt selvästi Internet-sivujen graafisen ilmeen kehittymisessä sekä monissa uudenlaisissa verkkopalveluissa. Esimerkiksi reaaliaikaisen liikkuvan kuvan siirtäminen verkossa oli 1990-luvulla vielä kaukaista unelmaa, mutta YouTuben, Yle Areenan ja muiden verkkopalveluiden myötä nykyisin täysin arkipäivää.
19 2.4. Digitaaliset arkistot ja digitaalisen aineiston kasvu Sähköisiä arkistoja ei Suomessa lähdetty rakentamaan ensiksi syntysähköisille aineistoille mikä voi monen mielestä tuntua oudolta vaan digitoiduille analogisille asiakirjoille. Halvat skannerit ja kehittyneet digitointimenetelmät saivat 2000-luvun ensimmäisellä vuosikymmenellä aikaan varsinaisen digitointibuumin, joka huipentui vuosina 2008 2010 elvytysrahoilla toteutetuissa jättidigitointihankkeissa. 22 Osaltaan tätä digitointibuumia oli käynnistämässä EU-tasolla sekä kansallisesti julkaistut poliittisen ohjelmat, jotka koskivat kulttuuriaineistojen digitointia ja sähköistä saatavuutta. Osittain näiden isojen hankkeiden ja virheellisen uutisoinnin takia suuren yleisön keskuuteen levisi käsitys, että kohta kaikki kulttuuriaineistot saatavissa digitaalisessa muodossa. Se, miksi sähköisiä arkistoja lähdettiin ensiksi rakentamaan digitoiduista asiakirjoista eikä syntysähköisistä tiedostoista, johtuu ensisijaisesti arkistojen pitkistä siirtoajoista. Asiakirjat luovutetaan useimmiten arkistoon vasta vuosikymmeniä niiden laatimisen jälkeen. Siten arkistot elävät jatkuvasti menneisyydessä, ja vasta nyt 2010-luvulla, ollaan tarttumassa syntysähköisten aineistojen arkistointiin. Sähköisiä arkistoja oli siis luotava sellaisesta aineistosta, jota oli valmiiksi saatavilla eli vanhoista paperiasiakirjoista, valokuvista, kartoista, piirustuksista ja audiovisuaalisista tallenteista. Ensimmäiset sähköiset arkistot olivat luonteeltaan pikemminkin digitaaliarkistoja, jotka rakennettiin perinteisten arkistotietokantojen päälle lisäämällä metatietojen yhteyteen skannaamalla luotuja digitaalisia objekteja. 23 22 Digitointihanke 2010 loppuraportti, 3. 23 Yksi esimerkki tällaisesta päälle liimatusta tavasta esittää digitaalisia objekteja on vuonna 2002 julkaistu Elma-arkistotietokanta, jonka asiakirjanäkymään ja erillisrekistereihin on mahdollista lisätä esikatselukuvia tai pdf-tiedostoja.
20 Kuva 3. Elma-arkistotietokannan luettelonäkymä. Elmassa on mahdollista lisätä digitaalisia tiedostoja arkistoyksiköiden yhteyteen sekä erityismateriaalirekistereihin. Jälkiviisaus ei tunnetusti ole viisautta, mutta mielestäni tässä asiassa on edetty niin sanotusti peräpää edellä puuhun. Ensiksi olisi tullut ratkaista syntysähköisen aineiston talteen saaminen ja koettaa minimoida kuuluisaa digitaalisen ajan mustaa aukkoa. Uudemman aineiston käyttötarve on yleensä myös suurinta, joten sen avulla olisi helposti rakennettu tietoyhteiskunnan sähköisiä palveluita ja samalla ehkä jopa korotettu arkistojen yhteiskunnallista merkittävyyttä ja vaikuttavuutta. Tästä arkistojen suoranaisesta epäonnistumisesta luoda ajoissa luotettavia digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen ratkaisuja ei
21 voi ainakaan syyttää ongelman tiedostamattomuutta. Aihetta nimittäin käsitellään jo Pirkko Rastaan kirjoittamassa Keskiasteen arkisto-opissa. 24 Relaatiotietokantoihin liitettyjen digitaalisten objektien lisäksi on rakennettu runsaasti myös erillisiä sovelluksia digitoitujen aineistojen jakelua varten. Näistä tunnetuimpia lienevät Arkistolaitoksen Digitaaliarkisto, Kansalliskirjaston Historiallinen sanomalehtikirjasto sekä Suomen Sukuhistoriallisen Yhdistyksen Digiarkisto. 25 Näitä kuten arkistotietokantojakin on yleensä vaivannut hyvin heikko käytettävyys. Hupaniitun tutkimuksessa SSY:n digiarkisto oli ainut, joka selvisi käyttäjien arvioinnista puhtain paperein. Kaikista muista järjestelmistä löytyi enemmän tai vähemmän yleensä enemmän huomautettavaa. Esimerkiksi Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston ElkaD-sovellusta on nimetön historian jatko-opiskelija kuvannut sanoilla järjestelmä täysin mahdoton. 26 Arkiston työntekijöiden mielestä hyvin järkevältä ja loogiselta tuntuva tietojärjestelmä voi asiakkaan näkökulmasta olla täysin käsittämätön. Arkistonhoitaja koettaa hallinnoida aineistoa ja sen takia ryhmitellä niitä aiheen tai (useimmiten) asiakirjatyypin mukaisesti. Asiakas taas yrittää etsiä näistä formaaleista, mutta usein mitäänsanomattomista, rakenteista itseään kiinnostavia asiasisältöjä. Asiakaslähtöinen toimintatapa on paljon toistettu korulause, mutta arkistoissa tietojärjestelmät on perinteisesti tehty henkilökuntaa varten. Ei siis ihme, että käyttäjien tekemä järjestelmä erottui käytettävyydeltään ylivertaiseksi verrattuna ns. virkatyönä tehtyihin järjestelmiin verrattuna. 27 Nämä sähköiset järjestelmät ovat luonnollisesti hyvin tärkeä osa tämän tutkimuksen sisältöä, koska niiden avulla toteutetaan suuri osa arkistojen tietopalveluista nykypäivänä ja tulevaisuudessa. Järjestelmien kehittämistä sekä niiden sisältämien aineistojen hankkimista käsitellään siis vielä useissa luvuissa tutkimuksen myöhemmillä sivuilla. 24 Rastas 1985, 177-179. 25 Hupaniittu 2012, 26. 26 Hupaniittu 2012, 27-34. 27 Hupaniittu 2012, 27-34; Aihetta on käsitellyt myös Jukka Liukkonen ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon lopputyössään Elkan arkistotietokanta-sovelluksen käytettävyystutkimus (2011).
22 2.5. Perinteisen tietopalvelun nykyiset muodot Edellisissä luvuissa käsiteltiin lyhyesti arkistojen asiakaspalvelun kehittymisen eri vaiheita ja toimintamuotoja. Tässä luvussa erittelen ensiksi, että millaisina nämä tietopalvelun perinteiset muodot näyttäytyvät tänä päivänä arkistojen asiakaspalvelussa. Sen jälkeen analysoin kyseisiä palveluita niiden toimintamallin mukaisesti. Nykyäänhän asiakaspalvelut rakentuvat tutkimuksen kohteena olevissa arkistoissa melko samalla tavalla ja koostuvat pääsääntöisesti seuraavista osioista: 1) Tutkijasalipalvelut, 2) kaukolainapalvelut, 3) kirjastopalvelut, 4) selvityspalvelut, 5) jäljenne- ja kopiopalvelut, 6) näyttelytoiminta, 7) julkaisutoiminta ja 8) esittelyt vierailuryhmille. 28 Julkaisutoiminta ei tosin nykyisin tarkoita enää yksittäisten asiakirjojen tai paperisten hakemistojen julkaisua, vaan yleensä sähköisiä julkaisuja ja erinäisten hankkeiden loppuraportteja. Esimerkiksi Arkistolaitos on viime vuosina julkaissut useita verkkonäyttelyitä, joista mainittakoon vaikkapa Asiakirjanäyttely Titanic 100 vuotta. Hyvin perinteistä arkistojen tietopalvelua on myös tutkijasaliasiakkaiden palvelu sekä selvitysten laadinta. Arkistolaitos jakaa selvityksensä kahteen luokkaan virallisiin tarkoitukseen tuleviin julkisoikeudellisiin selvitykseen sekä muihin maksullisiin selvityksiin. Yksityisillä arkistoilla tällaista jaottelua ei ole, vaan kaikki selvitykset käsitellään maksullisina selvityksinä. Tosin useimmissa arkistoissa tiedonetsinnän ensimmäisestä puolesta tunnista ei veloiteta, vaan kysymys kirjataan siinä tapauksessa vain tiedusteluksi. 29 Tutkijasaliasiakkaiden ja selvitysten tilaajien palvelemiseen sisältyy useasti myös jäljenne- ja kopiointipalveluita, jotka nykypäivänä useimmiten tarkoittavat digitaalisten jäljenteiden ottamista. Samoin kaukolainapalvelut ja arkistojen kirjastopalvelut kohdistuvat fyysisesti tutkijasaliin saapuvaan asiakkaaseen kaukolainojen tapauksessa tietysti asiakas asioi vaan toisen arkiston tutkijasalissa. Monet arkistot harrastavat edelleen myös melko aktiivista näyttelytoimintaa, vaikkakin näyttelytoiminnan painopiste on alkanut siirtymään digitaaliseen 28 Ks. esimerkiksi Arkistolaitoksen verkkosivut http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/. 29 Ks. esimerkiksi Keskustan ja maaseudun arkiston verkkosivut http://www.keskusta.fi/suomeksi/kma/palvelut.iw3.
23 muotoon. Silti edelleen esimerkiksi Kansallisarkistolla on aktiivista näyttelytoimintaa, samoin kuin esimerkiksi Päivälehden arkistolla yhdessä Päivälehden museon kanssa. Vuosittaiset Arkistojen päivän näyttelyt keräävät monessa arkistossa paikalle kiinnostunutta yleisöä. Arkistojen näyttelytoimintaa ei tulisi suinkaan väheksyä, kuten ei myöskään arkistoissa vierailevia ryhmiäkään, sillä niiden avulla on mahdollista tavoittaa sellaisia asiakasryhmiä, jotka eivät muuten ehkä arkistoon tietään löytäisi. Edellä on lyhyesti kuvattu useimpien arkistojen palveluvalikoimaan sisältyvät asiakaspalvelut. Nämä edellä mainitut palvelut voisi ryhmitellä vielä isompiin joukkoihin sillä tavalla, että tutkijasali-, kaukolaina- ja kirjastopalvelut muodostavat fyysisen lainauspalvelun kokonaisuuden. Selvitys-, jäljenne- ja digitointipalvelut taas edustavat käyttäjäkohtaista ondemand palvelua, jossa yksittäiselle käyttäjälle tarjotaan tämän tarvitsemaa palvelua yleensä maksua vastaan. Tästä kategoriasta voitaisiin käyttää vaikkapa termiä tilauspalvelut. Tämän tutkimuksen kannalta olennaisin kategoria on kuitenkin näyttely- ja julkaisutoiminnan muodostama kokonaisuus, varsinkin jos julkaisutoimintaan lasketaan kuuluvaksi myös tietokantojen, hakemistojen ja digitaalisten aineistojen julkaisu- ja ylläpitotoiminta. Nämä palvelut eivät ole luonteeltaan suoraa asiakaspalvelua, vaan niitä käytetään itsepalvelun periaatteella. Arkistojen tarjoamia palveluita voi tietysti luokitella monella eri tavalla, mutta tässä tutkimuksessa käyttämäni tapa on laadittu palvelun toimintamallin perusteella. Esimerkiksi selvitystä tai digitointitilausta tehdessään asiakas ulkoistaa työsuoritteen tekemisen arkiston henkilökunnalle. Näyttely- ja julkaisutoiminta taas edustavat kokonaan itsepalveluperiaatetta. Fyysiset lainauspalvelut sijoittuvat näiden kahden välimaastoon ollen luonteeltaan lähinnä avustettua itsepalvelua.
24 Taulukko 1. Arkistopalveluiden kategorisointi palvelutilanteen toimintamallin perusteella. Palvelukategoria Alatyypit Palvelun toimintamalli (Fyysiset) lainauspalvelut Tutkijasalipalvelu Avustettu itsepalvelu Kaukolainapalvelu Kirjastopalvelu Näyttely- ja julkaisutoiminta Näyttelytoiminta Itsepalvelu Julkaisutoiminta Verkkopalvelut Tilauspalvelut Selvityspalvelut Digitointipalvelut Jäljennepalvelut Tilauspalvelu Edelleen voidaan arvioida sitä, kuinka tiiviissä yhteydessä asiakas on palvelun aikana arkiston henkilökuntaan ja arkistoon fyysisenä instituutiona. Esimerkiksi tutkijasaliasiakas tekee itsenäistä tutkimustyötä, mutta hän on kuitenkin fyysisesti arkiston tiloissa ja suorassa kontaktissa arkiston henkilökunnan kanssa. Tilauspalveluiden toimeksianto tapahtuu useimmiten puhelimella tai sähköpostilla, jolloin kontakti henkilökuntaan ja vähäisemmäksi, eikä asiakas myöskään fyysisesti vieraile arkiston tiloissa. Julkaisutoiminnan ja verkkopalvelun asiakkailta puuttuu kontakti arkistoon ja henkilökuntaan lähes kokonaan. Kaaviossa 1. on havainnollistettu tämä sama asia nelikentän avulla:
25 Kaavio 1. Palvelukategoriat ryhmiteltynä nelikenttään toimintamallin ja henkilökuntakontaktien mukaisesti. Nelikentän vasemmassa alakulmassa näkyvä julkaisupalveluiden kategoria on se asia, joka verkkopalveluiden kehittämisessä on viime vuosina puhuttanut. 30 Lainauspalveluiden asiakkaalle tutkijasalin päivystäjä oli se portinvartija, joka osasi neuvoa asiakkaan tutkimustyönsä alkuun ja neuvoa ongelmatilanteissa. Päivystäjä oli myös henkilö, joka osasi 30 Ks. esim. Kilkki 2010, 9-11.
26 valottaa aineiston kontekstia ja ottaa kantaa mahdollisiin virheisiin tai puutteisiin. Tätä kynnystä madaltamaan on esimerkiksi Arkistolaitos julkaissut Portti palvelunsa. 31 Tämän tutkimuksen kolmannessa pääluvussa syvennytään tarkemmin sähköisten palveluiden kehittämiseen ja uuden tekniikan tarjoamiin mahdollisuuksiin. Yksi keskeinen asia kaikissa uusissa digitaalisissa palveluissa on vuorovaikutteisuus, sosiaalisuus ja jakaminen. Jo tässä yhteydessä on kuitenkin hyvä huomioida, että sosiaalisesta mediasta levinneet toimintamallit eivät välttämättä lisää vuorovaikutusta arkiston ja asiakkaiden välillä, vaan asiakkaiden keskinäistä vuorovaikutusta. Avoin digitaalinen tietoverkko on siis kuin tuhatpaikkainen tutkijasali, jossa asiakkaat voivat vapaasti keskenään jakaa, muokata ja kommentoida aineistoa ilman että arkistonhoitajalla on keinoja kontrolloida tilannetta. Tämä on asia, joka herättää runsaasti huolestuneisuuttakin ammattikuntamme keskuudessa. 31 Kilkki 2010, 11.
27 3. KOHTI AVOINTA DIGITAALISTA KULTTUURIA 3.1. Sanastopohjaiset ontologiat Semanttinen verkko tai web, kuten se yleensä kirjoitetaan on älykäs tietoverkko, jossa myös tietokoneet ymmärtävät tiedon merkityksen. Perinteisesti tietoverkossa tietokoneet ovat ainoastaan välittäneet tietoa, ja tiedon merkityksen ja kontekstin ymmärtäminen on jäänyt käyttäjän tehtäväksi. Semanttisessa verkossa sen sijaan tietoa voidaan tulkita koneellisesti, joten se mahdollistaa entistä parempien ja keskenään yhteentoimivampien sisältöpohjaisten verkkosovellusten kehittämisen. 32 Ontologia taas on filosofian osa-alue, joka tutkii ja kategorisoi olemassaoloa. Ontologioita hyödynnetään myös tietojenkäsittelytieteissä, jossa niiden avulla pyritään kuvaamaan käsitteitä ja niiden välisiä suhteita. Semanttisen verkon kehittämisessä ontologioilla on keskeinen rooli, koska niiden avulla on mahdollista luoda koneluettavia sanastoja 33. Muistiorganisaatioissakin on ymmärretty semanttisen verkon ja erityisesti sanastopohjaisten ontologioiden hyödyntäminen tiedonhaussa. Kirjastoilla, arkistoilla ja museoilla on kaikilla suuria tietomassoja, joiden tehokas hyödyntäminen on haasteellista. Perinteisesti niitä on hallittu luokitteluiden avulla sekä liittämällä kuvailutietoihin asiasanoja sisältöhakuja varten. Esimerkiksi Antti Juutilaisen kirjoittamalle teokselle Mottien maa on voitu kirjastossa antaa asiasanoiksi Suomi, talvisota, sodanjohto ja sotatoimet. Tällöin käyttäjän on helppo päätellä, että kirja kertoo talvisodan mottitaisteluista eikä polttopuiden teosta. 32 Hyvönen 2008, 1. 33 Hyvönen 2005, 1-2.
28 Tietokoneelle asiasanat ovat pelkästään merkkijonoja, eikä se ymmärrä niiden merkitystä tai keskinäisiä suhteita, ellei sitä opeteta ymmärtämään 34. Opettaminen tapahtuu siten, että käsitteiden välille luodaan suhteita koneluettavassa muodossa. Tällöin tietokonekin ymmärtää, että talvisota liittyy esimerkiksi toiseen maailmansotaan ja Moskovan rauhaan, ja voi ehdottaa käyttäjälle muita relevantteja hakutuloksia. Ohessa on esimerkki suomalaisesta sanastopohjaisesta ontologiapalvelusta. Kuva 4. Yleinen suomalainen ontologia YSO Lähde: http://onki.fi/fi/browser/overview/yso Muistiorganisaatiot ovat perinteisesti käyttäneet asiasanastoja aineiston kuvailussa. Kontrolloitujen sanastojen käyttäminen yhtenäistää tiedon indeksointia ja siten parantaa 34 Hyvönen 2005, 2-3.
29 aineiston löydettävyyttä ja saantia 35. Merkityksen perusteella organisoituja asiasanastoja kutsutaan tesauruksiksi, ja niitä voidaan pitää myös eräänlaisina ontologisina kuvauksina maailmasta. Viimeisen kymmenen vuoden aikana monia tesauruksia onkin lähdetty kehittämään ontologioiksi. Suomessa tätä työtä on tehnyt erityisesti FinnONTO hanke, joka on vastannut mm. keskeisten kansallisten ontologioiden kehittämisestä. Näistä tärkein on yläontologiaksi aiottu Yleinen suomalainen ontologia YSO, joka pohjautuu Kansalliskirjaston ylläpitämään Yleiseen suomalaiseen asiasanastoon YSA. Tarkempien alakohtaisten ontologioiden on tarkoitus linkittyä YSOon ja muodostaa yhdessä suomalaisten ontologioiden verkoston. 36 Yleistä suomalaista ontologiaa sekä FinnONTO hanketta käsitellään tarkemmin esimerkkitapauksissa tämän tutkimuksen neljännessä luvussa. 3.2. Tiedon yhdisteleminen Eri tietolähteistä saatavan datan yhdisteleminen on nykypäivänä hyvin tärkeä ja ajankohtainen asia, joten sitä käsitelläänkin nyt kahdessa seuraavassa luvussa. Ensimmäiseksi käsittelyyn otan muistiorganisaatioiden tietojärjestelmät ja niissä olevan tiedon yhdistelemisen. Seuraavassa luvussa taas käsitellään julkisten tietovarantojen avaamista sekä niissä järjestelmissä olevan tiedon hyödyntämistä. Mika Nyman on kirjoittanut eri sukupolvien kulttuuriperinnön tietojärjestelmistä Mikkelin ammattikorkeakoulun Viva3 projektin julkaisussa Muistilla on kolme ulottuvuutta. Nymanin mukaan muistiorganisaatioiden ensimmäisen sukupolven digitaaliset järjestelmät painottuivat organisaatioiden omien kokoelmien luettelointitietoihin. Niiden tehtävä oli kertoa, että jokin aineisto on organisaation hallussa tai omistuksessa. Luettelointitietoja käytettiin myös tiedonhaussa ja esineiden tai asiakirjojen paikallistamisessa. 37 35 Hyvönen 2005, 1. 36 FinnONTO-hankkeen Internet-sivut. 37 Nyman 2012, 14.
30 Nymanin mukaan toisen sukupolven järjestelmät yhdistelevät eri organisaatioiden (ensimmäisen sukupolven) järjestelmistä saatavaa tietoa, jolloin saadaan kansallisia, kansainvälisiä tai jopa maailmanlaajuisia hakemistoja. Esimerkkeinä toisen sukupolven järjestelmistä Nyman käyttää kulttuuriperintöportaali Europeanaa ja kirjastotietokanta WorldCat:ia. Tyypillistä toisen sukupolven järjestelmille on se, että ne sisältävät massiivisia määriä metadataa, joka on kuitenkin sisällöltään suppeaa. 38 Kolmannen sukupolven järjestelmät ovat Nymanin mukaan säilyttäneet ensimmäisen sukupolven kyvyn taata luettelointitietojen autenttisuuden ja toisen sukupolven tavoin ovat linkittyneet kulttuuriperintöalan kansainvälisiin infrastruktuureihin. Edellä mainittujen seikkojen lisäksi kolmannen sukupolven järjestelmien tulisi metatietojen lisäksi sisältää myös alkuperäisaineistoja ja niiden korkealaatuisia representaatioita. Kolmannen sukupolven vaatimuksiin kuuluvat keskeisesti myös avointen rajapintojen hyödyntäminen, avoin data, avoimen saatavuuden edistäminen sekä käsitteistöjen semanttinen yhdenmukaistaminen. 39 Arkistosektorilla Nymanin luokittelua käyttäen toisen sukupolven tietojärjestelmiksi laskettavat metatietojen yhdistämispalvelut alkoivat yleistyä 2000-luvulla. Sellaiseksi voidaan luokitella esimerkiksi Yksityisten keskusarkistojen yhteisrekisteri, joka kerää yhteen paikkaan yhdeksän eri yksityisen keskusarkiston arkistoaineiston luettelointitiedot. 40 Toisen sukupolven järjestelmäksi voitaneen laskea myös kahden arkiston (Työväen arkiston ja Kansan arkiston) ja kuuden museon yhteinen Arjen historia verkkoportaali. 41 Se toki sisältää pelkkien viitetietojen lisäksi myös esikatselukuvia valokuvista ja esineistä, mutta Nymanin tarkoittamista korkealaatuisista representaatioista ei kuitenkaan ole kyse. Sen sijaan caseesimerkeissä käsiteltävä Kansallisen Digitaalisen Kirjaston asiakasliittymä on vaikeammin luokiteltava tapaus. Ehkäpä aika tulee kertomaan, tullaanko se lukemaan toisen vai kolmannen sukupolven kulttuuriperinnön tietojärjestelmäksi. 38 Nyman 2012, 14. 39 Nyman 2012, 17-23. 40 www.yksityisetkeskusarkistot.fi. 41 www.arjenhistoria.fi.
31 3.3. Julkisten tietovarantojen linkittäminen Julkisten tietovarantojen hyödyntäminen on yksi tämän päivän puhutuimmista asioista informaatio- ja viestintäasioiden kanssa työskentelevien keskuudessa. Sillä tarkoitetaan julkisrahoitteisten ja julkisen sektorin hallinnoimien digitaalisten tietoaineistojen vapauttamista uudelleenkäyttöön. Suomen hallitus teki vuonna 2011 periaatepäätöksen tietoaineistojen saatavuuden ja uudelleenkäytön lisäämisestä yhteiskunnan kaikilla alueilla. Päätöksen taustalla vaikuttivat Euroopan Unionissa tehdyt periaatepäätökset ja direktiivit, niistä tärkeimpinä julkisen datan kaupalliseen hyödyntämiseen tähtäävä PSI direktiivi sekä paikkatietojen yhteiskäyttöä koskeva INSPIRE direktiivi. 42 Julkisten tietovarantojen hyödyntäminen on tutkimusaiheeni kannalta relevantti oikeastaan kahtakin eri kautta. Ensinnäkin kaikki arkistoissa julkisrahoitteisesti tehtävä kuvailu, luettelointi ja digitointi synnyttävät digitaalisia tietovarantoja, joita tämä hallituksen periaatepäätös koskee. Toiseksi arkistot voivat omia tietojärjestelmiä kehittäessään pyrkiä hyödyntämään muualla julkisin varoin kerättyjä tietoaineistoja. Julkisin varoin toimivan arkiston on siis tarvittaessa luovutettava metatietonsa käyttö- ja näyttörajoituksiin liittyvien rajoitteiden puitteissa tietenkin kolmansille osapuolille, jotka voivat hyödyntää aineistoa myös kaupallisesti. 43 Arkisto ei siis voi mustasukkaisesti omia kuvailu- ja luettelointitietoja vain itselleen, koska ne ovat julkisin varoin tuotettuja. Tämä voi asettaa ongelmia sellaisille muistiorganisaatioille, jotka hyödyntävät tai suunnittelevat tulevaisuudessa hyödyntävänsä metatietojaan kaupallisesti. Periaatteessa tämän saman pitäisi koskea myös digitaalisia objekteja, esimerkiksi digitoituja valokuvia, mutta edelleen lähes kaikki muistiorganisaatiot perivät kuva-aineistojensa käyttämisestä julkaisumaksuja. 42 Ehdotus valtioneuvoston periaatepäätökseksi julkisen sektorin digitaalisten aineistojen saatavuuden parantamisesta ja uudelleenkäytön edistämisestä 2011, 1.; Johdatus tietovarantojen avaamiseen 2010, 50. 43 Tämä periaate on arkistosektorilla kirjattu esimerkiksi Arkistokuvailun kansallisen kehittämisen viitekehykseen, 9-10.
32 Muualla tuotettujen julkisten tietovarantojen hyödyntäminen muistiorganisaatiokentän tietojärjestelmissä toisi kirjastoille, arkistoille ja museoille suuria hyötyjä. Esimerkiksi monet auktoriteetti- ja paikkatietoasiat voitaisiin keskitetyllä tavalla ratkaista huomattavasti tehokkaammin. Yksi käytännön esimerkki on Patentti- ja rekisterihallituksen sekä Verohallinnon yhdessä ylläpitämä Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, josta löytyy ajan tasalla oleva rekisteritieto yrityksistä ja säätiöistä. Vielä hyödyllisempää olisi tietysti Väestörekisterikeskuksen Väestörekisterijärjestelmässä olevien henkilötietojen saaminen muistiorganisaatioiden käyttöön. Tässä törmätään kuitenkin heti erääseen toiseen nykyyhteiskunnan megatrendiin, nimittäin pyrkimykseen anonyymiyteen ja henkilötietojen salaamiseen. Julkisten tietovarantojen avaaminen ja niiden uudelleenkäyttö on hieno ja kannustettava periaate, mutta en usko sen kuitenkaan aiheuttavan kovin suuria mullistuksia Suomessa. Ensinnäkin viranomaisten tietovarannot ovat hyvin siiloutuneet, eikä tieto tahdo liikkua järjestelmien välillä, joten tuskin kovin helposti ulospäinkään. Toisekseen on hyvin työlästä miettiä, mikä on niin julkista tietoa, että sen voi vapaasti julkaista. Esimerkiksi juuri henkilötietoihin liittyvien käytänteiden kiristyminen lisää ongelmia. Arkiston asiakirjoista on hyvin vaikeaa löytää sellaisia, jotka eivät lainkaan sisältäisi jonkinlaisia henkilötietoja. Sama koskee varmasti viranomaisten aktiivikäytössä olevia tietojärjestelmiäkin. Jos taas ulospäin annettavaa tietoa lähdetään saksimaan arkaluonteisten tietojen osalta, käy helposti niin, että koko tietoaineiston käyttöarvo vesittyy. Julkisten tietovarantojen avautumisen suurin hyöty muistiorganisaatioille koskee varmaankin tiettyjen tukipalveluiden käyttöä yhteiskäyttöportaaleissa. Esimerkiksi Kansallisen Digitaalisen Kirjaston asiakasliittymään voidaan integroida ulkopuolisia palveluita, jotka helpottavat esimerkiksi aineiston haussa. Toisaalta kyllä yksityisten sovelluskehittäjien tabletti- ja älypuhelinympäristöihin tekemät, käytettävyydeltään hyvin toimivat, applikaatiot voivat tuoda monia positiivisia asioita arkistoille ja lisätä niiden tunnettavuutta ja vaikuttavuutta.