1 (45) Palvelustietojen ilmoittaminen valtion palvelusrekisteriin (PSR) 2013 Valtiotyönantajat ja yliopistot sekä seuraavat erityisryhmät: Itämeren merellisen ympäristön suojelukomissio, pohjoismaiset instituutit, Pohjoismaiden Investointipankki, Saamelaiskäräjät, Tieteellisten seurain valtuuskunta ohjeisiin tehdyt päivitykset sivu Valtion eläkeasioiden hoitoon liittyvien tehtävien siirto 9 Valtiokonttorista Kevaan 1.1.2013 alkaen Yliopistojen ulkomailla työskentelevän henkilökunnan sosiaaliturva 11 1.1.2010 alkaen Palvelusrekisteriin ilmoitettavat palvelukset tulkintamuutos 18 18-vuotiaalle takautuvasti maksettuihin ansioihin Toimeksianto- tai konsulttisopimukset tai muut vastaavat järjestelyt - 21 tulkintamuutos Takautuva työkyvyttömyyseläke ohjeistus tietojen ilmoittamisesta 32 palvelusrekisteriin Ammattikoodi rekisteröinnin perusteella 37 ilmoitetuissa palveluksissa 33 Toimipaikkatunnus rekisteröinnin perusteella 38 ilmoitetuissa 35 palveluksissa Näissä VaEL-ohjeissa on myös alustavaa tietoa vuonna 2014 9 toteutettavasta muutoksesta palvelustietojen ilmoittamisessa Valtion eläkelain (VaEL) piiriin kuuluvat palvelustiedot vuodelta 2012 on lähetettävä 31.1.2013 mennessä.
2 (45) 31.10.2011 ohjeisiin tehdyt päivitykset Opinnäytetyön vakuuttaminen täsmennys ohjeistukseen Suomen valtion palveluksessa ulkomailla työskentelevät sekä Suomessa valtion palveluksessa työskentelevät ulkomaalaiset täsmennys ohjeistukseen Ulkomaalaisen henkilön henkilötunnus täsmennys ohjeistukseen Uusi palkkajärjestelmäkoodi 19 Palkkajärjestelmän vaihtuminen täsmennys ohjeistukseen Palvelustietojen eräajot - ei paperisia eräajotulosteita palvelustiedot ilmoittaneelle 1.1.2012 alkaen Listalla palvelustietonsa ilmoittavat PSRnetin käyttäjiksi viimeistään 1.1.2013 alkaen Tärkeää huomioitavaa PSRnetistä, palvelustietojen ilmoittamisesta organisaation muutostilanteessa tai palkkajärjestelmän vaihtuessa sekä virhetilanteiden välttämisestä Valtion eläkelain (VaEL) piiriin kuuluvat palvelustiedot vuodelta 2011 on lähetettävä 31.1.2012 mennessä. 20.10.2010 ohjeisiin tehdyt päivitykset Luottamustoimen/-tehtävän uusi rekisteröinnin peruste 38 jäänyt ottamatta käyttöön -miten toimia? Toimeksianto- tai konsulttisopimukset tai vastaavat täsmennyksiä ohjeistukseen Työkorvaus täsmennyksiä ohjeistukseen Käyttökorvaus ohjeistus Työsuojeluvaltuutetun ja luottamusmiehen palkkiot miten ilmoitetaan? Ulkomaalaisen henkilön suomalainen henkilötunnus Takautuvasti maksettu ansio 18-vuotias Takautuvasti maksettu ansio 68-vuotias Uusi rekisteröinnin peruste 18 vajaakuntoisen työntekijän palvelukselle (URA-järjestelmä) Uusi rekisteröinnin peruste yliopistoille ja korkeakouluille 1.1.2010 alkaen - 52 = yksityinen VaEL-palvelus.Valtion eläkelakia sovelletaan yksityisen yliopiston palveluksessa olevaan tai palvelukseen tulevaan henkilöön 1.1.2010 alkaen, jos henkilö on syntynyt ennen 1.1.1980. Henkilö siirtyy osatapaturmaeläkkeelle palveluksen katkaisu Muutoksia työnantajaorganisaatioissa täsmennyksiä ohjeistuksiin palvelusten rekisteröimisestä eri muutostilanteissa Osa-aikatyöhön siirtyminen pitääkö palvelus katkaista? Uuden ammattinimikkeen tilaaminen
3 (45) Vakuutuspalkka täsmennyksiä ohjeistukseen PSR-tiedoston tarkistaminen ennen sen lähettämistä VaEL-sanktiot mahdollinen eläkevakuutusmaksun korotus mikäli palvelustietoja ei toimiteta ajoissa tai ne eivät vastaa laatuvaatimuksia täsmennys ohjeistukseen Ilmoitusohjetekstiä on muokattu myös muilta osin. 4.11.2009 ohjeisiin tehdyt päivitykset VaEL-sanktiot käyttöön 1.1.2010 alkaen tiedot toimitettava määräaikaan mennessä (myös laatukriteerejä) Uusi palkkajärjestelmäkoodi 18 Rekisteröinnin perusteen 06 uusi selite: aliupseeri Muutoksia työnantajaorganisaatiossa ohjeistuksia työnantajatunnuksista ja palvelusten päättämisestä Takautuvat maksut täsmennyksiä ilmoitustapaan Eläkkeelle jäävien henkilöiden ansiotietojen ja palveluksen päättymisen ilmoittaminen palvelusrekisteriin Vakuutuspalkka ja sen ilmoittaminen palvelusrekisteriin Koneilmoitusliikenne-termi on poistettu ohjeista jatkossa palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa. Ohjeistusta on selkiytetty. Tiedostomuodossa palvelustiedot ilmoittaville työnantajille ja ohjelmistotaloille tarkoitettu tietuekuvaus on omana asiakirjana. 15.10.2008 ohjeisiin tehdyt päivitykset Luottamustoimen/-tehtävän rekisteröinnin peruste 1.1.2009 alkaen Työkorvaus Päivitetty virastotunnusluettelolinkki Uusi palkkajärjestelmäkoodi 17 Palveluksen päättymispäivän määrittely toistaiseksi voimassa olevassa täydessä työkyvyttömyyseläkkeessä Päivitetty virka- ja ammattinimikekoodistolinkki Palvelustietojen ilmoittamisen uusi määräaika 31.1.
4 (45) 1 VALTION PALVELUSREKISTERI (PSR)... 8 1.1 Rekisteröinnin tarkoitus ja vastuut... 8 1.2 Valtion eläkeasioiden hoitoon liittyvien tehtävien siirto Kevalle... 9 1.2.1 Keva-siirto 1.1.2013... 9 1.2.2 Tavoitetila 2014... 9 1.3 VaEL-ilmoitusohjeet valtiotyönantajille... 10 1.3.1 Ilmoitusohjeita soveltavat työnantajat... 10 1.3.2 Yliopistot 1.1.2010 alkaen... 10 1.3.2.1 Yliopistot - rekisteröinnin perusteet 1.1.2010 alkaen... 11 1.3.2.2 Yliopistot - luottamustoimet ja tehtävät 1.1.2010 alkaen... 11 1.3.2.3 Yliopistot - ulkomailla työskentelevän sosiaaliturva 1.1.2010 alkaen... 11 2 PALVELUSTIETOJEN ILMOITTAMISTAVAT... 12 2.1 Palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa... 12 2.1.1 Tiedoston tarkistaminen ennen sen lähettämistä... 12 2.1.2 Aikataulu... 13 2.1.3 Tiedostomuotoisen ilmoitusliikenteen ilmoitustavat... 13 2.1.3.1 Linjasiirto... 13 2.1.3.2 Työnantaja lähettää CD-romin tai levykkeen... 13 2.1.4 Tiedostomuotoisen ilmoitusliikenteen virheraportit PSRnetissä... 14 2.1.5 Lisätietoa tiedostomuotoisesta ilmoitusliikenteestä... 14 2.2 Palvelustietojen ilmoittaminen PSRnetin kautta... 15 2.2.1 Miten PSRnetin saa käyttöön... 15 2.2.2 Muutokset PSRnet-käyttäjäoikeuksissa... 15 2.2.3 Miten palvelustietoja tallennetaan PSRnetissä... 15 2.3 Palvelustietojen ilmoittaminen paperilomakkeilla tai -listauksena... 16 2.3.1 Lomakeilmoittajat... 16 2.3.1.1 Palvelusilmoitukset... 16 2.3.1.2 Vuosi-ilmoitukset... 17 2.3.2 Listailmoittajat... 17
5 (45) 2.4 Palvelusrekisteriin ilmoitettavat palvelukset... 18 2.4.1 Virkasuhde... 18 2.4.2 Työsuhde... 18 2.4.2.1 2.4.2.2 VEL-LEL työsuhde... 19 TaEL-työsuhde... 19 2.4.3 Jäsenyys valtion toimielimissä ja muut luottamustoimet... 20 2.4.3.1 2.4.3.2 2.4.3.3 Luottamustoimi/-tehtävä vai palvelussuhde... 20 Luottamustoimi/-tehtävä - rekisteröinnin peruste 38... 20 Luottamustoimi/-tehtävä - palvelusaika ja ansio... 21 2.4.4 Toimeksianto- tai konsulttisopimukset tai muut vastaavat järjestelyt... 21 2.4.5 Palkka, työkorvaus vai käyttökorvaus... 22 2.4.5.1 Työkorvaus ja muut ennakkoperintälain (EPL) 25 :n mukaiset suoritukset VaEL:ssa... 22 2.4.5.2 Käyttökorvaus... 23 2.4.6 Oman viraston/laitoksen työntekijälle maksettu muu palkka/palkkio... 23 2.5 Muuta palveluksiin liittyvää... 23 2.5.1 Eräät yksittäiset palkat ja palkkiot - Pohjoismainen instituutti, Pohjoismaiden Investointipankki ja Itämeren merellisen ympäristön suojelukomissio... 23 2.5.2 Erityisvaroin teetetty työ... 23 2.5.3 Sivutoiminen tuntiopettaja... 23 2.5.4 Suomen valtion palveluksessa ulkomailla työskentelevät sekä Suomessa valtion palveluksessa työskentelevät ulkomaalaiset... 24 3 Palvelukselle ilmoitettavat tiedot... 25 3.1 Palveluksen/palvelusjakson tunnistuminen... 25 3.2 Palveluksen yhdenjaksoisuus ja rinnakkaiset palvelukset... 25 3.3 Työnantajatunnus (TA-tunnus)... 25 3.4 Henkilötiedot... 25 3.4.1 Henkilötunnus... 26 3.4.2 Sukunimi... 26 3.4.3 Etunimet... 26 3.5 Palveluksen alkamispäivä... 26 3.6 Yksilöintikirjain... 26
6 (45) 3.7 Palvelusten päättäminen... 27 3.7.1 Palveluksen päättymisen ilmoittaminen... 27 3.7.2 Palvelusten katkaisu tietyissä erityistilanteissa... 28 3.7.2.1 Työntekijä täyttää 68 vuotta... 28 3.7.2.2 Työntekijä täyttää 53 vuotta... 28 3.7.2.3 Työntekijä siirtyy osa-aikaeläkkeelle... 28 3.7.2.4 Työntekijä siirtyy osatyökyvyttömyys- tai osatapaturmaeläkkeelle... 29 3.7.2.5 Palvelustietojen ilmoitustapa muuttuu... 29 3.7.2.6 Tiedostoilmoittaja vaihtaa palkkajärjestelmää... 29 3.7.2.7 Rekisteröinnin peruste vaihtuu... 30 3.7.2.8 Muutoksia työnantajaorganisaatiossa... 30 3.7.2.9 Muu tekninen katkaisu... 32 3.7.2.10 Henkilölle toistaiseksi (pysyvä) täysi työkyvyttömyyseläke... 32 3.7.2.11 Takautuva työkyvyttömyyseläkepäätös... 32 3.7.2.12 Henkilö siirtyy tekemään osa-aikatyötä... 33 3.7.3 Ansioiden kohdistaminen palvelusten katkaisujen yhteydessä... 33 3.8 Ammattikoodi... 33 3.9 Rekisteröinnin peruste... 33 3.10 Palkkajärjestelmä... 35 3.11 Toimipaikka... 35 3.12 PSR:n lajittelutiedot... 35 3.12.1 Työnantajan lajittelutieto 59... 35 3.12.2 Lajittelutieto 16... 35 3.13 Ansiotiedot... 35 3.13.1.1 Ansiovuosi... 35 3.13.2 Vuosiansio... 36 3.13.2.1 Palvelusrekisteriin ilmoitettavia ansioita... 36 3.13.2.2 Ansioita, joita ei ilmoiteta palvelusrekisteriin... 37 3.13.3 Takautuvat maksut... 37 3.13.3.1 Takautuva maksu kokonaan päättyneeseen palvelukseen... 37 3.13.3.2 Takautuva maksu teknisen katkoksen yhteydessä... 38 3.13.3.3 Takautuva maksu työnantajatunnuksen vaihtuessa... 38 3.13.3.4 Takautuva maksu 68 vuotta täyttäneelle... 38 3.13.3.5 Poikkeukset... 38
7 (45) 3.13.4 Eläkkeelle jäävä henkilö päättymis- ja ansioilmoitus... 39 3.13.5 Ansionmenetys... 39 3.14 Eläkemaksutieto... 39 3.15 Palkattomat työnteon keskeytykset... 39 3.15.1 Keskeytysaika... 39 3.15.2 Keskeytyksen syy... 40 3.16 Vakuutuspalkka eläkkeeseen oikeuttavat työansiot ulkomaantyössä. 40 3.16.1 Vakuutuspalkan soveltaminen... 40 3.16.2 Vakuutuspalkan määrittäminen... 41 3.16.3 Vakuutuspalkan ilmoittaminen... 41 3.17 Virheellisten tietojen korjaaminen... 42 3.17.1 PSRnet-virheraporttien korjaaminen... 42 3.17.2 Palvelusrekisteriin aikaisemmin ilmoitettujen tietojen korjaaminen... 42 3.17.3 Virhe ansioissa... 42 4 ERITYISTÄ HUOMIOITAVAA... 43 4.1 Jatkuville VaEL-palveluksille tehtävät katkaisut... 43 4.2 Käytettävät koodit... 43 4.3 Työnantajatunnus... 43 4.4 Henkilön palvelustietojen kokonaisuus PSRnetissä... 43 4.5 Toistuvat virheet palvelustietojen ilmoittamisessa... 43 4.6 Eläkeläisten päättämättömät palvelukset... 44 5 VAEL-SANKTIOT ja MAHDOLLINEN ELÄKEVAKUUTUSMAKSUN KOROTUS.. 45 5.1 Työnantajan tietojenantovelvollisuus... 45 5.1.1 VaEL-sanktiot - eläkevakuutusmaksun korotus... 45 5.1.2 VaEL-sanktioiden käyttöönotto 1.1.2010 lukien... 45 5.1.3 VaEL-sanktioiden soveltaminen... 45 5.2 Kevan tarkastusoikeus... 45
8 (45) 1 VALTION PALVELUSREKISTERI (PSR) 1.1 Rekisteröinnin tarkoitus ja vastuut Valtion palvelusrekisteriin (PSR) kerätään tiedot kaikista valtion eläkelain piiriin kuuluvista palveluksista. Rekisteröinnin tarkoituksena on: kerätä keskitetysti tietoa eläkkeiden laskemista, myöntämistä ja maksamista varten antaa rekisteröidyistä palveluksista ja eläketurvasta tietoja muille työeläkelaitoksille ja Kansaneläkelaitokselle antaa tietoa PSR:iin rekisteröidylle henkilölle hänen palveluksistaan ja eläketurvastaan välittää Tilastokeskukselle tieto henkilön toimipaikasta ja palveluksen kestosta työssäkäyntitilastoa varten, jos työnantaja ei ole muuta sopinut. Työnantaja vastaa siitä, että rekisteröitävät palvelustiedot ilmoitetaan oikein. Kevan vastuulla on, että ohjeiden mukaan ilmoitetut tiedot rekisteröidään PSR:iin sellaisina kuin työnantaja tai työnantajaa palvelusasioissa edustava taho on ne ilmoittanut. Tieto Oyj vastaa PSR:n ylläpidosta. Näitä ohjeita sovelletaan 1.1.1999 alkaen. Ohjeissa on otettu huomioon 1.1.1998 ja 1.1.2005 valtion eläkelakiin (VEL) tulleet muutokset sekä 1.1.2007 voimaan astuneen valtion uuden eläkelain (VaEL) 1295/2006 aiheuttamat muutokset. Jäljempänä ohjeessa käytetään vain lyhennettä VaEL. Kaikki valtiotyönantajat ja yliopistot käyttävät näitä ohjeita VaEL-palvelustietojen ilmoittamiseen riippumatta ilmoitustavasta. Luvussa 2 on kerrottu kunkin ilmoitustavan erityispiirteet.
9 (45) 1.2 Valtion eläkeasioiden hoitoon liittyvien tehtävien siirto Kevalle 1.2.1 Keva-siirto 1.1.2013 Valtion eläkelain (VaEL) mukaisten vakuuttamisasioiden hoitoon liittyvät tehtävät ja VaEL -eläkkeisiin liittyvät aktuaari- ja tilastotoimen tehtävät siirtyivät 1.1.2013 alkaen Valtiokonttorista Kevan hoidettaviksi. Siirron tavoitteena on selkeyttää ja yksinkertaistaa valtion eläkejärjestelmän toimeenpanoa, välttää kaksinkertaista työtä sekä aikaansaada kustannussäästöjä. Kevaan siirtyvät palvelussuhteiden rekisteröinti, eläkemaksujen laskeminen, kerääminen ja tulouttaminen Valtion Eläkerahastolle (VER), eläkemaksuihin liittyvät tarkastukset sekä VER:n tarvitsemien eläkevastuu- ja eläkemenolaskelmien laatiminen. Valtion palvelusrekisterin siirtyminen Kevaan ei muuta VaEL-palveluksiin sovellettavaa eläkelakia vaan lakina säilyy edelleen valtion eläkelaki. Jatkuville VaEL-palveluksille ei myöskään tarvitse tehdä muutoksen vuoksi teknistä katkosta. Palvelusrekisterin siirtyminen Kevaan ei aiheuta muutoksia tammikuussa 2013 ilmoitettavien vuoden 2012 VaEL-palvelustietojen tietosisältöön tai ilmoitusprosessiin. Tiedostomuodossa VaEL-palvelustietonsa toimittavat työnantajat lähettävät tiedot vuodelta 2012 Tieto Oyj:lle 31.1.2013 mennessä, jonka jälkeen tiedot ajetaan eräajoina palvelusrekisteriin. PSRnetin kautta tietonsa ilmoittavat työnantajat täydentävät vuosi-ilmoituslomakkeensa PSRnetissä 31.1.2013 mennessä. Paperilomakkeilla tai listalla palvelustietonsa ilmoittavat työnantajat toimittavat tiedot 31.1.2013 mennessä. Vuoden 2013 palvelustiedot ilmoitetaan tammikuussa 2014 edelleen nykymallin mukaisesti. Tietosisällössä on tällöin pieniä muutoksia, kun samansisältöisten lakien tulkintaa on yhtenäistetty. Muutokset on päivitetty näihin VaEL-ohjeisiin. 1.2.2 Tavoitetila 2014 VaEL-palvelustietojen ilmoittamiseen on tulossa suurempi muutos vuonna 2014. Tavoitetilassa 2014 omasta valtion palvelussuhderekisteristä luovutaan ja tiedot rekisteröidään ainoastaan kaikille työeläketoimijoille yhteiseen Arekin ansaintarekisteriin. Uuteen tietosisältöön siirryttäessä jatkuville VaEL-palveluksille ei tarvitse tehdä teknistä katkosta. VaEL-palvelustietojen ilmoittamisen tietosisältö, ilmoitusaikataulut sekä tietojen vastaanottopiste muutetaan vuonna 2014 yhteneviksi kunnallisen eläkelain (KuEL) piiriin kuuluvien tietojen ilmoittamisen kanssa. Keva ohjeistaa muutoksesta tavoitetilan valmistelun edettyä. Muutoksen tavoitteena on yhtenäistää palvelussuhdetietojen ilmoittamiseen liittyviä prosesseja ja siten nopeuttaa ja joustavoittaa eläkeasioiden käsittelyä.
10 (45) 1.3 VaEL-ilmoitusohjeet valtiotyönantajille 1.3.1 Ilmoitusohjeita soveltavat työnantajat Nämä VaEL-ilmoitusohjeet koskevat valtiotyönantajia (valtion virastot, laitokset ja liikelaitokset), yksityisistä työnantajista yliopistoja (osa henkilöstöstä kuuluu VaEL:n piiriin) sekä seuraavia erityisryhmiä: Suomessa sijaitsevan pohjoismaisen instituutin palveluksessa olevalla henkilöllä on oikeus valtion varoista suoritettavaan vanhuus-, työkyvyttömyysja työttömyyseläkkeeseen soveltuvin osin samojen säännösten mukaan kuin virka- tai työsuhteessa valtioon olevalla henkilöllä ja henkilön kuoltua hänen jälkeensä perhe-eläkkeeseen. Itämeren merellisen ympäristön suojelukomission palveluksessa olevalla Suomen kansalaisella on oikeus valtion varoista suoritettavaan vanhuus-, työkyvyttömyys- ja työttömyyseläkkeeseen soveltuvin osin samojen säännösten mukaan kuin virka- tai työsuhteessa valtioon olevalla henkilöllä ja henkilön kuoltua hänen jälkeensä perhe-eläkkeeseen. 1.7.1998 lukien Itämeren merellisen ympäristön suojelukomission palveluksessa olevat työntekijät voivat valita, kuuluvatko he VaEL:n piiriin. Pohjoismaiden Investointipankin, Saamelaiskäräjien ja Tieteellisten seurain valtuuskunnan palveluksessa olevalla henkilöllä on oikeus valtion varoista suoritettavaan vanhuus-, työkyvyttömyys- ja työttömyyseläkkeeseen soveltuvin osin samojen säännösten mukaan kuin virka- tai työsuhteessa valtioon olevalla henkilöllä ja henkilön kuoltua hänen jälkeensä perheeläkkeeseen. 1.3.2 Yliopistot 1.1.2010 alkaen 1.1.2007 lukien Tieteellisten seurain valtuuskunnan palveluksessa olevat työntekijät kuuluvat VaEL:n piiriin vain niin kauan kun heidän ennen 1.1.2007 alkanut palveluksensa jatkuu. Kaikki Tieteellisten seurain valtuuskunnan palvelukset kuuluivat VEL:n piiriin 31.12.2006 saakka. Valtion eläkelain soveltaminen yliopistopalveluksiin muuttui 1.1.2010 alkaen. Yliopistolain voimaanpanolain (559/2009) 11 :n mukaan nk. uusien yliopistojen palveluksessa oleviin/palvelukseen tuleviin henkilöihin, jotka ovat syntyneet ennen tammikuun 1. päivää 1980, sovelletaan edelleen 1.1.2010 alkaen valtion eläkelakia VaEL - (1295/2006). Myös uuden yliopiston palvelukseen tuleva ennen 1.1.1980 syntynyt henkilö, jolla ei ole aikaisempaa VaEL-palvelusta, kuuluu valtion eläkelain piiriin.
11 (45) Uusien yliopistojen palveluksessa oleviin henkilöihin, jotka ovat syntyneet 1.1.1980 tai sen jälkeen, sovelletaan työntekijän eläkelakia (TyEL 395/2006). 1.3.2.1 Yliopistot - rekisteröinnin perusteet 1.1.2010 alkaen Ennen 1.1.1980 syntyneiden työntekijöiden palvelukset ilmoitetaan palvelusrekisteriin 1.1.2010 alkaen uusilla ilmoitetuilla työantajatunnuksilla. Rekisteröinnin perusteina käytetään aikaisemmasta poiketen 52 = yksityinen VaEL-palvelus, 37 = toimeksianto- ja konsulttisopimus tai 38 = luottamustoimi tai -tehtävä. Palvelusten ilmoittamisessa käytettävät palveluksen päättymissyy-, keskeytyssyysekä virka- ja ammattinimikekoodit säilyvät ennallaan. 1.3.2.2 Yliopistot - luottamustoimet ja tehtävät 1.1.2010 alkaen Kaikkien ennen 1.1.1980 syntyneiden henkilöiden luottamustoimet ja tehtävät uusissa yliopistoissa vakuutetaan valtion eläkelain mukaisesti. Henkilöllä ei tarvitse olla luottamustoimen/-tehtävän lisäksi muuta palvelusta yliopistolla. Luottamustoimi/- tehtävä ilmoitetaan palvelusrekisteriin erillisenä palveluksena rekisteröinnin perusteella 38. Ilmoitettava ansio voi olla palkkio, kuukausi- tai vuosipalkka. 1.1.1980 tai sen jälkeen syntyneiden henkilöiden luottamustoimet ja tehtävät vakuutetaan sen mukaan, mitä työntekijän eläkelaissa on luottamustoimista/-tehtävistä säädetty. 1.3.2.3 Yliopistot - ulkomailla työskentelevän sosiaaliturva 1.1.2010 alkaen Osoittesta http://www.keva.fi/tyonantajille löytyy Eläketurvakeskuksen yliopistoille 27.10.2010 lähettämän ohjeistuksen perusteella työstetty taulukko yliopistojen ulkomailla työskentelevän henkilökunnan sosiaaliturvasta 1.1.2010 alkaen.
12 (45) 2 PALVELUSTIETOJEN ILMOITTAMISTAVAT - palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa (tiedosto lähetetään kerran vuodessa Tieto Oyj:lle) - PSRnet - palvelustieto- ja vuosi-ilmoituslomakkeet tai listaukset palkkajärjestelmästä 2.1 Palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa Keva suosittelee palvelustietojen ilmoittamista tiedostomuodossa, kun ilmoitettavien VaEL-palvelusten lukumäärä on vuosittain yli 30. Siirrettävien tietojen tietuekuvaus löytyy osoitteessa http://www.keva.fi/tyonantajille. Tiedostot toimitetaan aina 500-merkkisinä ja sisällön on oltava tietuekuvauksen mukainen. 2.1.1 Tiedoston tarkistaminen ennen sen lähettämistä On tärkeää, että tiedosto ja siinä ilmoitettavat tiedot tarkistetaan sekä havaitut virheet ja puutteet korjataan ennen tiedoston lähettämistä. Useissa palkkajärjestelmissä on mahdollista ennen PSR-tiedoston lähettämistä ajaa tarkastusraportti, johon mahdolliset virheet tulostuvat korjattaviksi. Kannattaa myös tarkistaa, että mahdolliset kääntökoodit ja parametritiedot ovat palkkajärjestelmässä ajan tasalla. On myös syytä tarkistella 0-euroisia ansioita. Tiedostossa siirtyvälle 0-ansiolle täytyy löytyä selitys: keskeytystieto palvelukselle maksetaan ansio takautuvasti seuraavan vuoden puolella kyseessä on palvelus, josta ei makseta ansiota joka vuosi Tiedostossa ei saa siirtyä 0-ansioisia palvelusjaksoja, jotka eivät kuulu VaEL:n piiriin.
13 (45) 2.1.2 Aikataulu Tiedostoilmoittaja lähettää palvelustiedot yhdeltä täydeltä kalenterivuodelta kerrallaan. Ilmoitettavan vuoden tiedot lähetetään Tieto Oyj:lle seuraavan kalenterivuoden tammikuun 31. päivään mennessä. 2.1.3 Tiedostomuotoisen ilmoitusliikenteen ilmoitustavat 2.1.3.1 Linjasiirto Suurin osa palvelustiedoista ilmoitetaan Kevalle tiedostomuodossa. Toivottavaa on, että tiedostot toimitetaan linjasiirtona. Tietoa linjasiirron vaihtoehdoista ja ohjeista saa omalta ohjelmistotoimittajalta. Linjasiirrossa asianomaista palkkajärjestelmää ylläpitävä ohjelmistotoimittaja kerää tiedot ja sopii Tieto Oyj:n kanssa tiedostojen toimituksesta. Jotkut työnantajat toimittavat palvelustiedot linjateitse suoraan Tieto Oyj:lle. 2.1.3.2 Työnantaja lähettää CD-romin tai levykkeen Palvelustiedot sisältävän tiedoston voi lähettää myös CD-romille tai levykkeelle tallennettuna. Levykkeen tai CD-romin käytöstä on aina sovittava erikseen Kevan kanssa. Jos työnantaja on jo edellisenä vuonna toimittanut tiedot CDromilla/levykkeellä, käytöstä ei tarvitse erikseen ilmoittaa. CD-romiin/levykkeeseen tulee merkitä virastojen nimet ja vastaavat työnantajatunnukset, aineiston nimi ja tietueiden lukumäärä. Tiedot pitää merkitä myös erilliselle lähetteelle, jossa tulee myös ilmoittaa lähettäjän osoitetiedot ja puhelinnumero. Ennen lähettämistä on syytä kokeilla CD-romille/levykkeelle tallennetun tiedoston lukemista sekä tarkistaa, että tiedosto on tietuekuvauksen mukainen. 3,5 tietolevykkeen tulee olla formatoituna Dos-käyttöjärjestelmien formatointikomentojen avulla. Sen tulee olla tyyppiä 2HD (koko 1.44 Mb). CD-romeja ja levykkeitä ei palauteta tietojen päivityksen jälkeen vaan ne tuhotaan Tieto Oyj:ssä, kun aineistot on käsitelty Tiedostot, jotka ovat levyke- tai CD-rom-muodossa, toimitetaan Tieto Oyj:lle osoitteella: Timo Autiosalo Tieto Oyj PN Processing & Network PL 25 02101 ESPOO
14 (45) Jos työnantaja vaihtaa palkkajärjestelmää keskellä vuotta, alkuvuoden aineisto vanhasta palkkajärjestelmästä on toimitettava Tieto Oyj:lle välittömästi vaihdon jälkeen. Palkkajärjestelmävaihdoksesta on ilmoitettava Kevalle hyvissä ajoin ennen muutosta. 2.1.4 Tiedostomuotoisen ilmoitusliikenteen virheraportit PSRnetissä Kun palvelustiedot päivitetään tiedostoista eräajoin palvelusrekisteriin, tulostuu PSRnetiin sähköiset virheraportit palvelustietojen ilmoittamisesta vastaavan korjattavaksi. Virheraportista selviää: - mikä/mitkä lähetetyistä palveluksen tiedoista ovat olleet virheellisiä ja miten ne pitäisi korjata, - onko eräajossa kyseisen virheen vuoksi hylkäytynyt jokin yksittäinen tieto vai kaikki palveluksesta lähetetyt tiedot, - onko palveluksesta tulostunut huomautus. Tämä tarkoittaa sitä, että lähetetyt palvelustiedot ovat tietyiltä osin päivittyneet rekisteriin, mutta henkilön palvelusten kokonaisuus palvelusrekisterissä pitää tarkistaa. Tarkastuksen perusteella rekisteriin on tehtävä tarvittavat lisäykset ja korjaukset. Työnantaja, joka ilmoittaa palvelustietonsa tiedostomuodossa, käyttää PSRnetiä virheraporttien korjaamisen lisäksi myös aikaisemmin rekisteriin ilmoitettujen tietojen tarkistamiseen, korjaamiseen ja täydentämiseen. Lisäksi PSRnetin kautta voidaan ilmoittaa palvelustietoja kesken vuotta siinä tapauksessa, että tietoja tarvitaan eläkkeen laskentaan. Lisätietoa PSRnetin käyttöönotosta, käyttäjäoikeuksien muutoksista ym. on kohdassa 2.2. 2.1.5 Lisätietoa tiedostomuotoisesta ilmoitusliikenteestä Keva Seija Piispa seija.piispa@keva.fi psrnet@keva.fi Tieto Oyj Timo Autiosalo julkishallinto.tuotannonohjaus@tieto.com
15 (45) 2.2 Palvelustietojen ilmoittaminen PSRnetin kautta Ne työnantajat, jotka eivät voi ilmoittaa palvelustietojaan tiedostomuodossa, ilmoittavat ne web-pohjaisen käyttöliittymän PSRnetin kautta. 2.2.1 Miten PSRnetin saa käyttöön PSRnetin käyttöönotosta sovitaan Kevan kanssa. Järjestelmän käyttöön tarvitaan toimikortti (tilattava Väestörekisterikeskuksesta), toimikortinlukija ohjelmistoineen. sekä PSRnet-käyttäjäoikeudet (hakemus lähetetään Kevalle kortin saamisen jälkeen). Lisätietoja PSRnetistä ja käyttäjäoikeuksista löytyy Kevan verkkosivuilta osoitteesta http://www.keva.fi/tyonantajille. 2.2.2 Muutokset PSRnet-käyttäjäoikeuksissa Muutokset PSRnet-oikeuksissa (uuden käyttäjän lisäys, käyttäjän poisto, käyttäjän tietojen muutos) tulee ilmoittaa Kevalle sähköpostitse osoitteeseen psrnet@keva.fi. Muutokset ilmoitetaan edellisessä kohdassa mainitusta osoitteesta löytyvällä PSRnetkäyttäjäoikeuksien hakemuslomakkeella. Kun PSRnet-käyttäjän sähköpostiosoite muuttuu, hänelle on hankittava uusi toimikortti. Sähköpostiosoitteen ja toimikortin numeron muutoksesta on ilmoitettava Kevalle. Sekä valtion työnantajarekisteriin määritellyn PSR-yhteyshenkilön että PSRnetkäyttäjien yhteystietojen - erityisesti sähköpostiosoitteen - muutoksista on tärkeää ilmoittaa Kevalle. Keva ottaa yhteyttä VaEL-palvelustietoihin liittyvissä kyselyissä pääsääntöisesti työnantajan ilmoittamaan PSR-yhteyshenkilöön. Myös kaikki palvelustietojen ilmoittamiseen liittyvät ohjeistukset ja tiedotteet lähetetään sähköpostitse PSR-yhteyshenkilöille ja PSRnet-käyttäjille. 2.2.3 Miten palvelustietoja tallennetaan PSRnetissä Työnantaja, joka ilmoittaa palvelustiedot PSRnetissä, tekee palvelustietoilmoituksia pitkin vuotta. Tämän lisäksi työnantaja saa PSRnetiin kerran vuodessa joulukuussa esitäytetyt sähköiset vuosi-ilmoituslomakkeet kaikista edellisenä vuonna voimassa olleista palveluksista, joista puuttuu ansiotieto. Ansio- ja keskeytystiedot ilmoitetaan aina näillä vuosi-ilmoituslomakkeilla tammikuun 31. päivään mennessä.
16 (45) 2.3 Palvelustietojen ilmoittaminen paperilomakkeilla tai -listauksena Tiedot voidaan ilmoittaa vielä toistaiseksi lomakkeilla (palvelus- ja vuosiilmoituslomake) tai palkkajärjestelmästä saatavalla listauksella, jos palvelustietojen tiedostosiirto ja/tai PSRnet ei vielä ole työnantajan käytössä. Keva tallentaa lomake- ja listailmoitukset PSR:iin. PSRnetin käyttöönotto on ollut pakollinen 1.2.2008 alkaen jokaiselle työnantajalle, jolla on yli 10 valtion eläkelain piiriin kuuluvan työntekijää. 2.3.1 Lomakeilmoittajat 2.3.1.1 Palvelusilmoitukset Työnantaja tekee pitkin vuotta ilmoituksia VaEL-palvelusilmoituslomakkeella. Lomake löytyy osoitteesta http://www.keva.fi - Lomakkeet Lomakkeet työnantajille. Palveluksen alkamisilmoitus tehdään heti, kun palvelus alkaa. Alkamisilmoituksessa ilmoitetaan palveluksen tunnistetiedot, henkilön sukunimi ja etunimet, työnantajatunnus ja työnantajan nimi, toimipaikkatunnus, PSR-lajittelutieto (ei pakollinen), rekisteröinnin peruste, eläkemaksutieto, ammattikoodi ja ammattikoodia vastaava nimike. Palveluksen päättymisilmoitus tehdään, kun palvelus päättyy tai se joudutaan jostakin syystä päättämään palveluksen jatkuessa. Ilmoitus tehdään kuukauden kuluessa palveluksen päättymisestä. Päättymisilmoituksessa ilmoitetaan palveluksen tunnistetiedot, henkilön sukunimi ja etunimet, työnantajatunnus ja työnantajan nimi, toimipaikkatunnus, PSR-lajittelutieto (ei pakollinen), rekisteröinnin peruste, eläkemaksutieto, palveluksen päättymispäivä ja päättymissyy, ammattikoodi ja ammattikoodia vastaava nimike, eroamisvuoden ansiot ja keskeytykset. Lyhyet, enintään kahden kuukauden mittaiseksi tarkoitetut palvelukset voidaan ilmoittaa alkamis-päättymisilmoituksena. Ilmoitus sisältää kaikki palveluksen rekisteröimiseen tarvittavat tiedot. Ilmoitus tehdään kuukauden kuluessa palveluksen päättymisestä. Korjausilmoituksella muutetaan PSR:iin aiemmin ilmoitettuja tietoja. Korjausilmoitus sisältää palveluksen tunnistetiedot sekä korjattavan tiedon oikeassa muodossa.
17 (45) 2.3.1.2 Vuosi-ilmoitukset Tietojen tarkistamista ja täydentämistä varten Keva lähettää joulukuussa lomakkeilla tietonsa ilmoittaville virastoille ja laitoksille esitäytetyt palveluksen vuosi-ilmoitukset kaikista voimassa olevista sekä edellisenä vuonna päättyneistä palveluksista. Päättyneiden palvelusten vuosi-ilmoituksiin tulostuu tarkistusta varten kahden viimeisen tai viimeksi ilmoitetun vuoden palkat ja keskeytykset. Voimassaoleviin palveluksiin tulostuu viimeisen ilmoitetun vuoden ansiot ja keskeytykset. Työnantaja ilmoittaa vuosi-ilmoituksella voimassa olevien palvelusten ansio- ja keskeytystiedot edelliseltä vuodelta ja korjaa mahdollisesti muuttuneita tietoja. Myös palveluksen päättymistiedot ilmoitetaan vuosi-ilmoituksella, jos niitä ei ole vielä ilmoitettu. Täydennetyt ja/tai korjatut vuosi-ilmoituslomakkeet palautetaan Kevaan 31.1. mennessä. Päättyneitä palveluksia koskevia lomakkeita ei tarvitse palauttaa, ellei työnantaja ole tehnyt niihin korjauksia. 2.3.2 Listailmoittajat Palkkajärjestelmästä saatavilla tulosteilla palvelustiedot ilmoittava työnantaja tulostaa listalle yhden täyden kalenterivuoden tiedot. Tulosteet lähetetään kerran vuodessa siten, että ilmoitettavaa kalenterivuotta koskevat lomakkeet tai lista ovat Kevassa viimeistään seuraavan kalenterivuoden tammikuun 31. päivä. Palvelus ja vuosi-ilmoituslomakkeet sekä palkkajärjestelmästä tulostettavat listaukset lähetetään osoitteella: Keva Rekisteriyksikkö Marie-Louise Liman PL 425 00101 HELSINKI
18 (45) 2.4 Palvelusrekisteriin ilmoitettavat palvelukset Valtion palvelusrekisteriin ilmoitetaan kaikki VaEL:n piiriin kuuluvat palvelukset. Ilmoitettaviin ovat 1.1.2005 alkaen kuuluneet kaikki 18-68 -vuotiaat VaEL:n piirissä olevat työntekijät palveluksen kestosta tai ansioiden määrästä riippumatta. Ilmoitus- ja vakuuttamisvelvollisuus alkaa henkilön 18 vuoden iän täyttämiskuukautta seuraavan kuukauden alusta ja päättyy 68 vuoden iän täyttämiskuukauden loppuun. Tänä aikana ansaituista ansioista kertyy työntekijälle eläkettä. Jos palvelus alkaa alle 18-vuotiaana ja jatkuu 18 vuoden iän täyttämisen jälkeen, valtion palvelusrekisteriin ilmoitetaan palveluksen alkamispäiväksi 18-vuotispäivää seuraavan kalenterikuukauden ensimmäinen päivä. Jos henkilölle maksetaan takautuvaa palkkaa sen kuukauden jälkeen, jolloin hän on täyttänyt 68 vuotta ja ansio kohdistuu palvelukseen, joka on päättynyt viimeistään sen kuukauden viimeisenä päivänä, jolloin henkilö on täyttänyt 68 vuotta, ansio ilmoitetaan kyseiseen palvelukseen ja siitä maksetaan eläkemaksut. Kun henkilö otetaan palvelukseen työnantajan on ratkaistava, mikä alla olevista palvelusmuodoista on kyseessä virkasuhde työsuhde 2.4.1 Virkasuhde 2.4.2 Työsuhde tehtävät valtion toimielimessä toimeksianto- tai konsulttisopimus tai vastaava työkorvaus tai käyttökorvaus Valtion eläketurvan piiriin kuuluvat henkilöt, joilla on virka, toimi tai tilapäinen/ muu tehtävä valtiotyönantajalla. Rekisteröinnin perusteena ilmoitetaan 01. Valtion eläketurvan piiriin kuuluvat myös henkilöt, joilla on työsopimus VaEL:n piiriin kuuluvan työnantajan kanssa. 1.1.2007 alkaen kaikki valtion työsuhteet kuuluvat VaEL:n piiriin (myös entiset VEL- LEL ja TaEL-palvelukset). Rekisteröinnin perusteena ilmoitetaan 10. Rekisteröinnin perustetta 11 ei 1.1.2007 lukien enää käytetä.
19 (45) Työsuhteen työoikeudelliset tunnusmerkit ovat: työsuhde perustuu suulliseen tai kirjalliseen sopimukseen (erilaisten tulkintojen välttämiseksi suositellaan kirjallista työsopimusta) työnantajalla on oikeus johtaa ja valvoa työtä, myös työn suoritusaikana työntekijä saa vastikkeena kaikenlaatuista palkkaa, palkkiota tai muuta etuutta työntekijä tekee työn määrättynä tai sovittuna aikana. 2.4.2.1 VEL-LEL työsuhde 31.12.2006 saakka VEL-LEL-työsuhteet rekisteröitiin palvelusrekisteriin rekisteröintiperusteella 11. Palvelustiedot ilmoitettiin sekä Valtiokonttoriin että Eteraan ja eläkemaksut maksettiin Eteralle. 1.1.2007 alkaen VEL-LEL työsuhteita ei enää ole ollut, vaan kaikki työsuhteet rekisteröidään PSR:iin rekisteröintiperusteella 10 ja eläkemaksut maksetaan Valtion eläkerahastoon. 2.4.2.2 TaEL-työsuhde Aikaisemmin valtion alle vuoden jatkuneita TaEL-työsuhteita ei rekisteröity palvelusrekisteriin. TaEL:in piiriin kuuluneita ammatteja valtiotyönantajien osalta olivat muusikko, näyttelijä, tanssija tai muu esiintyvä taiteilija, ohjaaja, koreografi, dramaturgi, pukusuunnittelija tai lavastaja, sanoma- tai aikakauslehden toimittaja, toimituksellinen avustaja tai muu painomenetelmällä aikaansaadun teoksen valmistaja, radio- tai televisio-ohjelman toimittaja, kuuluttaja tai taiteellinen avustaja, kielenkääntäjä, tulkki, opas, valokuvan tai elokuvan valmistukseen osallistuva kuvaaja, leikkaaja tai taiteellinen avustaja. 1.1.2007 alkaen tällaiset valtion työsuhteet on rekisteröitävä työsuhteen kestosta riippumatta PSR:iin rekisteröinnin perusteella 10. Eläkemaksut maksetaan Valtion eläkerahastoon. Jos kyseessä ei ole työ- eikä virkasopimus, palvelukset viedään PSR:iin (sopimuksen pituudesta riippumatta) rekisteröinnin perusteella 37.
20 (45) 2.4.3 Jäsenyys valtion toimielimissä ja muut luottamustoimet 2.4.3.1 Luottamustoimi/-tehtävä vai palvelussuhde Palvelussuhteen tunnusmerkki on se, että työntekijä tekee työtä työnantajalle tämän johdon ja valvonnan alaisena vastiketta vastaan sopimuksen/määräyksen perusteella. Työtä tehdään yleensä ansaintatarkoituksessa (ansiotyö). Vuoden 1998 alusta myös valtion toimielimistä saatua palkkaa ja palkkiota on pidetty työansiona eläkepalkkaa laskettaessa. Luottamustoimi/-tehtävä ei perustu työsopimukseen/virkamääräykseen, vaan nimittämiseen esim. lautakunnan tms. jäseneksi edustamaan tiettyä yhteisöä, henkilöpiiriä tai asiantuntemusta ja jossa tehtävässä ei olla työ- tai virkasuhteessa eikä toimita yrittäjien eläkelaissa tarkoitettuna yrittäjänä. Luottamustoimessa vastike on yleensä vähäinen, esimerkiksi vain kulukorvaus tai palkkio, jonka ei voida arvioida vastaavan tehtävän vastuullisuutta tai henkilön työmäärää tehtävässä. Luottamustoimia/-tehtäviä ovat: toimikunnan, neuvottelukunnan, lautakunnan tai muun vastaavan elimen jäsenyys tai sihteerinä toimiminen käräjäoikeuden lautamies erilaisten lautakuntatyyppisten muutoksenhakuasteiden asiantuntijajäsenet (ei henkilökunta). Tällaisia lautakuntia ovat mm. tarkastuslautakunta ja työttömyysturvalautakunta. erilaisten suosituksia antavien elinten asiantuntijajäsenet (ei henkilökunta), mm. kuluttajavalituslautakunta 2.4.3.2 Luottamustoimi/-tehtävä - rekisteröinnin peruste 38 Valtion toimielimien jäsenyys sekä muut luottamustoimet ja tehtävät ilmoitetaan palvelusrekisteriin 1.1.2009 alkaen rekisteröinnin perusteella 38. Tehtävät ilmoitettiin ennen sitä rekisteröinnin perusteella 01 (valtion palvelus virkasuhteisena). Uusi rekisteröinnin peruste 38 on otettu käyttöön, koska luottamustehtävä ei estä vanhuuseläkkeen saamista jo aiemmin päättyneistä palveluksista, vaikka luottamustehtävä jatkuisikin. Palvelustietoja ilmoitettaessa on huomioitava, että rekisteröinnin perusteen vaihtaminen edellyttää teknisen katkaisun tekemistä jatkuvalle palvelukselle päättymissyykoodilla 04.
21 (45) 2.4.3.3 Luottamustoimi/-tehtävä - palvelusaika ja ansio Palvelusajaksi puheenjohtajalle, jäsenille ja sihteerille ilmoitetaan se aika, joksi toimielin on asetettu. Varajäsenelle palvelusajoiksi ilmoitetaan vain ne kuukaudet, joilta hän saa kuukausipalkkiota ja kokouspalkkioita, jos jäsenyydestä maksetaan kuukausipalkkiota. Jos jäsenyydestä maksetaan pelkkiä kokouspalkkioita, varajäsenelle palvelusajoiksi ilmoitetaan vain ne päivät, joilta hän saa kokouspalkkiota. Vuoden 1998 alusta lukien kunkin toimielimen jäsenyys ilmoitetaan omana palveluksenaan riippumatta siitä, että PSR:iin ehkä rekisteröityy samalta työnantajalta useitakin rinnakkaisia palveluksia tai että toinen työnantaja maksaa toisen työnantajan päävirkaan kuuluvia palkkioita. PSR-ansioina ilmoitetaan mahdollinen kuukausipalkkio ja tehtävästä maksetut kokouspalkkiot sekä muut mahdolliset palkkiot. 2.4.4 Toimeksianto- tai konsulttisopimukset tai muut vastaavat järjestelyt Valtion eläketurvan piirissä ovat olleet 1.1.1998 lukien sellaiset kirjalliset tai suulliset toimeksianto- tai konsulttisopimuksen tai vastaavan järjestelyn perusteella tehtävät työt, joissa työpanoksen antaa ja rahallisen vastikkeen saa luonnollinen henkilö toimimatta yrittäjänä eikä toimintaa harjoiteta yhtiön tai muun yhteisön nimissä. Em. järjestelyillä tehtävää työtä on esimerkiksi henkilökohtainen luento- ja esitelmäpalkkio. Toimeksiantosuhteet kuuluvat VaEL:n piiriin sillä edellytyksellä, ettei henkilö ole yrittäjien eläkelaissa (YEL) tarkoitettu yrittäjä. Jos toiminta kuuluu YEL:n piiriin tai sitä harjoitetaan yhtiön tai muun yhteisön nimissä, siitä ei tehdä ilmoitusta PSR:iin eikä peritä eläkemaksuja. Kopio YEL-vakuutuskirjasta tai vakuutusmaksukuitista osoittaa, että toimeksisaaja on yrittäjä. Toiminnan tulee tällöin kuulua YEL:n piiriin vakuutettuun toimialaan. Toimeksianto- ja konsulttisopimuksen tehnyttä henkilöä ei tarvitse ilmoittaa palvelussuhderekisteriin silloin, jos hänellä on Eläketurvakeskuksen ennen vuotta 2002 antama päätös vakuuttamisvelvollisuudesta vapauttamisesta. Jos toiminta on niin vähäistä (yrittäjätoiminnasta saatu työtulo on vähemmän kuin YEL-vakuuttamisen alaraja), ettei henkilö ole velvollinen ottamaan itselleen YELvakuutusta, työ kuuluu VaELin piiriin. Samoin jos henkilö on vanhuuseläkkeellä eikä sen vuoksi velvollinen ottamaan YEL-vakuutusta, ilmoitetaan toimeksiantosuhde VaEL:n piiriin. Myöskään se, kuuluuko henkilö ennakkoperintärekisteriin ei ratkaise sitä, kuuluuko palvelus VaEL:n piiriin.
22 (45) Työnantaja ilmoittaa toimeksianto- tai konsulttisopimuksen tai vastaavan järjestelyn perusteella tehtävät työt/palvelukset PSR:iin rekisteröinnin perusteella 37. Työnantajan tulee määritellä em. palveluksille palveluksen alkamis- ja päättymispäivä. Ammattikoodi ei ole ollut pakollinen tieto rekisteröinnin perusteella 37 ilmoitettavissa palveluksissa. Tähän on tulossa muutos vuoden 2014 tavoitetilassa. Silloin kaikille palveluksille on ilmoitettava ammattikoodi. Keva suosittelee, että ammattikoodi ilmoitetaan rekisteröinnin perusteella 37 ilmoitettuihin palveluksiin jo 1.1.2013 alkaen. Mikäli työn suorittajalla/laskuttajalla on voimassaoleva VaEL:iin kuuluva virka- tai työsuhde samaan VaEL-työnantajaan, kuuluu toimeksianto- tai konsulttisopimuksen tai vastaavan järjestelyn perusteella tehdyn palveluksen eläkevakuutus VaEL:iin, vaikka henkilö toimisi yrittäjänä, jos kyseinen työ vastaa sisällöltään hänen työ- tai virkasuhtessa tekemäänsä työtä. 2.4.5 Palkka, työkorvaus vai käyttökorvaus Verotuksessa sovellettava palkan käsite on määritelty ennakkoperintälain (EPL) 13 :ssä. Sen mukaan palkalla tarkoitetaan kaikenlaatuista palkkaa, palkkiota, etuutta ja korvausta, joka saadaan työ- tai virkasuhteessa; kokouspalkkiota, henkilökohtaista luento- ja esitelmäpalkkiota, hallintoelimen jäsenyydestä saatua palkkiota sekä luottamustoimesta saatua korvausta. Palkkana pidetään myös luontoisetuja kuten auto-, asunto-, ravinto- ja puhelinetua. Työkorvauksella tarkoitetaan EPL 25 :n mukaan työstä, tehtävästä tai palveluksesta maksettua korvausta, jota ei pidetä palkkana. Käytännössä tämä merkitsee sitä, että ensin on aina selvitettävä, onko työstä maksettava suoritus palkkaa täyttääkö maksettu korvaus siis palkan tunnusmerkit. Jos palkan tunnusmerkit eivät täyty, kyseessä on työ- tai käyttökorvaus. 2.4.5.1 Työkorvaus ja muut ennakkoperintälain (EPL) 25 :n mukaiset suoritukset VaEL:ssa Työn teettäjällä/maksajalla on vastuu selvittää, kuuluuko työkorvaus VaEL:n piiriin. EPL 25 :n mukaisista suorituksista valtion eläketurvan piiriin on voinut kuulua 1.1.1998 alkaen työkorvaus (verottajalle ilmoitettava suorituslaji H) edellä kohdassa 2.4.4. mainituin edellytyksin. Työnantaja ilmoittaa työkorvauksina maksetut suoritukset PSR:iin palveluksina rekisteröintiperusteella 37. Työnantajan tulee määritellä em. palveluksille palveluksen alkamis- ja päättymispäivä. Lisätietoja työkorvauksesta saa verottajalta.
23 (45) 2.4.5.2 Käyttökorvaus Käyttökorvaukset (verottajalle ilmoitettava suorituslaji G) eivät kuulu valtion eläkelain piiriin. Käyttökorvauksia ovat esimerkiksi tekijänoikeuden, valokuvaan perustuvan oikeuden ja teollisoikeuden, kuten patentin tai tavaramerkin käyttämisestä, käyttöoikeudesta tai käyttöoikeuden myynnistä suoritettavat korvaukset. 2.4.6 Oman viraston/laitoksen työntekijälle maksettu muu palkka/palkkio Virkaan tai tehtävään kuuluvat muut yksittäiset palkat tai palkkiot lukuun ottamatta toimielimen jäsenyydestä saatua palkkaa tai palkkiota ilmoitetaan PSR:iin siihen palvelukseen, johon niiden katsotaan ko. viran tai tehtävän perusteella kuuluvan. Tällaisia palkkioita ovat mm. työsuojeluvaltuutetun ja luottamusmiehen palkkiot. 2.5 Muuta palveluksiin liittyvää 2.5.1 Eräät yksittäiset palkat ja palkkiot - Pohjoismainen instituutti, Pohjoismaiden Investointipankki ja Itämeren merellisen ympäristön suojelukomissio Jos laitoksen palveluksessa olevalle henkilölle maksetaan johtokunnan, hallituksen tms. kokouspalkkioita tai muita lisäpalkkioita, niistä saadut ansiot lisätään pääpalvelussuhteen ansioihin. Jos edellä mainittuja palkkiota maksetaan laitoksen ulkopuoliselle henkilölle, ne jäävät VaEL-turvan ulkopuolelle eikä niitä ilmoiteta PSR:iin. Jos henkilölle maksetaan em. toimesta kuukausipalkkaa tai vuosipalkkaa, kysymyksessä on PSR:iin ilmoitettava erillinen palvelussuhde. Palkkana ilmoitetaan tällöin kokouspalkkiot ja kuukausi/vuosipalkka. 2.5.2 Erityisvaroin teetetty työ Työnantaja voi palkata työntekijän myös budjetin ulkopuolisilla varoilla. Rahoituslähteestä huolimatta kyseessä on 1.1.1998 lukien VaEL:n tarkoittama PSR:iin rekisteröitävä palvelus. 2.5.3 Sivutoiminen tuntiopettaja Jos henkilöllä on samalla työnantajalla kokonaan tai osittain samanaikaisia sivutoimisia tuntiopetusmääräyksiä, ne rekisteröidään PSR:iin yhtenä palveluksena.
24 (45) 2.5.4 Suomen valtion palveluksessa ulkomailla työskentelevät sekä Suomessa valtion palveluksessa työskentelevät ulkomaalaiset Erillisissä taulukoissa on kerrottu Suomen valtion palveluksessa ulkomailla työskentelevien sekä Suomessa valtion palveluksessa työskentelevien ulkomaalaisten eläketurva 30.4.2010 saakka sekä 1.5.2010 alkaen. Taulukot löytyvät osoitteesta http://www.keva.fi/tyonantajille. Yksityisille yliopistoille on samalla sivulla oma ohjeensa. Ulkomailla työskentelevien vakuutuspalkasta löytyy lisätietoja näistä VaEL-ohjeista. Toisessa maassa vakuutettuja palveluksia ei saa missään tapauksessa ilmoittaa Kevaan.
25 (45) 3 Palvelukselle ilmoitettavat tiedot 3.1 Palveluksen/palvelusjakson tunnistuminen Palvelus tunnistuu palvelusrekisterissä seuraavien tunnistetietojen perusteella: henkilötunnus palveluksen alkamispäivä yksilöintitunnus, joka muodostuu työnantajatunnuksesta ja yksilöintikirjaimesta. Kaikki nämä tunnistetiedot on pidettävä samoina, kunnes palvelus tai palvelusjakso jostakin syystä päätetään. Tällöin palvelus tunnistuu myös seuraavissa eräajoissa. Henkilöllä saattaa palkkajärjestelmässä olla yksi yhtäjaksoinen palvelus, mutta PSR:ssä palvelus näkyy useana erillisenä päivästä päivään jatkuvana palvelusjaksona. Tämä johtuu siitä, että palvelukseen on tehty katkoksia tässä ohjeessa mainituista syistä. 3.2 Palveluksen yhdenjaksoisuus ja rinnakkaiset palvelukset Vuoden 1998 alusta lukien työnantajan on pitänyt ilmoittaa palvelukset PSR:iin kunkin määräyksen tai sopimuksen mukaisesti riippumatta siitä, että PSR:iin saattaa rekisteröityä samalta työnantajalta useita rinnakkaisia palveluksia. Poikkeuksena em. sääntöön ovat kuitenkin sivutoimiset tuntiopettajat. PSR:ssä saman työnantajan rinnakkaiset palvelukset erotetaan toisistaan yksilöintikirjaimella. 3.3 Työnantajatunnus (TA-tunnus) Työnantajatunnus on valtion työnantajarekisterin käyttämä tunnus valtiotyönantajista. Voimassa oleva virasto- ja laitoskoodisto löytyy verkkosivuilta osoitteesta http://www.valtiokonttori.fi (Etusivu > Tietoa Valtiokonttorista > Julkaisut ja tilastot > Tilastot > Henkilöstöjohtamisen tukeminen > Tahti-koodistoja). 3.4 Henkilötiedot Henkilötietoja ovat henkilötunnus sekä suku- ja etunimitiedot. PSR:ssä suku- ja etunimitiedot ovat Väestörekisterikeskuksen ylläpitämän väestötietojärjestelmän mukaisia.
26 (45) 3.4.1 Henkilötunnus 3.4.2 Sukunimi 3.4.3 Etunimet Henkilötunnuksen on oltava väestötietojärjestelmän mukainen tunnus. Jos henkilötunnus on virheellinen, tiedot eivät päivity PSR:iin. Virheellinen henkilötunnus on selvitettävä ja korjattava palkkajärjestelmään. Ulkomaalaisten henkilöiden tulee hankkia suomalainen henkilötunnus, jotta palvelustiedot voidaan rekisteröidä. Jos se ei ole mahdollista, heille voi tarvittaessa vielä vuoden 2012 ja 2013 VaEL-palvelustiedoissa ilmoittaa nk. keinotekoisia henkilötunnuksia. Näitä laskennallisia henkilötunnuksen loppuosalta 9-alkuisia henkilötunnuksia ei voi ilmoittaa enää Kevan tavoitetilan 2014 mukaisessa uudessa tietosisällössä. Tällöin sellaisista henkilöistä, joilla ei ole virallista Suomen henkilötunnusta, ilmoitetaan palvelusrekisteriin henkilön etunimet, sukunimi, syntymäpäivä ja sukupuoli. Saadakseen suomalaisen henkilötunnuksen ulkomaalaisen henkilön on itse ilmoittauduttava asuinpaikkansa maistraattiin rekisteröintiä varten. Tilapäisesti Suomessa oleskeleva ulkomaalainen voi jättää rekisteröinti-ilmoituksen myös verotoimistoon, Maahanmuuttovirastoon tai Kelan toimistoon. Jos henkilölle ilmoitetaan PSR-tiedostossa erilainen sukunimi kuin hänellä on palvelusrekisterissä, kaikki ilmoitetut palvelustiedot hylkäytyvät eräajossa ja jäävät päivittymättä rekisteriin. Sukunimissä sallitaan vain isot kirjaimet, väliviiva ja tyhjä merkki. Kiellettyjä ovat esim. aksentti, heittomerkki, saksalainen u ym. erikoismerkit. Palvelustiedot hylkäytyvät, jos mikään henkilön etunimistä ei täsmää PSR:ssä olevien etunimien kanssa. Etunimissä sallitaan vain isot kirjaimet, väliviiva ja tyhjä merkki. Kiellettyjä ovat esim. aksentti, heittomerkki, saksalainen u ym. erikoismerkit. 3.5 Palveluksen alkamispäivä Palveluksen alkamispäivä on kunkin määräyksen tai sopimuksen alkamispäivä (ks. kuitenkin kohta sivutoimiset tuntiopettajat). Jos palvelus alkaa alle 18-vuotiaana ja jatkuu 18 vuotta täyttämisen jälkeen, palveluksen alkupäiväksi ilmoitetaan palvelusrekisteriin 18-vuotispäivää seuraavan kalenterikuukauden ensimmäinen päivä. 3.6 Yksilöintikirjain Yksilöintitunnus muodostuu 6-numeroisesta työnantajatunnuksesta (TA-tunnus) ja yksilöintikirjaimesta (Y-kirjain).
27 (45) Yksilöintikirjain on aina iso kirjain, ei kuitenkaan Ä, Ö eikä Å. Yksilöintikirjain erottaa henkilön rinnakkaiset palvelukset samalla työnantajalla. Henkilöllä ei saa olla samanaikaisesti voimassa (osittain tai kokonaan päällekkäin) kahta tai useampaa palvelusta, joilla on sama työnantajatunnus ja yksilöintikirjain. Sääntöä on tiukennettu (aikaisemmin myös sama alkupäivä edellytyksenä), koska teknisten katkaisujen vuoksi jatkuvien palvelusten alkuperäiset alkupäivät muuttuvat PSR:issä. Silloin palvelusten katkaisun ja uudelleen avauksen jälkeen alun perin eri päivinä alkaneilla palveluksilla saattaakin olla sama alkupäivä, TA-tunnus ja yksilöintikirjain. 31.12.2004 kaikille jatkuville palveluksille tehtiin tekninen katkaisu päättymissyykoodilla 04. Uusi palvelusjakso avattiin alkupäivällä 1.1.2005. PSR:iin ilmoitettavan palveluksen alkupäivä voi siis olla 1.1.2005 tai sitä myöhempi päivä. 3.7 Palvelusten päättäminen 3.7.1 Palveluksen päättymisen ilmoittaminen Kun palvelus päättyy, sille ilmoitetaan päättymispäivä ja päättymissyy. Palvelusten päättymissyykoodeja ovat: 01 = eronnut/työ päättynyt, siirtynyt vanhuuseläkkeelle, siirtynyt työkyvyttömyys-, osatyökyvyttömyys- tai osatapaturmaeläkkeelle Jos henkilö saa kuntoutustukea (siirtyy entiselle määräaikaiselle työkyvyttömyyseläkkeelle), palvelusta ei päätetä vaan ko. aika ilmoitetaan palveluksen keskeytyksenä koodilla 73. 04 = tekninen katkos, palveluksen on aina jatkuttava seuraavasta päivästä 07 = päättynyt lainsäädännön muutoksen vuoksi 09 = päättynyt työpaikan omistussuhteen muutoksen vuoksi 11 = valtion laitos yhtiöitetty 12 = siirtynyt osa-aikaeläkkeelle 13 = siirtynyt asemamaan eläketurvaan 14 = laitos kunnallistettu/yksityistetty/muuttunut ammattikorkeakouluksi 15 = yliopiston toimintojen kunnallistaminen
28 (45) Päättymissyiden 07, 09, 11, 13, 14 ja 15 käytöstä on aina erikseen sovittava Kevan kanssa. Keva ohjeistaa tapauskohtaisesti tarvittavista palvelusten katkaisuista ja lakkautettavista/uusista työnantajatunnuksista organisaatioiden muutostilanteissa. 3.7.2 Palvelusten katkaisu tietyissä erityistilanteissa Palvelus katkaistaan PSR:iin, kun palvelus päättyy. On myös tilanteita, joissa jatkuva palvelus päätetään PSR:iin tilanteeseen sopivalla päättymissyykoodilla ja avataan uutena palvelusjaksona seuraavasta päivästä alkaen. Palkkajärjestelmän toimittajalta on tarkistettava, hoituuko tällainen tekninen katkaisu palkkajärjestelmässä automaattisesti vai edellyttääkö se järjestelmän käyttäjältä toimenpiteitä. Palveluksille ei tehty teknistä katkaisua VaEL:n tullessa voimaan 1.1.2007. Jatkuville VaEL-palveluksille ei tarvitse tehdä teknistä katkaisua myöskään valtion palvelusrekisterin siirtyessä Kevaan 1.1.2013. 3.7.2.1 Työntekijä täyttää 68 vuotta Eläkkeeseen oikeuttavat ne työansiot, jotka on ansaittu 68 vuoden iän täyttämiskuukauden loppuun mennessä. Palvelus päätetään päättymissyyllä 01 viimeistään sen kalenterikuukauden viimeiseen päivään, jolloin henkilö täyttää 68 vuotta. Myöskään eläkemaksuja ei makseta sen jälkeen. Jos henkilölle maksetaan takautuvaa palkkaa sen kuukauden jälkeen, jolloin hän on täyttänyt 68 vuotta ja ansio kohdistuu palvelukseen, joka on päättynyt viimeistään sen kuukauden viimeisenä päivänä, jolloin henkilö on täyttänyt 68 vuotta, ansio ilmoitetaan kyseiseen palvelukseen ja siitä maksetaan eläkemaksut. 3.7.2.2 Työntekijä täyttää 53 vuotta Kun työntekijä täyttää 53 vuotta, työntekijän eläkemaksuprosentti muuttuu täyttämistä seuraavan kuukauden alusta. Tästä syystä palvelus katkaistaan päättymissyyllä 04 täyttämiskuukauden viimeiseen päivään ja avataan uusi palvelusjakso heti seuraavasta päivästä alkaen 3.7.2.3 Työntekijä siirtyy osa-aikaeläkkeelle Kun henkilö siirtyy osa-aikaeläkkeelle, palvelus katkaistaan eläkkeen alkamista edeltävään päivään päättymissyyllä 12 (= osa-aikaeläkkeelle siirtyminen). Uusi palvelusjakso avataan seuraavasta päivästä alkaen (= eläkkeen alkamispäivä). Jos henkilö palaa osa-aikaeläkkeeltä kokoaikaiseen palvelukseen, osa-aikainen palvelus päätetään päättymissyyllä 01 ja kokoaikainen palvelus avataan seuraavasta päivästä lukien uudella alkamispäivällä.