Styronin eettinen ohjeisto Eettiset käytännöt ja ohjeiden noudattaminen
Sisällysluettelo Alustus PÄÄJOHTAJAN ALKUSANAT s. 2 Styronin eettinen ohjeisto s. 3 1. STYRONIN ARVOT s. 3 Vastuullinen huolenpito s. 3 Kunnioitus ja riippumattomuus s. 3 Luotettavuus ja arvojen luominen s. 3 Innovaatio s. 3 Asiakkaisiin sitoutuminen s. 3 2. STYRONIN TYÖNTEKIJÖIDEN KUNNIOITTAMINEN s. 4 Moninaisuus ja yhdenvertaiset mahdollisuudet s. 4 Suojelu ahdistelulta s. 4 Ihmisoikeudet s. 4 Työterveys ja turvallisuus s. 4 Päihteiden väärinkäyttö työpaikalla s. 5 Väkivalta työpaikalla s. 5 Henkilötietojen suojelu s. 5 3. YMPÄRISTÖNSUOJELU s. 6 Tavoitteet s. 6 Lainsäädännön noudattaminen s. 6 Kysymyksiä ja huolenaiheita s. 6 4. STYRONIN OMAISUUDEN JA MAINEEN SUOJELU s. 6 Yrityksen resurssien käyttäminen s. 6 Luottamukselliset tiedot s. 6 Asiakirjahallinto s. 7 Tietojärjestelmät s. 7 Lahjat ja viihde s. 7 Eturistiriidat s. 7 Suhteet valtioon ja viranomaisiin s. 7 Vuorovaikutus ympäröivan yhteisön kanssa s. 8 Osallistuminen politiikkaan, edunvalvonta ja lahjoitukset s. 8
5. RIIPPUMATTOMUUS MARKKINOILLA s. 9 Kilpailu ja oikeudenmukainen kauppa s. 9 Kansainvälinen kauppalainsäädäntö s. 9 Sisäpiiritieto s. 10 Kilpailutietojen kerääminen s. 10 Kyseenalaiset maksut s. 10 6. RAHOITUKSELLINEN RIIPPUMATTOMUUS s.11 Täydellinen ja täsmällinen kirjanpito s.11 Hyväksytyt kirjanpitoperiaatteet s.11 Kysymyksiä ja huolenaiheita s.11 7. TÄHÄN OHJEISTOON LIITTYVIEN HUOLENAIHEIDEN ILMOITTAMINEN s.12 Epäiltyjen rikkomusten ilmoittaminen s.12 Suojaaminen kostotoimilta s.12 Kysymykset s.12 TUKEVAT KÄYTÄNNÖT s.14 Lahjonnan vastainen ohjeisto s. 14 Syrjinnän vastainen ohjeisto s. 18 Kilpailutiedot s. 19 Kilpailulainsäädäntö s. 24 Eturistiriidat s. 28 Lahjoitukset s. 32 Ympäristö, terveys ja turvallisuus s. 36 Sopimukset valtion kanssa s. 37 Tietojen käsittely s. 40 Kansainvälinen kauppa s. 44 Työvoima ja ihmisoikeudet s. 49 Yksityisyys s. 50 Ostojen eettisyys s. 53 Arkistojen hallinta s. 54 Kunnioitus ja vastuu s. 58 Sosiaalinen media s. 61 Vapaaehtoistyö s. 67 Lainrikkomuksista ilmoittavat s. 68
[Type text]
PÄÄJOHTAJAN ALKUSANAT 1. tammikuuta 2011 Arvoisat kollegat: Styron* on uudenlainen maailmanlaajuinen materiaalinvalmistaja, joka toimii ihmisten, teknologian ja asiakkaiden rajapinnassa. Asiakassuhteemme maailman johtavien yritysten kanssa ovat perinteisesti olleet erittäin hyvät ja perustuvat tietotaitoomme ja siihen, että haluamme auttaa asiakkaitamme vastaamaan kaikkiin haasteisiin. Styron on sitoutunut harjoittamaan liiketoimintaansa lainsäädännön mukaisesti ja eettisesti kaikissa Styron-organisaation toimipaikoissa ympäri maailmaa. Styronin työntekijöiden odotetaan noudattavan kaikkia eettisiä ja liiketoimintaan liittyviä sääntöjä kaikissa yritykseen liittyvissä asioissa. Lisäksi heidän odotetaan noudattavan kaikkia kuhunkin asiaan sovellettavia säädöksiä ja hallitusten määräyksiä valtioissa, joissa Styron harjoittaa liiketoimintaa. Tässä eettisessä ohjeistossa (jäljempänä ohjeisto) luetellaan Styronin arvot, kuvataan teidän vastuutanne Styronin työntekijöinä ja esitetään keskeiset eettiset periaatteet ja ohjeistot liiketoiminnallemme globaalisti Tällä ohjeistolla ei korvata vaan täydennetään nykyisiä Styronin ohjeistoja ja normeja sekä säädöksiä ja määräyksiä valtioissa, joissa Styron harjoittaa liiketoimintaa. Styronin kaikkien johtajien, toimihenkilöiden ja työntekijöiden on noudatettava tämän ohjeiston periaatteita. Lukekaa ja sisäistäkää ohjeisto huolellisesti (ohjeisto on saatavilla osoitteessa www.styron.com kohdassa Our Company ), soveltakaa sen periaatteita ja ohjeita jokapäiväisessä liiketoiminnassa ja ilmoittakaa välittömästi kaikista noudattamiseen liittyvistä huolenaiheista käytettävissänne olevien kanavien kautta. Kiitos, että olette osa Styronin menestystä! Chris Pappas Pääjohtaja *Tässä asiakirjassa Styron ja yhtiö viittaavat Styron LLC:hen ja Styronin yhtiöihin, osakkuusyhtiöihin ja tytäryhtiöihin. 2
STYRONIN EETTINEN OHJEISTO 1. STYRONIN ARVOT Styronin arvot ovat tämän ohjeiston lähtökohtana, sillä jokainen arvo on olennainen osa yrityksen eettisiä ja liiketoimintaan liittyviä sääntöjä. Jotta Styronin arvot toteutuisivat mahdollisimman hyvin, on tärkeää, että tätä ohjeistoa sekä Styronin nykyisiä ohjeita ja sääntöjä noudatetaan. Voitte esittää ohjeiston mihin tahansa osaan liittyviä kysymyksiä, huolenaiheita tai raportteja omalle esimiehellenne, henkilöstöpäällikölle tai Styronin eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle (Chief Compliance Officer). Voitte ottaa suoraan yhteyttä yhteen tai useampaan näistä henkilöistä tai organisaatioista tai voitte käyttää eettisiin kysymyksiin ja noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua, joka on käytettävissä puhelimitse ja Internet-lomakkeella ja jota voitte halutessanne käyttää myös nimettömästi. Luettelo puhelinpalvelun numeroista eri valtioissa on saatavilla osoitteessa https://secure.ethicspoint.com/domain/media/en/gui/28803/index.html. Myös verkkolomake on saatavilla tämän linkin kautta. Responsible Care (Vastuu Huomisesta) -ohjelmaan kuuluvana yrityksenä henkilöstön terveys ja työturvallisuus sekä yhteisöjemme suojelu ovat toiminnassamme etusijalla. Pyrimme täyttämään ja jopa ylittämään tiukimmatkin ympäristö- ja työturvallisuusvaatimukset. Kohtelemme toisiamme, asiakkaitamme ja sidosryhmiämme kunnioittavasti ja arvostavasti. Noudatamme kaikessa liiketoiminnassamme korkeimpia eettisiä periaatteita. Lisäksi noudatamme paikallisia lakeja ja määräyksiä kaikkialla, missä toimimme. Uskomme, että nopeus, ketteryys ja hyvät päätöksentekotaidot luovat arvoa. Olemme omalta osaltamme yhtiön omistajia ja kannamme vastuuta sen menestyksestä. Uskomme, että yhtiömme teknologiat ja työntekijöidemme luovuus sekä näiden avulla toteutetut innovaatiot lisäävät sekä yhtiömme että asiakkaidemme menestystä. Teemme yhteistyötä asiakkaidemme kanssa ja tuotamme arvoa teknologioidemme, innovaatioidemme ja ratkaisujemme avulla. *Tässä asiakirjassa Styron ja yhtiö viittaavat Styron LLC:hen ja Styronin yhtiöihin, osakkuusyhtiöihin ja tytäryhtiöihin. 3
2. STYRONIN TYÖNTEKIJÖIDEN KUNNIOITTAMINEN Styron haluaa taata kaikille työntekijöille turvalliset työolot ja ympäristön, jossa kaikkien työntekijöiden ihmisarvoa ja erilaisuutta kunnioitetaan. Tässä osassa esitetyt periaatteet ovat ratkaisevan tärkeitä tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Jos työntekijä havaitsee tai epäilee, että jotakin tässä osassa esitettyä velvollisuutta rikotaan, hänen on raportoitava siitä omalle esimiehelleen, henkilöstöosastolle tai Styronin eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja noudattamiseen liittyvää puhelunpalvelua. Moninaisuus ja yhdenvertaiset mahdollisuudet Styron kannustaa ympäristöön, jossa työntekijöiden yhteneväisyyttä ja erilaisuutta, myös uskonnollista vakaumusta ja uskontoon liittyviä tapoja ymmärretään ja arvostetaan. Styron antaa kaikille työntekijöille yhdenvertaiset työllistymismahdollisuudet, eikä Styron hyväksy syrjintää työsuhteen hallinnan missään vaiheessa, mukaan luettuina rekrytointi, työhönotto, työjärjestelyt, ylennykset, siirrot, työkorvaukset ja edut, koulutus tai työsuhteen päättäminen, joissa kaikissa noudatetaan lainsäädännön vaatimuksia. (Katso Syrjinnän vastainen ohjeisto.) Suojelu ahdistelulta Styron tarjoaa kaikille työntekijöille vastavuoroisen kunnioituksen ilmapiirin, jossa kenenkään ei tarvitse kärsiä pelottelusta, vihamielisyydestä, nöyryytyksestä tai muusta häiritsevästä käytöksestä, joka voitaisiin katsoa ahdisteluksi. Kaikenlainen ahdistelu, myös mikä tahansa seksuaalinen ahdistelu, on ehdottomasti kielletty. Riippumatta siitä, miten ahdistelua säännellään kansallisessa lainsäädännössä, ahdistelulla rikotaan aina Styronin arvoja. Ahdistelu kielletään tällä ohjeistolla. (Katso Kunnioitusta ja vastuukysymyksiä koskeva ohjeisto.) Ihmisoikeudet Styronin mielestä on ratkaisevan tärkeää, että kaikkien työntekijöiden ihmisarvoa ja oikeuksia kunnioitetaan. Styron tunnustaa ja noudattaa toiminnassaan kaikkia työ- ja työllistämissäädöksiä ja odottaa, että yhteistyökumppaneina toimivat toimittajat ja alihankkijat noudattavat samanlaisia arvoja ja sääntöjä. Styronin työntekijöiden on tehtävä yhteistyötä, jotta säädöksiä voidaan noudattaa täysimääräisesti. (Katso Työntekijöiden oikeuksia ja ihmisoikeuksia koskeva ohjeisto.) Työterveys ja -turvallisuus Styronin terveys- ja turvallisuussäännöillä ja -menettelyillä pyritään luomaan turvallinen ja terveyttä ylläpitävä työympäristö, joka on yhteneväinen terveys- ja turvallisuuslainsäädännön kanssa. Turvallisen ja terveyttä ylläpitävän työympäristön säilyminen perustuu pääosin kunkin henkilön omaan käyttäytymiseen. Jokaisen työntekijän on tunnettava säännöt ja työohjeet, joita työpaikalla sovelletaan, ja noudatettava sääntöjä ja kannustettava myös muita työntekijöitä noudattamaan niitä. Työntekijän on välittömästi ilmoitettava asianmukaiselle Styronin työntekijälle tai osastolle, työntekijän esimies, henkilöstöosasto tai Styronin eettisestä toiminnasta vastaava henkilö mukaan luettuina, vaarallisesta tilanteesta tai toiminnasta (myös niistä, joita kuvataan seuraavissa kahdessa osassa) joko suoraan tai käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua. Päihteiden väärinkäyttö työpaikalla Styron on sitoutunut työympäristöön, jossa ei käytetä päihteitä. Tällaisella ympäristöllä suojellaan työntekijöiden, toimien ja kaikkien työpaikoillamme ja kiinteistöissämme vierailevien henkilöiden terveyttä ja turvallisuutta. Päihteiden väärinkäyttö vaikuttaa kielteisesti tuottavuuteen, läsnäoloon ja työturvallisuuteen. Huumeiden, päihteiden tai huumausaineisiin liittyvän välineistön luvaton käyttö, hallussapito, myynti, välittäminen, jakelu, piilottaminen, kuljettaminen tai valmistus Styronin tiloissa tai 4
ajoneuvoissa tai yrityksen tilojen ulkopuolella tapahtuvan Styronin liiketoiminnan harjoittamisen aikana on ehdottomasti kielletty. Väkivalta työpaikalla Styron ei hyväksy väkivaltaa tai väkivallalla uhkailua, fyysinen uhkailu, pelottelu, ahdistelu ja/tai pakottaminen mukaan luettuina. Työntekijöiden turvallisuuden ja yleisen turvallisuuden takaamiseksi aseet, tuliaseet, räjähteet ja sytytyslaitteet on kielletty yrityksen tiloissa tai yrityksen ajoneuvoissa. Henkilötietojen suojelu Styronin työntekijöiden henkilötietoja, myös työntekijöiden tunnistustietoja (kuten kotiosoite, henkilötunnus sekä henkilökohtaiset palkkatiedot), on suojeltava asiattomalta käytöltä. Styronin työntekijät eivät saa luovuttaa henkilötietoja ilman asiaan sovellettavan lainsäädännön nojalla annettua erityislupaa. Useimmissa valtioissa on annettu lainsäädäntöä henkilötietojen keräämisestä ja käytöstä. Kerättyjen tietojen tyyppi, suojelun luonne ja paikalliset toimeenpanomekanismit kuitenkin vaihtelevat. Styron on sitoutunut noudattamaan kaikkia asiaan sovellettavia, henkilötietojen suojelua koskevia säädöksiä. Kaikkien työntekijöiden on varmistettava, että kunkin valtion lainsäädännössä ja määräyksissä ja yrityksen suuntaviivoissa ja/tai ohjeistoissa asetettuja yksityisyydensuojaa koskevia vaatimuksia noudatetaan. (Katso Yksityisyydensuojaa koskeva ohjeisto s.50.) 5
3. YMPÄRISTÖNSUOJELU Tavoitteet Styronin tavoitteena on torjua työpaikoilla kaikki vammat ja työperäiset sairaudet, estää ympäristövahingot, vähentää jätteitä ja päästöjä ja edistää resurssien säästämistä kaikissa tuotteidemme elinkaaren vaiheissa. Styron harjoittaa liiketoimintaa ympäristöä kunnioittaen ja hoitaen. (Katso Ympäristöön, terveyteen ja turvallisuuteen liittyvien sääntöjen noudattamista koskeva ohjeisto s. 36.) Lainsäädännön noudattaminen Asiaan sovellettavia ympäristöä, terveyttä ja turvallisuutta koskevaa lainsäädäntöä ja määräyksiä sekä sisäisiä ympäristöä, terveyttä ja turvallisuutta koskevia ohjeistoja ja normeja on noudatettava. Styron odottaa, että kaikki työntekijät ovat tutustuneet omiin työtehtäviinsä liittyviin ympäristöön, terveyttä ja turvallisuutta koskeviin säädöksiin ja määräyksiin sekä asiaa koskeviin Styronin ohjeistoihin. Styronin työntekijöiden on tarvittaessa pyydettävä neuvoja ympäristöstä, terveydestä ja turvallisuudesta vastaavalta asiantuntijalta. Kysymyksiä ja huolenaiheita Jos työntekijä havaitsee tai epäilee, että näitä sääntöjä on rikottu, hänen on ilmoitettava rikkomuksesta esimiehelleen, henkilöstöosastolle tai ympäristöstä, terveydestä ja turvallisuudesta vastaavalle osastolle (tarvittaessa asiasta vastaavalle päällikölle) tai Styronin eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua. 4. STYRONIN OMAISUUDEN JA MAINEEN SUOJELU Styronin työntekijät suorittavat työtehtäviään eettisten sääntöjen ja yrityksen edun mukaisesti. Yrityksen omaisuutta ja arvoa on suojattava epäeettiseltä toiminnalta. Tässä osassa käsitellään erilaisia epäeettisiä tai laittomia käyttäytymismalleja, joita on vältettävä. Rikkomuksista on ilmoitettava esimiehelle, henkilöstöosastolle tai Styronin eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua. Yrityksen resurssien käyttäminen 6
Styronin resurssit on tarkoitettu ensisijaisesti työkäyttöön. Työntekijät voivat toisinaan ja asianmukaisissa olosuhteissa käyttää yrityksen resursseja, kuten kopiokonetta, Internet-yhteyttä, puhelinta tai sähköpostia henkilökohtaisiin tarkoituksiin. Yrityksen resurssien henkilökohtainen käyttäminen toisinaan ja rajoitetusti hyväksytään, jos käytössä noudatetaan Styronin tietojärjestelmien ja muiden ohjeistojen (ensisijaisesti tämän ohjeiston 2 osan sekä mahdollisesti muiden osien) sääntöjä, eikä käytöstä aiheudu tavallista suurempia kustannuksia tai häiriötä muille työntekijöille. Luottamukselliset tiedot Luottamuksellisiksi tiedoiksi katsotaan liikesalaisuudet, yrityksen tietotaito, henkilöstötiedot, liiketoimintasuunnitelmat ja -ehdotukset, kapasiteettia ja tuotantoa koskevat tiedot, markkinointi- tai myyntiennusteet ja -strategiat, asiakasluettelot, hintatiedot tai -strategiat, rakennussuunnitelmat, toimittajia koskevat tiedot, liiketoiminnan johtamista koskevat tiedot, tutkimusta ja kehitystyötä (R&D) koskevat tiedot sekä kaikki muut tiedot, jotka eivät ole yleisessä tiedossa Styronin ulkopuolella ja joilla on kaupallista arvoa tai joissa on kyse henkilösuojasta. Luottamuksellisia tietoja käytetään vain yritystoiminnan tarkoituksissa. Kaikkien Styronin työntekijöiden on suojeltava kaikkia luottamuksellisia tietoja, ja työntekijät saavat paljastaa tietoja vain niille tahoille, joiden on Styronin etujen mukaisesta perustellusta, yritystoimintaan liittyvästä syystä saatava kyseiset tiedot. Styronin työntekijöiden on työsuhteen päätyttyä edelleen suojeltava Styronin luottamuksellisia tietoja. (Katso Tiedon hallintaa koskeva ohjeisto s 40.) Asiakirjahallinto Asiakirjat ja tiedot ovat yritykselle tärkeitä. Ne ovat ratkaisevan tärkeä osa päätöksentekoamme ja liiketoimintaamme, ja niitä on hallittava asianmukaisesti, jotta niiden arvo säilyy. Kaikkien työntekijöiden on tutustuttava ja noudatettava työhönsä sovellettavia, asiakirjahallintoon liittyviä ohjeistoja ja sääntöjä. Jos teillä on kysyttävää, ottakaa yhteyttä esimieheenne tai asiasta vastaavaan Styronin oikeudelliseen neuvonantajaan. (Katso Asiakirjahallintoa koskeva ohjeisto s. 54.) Tietojärjestelmät Tietokoneet ja Styronin tietokoneilla olevat tiedot sekä kaikki muissa laitteissa olevat Styronin tiedot ovat yrityksen omaisuutta. Lisensoituja ohjelmistoja tai asiakirjoja on käytettävä lisenssisopimusten mukaisesti. Kaikkien työntekijöiden on varmistettava, että Styronin tietojärjestelmiä, verkkoja ja välineitä käytetään Styronin ohjeistojen ja sääntöjen, myös tietojärjestelmiä koskevien ohjeistojen, turvallisuusvaatimusten ja kaikkien paikallisten lainsäädännössä asetettujen vaatimusten mukaisesti. Työntekijät ovat vastuussa myös sähköpostiviestiensä sisällöstä. Työntekijöiden on suojeltava salasanoja, joilla voidaan käyttää yrityksen verkkoja, eivätkä työntekijät saa käyttää Styronin antamia yhteystietoja henkilökohtaisessa kirjeenvaihdossa, sähköposteissa tai muussa kuin yrityksen liiketoiminnassa ilman esimieheltä saatua erityislupaa. (Katso Tiedon hallintaa koskeva ohjeisto ja Sosiaalista mediaa koskeva ohjeisto s. 40/s. 61.) Lahjat ja viihde Styron valitsee tuotteet ja palvelut niiden hinnan, laadun ja yleisen liiketoimintatarkoituksiin soveltuvuuden perusteella. Kaikki liiketapahtumat on suoritettava tämän perusteella, ja niiden on oltava riippumattomia, puolueettomia ja ulkopuolisesta vaikutuksesta vapaita. Liikesuhteisiin liittyy usein vaatimattomia lahjoja, palveluksia ja viihdelahjoilla. Lahjaa, palvelusta tai viihdelahjaa ei kuitenkaan saa hyväksyä, jos se velvoittaa tai voisi velvoittaa vastaanottajaa tai jos katsotaan, että sillä pyritään vaikuttamaan päätöksiin. Työntekijät, esimiehet, johtajat, perheenjäsenet, edustajat tai edustajien perheenjäsenet eivät saa hyväksyä tai vastaanottaa lahjaa tai viihdelahjaa, jos se annetaan rahana se ei vastaa yleisiä liiketoiminnan käytäntöjä se on arvoltaan merkittävä 7
sillä rikotaan lainsäädäntöä tai määräyksiä. Jos tästä asiasta on kysyttävää, voitte pyytää neuvoja Styronin eettisestä toiminnasta vastaavalta henkilöltä tai esittää kysymyksiä käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua. Eturistiriidat Styronin kaikkien työntekijöiden on aina toimittava Styronin etujen mukaisesti. Eturistiriita syntyy, kun työntekijä, perheenjäsen, ystävä tai muu yhteyshenkilö saa yrityksen asiakkaasta, kilpailijasta tai toimittajasta taloudellista etua tai muuta etua, joka voi vaikuttaa työntekijän valmiuteen toimia Styronin etujen mukaisesti ja tehdä puolueettomia päätöksiä Styronin puolesta. (Katso Eturistiriitoja koskeva ohjeisto s. 28.) Styronin työntekijöiden on erotettava työ ja henkilökohtaiset asiat selvästi toistaan, eivätkä he saa käyttää hyväkseen asemaansa tai suhdetta Styroniin saadakseen liiketoiminnasta henkilökohtaista etua. Kaikkien Styronin työntekijöiden on vältettävä sijoituksia, etuja, yhteyksiä tai toimia, jotka voivat vaikuttaa heidän kykyynsä hoitaa työtehtävänsä puolueettomasti ja tehokkaasti tai jotka voivat antaa muille syytä epäillä yrityksen oikeudenmukaisuutta ja puolueettomuutta. Styronin työntekijät eivät myöskään saa hyödyntää liiketoiminta- tai tuottomahdollisuuksia, jotka kuuluvat Styronille, eivätkä he saa millään tavalla kilpailla yrityksen kanssa. Mikäli eturistiriita tai edes eturistiriidan mahdollisuus syntyy, työntekijän on ilmoitettava yritykselle todellisesta tai mahdollisesta eturistiriidasta ja noudatettava yrityksen ohjeita sen ratkaisemiseksi. Jos todellinen tai mahdollinen eturistiriita syntyy, siitä on näin ollen ilmoitettava esimiehelle tai Styronin eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle, joka antaa ohjeita ristiriidan ratkaisemiseksi. Jos eturistiriita koskee johtajaa, ilmoitus on tehtävä Styronin hallitukselle (tai asiasta vastaavalle hallituksen komitealle), joka päättää, miten eturistiriita ratkaistaan. Suhteet valtioon ja viranomaisiin Liiketoiminta valtion virastojen kanssa ei aina ole samanlaista kuin liiketoiminta yritysten kanssa. Valtio voi soveltaa erityisiä sääntöjä liiketoiminnan eri aloihin, kuten tuotteista ja palveluista perittävien maksujen keräämiseen ja seurantaan, yksityisomisteisten tietojen suojelemiseen, lahjojen tai viihdelahjojen tarjoamiseen ja hyväksymiseen tai valtion entisten työntekijöiden työhönottamiseen. Valtion liiketoimintaa koskevat säädökset ovat usein monimutkaisia, ja yritykselle ja asiasta vastaavalle työntekijälle voidaan rikkomuksen perusteella antaa vakavia siviili- tai rikosoikeudellisia rangaistuksia. Jos ette ole varmoja siitä, miten valtion virkamiesten ja virastojen kanssa on toimittava, ottakaa yhteyttä julkisista asioista vastaavaan osastoon tai noudattamisesta vastaavaan johtajaan. Vuorovaikutus ympäröivän yhteisön kanssa Kaikkien Styronin työntekijöiden on erotettava henkilökohtainen toiminta Styronille suoritettavista työtehtävistä. Kun Styronin työntekijä tekee vapaaehtoistyötä yhteisössä tai muussa yhteydessä tai kun hän esittää julkisesti henkilökohtaisia tai poliittisia näkemyksiään (kaikki poliittinen toiminta mukaan luettuna), kyseinen Styronin työntekijä ei saa missään muodossa edustaa Styronia, viitata edustamiseen tai tehdä Styronista asianosaista tahoa. (Katso Sosiaalista mediaa koskeva ohjeisto, Lahjoituksia koskeva ohjeisto ja Vapaaehtoistyötä koskeva ohjeisto s. 61/s. 67.) Vain ne työntekijät, joiden työtehtävänä on pitää yhteyttä ympäröivään yhteisöön tai tiedotusvälineisiin, saavat edustaa Styronia julkisesti tai tiedotusvälineissä. Styronin muiden työntekijöiden on vältettävä yrityksen puolesta puhumista tai sen edustamista julkisesti tai tiedotusvälineissä. Jos työntekijä saa ulkopuoliselta yhteyshenkilöltä suullisen tai kirjallisen pyynnön yritykseen liittyvästä asiasta, työntekijän on välittömästi ohjattava pyyntö asiasta vastaavalle yrityksen edustajalle tai viestintäosaston edustajalle. Tällä vaatimuksella ei pyritä rajoittamaan henkilökohtaisten näkemysten esittämistä, vaan sillä pyritään varmistamaan, että yrityksen näkemykset ovat yhdenmukaisia ja että sen viesteissä otetaan huolellisesti ja johdonmukaisesti huomioon yrityksen edut ja asiaan liittyvät näkökohdat. 8
Osallistuminen politiikkaan, edunvalvonta ja lahjoitukset Styron kannustaa työntekijöitään vaikuttamaan yhteiskuntaan ja osallistumaan politiikkaan. Styronin työntekijöiden on kuitenkin noudatettava lainsäädäntöä, joka koskee osallistumista politiikkaan, myös poliittisia lahjoituksia ja edunvalvontaa koskevaa lainsäädäntöä. Styronin työntekijä ei saa osallistua edunvalvontaan, ellei asiasta vastaava Styronin päällikkö ole antanut siihen lupaa. Työntekijä ei myöskään saa Yhdysvalloissa tai muissa valtioissa tehdä poliittisia lahjoituksia Styronin puolesta tai lahjoittaa yrityksen varoja, tuotteita tai palveluja ehdokkaalle, poliittiselle puolueelle tai kampanjalle ilman asiasta vastaavalta Styronin oikeudelliselta neuvonantajalta tai Styronin eettisestä toiminnasta vastaavalta henkilöltä etukäteen saatua lupaa. 5. RIIPPUMATTOMUUS TOIMINNASSA Styron on sitoutunut toimimaan eettisesti ja tiukimpien, rehellistä ja oikeudenmukaista toimintaa koskevien sääntöjen mukaisesti. Näiden sääntöjen nojalla yrityksen liiketoiminnassa on noudatettava kaikkia säädöksiä, määräyksiä ja tavanomaisia eettisiä käytäntöjä. Styronin työntekijöiden odotetaan toimivan riippumattomasti ja noudattavan kaikkia asiaan sovellettavia säädöksiä. Velvollisuuden rikkomisesta tai Styronin sitoutumiseen vaikuttavista tekijöistä on välittömästi ilmoitettava esimiehelle tai Styronin eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua. Kilpailu ja oikeudenmukainen kauppa Styron on liiketoiminnassaan sitoutunut vapaaseen, oikeudenmukaiseen ja avoimeen kilpailuun. Se on myös sitoutunut kilpailemaan eettisesti ja kilpailua edistävän lainsäädännön mukaisesti. Useimmissa valtioissa on voimassa kartellien vastaista lainsäädäntöä sekä kilpailu- ja kauppalainsäädäntöä, jossa säädetään vapaasta ja oikeudenmukaisesta kilpailusta. Tätä lainsäädäntöä on noudatettava. Asianosaisia yksittäisiä työntekijöitä ja yritystä vastaan voidaan käynnistää rikosoikeudellisia menettelyjä, jos lainsäädäntöä ei noudateta. Styronin työntekijät eivät saa virallisesti tai epävirallisesti tai kirjallisesti tai muulla tavoin käydä kilpailijoiden kanssa sellaisia keskusteluja tai tehdä kilpailijoiden tai muiden kanssa sellaisia sopimuksia tai lupauksia, joilla kenties rajoitetaan vapaata ja avointa kilpailua. (Katso Kilpailulainsäädännön noudattamista koskeva ohjeisto s. 24.) Styron kunnioittaa myös muiden toimijoiden liikesalaisuuksia, tekijänoikeuksia, tavaramerkkejä ja patenttioikeuksia. Jos haltijalta ei saada kopiointiin lupaa tai jos materiaalin käyttöä ei muutoin sallita lainsäädännössä, tällaisen materiaalin kopioimisella rikotaan lainsäädäntöä ja tätä ohjeistoa. Kansainvälinen kauppalainsäädäntö Styronin liiketoiminta on maailmanlaajuista. Styronin kaikkien työntekijöiden onkin tunnettava kansainvälisen kaupan perussäännökset. Työntekijät tai Styronin edustajat eivät lainsäädännön nojalla esimerkiksi saa osallistua sellaisten valtioiden laittomiin boikotteihin, joilla on myönteiset suhteet Yhdysvaltojen kanssa. Boikottipyynnöt esitetään yleensä kansainvälisen liiketoiminnan asiakirjoissa, ja työntekijöiden on noudatettava huolellisuutta niiden käsittelyssä. Yhdysvaltojen useilla säädöksillä Styronia (ja yleensä myös sen ulkomaisia tytäryhtiöitä) myös kielletään myymästä tuotteita ja teknologiaa tiettyjen valtioiden, kuten Iranin, Kuuban tai Pohjois-Korean, yrityksille tai kansalaisille. 9
Styronin kansainvälisessä liiketoiminnassa on noudatettava viennin valvontaa koskevia säädöksiä, jotka on annettu Yhdysvalloissa ja kaikissa niissä valtioissa, joissa Styron harjoittaa liiketoimintaa. Styronin ja sen osakkuusyhtiöiden, yhteisyritysten ja tytäryritysten sekä sen asiakkaiden välisiin kauppatapahtumiin sovelletaan tullisääntöjä. Koska kansainvälistä kauppaa koskevat säädökset ovat monimutkaisia ja usein hämmentäviä, kansainvälistä liiketoimintaa harjoittavien työntekijöiden on pyydettävä erityisiä neuvoja asiasta vastaavalta Styronin oikeudelliselta neuvonantajalta tai Styronin eettisestä toiminnasta vastaavalta henkilöltä ja lisäksi tunnettava yrityksen erityiset ohjeistot, joita sovelletaan kansainväliseen kauppaan. (Katso Viennin valvontaa ja kansainvälisten säännösten noudattamista koskeva ohjeisto s. 44.) Sisäpiiritiedot Toisinaan työntekijät saavat Styronista, sen omistajista tai Styronin yhteistyökumppanista tietoa, joka ei ole julkista tietoa. Jos kyseinen sisäpiiritieto on arvokasta eli jos sijoittaja katsoisi, että tieto on tärkeä sijoituspäätöksen tekemiseksi kyseinen henkilö ei saa myydä tai ostaa arvopapereita mistään yrityksestä, josta hän on saanut tietoa Styronille työskentelyn tai muun seurauksena, eikä antaa tällaista sisäpiiritietoa muille, ennen kuin tiedot julkaistaan. (Katso Sisäpiirikauppoja koskeva ohjeisto s. 40.) Kilpailutietojen kerääminen Saadakseen kilpailun kannalta olennaista tietoa tuotteista, palveluista ja hinnoista, Styron hyödyntää julkisesti saatavilla olevia tietoja, julkiset artikkelit, markkina-analyysit ja raportit mukaan luettuina. Styronin työntekijät eivät saa selvittää kilpailijan luottamuksellisia tietoja tai ottaa vastaan kenenkään luottamuksellisia tietoja ilman tietojen haltijan lupaa. Styron ei missään tapauksessa hanki kilpailuun liittyviä tietoja laittomasti (varkaus, lahjonta, väärentäminen tai vakoilu sähköisillä laitteilla) tai epäeettisesti. Styron odottaa, että sen työntekijät ja johtajat eivät yritä hankkia tai käytä tietoja, joita on kerätty tällaisin tai vastaavin keinoin. Jos tästä asiasta on kysyttävää, kysymyksiä voidaan esittää Styronin eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai käyttämällä eettisiä kysymyksiä ja noudattamista koskevaa puhelinpalvelua. (Katso Kilpailutietoja koskeva ohjeisto s. 19.) Kyseenalaisten maksujen kieltäminen Styronin työntekijät eivät saa suorittaa laittomia, asiattomia tai muutoin kyseenalaisia maksuja asiakkaille, valtion työntekijöille tai viranomaisille tai muille osapuolille. Harjoitamme liiketoimintaa ja myymme tuotteitamme hinnan, laadun ja palvelun perusteella. Styronin työntekijöiden on noudatettava kaikkia asiaa koskevia säädöksiä, määräyksiä ja muita lainsäädännön vaatimuksia, kun ne tarjoavat tai antavat lahjoja, viihdelahjoja tai muita arvokkaita tuotteita asiakkaille, toimittajille tai muille. Styronin työntekijät eivät etenkään ja ehdottomasti saa tarjota julkisille viranomaisille lahjuksia tai mitään henkilökohtaista etua tai mahdollisuutta henkilökohtaiseen etuun suoraan tai välillisesti tai kolmansien osapuolten välityksellä. Kaikissa toimissa minkä tahansa valtion viranomaisten kanssa on noudatettava tällaisia yhteyksiä koskevia erittäin rajoittavia säädöksiä, mukaan luettuina Yhdysvaltojen laki ulkomaisista korruptioon liittyvistä käytännöistä, Yhdistyneiden Kansakuntien korruption vastainen yleissopimus, OECD:n yleissopimus ulkomaisiin virkamiehiin kohdistuvan lahjonnan torjunnasta, Yhdistyneen kuningaskunnan laki lahjonnasta ja Kiinan laki epäoikeudenmukaisen kilpailun torjunnasta sekä sen väliaikaiset määräykset kaupallisten lahjontatoimien kieltämisestä. Myös muiden valtioiden lainsäädännössä asetettuja vaatimuksia on noudatettava. 10
Näiden useiden lainsäädännön vaatimusten rikkomisesta voi aiheutua vakavia seurauksia sekä asianosaiselle työntekijälle että Styronille. Seuraamuksena voi olla myös rikossyyte ja työsopimuksen purkaminen. Jos valtion tai muun julkisen viranomaisen kanssa tapahtuvan toiminnan asianmukaisuudesta on kysyttävää, ottakaa välittömästi yhteyttä esimieheenne tai Styronin eettisestä toiminnasta vastaavaan henkilöön. (Katso Lahjonnan vastainen ohjeisto s. 14.) 6. TALOUDELLINEN RIIPPUMATTOMUUS Täydellinen ja täsmällinen kirjanpito Yritys luottaa kirjanpitoon, jolla yrityksen tilanteesta raportoidaan hallitukselle, johdolle, osakkaille, luotonantajille, valtion virastoille ja muille. Yrityksen kaikki kirjanpito ja sen perusteella laaditut raportit on laadittava ja esitettävä kunkin lainkäyttöalueen säädösten mukaisesti. Kirjanpidon on kuvattava yrityksen omaisuutta, sitoumuksia, tuloja ja menoja täsmällisesti ja asianmukaisesti. Kaikki toimien ja sitoumusten on noudatettava valtuustusohjeistustaja ja kirjallista valtuutusta. Styronin kaikkien työntekijöiden on näin ollen varmistettava, että yrityksen kirjanpitoon ei tehdä vääriä tai tarkoituksellisesti harhaanjohtavia merkintöjä. Tapahtumien tahallisesti väärä luokittelu tilien, osastojen tai tilikausien sisällä on vastoin lainsäädäntöä ja tätä ohjeistoa. Kaikki tapahtumat on todistettava täsmällisillä, riittävän yksityiskohtaisilla dokumenteilla, jotka on kirjattava asianmukaisille tileille ja tilikausille. Hyväksytyt kirjanpitoperiaatteet Kirjanpidon on noudatettava yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita (GAAP) ja yrityksen sisäistä valvontaa poikkeuksetta. Jos kirjaukset voidaan kirjanpidon yleisesti hyväksyttyjen periaatteiden nojalla tehdä erilaisin tavoin, kirjaukset on perusteltava asianmukaisesti. Kaikkien työntekijöiden on toimittava taloudellisesti riippumattomalla tavalla, kun he käsittelevät matka- ja kuluselvityksiä ja muita rahoitustapahtumia. Varoja tai muuta omaisuutta ei saa pitää kirjaamattomassa tai kirjanpidon ulkopuolelle jätetyssä rahastossa mitään tarkoitusta varten. Kysymyksiä ja huolenaiheita Jos haluatte esittää havaintojanne tai valittaa kyseenalaisesta kirjanpidosta, tilintarkastuksesta tai muista talouteen liittyvistä asiakirjoista, voitte esittää havaintonne ja kysymyksenne esimiehellenne tai Styronin 11
eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua. 7. EPÄILYKSISTÄ ILMOITTAMINEN Epäiltyjen rikkomusten ilmoittaminen Kuten edellä on todettu, jos havaitsette tai epäilette, että lainsäädäntöä, tätä ohjeistoa tai Styronin jotakin ohjeistoa rikotaan, siitä on välittömästi ilmoitettava esimiehelle (tai jollekin muulle esimiehelle tai johtajalle, jos se mielestänne on kyseisissä olosuhteissa järkevämpää) tai Styronin eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua. Styron odottaa, että kysytte tarvittaessa neuvoja, ja että tunnistatte todelliset tai mahdolliset ongelmat. Noudattamisesta vastaavat Styronin työntekijät tarkastavat ja tarvittaessa tutkivat epäiltyjä rikkomuksia koskevia ilmoituksia ja käyttävät siihen tarvittaessa ulkopuolisia voimavaroja. Tutkimuksen tulos ilmoitetaan teille tutkinnan päätyttyä (paitsi jos olette tehnyt ilmoituksen nimettömästi). Kaikki ilmoitukset käsitellään mahdollisimman hienotunteisesti ja luottamuksellisesti. Tarpeen mukaan Styronin ylempi johto ja hallituksen tutkimuskomitea käy läpi ilmoituksia, tutkimuksia ja päätöksiä. Vaikka kunnioitamme työntekijöidemme yksityisyyttä yksityishenkilöinä, meidän on tutkittava perusteellisesti ja huolellisesti kaikkia ilmoituksia käytöksestä, joka saattaa olla vastoin lainsäädäntöä tai Styronin arvoja, ohjeistoja tai sääntöjä ja joka saattaa vahingoittaa Styronin mainetta tai vaikuttaa turvallisuuteen. Kaikkien työntekijöiden on tehtävä yhteistyötä tällaisten tutkimusten tekemiseksi. Kun otetaan huomioon tämän ohjeiston tai Styronin muiden ohjeistojen nojalla esitettyjen ilmoitusten vakavuus ja toimenpiteemme niiden pohjalta, on erittäin tärkeää, että ilmoituksia tehdään hyvässä uskossa ja puolueettomasti. Jos työntekijä tekee perättömästi tai harhaanjohtavasti ilmoituksen ohjeiston rikkomisesta tai muusta sääntöjen vastaisesta toiminnasta, hän rikkoo tämän ohjeiston säännöksiä. Suojaaminen kostotoimilta Kannustaakseen työntekijöitään noudattamaan lakisääteisiä ja eettisiä velvoitteitaan, Styron ei ohjeiston mukaisesti hyväksy minkäänlaisia kostotoimia sellaista henkilöä vastaan, joka ilmoittaa tietyn velvollisuuden tiedetystä tai epäillystä rikkomisesta. Styron ryhtyy kurinpidollisiin toimiin ja voi jopa irtisanoa sellaisen työntekijän työsopimuksen, joka on osallistunut kostotoimilla uhkailuun, kostotoimien yrittämiseen tai varsinaisiin kostotoimiin. (Katso Ohjeisto lain rikkomuksista ilmoittavien työntekijöiden suojelemiseksi s. 68.). 12
Kysymykset Kysymyksiä, huolenaiheita tai ilmoituksia, jotka koskevat tämän ohjeiston mitä tahansa osaa, yrityksen ohjeistoa tai sääntöjä tai niiden valtioiden lainsäädäntöä tai määräyksiä, joissa Styron harjoittaa liiketoimintaa, on esitettävä esimiehelle, henkilöstöosastolle tai Styronin eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle. Voitte ottaa suoraan yhteyttä yhteen tai useampaan näistä henkilöistä tai organisaatioista tai voitte käyttää eettisiin kysymyksiin ja noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua, joka on käytettävissä puhelimitse ja Internet-lomakkeella ja jota voitte halutessanne käyttää myös nimettömästi. Lomake ja luettelo puhelinpalvelun numeroista eri valtioissa on saatavilla osoitteessa https://secure.ethicspoint.com/domain/media/en/gui/28803/index.html. 13
14
TUKEVAT KÄYTÄNNÖT STYRONIN LAHJONNAN VASTAINEN OHJEISTO Tässä lahjonnan vastaisessa ohjeistossa (jäljempänä ohjeisto) kuvataan Styronin* sitoutuminen rehelliseen ja eettiseen yritystoiminnan harjoittamiseen, jossa ei turvauduta lahjontaan eikä kyseenalaisiin houkuttimiin liiketoiminnassa ja jossa noudatetaan kaikkia Styronia koskevia lahjonnan vastaisia lakeja kaikkialla maailmassa. Näin ollen tämän ohjeiston mukaisesti Styron tai kukaan siihen liittyvä henkilö tai mikään siihen liittyvä yhtiö, myöskään mahdolliset yhteisyritykset, joissa se voi olla osallisena, eivät saa maksaa, tarjota eivätkä vastaanottaa lahjuksia tai muita laittomia maksuja tai etuja missään muodossa. Tämän ohjeiston mukaisesti Styron sitoutuu noudattamaan Yhdysvaltojen ulkomaisia korruptiokäytäntöjä koskevaa lakia (U.S. Foreign Corrupt Practices Act), OECD:n yleissopimusta ulkomaisiin virkamiehiin kohdistuvan lahjonnan torjunnasta (OECD Convention on Combating Bribery of Foreign Public Officials), lahjonnan vastaista Yhdistyneiden kansakuntien yleissopimusta, Kiinan yhtiölainsäädäntöä ja lahjonta- ja lahjontarikosten vastaisia lisäsäännöksiä sekä kaikkien niiden maiden lahjonnan vastaisia lakeja, joissa Styronilla on liiketoimintaa. Ohjeistossa edellytetään, että kaikki Styronin johtajat, työntekijät, edustajat, urakoitsijat, konsultit ja kaikki henkilöt ja yhtiöt, jotka liittyvät Styroniin tai edustavat sitä jossakin ominaisuudessa (jäljempänä Styronin henkilöstö ), noudattavat näitä lakeja. Tämän ohjeiston kaikki vaatimukset koskevat Styronin koko henkilöstöä. Tässä ohjeistossa kielletään suoraan maksettavat laittomat maksut tai lahjonnan, siten kuin ne on mainituissa laeissa määritetty, sekä epäsuorat maksut edellä mainittujen henkilöiden tai yhtiöiden kautta. Styronin henkilöstön vastuu. Jokainen Styronin henkilöstöön kuuluva luonnollinen tai juridinen henkilö on henkilökohtaisesti vastuussa ohjeiston noudattamisesta. Tähän vastuuseen sisältyy työntekijöiden velvollisuus ilmoittaa viipymättä kaikesta kyseenalaisesta toiminnasta tai tämän ohjeiston epäillyistä rikkomuksista työnjohdolle, henkilöstöasioista vastaavalle henkilölle, suoraan Styronin eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle (Chief Compliance Officer) tai Styronin eettisten asioiden puhelinpalveluun (Ethics and Compliance Hotline). Tämän ohjeiston ja lahjonnan vastaisten lakien noudattamista koskevat perusvaatimukset. A. Lahjusten maksaminen viranomaisille tai poliittisille virkamiehille on kielletty. Styron ja Styronin henkilöstö eivät saa lahjontatarkoituksessa maksaa maksuja, hyväksyä tai tarjoutua maksamaan maksuja tai antaa mitään arvokasta viranomaisille (siten kuin nämä on määritelty lahjonnan vastaisissa laeissa) tai millekään poliittiselle puolueelle tai puolueen virkamiehelle tai poliittiseen virkaan ehdolla olevalle henkilölle hankkiakseen tai säilyttääkseen liiketoimintamahdollisuuksia, ohjatakseen liiketoimintamahdollisuuksia jollekulle tai saavuttaakseen muuta oikeudetonta liiketoimintaetua. Tämä kielto koskee kaikenlaisia maksuja, joita ovat esimerkiksi lahjukset ja alennukset, sekä kaikenlaisia etuja ja arvon sisältäviä kohteita, joita ovat esimerkiksi raha, hyvitykset ja kaikenlaiset lahjat. *Tässä asiakirjassa Styron ja yhtiö viittaavat Styron LLC:hen ja Styronin yhtiöihin, osakkuusyhtiöihin ja tytäryhtiöihin. 15
B. Lahjonta määräytyy maksujen tarkoituksen mukaan. Tämän ohjeiston ja lahjonnan vastaisten lakien mukaan on kiellettyä maksaa tai tarjota maksua tai mitään arvon sisältävää kohdetta, kun tarkoituksena on 1. vaikuttaa viranomaisen tai poliittisen virkamiehen päätökseen tehdä sopimus tai myöntää muu liiketoimintamahdollisuus Styronille 2. vaikuttaa tällaisen henkilön päätökseen myöntää jokin valtion hyväksyntä tai asiakirja, esimerkiksi lupa tai oikeus 3. vaikuttaa tällaisen henkilön päätökseen vapauttaa Styron valtion määräämistä, sille muuten kuuluvista velvoitteista, kuten verojen maksamisesta, tarkastusten läpäisemisestä tai vaadittujen lupien hankkimisesta 4. vaikuttaa lainsäädännön hyväksymiseen tai sisältöön taikka oikeudenkäynnin tai säännellyn menettelyn hoitoon tai lopputulokseen Styronin henkilöstö tai kolmannet osapuolet eivät myöskään saa hyväksyä tai vastaanottaa lahjuksia tai laittomia maksuja tai minkäänlaisia etuja asiakkailta, toimittajilta tai keneltäkään henkilöltä tai yhtiöltä, jolla on liikesuhde Styronin kanssa. C. Täsmällinen kirjanpito. Tämän ohjeiston ja lahjonnan vastaisten lakien mukaisesti Styronin kirjanpidon on oltava täsmällistä ja riittävän tarkkaa ja Styronin on luotava kohtuullinen sisäisen valvonnan järjestelmä ja ylläpidettävä sitä. Vaikka tämä vaatimus koskeekin kaikkia yrityksen liiketoimia, Styronin henkilöstön on erityisen huolellisesti varmistettava, että kaikki yhtiön varoista menevät kulut, jotka liittyvät viranomaiseen tai poliittiseen virkamieheen, dokumentoidaan täydellisesti ja täsmällisesti kyseisen liiketoimen summasta riippumatta. D. Viranomaisten laaja määritelmä. Tässä ohjeistossa ja lahjonnan vastaisissa laeissa viranomaisen määritelmä on laaja ja sisältää: 1. valtion, ministeriön tai viraston virkamiehet tai työntekijät niin kansallisella, alueellisella kuin paikallisella tasolla 2. valtion omistaman tai hallitseman, kaupallista toimintaa harjoittavan yrityksen virkailijat ja työntekijät 3. julkisten kansainvälisten organisaatioiden, kuten Kansainvälisen valuuttarahaston, Euroopan unionin tai Maailmanpankin, virkamiehet ja työntekijät ja 4. kaikki henkilöt, jotka toimivat viranomaisen ominaisuudessa edellä yksilöidyn valtion, viraston, yrityksen tai organisaation palveluksessa. E. Poliittisten virkamiesten laaja määritelmä. Viranomaisten lisäksi tämä ohjeisto ja jotkin lahjonnan vastaiset lait koskevat myös poliittisia virkamiehiä. Myös heidän määritelmänsä on laaja ja sisältää 1. poliittisen puolueen tai järjestön toimihenkilöt, työntekijät tai edustajat 2. julkiseen virkaan vaaleissa ehdokkaana olevat henkilöt tai nimeämistä varten ehdokkaana olevat henkilöt tai heidän edustajansa ja 3. poliittisen puolueen tai muun poliittisen järjestön virkamieheksi vaaleissa ehdokkaana olevat henkilöt tai nimeämistä varten ehdokkaana olevat henkilöt 16
Sovellettavuus yhteisyrityksiin ja muihin Styroniin liittyviin yhtiöihin A. Kuten edellä todettiin, tämä ohjeisto koskee paitsi Styronia myös yhteisyrityksiä, joissa Styron on osallisena, sekä kaikkia muita yhtiöitä, jotka liittyvät Styronin liiketoiminnan harjoittamiseen kaikkialla maailmassa. Lahjonnan vastaisten lakien mukaisesti tässä ohjeistossa kielletään yhteisyritysten, kumppaneiden ja muiden Styronin liiketoiminnan harjoittamiseen liittyvien yhtiöiden ja/tai luonnollisten henkilöiden, harjoittama lahjonta. Styron ryhtyy kaikkiin kohtuullisiin varotoimiin varmistaakseen, että tällaiset yhtiöt ja henkilöt noudattavat tätä ohjeistoa ja lahjonnan vastaisia lakeja, mukaan lukien huolellisuus yhteisyritysten, liiketoimintakumppaneiden, edustajien, neuvonantajien, konsulttien, urakoitsijoiden ja kaikenlaisten muiden edustajien valinnassa. Styron pyrkii asianmukaista huolellisuutta noudattamalla varmistamaan, että tällaiset yhtiöt tai henkilöt ovat rehellisiä, eettisiä ja hyvämaineisia sekä tehtäviinsä ja velvollisuuksiinsa päteviä. Styron myös valvoo tällaisten yhtiöiden ja henkilöiden toimia ja käytöstä valinnan jälkeen. Kukaan Styronin henkilöstön jäsen ei missään tilanteessa saa jättää huomiotta tai ohittaa viitteitä siitä, että tällainen yhtiö tai henkilö saattaa rikkoa tätä ohjeistoa tai lahjonnan vastaisia lakeja, ja jokaisella Styronin henkilöstön jäsenellä on velvollisuus ilmoittaa tällaisesta toiminnasta välittömästi jollakin edellä mainituista keinoista. B. Suhteet Styronin ja Styronin henkilöstön jäsenten sekä muiden yhtiöiden tai henkilöiden välillä, joilla voi olla yhteyksiä viranomaisiin tai poliittisiin virkamiehiin, on dokumentoitava kirjallisesti. Tässä asiakirjassa on nimenomaisesti oltava asianmukaiset lahjonnan vastaiset määräykset: siinä on kiellettävä kaikki toimet ja käytös, jotka rikkoisivat tätä ohjeistoa tai soveltuvia lahjonnan vastaisia lakeja, ja annettava Styronille oikeus päättää suhde, jos se uskoo, että tätä ohjeistoa tai soveltuvaa lahjonnan vastaista lakia on rikottu tai saatetaan rikkoa. C. Kaikkien yhteisyritysten tai muiden liiketoimintajärjestelyjen, joissa Styronilla on määräysvalta, on osallistuttava Styronin eettiseen ohjelmaan, johon sisältyy myös tämä ohjeisto. Järjestelyissä, joissa Styronilla ei ole määräysvaltaa, Styron pyrkii myönteisessä hengessä vaikuttamaan asianomaiseen yhtiöön tai henkilöön, jotta tämä noudattaisi tätä ohjeistoa tai olennaisilta osin sitä vastaavaa ohjeistoa, pitäisi täsmällistä kirjaa ja huolehtisi asianmukaisesta tilinpidon sisäisestä valvonnasta ja muuten noudattaisi soveltuvia lahjonnan vastaisia lakeja. Tällaisissa järjestelyissä Styron pidättää oikeuden päättää osallisuutensa, jos se oman harkintansa mukaan katsoo sen välttämättömäksi tai tarpeelliseksi, jotta vältetään tämän ohjeiston tai soveltuvan lahjonnan vastaisen lain rikkominen. D. Jos Styron ryhtyy yritysostoon, esitettyyn yritysostoon liittyvään due diligence -prosessiin on sisällyttävä arvio siitä, miten yhtiö noudattaa soveltuvia lahjonnan vastaisia lakeja ja miten se pystyy noudattamaan tätä ohjeistoa. Kun yrityskauppa on tehty, yritys tekee perusteellisen arvion ostetun yhtiön lahjonnan vastaisesta kannasta ja toteuttaa tarvittavat vaatimusten mukaiset korjaavat toimet. 17
Maksut, jotka voidaan sallia tietyissä tilanteissa FCPA-laissa ja muissa lahjonnan vastaisissa laeissa voidaan sallia tiettyjä maksuja viranomaisille tai poliittisille virkamiehille tai yhtiöille tietyissä rajatuissa tapauksissa, joita ovat esimerkiksi seuraavat: A. Maksut, jotka ovat selkeästi lainmukaisia sen maan laeissa ja/tai asetuksissa, jossa viranomainen, virkamies tai yhtiö on ja jossa maksu on määrä suorittaa. B. Maksut, jotka muodostuvat kohtuullisista ja vilpittömässä mielessä syntyneistä kuluista, jotka aiheutuvat viranomaiselle tai poliittiselle virkamiehelle tai näiden puolesta ja jotka liittyvät suoraan tuotteiden tai palvelujen edistämiseen, esittelyyn tai selvityksiin tai liittyvät suoraan julkisyhteisön kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpanoon ja toteuttamiseen. Kohtuulliset ja vilpittömässä mielessä syntyneet kulut eivät sisällä kuluja, jotka ovat ylenpalttisia tai eivät oikeutetusti liity liiketoimintatarkoituksiin. C. Pienet, tavanomaiset maksut, jotka suoritetaan matalan tason viranomaisille tai poliittisille virkamiehille rutiininomaisen, ei-harkinnanvaraisen valtion toimen toteuttamiseksi tai helpottamiseksi. Valtion toimi on rutiininomainen, jos sen tavallisesti ja yleisesti toteuttaa viranomainen eikä siihen liity viranomaisen omaa harkintaa tai päätösvaltaa. Rutiininomainen valtion toimi ei nimenomaisesti tarkoita viranomaisen päätöstä välttää toimeen ryhtymistä tai päätöstä myöntää uusi liiketoimi Styronille tai Styronin henkilöstölle tai jatkaa liiketoimintaa Styronin tai Styronin henkilöstön kanssa tai antaa Styronille tai Styronin henkilöstölle kilpailuetua, kuten lupahakemuspyynnön siirtäminen kilpailijoiden edelle. Mitään edellä mainittujen tyyppisistä maksuista ei saa suorittaa ilman lakiasiainosaston etukäteen antamaa lupaa. Lakiasiainosastolta on kysyttävä neuvoa viipymättä, kun tällaista maksua harkitaan tai ehdotetaan. Vieraanvaraisuus, kestitseminen ja muut lahjat A. Vieraanvaraisuuden osoittaminen viranomaisille tai poliittisille virkamiehille, heidän kestitsemisensä tai muiden samankaltaisten lahjojen antaminen suoraan tai epäsuorasti on kiellettyä siinä tarkoituksessa, että pyritään oikeudettomasti aikaansaamaan viranomaisen toimi tai päätös tai vaikuttamaan siihen tai palkitsemaan siitä, tai todellisena tai tarkoitettuna vastalahjana Styronin tai Styronin henkilöstön jäsenen saamasta edusta. B. Vieraanvaraisuuden, kestitsemisen ja samankaltaisten lahjojen lupaamisen, tarjoamisen tai antamisen Styronin tai Styronin henkilöstön jäsenen puolesta viranomaiselle tai poliittiselle virkamiehelle on oltava kohtuullista tyypiltään ja summaltaan, vastattava tavanomaista kohteliaisuutta kyseisillä maantieteellisillä ja liiketoiminta-alueilla, liityttävä oikeutettuun liiketoimintatarkoitukseen ja oltava lainmukaisia soveltuvien lahjonnan vastaisten lakien mukaisesti. C. Styron tai Styronin henkilöstö ei saa suorittaa eikä niiden puolesta saa suorittaa mitään vieraanvaraisuuteen, kestitsemiseen tai samankaltaisiin lahjoihin liittyvää maksua tai antaa lupausta maksusta viranomaiselle tai poliittiselle virkamiehelle sillä perusteella, että se on edellä mainitun 18
mukaisesti sallittua, ellei lakiasiainosaston asiaankuuluva jäsen tai eettisestä toiminnasta vastaava henkilö ole etukäteen hyväksynyt kyseistä maksua tai lupausta siitä. Poliittiset lahjoitukset ja lahjoitukset hyväntekeväisyyteen Styronin tai Styronin henkilöstön varojen poliittisissa lahjoituksissa viranomaisille tai poliittisille virkamiehille sekä Styronin tai Styronin henkilöstön tekemissä lahjoituksissa hyväntekeväisyyteen on noudatettava kunkin asiaankuuluvan lainkäyttöalueen soveltuvia lakeja ja tämän ohjeiston vaatimuksia. Lisäksi Styronilla on muita liiketoimintaohjeistoja, joissa käsitellään yrityksen poliittisia lahjoituksia ja lahjoituksia hyväntekeväisyyteen, ja Styronin tai Styronin henkilöstön näihin tarkoituksiin suorittamien maksujen tai antamien lahjojen on oltava myös näiden ohjeistojen mukaisia. Rangaistus- ja kurinpitotoimet Styronille ja Styronin henkilöstölle voi aiheutua vakavia yksityisoikeudellisia ja rikosoikeudellisia seuraamuksia lahjonnan vastaisten lakien rikkomisesta. Styronille voi aiheutua huomattavia sakkoja ja korvauksia, ja lahjonnan vastaista lakia rikkoneille henkilöille voidaan myös määrätä huomattavia sakkoja, joita Styron ei korvaa, ja jopa vankeustuomio. Lisäksi lahjonnan vastaista lakia rikkoviin Styronin henkilöstön jäseniin voidaan kohdistaa kurinpitotoimia, joihin sisältyy äärimmäisessä tapauksessa työsuhteen irtisanominen. Vaatimustenmukaisuus uusilla toiminta-alueilla Jos Styron käynnistää liiketoimintaa uusissa maissa tai muilla uusilla lahjonnan torjuntaa koskevilla toiminta-alueilla, eettisestä toiminnasta vastaavan henkilön on arvioitava näitä alueita koskevan lahjonnan vastaisen lain vaatimukset ja ohjeistettava Styronin henkilöstöä näiden vaatimusten noudattamisessa. Eettisestä toiminnasta vastaavan henkilön on myös valvottava Styronin liiketoimintaa tällaisilla uusilla toiminta-alueilla ja ryhdyttävä tarvittaviin ja asianmukaisiin toimiin sen varmistamiseksi, että Styron ja Styronin henkilöstö noudattavat kyseisten uusien toiminta-alueiden lahjonnan vastaisia lakeja ja tätä ohjeistoa. STYRONIN YHTÄLÄISIÄ TYÖMAHDOLLISUUKSIA EDISTÄVÄ JA SYRJINNÄN VASTAINEN OHJEISTO Styron* on sitoutunut luomaan ympäristön ja ylläpitämään ympäristöä, jossa kaikilla Styronin työntekijöillä on yhtäläinen mahdollisuus hyödyntää kykyjään ja käyttää niitä Styronin menestyksen hyväksi. Kaikilla Styronin työntekijöillä on lupa olettaa, että heidän työpaikkansa on ammattimainen ympäristö, jossa ei esiinny syrjintää, ja heidän odotetaan noudattavan tämän ohjeiston kaikkia vaatimuksia. Tämä ohjeisto koskee kaikkia Styronin työntekijöitä kaikkialla maailmassa. Yhtäläiset työmahdollisuudet Ohjeistonsa mukaisesti Styron jatkaa työtään yhtäläisiä mahdollisuuksia tarjoavana työnantajana. Käytäntönämme on edelleen rekrytoida, palkata, kehittää ja tukea päteviä hakijoita tai työntekijöitä rotuun, ihonväriin, uskontoon, syntyperään, sukupuoleen, ikään, veteraaniasemaan, seksuaaliseen suuntautumiseen, sukupuoli-identiteettiin tai fyysiseen tai psyykkiseen vammaan katsomatta. Syrjinnän kieltäminen Styronissa ei suvaita sellaisia toimia, ei myöskään häirintää tai kostotoimia, joiden perusteena on henkilön tai henkilöryhmän kuuluminen johonkin järjestöön/ryhmään ja jotka heikentävät kyseisen henkilön tai henkilöryhmän työehtoja, työmahdollisuuksia, työhön liittyviä etuuksia, työolosuhteita tai etuoikeuksia. Styronissa ei myöskään suvaita minkäänlaisia kostotoimia sellaista henkilöä kohtaan, joka vilpittömässä mielessä joko ilmoittaa tällaisesta syrjinnästä tai häirinnästä tai osallistuu sellaisen 19