Korkeakoulujen IT- benchmarking Suomessa Tuomo Rintamäki 19.1.2016
Sisältö: - kustannusten vertailu BencheIT- projekti - askarruttavat teemat (IT barometrit) - asiakaskyselyt (ECAR- projekti)
BencheIT periaatteet Voluntary participation of participants Free of charge Openness within participants Emphasis on costs and volumes of technology Cash flow based fluctuation between years especially for one organisation Kalvosarjan tekijän nimi 3
BencheIT 2014 Mukana lähes kaikki Suomen yliopistot ja amk:t (33 kpl), lisäksi muutama yliopisto muualta Euroopasta (Norja, Ruotsi, Tanska, Saksa, Viro, Hollanti, Kreikka, Slovenia),yhteensä 49 korkeakoulua palauttanut tietonsa Kustannuksissa mukana myös investoinnit ja kustannukset näytetään ilman arvonlisäveroa Kustannuksissa mukana sekä keskityn tietohallinto-organisaation että muiden korkeakoulun yksiköiden IT-kustannukset (muut tukiyksiköt ja opetusyksiköt tms.)
BENCHMARKING (BENCHEIT) Benchmark Survey / The process 1. Learning curve: Gathering information within organisation Preparation for next round + Historic comparison BM-project group revision and check + Analysis 2. Learning curve: Peer review Behind differences of numbers EUNIS 2014 / 12th June 2014 / Siissalo & Seesto 5
Volumes BENCHMARKING (BENCHEIT) Benchmark Survey / Dimensions Background info Other or unspecified Outsourcing Facilities Staff Software Hardware Account groups CostAndFTE Services / Sub Services Infrastructure Workstations - Workstations - Printing IT Service Desk Data networks: LAN & WAN Voice services - Telephony - Phone calls Business applications - Finance - Human resources - Facilities - Communications - Student administration systems - Research administration - Library - Teaching - Other - Unspecified IT management Audio visual services Other or unspecified EUNIS 2014 / 12th June 2014 / Siissalo & Seesto 6
Allocation of the IT-costs* *costs = no facilities costs included 100 % 90 % 80 % 28% 15% 24% 31% 34% 24% Unspecified 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 20% 50% 6% 65% 22% 19% 52% 49% 26% 41% 12% 64% IT costs in academic units IT costs in other central units Centralized IT-costs 10 % 0 % All Finland UAS Finland UNI Norway Sweden Other Other: 1 Denmark 2 Germany 1 Greece 1 Netherland 1 Slovenia EUNIS 2015 / 10th June 2015 / Kivi & Seesto & Siissalo 7
Kustannuskehitys Suomessa* 1 400 1 200 IT costs per student FTE *costs = no facilities costs included 1 000 800 600 400 UAS UNI 200 0 2010 2011 2012 2013 2014 EUNIS 2015 / 10th June 2015 / Kivi & Seesto & Siissalo 8
Esimerkkejä johdolle raportoinnista, Metropolia-amk ja Turun amk
Metropolian IT-kustannusten vertailu 2012-2014 (1000 euro) 2014 2013 2012 Keskitetty IT (=tietohallinnon kp:t) 5814,091 74 % 5459,063 78 % 6379,882 Muiden tukiyksikköjen IT 334,229 4 % 400,6939 6 % 402,67 Opetusyksikköjen IT 1759,797 22 % 1146,318 16 % 1360,067 Ei määritelty 0 0 % 0 0 % 0 Yhteensä 7908,117 100 % 7006,075 100 % 8142,618 IT kulut/ korkeakoulun toimintakulut 7,8 % 6,6 % 7,1 %
FUCIO- ja AAPA-verkostojen IT-barometri - toteutettiin ensimmäisen kerran 2015 Kyselyssä haluttiin yleistä trendimäistä ja strategista lähestymistapaa ilman meneillään olevien hankkeiden listausta. Vastauksia on peilattu Educausen ns. Top10-listaa http://www.educause.edu/research-and-publications/research/top-10-it-issues meneillään olevista korkeakoulutuksen IT-trendeistä vastaan. Lisäksi IT-johtaja voi merkitä aiheensa kolmeen yhteistyön mahdollisuuksia kuvaavaan ryhmään, jossa haluttiin tietää, pitäisikö esitetyn aiheen toteuttaa tai käsitellä a) koko korkeakoulusektorin tasolla, b) usean korkeakoulun yhteisenä tai onko aihe c) korkeakoulukohtainen.
1.1 Opetus, opiskelun tuki ja opintohallinto (FUCIO 21 %, AAPA 32 %) Opetuksen digitalisaatio ja oppimisympäristöt (36 viittausta). Opintohallinnon IT-palvelut ja tietojärjestelmähankkeet yhteistyönä (14 viittausta). Tällä hetkellä menossa esim. OTM-hanke (Aalto, Helsinki, Tampere, Jyväskylä) ja Peppi-hanke (yli 10 korkeakoulua) Opiskelijoiden IT osaamisen kehittäminen (4 viittausta) Educause: 2. Optimizing the use of technology in teaching and learning in collaboration with academic leadership, including understanding the ap-propriate level of technology to use.
1.2 Tutkimus (FUCIO 13 %) Tutkimusdatan hallinta, data politiikat ja avoin data (10 viittausta) Tieteellisen laskennan ja tallennuskapasiteetin palvelut. Kuka on palvelun tarjoaja? (4 viittausta) 1.3 Korkeakoulun johto ja hallinto (FUCIO 20 %, AAPA 10 %) IT:n ja organisaation tavoitteiden yhteensovittaminen (20 viit-tausta). Business intelligence ja johdon raportointi (10 viittausta) Educause: 5.Demonstrating the business value of information technology and how technology and the IT organization can help the institution achieve its goals.
1.4 Teknologia (FUCIO 16 %, AAPA 15 %) IT-osaamisen painottuminen kohti palveluhankintoja ja asiakasorientoituneisuutta. Pilvipalvelut (13 viittausta) Mobiilipalvelut (11 viittausta) Tietoturva ja suoja (7 viittausta) Educause: 7. Providing user support in the new normal mobile, online education, cloud, and BYOD en-vironments. Educause: 8. Developing mobile, cloud, and digital security policies that work for most of the institu-tional community.
1.5 Organisaation IT-palvelut (FUCIO 20 %, AAPA 35 %) Yhteistyöjärjestelyt, tehtävien jako ministeriön, korkeakoulujen ja palvelutarjoajien kanssa (28 viittausta) Vähentyneet taloudelliset resurssit (22 viittausta) Arkkitehtuuri ja IT-palveluiden tehostaminen (21 viittausta) Educause: 9. Developing an enterprise IT architecture that can respond to changing conditions and new opportunities. Educause: 1. Hiring and retaining qualified staff, and updating the knowledge and skills of existing tech-nology staff. Educause: 6. Increasing the IT organization's capacity for managing change, despite differing community needs, priorities, and abilities.
ECAR- kysely ECAR-raportti kartoittaa opiskelijoiden odotuksista, suhtautumista ja kyvykkyyksiä teknologian käyttöön opiskelussa. Viimeisin julkinen raportti: ECAR Study of Undergraduate Students and Information Technology, 2014 http://net.educause.edu/ir/library/pdf/ss14/ers1406.p df Vuoden 2015 kyselyyn osallistui 161 yliopistoa 11 maasta. Usea korkeakoulu Suomesta on ilmoittautunut vuoden 2016 kyselyyn. Deadline 31.1.2016
Pohdintaa Pitäisikö Suomen korkeakoulukentässä olla yhteiset asiakaspalautekyselyt? Pitäisikö virallisessa opiskelijapalautteessa olla kysymys opiskelua tukevista ICTpalveluista?
KIITOS! www.metropolia.fi tuomo.rintamaki@metropolia.fi