1. Tietojärjestelmän nimi (tietojärjestelmä ja sen tietoryhmät) EUROOPAN POLIISIVIRASTON TIETOJÄRJESTELMÄ Suomessa ei ole käytössä kansallista henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain (761/2003) 30 :n mukaista Europol-tietojärjestelmää. Suomi luovuttaa Euroopan poliisivirastolle Euroopan poliisiviraston toimivaltaan kuuluvan rikollisuuden estämiseksi ja selvittämiseksi tarvittavat tiedot Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmään suorakäyttöisesti tallettamalla. 2. Rekisterinpitäjä EUROOPAN POLIISIVIRASTO POLIISIN YLIJOHTO Sisäasiainministeriö Postiosoite: PL 26, 00023 Valtioneuvosto Käyntiosoite: Vuorikatu 20, 00100 Helsinki Puhelin (09) 160 01/vaihde Poliisin ylijohto vastaa Suomen tietojen keräämisen ja Europoliin välittämisen lainmukaisuudesta sekä tietojen tallentamisesta järjestelmään, niiden oikeellisuudesta, ajankohtaisuudesta ja säilytysaikojen valvonnasta. 3. Tietojärjestelmän sijainti (Ylläpito) EUROOPAN POLIISIVIRASTO 4. Rekisterinpidon vastuuhenkilö Sisäasiainministeriö, poliisiosasto Tietohallintopäällikkö Tapani Hämäläinen, puh. (09) 160 44606 5. Tietojärjestelmän rekisteriasioita hoitava henkilö rekisteriä ylläpitävässä yksikössä EUROOPAN POLIISIVIRASTO Keskusrikospoliisi Rikosylikonstaapeli Mauno Hartonen, puh. (09) 8388 6913 6. Tietojärjestelmän pitämisen peruste Poliisilaki (493/1995), poliisiasetus (1112/1995), henkilötietolaki (523/1999), laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa (761/2003), niihin myöhemmin tehtyine muutoksineen sekä Europol-yleissopimus SopS 79/1998. 7. Tietojärjestelmän käyttötarkoitus Europolin tavoitteena on parantaa jäsenvaltioiden toimivaltaisten viranomaisten tehokkuutta ja niiden yhteistyötä terrorismin, laittoman huumausainekaupan ja muiden vakavien kansainvälisen rikollisuuden muotojen estämisessä ja torjunnassa, kun on olemassa tosiasioihin perustuvaa näyttöä rikollisen rakenteen tai järjestön olemassaolosta ja kun näillä rikollisuuden muodoilla on kahdessa tai useammassa jäsenvaltiossa sellaisia vaikutuksia, että ottaen huomioon rikosten laaja-alaisuus, vakavuus ja seuraukset, jäsenvaltioiden yhteinen toiminta on välttämätöntä.
8. Tietojärjestelmän säännönmukaiset tietolähteet Tietoja Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmään tuottavat poliisi-, tulli- ja rajavartioviranomaiset, poliisin pääesikunnan tutkintaosasto (Suomen toimivaltaiset Europol-viranomaiset) sekä Europol-yleissopimukseen liittyneiden valtioiden toimivaltaiset viranomaiset. 9. Tietojärjestelmän tietojen säännönmukainen luovutus ja käyttö Kansainväliseen poliisiyhteistyöhön liittyvästä henkilötietojen käsittelystä säädetään henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 6 -luvussa. Poliisin, puolustusvoimien pääesikunnan tutkinta-osaston, rajavartiolaitoksen ja tullilaitoksen oikeudesta saada tietoja Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmästä määrätään Europol-yleissopimuksen 2 ja 17 artiklassa. Tiedot Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmästä on hankittava keskusrikospoliisin välityksellä 10. Tietojärjestelmän ja tietoryhmien sisältämät tietotyypit 1. Tietojärjestelmässä voidaan tallentaa, muuttaa ja käyttää ainoastaan Europolin toiminnalle tarpeellisia tietoja, poikkeuksena 2 artiklan 3 kohdan 2 alakohdan mukaisten rikollisuuden muotojen liitännäisrikoksia koskevat tiedot. Tallennettavat tiedot koskevat: a) henkilöitä, joita epäillään asianomaisen jäsenvaltion kansallisen lainsäädännön nojalla Europolin toimivaltaan 2 artiklan mukaisesti kuuluvasta rikoksesta tai osallisuudesta tällaiseen rikokseen tai jotka on tuomittu tällaisesta rikoksesta, b) henkilöitä, joiden painavien tosiseikkojen perusteella kansallisen lainsäädännön nojalla oletetaan suorittavan Europolin toimivaltaan 2 artiklan mukaisesti kuuluvia rikoksia. 2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettuja henkilöitä koskevat tiedot saavat sisältää vain seuraavat seikat: a) sukunimi, alkuperäinen sukunimi, etunimet ja tarvittaessa peitenimi tai omaksuttu nimi b) syntymäaika ja paikka c) kansalaisuus, d) sukupuoli e) tarvittaessa muut henkilöllisyyden toteamiseksi tarvittavat tuntomerkit, mukaan lukien erityiset objektiivisesti havaittavat ja muuttumattomat ruumiilliset tuntomerkit. 3. Edellä 2 kohdassa tarkoitettujen tietojen ja Europolia tai tiedot tallentanutta kansallista yksikköä koskevien tietojen lisäksi voidaan seuraavia, 1 kohdassa tarkoitettuja henkilöitä koskevia tietoja tallentaa, muuttaa ja käyttää tietojärjestelmässä seuraavasti: a) rikokset, syytteeseen johtaneet seikat sekä niiden tapahtuma-aika ja - paikka, b) rikoksen teossa käytetyt tai mahdollisesti käytettävät keinot, c) asiaa käsittelevät viranomaiset ja niiden käyttämät asiakirjojen numerot, d) epäily henkilöiden kuulumisesta rikolliseen järjestöön,
e) rangaistukset, sikäli kuin on kyse Europolin toimivaltaan 2 artiklan mukaan kuuluvista rikoksista. Nämä tiedot voidaan myös tallentaa siinä tapauksessa, että niissä ei vielä viitata henkilöihin. Jos Europol itse tallentaa tiedot, se ilmoittaa oman asiakirjanumeronsa lisäksi, onko tiedot siirtänyt kolmas osapuoli vai onko ne saatu Europolin oman analysointityön tuloksena. 4. Täydentävät, 1 kohdassa tarkoitettuja henkilöitä koskevat tiedot, joita Europolilla ja kansallisilla yksiköillä on hallussaan, voidaan pyynnöstä luovuttaa muille kansallisille yksiköille ja Europolille. Kansallisten yksiköiden osalta tämä tietojen luovuttaminen tapahtuu kansallista lainsäädäntöä noudattaen. Siinä tapauksessa, että täydentävät tiedot liittyvät yhteen tai useampaan 2 artiklan 3 kohdan 2 alakohdan mukaiseen liitännäisrikollisuuden muotoihin liittyvään rikokseen, tietojärjestelmään tallennettu tieto varustetaan liitännäisrikosten olemassaolon ilmaisevalla merkinnällä, jotta kansalliset yksiköt ja Europol voisivat vaihtaa liitännäisrikollisuutta koskevia tietojaan. 5. Jos asianomaista henkilöä koskevasta menettelystä luovutaan lopullisesti tai häneen kohdistuneet syytteet hylätään, on tiedot, joita kyseinen päätös koskee, poistettava. 11. Tietojärjestelmän laatu ja suojauksen periaatteet Käyttäjällä on tehtävässään rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan myönnetty henkilökohtainen tekninen käyttöoikeus ja salasana. Käyttöoikeuksia myönnetään vain virka- ja työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Euroopan poliisivirasto valvoo Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmän käyttöä erikseen sovittujen periaatteiden mukaisesti. Järjestelmän ja sen tietojen käyttöä ja käyttäjämääriä seurataan mm. käytöstä muodostuvan lokiseurannan avulla käytön lainmukaisuuden seuraamiseksi. 12. Hakuperusteet Tiedot Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmästä on hankittava keskusrikospoliisin välityksellä. 13. Tietojärjestelmän koko Kansainvälinen tietojärjestelmä 14. Tietojärjestelmän tietojen säilytysaika Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmästä tiedot poistetaan noudattaen mitä Europol-yleissopimuksen 21 artiklassa määrätään: 21 artikla 1) Europol saa säilyttää tietokannassa olevia tietoja ainoastaan tehtäviensä suorittamiseksi tarvittavan ajan. Tietojen säilyttämisen jatkamisen tarpeellisuus tutkitaan viimeistään kolmen vuoden kuluttua niiden järjestelmään tallentamisesta. Tiedot järjestelmään tallentanut yksikkö suorittaa tietojärjestelmässä säilytettyjen tietojen tarkastamisen ja poistamisen. Europol suorittaa sen muissa tietokannoissa säilytettyjen tietojen tarkastamisen ja poistamisen. Europol ilmoittaa ilman eri toimenpiteitä jäsen-
valtioille kolme kuukautta etukäteen niiden järjestelmään tallentamien tietojen säilyttämistä koskevan määräajan päättymisestä. 2) Tarkastusta tehdessään 1 kohdan kolmannessa ja neljännessä virkkeessä mainitut yksiköt voivat päättää tietojen säilyttämisestä seuraavaan tarkastukseen saakka, jos niiden säilyttäminen on Europolin tehtävien suorittamiselle edelleen tarpeen. Jos ne päättävät olla enää säilyttämättä tietoja, ne poistetaan ilman eri toimenpiteitä. 3) Edellä 10 artiklan 1 kohdan ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettuja henkilötietoja saa säilyttää enintään kolme vuotta. Määräaika alkaa uudelleen joka kerta sellaisen tapahtuman ajankohdasta, josta seuraa asianomaista henkilöä koskevien tietojen tallentaminen. Niiden säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan uudelleen joka vuosi ja uudelleen tutkimisesta tehdään merkintä. 4) Jos jäsenvaltio poistaa kansallisista tietokannoistaan Europolille välittämiään tietoja, joita tämä säilyttää muissa tietokannoissa, jäsenvaltio ilmoittaa siitä Europolille. Tämä poistaa tällöin tiedot, jollei niillä muutoin ole sille merkitystä, ottaen huomioon tämän lisäksi käytössään olevat tiedot, joita ensin mainitut tiedot välittäneellä jäsenvaltiolla ei ole käytettävissään. Europol ilmoittaa asianomaiselle jäsenvaltiolle tietojen säilyttämisestä tietokannassa. 5) Tietoja ei poisteta, jos vaarana on suojaa vaativien asianomaisen etujen vahingoittaminen. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käyttää ainoastaan asianomaisen suostumuksella. 15. Tietojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki (621/1999) 24 Europol-yleissopimus SopS 79/1998 Suomen Euroopan poliisivirastolle Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmään tallettamista varten luovuttamat tiedot ovat salassa pidettäviä. Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmään talletettujen muiden sopimusvaltioiden tietojen käyttämisestä ja julkisuudesta määrätään Europol-yleissopimuksessa. 16. Tarkastusoikeus Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annettu laki (761/2003) 46 Europol-yleissopimus (SopS 79/1998) 19 artikla Jokaisella on oikeus pyytää tietosuojavaltuutettua varmistamaan, että keskusrikospoliisin häntä koskevien tietojen Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmään tallettaminen ja välittäminen Euroopan poliisivirastoon sekä tietojen käyttö on lainmukaista. 17. Tarkastusoikeuden toteuttamistapa Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annettu laki (761/2003) 46 Europol-yleissopimus (SopS 79/1998) 19 artikla
Rekisteröidyn on tarkastusoikeutta käyttäessään esitettävä tätä tarkoittava pyyntö henkilökohtaisesti kihlakunnan poliisilaitokselle ja todistettava henkilöllisyytensä. Poliisiyksikössä lomakkeen tai vastaavan asiakirjan vastaanottavan henkilön on varmistettava pyynnön esittäjän henkilöllisyys ja tehtävä tästä merkintä asiakirjaan. Kihlakunnan poliisilaitoksen tulee saattaa asia viipymättä Euroopan poliisiviraston käsiteltäväksi. Euroopan poliisivirasto antaa Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmästä tiedot tarkastamista varten. Euroopan poliisivirasto vastaa pyytäjälle suoraan. Tarkastusoikeuden toteuttamista helpottamaan on suunniteltu erilliset lomakkeet. Lomakkeiden käyttäminen ei ole kuitenkaan ehdoton edellytys tarkastusoikeuden toteuttamiselle, vaan pyyntö voidaan esittää myös muulla asiakirjalla. Jokaisella on lisäksi oikeus pyytää Euroopan poliisiviraston yhteistä valvontaviranomaista varmistamaan, että häntä koskevien henkilötietojen kerääminen, tallettaminen, käsittely ja käyttö Euroopan poliisivirastossa tapahtuu lainmukaisesti ja oikein. Tätä tarkoittava pyyntö on esitettävä tietosuojavaltuutetulle tai henkilökohtaisesti kihlakunnan poliisilaitokselle, jonka on saatettava asia viipymättä Euroopan poliisiviraston yhteisen valvontaviranomaisen käsiteltäväksi. Pyynnön esittäjän on lisäksi todistettava henkilöllisyytensä. Tietosuojavaltuutetulla on oikeus päästä Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmään valvoakseen, että Euroopan poliisiviraston toimivaltaan kuuluvan rikollisuuden estämiseksi ja selvittämiseksi tarpeellisten henkilötietojen tietojärjestelmään tallettaminen, käyttäminen ja välittäminen Euroopan poliisivirastoon tapahtuu lainmukaisesti ja siten, ettei yksikön oikeuksia loukata. 18. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Europol-yleissopimus (SopS 79/1998) 20, 22 ja 24 artikla Jokaisella on oikeus pyytää Europolia oikaisemaan tai poistamaan häntä koskevat virheelliset tiedot. Europol ilmoittaa pyynnön esittäjälle, että se on oikaissut tai poistanut häntä koskevat tiedot. Jos pyynnön esittäjä ei tyydy Europolin vastaukseen tai jos hän ei ole saanut vastausta kolmessa kuukaudessa, hän voi saattaa asian yhteisen valvontaviranomaisen käsiteltäväksi. 19. Tietojärjestelmän tietosuojaselosteiden saatavillapito Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmän tietosuojaseloste pidetään jokaisen saatavilla rekisterinpitäjän toimipaikassa ja jokaisessa kihlakunnan poliisilaitoksessa. Tietosuojaseloste on nähtävissä myös poliisin valtakunnallisessa tietoverkossa (www.poliisi.fi). 20. Ilmoitus tietosuojavaltuutetulle Ilmoitusvelvollisuutta ei ole, koska Suomeen ei ole perustettu kansallista Europol-tietojärjestelmää.
21. Tietojärjestelmän käyttöönottoa ja tietosisältöä koskevat säännökset sekä rekisterinpitäjän määräykset, ohjeet ja päätökset. Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmä on vahvistettu käyttöönotettavaksi. Euroopan poliisiviraston tietojärjestelmän tietosisällöstä säädetään Europol -yleissopimuksen 8 artiklassa. Rekisterinpitäjä on antanut määräyksen tarkastusoikeuden käyttämisestä poliisin henkilörekistereihin (SM-2003-2621/Si-2, voimaan 1.10.2003). Rekisterinpitäjä on antanut ohjeen käyttöoikeuksien hakemisesta ja tietojärjestelmien käytön yleisistä periaatteista poliisihallinnossa (SM-2004-02750/Tu-44, voimaan 1.10.2004) 22. Päiväys ja rekisterinpidon vastuuhenkilön allekirjoitus 9.8.2007 Tietohallintopäällikkö Tapani Hämäläinen