KAUPUNGINVALTUUSTO PÖYTÄKIRJA 3/2013 1 Aika Torstaina 11.04.2013 klo 19.00 Paikka Virastotalo, Topeliuksenpuistikko 7, Uusikaarlepyy Käsiteltävät asiat 44 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 45 Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta 3 46 Perussopimuksen muuttaminen; Eskoon sosiaalipalvelujen kunta-yhtymä 4 47 Kauden 2013-2016 lakisääteinen tilintarkastus; Tarkastusyhteisön valinta 5 48 Demokratiaatilinpäätös 2012 8 49 Omistajanvaihdoksen periaatteet Nålörenin teollisuusalueella; Nyko frys 9 51 Toimivaltuudet myöntää vapaus kunnallis- ja kiinteistöverosta 12 52 Viran lakkauttaminen; puutarhuri 14 53 Sisäisen valvonnan ohjeet 15 Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Aika ja paikka Tiistaina 16.4.2013 Virastotalossa, Topeliuksenpuistikko 7, Uusikaarlepyy Puheenjohtaja 4.11.2013 Bo Kronqvist
Kaupunginvaltuusto PÖYTÄKIRJA 3/2013 2 Aika Torstaina 11.04.2013 klo 19.00 20.00 Paikka Virastotalo, Topeliuksenpuistikko 7, Uusikaarlepyy Päätöksen tekijät Poissa olevat Kronqvist Bo, puheenjohtaja Björkman Roy Finskas Nanna-Lisa Flén Elli, I varapuheenjohtaja Frostdahl Roger, II varapuheenjohtaja Frostdahl Steven Frostdahl-Blomqvist Siw Granlund Vald-Erik Häggblom Anneli Häggblom Leif Högdahl Jan-Erik Ingman Ronny Karv Thomas Frostdahl Jan-Erik, ilmoittanut esteensä Saari Ted, Kronqvist Leif Lawast Sören Linder Ulla Linqvist Rita Norrgård Ronny Nylund Kenneth Näs Greta Palm Maria Sandin Stefan Sjöberg Stefan Vestlin Albert Wikström Karl-Erik Muut osallistujat Pykälät 44-53 Willman Gösta, kaupunginjohtaja Knuts Tomas, kaupunginsihteeri, pöytäkirjanpitäjä Lillbacka Gunilla, kaupunginkamreeri, asiantuntija 47, 53 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä Bo Kronqvist Tomas Knuts Pöytäkirjantarkastus Aika ja paikka Uusikaarlepyy 15.4.2013 Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Roger Frostdahl Steven Frostdahl Tiistaina 16.4.2013 Virastotalossa, Topeliuksenpuistikko 7, Uusikaarlepyy Aika ja paikka Todistaa Gunilla ist, toimistosihteeri
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 3 44 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 44 Puheenjohtaja avaa kokouksen, suorittaa nimenhuudon ja toteaa onko valtuusto laillisesti kokoonkutsuttu ja päätösvaltainen. Puheenjohtaja avasi kokouksen sekä totesi valtuuston olevan laillisesti koolle kutsutun ja päätösvaltaisen. 45 KAHDEN PÖYTÄKIRJANTARKASTAJAN VALINTA Pöytäkirjan tarkastusvuorossa ovat jäsenet Roger Frostdahl ja Steven Frostdahl. (Seuraavina vuorossa ovat Siw Frostdahl-Blomqvist ja Vald-Erik Granlund). 45 KJ: Ehdotetaan että kaupunginvaltuusto valitsee vuorossa olevat pöytäkirjantarkastajat tarkastamaan pöytäkirjan. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Roger Frostdahl ja Steven Frostdahl. Pöytäkirja tarkastetaan kaupunginkansliassa maanantaina 15.4.2013 klo 8.00.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 4 46 PERUSSOPIMUKSEN MUUTTAMINEN; ESKOON SOSIAALIPALVELUJEN KUNTAYHTYMÄ Kaupunginhallitus 85 18.02.2013 Liite 1/85 Liite 1/85 Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymän hallitus ehdottaa jäsenkunnille muutoksen tekemistä perussopimukseen 1.1.2013 lukien. Koska Alavuden kaupunki ja Töysän kunta sekä Vaasan kaupunki ja Vähänkyrön kunta liitettiin yhteen 1.1.2013 he haluavat korjauksen tehtäväksi 3. :n 1. momentissa olevaan jäsenkuntaluetteloon. Kh 85 KJ: Kaupunginhallitus ehdottaa valtuustolle että perussopimuksen muuttaminen hyväksytään. Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. 46 Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 5 47 KAUDEN 2013-2016 LAKISÄÄTEINEN TILINTARKASTUS; TARKASTUS- YHTEISÖN VALINTA Tarkastuslautakunta 70 11.12.2012 Tarkastuslautakunta 4 19.03.2013 Liite 1/4 Tl 70 Liite 1/47 Voimassa oleva käytäntö on ollut se, että vanha tarkastuslautakunta pyytää tarjoukset ammattitilintarkastuksesta tulevalle toimikaudella, kun taas vuoden vaihteen jälkeen valittava lautakunta tekee ehdotukset valtuustolle. Kuntaliitto on antanut ohjeet kuinka kunnalliset tilintarkastuspalvelut voidaan hoitaa. On myös perusteltua että tarkastuslautakunta kilpailuttaa tytäryhteisöjen tilintarkastuksen samalla kun kunnan tilintarkastuspalvelut kilpailutetaan. Se että tarkastuslautakunta järjestää tarjousmenettelyn koko kuntakonsernille perustuu siihen, että tarkastuslautakunnan tehtäväaluetta on kuntalakimuutoksella (27.4.2007/519) laajennettu siten, että lautakunnan tulee myös huolehtia siitä että kunnan ja sen tytäryhteisöjen tilintarkastukset sovitetaan yhteen. Tarjouksia pyydetään siis myös tytäryhteisöille Kiint. Oy Uudenkaarlepyyn asuntojen ja Kiint. Oy Virastotalon osalta. Tytäryhteisö toimii käsittelevänä yksikkönä tilintarkastajaa valittaessa. Valintapäätöksen tekee tytäryhteisön yhtiökokous taikka vastaava elin yhtiöjärjestyksessä vahvistetuksi toimikaudeksi taikka tytäryhteisöä koskevan laina mukaisesti. Tytäryhteisö ei ole juridisesti sitoutunut noudattamaan tarkastuslautakunnan ehdotusta. Siksi tarkastuslautakunnan valmistelu on luonteeltaan omistajaohjausta, joita tytäryhteisöä on omien päätöstensä kautta sitoutunut noudattamaan. Kaupunginkamreeri Lillbacka on läsnä kokouksessa ja selostaa tapahtuneet muutokset ennen tarkastusyhteisön valintaa. Ehdotus: Tarkastuslautakunta tutustuu informaatioon ja ottaa kantaa seuraavaan: - päivien määrä lakisääteistä tilintarkastusta varten - kuinka monta raporttia on vuosittain toimitettava tarkastuslautakunnalle - tilintarkastus on toimitettava ruotsiksi - valintaperusteet ja arviointikriteerit - tarkastuslautakunnan puheenjohtaja ja kaupunginkamreeri valtuutetaan laatimaan lopullisen tarjouksen.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 6 Pöytäkirjamerkintä: Ren 4 Kuntalakia on muutettu siten, että tarkastusyhteisön toimiaika on valittavissa 2-6 vuoden välillä, mutta tämä edellyttää hallintosäännön muutosta käyttöön oton mahdollistamiseksi. Tarkastuslautakunta päätti että: - lakisääteisen tilintarkastuksen päivien määrän tulee olla 11 - vuosittain on annettava kaksi kirjallista väliraporttia tarkastuslautakunnalle - tilintarkastus tulee suorittaa ruotsiksi - valintaperusteet ovat: hinta 60 %, OFR-tilintarkastajan osuus lakisääteisestä tilintarkastuksesta 15 %, OFR-tilintarkastajan koulutus ja pätevyys 10 %, sen työn osuus joka tehdään tarkastettavassa yksikössä 10 % ja vastaavan tilintarkastajan osallistuminen laatutakauksessa 5 %. - tarjous on pyydettävä myös tytäryhteisöjen osalta erillisenä tarjouksena - kamreeri ja puheenjohtaja valtuutetaan laatimaan lopulliset tarjoukset. Vastauksena tarjouspyyntöön koskien Uudenkaarlepyyn kaupungin julkisen hallinnon ja talouden tarkastusta vuosien 2013-2016 on saatu tarkastustarjous ainoastaan tarkastusyhteisö Ernst & Young Ab:ltä. Ernst & Young Ab ehdottaa vastaavaksi tilintarkastajaksi KHT, JHTT Benita Ölingiä ja varalle JHTT, KHT Jarmo Lohea. Tarkastusryhmää täydennetään heidän yhteistyökumppani JHTT-yhteisö BDO- Audiatorista, JHTT, HTM Anders Lidmanilla ja Kauppatiet.maist. Hans Beckerillä. Valtuuston toimikauden lakisääteisen tilintarkastuksen kokonaishinta on 30 811 euroa mukaan lukien matkakustannukset, ei alv, eli 7 310 euroa ilman alv:tä vuodelle 2013. Lisäksi tulee tehtäviä osallistumisessa tarkastuslautakunnan arviointiin, jonka tuntihinta on 100-80 euroa riippuen siitä ketkä osallistuvat. Hintoja tarkistetaan vuosittain 3,5 %. Ehdotus: Tarkastuslautakunta ottaa kantaa tarjoukseen. Tarkastuslautakunta ehdottaa kaupunginvaltuustolle että tarkastusyhteisö Ernst & Young Ab valitaan tilintarkastusyhteisöksi kaudelle 2013 2016 ja vastaavana tilintarkastajana toimii KHT, JHTT Benita Öling ja varalle valitaan JHTT, KHT Jarmo Lohi. Tarkastusryhmää täydennetään heidän yhteistyökumppani JHTTyhteisö BDO- Audiatorista, JHTT, HTM Anders Lidmanilla ja Kauppatiet.maist. Hans Beckerillä.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 7 47 Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 8 48 DEMOKRATIAATILINPÄÄTÖS 2012 Kaupunginhallitus 121 25.03.2013 Uudenkaarlepyyn kaupungin demokratiatilinpäätös on laadittu kymmenennen kerran. Demokratiatilinpäätöksestä on muodostunut tärkeä ja arvostettu raportti siitä mitä kaupungin hallinnossa ja päätöksenteossa on tapahtunut kuluneen vuoden aikana. Uudenkaarlepyyn kaupungin demokratiatilinpäätös laaditaan informaation antamiseksi siitä miten kaupunki täyttää ne demokraattiset arvot, joita voidaan olettaa kunnan tarjoavan. Hyvässä hallintotavassa on kyse avoimuudesta, osallisuudesta, selkeästä vastuun jaosta, tehokkuudesta ja vaikutuksesta. Demokratiatilinpäätökseen kootaan myös kaupungin kehitystä koskeva ajankohtainen tilasto. Edustavassa demokratiassa päättävillä elimillä on keskeinen tehtävä. Demokratiatilinpäätös selvittää siksi myös kaupungin eri elinten aktiivisuutta ja päätöksiä. Vuoden 2012 demokratiatilinpäätös osoittaa monessa suhteessa myönteisiä trendejä. Asukasmäärä lisääntyi, vastasyntyneiden lastn lukumäärä oli korkein 20 vuoteen, työttömyys on edelleen alhainen ja kaupungin hallinto on toiminut hyvin. Leimaa-antavaa vuodelle 2012 olivat myös vaalit. Vuoden aikana äänestettiin sekä kunnallisvaaleissa että presidentinvaaleissa. Uudenkaarlepyyn kaupungilla on monessakin suhteessa hyvä ja toimiva hallintokulttuuri. Kaupungin hyvää hallintokulttuuria tullaan jatkossakin vaalimaan, mutta sitä on myös jatkuvasti kehitettävä. Demokratiatyön tilittäminen ja arvioiminen muodostaa tärkeän osan siitä prosessista ja tässä demokratiatilinpäätöksellä on keskeinen tehtävä. Kh 121 KJ: Kaupunginhallitus hyväksyy vuoden 2012 demokratiatilinpäätöksen. Demokratiatilinpäätös lähetetään kaupunginvaltuustolle. Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. 48 Pöytäkirjamerkintä: Kaupunginhallitus toivoi että demokratiatilinpäätös sisältäisi myös tietoja Uudenkaarlepyyn sosiaali- ja terveydenhuollosta. Merkittiin tiedoksi.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 9 49 OMISTAJANVAIHDOKSEN PERIAATTEET NÅLÖRENIN TEOLLISUUS- ALUEELLA; NYKO FRYS Kaupunginhallitus 122 25.03.2013 Liite 1/122 Liite 1/49 Ab Nyko Frys ja kaupunki ovat tehneet aloitteen Nålörenin kaavahankkeesta. Voimassa oleva asemakaava (Sp nro 42, LS 2.4.1986) päivitetään suurempaa yhtenäistä aluetta varten. Kaava-alue sijaitsee Åminnentien, Conradiankadun, Pietarsaarentien (mt 749) ja Ragnöntien läheisyydessä. RK/tekninen lautakunta on esitellyt kaavaluonnoksen joulukuun lopulla ja luonnos on ollut yleisön nähtävänä. Asianosaisia ja viranomaisia on kuultu ja luonnoksesta on esitetty joitakin näkökantoja. Näkökannat eivät kuitenkaan koske Nyko Frysin tonttialuetta. Yritys on ilmoittanut suuremmasta rakennushankkeesta, hallirakennuksesta, jonka kerrosala on noin 3000 m 2. Hakija on anonut poikkeuslupaa suunniteltua rakennustoimenpidettä varten. Rakentaminen tapahtuisi kaavaluonnoksen nojalla ja hakija omistaa suurimman osan tonttialueesta. Kaavaluonnoksen mukaan hakijan tuleva tonttialue (muodostettavana oleva tontti nro 5) n. 3714 m 2 kaupungin tilasta Vallmo RNr 25:3. Lisäksi hakijan muodostettavana oleva tontti nro 6 käsittää n. 1245 m 2 suuren alan Uudenkaarlepyyn kaupungin lahjoitusmaasta RNr 1:45. Hakijan tontista nro 1 menee alustavasti osa-alue ehdotettuun Åminnentien uudelleen linjaukseen. Näkökantoja on kuitenkin esitetty tien linjauksesta, minkä vuoksi alue on tarkastettava uudelleen ennen kaavaehdotuksen laatimista. Edellä mainitut maa-alueet ja mahdolliset muut kaavoitushankkeen aikana tulevat maanalueet sisältyvät tulevaan omistajanvaihdokseen.. Tässä tapauksessa omistajanvaihdos tulee muodostamaan osan kaavan toteuttamisesta. RK katsoo, viitaten aikaisemmin sovellettuihin omistajanvaihdosperiaatteisiin, että vaihdettavat alueet voidaan arvioida samanhintaisiksi. Tonttiosia voidaan lunastaa kaupungin voimassa olevan taksan mukaisesti lunastusajankohtana. Toimenpiteitä vahvistaa lisäksi se, että hakija on hankkinut tontin nro 1 markkinahintaan.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 10 Aikaisemmin säännösteltyjen kaavoituskustannusten lisäksi molempien osapuolten on vastattava omista kiinteistötoimituskustannuksistaan omistajavaihdoksen yhteydessä. Kh 122 KJ: Kaupunginhallitus ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että Av Nyko Frysin kanssa toteutetaan omistajanvaihdos kun Nålörenin teollisuusalueen asemakaavan muutos on saanut lainvoiman. Yrityksen hallin rakentaminen voi toteutua esitellyn kaavaluonnoksen mukaisesti. Mainitut maa-alueet jotka on tarkoitus vaihtaa/lunastaa, käyvät ilmi oheisesta alustavasta tonttijaosta. Alueet ja niiden alat tarkennetaan asemakaavaehdotuksen hyväksymisen yhteydessä. Pöytäkirjamerkintä: Vald-Erik Granlund ilmoitti esteellisyydestään ja poistui asian käsittelyn ajaksi. Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. Pykälä tarkastettiin välittömästi. 49 Pöytäkirjanmerkinnat: Vald-Erik Granlund ja Leif Häggblom ilmoittivat esteellisyydestään ja poistuivat asian käsittelyn ajaksi. Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 11 50 ANOMUS OMAVELKAISESTA TAKAUKSESTA; KIINT. OY UUDENKAARLPYYN ASUNNOT Kaupunginhallitus 130 25.03.2013 Liite 1/130 Liite 1/50 Kiinteistö Oy Uudenkaarlepyyn Asunnot on päättänyt nostaa 820 000 euron lainan Kuntarahoitus Oyj:ltä. Laina käytetään osaksi vanhan lainan takaisinmaksuun ja osaksi budjetoituja investointeja varten. Uudenkaarlepyyn asuntojen hallitus on päättänyt nostaa lainan 5 vuoden viitekorolla, joka on tällä hetkellä 1,95 %, marginaaleineen. Laina-aika on 15 vuotta. Kuntarahoitus Oyj vaatii vastikkeeksi kaupungin omavelkaisen takauksen. Oheisessa anomuksessa Kiint. Oy Uudenkaarlepyyn Asunnot anoo kaupungin takausta 820 000 :n lainalle. Vanhan lainan, 735 002,26 euroa, takaus perutaan heti kun lainan on maksettu takaisin 11.6.2013. Kh 130 KJ: Kaupunginhallitus ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että Kiinteistö Oy Uudenkaarlepyyn Asunnoille myönnetään anomuksen mukainen omavelkainen takaus. Pöytäkirjamerkintä: Vald-Erik Granlund ilmoitti esteellisyydestään ja poistui asian käsittelyn ajaksi. Kaupunginjohtajan ehdotuksen mukaisesti. 50 Pöytäkirjanmerkintä: Vald-Erik Granlund ilmoitti esteellisyydestään ja poistui asian käsittelyn ajaksi. Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 12 51 TOIMIVALTUUDET MYÖNTÄÄ VAPAUS KUNNALLIS- JA KIINTEISTÖ- VEROSTA Kaupunginhallitus 131 25.03.2013 Liite 1/131 Kh 131 51 Liite 1/51 Toimivaltuudet vapauden myöntämiseksi kunnallis- ja kiinteistöverosta siirtyy 1.6.2013 lukien verohallinnolle (liite). Kunta voi kuitenkin pidättää itselleen oikeuden päättää asiasta. Lakia verotulojen perimisestä on muutettu lailla (882/2012), joka astui ovimaan 1.1.2013. Verovapaudella tarkoitetaan toimivaltuuden omaavan viranomaisen päätöstä, jonka mukaan vero- tai maksuvelvollinen vapautetaan osittain tai täysin maksettavasta verosta taikka on jo maksettu. Verovelvollisen tulee jättää vapautusanomus, jonka viranomainen ratkaisee. Anomus voidaan myöskin hylätä. Mikäli kunta haluaa pidättää itselleen päätösoikeuden sen tulee ilmoittaa siitä verohallinnolle viimeistään 31.3.2013. Päätösoikeus koskee tällöin sellaisia vapautusanomuksia kunnallis- ja kiinteistöverosta jotka ovat ajankohtaisia 1.6.2013-31.12.2015 välisenä aikana. Ellei kunta lähetä ilmoitusta päätösoikeudesta verohallinnolle viimeistään 31.3.2013, niin seuraavan kerran ilmoituksen voi toimittaa vasta vuonna 2015 ja tällöin asia koskee 1.1.2016-31.12.2018 välistä aikaa. Jatkossa ilmoituksen ajankohta vahvistetaan verohallinnon päätöksellä. Jotta valtuusto voisi ottaa kantaa siihen että tuleeko päätösoikeuden jäädä kunnalle sen sijaan että se siirtyy verohallinnolle, kunnanhallituksen tulee valmistella asia valtuuston käsittelyä varten ennen maaliskuun 2014 loppua. Uudenkaarlepyyn kaupunki on viime vuosina myöntänyt vapautuksen kiinteistöverosta n. 10 yhdistykselle/yhteisölle. KH: Kaupunginhallitus ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että Uudenkaarlepyyn kaupunki ilmoittaa verohallinnolle päätöksestään, jolla toivotaan oikeuden pidättämistä vapautuksen myöntämiseksi kunnallis- ja kiinteistöverosta. Kaupunginjohtajan ehdotuksen mukaisesti. Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 13 Pykälä tarkastettiin heti.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 14 52 VIRAN LAKKAUTTAMINEN; PUUTARHURI Tekninen lautakunta 36 12.03.2013 Kaupunginhallitus 132 25.03.2013 Uudenkaarlepyyn kaupungin puutarhurin virka on ollut avoimena 1.1.1012 lukien. Kunnallislain mukaan virkoja perustetaan sellaisia tehtäviä varten joissa harjoitetaan julkista valtaa. Kun virka jossa ei harjoiteta julkista valtaa, tulee avoimeksi, se on lakkautettava. Viitaten henkilöstösuunnitelmaan ja vuoden 2013 talousarvioon tehtyihin uudelleenjärjestelyihin, ei Uudenkaarlepyyn kaupungin puutarhurin virka ole enää ajankohtainen. Puutarhurin/avustavan työnjohtajan virka on perustettu 1.6.1971 ja muutettu puutarhuriksi vuonna 1988. KV on, 27.2.1992 24., muuttanut viran Uudenkaarlepyyn kaupungin puutarhurin viraksi 1.6.1992 lukien Tl 36 KI: Tekninen lautakunta ehdottanee kaupunginhallitukselle että Uudenkaarlepyyn kaupungin puutarhurin virka lakkautetaan. Kaupungininsinöörin ehdotuksen mukaisesti. Kh 132 KJ: Kaupunginhallitus ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että puutarhurin virka lakkautetaan teknisen lautakunnan ehdotuksen mukaisesti. Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. 52 Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 15 53 SISÄISEN VALVONNAN OHJEET Kaupunginhallitus 177 07.06.2010 Liite 1/177 Kaupunginhallitus 278 25.10.2010 Liite 1/278 Kaupunginvaltuusto 60 11.11.2010 Liite 1/ 60 Kaupunginhallitus 138 08.04.2013 Liite 1/138 Liite 1/53 Uudenkaarlepyyn kaupungin hallintosäännön 47. :n mukaan kaupunginhallitus hyväksyy lähemmät ohjeet sisäisen tarkastuksen osalta ja ohjeet liitetään hallintosääntöön. Ehdotus Uudenkaarlepyyn kaupungin sisäisen tarkastuksen ohjeiksi on laatinut työryhmä, jossa on edustajia kaikilta sektoreilta ja työryhmän koolle kutsujana toimii kaupunginkamreeri. Kaupunginhallitus vastaa sisäisestä tarkastuksesta ja sen tulee toimintakertomuksessa selostaa miten sisäinen tarkastus ja siihen liittyvä riskienhallinta on järjestetty kaupungissa, mikäli on valvonnassa on huomattu puutteita päättyneen tilikauden aikana ja millä tavalla pyrkimyksenä on kehittää sisäistä tarkastus voimassa olevan taloussuunnitelmakauden aikana. Uudenkaarlepyyn kaupungin sisäisen tarkastuksen ohjeet kuvaavat jo käytössä olevia menettelytapoja talous-, henkilöstö- ja yleisissä hallintotoiminnoissa antaen samanaikaisesti selkeät suuntaviivat sille, miten organisaation tulee työskennellä asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi ja toimintaan liittyvien riskien minimoimiseksi. Ohjeisto toimii työkaluna yhtenäisten rutiinien luomiseksi organisaatiossa ja eräissä kaupungin johtavissa toiminnoissa. Kh 177 KJ: Kaupunginhallitus tutustuu sisäisen tarkastuksen oheisiin ja lähettää ne lautakunnille lausuntoja varten. Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. Päätöksestä ilmoitetaan lautakunnille. Tekninen lautakunta (24.8.2010, 134 ), Ympäristö- ja rakennuslautakunta (29.9.2010, 148 ) ja Sivistyslautakunta (4.10.2010, 61 ) ovat käsitelleet ohjeiston ja antaneet lausuntonsa. Tarkastuslautakunta on tutustunut ohjeistoon ja kommentoinut ohjeita kaupunginkamreerin kevään aikana lautakunnalle pitämän esittelyn yhteydessä.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 16 Tekninen lautakunta toteaa että lautakunnan ja sen alaisen henkilöstön sisäistä tarkastusta on kehitettävä laadittujen sisäisen tarkastuksen ohjeiden mukaisesti. TL:lla ei ole mitään huomauttamista ohjeita koskevasta ehdotuksesta. Ympäristö- ja rakennuslautakunta katsoo, että ehdotus Uudenkaarlepyyn kaupungin sisäisen tarkastuksen ohjeistoksi on kokonaisvaltainen ja huolellisesti laadittu ja että sitä voidaan soveltaa rutiiniselostuksena siitä miten kaupungin hallinnossa eri asiat käsitellään. Lukuun 10.2 Avopaperit ja vakuudet tulisi lisätä ympäristölupia koskeva alakohta, jonka voisi esimerkiksi lisätä kohdan 10.2.2, rakennuslupavakuudet, jälkeen. Seuraavaa tekstiä ehdotetaan: 10.2.3 Ympäristölupaa koskevat vakuudet Kunnallinen ympäristölupaviranomainen voi ympäristönsuojeluasetuksen 12. :n mukaan antaa vakuusmääräykset koskien ympäristölupavelvoitetta jätteiden käsittelyn, jalostuksen tai varastoinnin osalta ellei toiminnan harjoittaja kykene osoittamaan muita riittäviä takuita. Vakuus vahvistetaan suhteessa toiminnan laajuuteen ja sen tuomiin riskeihin ja vaatimaan jälkihoitoon. Vakuudeksi hyväksytään pankkitakuu tai muu vastaava ympäristöviranomaisen hyväksymä vakuus. Vakuus palautetaan kun ympäristölupaviranomainen tarkastuksen jälkeen ilmoittaa vakuuden antajalle että toiminta on lakkautettu ja käyttökeskus on jälkihoidettu ympäristöluvan määräysten mukaisesti. Sivistyslautakunta ehdottaa että seuraavat kohdat huomioidaan ohjeissa: -Vastuuhenkilöiden koulutus siitä kuinka tarkastetaan ja selvitetään rahallisia, strategisia toiminta- ja haittariskejä ennen ohjeiden käyttöön ottoa. -Lautakunnan jäsenten koulutus koskien sisäistä tarkastusta ja lautakunnan vastuualuetta jokaisella uudella toimikaudella. -Lautakunta päättää siitä kenellä on oikeus hyväksyä laskut ja määrää enimmäismäärän, jonka tulosvastuussa oleva voi käyttää käsittelyn yhteydessä. -Kaupungilla tulisi olla henkilökortti, jota käytetään mikäli asioidaan suoraan vähittäis- tai tukkukaupassa. Tarkastuslautakunta ehdottaa että ohjeistoon tulisi merkitä lisäys sivulle 8 koskien lautakuntien sisäisen tarkastuksen seurantaa. Sekin tulee tapahtua tarkastuslautakunnalle, eli Raportoinnin tulee toteutua samalla myös kaupungin tilintarkastajille ja tarkastuslautakunnalle.. Tämä merkitsisi sitä, että tarkastuslautakunta saa automaattisesti seurannan tiedokseen sen sijaan, että se tapahtuisi lautakuntien pöytäkirjojen taikka erityisten kyselyjen kautta.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 17 Tarkastuslautakunta on viimeisen vuoden aikana seurannut kamreeri Gunilla Lillbackan tarkkaa työtä sisäisen tarkastuksen ohjeiden aikaan saamiseksi. Tarkastuslautakunta on työn aikana huomauttanut että myös Liikelaitos on sisällytettävä ohjeisiin. Liitelaitos o mainittu liitteessä 2 puhuttaessa sisäisen tarkastuksen arvioimisesta. Sisäisen tarkastuksen raportoinnissa Liikelaitoksen johtokunta on rinnastettava lautakuntiin. Kh 278 KJ: Ehdotetaan että kaupunginhallitus hyväksyy sisäisen tarkastuksen ohjeet 60 niine täydennyksineen, joista lautakunnat ovat huomauttaneet (liite). Mitä tulee sivistyslautakunnan toiveeseen koulutuksesta, suositellaan että koulutusta järjestetään jokaisen toimikauden aikana. Päätöksestä ilmoitetaan kaupunginvaltuustolle, lautakunnille ja kanslioille. Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. Merkittiin tiedoksi. Kh 138 Kh 297 KJ: Päätöksestä ilmoitetaan kaupungin virastoille, lautakunnille ja päätös liitetään kaupungin asetuskokoelmaan. Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. Eduskunta hyväksyi 22. toukokuuta 2012 hallituksen esityksen kunnallislain RP 24/2012. muuttamisesta. Laki (325/2012) astui voimaan 1. heinäkuuta 2012. Lainmuutoksella muutetaan kunnan talouden sisäisen ohjauksen määräyksiä. Lain muutoksen mukaan operatiivisen vastuun sisäisestä tarkastuksesta ja riskienhallinnasta kantaa kunnanhallitus ja kunnanjohtaja (tai pormestari). Kunnanvaltuuston lakisääteisiin tehtäviin kuuluu päätösten tekeminen kunnan ja kuntakonsernin sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan perusteista (13 ). Lakimuutoksesta johtuen kaupunginvaltuuston tulee päättää sisäisen tarkastuksen ohjeista. Ohjeet on päivitetty sen jälkeen kun ne hyväksyttiin 25.10.2010 ja niitä on täydennetty kahdella uudella liitteellä (Vakuutus ja Laskutusperiaatteet), kappaleella kohdassa 4.2. koskien kaupungin nimen kirjoitusoikeudesta, sekä uudella kappaleella kohdassa 4.11 Henkilöstörekisteri. KJ: Kaupunginhallitus ehdottaa kaupunginvaltuustolle että sisäisen tarkastuksen ohjeet hyväksytään.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 18 53 Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin.
Kaupunginvaltuusto 11.04.2013 19 OIKAISUVAATIMUS- JA VALITUSOSOITUSOHJE Valituskielto Koska alla mainittu päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa kunnallisvalitusta ei voi esittää päätöksestä kunnallislain 91 mukaan Pykälät: 48 Hallintoprosessilain 5 1 mom./muun lainsäädännön mukaan valitusta ei voi esittää alla mainittuihin päätöksiin. Pykälät ja peruste valituskieltoon: Valitusohjeet Alla mainittuihin päätöksiin voi hakea muutosta valituksen kautta Kunnallisvalitus, pykälät: 44 47, 49-53 Hallintovalitus, pykälät: Valitusviranomainen: Vaasan hallinto-oikeus, Osoite: PL 204 Korsholmanpuistikko 43, 65101 Vaasa Sähköposti: vaasa.hao@oikeus.fi Muu valitusviranomainen, osoite, pykälät: Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaamisesta. Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua päätöksen pöytäkirjaotteen lähettämisestä asianosaiselle. Päätös joka on annettu näytteillepanon jälkeen, katsotaan tulleen asianosaisten tietoon päätöksen antamisen päivänä. Valituskirjassa on oltava seuraavat tiedot: o Muutoksenhakijan allekirjoitus o Jos sen allekirjoittaa ainoastaan valituskirjan laatija, myös hänen ammattinsa, asuinpaikka ja postiosoite on ilmoitettava o Mistä päätöksestä valitetaan o Mitä muutoksia vaaditaan tehtäväksi o Perusteet muutosvaatimukseen Valituskirjaan on liitettävä päätös josta valitetaan, alkuperäisenä tai oikeaksi todettuna jäljennöksenä, ja todistus siitä päivästä josta valitusaika lasketaan. Valituksen voi tehdä sillä perusteella että o Päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä o Päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa, tai o päätös on muuten lainvastainen