Pöytäkirja 1 1 (5) HALLITUKSEN JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS 2013 Aika: noin kello 16.30 Paikka: Läsnä: Neuvotteluhuone Kummeli, Skinnarila, Lappeenranta Eskelinen Patrik, puheenjohtaja Borgström Toni Huhtiranta Sonja Paakki Pauliina Pakarinen Ida-Aliisa Sairanen Aleksi Salmi Joni Kauppinen Susanna, pääsihteeri Poissa: Hannonen Maiju, edustajiston puheenjohtaja Pölönen Henna, edustajiston varapuheenjohtaja Käsitellyt asiat: 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 15.37. Todettiin läsnäolijat. 2 Kokouksen järjestäytyminen Esitys: Valitaan kokouksen ääntenlaskijoiksi aakkostuksen mukaisesti Borgström ja Huhtiranta 3 Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Esitys: Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi 4 Esityslistan hyväksyminen
Pöytäkirja 1 2 (5) Esitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi 5 Hallituksen varapuheenjohtajan valinta 6 Vastuualueet Esitys: Valitaan hallitukselle varapuheenjohtaja Päätös: Valittiin Toni Borgström hallituksen varapuheenjohtajaksi. Esitys: Jaetaan vastuualueet seuraavasti: Edunvalvonta, kaksi henkilöä: Borgström ja Huhtiranta Projektit: Paakki Kansainvälisyys: Salmi Tutorointi: Sairanen Viestintä: Pakarinen 7 Menettelytapajärjestys hallituksen kokouksissa 7.1 Käsiteltävien kohtien numerointi Esitys: Juokseva numerointi pöytäkirjasta toiseen 7.2 Pöytäkirjojen tarkistus Esitys: Pöytäkirjat tarkistetaan seuraavassa hallituksen kokouksessa 7.3 Kokouksissa käyttäytyminen Esitys: Puhelimen soidessa kokouksen aikana niin, että sen joku huomaa, on maksettava sakkona viinipullo tai viinapullo, jonka koko on vähintään 0,5 litraa. Fernet Branca on kielletyllä listalla. Puhelimet tulee myös pitää pois pöydältä, ellei kokous yksimielisesti päätä muuta.
Pöytäkirja 1 3 (5) 7.4 Kokousten koollekutsuminen Esitys: Kokous on kutsuttava koolle viimeistään kolme (3) päivää ennen kokousta 7.5 Kokouksiin ilmoittautuminen Esitys: Kokouksiin on ilmoittauduttava kokousta edeltävään päivään kello 12 mennessä. Jos kokoukseen ilmoittautumista ei ole tehty tämän päätöksen mukaisesti, koskee kohdan 7.3 sakko myös näitä tapauksia. Kokoukseen ilmoittaudutaan vastaamalla Google-kalenterin kutsuun. Maybe ei ole vaihtoehto. 8 Jaostot 8.1 Perustettavat jaostot Esitys: Päätetään perustaa seuraavat jaostot Tapahtumajaosto Tutorjaosto 9 Tilinkäyttöoikeudet 8.2 Jaostojen muodostaminen Esitys: Avataan haku tapahtumajaostoon Haku auki 27.1.2013 saakka. Hakemukset jaostoon toimitetaan pääsihteerille. Esitys: Tutorjaosto koostuu päätutoreista Esitys: Tilinkäyttöoikeudet ovat hallituksen puheenjohtaja Patrik, hallituksen varapuheenjohtaja Toni Borgströmillä sekä pääsihteeri Susanna Kauppisella. Pääsihteeri huolehtii käytännön järjestelyistä
Pöytäkirja 1 4 (5) 10 Maksukortit 11 Liittymät Esitys: Opiskelijakunnan luottokortit ovat hallituksen puheenjohtajalla ja pääsihteerillä Esitys: Vaihdetaan puhelinliittymät uusien jäsenten nimiin 12 Hallituksen aamukahvit Esitys: Sovitaan aamukahviaika periodikohtaisesti. Eskelinen vastaa, että kahvit tulee pidettyä viikoittain. Osallistua voi toisella toimistolla ja/tai etäyhteydellä Paakki poistui kohdan käsittelyn aikana. 13 Imatran toimisto 14 Käyntikortit 13.1 Aukioloajat Esitys: Pidetään toimistoa auki maanantaisin ja keskiviikkoisin kello 9-14.15 13.2 Vuorot Esitys: Päätetään vuorojärjestelyt ja vuorojen vastuuhenkilöt Päätös: Kauppinen perustaa Driveen taulukon, johon jokainen käy varaamassa vuoronsa. Esitys: Tilataan hallituksen puheenjohtajalle 100 korttia sekä jäsenpalvelusihteerille ja muille hallituksen jäsenille, paitsi Salmelle, 50 korttia 15 Palkkion maksaminen
Pöytäkirja 1 5 (5) Esitys: Päätetään puheenjohtajan palkkion maksamisesta Päätös: Kesäkuussa maksetaan kuudelta kuukaudelta ja syys-joulukuussa kuukausittain. 16 Työntekijöiden toimenkuvat Esitys: Päätetään työntekijöiden toimenkuvista Päätös: Puheenjohtajisto vastaa toimenkuvien määrittelystä ennen vuodenvaihdetta. 17 META 17.1 SAMOKin lähtölaukaus ja Lapinrinteen ja eduskunnan vierailut 19.-22.1.2012. 18 ILMO Päätös: Osallistutaan koko hallituksen ja pääsihteerin voimin Lähtölaukaukselle. Käydään edellispäivänä (19.1.) vierailulla SAMOKin toimistolla ja eduskunnassa. Päätöksen vahvistanee vuoden 2012 hallitus. Ei ilmoitusasioita. 19 Seuraava kokous Esitys: Pidetään seuraava kokous viikolla 2 20 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 16.29.