Yliopistojen tietohallinnon Benchmarking

Yliopistojen tietohallinnon Benchmarking Yliopistojen it2008 päivät 23.10.2008 Thomas Lindroos Compass Consulting Oy Thomas.lindroos@compassmc.com www.compassmc.com

Company Overview Offices in: Australia Austria Brazil Canada Finland France Germany Italy Korea Netherlands Singapore South Africa Spain Sweden UK USA Privately owned, independent global consultancy. Founded in 1980, 18 offices in 16 countries. More than 650 active clients in 40 countries. Identified annual savings potential on average 17% as percentage of study scope. Copyright 2008, Compass Publishing BV 2

Analyysin tavoitteet Analyysin tavoitteena oli selvittää yliopistojen kustannuksia, tehokkuutta ja laatua tarjotuissa ICT-palveluissa. Saatuja tuloksia verrataan vastaaviin parhaisiin tutkimustuloksiin Compassin tietokannasta. Yliopistojen tuloksia verrataan myös keskenään. Selvittää kypsyystaso IT johtamis- ja hallintoalueella. Selvittää parannus- ja kehittämistoimenpiteet eri osa-alueilla. Tulokset esitetään per yliopisto ja yliopistot yhteensä. Copyright 2008, Compass Publishing BV 3

Projektin haasteet Kerättävien tietojen rajaus Käsitteiden standardointi ja niiden tulkitseminen samalla tavalla Tiedonkeruuprosessi ja siihen osallistuvien henkilöiden ohjeistaminen Tietojen kerääminen eri lähteistä sekä hajautettujen yksiköiden suuri lkm. Avainhenkilöiden ajankäyttö sekä aikataulu yleensä Keskitettyjen ja hajautettujen palveluiden kustannusten kohdentaminen IT-tukihenkilöiden työpanoksen kerääminen Copyright 2008, Compass Publishing BV 4

BM-analyysin rakenne Taso 1: Konsolidoitu yhteisraportointi Kaikki yliopistot Konsolidoituna Tampereen teknillinen yliopisto Helsingin yliopisto Oulun yliopisto Åbo Akademi Kuopion yliopisto Lappeenrannan teknillinen yliopisto Turun yliopisto Tiedot kerättiin ajalta 1.1.04-31.12.06 Volyymitiedot ovat 31.12.06 mukaisia Tulokset 14 raportissa Lisätiedot pääsihteeriltä Copyright 2008, Compass Publishing BV 5

Projektin vaiheet Suunnittelu ja rajaus Tiedonkeruu Tietojen validointi, alustavat raportit Analysointi ja raportointi Jatko Hallinto- ja Riskianalyysi (Governance) Compass Governance malli Raportointi ja vertailu Tehokkuuden mittaaminen (Benchmarking) Compass IT 2.4 malli vko 34 vko 43 vko 45 vko 50 Copyright 2008, Compass Publishing BV 6

Charts Table Findings Savings Action Study Area Cost of IT services at ABC Co is 43% higher than the World Best Average. ABCCo could achieve savings of $15.3 million if efficiency were raised to ReferenceGrouplevels ABC Co should focus this area from the perspective of xyz to enable the improvement potential identified above. Primary focus should be on zyx and 123. Practices for investing in new applications at ABCCo are poorly organised. Newly implementedapplications shouldbe reviewedfirst against corporate technology standards, and should be implemented on standard centralised servers to delivery efficient operating costs Menetelmä Compass menetelmässä kustannukset, työpanokset, volyymi ja laatutiedot kerätään tarkasti määritellyn Compass prosessimallin mukaisesti. Kerättyjen tietojen pohjalta laskettuja tuloksia verrataan vastaavien analyysien tuloksiin (ulkoinen vertailuryhmä). IT-Governance analyysi tehdään avainhenkilöiden haastatteluilla ja määrämuotoisena WEB kyselynä. Agree on scope Service Mapping Define KPI Data Comparisons Current state Analysis Service Descriptions Compass Models Reference Data Leading Practices IT infra model Application development model Business process model IT-Governance model Copyright 2008, Compass Publishing BV 7

Analyysissä käytetty Compass IT-malli Application Development A. Development B. Maintenance C. Development Services D. Management E. Consultancy Mainframe Storage Servers Desktop Network Service Desk D1 Mainframe Processors B1 Transaction Processing B2 Interactive Processing B3 Batch Processing B4 VM Processing BF Mainframe Databases G3 Mainframe Planning L5 Production Control L6 Mainframe Operations LB Mainframe Support M5 Mainframe Change ZA Mainframe Management and Tools I4 Executive Management I3 Central Services I7 Outsourcer Management General Information Management Services E1 Disk Storage E2 Automatic Tape Retrieval Systems E3 Manual Tape Storage E4 Optical Storage M1 Backup and Restore ZD Storage Management and Tools Central Printing F1 Laser Printing F2 Impact Printing F3 COM Production F7 Post Processing F8 Enveloping ZV Central Printing Management and Tools M4 IT Service Continuity M6 IT Security N2 Service and Account Management Z2 Premises ZS Management Services Tools H1 Budget Analysis H2 Business Volumes Z1 Study Related Information Z6 Additional Services Z9 Data Quality DA Server Processors DB Server Function BA Server Batch Processing and Job Scheduling BB Server Transaction Processing BD Server Databases G5 Server Planning and Design K5 Server Hardware MAC K6 Server Software Distribution L8 Server Support L9 Server Hardware Maintenance LA Server Monitoring and Supervision M7 Server System Administration ZG Server Management and Tools S1 Private Circuits S3 Public Frame Relay Virtual Circuits S4 IP VPN Connections S6 Call Volumes and Charges S8 Access Connections S9 Internet Circuits Telecoms B8 Common Office Applications BC Email D6 Personal Computers D7 Infrastructure Servers D8 Thin Clients F9 Distributed Printers G1 Desktop Planning and Design K1 Desktop MAC K2 Desktop Software Distribution L1 Common Software T1 International Leased Circuits T3 International Public Frame Relay Virtual Circuits T6 International Call Volumes and Charges T7 Calling Cards T8 International ATM Circuits V3 Telecommunications Information C3 Central Service Desk C4 Local Service Desk C5 Incident Management & Problem Management ZM Service Desk Management and Tools Copyright 2008, Compass Publishing BV 8 L3 Support Desktop Hardware Maintenance M8 Infrastructure Server Administration N3 Desktop Training ZJ Desktop Management and Tools A1 LAN Architecture A2 LAN Switching A3 LAN Routing AA LAN Planning & Design AB LAN Changes AC LAN Support AD LAN Operations W1 WAN Architecture W2 WAN Switching W3 WAN Routing WA WAN Planning & Design WB WAN Changes WC WAN Support WD WAN Operations V1 Voice Architecture V2 Voice PBX/Centrex V4 VoIP VA Voice Planning & Design VB Voice Changes VC Voice Support VD Voice Operations X1 Contact Centre X2 Network Security X3 Remote Network Access X4 Cabling X5 Internet Connectivity ZP Network Line Management and Tools Surveys UA User Profile UB User Problem Solving UC Support Satisfaction UD Office Technology Satisfaction UE Business Systems Satisfaction UF Overall Satisfaction UP Employee Questionnaire UZ User Population Middleware and Applications B6 Middleware B9 Business (Core) Applications BE Internet Applications ER SAP Applications ZB Middleware and Applications Management and Tools

Yleinen kustannustehokkuus ja tuottavuus BM-analyysissä mitatut kustannukset per käyttäjä (op+hk) ( /v) 600 Yliopistot ovat satunnaisessa järjestyksessä kuvissa /vuosi/käyttäjä 500 400 300 200 100 0 YLI_ALL HY KY LTY OY TTY TY ÅA Yliopistot BM-analyysissä mitattu henkilökunta per 1000 käyttäjää (op+hk) ( /v) 10 IT resurssit FTE 8 6 4 2 0 YLI_ALL HY KY LTY OY TTY TY ÅA Yliopisto Copyright 2008, Compass Publishing BV 10

Resurssit, tuottavuus eri osa-alueilla Mittari (KPI) YLI_ALLHY KY LTY OY TTY TY ÅA Compass vertailuryhmät DT mean SD meanunx meanwin meansto mean BUS mean FTE per 100 loogista sovelluspalvelinta 7,63 12,03 5,20 9,13 5,83 8,47 5,33 5,83 4,64 1,95 Virtual FTE per 1000 työasemaa 6,71 8,72 4,15 5,89 5,95 5,89 6,31 7,19 5,83 Kontakteja per kk per keskitetyn SD:n FTE 554 406 636 195 340 1493 986 1341 Osoitettavaa TB levyä per FTE 17,62 21,66 31,07 12,02 20,26 13,39 24,36 22,08 28,35 Ydin- ja Internetsovellusten FTE per 1000 käyttäjää 1,05 0,80 1,68 0,85 1,23 1,53 0,54 0,81 4,61 YLI_ALL HY KY LTY OY TTY TY ÅA Oman FTE vuosikustannus K /vuosi (keskiarvo) 37 37 40 37 38 35 33 38 Henkilökunnan osuus kaikista käyttäjistä 0,18 0,19 0,21 0,17 0,16 0,15 0,18 0,25 Copyright 2008, Compass Publishing BV 11

Piilotuki (end-user self support) min / vk /käyttäjä 80 70 60 50 40 30 20 10 0 YLI_ALL HY Käyttäjän piilotuki KY LTY OY TTY TY Tietoturva-asioihin käytetty aika Tulostimien hallintaan käytetty aika Työaseman hallintaan käytetty aika Toisten auttamiseen käytetty aika Tietokoneongelmien ratkaisemiseen käytetty aika SD mean Copyright 2008, Compass Publishing BV 14

Kustannus keskitetty / hajautettu esimerkki Sovelluspalvelinten kustannukset per looginen palvelin 12,0 10,0 K /looginen/vuosi 8,0 6,0 4,0 keskiarvo keskitetty hajautettu 2,0 0,0 TTY K H UNX mean WIN mean Vuosittaiset ostetut palvelut 0,5 0,7 0,0 0,5 0,1 Vuosittainen 0,4 0,5 0,1 1,3 0,7 ohjelmistokustannus Vuosittainen 0,6 0,6 0,6 4,6 1,2 laitteistokustannus Vuosittainen henkilökustannus 2,9 1,8 6,0 3,5 1,4 Copyright 2008, Compass Publishing BV 15

Säästöpotentiaali, kaikki analyysissä olevat yliopistot Kun otetaan paras tulos alueittain ja kaikkien yliopistojen volyymit niin saadaan seuraava säästöpotentiaali Alue Säästöpotentiaali M /v Työasema alue, tuottavuuden parantaminen 2,2 Service Desk, tuottavuuden parantaminen 0,6 Sovelluspalvelimet, tuottavuuden parantaminen 0,5 Ydinsovellukset 0,5 1,0 Yhteensä 3,8 4,3 Copyright 2008, Compass Publishing BV 16

IT-Governance yhteenveto Parhaan yliopiston taso Vihreä (kyselyjen toimii erittäin hyvin ja toimii hyvin - vastaukset) Keltainen ( toimii kohtuullisesti vastaukset) Punainen (toimii vähän ja toimii huonosti vastaukset). Copyright 2008, Compass Publishing BV 17

Kokemuksia ja johtopäätöksiä Valmisteluun käytettävä riittävästi aikaa Ohjeistus ja käsitteiden tulkinta tehtävä tarkasti Säännölliset projektikokoukset riittävän usein sekä hyvä projektidokumentaatio Tiedonkeruuprosessi pidettiin kehittävänä organisaatiossa Eri yliopistot olivat vahvoja eri osa-alueilla ja ero parhaimman ja huonoimman välillä oli monesti merkittävä ICT-palvelujen käyttäjät ovat pääsääntöisesti tyytyväisiä IT Governance alueella suuria eroja toimintatavoissa ja kypsyydessä Peruspalveluiden keskittäminen ja vahva hallinta säästäisi rahaa. Myös palvelutaso monesti parantuisi Tulosten hyödyntäminen aloitettava heti Copyright 2008, Compass Publishing BV 19