TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vastaava henkilö: Minna Koivumäki, vanhuspalvelupäällikkö Arja Tolttila, sosiaalipalvelupäällikkö Heikinkuja 4 Yhteyshenkilö: Marianne Heinola, vanhustyön suunnittelija Eeva Matilainen, sosiaalityöntekijä 3. Rekisterin nimi OMAISHOIDON TUEN ASIAKASREKISTERISELOSTE 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Omaishoidon tuesta annetun lain tarkoituksena on edistää hoidettavan edun mukaisen omaishoidon toteuttamista turvaamalla riittävät sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut sekä hoidon jatkuvuus ja omaishoitajan työn tukeminen. (Laki omaishoidon tuesta 1 ). Omaishoidolla tarkoitetaan vanhuksen, vammaisen tai sairaan henkilön hoidon ja huolenpidon järjestämistä kotioloissa omaisen tai muun hoidettavalle läheisen henkilön avulla. Omaishoidon tuki on kokonaisuus, joka muodostuu hoidettavalle annettavista, tarvittavista palveluista sekä omaishoitajalle annettavasta hoitopalkkiosta, vapaasta ja omaishoitoa tukevista palveluista. (Laki omaishoidon tuesta 2 ). Mäntsälän kunta, puh: (019) 264 5000 fax (019) 2645 212
Rekisterin käyttötarkoituksena on yllämainittujen tehtävien suorittaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastointitarkoituksiin. Omaishoidon järjestämisestä tehdään hoitajan ja Mäntsälän kunnan/mustijoen perusturvan välinen toimeksiantosopimus. - Laki omaishoidon tuesta (937/2005) - Henkilötietolaki 1-3 luku (523/1999) - Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999) 5. Rekisterin tietosisältö Tietosisältö Sähköinen aineisto: Pegasos potilastietojärjestelmä, omaishoidon tuen osio Palvelun hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Edellä mainittuja ovat mm: Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot: - henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, kotikunta, äidinkieli, kommunikointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto Asiakkaan perhe- ja yhteyshenkilötiedot: - perheen / lähiomaisen tiedot: huoltaja(t), osoite, puhelinnumero(t) ja/tai - asiakkaan yhteyshenkilön / edunvalvojan tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero Omaishoitajan tiedot: - nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero - tilinumero ja verotustiedot palkkionmaksua varten Palveluun liittyvät tiedot: - asiakaskohtainen omaishoidontuen hakemus, sopimus ja hoito- ja palvelusuunnitelma sekä niiden toteuttamiseen ja seurantaan liittyvät tiedot Palvelun järjestämiseen liittyvät muut tiedot: - palvelu- ja maksupäätökset tiedoksiantoineen - asiakaslaskutuksen edellyttämät tiedot (esim. laskutus omaishoidon vapaista) Manuaalinen aineisto: - hakemus - paperiset omaishoitopäätös ja sopimus allekirjoitettuna, jos myönnetty oh tuki (ovat myös ohjelmassa) - mahdolliset lääkärinlausunnot - paperinen hoito- ja palvelusuunnitelma ja uudet HPS:t kun seurantakäynti tehty - toimintakyvyn arvioinnin lomakkeet Rava, MMSe, Gds tms. - toimistosihteeri ottaa kopiot omaishoitajalle lähetetystä kirjeestä/ tiedotteesta myönteisen oh päätöksen mukana Rekisterin asiakastietoja säilytetään Mäntsälän kunnan/n arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan. Mäntsälän kunta, puh: (019) 264 5000 fax (019) 2645 212
Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: Tiedot ovat salassa pidettäviä Perusteet: Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999), Henkilötietolaki 11 (523/1999) ja Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 (785/1992). Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Arkistolaki (831/1994) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä toimintayksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Mäntsälän kunta / n sosiaalitoimi voi saada veroviranomaisilta ja kansaneläkelaitokselta teknisen käyttöyhteyden avulla näiden henkilörekisterissä olevia, lain 20 :ssä tarkoitettuja salassa pidettäviä henkilötietoja asiakkaan suostumuksesta riippumatta maksun määräämistä ja tietojen tarkistamista varten. (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 9.2.2007/159 21 ). Väestötietojärjestelmästä saadaan tarvittaessa henkilötietoja teknisen käyttöyhteyden avulla (Väestötietolaki 29 ). Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Ei säännönmukaista tietojenluovutusta 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. Henkilötietolaki 5 ja 8 luku (523/1999) Tietojen suojauksen periaatteet: Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Mäntsälän kunta, puh: (019) 264 5000 fax (019) 2645 212
Potilastietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat hen kilöt. Manuaalinen aineisto Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti potilas-/asiakaskohtaisiin kansioihin. Arkistoissa ja hoitoyksiköissä on ovien lukitus ja kulunvalvonta. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa/tiloissa. Sähköisesti tallennettu aineisto Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee ensisijaisesti vain toimikortilla, toissijaisesti käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Organisaatiossa työskentelevät ovat allekirjoittaneet tietosuoja- ja tietoturvasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. Ostopalvelut Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, huolehditaan tieto- turvanja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallinta tavasta 1-2 luku (1030/1999) 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja potilasrekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Alaikäisellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalleen, jos hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Huoltajalla on oikeus tarkastaa hänen lapsiaan koskevat tiedot, jos lapsen ei voida katsoa iän ja kehitystason perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan, minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Yksilöity tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä ensisijaisesti omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella tai esittää pyyntö henkilökohtaisesti. Lisätietoja/pyyntölomake on saatavilla yksiköistä tai netistä. Mäntsälän kunta, puh: (019) 264 5000 fax (019) 2645 212
Potilaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin hoitoyksikössä tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin/osarekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Lisätietoja/pyyntölomake: http://www.mantsala.fi/hyvinvointi-ja-perhe/tietosuoja-jasalassapito/asiakastietojen-kasittely Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Henkilötietolain 29 :n mukaan potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä/lomakkeella/jotka saatavina netistä tai yksiköstä. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Lisätietoja/pyyntölomake: http://www.mantsala.fi/hyvinvointi-ja-perhe/tietosuoja-jasalassapito/asiakastietojen-kasittely Mäntsälän kunta, puh: (019) 264 5000 fax (019) 2645 212