PIRKANMAAN AMMATTIKORKEAKOULU TIEDONHALLINNAN OPINTOJAKSO Y003 Laatijat kesä 2001 TIEDONHALLINNAN MERKITYS Sopeutuaksemme jatkuvan muutoksen tietoyhteiskuntaan meidän on tarpeen tuntea tiedon avaimet. Tietoyhteiskunta vaatii itseohjautuvaa opiskelua, tiedonhallintaa. Tietoa on osattava hakea, ja valikoida siitä olennainen. Työpaikkojen suunnittelu- ja päätöksentekojärjestelmät eivät selviä työelämän muutoksista ilman tiedonhallintataitoja. Tiedonhallinta edellyttää, että tiedon kysyntä ja tarjonta kohtaavat, eli tieto on asianmukaisesti tallennettu ja järjestetty tiedontarvitsija osaa käyttää informaatiojärjestelmiä ja tietopalveluja tiedontarvitsijalla on oikeus / varaa käyttää tietopalveluja ja tiedonlähteitä Voiko sellaisia asioita kuin tieto tai elämä hallita? Ainakin tiedontarvitsijalla on paremmat edellytykset selvitä informaatiotulvan keskellä, kun hän osaa jäsentää tietonsa kokonaisuuksiksi, tietämykseksi. Tämä materiaali antaa yleiskäsityksen tiedonhaun ja - hallinnan menetelmistä ja välineistä. Aiheesta on kirjoitettu myös monia oppaita. Viitteitä löydät sanaston lähteistä 1
SISÄLLYSLUETTELO Tiedonhallinnan merkitys 1 Sisällysluettelo 2 1. Tiedonhaun prosessi 3 1.1 Tiedonhaun prosessi 4 1.2 Data, informaatio, tieto, tietämys 5 1.3 Hakutehtävän luonne 5 1.4 Erilaiset tietokannat 6 2. Kirjastot verkossa 7 2.1 PIRKKO-verkkokirjasto 8 2.2 FinElib 8 3. Haun suunnittelu 9 3.1 Hakustrategiat 10 Pikahakustrategia 10 Lohkohakustrategia 10 Helmenkasvatusstrategia 10 Aineiston selailu 10 3.2 Hakutermit 11 Hakusanojen löytäminen 11 Sanojen katkaisu 11 3.2.1 Asiasanastot 12 3.2.2 Asiasanasto esimerkki 1 13 3.2.3 Asiasanasto esimerkki 2 13 3.3 Boolen operaattorit 14 JA eli AND-operaattori 14 TAI eli OR operaattori 14 EI eli NOT-operaattori 14 3.4 Läheisyys- ja fraasihaku 15 3.5 Haun rajaaminen ja laajentaminen 16 4. Painetut tiedonlähteet 17 Kirjat 17 Sarjajulkaisut 17 Aikakauslehdet 17 Opinnäytetyöt 17 Säädökset 17 Komiteanmietinnöt 18 Tilastojulkaisut 18 Harmaa kirjallisuus 18 Sanomalehdet 18 5. Viitetiedon etsiminen 19 5.1 Kirjastotietokannat 21 5.2 Artikkeliviitetietokannat 23 6. lähdetietokannat 31 6.1 Elektroniset kokotekstiaineistot 31 6.1.1 ABI/INFORM Global 32 6.1.2 EBSCO Academic Search Elite 33 6.1.3 Journals@Ovid Full Text 34 6.2 Faktatietokannat 35 7. tiedonhaku internetistä 36 7.1 Aihehakemistot ja virtuaalikirjastot 37 7.2 Hakuohjelmat 37 8. Tiedon arviointi ja valinta 38 Sanasto 40 2
1. TIEDONHAUN PROSESSI Miksi hankin tietoa? Opintojesi edetessä laadit eri tasoisia esseitä, seminaariesitelmiä ynnä muita töitä, jotka edellyttävät itsenäistä tiedonhankintaa. Tiedonhankintataitojen tarve ei lopu tutkintotodistuksen saamiseen. Työelämässä joudut hahmottamaan ja jäsentämään ammatillisia ongelmia ja esittämään ratkaisuvaihtoehtoja niihin. Aihealue, terminologia: Onnistunut tiedonhankinnan prosessi alkaa tutustumalla aihealueeseen. Seuraavaksi valitset aiheen ja rajaat aihepiirisi ja valitset näkökulman aiheeseen. Aiheen käsitejärjestelmän ja terminologian tunteminen on avain tietokantoihin ja niiden kautta relevantteihin dokumentteihin. Viitteillä tiedon lähteille: Viitetietokannoista löydät ensin viitteitä kiinnostaviin dokumentteihin, kirjoihin, artikkeleihin, kuviin, nuotteihin, karttoihin, arkistolähteisiin tai muihin tiedonlähteisiin. Viitteen löydettyäsi alat paikantaa varsinaista dokumenttia kirjaston tai muun dokumentteja säilyttävän instituution kautta. Selaillenkin: Onnistunut tiedonhaku ei aina ole systemaattista vaan hyödyllistä informaatiota voi löytää myös tietoaineistoja selailemalla, liikkumalla aineistossa assosiatiivisesti johtolankoja seuraten. Arvioi: Dokumentit saatuasi on aika arvioida löytämäsi tieto. Tiedolla on merkitystä vain, kun se on olennaista senhetkisen tiedontarpeen kannalta, ajankohtaista ja luotettavasta lähteestä peräisin. Uudestaan: Jos tietoa ei löydy riittävästi, tai se ei ole laadultaan käyttökelpoista, palaa taaksepäin ja muotoile tehtävä uudelleen. Voit muuttaa, tarkentaa tai laajentaa ongelman määrittelyä, tai vaihtaa aihepiirin kokonaan. Muistiinpanoja: Löydetyistä lähteistä on hyvä pitää alusta lähtien systemaattisia muistiinpanoja. Lähdeaineistosta on hyvä pitää yllä aiheenmukainen ja aakkosellinen viitetietoluettelo. Näin löydät kunkin lähteen tiedot vaivattomasti, ja tutkielman lähdeluettelon laatiminen on helpompaa. 3
1.1 Tiedonhaun prosessi Tiedonhakijan polut. Heikkinen et al. Tiedonhakijan teho-opas.1998. 4
1.2 Data, informaatio, tieto, tietämys Tieto-käsitettä käytetään suomen kielessä hyvin vaihtelevissa merkityksissä. Tietääksemme, mistä tiedon tyypistä on kyse, on tarpeen määritellä tiedon eri ilmenemismuodot niiden sisällön tason mukaan. data on koodattu merkkijono. Dataa on tietovälineessä, esimerkiksi tietokoneen kovalevyllä tai cd-romilla säilytettävä tai tietoverkossa liikkuva ykkösistä ja nollista muodostuva bittijono, merkkijono ilman tulkintaa. informaatio on mahdollista tietoa, merkkijonon ilmaisema viesti. Esimerkiksi kirjan sisältö on informaatiota, tai lähetettävässä viestissä on informaatiota. Viestissä välittyvän informaation määrä voi olla vastaanottajalle eri kuin lähettäjälle. tieto on tulkittua, sisäistettyä informaatiota. Kirjan sisällöstä tulee tietoa vasta, kun joku on omaksunut sen. Filosofille tieto on hyvin perusteltu tosi uskomus, joka esitetään väitelauseen muodossa. tietämyksessä yhdistyy hiljainen tieto (tacit knowledge) ja opittu tieto. Se on tajunnan rakenteita, jotka ilmaistaan tekstinä, kuvana tai äänenä. Luetun kirjan tieto yhdistyy henkilön aiempiin tietoihin ja kokemuksiin. 1.3 Hakutehtävän luonne Kun olet päättänyt tiedonhakusi aiheen, rajaa se selkeästi ja yksiselitteisesti. Mieti seuraavia seikkoja: aihepiiri: rajaamisessa voi edetä yleisestä yksityiseen esim. työelämä -> palveluammatit -> laatu palveluammateissa -> laatua edistävä organisaatiokulttuuri palveluammateissa voit myös lähteä liikkeelle omista havainnoistasi tai kokemuksistasi, ja pyrkiä löytämään niille selitystä tai tukea 5
näkökulma: suuntaa tiedonhankintasi jonkin näkökulman mukaisesti, esim. tieteenala, osapuoli tai kohderyhmä - asiakas, ammattilainen, lapsi tai vanhus. aikaisempi tietämyksesi aiheesta. Se määrittää, minkä tasoista tietoa tarvitset tässä tilanteessa tiedontarpeesi laajuus: Onko tiedontarpeesi o kapea (joku yksittäinen faktatieto, yksityiskohta) -> nopea tiedonhaku o vai laaja-alainen (kokonaisnäkemys jostain asiasta) -> systemaattinen tiedonhaku ajankohtaisuus: jos aiheesi on vanhenevaa tietoa, kiinnitä huomiota lähteen ajankohtaisuuteen tiedonhakuun käytettävissäsi oleva aika 1.4 Erilaiset tietokannat Tietokannat voidaan jakaa niiden sisällön mukaan. Viitetietokannat eivät sisällä tekstiä, vaan viitteen hakuehdot täyttävään dokumenttiin. Itse dokumentti etsittävä muualta, esim. kirjaston avulla Lähdetietokannat sisältävät itse aineiston, tekstin, kuvan, kartan, nuotit, piirustuksen yms. Tekstiä sisältävät lähdetietokannat voidaan jakaa kahteen pääryhmään o faktatietokannat sisältävät rakenteellista faktatietoa, esim. puhelinluettelo, Sininen kirja, Suomi-CD. Tietokannassa on nimetyt kentät, joihin syötetään vain tietynlaista informaatiota. Haku kohdistetaan kenttien sisältöön o kokotekstitietokannat sisältävät kokonaisia tekstidokumentteja yleensä kuvailtuna. Haku voi kohdistua joko kuvailutietoihin, tiivistelmätekstiin tai koko tekstiin. Esimerkiksi kokonaisia artikkeleita sisältävät tietokannat. Osa tietokannoista on maksulliseen lisenssiin perustuvia, osa vapaasti netistä käytettävissä! 6
2. KIRJASTOT VERKOSSA Tietoyhteiskunnassa kansalaisen perusoikeuksiin kuuluvat oikeus tietoon, tiedon saatavuus, tietoyhteiskunnan kansalaisuus, tietosuoja ja immateriaalioikeudet (tekijänoikeus). Tietoyhteiskunnassa selvitäksesi tarvitset entistä monipuolisempaa teknistä osaamista sekä sisällöllisiä, ymmärrykseen perustuvia taitoja. Perinteisen lukutaidon lisäksi opit esimerkiksi tietokonelukutaitoa, informaatiolukutaitoa, medialukutaitoa sekä tiedon haku- ja hankintataitoja. Kirjasto tarjoaa sinulle väylän toteuttaa perusoikeuksiasi tietoyhteiskunnassa. Sen kautta sinulla on saatavilla tiedon ja kulttuurin kokonaisuus, ja siellä voit opetella tietoyhteiskunnan kansalaistaitoja. Kirjasto Internetissä: Kirjastot ovat hyödyntäneet nyky-yhteiskunnan mahdollisuuksia siirtämällä perinteisen kirjaston idean Internetiin. Kirjastot muodostavat keskenään verkoston, jonka verkkopalvelut muodostavat keskeisen osan kirjastojen tiedon jäsennys- ja välittämispalvelusta. Kirjastojen verkkopalvelut ovat portaaleja, jotka tarjoavat helppokäyttöisen väylän hakupalveluihin ja valikoituihin www-aineistoihin. Internetitse onnistuu kirjastoaineiston selaus, varaus ja lainojen uusiminen kirjastojen kokoelmatietokannoista. Viitetietokannoista voi tehdä kirjallisuusselvityksiä. Myös varsin räätälöidyt tietopalvelut ovat mahdollisia nykytekniikalla. Esimerkiksi Tampereen kaupunginkirjastolla on IntroActive-palvelu. Yhdeksän markan kuukausimaksulla kirjastokortin haltija voi muun muassa saada sähköpostiinsa eräpäivämuistutuksen, noutoilmoituksen varatusta teoksesta ja ilmoituksen kirjastoon hankituista uutuuksista asiakkaan määrittelemien hakuehtojen mukaan! Voit lukea palvelusta lisää Tampereen kaupunginkirjaston sivuilta, jonne pääset esimerkiksi PIRKKO-verkkokirjaston kautta valitsemalla etusivulta Muut kirjastot ja sitten Pirkanmaan kirjastoja, ja Tampereen kaupunginkirjasto. 7
2.1 PIRKKO-verkkokirjasto PIRKKO-verkkokirjasto sisältää monipuolisia elektronisia tiedonlähteitä ja hakupalveluja. PIRAMK:n kirjastotoimipisteiden tiedonhallinnan ammattilaiset, informaatikot, seulovat ja arvioivat webbitietoa aktiivisesti, ja asettavat laadukkaan materiaalin käyttöön verkkokirjaston sivuille. Sieltä löydät Internetin hyödyllisimmät elektroniset lehdet, tietokannat ja hakupalvelut sekä aihehakemistot aloittain järjestettyinä. Jos aihe tuntuu vaikealta, tai et tiedä, mikä hakupalvelu on tarpeeseesi sopivin tai miten se toimii, voit aina kääntyä PIRAMK:n kirjasto- ja tietopalvelujen informaatikon puoleen! PIRKKO-verkkokirjaston elektroniset aineistot ovat Kansallisen elektronisen kirjaston eli FinElibin aineistoja. PIRKKO-verkkokirjasto sisältää mm. elektronisia lehtiä viitetietokantoja hakuteoksia 2.2 FinElib Kansallinen elektroninen kirjasto - FinElib on opetusministeriön käynnistämä ohjelma, joka hankkii elektronisia aineistoja, tehostaa verkkoaineiston löytyvyyttä ja tarjoaa yhtenäisen pääsyn erilaisiin tietoaineistoihin suomalaisille korkeakouluille. Sen tavoitteena on tutkimus- ja koulutusedellytysten parantaminen Suomessa. FinElib-aineistojen käyttö perustuu maksullisiin lisenssisopimuksiin, joita PIRAMK:n kirjasto- ja tietopalvelut ovat solmineet aineistojen tuottajien kanssa. Näin PIRAMK:laiset voivat käyttää FinElibin aineistoja maksutta PIRNET-verkossa olevilta työasemilta. 8
3. HAUN SUUNNITTELU Hakutapahtuman kulku riippuu muun muassa tiedonhaun laajuudesta, käytettävästä tietokannasta ja haun tekijän taidoista ja tottumuksista. Hakutermien valinta: Ensimmäinen edellytys tiedonhaun onnistumiselle on, että tunnet alan käsitejärjestelmän ja sille rakentuva terminologian, jotta osaat käyttää haussasi samoja termejä kuin dokumenttien laatijat ja tietokannan sisällön kuvailijat. Tietokannan valinta: Seuraavaksi sinun tulee osata valita tietokanta, joka sisältää tietoa, jonka aihe, taso, tuoreus, kieli ja muut ominaisuudet vastaavat tarvettasi. Käyttöliittymiin tutustuminen: Tietokantojen käyttöliittymät ovat varsin erilaisia. Tutustu käyttämäsi käyttöliittymän ominaisuuksiin huolellisesti. Hakutermien yhdisteleminen: Kun tietokanta on valittu ja avainsanaluettelo tiedontarvetta kuvaavista termeistä on laadittu, voit yhdistellä termejä hakulauseiksi Boolen operaattoreilla (JA, TAI, EI) tehdä fraasihakuja. rajata hakua, jos saat tulokseksi liikaa viitteitä tai dokumentteja, ja laajentaa hakua jos taas tuloksia tulee liian vähän. Haun voi monissa käyttöliittymissä kohdistaa johonkin kenttään, esimerkiksi teoksen tai tekijän nimeen tai dokumentin sisällön kuvailussa käytettyihin asiasanoihin. Vapaateksti- tai kokotekstihaku tarkoittaa sitä, että hakutulokseen otetaan mukaan dokumentit, joissa hakutermi esiintyy missä tahansa kohti tietueessa. Esimerkiksi jos vapaatekstihaulla annat hakutermiksi sanan järvi, tulokseen tulevat mukaan kaikki dokumentit, joiden tekijä on Järvi-niminen: Mikko Järvi otsikossa esiintyy sana järvi: Järvi biotooppina asiasanoissa esiintyy sana järvi viitteessä jossain muussa kohdassa on käytetty sanaa järvi, esimerkiksi julkaisijan nimi: Järviseutu-seura 9
3.1 Hakustrategiat Tiedonhakuprosessi voi edetä monella tavalla. Seuraavat strategiat kuvaavat tyypillisimpiä tiedonhaun suoritustapoja. Voit yhdistellä strategioita tilanteen mukaan. Pikahakustrategia pikahaku on käytännöllinen esimerkiksi uuteen tietokantaan tai hakuohjelmaan tutustuessa tai nopeassa, lyhyessä hakutehtävässä kirjoita hakuikkunaan yksi hakusana tai lyhyt yhdistelmä Lohkohakustrategia lohkohaku on käytännöllinen laajemmassa, monitahoisessa tiedontarpeessa kun aihepiirisi on monitahoinen, jaa se käsitteellisesti osalohkoihin kuvaile haun lohkot asiasanoilla yhdistä lohkojen sisäiset asiasanat TAI-operaattorilla ja eri lohkot keskenään JA-operaattorilla. käytä sulkuja eri lohkojen välillä. esim. laadunvalvonta palveluammateissa (palveluammat* TAI palveluyrity* TAI asiakaspalvelu* TAI asiakastyö*) JA (laadunhallin* TAI laadunvalvon* TAI laadunvarmistu*) Helmenkasvatusstrategia helmenkasvatusstrategiassa seuraat löytämäsi aineiston tarjoamia johtolankoja uusiin relevantteihin lähteisiin hyvän kirjan tai artikkelin löydettyäsi hae sen kirjoittajan muita teoksia, katso lähteen sisällönkuvailuun käytetyt asiasanat ja hae niistä omaan tarpeeseesi sopivilla tai nimekkeessä tai tekstissä esiintyvillä termeillä hyvän nettilähteen löydettyäsi seuraa siinä annettuja linkkejä eli surffaa Aineiston selailu tiedonhaun ei tarvitse aina olla systemaattista, päämäärään suuntautunutta toimintaa hyviä dokumentteja voi löytää myös selailemalla kirjaston hyllyjä, lehtiä ja tietokantoja 10
3.2 Hakutermit Hakusanojen löytäminen Tiedon tarvettasi analysoidessasi mieti muutama termi, jotka ovat olennaisimpia aiheessasi ja sen osa-alueissa mitkä sanat kuvaavat ja rajaavat aihetta? älä käytä liian yleisiä sanoja, saat liikaa viitteitä liian laajalta alueelta mieti myös samaa tarkoittavia sanoja, synonyymejä mieti laajempia ja suppeampia termejä hakutuloksen kasvattamiseen ja karsimiseen käytä asiasanastoa alan vakiintuneiden termien löytämiseen englannin kielessä sanoilla voi olla eri kirjoitusasut Englannissa ja Pohjois-Amerikassa, esim. colour - color, neighbour - neighbor, traveller - traveler Sanojen katkaisu Varsinkin suomenkielessä on hyödyllistä katkaista sanat heti sanavartalon jälkeen sanojen taipumisen vuoksi. Sanavartalo on se osa sanaa, joka ei muutu eri taivutusmuodoissa. Esimerkiksi sanan ammatti vartalo on ammat: ammatin, ammatissa, ammattiin, ammattien Tietokannoissa on erilaisia katkaisumerkkejä, yleisimpiä ovat *, # ja? Katkaisemalla sanan saat mukaan kaikki sanat jotka alkavat antamallasi vartalolla Liian aikaisin katkaisemalla saat mukaan myös asiaankuulumattomia sanoja. Jos etsit tietoa joustotyöstä, katkaisemalla jous* saat mukaan myös asiasanat jouset, jousiammunta, jousiorkesterit, jousisoittimet, jousitus, joustava automaatio, joustavat työmenetelmät. 11
Joustotyö kannattaisi ehkä katkaista joustot* - mieti sanan työ taipumista! Saat mukaan myös muodot joustotöiden, joustotöissä, joustotöistä. 3.2.1 Asiasanastot Kielissä samoilla asioilla on monia nimityksiä. Tietokannat on yleensä asiasanoitettu eli dokumenttien sisällönkuvailuun on käytetty vakiintuneita asiasanoja. Jos haluat tehdä haun asiasanoilla, tarkista käytettävä hakutermi asiasanastosta. Asiasanastoissa ilmaistaan myös asiasanojen välisiä suhteita, esimerkiksi laajemmat ja suppeammat termit, sekä samaa tarkoittavista sanoista suositeltava asiasana. YSA Yleinen Suomalainen Asiasanasto löytyy myös Internetistä: http://vesa.lib.helsinki.fi/ysa/index.html. Eri aloilla on käytössä omia erikoissanastoja Asiasanastoissa käytettyjä lyhenteitä: LT laajempi termi (englanniksi BT, broader term) ST suppeampi termi (NT, narrower term) RT rinnakkaistermi (RT, related term) KT korvaa termin (UF, used for) KÄYTÄ käytä annettua käsitettä (USE) 12
3.2.2 Asiasanasto esimerkki 1 Lähde: YSA Yleinen Suomalainen Asiasanasto http://vesa.lib.helsinki.fi/ysa/index.html 3.2.3 Asiasanasto esimerkki 2 Lähde: YSA Yleinen Suomalainen Asiasanasto http://vesa.lib.helsinki.fi/ysa/index.html 13
3.3 Boolen operaattorit JA eli AND-operaattori rajaa hakua. Se ottaa hakutulokseen vain ne lähteet, jossa esiintyvät molemmat tai kaikki operaattorilla yhdistetyt hakusanat. kannattaa käyttää yhdistämään tiedontarpeen eri osa-alueita o esim. asiakaspalvelu JA laatu o hakutulokseen tulee vain lähteitä, joissa esiintyvät sekä sanat asiakaspalvelu että laatu. Ei esimerkiksi yleisiä asiakaspalvelusta kertovia lähteitä tai muita laatua käsitteleviä dokumentteja. asiakaspalvelu JA laatu TAI eli OR operaattori laajentaa hakua. Se ottaa mukaan kaikki lähteet, joissa esiintyy yksi tai useampi hakutermeistä. kannattaa yhdistää synonyymejä tai merkitykseltään lähekkäisiä termejä o esim.laadunvalvonta TAI laadunvarmistus o mukaan tulevat sekä kaikki laadunvalvonnasta että kaikki laadunvarmistuksesta kertovat lähteet TAI laadunvalvonta laadunvarmistus EI eli NOT-operaattori sulkee pois ne hakusanat, joita et halua hakuusi mukaan. Ei-operaattoria kannattaa käyttää varovasti, sillä voit vahingossa sulkea pois hyviäkin lähteitä! 14
o Jos muotoilet hakulausekkeen laadunvarmistus EI koulutus, jäävät hakutuloksesta pois kaikki laadunvarmistusta käsittelevät teokset, jotka on asiasanoitettu myös termillä koulutus. laadunvarmistus EI koulutus o Ohi saattaa mennä siis materiaalia, joka käsittelee laadunvarmistusta muiltakin kannoilta kuin koulutuksen laadunvarmistusta tai laadunvarmistuskoulutusta. 3.4 Läheisyys- ja fraasihaku Termien läheisyys: Internetin hakuohjelmista esimerkiksi Google arvioi löytyneet lähteen sen mukaan, kuinka usein ja lähekkäin hakutermit esiintyvät löydetyissä dokumenteissa, tai esiintyvätkö ne nimekkeessä tai tiivistelmässä, ja esittää hakutuloksen näin saadussa relevanssijärjestyksessä. Rajaus: Monissa tietokannoissa voit rajata hakuasi esim. otsikossa esiintyviin sanoihin, julkaisuvuodella, kielen tai kirjoittajan mukaan. Rajausmekanismi vaihtelee eri käyttöliittymissä. Fraasihaku: Monissa tietokannoissa voi tehdä fraasihakuja. Fraasi on sanayhdistelmä, jota käytettäessä halutaan että termit esiintyvät hakutuloksessa juuri annetussa muodossa ja sanajärjestyksessä. Niputtamalla sopivia termejä yhteen hakutulosten relevanssi paranee. 15
Esimerkiksi FRAASI turvapaikan hakeminen asylum seeking Vertaa: HAKUSANOJEN YHDISTELEMINEN BOOLEN OPERAATTOREILLA turvapaik* JA hakeminen asylum AND seeking 3.5 Haun rajaaminen ja laajentaminen Jos hakutulos on liian suuri, kokeile suppeampia eli tarkempia termejä yhdistä haun osa-alueita kuvaavia termejä ja-operaattorilla hae aihetta kuvaavilla fraaseilla käytä varovasti ei-operaattoria Jos hakutulos on liian pieni, käytä synonyymejä yhdistäen ne tai-operaattorilla laajempia termejä sanojen katkaisua - saat mukaan hakusanojesi eri taivutusmuodot. 16
4. PAINETUT TIEDONLÄHTEET Alkuperäiset tiedonlähteet sisältävät ennen julkaisematonta, uutta tietoa tai ennestään tunnetun tiedon uutta tulkintaa. Tutkielmassa on pyrittävä aina näille tiedonlähteille, toissijaisia lähteitä on vältettävä. Keskeisin alkuperäisen tiedon lähde on kirjallisuus yleensä. Kirjat Nämä ns. monografiat eli erillisteokset ovat usein vakiintuneita perusesityksiä jostakin tietystä aiheesta. Ongelmana on usein nopea vanhentuminen. Perusteoksista otetaankin toistuvasti tarkistettuja ja uudistettuja painoksia. Tietokirjan käyttökelpoisuutta on helppo arvioida, sillä useimmissa niistä on kuvaava otsikko, esipuhe, johdanto sekä takakansiteksti. Sisältöä jäsentävät usein sisällysluettelo, erilaiset hakusanastot sekä lähdeluettelo. Sarjajulkaisut Yliopistojen sekä muiden yhteisöjen ja laitosten tieteelliset raportit, tutkimukset ja selvitykset julkaistaan useimmiten tieteellisissä sarjoissa. Sarjojen tehtävänä on koota saman alan tieteellistä kirjallisuutta ja siten helpottaa ja tehostaa ajankohtaisen tutkimustiedon välittymistä. Aikakauslehdet Aikakauslehdet ovat ajankohtaisia lähteitä, usein toistuvan, enemmän tai vähemmän säännöllisen ilmestymisensä ansiosta. Monet erikoislehdet ovat katsaustyyppisiä tarjoten hyvän näköalapaikan kyseisen alan kehitykseen. Suomessa aikakauslehtien julkaisutoiminta on kansainvälisesti katsoen hyvin ahkeraa: ammattilehtiä ja tieteellisiä erikoislehtiä löytyy alalta kuin alalta. Opinnäytetyöt Pro gradut, lisensiaattityöt ja väitöstyöt ovat monografioita eli kirjoja, jotka on laadittu oppiarvon saamiseksi jossain korkeakoulussa. Ne ovat siis akateemisesti koeteltua tietoa. Pro gradu - ja muut tutkielmatasoiset työt eivät tosin ole kovin suositeltavaa lähteistöä, koska, kuten sanottu, ne ovat opinnäytteitä. Säädökset 17
Lainsäädäntö muodostuu eduskunnassa hyväksytyistä laeista ja alemmista asetuksista ja päätöksistä, joilla usein tarkennetaan lakitekstiä. Komiteanmietinnöt Lain valmistelua tai muuta suunnittelutehtävää varten asetettujen tilapäisten asiantuntijaelinten työn tulokset esitetään mietintöinä, jotka julkaistaan komiteanmietinnöt-julkaisusarjassa. Tilastojulkaisut Tilastot sisältävät lukumäärä- ja prosenttitietoa taulukkoina tai graafisina esityksinä. Harmaa kirjallisuus Kirjallisuuden katvealueeseen kuuluvat eri organisaatioiden julkaisemattomat, alunperin sisäiseen käyttöön tarkoitetut muistiot, raportit ja selvitykset. Harmaan kirjallisuuden käyttöön saaminen on usein vaikeaa, koska sitä ei välitetä tavanomaisten kanavien, esimerkiksi kirjastojen ja kirjakauppojen kautta. Ei-julkiseksi tarkoitetun harmaan kirjallisuuden käyttöön on syytä pyytää tiedontuottajalta lupa. Sanomalehdet Sanomalehdet, radio- ja televisio-ohjelmat ovat päivittäisen uutisvirran ja keskustelun lähteitä. Sanomalehtien sunnuntaisivuilla julkaistaan myös taustoittavia artikkeleita ajankohtaisista aiheista. Vanhat sanomalehdet on mikrofilmattu ja niitä voi lukea kirjastoissa. 18
5. VIITETIEDON ETSIMINEN Viitetietokannat sisältävät viitteitä varsinaiseen dokumenttiin, eivät siis dokumentteja. Viite koostuu tietoa sisältävistä kentistä. Kentät sisältävät dokumentista seuraavia tietoja: nimeke (dokumentin otsikko) tekijä julkaisuvuosi kustantaja asiasanat, jolla dokumentti on kuvailtu kieli tiivistelmä PIRKKO-verkkokirjastosta löydät sekä kotimaisia että kansainvälisiä viitetietokantoja eri aloilta, esimerkiksi ALEKSI-artikkeliviitetietokanta: Yli 200 000 viitettä 250 kotimaisen aikakauslehden artikkeleista vuodesta 1982 alkaen. CSA - Cambridge Scientific Abstracts: n. 60 viitetietokantaa eri aloilta FENNICA: Suomen kansallisbibliografia. Tiedot Suomessa, Suomesta ja suomeksi ilmestyneistä teoksista LINNEA-tietokannat o LINDA Suomen yliopistokirjastojen yhteistietokanta o ARTO kotimainen artikkeliviitetietokanta o VIOLA musiikkiaineistojen yhteistietokanta o MANDA Suomen yleisten kirjastojen yhteistietokanta Löydettyäsi mielenkiintoisen viitteen tarkista esimerkiksi PIRKKOverkkokirjaston PIRKKA-haulla, onko kirja tai artikkeli PIRAMK:n toimipisteiden kokoelmissa. 19
PIRKKO-verkkokirjaston Muut kirjastot linkistä pääset tarkistamaan, onko haluamasi aineisto esim. Metsossa tai muussa sinua lähellä olevassa kirjastossa Jos kirjaa tai artikkelia ei löydy oman alueesi kirjastoista, voit tehdä siitä johonkin PIRAMK:n kirjastotoimipisteeseen kaukolainapyynnön. PIRAMK:n kirjastotoimipisteissä kaukolainapalvelu on opiskelijoille ja henkilökunnalle maksutonta, mutta useimmissa muissa kirjastoissa se on maksullinen palvelu. 20
5.1 Kirjastotietokannat Kirjastojen kokoelmaluettelot ovat viitetietokantoja. Niiden avulla voit selvittää, kuuluuko etsimäsi teos kirjaston kokoelmiin, sekä sen sijaintipaikan ja saatavuuden (paikalla / lainassa). Esimerkiksi 1. viite Pirkanmaan ammattikorkeakoulun kirjastotietokannassa PIRKAssa 21
2. viite Tampereen kaupunginkirjaston aineistotietokannassa Verkosta löydät Suomen kirjastojen kokoelmat kirjastoittain: Kirjastot.fi - Suomen yleisten kirjastojen kokoelmat ja palvelut tätä kautta pääset yleisten kirjastojen kokoelmatietokantoihin Tilke - Suomen tieteellisten kirjastojen etusivu tätä kautta pääset yliopistojen ja erikoiskirjastojen kokoelmatietokantoihin Linnea-tietokannat sisältävät yhdessä tietokannassa viitteet Suomen kaikkien kirjastojen aineistoihin. Linnea-tietokannat palvelevat erityisesti kaukopalvelua. Kaukopalvelu on PIRAMK:n opiskelijoille omissa kirjastoyksiköissä maksuton. 22
Internetin kautta pääsee selaamaan muidenkin maiden kirjastojen luetteloja, esim. Yhdysvaltojen maineikasta kongressin kirjastoa, Library of Congress http://www.loc.gov/catalog/. 5.2 Artikkeliviitetietokannat Artikkeliviitetietokantojen avulla voit selvittää, missä aikakauslehdissä on julkaistu artikkeleita sinua kiinnostavasta aiheesta. Hakutulokseksi saat viitteitä, joista ilmenee muun muassa artikkelin tekijä, nimeke, lehden nimi, numero ja julkaisuvuosi. Artikkeliviitetietokannat sisältävät viitteitä aikakauslehtiartikkeleihin. Nämä tietokannat ovat usein maksullisia. PIRAMK:lla on käyttäjäsopimukset PIRKKO-verkkokirjastosta löytyviin artikkeliviitetietokantoihin, joten voit käyttää tietokantoja PIRNETverkossa olevilla koneilla. Artikkeleista löytää usein uudempaa ja tiiviimpää informaatiota kuin kirjoista. Artikkeleita kirjoitetaan myös aiheista, jotka ovat liian pieniä kokonaisuuksia kirjaksi. Uudesta ja / tai vähän tutkitusta aiheesta löytää helpommin artikkeleita kuin kirjoja. PIRKKO-verkkokirjaston artikkeliviitetietokantoja ovat esimerkiksi ALEKSI aihealue kate kieli ylläpitäjä yleinen 250 aikakaus- ja sanomalehden artikkeleita ja arvosteluja vuodesta 1982 lähtien. Vuonna 2001 260 000 viitettä, vuosittain 30 000 lisää suomi BTJ-kirjastopalvelu 23
Aleksin hakutulos: Kun painat nimekettä: 24
ARTO aihealue kate kieli ylläpitäjä yleinen noin 1000 aikakauslehdestä vuodesta 1995 alkaen suomi Helsingin yliopiston kirjasto 25
Arton hakutulos: Kun painat asiasanaa esimies-alais-keskustelu: 26
CSA - Cambridge Scientific Abstracts aihealue kate kieli ylläpitäjä hakutulos monialainen, mm. maatalous, biologia ja lääketiede, tietokoneteknologia, ympäristötiede, markkinatutkimus, yhteiskuntatiede 60 eri alojen tietokantaa, vanhimmat sisältävät aineistoa vuodesta 1963 englanti CSA linkki CSA:n hakutulokseen CSA:n hakutulos: Kun painat View Record: 27
28
CINAHL aihealue terveydenhuolto, hoitotiede kate 1200 lehteä vanhimmat vuodelta 1971 kieli ylläpitäjä hakutulos englanti Ovid Technologies, Inc linkki CINAHLin hakutulokseen CINAHL:in hakutulos: Kun painat Complete reference: 29
30
6. LÄHDETIETOKANNAT Lähdetietokannat sisältävät varsinaisen informaation, toisin kuin viitetietokannat. Lähdetietokantoja ovat esimerkiksi kokotekstitietokannat, kuvatietokannat, nuottitietokannat sekä faktatietokannat. Kuvailutiedoilla haku: Myös lähdetietokantojen sisältämä aineisto on yleensä kuvailtu, eli tietokannan sisältämistä dokumenteista on koottu viitetietoa, metadataa, tietoa tiedosta. Tietoa voidaan hakea siis yleensä metadatan eli kuvailutietojen perusteella. Tämä onkin käytännöllisin hakumenetelmä nykytekniikalla esimerkiksi kuva-, ääni-, video- ja muissa muuta kuin tekstiä sisältävissä tietokannoissa. Kokotekstihaku: Kokotekstitietokannoissa on kokotekstihaun mahdollisuus, jolloin haussa käydään läpi koko dokumentin kaikki sanat. Kenttään kohdistettu haku: Faktatietokannoissa haku kohdistetaan informaatiota sisältäviin kenttiin, esimerkiksi nimikenttään, osoitekenttään tai numerokenttään. 6.1 Elektroniset kokotekstiaineistot Kokotekstitietokannat sisältävät kokonaisia dokumentteja. Eniten kokotekstitietokantoihin on tallennettu artikkeleita, mutta myös kokonaisia kirjoja voi löytää verkosta. PIRKKO-verkkokirjaston kaikki kokotekstitietokannat ovat FinElibin aineistoja. Ne ovat maksullisia tietokantoja, mutta PIRAMK:n opiskelijoille ja henkilökunnalle niiden käyttö on maksutonta PIRNETverkon työasemilla. PIRKKO-verkkokirjastossa käytettävissäsi on korkeatasoisia aikakauslehtiartikkeleita seuraavissa kokotekstitietokannoissa: kaupallisen alan ABI/INFORM Global, kemian alan ACS American Chemical Society, yhteiskunta-, kasvatus- ja luonnontieteellisen alan sekä kulttuuritutkimuksen EBSCO Academic Search, sekä terveystieteiden alan Journals@Ovid Full Text. 31
Kussakin tietokannassa on oma, erilainen käyttöliittymänsä, joiden käyttö- ja hakuominaisuudet vaihtelevat. Tutustu kunkin tietokannan ohjeisiin niitä käyttäessäsi. 6.1.1 ABI/INFORM Global kaupallisen alan artikkeleita 1000 aikakauslehdestä ja kate tietoa yli 60 000 yrityksestä vuodesta 1970 lähtien perushaku hakusanan tai lauseen lisäksi voi määritellä karkeasti dokumentin iän, julkaisutyypin ja kohdistetaanko haku tiivistelmään ja kuvailutietoihin vai koko tekstiin. ylärivin painikkeista Search Methods - painikkeesta Basic edistynyt haku ylärivin painikkeista Search Methods - painikkeesta Advanced ohjattu haku ylärivin painikkeista Search Methods - painikkeesta Guided luonnollisella kielellä tehtävä haku ylärivin painikkeista Search Methods - painikkeesta Natural Language katkaisumerkki? edellisten lisäksi voi mm. käyttää haun apuna asiasanastoa (Thesaurus), neuvotaan kohdistamaan haku tiettyyn kenttään, voi ottaa huomioon sanojen eri kirjoitusasut ja aiheeseen liittyvää sanastoa. voi antaa kolme hakutermiä, jotka voi kohdistaa haluamaansa kenttään (esim. nimeke, tekijä). Termit voi yhdistellä valitsemallaan operaattorilla. Lisäksi hakua voi rajata artikkelityypillä ja julkaisutyypillä ja julkaisuajankohdalla. kenttä, johon voi vapaasti kirjoittaa tiedontarvetta kuvaavia sanoja. Lisäksi voi rajata julkaisutyypillä ja -ajankohdalla. katkaisee sanan määrittelemästäsi kohdasta ja ottaa mukaan kaikki muodot, jotka alkavat annetusti. o esim. child? ottaa mukaan sekä child, child s, children, children s korvausmerkki * korvaa yhden merkin haluamastasi kohdasta. o esim. wom*n ottaa mukaan sekä woman että women. o wom*n? ottaa mukaan woman, woman s, women, 32
women s hakutulos voi tallentaa, tulostaa tai lähettää sähköpostilla 6.1.2 EBSCO Academic Search Elite kate avainsanahaku ylärivissä välilehden painike Keyword Search luonnollisella kielellä tehtävä haku eli fraasihaku ylärivissä välilehden painike Natural Language Search edistynyt haku ylärivissä välilehden painike Advanced Search asiantuntijahaku ylärivissä välilehden painike Expert yhteiskuntatieteellistä, humanistista, luonnon- ja kasvatustieteellistä ja kulttuurinväliseen tutkimukseen liittyvää kokotekstiaineistoa 1530 julkaisusta. käytetään avainsanoja ja and-, or- ja notoperaattoreita. esim. cultures and religions haun voi rajata myös vain kokoteksteihin, tiettyyn julkaisuun tai ajan perusteella hakukenttään kirjoitetaan hakutehtävää kuvaavia sanayhdistelmiä esim. hunger and starvation in Asia haun voi rajata vain kokoteksteihin, tiettyyn julkaisuun tai ajan perusteella enemmän haun muotoilumahdollisuuksia haku mahdollista kohdistaa kenttiin, esim. kirjoittaja, otsikko, aihe, tiivistelmä, lehden nimi. termit voi yhdistää and-, or- ja not-operaattoreilla. mahdollisuus käyttää hyväkseen hakuhistoriaa eli aiemmin tehtyjä hakuja. haun voi rajata vain kokoteksteihin, tiettyyn julkaisuun tai ajan perusteella. katkaisumerkki * * sananvartalon jälkeen löytää kaikki sanat ja muodot, jotka alkavat annetulla osalla. 33
korvausmerkki? korvaa yhden merkin sanan sisällä.?:n kohdalla täytyy olla kirjain. o esim. sa?na löytää sanat sauna ja Saana, mutta ei sanaa sana muita haku- ominaisuuksia hakutulos Ylärivin pyöreillä painikkeilla voi hakea tietoa myös nimekkeen tai julkaisun nimen perusteella, tietoa yrityksistä ja kuvia. voi tallentaa, tulostaa tai lähettää sähköpostilla 6.1.3 Journals@Ovid Full Text Kate Perushaku ylärivin painike Basic terveystieteiden artikkeleita noin 38 julkaisusta vuodesta 1993 lähtien hakutermejä voi syöttää joko avainsana- tai tekijäkenttään. Hakua voi rajata lähdetyypin tai julkaisuajan mukaan. Edistynyt haku tulee tarjolle kun tietokannan avaa, muulloin ylärivissä painike Advanced edellisen lisäksi voi käyttää hakuhistoriaa, ja ylärivin painikkeilla mahdollista kohdistaa haku asiasanaan, kirjoittajaan, otsikkoon tai julkaisuun ylärivissä olevien painikkeiden avulla, kuitenkin vain yhteen kerrallaan.tehtyjä hakuja voi yhdistellä joko haun numeron ja Boolen operaattoreiden avulla hakukentässä, tai combine-toiminnolla, painike ylärivissä. katkaisumerkki $ lisättynä sananvartalon perään ottaa mukaan kaikki sanat jotka alkavat annetusti. korvaa yhden merkin. korvausmerkki # o Esimerkiksi wom#n löytää sekä woman- että women-sanat. o #:lla korvatessa sen tilalla täytyy olla merkki, esimerkiksi muoto service# löytää kyllä services mutta ei service 34
korvausmerkki? korvaa yhden tai ei yhtään merkkiä. Ei voi käyttää sanan toisena merkkinä. o Esimerkiksi sa?na löytää sekä sauna, Saana, että sana-muodot. hakutulos voi tallentaa tai lähettää sähköpostilla 6.2 Faktatietokannat Faktatietokannat sisältävät rakenteista informaatiota, eli informaatio on tallennettu kenttiin. Sama kenttä sisältää kussakin tietueessa saman tietoalkion, esimerkiksi nimen, koodin, puhelinnumeron, asiasanat. Haku kohdistetaan aina kenttään, ja hakutulos on tarkka mutta yleensä aika suppea. PIRKKO-verkkokirjastosta löydät esimerkiksi sanakirjoja tietosanakirjoja lakitietokantoja tilastotietokantoja Sininen kirja: yritystietokanta Terveysportti: Lääkärin tietokannat, Pharmaca Fennica, Lääkeopas ym. Kansalaisen Käsikirja: Valtioneuvoston ylläpitämä todella laaja aineisto- ja linkkikokoelma, josta löytyy tietoa, ohjeita ja lomakkeita elämän eri tilanteisiin. 35
7. TIEDONHAKU INTERNETISTÄ Palvelimien verkko: Internet on maailmanlaajuinen, vapaasti kasvava, valvomaton tietoverkko. Se koostuu sadoista tuhansista tietokoneista, jotka toimivat palvelimina. Palvelimet sisältävät tekstiä, kuvaa, ääntä, dokumentteja ja tietokoneohjelmia, jotka muodostavat palveluja ja tietokantoja. Maailmanlaajuista viestintää: Sähköposti, keskustelu- ja uutisryhmät ja ilmoitustaulut tekevät Internetistä kätevän viestintävälineen. Niiden kautta voit olla yhteydessä kymmeniin miljooniin ihmisiin kaikkialla maailmassa reaaliajassa. Muista kriittisyys: Internetiä on lähes mahdoton valvoa, joten sieltä löytyy kaikentasoista materiaalia. Kaikkeen Internet-materiaaliin tulee siis suhtautua kriittisesti. Selvitä aina tiedon tarjoajan tausta. Myös tutkimustietoa: Internetistä löytyy paljon korkeatasoistakin informaatiota, esimerkiksi yliopistojen ja tutkimuslaitosten sivuilta löydät ajantasaista tietoa suunnitteilla tai meneillään olevista tutkimuksista, jota ei muuten ole julkisesti saatavana. Internetitse voit selvittää, mitä tutkimushankkeita STAKESissa http://www.stakes.fi/, Valtion teknillisessä tutkimuskeskuksessa http://www.vtt.fi/ tai Maatalouden tutkimuskeskuksessa http://www.mtt.fi/ on meneillään, mikä on niiden aikataulu ja yhteyshenkilöt. Viihdettä: Suosionsa myötä Internet on viihteellistynyt. Esimerkiksi www.fi:n yleisimpien hakusanojen listalla on jatkuvasti kärjessä alastonkuvat ja pelit. Maksullisia ja kaupallisia palveluja - sekä viihteellisiä että tiedollisia - tulee koko ajan lisää. "There's no business like know business." Monenlaiset hakupalvelut auttavat Internet-tiedonhaussa: aihehakemistot, virtuaalikirjastot ja hakuohjelmat. Aihehakemistot ja virtuaalikirjastot sisältävät valikoituja, kategorioihin järjestettyjä linkkejä webbiaineistoihin ja palveluihin. Hakuohjelmilla voit tehdä sanahakuja Internetissä. 36
7.1 Aihehakemistot ja virtuaalikirjastot Aihehakemistoissa ja virtuaalikirjastoissa on kirjastojen tai asiantuntevan toimituksen Internetistä seulomaa ja järjestämää vapaasti saatavilla olevaa verkkoaineistoa. Aineisto on kuvailtu tiedon arvioinnin helpottamiseksi. PIRKKO-verkkokirjastossa aihehakemistot on järjestetty aloittain. Osa aihehakemistoista on monialaisia, esimerkiksi Argus Clearinghouse sisältää 13 alan hakemistot, jotka on järjestetty edelleen alihakemistoihin. Kotimaisia erinomaisia aihehakemistoja ovat esimerkiksi Makupalat-linkkikirjasto, Virtuaalikirjastot sekä Kansalaisen Käsikirja. 7.2 Hakuohjelmat Arvioi laatu, rajaa haku: Hakuohjelmien toiminta perustuu tietoaineiston automaattiseen indeksointiin. Koska avoimessa verkossa aineiston taso on kirjavaa, tiedon luotettavuuden arviointi jää käyttäjälle. Aineiston määrä avoimessa verkossa on valtava, joten relevanttien hakutulosten saamiseksi haku rajattava tarkkaan. Tulokset vaihtelevat: Mikään hakujärjestelmä ei ole katteeltaan tai hakuominaisuuksiltaan täydellinen. Sen vuoksi kannattaa käyttää useita järjestelmiä rinnakkain. Myös samalla hakupalvelulla toistettuna sama haku voi tuottaa eri tuloksen. Perus- ja edistynyt haku: Useimmista hakuohjelmista löytyy sekä perushaku että edistyneempi hakumenetelmä. Perushaulla kannattaa tehdä vain hyvin yksinkertaisia hakuja ja esimerkiksi tutustua uuden hakuohjelman toimintaan ja katteeseen. Jos haluat yhdistellä termejä ja käyttää muita haun muotoilumenetelmiä hakutuloksen tarkemmaksi rajaamiseksi ja kohdistamiseksi, käytä edistynyttä hakua. Monihakuohjelmat hakevat useista eri hakuohjelmista, mutta eivät pysty hyödyntämään yksittäisten hakuohjelmien erityisominaisuuksia Hakupalvelut kehittyvät niin nopeasti että suositukset vanhenevat vuodessa. Kesällä 2001 Internetin hakupalveluista tehokkain on Google, sitä ennen käytetyimpiä olivat AltaVista, HotBot ja Yahoo. Suomalaisista voi mainita www.fi:n. 37
Suomen yleisten kirjastojen nettisivuilta, kirjastot.fi:stä löy dät tärkeimpien hakupalvelujen esittelyjä ja ohjeita: http://www.kirjastot.fi/showhierarchy.asp?hid=1280. 8. TIEDON ARVIOINTI JA VALINTA Oman tiedontarpeen ja tiedonlähteen sisällön arvioinnissa kannattaa käyttää ainakin seuraavia kriteerejä: Alkuperä vältä toisen käden tietoja. Etsi alkuperäinen lähde tiedontuottajan tausta, tiedon paikkansapitävyys onko dokumentin sisältämä tieto oikeaa ja hyvin perusteltua asiantuntijuuden taso (tieteellinen, ammatillinen, viihde) tiedontuottajan aatteellisuus tai kaupallisuus tarkoitusperät kyseenalaisia? Ajankohtaisuus tarjoaako lähde uutta tietoa onko tietosisältö äkkiä vanhenevaa vai pysyvää tietoa julkaisuajankohta, milloin julkaistu ylläpito kerrotaanko internet-sivustolla kuinka usein ja kuka päivittää sisällön Relevanssi l. aiheenmukaisuus vastaako dokumentin sisältö tiedonhaun aihetta esiintyykö se oikeassa kontekstissa tiedonhaun kannalta sopivuus onko dokumentti sopiva tähän tiedontarpeeseesi haluatko aiheesta suppeaa faktatietoa, yleisesityksen vai syvällistä erikoistunutta tietoa Ideoivuus inspiroiko dokumentti uusia ideoita avaako uusia näkökulmia aiheeseesi Tiedon kattavuus aihe käsitelty riittävän laajasti ja monipuolisesti 38
kilpailevat teoriat ja näkökulmat - aina on syytä vertailla eri lähteitä maantieteellinen kattavuus kotimaista / pohjoismaista / eurooppalaista / maailmanlaajuista aineistoa? selvitä hakupalvelun tai tietokannan alueelliset painotukset. Monet suurista ovat USA-keskeisiä Kieli minkä kielistä tekstiä pystyt omaksumaan? Selkeys esitys- ja lähestymistapa selkeä ja johdonmukainen Aineistolaji tarvitsetko kirjan, artikkelin, tutkimusraportin, linkkilistan, kuvakokoelman jne Aineiston käyttöoikeus onko aineisto julkista? tyydytkö ilmaiseen Internet-aineistoon, voitko käyttää maksullista aineistoa? 39
SANASTO aihehakemistot asiantuntevan toimituksen valikoimaa laadukasta Internet-aineistoa. Ei pelkkä linkkilista, sisältää myös kohteen kuvauksen ja mahdollisesti arvion. Systemaattisesti aiheenmukaisesti järjestetty. (MP) asiasanat dokumentin sisällönkuvailuun käytettävä sana määrämuotoisesta asiasanastosta asiasanastot harkittu kokoelma sanoja, joita käytetään dokumenttien sisällönkuvailuun. Asiasanaston käyttö kuvailussa yhtenäistää eri tahoilla tehtyä kuvailua, ja helpottaa tiedon hakua. On olemassa myös eri alojen erityissanastoja. bibliografiat esim. aiheen, tekijän, ajan tai julkaisumaan mukaan rajattu luettelo dokumenteista ja niiden kuvailu- ja luettelointitiedoista. Käy ilmi esim. tekijä, nimeke ja ilmestymisaika. (TT) Boolen operaattorit dokumentit apusanat AND, OR ja NOT, joita käytetään tiedonhaussa yhdistelemään termejä. Voi olla esim. kirja, artikkeli, kirje, Internet-sivusto. elektroniset aineistot Tietoverkossa, tietokoneella, magneettinauhalla ja mikrofilmillä sijaitsevat tiedonlähteet. elektroniset julkaisut Sähköinen julkaisu; julkaisu, joka on tallennettu elektroniselle tietovälineelle. (TT) elektroniset lähteet ks. elektroniset aineistot faktatietokannat Tietokanta, jossa tieto on rakenteista eli jaettu kenttiin. Haku voidaan kohdistaa yksittäiseen kenttään. Esimerkiksi puhelinnumerotietokanta, yritystietokanta. FENNICA kansallisbibliografia FENNICA-tietokanta on Suomen kansallisbibliografia, joka sisältää tiedot Suomessa painetuista tai muuten valmistetuista monografioista, kausijulkaisuista, kartoista, audiovisuaalisesta aineistosta sekä atk-tallenteista sekä ennakkotietoja lähiaikoina ilmestyvistä julkaisuista. Lisäksi tietokannassa on tietoja ulkomailla 40
ilmestyneistä julkaisuista, joiden tekijä on suomalainen tai jotka koskevat Suomea. Kirja-aineistoa ja kausijulkaisuja on vuodesta 1488 lähtien. (HYK) FinElib Kansallinen elektroninen kirjasto on opetusministeriön käynnistämä ohjelma, jonka tavoitteena on tutkimus- ja koulutusedellytysten parantaminen Suomessa. Ohjelma hankkii elektronisia aineistoja, tehostaa verkkoaineiston löytyvyyttä ja tarjoaa yhtenäisen pääsyn erilaisiin tietoaineistoihin. Vuoden 2000 budjetti on 18 miljoonaa markkaa. Ohjelmaa rahoitetaan tutkimuksen lisärahoitusohjelmasta. FinELibohjelma rahoittaa myös elektronisen kirjaston kehittämishankkeita, jotka edistävät elektronisen aineiston sisältötuotantoa ja käyttömahdollisuuksia. (HYK) fraasit vapaasti (ilman Boolen operaattoreita) muodostettu sanayhdistelmä, jonka halutaan esiintyvän hakutuloksessa annetussa järjestyksessä. Auttaa rajaamaan hakua kokotekstihaussa. hakukentät tietokannassa tai hakupalvelussa se näytön osa, johon hakulause annetaan. Yleensä valkopohjainen tyhjä suorakaiteen muotoinen, rajattu alue. hakulauseet elektronisessa tiedonhaussa käytettävä hakua määrittävä kokonaisuus. Sisältää ainakin hakusanoja ja mahdollisesti niitä yhdistäviä operaattoreita ja/tai rajauksia. hakuohjelmat Hakuohjelmalla tarkoitetaan ohjelmaa, joka tekee halutut hakuoperaatiot ja ylläpitää hakemistojen hakuindeksejä. Kysymyksessä on harvoin fyysinen kone, vaikka ohjelman nähdään toimivan koneen tavoin. (VESA) hakupalvelut ks. hakuohjelmat helmenkasvatusstrategia tiedonhakustrategia, jossa seurataan löydetyn aineiston tarjoamia johtolankoja uusiin relevantteihin lähteisiin. hypermedia Hyperteksti, jossa on runsaasti graafisia elementtejä tai jos myös kuvat ja niiden osat voivat toimia linkkeinä kohtien välillä. (IT-t) hyperteksti Elektroninen tekstidokumentti, jonka sanat toimivat hiirellä napsautettaessa linkkeinä ja siirtävät lukijan tekstissä uuteen kohtaan. (IT-t) 41
Informaatikko Informaatikot työskentelevät tietopalveluissa, joissa he toimivat organisaationsa tiedonhankinta- ja välitystehtävissä sekä huolehtivat laitoksensa tietoresurssien organisoinnista käyttäjien tarpeisiin. (TM) Internet Maailmanlaajuisesti jatkuvasti kasvava satojen tuhansien palvelimina toimivien tietokoneiden muodostama verkko. Sisältää tekstiä, kuvaa, ääntä, dokumentteja ja ohjelmia. (MP) ISBN-numero International Standard Book Number. ISBN on kirjan tai muun erillisteoksen kansainvälinen standardinumero. Tunnusta käytetään julkaisujen hankinnassa, kustantajien varastoluetteloissa, laskutuksessa, kirjakauppojen tilausjärjestelmissä, kansainvälisissä ja kansallisissa yhteisluetteloissa, bibliografioissa ja kirjastojen lainausjärjestelmissä. Tunnus helpottaa julkaisun löytymistä ja käsittelyä. (HYK) ISSN-numero kentät International Standard Serial Number. ISSN on lehden, sarjan tai muun kausijulkaisun kansainvälinen standardinumero. Sen avulla kausijulkaisu voidaan tunnistaa ja erottaa toisista kausijulkaisuista. ISSN-tunnus liittyy aina tiettyyn julkaisun nimeen, mutta ei viittaa mihinkään maahan, kieleen tai kustantajaan. Kausijulkaisu voi olla yhtä hyvin painettu, elektroninen julkaisu tai vaikkapa verkkojulkaisu. (HYK) Tietokanta- tai kortisto-ohjelmassa yksittäistä tietoa, kuten etunimeä, ikää tai sukupuolta varten varattu tila. (IT-s) kokoelmaluettelot esim. kirjaston kokoelman sisällöstä koottu yhtenäinen luettelo. Suomessa nykyään yleensä on elektroninen, pätteiden ja tietokoneiden kautta käytettävä aineistotietokanta. Myös online-luettelo, näyttöluettelo. (TT) kokotekstitietokannat käsite tietokanta, joka sisältää itse lähteen, esim. kokonaisen artikkelin, raportin tai kirjan. asiakokonaisuus, joka ilmaistaan sanoin ja termein. Samaa käsitettä voi kuvata moni eri sana. Käsitteellä voi olla alakäsitteitä ja yläkäsitteitä. käyttöliittymät Tapa, jolla käyttäjä viestii ohjelman kanssa. Käyttöliittymä voi olla tekstipohjainen, jolloin komennot annetaan kirjoittamalla ne näppäimistöltä, ja ohjelma vastaa niihin omilla ilmoituksillan. Hienostumeempi graafinen käyttöliittymä korvaa komennot kuvilla ja ikkunoilla, jolloin komentoja ei tarvita ja käyttö on helpompaa. 42
LINNEA-tietokannat Suomen tieteellisten kirjastojen ja maakuntakirjastojen yhteistietokantoja, jotka sisältävät viitetietoa näiden kirjastojen kokoelmista. lohkohakustrategia Tiedonhakustrategia, joka on käytännöllinen monitahoisessa tiedontarpeessa. Aihe jaetaan lohkoihin, kukin lohko kuvataan hakutermeillä ja hakutermit yhdistellään operaattoreilla. lähdeluettelot määrämuotoinen luettelo opinnäytetyössä käytetyistä lähteistä. Lähteistä ilmenee tekijän / tekijöiden nimi, painovuosi, teoksen tai kirjoituksen nimi jne. lähdetietokannat metadata tietokanta, joka sisältää haetun materiaalin. Vrt viitetietokanta, joka sisältää viitteitä materiaaliin. Tiedosta kertova tieto. Esimerkiksi tietokanta kertoo, missä hyllyssä kirja sijaitsee sekä muuta yleistä tietoa kirjasta. Jos netin sivujen sisältö on kuvattu metadatalla, sivuja voi etsiä muutenkin kuin vain siinä esiintyvien sanojen perusteella. (IT-t) nimeke Teoksen nimi, artikkelin otsikko jne. online-tietokanta operaattorit pikahaku tietoverkon välityksellä käytettävä tietokanta (TT) ks. Boolen operaattorit tiedonhakustrategia, jossa hakuikkunaan kirjoitetaan yksi hakutermi tai lyhyt yhdistelmä. Käytännöllinen uuteen tietokantaan tutustuttaessa tai suppeassa tiedontarpeessa. PIRKKA-haku PIRAMK:n kirjasto- ja tietopalvelujen hakupalvelu Internetissä, jolla haetaan viitteitä PIRAMK:n kirjastotoimipisteiden kokoelmaluettelosta. PIRKKO-verkkokirjasto PIRNET PIRAMK:n verkkokirjasto 43
PIRAMK:n lähiverkko eli intranet portaalit Verkkopalvelu, joka omien toimintojensa lisäksi tarjoaa pääsyn useisiin muihin palveluihin (VESA) reaaliaikainen samanaikainen, tällä hetkellä tapahtuva relevanssi aiheenmukaisuus, sopivuus, hyödyllisuus relevantti aiheenmukainen, sopiva, hyödyllinen termi käsitettä kuvaava sana terminologia termikokoelma tesaurus asiasanasto, jossa esitetään myös sanojen välinen hierarkia tietokannat elektronisessa muodossa oleva, tiettyyn aiheeseen tai kohteeseen keskittynyt laaja viite- tai dokumenttitiedosto (TT). Tietokantaohjelman ylläpitämä tietojärjestelmä, joka sisältää toisiinsa liittyviä tauluja, lomakkeita, raportteja, kyselyitä sekä niiden käyttöön liittyviä sovelluksia. (IT-t) tietosuoja tietue tietokantojen sisältämän tiedon luvattoman käytön estämiseen tähtäävät toimenpiteet. Suomessa henkilötietojen rekisteröintiä, käyttöä ja luovutusta säädellään henkilörekisterilailla. Sen noudattamista valvoo tietosuojavaltuutettu. yksi yhtenäinen tietokokonaisuus tietokannassa, joka koostuu kentistä. Esimerkiksi puhelinluettelotietokannassa tietue sisältää yhden henkilön nimen ja puhelinnumeron, sekä mahdollisesti muita tietoja. vapaatekstihaku viite tietokannoista tapahtuva haku, joka kohdistuu kaikkeen viitteissä oleviin merkkijonoihin (sanat ja numerot) (TT) viittaustieto tiedonlähteeseen, esim. viitetietokannat koostuvat viitteistä. Sisältää tiedonlähdettä yksilöiviä tietoja, esim. tekijä, nimeke, ilmestymisvuosi, julkaisija, julkaisumaa, sivumäärä, suomentaja jne. 44
viitetietokannat tietokanta, joka ei sisällä varsinaisia dokumentteja vaan niitä kuvaavia viitteitä. virtuaalikirjastot ks. aihehakemisto WWW World Wide Web. Internetissä toimiva palvelu, joka mahdollistaa tekstin ja kuvien jakamisen helposti ja edullisesti verkon miljoonille käyttäjille. WWW:ssä aineisto jaetaan sivuihin, jotka sijoitetaan WWW-palvelimelle tavallisina tiedostoina ja hakemistoina. Sekä teksti että kuvat voivat olla hyperlinkkejä toisille sivuille tai kokonaan toisiin WWW-palvelimiin. Sivuille voidaan luoda myös lomakkeita, jotka ottavat esimerkiksi vastaan tilauksia ja välittävät ne eteenpäin varsinaiseen myynnin tietojärjestelmään. Lähteet: TT: Heikkinen, R., Agander, A., Ijäs, E., Laitinen, M. 1998. Tiedonhakijan tehoopas. Jyväskylän yliopiston kirjaston julkaisuyksikkö. Jyväskylä: Teknolit. HYK: Helsingin yliopiston kirjaston www-sivut. Käytetty 15.8.2001. Saatavilla www-muodossa: <http://www.lib.helsinki.fi/hyk/kt/index.html> IT-t: Järvinen, P. 2001. IT-tietosanakirja. Docendo Finland Oy. Jyväskylä MP: Koivula, U., Suihko, K., Tyrväinen, J. 1999. Mission: Possible. Opas opinnäytteen tekijälle. Pirkanmaan ammattikorkeakoulun julkaisusarja C. Oppimateriaalit. Nro1. Tampere: Pirkanmaan Ammattikorkeakoulu. TM: Työministeriön www-sivut. Käytetty 15.8.2001. Saatavilla wwwmuodossa <http://www.mol.fi/tietoa/ammatti/00/0/8/3/08310.html> VESA: VESA - verkkosanasto. Helsingin yliopiston kirjasto. Käytetty 15.8.2001. Saatavilla <www-muodossa: http://vesa.lib.helsinki.fi/index.html> 45