Auditoinnista omavalvontaan - omavalvontasuunnitelma ja sen laatiminen

Auditoinnista omavalvontaan - omavalvontasuunnitelma ja sen laatiminen Terveydenhuollon ATK-päivät 12.-13.5.2015 Tampere Kehittämispäällikkö Riitta Konttinen 13.5.2015 THL/OPER 1

Esityksen sisältö Vastuut tietoturvasta ja tietosuojasta Sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioilla Tietojärjestelmäpalveluja tarjoavilla tahoilla Omavalvontasuunnitelman yleisesittely Omavalvontaan liittyvät useimmin kysytyt kysymykset Hyvä tietää: Omavalvontasuunnitelma kohta kohdalta Linkkejä lisätietoihin 13.5.2015 2 THL/OPER

Vastuu tietosuojasta ja tietoturvasta Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksikölle lainsäädännöllinen velvoite varmistaa tietojen luotettava ja turvallinen käsittely kaikissa olosuhteissa Tietosuojan ja tietoturvan toteutumista seurataan omavalvonnalla Omavalvonnasta laaditaan suunnitelma Suunnitelman noudattamisen vastuu on toimintayksikön vastaavalla johtajalla, Vastuu henkilökunnan ohjeistuksesta ja osaamisesta asiakas- ja potilastietojen käsittelyssä tietoturvapolitiikan laatimisesta ja noudattamisesta tietosuojavastaavan nimeämisestä ja toimenkuvasta asiakas- ja potilastietojen käsittelyn seurannasta ja valvonnasta väärinkäytösten selvittämisestä ja seuraamuksista ja näiden tiedottamisesta henkilöstölle sertifioidun tietojärjestelmän hankinnasta, ennen valtakunnalliseen tietojärjestelmäpalveluun liittämistä toimintayksikön asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttäjä- ja käyttöoikeushallinnasta Valvontaviranomaisella (kuten Valvira) on oikeus tehdä tarkastuksia 13.5.2015 THL/OPER 3

Olennaiset vaatimukset ja omavalvonta: miksi? Asiakastietolaissa merkittäviä muutoksia sekä terveydenhuollon palvelunantajille että järjestelmätoimittajille Varmistettava, että Järjestelmissä on käyttötarkoituksen kannalta oikeat toiminnallisuudet, riittävät tietoturvaominaisuudet ja että ne pystyvät liittymään osaksi Kanta-palvelujen kautta tapahtuvaa tietojen vaihtoa tietojärjestelmien OLENNAISET VAATIMUKSET Organisaatioissa ja palveluntuottajilla on asianmukaiset tietoturvakäytännöt ja käyttöympäristössä huolehditaan asianmukaisesta tietoturvasta palvelunantajien OMAVALVONTA Erityishuomio Kanta-palvelujen kautta laajenevassa tietojen saatavuudessa, mutta huomioitava kaikessa toiminnassa 4

Tietoturvallisuuden varmistaminen Kantapalveluissa Kaikkien Kanta-palveluihin liittyvien osapuolten riittävän tietoturvan ja tietosuojan toteutuminen tulee varmistaa Palvelunantajat (sote-palvelujen tuottajat) Tietojärjestelmät (valmistajat, tietojärjestelmäpalvelujen tuottajat) Välityspalvelut Tietoturvan ja tietosuojan toteutumista tuetaan THL antamilla määräyksillä: Määräys (1/2015) A-luokkaan kuuluvien sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista tietoturvavaatimuksista Määräyksen Liite 1: Tietoturvavaatimukset A-luokkaan kuuluville järjestelmille ja järjestelmien käyttöympäristöille Määräys (2/2015) omavalvontasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista Määräyksen Liite 1: Omavalvontasuunnitelman mallipohja Jatkossa määräysten / vaatimusten päivityksiä sekä Uusia määräyksiä mm. Määräys A-luokkaan kuuluvien sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien toiminnallisista vaatimuksista 13.5.2015 THL/OPER 5

Olennaiset vaatimukset ja niiden todentaminen Lakisääteisiä (lain 159/2007 muutos 250/2014), THL:n määräys (1/2015) A-luokkaan kuuluvien sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista tietoturvavaatimuksista Kanta-järjestelmien osalta kuvattava ja todennettava Todentaminen = sertifiointiprosessi Toiminnalliset vaatimukset Valmistajan / tietojärjestelmäpalvelun tuottajan oma selvitys Yhteentoimivuusvaatimukset Todennetaan Kanta-yhteistestauksen kautta Tietoturva- ja tietosuojavaatimukset Todennetaan tietoturvallisuuden arviointilaitoksen suorittamalla tietoturva-auditoinnilla Hyväksytyn sertifioinnin tuloksena järjestelmä saa vaatimustenmukaisuustodistuksen => tiedot sertifioiduista järjestelmistä ilmoitettava Valviralle, vaatimusten mukaisten järjestelmien rekisteri tulee nähtäville 13.5.2015 THL/OPER 6

Olennaiset vaatimukset ja järjestelmien luokittelu Järjestelmien luokittelut A- ja B-luokkiin A: Kanta-palveluihin liittyvät järjestelmät Myös Kanta-välityspalvelut B: Muut asiakas- tai potilastietoja käsittelevät järjestelmät (on myös järjestelmiä, joita ei tarvitse luokitella) Luokiteltujen järjestelmien ilmoittaminen Valviralle A-luokan järjestelmien vaatimustenmukaisuustodistuksen edellytyksenä hyväksytty Kelan yhteistestaus ja ulkoinen tietoturva-auditointi laki ja määräys jo voimassa B-luokan järjestelmien täytettävä olennaiset vaatimukset 1.1.2017 käyttöönotettavien järjestelmien (tai olennaisia muutoksia sisältävien päivitysten) osalta Kirjallinen selvitys ja ilmoitus Valviralle 13.5.2015 THL/OPER 7

Omavalvontasuunnitelman yleisesittely 13.5.2015 THL/OPER 8

Keiden on laadittava Omavalvontasuunnitelma Sähköistä asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn tarkoitettua tietojärjestelmää käyttävien Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelun antajien, apteekkien itsenäisten ammatinharjoittajien Kansaneläkelaitoksen Kanta-välityspalveluiden tuottajien Miksi Suunnitelmassa selvitettyjen toimenpiteiden avulla ylläpidetään ja kehitetään organisaation tietoturvaa ja tietosuojaa Milloin 31.3.2015 mennessä HUOM. Koskee myös muita kuin Kantapalveluihin liittyviä toimijoita ja järjestelmiä 13.5.2015 THL/OPER 9

Minimivaatimukset ja selvitykset Varmistetaan, että kaikki asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn osallistuvat palvelun antajat ja muut tahot huolehtivat käytössä olevien tietojärjestelmien käytettävyydestä vastaamalla 1. Henkilöstön riittävästä koulutuksesta ja kokemuksesta 2. Asianmukaisten käyttöohjeiden saatavuudesta 3. Asianmukaisesta käytöstä järjestelmän valmistajan ohjeiden mukaan 4. Menettelytavoista virhe- ja ongelmatilanteissa 5. Toimintamallista asennus-, ylläpito- ja päivitystilanteissa 6. Käyttöympäristön vaatimustenmukaisuudesta 7. Tietojärjestelmien vaatimustenmukaisuudesta 8. Liittymisestä valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin 9. Riittävästä käytön seuranta- ja valvontatoimenpiteistä 13.5.2015 THL/OPER 10

Itseauditoinnista omavalvontaan Menettelytavan muutos organisaatiossa: Aikaisemmin: Kanta-palveluun liittymisen yhteydessä toteutettiin organisaation sisäinen auditointi (itseauditointi), joka pohjautui STM:n auditointivaatimusten v.2.0 1.4.2014 alkaen: Asiakastietolain mukainen (159/2007 muutos 250/2014) omavalvonta korvaa Kanta-palveluiden käyttöönoton yhteydessä tehdyt itseauditoinnit Oleellinen muutos on vaatimus omavalvonnan sisällön jalkauttamisesta organisaatioon ja omavalvonnan toteuttaminen Organisaation velvollisuutena on toimia suunnitelman mukaisesti, seurata ja arvioida suunnitelman mukaista toimintaa ja tehdä tarvittavia parannuksia Koskee myös muita kuin Kanta-palveluihin liittyviä organisaatioita 13.5.2015 THL/OPER 11

Itseauditoinnista omavalvontaan Omavalvontasuunnitelman laatimisessa voi hyödyntää aiempien Terveydenhuollon auditointivaatimusten läpikäyntiohjetta, joka löytyy Käyttöönoton käsikirjasta www.kanta.fi Henkilökunnan koulutus Ohjeet potilastietojen käsittelystä Tietoturvapolitiikka Nimetty tietosuojavastaava Muutostenhallintaprosessi Järjestelmän ylläpito Käyttövaltuushallinta, -oikeuksien jako ja hallinta Tunnistautuminen järjestelmiin Virhetilanteiden hallinta Tietosuojan valvonta Tietoturvapoikkeamien havainnointi ja tietojärjestelmien käytön seuranta Käyttäjätunnusten yksilöllisyys Hallintayhteydet järjestelmään 13.5.2015 THL/OPER 12

Omavalvontasuunnitelman laatiminen Omavalvontasuunnitelmassa Viitataan aina kuin mahdollista, olemassa oleviin, erikseen ylläpidettäviin ohjeisiin ja dokumentteihin (esimerkiksi linkkien avulla) Olennaista on, että suunnitelmasta selviää, mistä tiedot / dokumentaatio on löydettävissä tai miten vaatimuksen täyttyminen on todennettavissa. Mikäli valmista dokumentaatiota ei ole, omavalvontasuunnitelmaan kuvataan vaadittavat asiakokonaisuudet ja toimintatavat Kun kokoat omavalvontasuunnitelmaa esimerkiksi THL:n mallipohjaan, pystyt samalla toteamaan, miten hyvin tietosuojaja tietoturva-asiat ovat omassa organisaatiossasi jo hoidettu ja missä vielä tarvitaan parannusta Vasta suunnitelman mukaisesti toimiminen parantaa tietoturvallisuutta! 13.5.2015 THL/OPER 13

Omavalvontasuunnitelman mallipohja (THL:n määräyksen 2. liite 1.) Yleinen pohja suunnitelmalle, jossa malleja ja valmiita paikkoja asioille, joihin omavalvonnassa on vastattava Sovellettava oman organisaation tilannetta vastaavalla tavalla Vaatimusten toteuttaminen eri tavoin, eri tyyppisissä organisaatioissa ja palveluissa Perusteltavissa, mikäli jokin vaatimus tai kohta ei ole relevantti omien palvelujen / oman käyttöympäristön kannalta Osa ratkaistavista asioista voi perustua esim. sopimuksiin ITpalveluja tuottavien tai tietojärjestelmäympäristöä hallinnoivien tahojen kanssa Myös nämä seikat mainittava ja oltava todennettavissa 13.5.2015 THL/OPER 14

Miksi omavalvontasuunnitelma? Parantaa ja yhdenmukaistaa sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuoja- ja tietoturvakäytäntöjä arkityössä Varmistaa, että henkilöstö tietää tietosuojaan ja tietoturvaan liityvät menettelyt ja noudattaa niitä asiakas- ja potilastietojen käsittelyssä Huomioi arkaluonteisen tiedon salassapidon merkityksen Helpottaa ymmärtämään väärinkäytöksen seuraamukset Ohjaa ja tukee tietoturvavaatimusten noudattamista Auttaa seuraamaan toimintaa käytännössä Auttaa varmistamaan myös muiden palvelun tuottamiseen osallistuvien tahojen tietoturvallisen toiminnnan Selkeyttää roolit ja vastuut toteutuksessa 13.5.2015 THL/OPER 15

Keskiössä roolit ja vastuut Palvelun antaja varmistaa omavalvontaan kuuluvien toimintojen toteutumisen ja resurssit kaikissa palveluyksiköissään sekä palvelujen tuottamiseen osallistuvien muiden tahojen kanssa, päivittäisessä työssä Määritellään vastuut toiminnan, tietoturvallisuuden ja yhteistoiminnan varmistamiseksi Kirjataan vastuut tarvittaviin sopimuksiin Käyttöympäristö tai tietotekniikkapalvelu ulkoistettu Tietoliikenne ja viestinvälitys ulkoistettu Ostopalvelun yhteydessä Asiakas- ja potilastietojärjestelmiä käyttävien toimintayksiköiden ja ammatinharjoittajien vastuiden määrittelyiden yhteydessä Omavalvonnan toteutukseen kuuluu suunniteltu ja säännöllinen toiminnan valvonta ja menettelytavat: toimenpiteet rikkomustilanteissa, toteuman laadun arvointi, riskien hallinta ja takaisinkytkentä jatkuvaan kehittämiseen 13.5.2015 THL/OPER 16

Hyväksymis- ja tarkistusmenettely Omavalvonnasta on oltava suunnitelma, jonka laadinnan ja noudattamisen vastuu on toimintayksikön vastaavalla johtajalla Omavalvontasuunnitelma ja siihen kirjatut menettelytavat edellyttävät organisaation omien hyväksymiskäytänteiden mukaisen hyväksymisen Suunnitelman mukaisen toiminnan toteutumisen tarkistuksiin, esim. valvontaviranomaisen taholta, on hyvä varautua 13.5.2015 THL/OPER 17

Yhteenveto Tietojärjestelmien olennaisten vaatimusten ja omavalvonnan kautta varmistetaan, että Järjestelmien toteutuksessa on riittävällä tavalla huomioitu käyttötarkoituksen edellyttämät yhteentoimivuus-, tietoturva- ja tietosuoja-asiat asiakas- ja potilastiedot suojataan asianmukaisilla tietoturva- ja tietosuojakäytännöillä palvelujen tuottajien toiminnassa Olennaiset vaatimukset nojautuvat kansallisiin määrittelyihin Omavalvontasuunnitelman soveltaminen sovitettava palvelun tuottajan toimintatapojen mukaiseksi Esim. osa asioista mahdollista hoitaa sopimusten kautta, mutta vaatimukset pystyttävä todentamaan myös näissä tilanteissa Mm. yksityisille pienille toimijoille saatavilla erillinen mallipohja omavalvontasuunnitelmasta Määräyksiä ja vaatimuksia päivitetään jatkossa, kun kansallisia palveluita ja sisältöjä tulee lisää 13.5.2015 THL/OPER 18

Kysytyimpiä kysymyksiä omavalvontasuunnitelmasta 13.5.2015 THL/OPER 19

Mitkä järjestelmät sisällytetään omavalvontasuunnitelmaan? Mitkä järjestelmät on sisällytettävä omavalvontasuunnitelmaan? Järjestelmät, jotka liitetty Kantapalveluihin? Millä perusteilla poimitaan mukaan otettavat? Omavalvontasuunnitelmaan kirjataan/linkitetään luettelo kaikista organisaation käyttämistä asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn tarkoitetuista tietojärjestelmistä Samoin viite/kuvaus/linkki järjestelmäkohtaisiin kuvauksiin Jos kuvauksia ei ole tehty, tehdään suunnitelma ja aikataulu kuvausten laatimisesta 13.5.2015 THL/OPER 20

Suhde Valviran omavalvontasuunnitelmaan Mikä on Asiakastietolain mukaisen omavalvontasuunitelman suhde Valviran omavalvontasuunnitelmaan? Valviraan tehtävä omavalvontasuunnitelma laajemmin toiminnan kannalta tehtävä Asiakastietolain mukainen omavalvontasuunnitelma keskittyy asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn, tiedonhallintaan, tietojärjestelmien hallintaan sekä tietoturvaan ja tietosuojaan 13.5.2015 THL/OPER 21

Tietosuojavastaava Tietosuojavastaavan valinta -kuka sopii tehtävään, pitääkö valittu henkilö kouluttaa siihen, onko ylipäätään koulutusta tarjolla ja mitä se maksaa? Tietosuojavastaavan tehtävään ei ole erityisiä soveltuvuuskriteereitä tai koulutusvaatimuksia Yleinen kuvaus tehtävästä http://www.kanta.fi/tietosuojavastaava Tietosuojavastaavan tehtäväkuva mallipohja Koulutusta tietoturvasta ja tietosuojasta: Tietoturva ja tietosuoja verkkokoulu kanta.fi -sivustolla Vuosittainen soten tietosuojaseminaari (järj. mm. Kuntaliitto, TSV, FCG) STTY:n (Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojenkäsittely-yhdistys) tietosuojavastaavien jaosto Materiaalia: Tietosuojavastaavan käsikirjat 1 ja 2 (Andreasson, Koivisto, Ylipartanen) 13.5.2015 THL/OPER 22

Tietoturvapolitiikka Kuinka tarkka esitys omavalvontasuunnitelman liitteeksi pitää tietoturvapolitiikasta yrityksissä tehdä? Järjestömme on tuottanut jäsenistölle Tietoturvapolitiikan mallin. Riittääkö se, että yrittäjä liittää sen osaksi omavalvontasuunnitelmaa edellyttäen tietenkin, että on sisäistänyt sen sisältämän sanoman? Mallipohjia voi hyvin käyttää. Keskeistä on se, että palvelun tuottaja sisäistää asian, ja täydentää mallipohjaan oman organisaationsa näkökulmasta 13.5.2015 THL/OPER 23

Kantaan liittyminen ja omavalvontasuunnitelma Mitkä velvollisuudet koskevat kaikkia ja mitkä erityisesti Kantaan liittyviä järjestelmiä Mitä uusia vaatimuksia Kantaan siirtyminen tuo omavalvontasuunnitelman sisältöön? Omavalvontasuunnitelmassa ja mallipohjassa on erikseen kappale, jossa määritellään Kantaan liittyvien erityisvaatimuksien huomiointi Kantaan liittyvien järjestelmien erityisiä vaatimuksia diassa 34 Mm. tunnistamis- ja todentamisratkaisujen toteuttaminen, Varmenneratkaisujen toteuttaminen (eri tyyppiset varmenteet), Käyttövaltuuksien hallinta ja kytkentä työntekijöiden työrooleihin Kantapalvelujen käytön seuranta ja valvonta erityisen huolella, koska saatavilla muiden palvelun tarjoajien luovutustietoa, Kanta-palvelujen pääsynhallinnan toteuttaminen, Sosiaalija terveydenhuollon dokumenttien ja rekisterien erottaminen, Vaatimuksenmukaisuustodistuksen edellyttäminen, Kansallisten mallien hallinta, Häiriötoimenpiteet huomioiden kansallinen häiriö- ja muutosohjeet 13.5.2015 THL/OPER 24

Vastuut järjestelmätoimittajan ja yrityksen välillä omavalvonnassa Mistä tiedän, mitkä asiat omavalvonnassa kuuluvat sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan/ ammatinharjoittajan vastuulle ja mitkä tietojärjestelmätoimittajan vastuulle? Kokonaisvastuu omavalvontasuunnitelman laatimisesta, suunnitelman mukaisesta toiminnasta ja toteutumisen seurannasta on sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiolla Järjestelmätoimittajan rooli voi vaihdella järjestelmän hankinta- ja ylläpitomallin mukaisesti Vastuut kirjattava sopimuksiin ja omavalvontasuunnitelmaan kuvatta miten asiasta on sovittu järjestelmätoimittajan kanssa Esim. hankittaessa järjestelmä palveluna järjestelmätoimittaja vastaa järjestelmän teknisestä ylläpidosta, versioiden asennuksista, tietoliikenteestä ym. 13.5.2015 THL/OPER 25

Omavalvontasuunnitelman julkisuus Tuleeko omavalvontasuunnitelman olla julkisesti nähtävillä esimerkiksi internetissä, vai riittääkö, että suunnitelma on henkilöstön nähtävillä? Omavalvontasuunnitelman ei tarvitse / pidäkään olla julkisesti nähtävillä Monissa tilanteissa ja organisaatioissa suunnitelma sisältää sellaista tietoturvallisuustietoa, joka on syytä pitää ulkopuolisten saavuttamattomissa tai poissa julkisesta jakelusta Henkilöstön tulee olla tietoinen omavalvontasuunnitelmasta tai ainakin niistä sen asioista jotka heitä suoraan koskevat 13.5.2015 THL/OPER 26

Mikä on riittävä henkilöstön kokemus? Miten määritellään henkilöstön riittävä kokemus? Henkilöstön kokemus järjestelmän käyttöön kasvaa järjestelmien käytön ja koulutusten myötä Keskeistä on, että uusille työntekijöille järjestetään riittävä koulutus ja perehdytys järjestelmän käyttöön 13.5.2015 THL/OPER 27

Tietojärjestelmän käyttäminen valmistajan ohjeiden mukaisesti Omavalvontasuunnitelman kysymys: "Miten varmistetaan ja todennetaan, että tietojärjestelmiä käytetään valmistajan antamien ohjeistusten mukaisesti tai niitä tarkoituksenmukaisesti soveltaen tai täydentäen." Kun koulutus, ohjeistus ja seuranta on toteutettu siten, että ajantasaiset ohjeistukset ovat saatavilla ja käyttäjät tuntevat ohjeet, ja käyttöön liittyville käyttäjien kysymyksille (myös ohjeisiin liittyen) on määritelty selkeä ja tiedossa oleva toimintatapa, ei pidemmälle menevää todentamista voida nykyisellään edellyttää. 13.5.2015 THL/OPER 28

Lokivalvonnan toteuttaminen Onko yksityiskohtaisempia ohjeita lokivalvonnan toteuttamisesta eri potilastietojärjestelmissä? Järjestelmien käyttölokivaatimukset on kuvattu seuraavassa dokumentissa Vaatimukset potilastietojärjestelmien käyttölokeille Lokivalvontaa tehdään Suunnitelmallisesti, eli organisaatio suunnittelee etukäteen lokitietojen seurannan ja tarkastukset (toistuvuus, laajuus) Potilaan pyytäessä lokitietoja Kun organisaatiossa herää epäily tietojen käytön asianmukaisuudesta Käsikirjan tukimateriaaleissa taulukko, johon voi koota kirjanpitoa tehdystä lokivalvonnasta, havainnoista ja jatkotoimenpiteistä 13.5.2015 THL/OPER 29

Omavalvontasuunnitelma kohta kohdalta 13.5.2015 THL/OPER 30

Omavalvontasuunnitelman sisältö Jaettu kokonaisuuksiin, joihin kootaan esim. linkkeinä kuhunkin kokonaisuuteen kuuluvat dokumentit: 1. Johdanto 2. Suunnitelman kohde: Ketkä kuuluvat suunnitelman piiriin: palvelunantajat, järjestelmät, käyttäjät kuvattuna 3. Yleiset tietoturvakäytännöt: Kuvaukset tietoturvapolitiikasta, tietosuojaan ja valvontaan liittyvistä vastuista, koulutus, ohjeistus, toimintamalleihin perehdytys, tietojärjestelmien ja potilastietojen käsittelyyn ohjeistus ja koulutus 4. Käyttöympäristön ja useiden järjestelmien yhteiset tietoturvakäytännöt: Menettelyt virhe- ja ongelmatilanteissa, järjestelmien käyttöohjeiden hallinnointi ja saatavuus, järjestelmien asennus ja ylläpito, tilojen työasemien, tallennusvälineiden ja tulosteiden turvallisuus, muut käyttöympäristön käytännöt 5. Käyttövaltuuksien, pääsynhallinnan ja käytön seurannan yleiset käytännöt: Käyttäjäryhmät, käyttövaltuushallinnan ja käytön seuraamisen käytännöt 6. Kanta-palvelujen käytön tietoturvakäytännöt 7. Tietojärjestelmät: Kanta-palveluihin liittyvät tietojärjestelmät (A), muut asiakas- tai potilastietoja käsittelevät järjestelmät (B), muut tietojärjestelmät jotka on otettava huomioon arkaluonteisten asiakas- ja potilastietojen suojaamisen kannalta 8. Tietojärjestelmäkohtaiset ohjeet ja suunnitelmat: Järjestelmien osalta joilla on vaikutusta asiakas- tai potilastietojen käsittelyyn, tietoturvaan tai tietosuojaan 13.5.2015 THL/OPER 31

Luku 2 Suunnitelman kohteet Selvitetään ne tahot, jota tämä Omavalvontasuunnitelma koskee Laaditaan kuvaus suunnitelman hyödyntämisestä tietojärjestelmien käytössä, käytön valvonnassa, hankinnoissa ja kehitystyössä sekä tähän mahdollisesti liittyvissä päätöksissä Kuvataan myös, miten omavalvontasuunnitelman toteutumisen seurannan menettelytavat on suunniteltu. Menettelytapojen on oltava todennettavissa tarkastusten yhteydessä 13.5.2015 THL/OPER 32

Kuvattavat tietojärjestelmät Suoraan Kanta-palveluihin liitettävät A- luokan tietojärjestelmät Asiakas- ja potilastietoja käsittelevät B- luokan tietojärjestelmät Asiakas- ja potilastietojen asennukseen, ylläpitoon ja päivitykseen vaikuttavat ja niissä huomioitavat tietojärjestelmät 13.5.2015 THL/OPER 33

Luku 3 Yleiset tietoturvakäytännöt Sisällytettävä kuvaukset tai viittaukset seuraavista asioista: Tietoturvapolitiikka: tiedot sen tarkastamisen ja kehittämisen käytännöistä Yleistiedot: tietoturvan vastuutuksesta, organisoinnista, seurannasta ja valvonnasta sekä tietosuojavastaavista Koulutus, ohjeistus, kokemus ja niiden seuranta Toimintamallien koulutus ja perehdytys Tietojärjestelmien käyttökoulutus Riittävä kokemus Ohjeet ja koulutus potilastietojen käsittelystä 13.5.2015 THL/OPER 34

Koulutusmalli ja seurantakäytänteet Koulutus, ohjeistus ja käyttökokemus ja niiden seuranta Sisällytetään mahdolliset viittaukset erillisiin koulutus- ja/tai osaamisen ja käyttökokemuksen seurannan suunnitelmiin Kuvataan miten varmistetaan, että henkilöstölle on annettu koulutus tietojärjestelmien käyttöön, potilas- ja asiakastietojen käsittelyyn sekä tietosuoja- ja tietoturva-asioihin Miten seurataan ja ylläpidetään henkilöstön osaamista ja kokemusta Toimintamallien koulutus ja perehdytys Miten huolehditaan toimintamallien perehdytykseen ja koulutukseen liittyvistä toimintatavoista ja koulutussuunnitelmista Miten koulutusten toteutumista ja oppimista seurataan (esim. todistukset tai ylläpidettävät tiedot koulutuksiin osallistumisista arkistoidaan) 13.5.2015 THL/OPER 35

Tietojärjestelmän koulutusmalli ja seurantakäytänteet Tietojärjestelmien käyttökoulutus Miten nyt huolehditaan tietojärjestelmien käyttökoulutukseen liittyvistä toimintatavoista ja koulutussuunnitelmista Miten nyt koulutusten toteutumista ja oppimista seurataan (esim. todistukset tai ylläpidettävät tiedot koulutuksiin osallistumisista) Riittävä kokemus Miten nyt varmistetaan ja todennetaan käytössä olevien asiakas- ja / tai potilastietojärjestelmien käytön vaatima kokemus Miten on järjestetty käyttäjien ohjaus Ohjeet ja koulutus potilastiedon käsittelystä Miten ohjeet potilastietojen käsittelystä ja palvelujen antajan henkilöstön koulutuksesta potilastietojen käsittelyyn sekä henkilöstön tietämyksen ylläpito on dokumentoitu ja todennettavissa 13.5.2015 THL/OPER 36

Luku 4 Käyttöympäristön tietoturvakäytännöt Kuvataan, mistä on saatavissa tiedot tai kuvaukset: Menettelyt virhe- ja ongelmatilanteista Järjestelmien käyttöohjeiden hallinnoinnista ja saatavuudesta Järjestelmien asennuksesta ja ylläpidosta yleisesti Tilojen, työasemien, tallennusvälineiden ja tulosteiden turvallisuudesta Muista käyttöympäristön tietoturvakäytännöistä 13.5.2015 THL/OPER 37

Menettelyt virhe- ja ongelmatilanteissa Kuvataan selvittelykäytänteet ja määritellään vastuut verkko- tai tietoliikenneongelmien selvittelyssä järjestelmien käyttöön liittyvien ongelmien yhteydessä havaittujen tai toteutuneiden tietoturva- tai tietosuoja-uhkien tai ongelmien hallintamallit ja käytäntö Ohjeistetaan A tai B järjestelmien olennaisten vaatimusten täyttymisessä havaittujen merkittävien poikkeamien ilmoittamisprosessi Organisaation sisällä Tietojärjestelmän valmistajalle Kelalle huomioiden häiriöviestintäohje ( mikäli A-luokan järjestelmä ) Valviralle, jos poikkeama aiheuttaa merkittävän riskin potilasturvallisuudelle 13.5.2015 THL/OPER 38

Järjestelmien käyttöohjeiden hallinnointi ja saatavuus Kuvataan ja dokumentoidaan asiakas- ja / tai potilastietojärjestelmien käyttöohjeiden hallinnointi ja saatavuus henkilöstön perehdyttäminen ja sen toteuman todennettavuus Valmistajien ohjeiden hallintakäytännöt, päivittäminen ja jakelu Kuvataan tietojärjestelmäpalvelun tuottajan ajantasaisten ja riittävien käyttöohjeitten Hankinta ja saanti Päivittäminen ja jakelu ohjelmiston ja versiopäivitysten muutoksessa Varmistus- ja todentamiskäytäntö: tietojärjestelmiä käytetään valmistajan antamien ohjeiden mukaisesti tai niitä sovelletaan tarkoituksenmukaisesti 13.5.2015 THL/OPER 39

Järjestelmien asennus ja ylläpito yleisesti Kuvataan yleisellä tasolla: Mikäli järjestelmäkohtaiset seikat poikkeavat määritellyistä seikoista, ne voi kuvata lukuun 8, erikseen Määritellään järjestelmien asennuksen, ylläpidon ja päivityksen roolit ja vastuut Tarkennetaan ylläpitotehtävien vaatima koulutus, ammattitaito ja asiantuntemus Kuvataan järjestelmien muutoshallinnan, testauksen ja hyväksymisen menettelytavat 13.5.2015 THL/OPER 40

Tilojen, työasemien, tallennusvälineiden ja tulosteiden sekä muun ympäristön turvallisuuden hallinta Kuvataan ja luetellaan seuraavat turvallisuustekijät: Suojattavat fyysiset tilat ja niiden suojauskäytännöt Työasemien sijoittuminen, lukittuminen ja suojaus sivullisilta Työasemien virus- ja haittaohjelmilta suojautuminen Mobiililaitteiden ja ympäristöjen suojauskäytännöt, PIN-koodien hallinta, SIM-korttien hallinta, ohjelmalliset suojaukset Oheisohjelmistojen asentaminen työasemille, palvelimille ja mobiililaitteille Tulosteiden turvallisuus ja tulosteiden turvallisen käsittelyn käytännöt Ulkoiset tallennuslaitteet ja tallennusvälineet Yleiset käyttöympäristön tukipalvelut, Operaattoreitten ja tietoliikenteen vastuut ja niiden sisällyttäminen sopimuksiin Etäyhteydet, langattomat verkot ja reitittimet 13.5.2015 THL/OPER 41

Luku 5 Käyttövaltuuksien, pääsynhallinnan ja käytönseurannan säännöt Laadittava kuvaukset, viittaukset ja toteuma asioista: Käyttäjäryhmät Mistä on saatavissa dokumentaatio niistä käyttäjäryhmistä, jotka käyttävät asiakas- ja/tai potilastietojärjestelmiä. Kanta-palveluihin osalta tulee olla dokumentoituna käyttäjäryhmien Kanta-palveluiden käyttöoikeudet ja -aika Käyttövaltuushallinnan ja käytön seuranta ja välineet Käyttövaltuuksien hakemisen, myöntämisen, seurannan, muuttamisen, tarkistamisen/varmistamisen ja poistamisen käytännöt ja missä niitä hallinnoidaan ja kuka hyväksyy pyynnöt Käyttäjien tunnistamisen ja todentamisen käytännöt, lokien hallinta ja käytön seurannan käytännöt Toimintamalli ja toteuma havaittaessa lainvastaista asiakas- tai potilastietojen käsittelyä pitää olla todennettavissa Laadittava myös kuvas Kelan lokitietojen saanti- ja hankintaprosessista seurannan ja valvonnan toteuttamiseksi 13.5.2015 THL/OPER 42

Luku 6 Kanta-palvelujen käytön tietoturvakäytännöt Voidaan kuvata myös aiempien lukujen vastaavien kohtien yhteydessä Kuvataan Kanta-palvelujen edellyttämien Tunnistamis- ja todentamisratkaisujen toteuttaminen Varmenneratkaisujen toteuttaminen (eri tyyppiset varmenteet) Käyttövaltuuksien hallinta ja kytkentä työntekijöiden työrooleihin Kantapalvelujen käytön seuranta ja valvonta erityisen huolella, koska saatavilla muiden palvelun tarjoajien luovutustietoa Kanta-palvelujen pääsynhallinnan toteuttaminen Sosiaali- ja terveydenhuollon dokumenttien ja rekisterien erottaminen Vaatimuksenmukaisuustodistuksen edellyttäminen ja vastuut Kansallisten mallien hallinta Häiriötoimenpiteet huomioiden kansallinen häiriö- ja muutosohjeet 13.5.2015 THL/OPER 43

Luku 7 Tietojärjestelmäluettelo tai viite Kanta-palveluihin liitettävät järjestelmät (luokka A): Järjestelmä, versio, toimittaja, yhteystiedot, vaatimuksenmukaisuustodistus Muut asiakas- tai potilastietoja käsittelevät järjestelmät (luokka B) Järjestelmä, versio, toimittaja, yhteystiedot Muut tietojärjestelmät, jotka otettava huomioon arkaluonteisten asiakas- ja potilastietojen suojaamisen kannalta Järjestelmä, versio, toimittaja, yhteystiedot 13.5.2015 THL/OPER 44

Luku 8 Tietojärjestelmäkohtaiset ohjeet ja suunnitelmat Soveltuvin osin samantyyppiset kuvaukset kuin aiempien lukujen vastaavissa osioissa: Esim. A-luokkaan kuuluva: Järjestelmä, versio, toimittaja, yhteystiedot Käyttötarkoitus Käyttäjäryhmät Käyttöohjeet Ohjeiden päivittäminen ja jakelu Menettelyt virhe- ja ongelmatilanteissa Järjestelmäkohtaiset tukipalvelut Asennus- ja ylläpitovastuut ja -vaatimukset Menettelytavat ja vastuut virhe- ja poikkeustilanteissa Käyttövaltuushallinta järjestelmässä Tunnistautuminen järjestelmässä Lokit Järjestelmän lukittuminen Kantaan liittyvän järjestelmän vaatimustenmukaisuustodistuksen tietojen varmistaminen Järjestelmän tiedot Valviran rekisterissä 13.5.2015 THL/OPER 45

Kiitos! Kysymyksiä ja lisätietopyyntöjä voi lähettää kantapalvelut@thl.fi Esityksen kokoamisessa mukana Kehittämispäälliköt Juha Mykkänen ja Anna Kärkkäinen Lisätietoja sertifioinnista ja omavalvonnasta: Tiedon ja vaatimusten yhdenmukaistaminen https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-jaterveysalalla/tiedon-ja-vaatimustenyhdenmukaistaminen Kanta sertifiointi http://www.kanta.fi/web/ammattilaisille/sertifiointi Yksityiset http://www.kanta.fi/web/ammattilaisille/potilastiedonarkiston-kayttoonoton-kasikirja 13.5.2015 THL/OPER 46