Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä Pegasos-potilastietojärjestelmä/SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka -tietokanta SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka Sivulantie 11 43100 SAARIJÄRVI 3 Rekisterin vastuuhenkilö SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka Johtava ylilääkäri Sakari Ritala Puh: 044 459 8523 Sähköposti: sakari.ritala@saarikka.fi 4 Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Johtava ylilääkäri Sakari Ritala Saarijärven terveysasema Järjestelmäasiantuntija, Pegasos-vastuupääkäyttäjä Marja Laitinen Saarijärven terveysasema 5 Rekisterin käyttötarkoitus Potilaan tutkimusten ja hoidon suunnittelu ja toteutus Rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu
Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 2/5 Osarekisterit: hoidon järjestely neuvola kouluterveydenhuolto opiskelijaterveydenhuolto vastaanotto (potilaskertomus) fysioterapia sosiaalityöntekijän tiedot psykologin tiedot puheterapeutin tiedot osastohoito kotisairaanhoito mielenterveystyö maksutiedot 6 Rekisterin pitämisen peruste Asiakassuhde Kehittämistoiminta Kansanterveyslaki Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 7 Rekisterin tietosisältö - Asiakkaan henkilötiedot - Asiakkaan nimeämä yhteyshenkilö, alaikäisen potilaan huoltaja - Asiakkaan hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot - Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot 8 Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet Asiakastiedot saadaan asiakkaalta ja väestörekisteristä Järjestelmään tietoja saadaan hoitoyksiköissä syntyvän tiedon perusteella
Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 3/5 9 Säännönmukaiset tietojen luovutukset 9 a Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus Potilastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13, muut.653/2000) 1. Potilaan suostumuksella 2. Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla 3. toimintayksikön/stm:n luvalla tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/99) 28 ) Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksia varten (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/89) 3, tartuntatautilaki (589/86) 23 a ). Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ovat tällä hetkellä: Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen ylläpitämät: hoitoilmoitusrekisteri syntyneiden lasten rekisteri raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri syöpärekisteri epämuodostumarekisteri näkövammarekisteri Lääkelaitoksen ylläpitämät: lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri implanttirekisteri huumausaineseurantarekisteri Kansanterveyslaitoksen ylläpitämä: tartuntatautirekisteri rokotusten haittavaikutusrekisteri Muut mahdolliset luovutuksen saajat: potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle Kansaneläkelaitokselle ja sosiaalitoimelle
Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 4/5 Tietojen luovutus toiseen terveydenhuollon yksikköön: jatkohoitotilanteessa potilaan potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle potilaan kirjallisella suostumuksella lähetetään tuloste/valokopio kirjattuna kirjeenä suostumus ja kuitti kirjauksesta tulee säilyttää 10 Rekisterin käyttö Potilastiedot on säädetty salassa pidettäväksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan ao. potilaan hoitoon ja siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 ). Potilasrekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn (ATK) avulla; tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla ja potilastietojen käyttöä valvotaan. 11 Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin Pegasos-potilastietojärjestelmän tietokanta yhdistetään ProWellness hoitojärjestelmän rekisteriin (oma rekisteriseloste). 12 Rekisterin suojaaminen Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä (pääkäyttäjät) koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen järjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä sijaitsee Keski-Suomen sairaanhoitopiirin palvelimella ja sitä käytetään (tietojen tallennus ja pääkäyttäjien tietokantaan pääsy) omilta työasemilta. Järjestelmän palvelin säilytetään lukituissa tiloissa. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Tietojen tallennus perustuu hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttöoikeudet. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja sisältää toiminnon mukaiset rajaukset. Manuaalisia ja arkistoitavia asiakirjoja muodostuu niiltä osin, kun niitä ei voida toteuttaa Pegasos-potilastietojärjestelmän avulla.
Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 5/5 13 Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään Pegasos-potilastietojärjestelmä-tietokannassa. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistoviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 14 Rekisteröidyn informointi 15 Tarkastusoikeus 16 Tiedon korjaaminen 17 Rekisterihallinto Informointi suoritetaan asiakaspalvelutilanteessa ja avoterveystoimipisteiden ilmoitustauluilla. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti terveystoimen työntekijälle tai kirjallisesti. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisena. Pyyntö osoitetaan: hoitavalle lääkärille, hoitoyksikölle tai johtavalle ylilääkärille, joka päättää tietojen luovuttamisesta. Tiedot antaa hoitava lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö; potilaan henkilöllisyys varmistetaan Asiakkaasta kerättyjä tietoja on mahdollista korjata/ täydentää siten, että muutettu tieto siirretään Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokantaan. Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii - Rekisteriselosteen laatimisesta - Rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja luovutetaan - Rekisterin käytön ylläpidosta - Rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä - Rekisterinhoitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään Pegasos-potilastietojärjestelmä-tietokannan vastuuhenkilö on johtava ylilääkäri Sakari Ritala, tietokannan pääkäyttäjänä toimii lisäksi järjestelmäasiantuntija Marja Laitinen. Tietokannan ja ohjelmiston kehittämisestä huolehtii ohjelmiston toimittaja.