Opas harkinnanvaraisten avustusten hakuun museoille
Opas museoiden harkinnanvaraisten valtionavustusten hakemiseen, käyttöön ja selvittämiseen Museovirasto jakaa vuosittain museoille harkinnanvaraisia valtionavustuksia. Määräraha avustuksiin varataan vuosittain valtion talousarviossa, pääasiassa veikkausvoittovaroista. Määrärahasta jaettavia avustustyyppejä on useampia. Tämä ohje koskee lakisääteisen valtionosuuden ulkopuolella oleville museoille jaettavia harkinnanvaraisia valtionavustuksia. Ohje on laadittu Museovirastossa helpottamaan avustushakemuksen ja avustuksen käytöstä vaadittavan selvityksen tekoa. Ohje on viimeksi päivitetty lokakuussa 2013. Sisällys Tarkistuslista avustuksen hakemiseen, käyttöön ja selvittämiseen s. 2 I Mihin museoiden harkinnanvaraiset valtionavustukset on tarkoitettu II Kenelle avustusta myönnetään III Laki säätelee valtionavustuksiin liittyviä perusteita ja menettelyjä IV Maakuntamuseot asiantuntijoina valtionavustusprosessissa V Millainen on hyvä avustushakemus VI Kuinka avustukset käsitellään Museovirastossa VII Avustuksen käyttöä rajaavat ehdot VIII Millainen on hyvä selvitys avustuksen käytöstä IX Lisätietoja 3 5 6 8 10 12 14 15 17 Liite 1. Maakuntamuseoiden aluejako Liite 2. ESIMERKIT hyvistä suunnitelmista ja kustannusarvioista Liite 3. ESIMERKIT hyvistä sanallisista selonteoista ja menoerittelyistä 1
Tarkistuslista avustuksen hakemiseen, käyttöön ja selvittämiseen Lue hyvin tämä opas Tarkista, että yhteisönne täyttää hakijalta vaadittavat edellytykset (ks. luku 2), ja pohdi, vastaako suunnittelemanne hanke jotain niistä käyttötarkoituksista, joihin museoiden harkinnanvaraisia avustuksia myönnetään (ks. luku 1). Ota yhteyttä oman alueenne maakuntamuseotutkijaan (ks. luvut 4 ja 9) Keskustele tutkijan kanssa hankkeesta, johon aiotte avustusta hakea, keskustele myös hankesuunnitelmasta ja kustannusarviosta. Laadi avustushakemus (ks. luku 5) Täytä hakemuskaavake, kirjoita huolella suunnitelma avustuksen käytöstä sekä kustannusarvio, liitä hakemukseen kaikki vaadittavat liitteet. Lähetä hakemus liitteineen Museovirastoon Ota hakemuksesta ja sen liitteistä kopiot myös itsellesi, lähetä kopio hakemuksesta ja sen liitteestä 4 maakuntamuseotutkijalle (ks. luku 4). Lue tarkasti Museovirastolta saamasi avustuspäätöskirje (ks. luku 7) Käytä avustus ainoastaan siihen tarkoitukseen, joka avustuspäätöksessä mainitaan; käytä avustus sen vuoden aikana, jona se on myönnetty. Kerro maakuntamuseotutkijalle käynnistäväsi avustuksella tehtävät työt ja neuvottele hänen kanssaan työtavoista. Jos avustuksen käytössä ilmaantuu ongelmia, lue tästä oppaasta luku 7 ja ota yhteyttä maakuntamuseotutkijaan tai Museoviraston kehittämispalveluihin (ks. luku 7 ja luku 9). Laadi selvitys avustuksen käytöstä (ks. luku 8) Tarkista päätöksestä, milloin selvitys on viimeistään jätettävä. Täytä selvityskaavake, kirjoita huolella sanallinen selvitys avustuksen käytöstä sekä yksityiskohtainen menoerittely, liitä selvitykseen kaikki vaadittavat liitteet. Toimita Museovirastolle selvitys avustuksen käytöstä määräaikaan mennessä Ota selvityksestä ja sen liitteistä kopiot myös itsellesi. Lähetä kopio selvityksestä ja sen liitteestä 1 maakuntamuseotutkijalle (ks. luku 4). 2
I Mihin museoiden harkinnanvaraiset valtionavustukset on tarkoitettu Avustuksilla tuetaan museotoimintaa ja edistetään kulttuuriperinnön säilymistä. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi museoiden harkinnanvaraisia avustuksia voidaan myöntää: I museokokoelmien inventointiin, sähköiseen luettelointiin, konservointiin ja hoitoon; perusnäyttelyiden uusimiseen ja museotoiminnan suunnitelmiin; museorakennusten palo- ja murtosuojauksen parantamiseen; museorakennusten kunnostussuunnitelmiin ja -töihin, joilla tähdätään museokokoelmien säilytysolosuhteiden parantamiseen, museorakennusten säilymiseen tai museotoiminnan edistämiseen osa avustuksista voidaan myöntää paikallismuseotoimintaa edistäviin hankkeisiin, joiden tavoitteena on uusien yhteistyömuotojen ja toimintatapojen sekä hyvien käytäntöjen löytäminen. Osalla avustuksilla halutaan tukea kehittämishankkeita, jotka hyödyntävät innovatiivisesti museon omia lähtökohtia (toimintaympäristö, kumppanuudet, erikoisala jne.). Avustettavan toiminnan tulee liittyä seuraaviin teemoihin: vapaaehtoistyön tukeminen ja kehittäminen paikallisen identiteetin ja yhteisöllisyyden vahvistaminen kulttuuriperintökasvatus uudet toimintatavat sekä yhteistyökumppanuudet ja -muodot yhteistyö- ja koulutushankkeet, jotka liittyvät museoiden kokoelmiin ja rakennusperintöön. Avustusta ei myönnetä museon tavanomaisten toimintamenojen kattamiseen. Tavanomaisilla toimintamenoilla tarkoitetaan esimerkiksi museon avoinnapitoon ja opastuksiin liittyviä menoja sekä kiinteistömenoja, kuten lämpö-, sähkö- ja vesikustannuksia. Avustusta ei myöskään myönnetä: museon perustamiskustannuksiin museorakennusten siirtokustannuksiin työvälineinä toimivien laitteiden tai ohjelmistojen hankintaan 3
Avustusta ei lähtökohtaisesti myönnetä työvälineinä toimivien laitteiden, kuten esimerkiksi tietokoneen, skannerin, pölynimurin tai konservointiin ja rakennusten korjauksiin tarvittavien laitteiden hankintaan. Avustus mahdollistaa kuitenkin yleensä työvälineiden vuokraamisen. Avustusta ei myöskään myönnetä tietokoneohjelmistojen tai -sovellusten hankintaan. Palo- ja murtosuojauksen tai esimerkiksi näyttelyn valaistuksen parantamiseen tarvittaviin laitteisiin avustusta voidaan myöntää. I Museoiden harkinnanvaraista valtionavustusta ei myönnetä kansalliseksi rahoitusosuudeksi EU-hankkeisiin. Harkinnanvaraista avustusta voi kuitenkin hakea samana vuonna johonkin muuhun tarkoitukseen. Silloin on kuitenkin hakemuksessa hyvä selkeästi osoittaa, että kyse on kahdesta eri hankkeesta. Avustuksia ei ole tarkoitettu opinto- ja kurssimatkoihin. Avustusta ei myönnetä talkootyön laskennallisiin kustannuksiin. Sen sijaan avustusta voidaan pääsääntöisesti käyttää talkoovakuutuksiin sekä kohtuullisiin kuljetus- ja ravitsemuskustannuksiin. 4
II Kenelle avustusta myönnetään Avustuksia myönnetään museoille, jotka ovat kunnan, yhdistyksen tai säätiön omistuksessa eivät kuulu lakisääteisen valtionosuuden piiriin (museolaki 729/1992, 1166/1996). II Mikäli paikallismuseo on osa valtionosuuden piirissä olevaa ammatillista museota, mutta sen toiminnasta vastaa yhdistys tai säätiö, voidaan avustusta myöntää myös museotoiminnasta vastaavalle toimijalle. Tällöin hakemuksen liitteenä tulee toimittaa voimassaoleva yhteistyösopimus, josta selviää osapuolten vastuut ja työnjako sekä hakijaosapuolen sitoutuminen pitkäjänteiseen museotoiminnan suunnitteluun ja toteuttamiseen. Museoilta edellytetään myös, että ne ovat ainakin kesäaikaan säännöllisesti avoinna yleisölle. Tilauksesta tai sopimuksesta aukipitoa ei katsota säännölliseksi aukioloksi. Jos aukipidolle on väliaikainen merkittävä este, kuten esimerkiksi laaja korjaustyö, voidaan avustusta kuitenkin myöntää. yhdistysten ja säätiöiden ylläpitämillä museoilla museotoiminta kuuluu sääntömääräisiin tehtäviin ja museokokoelmien säilyminen on sääntöjen perusteella turvattu myös siinä tapauksessa, että yhdistys / säätiö purkautuu tai muutoin lopettaa toimintansa. sillä ei ole käytössään edellisen vuoden avustusta tai osaa siitä. Mikäli hakija ei täytä kaikkia edellä mainittuja edellytyksiä, avustusta ei voida myöntää. Tiedot tarkastetaan hakulomakkeesta sekä sen liitteeksi pyydetyistä yhteisön säännöistä. Hakuprosessin sujuvuuden varmistamiseksi on tärkeää, että kaikki lomakkeen tarvittavat tiedot on täytetty, ja että pyydetyt liitteet ovat hakemuksessa valmiiksi mukana. 5
III Laki säätelee valtionavustuksiin liittyviä perusteita ja menettelyjä Avustuksen myöntämisessä, maksatuksessa, käytössä ja selvittämisessä noudatetaan valtionavustuslakia (688/2001). Valtionavustuslaissa säädetään niistä perusteista ja menettelyistä, joita on noudatettava myös museoiden avustuksia myönnettäessä. III Laki edellyttää, että avustuksen hakijan tulee hakemuksen yhteydessä antaa Museovirastolle riittävät tiedot valtionavustuksen käyttötarkoituksesta sekä seikoista, joita se tarvitsee avustuspäätöksen tekemiseksi. Sen vuoksi valtionavustusta tulee hakea kirjallisesti avoimen haun kautta ja liittää hakemukseen pyydetyt tiedot. Museovirasto tiedottaa mahdollisuudesta hakea valtionavustusta ja hakumenettelystä sekä antaa tietoja valtionavustuksen myöntämisen edellytyksistä ja valtionavustuksen ehdoista. Laki edellyttää, että Museovirasto lähettää avustuksen hakijalle kirjallisen avustuspäätöksen. Jos avustus on myönnetty, päätöksestä käy ilmi avustuksen käyttötarkoitus. Päätöksessä voi lisäksi olla avustuksen käyttöä koskevia ehtoja tai rajoituksia. Lain perusteella avustuksen saa käyttää ainoastaan avustuspäätöksen mukaiseen tarkoitukseen. Avustuksen saajan on myös noudatettava päätöksen mahdollisia muita ehtoja ja rajoituksia. Laissa edellytetään myös, että avustuksen saajan tulee antaa Museovirastolle avustuksen käytön valvomiseksi oikeat ja riittävät tiedot, sekä ilmoittaa mahdollisista valtionavustuksen käyttöön vaikuttavista muutoksista viipymättä. Lain mukaan Museoviraston on huolehdittava avustuksen asianmukaisesta ja riittävästä valvonnasta hankkimalla käyttö- ja seurantatietoja. Museovirasto voi myös pyytää ulkopuolista asiantuntijaa avustamaan valvonnassa. Laki edellyttää, että valtionavustuksen saaja palauttaa viipymättä virheellisesti tai perusteettomasti saamansa valtionavustuksen tai sen osan. Avustus tulee palauttaa myös, jos sitä tai sen osaa ei voida käyttää valtionavustuspäätöksessä edellytetyllä 6
tavalla, eikä Museovirasto ole myöntänyt käyttötarkoituksen muutosta. Jos palautettava määrä on enintään 10 euroa, se saadaan jättää palauttamatta. Laki edellyttää puolestaan Museoviraston perimään takaisin avustuksen tai sen osan, jos valtionavustuksen saaja on III 1) jättänyt palauttamatta käyttämättä jääneen avustuksen tai sen osan; 2) käyttänyt valtionavustuksen olennaisesti muuhun tarkoitukseen kuin se on myönnetty; 3) antanut väärän tai harhaanjohtavan tiedon asiasta, joka on voinut olennaisesti vaikuttamaa avustuksen saantiin, määrään tai ehtoihin, tai salannut sellaisen seikan; 4) muutoin olennaisesti rikkonut avustuksen käyttämistä koskevia säännöksiä tai avustuspäätökseen otettuja ehtoja. 7
IV Maakuntamuseot asiantuntijoina valtionavustusprosessissa Museoiden harkinnanvaraiset avustukset käsitellään yhteistyössä maakuntamuseoiden kanssa. Jokainen museo kuuluu sijaintikuntansa perusteella jonkin Suomen 21 maakuntamuseon alueeseen (ks. liite 1). IV Maakuntamuseoiden tehtävänä on edistää ja ohjata museotoimintaa sekä antaa asiantuntija-apua museoasioihin liittyvissä kysymyksissä, kukin omalla alueellaan. Maakuntamuseot ovat oman alueensa asiantuntijoita, joista löytyy monipuolista osaamista kokoelmien hoidosta ja luetteloinnista kulttuuriympäristöön ja rakennuskorjauksiin liittyviin kysymyksiin. Jokaisessa maakuntamuseossa työskentelee maakuntamuseotutkija, jonka tehtävä on neuvoa ja tukea alueellaan toimivia museoita erilaisissa museotoimintaan liittyvissä kysymyksissä. Maakuntamuseotutkijat tuntevat hyvin alueensa museotoimintaa ja museokohteita ja he toimivat sen vuoksi asiantuntijoina museoiden valtionavustusprosessissa. Maakuntamuseotutkijoiden tehtävänä on myös neuvoa ja valvoa avustusten käyttöä. Avustushakemus: Avustusten käsittelijä Museovirastossa käy läpi kunkin maakuntamuseon alueelta tulleet avustushakemukset yksitellen alueen maakuntamuseotutkijan kanssa. Avustushakemukselle onkin eduksi, jos maakuntamuseotutkija tuntee museokohteen, johon avustusta haetaan sekä haettavan avustuksen käyttötarkoituksen. Avustuksen hakijan kannattaa olla yhteydessä maakuntamuseotutkijaan ja keskustella tämän kanssa haettavan avustuksen käyttötarkoituksesta ja sen taustoista jo siinä vaiheessa kun avustusta päätetään hakea. Silloin kun avustusta haetaan museorakennusten korjauksiin, on erityisen tärkeää, että maakuntamuseotutkija tuntee avustuksen käyttötarkoituksen ja taustat. Kun kysymys on kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden rakennusten korjauksista, maakuntamuseoiden neuvonta- ja valvontavastuu korostuvat. On erittäin suositeltavaa lähettää hakemuksesta sekä suunnitelmasta ja kustannusarvioista (liite 4) kopiot oman alueen maakuntamuseotutkijalle. 8
Avustuksella tehtävät työt: Avustuspäätöksessä todetaan, että avustuksella suoritettavat työt on tehtävä maakuntamuseon valvonnassa. Avustuksen saajan tulee siis ottaa yhteyttä oman alueensa maakuntamuseotutkijaan ja kertoa tälle työn käynnistymisestä sekä toteuttamistavoista. Maakuntamuseotutkijan kanssa on hyvä neuvotella siitä, miten työ kannattaa tehdä. Lisäksi maakuntamuseotutkijan puoleen kannattaa kääntyä työn edetessä, ainakin silloin jos ilmenee muutostarpeita, kysymyksiä tai ongelmia. Tutkija osaa neuvoa myös, milloin on tarpeen anoa avustuspäätöksen käyttötarkoituksen muutosta. IV Selvitys avustuksen käytöstä: Kopio avustuksen käytön selvityksestä on hyvä lähettää oman alueen maakuntamuseotutkijalle. Maakuntamuseotutkijan tehtävä on tarkastaa avustuksella tehdyn työn tulokset. Maakuntamuseotutkijat antavat vuoden lopussa Museovirastolle arvionsa oman alueensa avustuksella toteutettujen hankkeiden onnistumisesta, museoiden omien selvitysten lisäksi. 9
V Millainen on hyvä avustushakemus Museoiden harkinnanvaraista avustusta haetaan siihen tarkoitetulla erillisellä kaavakkeella. Kaavakkeen voi tulostaa Museoviraston verkkosivuilta osoitteesta: http://www.nba.fi/fi/avustukset/museoiden_harkinnanvaraiset V Hakemuskaavakkeen lopussa on luettelo hakemukseen vaadittavista liitteistä: 1) Yhteisön viimeisin toimintakertomus. Kunnallisten museoiden osalta riittää museotoimen toimintakertomus. 2) Yhteisön säännöt. 3) Yhteisön tuloslaskelma, tase ja tilintarkastuskertomus edelliseltä tilikaudelta. Kunnallisten museoiden osalta riittää selvitys museotoimen menoista. 4) Haettavan valtionavustuksen käytöstä laadittu suunnitelma ja kustannusarvio. 5) Selvitys kaikista kolmen edellisen vuoden aikana valtiolta, kunnalta, seurakunnalta tai muulta julkisyhteisöltä saaduista avustuksista ja avustuslainoista, niiden määristä ja käyttötarkoituksista. Avustuspäätöstä tehtäessä liitteissä olevat tiedot ovat keskeisiä, sen vuoksi on erittäin tärkeää, että kaikki liitteet ovat hakemuksen mukana. Mikäli hakemuksessa ei ole vaadittavia liitteitä, avustusten käsittely voi viivästyä. Haettavan avustuksen käytöstä tulee laatia suunnitelma ja kustannusarvio (liite 4). Kirjallinen suunnitelma Suunnitelman ei tarvitse olla pitkä, mutta sen tulee antaa selkeä ja riittävä kuva siitä käyttötarkoituksesta, johon avustusta haetaan. Suunnitelmassa on hyvä selostaa lyhyesti niitä taustoja, joihin perustuen museolle on päätetty hakea avustusta sekä perustella hankkeen tärkeys. Lisäksi suunnitelmassa tulee selostaa mitä avustuksella on tarkoitus saada aikaan ja miten. Jos suunniteltu hanke on laajempi kuin se toiminta, johon valtionavustusta haetaan tai hanke kestää useamman vuoden, tulee suunnitelmassa selkeästi rajata se käyttötarkoitus, johon valtionavustusta haetaan. 10
Kustannusarvio Kustannusarviossa tulee esittää mahdollisimman tarkasti eritelty laskelma perusteluksi haettavan avustussumman käytöstä. Jo kustannusarviota laadittaessa on hyvä huomioida museoille myönnettyjen avustusten tyypilliset summat (Vuonna 2012 keskimääräinen avustussumma oli 4 200 euroa ja korkein avustussumma oli 6 700 euroa). V Jos suunniteltu hanke on laajempi kuin se osa, johon valtionavustusta haetaan, tulee kustannusarviossa selkeästi osoittaa, mikä osa kustannuksista on tarkoitus kattaa haetulla valtionavustuksella. Laajemmassa hankkeessa valtionavustushakemukselle on eduksi, jos hakija voi kustannusarviossa esittää, että sillä on käytettävissä hankkeeseen hakemansa avustuksen lisäksi myös omaa toimintarahoitusta, tai että se saa rahoitusta hankkeeseen myös muilta tahoilta. Tällöin on kuitenkin osoitettava, että eri tahojen rahoitus kohdennetaan hankeen eri osa-alueisiin. Selkeä, hyvin perusteltu suunnitelma ja eritelty, realistinen kustannusarvio auttavat arvioimaan hankkeen tarpeellisuutta ja toteuttamismahdollisuuksia. Liite 2. ESIMERKIT hyvistä suunnitelmista ja kustannusarvioista 11
VI Kuinka avustukset käsitellään Museovirastossa Museoiden harkinnanvaraista avustusta haetaan Museovirastolta avustusvuotta edeltävän vuoden lokakuun loppuun mennessä. Myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. VI Kopio avustushakemuksesta sekä siihen liittyvä suunnitelma ja kustannusarvio (liite 4) on hyvä lähettää oman alueen maakuntamuseotutkijalle, joka osallistuu sen arviointiin. Museovirasto saa vuosittain noin 200 museoiden perinteisiin avustuksiin liittyvää hakemusta ja yhteenlaskettu haettu avustussumma on viime vuosina ollut 1,3 milj. 1,5 milj. euroa. Avustusta on myönnetty vuosittain noin 130 hakijalle, ja jaettava avustussumma on ollut 522 000 (2011) 630 000 (2012) euroa. Museovirastossa avustusten käsittelyprosessi aloitetaan tarkastamalla, että hakemuksissa on mukana edellytetyt liitteet (ks. luku 5). Samalla tarkastetaan, että museon ylläpitäjän säännöissä on vaadittavat maininnat museotoiminnasta ja kokoelmien säilymisestä ja että hakija myös muuten täyttää vaadittavat edellytykset (ks. luku 2). Tämän jälkeen hakemusten käsittelijä käy uudestaan hakemukset läpi perehtyen hakemusten liitteenä oleviin suunnitelmiin ja kustannusarvioihin haettavan avustuksen käytöstä. Hakemukseen liitettävän suunnitelman kirjoittamiseen ja kustannusarvion laatimiseen kannattaa nähdä vaivaa (ks. luku 5), sillä niiden perusteella avustushakemusten käsittelijä muodostaa näkemyksensä kunkin hankkeen tarpeellisuudesta, kiireellisyydestä ja toteuttamismahdollisuuksista sekä kaikkien hakemusten tärkeysjärjestyksestä. Tässä yhteydessä hakemusten käsittelijä keskustelee kunkin maakuntamuseotutkijan kanssa alueelta tulleista hakemuksista ja esittää niistä mahdollisia lisäkysymyksiä. Hakemuksille onkin eduksi, jos maakuntamuseotutkija tuntee hankkeet joihin avustusta haetaan (ks. luku 4). Museoiden harkinnanvaraiset avustuskohteet ja -summat harkitaan nimensä mukaisesti tapauskohtaisesti. Edellä kuvattujen vaiheiden perusteella hakemusten 12
käsittelijä tekee esityksen museoiden harkinnanvaraisten avustusten jakamiseksi. Päätöksen avustusten jakamisesta tekee Museoviraston pääjohtaja esityksen perusteella. Kun päätös avustusten jakamisesta on tehty, lähetetään kaikille hakijoille avustuspäätöskirje, josta selviää onko hakijalle myönnetty avustusta vai ei. Mikäli hakijalle on myönnetty avustus, selviää avustuspäätöksestä myös käyttötarkoitus, johon avustus on myönnetty sekä avustussumma. Päätös on hyvä lukea huolella, sillä avustus on voitu kohdentaa rajatumpaan käyttötarkoitukseen kuin mihin hakija on avustusta alun perin hakenut. VI Avustuspäätöksessä mainitaan maakuntamuseo, jonka valvonnassa avustettava työ on tehtävä. Tehdyt avustuspäätökset lähetetään tiedoksi maakuntamuseoille ja Opetus- ja kulttuuriministeriölle. Lisäksi avustuspäätöksestä lähetetään tiedote tiedotusvälineille. 13
VII Avustuksen käyttöä rajaavat ehdot Avustus maksetaan kirjallisen maksatuspyynnön perusteella. Avustuspäätöksen mukana lähetetään maksatuspyyntölomake. VII Avustus saadaan käyttää avustuspäätöksessä mainitusta käyttötarkoituksesta aiheutuviin menoihin. Jos tämä perustelluista syistä on mahdotonta, avustuksen saajan tulee pyytää Museovirastolta avustukselle käyttötarkoituksen muutosta. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti. Avustuksen saajan tulee odottaa uutta päätöstä ennen avustuksen käyttöä. Avustus saadaan käyttää ainoastaan avustuksen myöntämisvuoden aikana. Jos avustusta tai sen osaa ei erittäin perustellusta syystä voida käyttää myöntämisvuoden aikana, avustuksen saajan tulee pyytää Museovirastolta lupa käyttöoikeuden siirtoon seuraavalle vuodelle. Tämäkin hakemus on tehtävä kirjallisesti. Kuten avustuspäätöksessä mainitaan, avustuksella tehtävä työ on tehtävä maakuntamuseon valvonnassa. Jos avustus jää kokonaan tai osittain käyttämättä, eikä Museovirasto ole myöntänyt lisäaikaa avustuksen käytölle, on jäljelle jäänyt avustussumma palautettava. Palautuksen voi tehdä heti, mutta viimeistään se on tehtävä selvityksen yhteydessä. Palautuksen yhteydessä on mainittava avustuspäätöksen diaarinumero. Palautusohjeet ja pankkitilin nimero ovat päätöskirjeen liitteenä. Jos käyttämättä jäänyt summa on enintään 10 euroa, sen voi jättää palauttamatta. Hankkeen menot: Kunkin vuoden osalta hyväksyttäviä menoja ovat kirjanpitolain ja -asetuksen sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan kyseiselle tilikaudelle kirjatut menot. Menoja, jotka ovat syntyneet ennen avustuspäätöksen antamista, ei pääsääntöisesti katsota hyväksyttäviksi menoiksi. Hyväksyttäviä menoja eivät myöskään ole yleishallinnon kulut, talkootyön laskennalliset kustannukset tai myöntö- tai siirtovuoden jälkeen syntyvät menot. Laite- ja kalustomenot eivät lähtökohtaisesti ole hyväksyttäviä menoja. Ne hyväksytään ainoastaan, mikäli ne on sisällytetty avustushakemukseen, eikä niitä avustuspäätöksessä ole suljettu pois avustuksen käytön piiristä. 14
VIII Millainen on hyvä selvitys avustuksen käytöstä Avustuksen käytöstä on tehtävä selvitys Museovirastolle. Selvitys tulee tehdä päätöksessä mainittuun päivämäärään mennessä, päätöksen mukana lähetettävällä selvityslomakkeella, jonka voi myös tulostaa Museoviraston verkkosivuilta http://www.nba.fi/fi/avustukset/museoiden_harkinnanvaraiset VIII Selvityslomakkeen lopussa on luettelo selvitykseen vaadittavista liitteistä: 1) Yksityiskohtainen menoerittely ja selonteko valtionavustuksen käytöstä. 2) Yhteisön toimintakertomus tai muu vastaava selvitys avustuksen käyttövuodelta. Kunnallisten museoiden osalta riittää museotoimen toimintakertomus. 3) Yhteisön tuloslaskelma, tase ja tilintarkastuskertomus avustuksen käyttövuodelta. Kunnallisten museoiden osalta riittää selvitys museotoimen menoista. Selvitystä ei voida hyväksyä, jos siinä ei ole vaadittuja liitteitä. Avustuksen käytöstä tulee laatia sanallinen selonteko ja yksityiskohtainen menoerittely (liite 1). Sanallinen selonteko Sanallisen selonteon ei tarvitse olla pitkä, mutta sen tulee antaa selkeä ja riittävä kuva siitä, mitä avustuksella on tehty ja saatu aikaan. Selonteossa on hyvä kuvailla lyhyesti avustetun hankkeen vaiheet. Lisäksi selonteossa tulee kertoa avustuksella aikaansaaduista tuloksista ja todeta vastaavatko ne hakemuksessa esitettyjä tavoitteita. Selonteossa tulee myös olla selvitys avustuksen käytölle asetettujen ehtojen täyttämisestä, jos avustuspäätöksessä sellaisia on. Jos hanke on ollut laajempi kuin se toiminta, johon valtionavustusta on saatu tai hanke on kestänyt jo useamman vuoden, tulee selonteossa selkeästi eritellä se toiminta, johon kyseessä oleva valtionavustus on käytetty. 15
Yksityiskohtainen menoerittely Avustuksella katetuista kustannuksista tulee tehdä erillinen menoerittely. Pelkkä kirjanpidonraportti ei riitä, vaan menoerittelystä tulee käydä ilmi, mihin hankeen tarkoituksiin eri summat liittyvät. VIII Tositteet tai tositejäljennökset tulee lähettää ainoastaan, jos niitä erikseen pyydetään. Jos hanke on ollut laajempi kuin se osa, johon valtionavustusta on saatu, tulee menoerittelyssä selkeästi osoittaa, mikä osa kustannuksista on katettu kyseessä olevalla avustuksella. Myös silloin, jos hankkeeseen on saatu valtionavustuksen lisäksi muuta rahoitusta, tulee menoerittelyssä näkyä, mikä osa kustannuksista on katettu valtionavustuksella. Liite 3. ESIMERKIT hyvistä sanallisista selonteoista ja menoerittelyistä On tärkeää, että selvitys tehdään huolella, sillä jos avustuksen käytöstä ei saada riittävää selvitystä, peritään myönnetty avustussumma takaisin, eikä uusia avustuksia tulevina vuosina voida myöntää. 16
IX Lisätietoja Museoiden harkinnanvaraisista avustuksista saa lisätietoa Museoviraston verkkosivuilta: http://www.nba.fi/fi/avustukset/museoiden_harkinnanvaraiset Lisätietoja saa myös Museovirastosta sekä oman alueen maakuntamuseosta: IX MUSEOVIRASTO / Kehittämispalvelut PL 913 00101 Helsinki puh. (09) 4050 1 (vaihde) sähköposti: etunimi.sukunimi@nba.fi Yhteystiedot: http://henkilot.nba.fi MAAKUNTAMUSEOT ja MAAKUNTAMUSEOTUTKIJAT: Etelä-Karjalan museo Kristiinankatu 15, Linnoitus PL 239, 53101 LAPPEENRANTA amanuenssi Miikka Kurri, puh. 040 537 0363 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Etelä-Pohjanmaan maakuntamuseo Törnäväntie 23, 60200 SEINÄJOKI maakunta-amanuenssi Risto Känsälä, puh. 0400 664 130 etunimi.sukunimi@seinajoki.fi Helsingin kaupunginmuseo Keski-Uudenmaan maakuntamuseo Sofiankatu 4, 00170 HELSINKI PL 4300, 00099 Helsingin kaupunki maakuntamuseotutkija Ulla Teräs, puh. (09) 3103 6490 etunimi.sukunimi@hel.fi Hämeenlinnan kaupungin historiallinen museo (Kanta-Häme) Kustaa III:n katu 8, 13100 HÄMEENLINNA tutkija Juha Vitikainen puh. (03) 621 2842, 040 511 5841 etunimi.sukunimi@hameenlinna.fi 17
Joensuun museot, Pohjois-Karjalan museo Toimisto: Torikatu 21 C, 80100 JOENSUU amanuenssi Erkki Matikainen, puh. 050 341 9503 etunimi.sukunimi@jns.fi Kainuun museo Asemakatu 4, 87100 KAJAANI maakuntatutkija Senja Säkkinen, puh. (08) 6155 2406 etunimi.sukunimi@kajaani.fi IX Keski-Suomen museo Toimisto: Kilpisenkatu 1 PL 634, 40101 JYVÄSKYLÄ amanuenssi Pirjo Sojakka, puh. (014) 266 4360, 050 562 3027 etunimi.sukunimi@jkl.fi K.H. Renlundin museo Keski-Pohjanmaan maakuntamuseo Toimisto: Pitkänsillankatu 1-3 A 67100 KOKKOLA maakunta-amanuenssi Pirkko Järvelä, puh. 044 780 9758 etunimi.sukunimi@kokkola.fi Kuopion kulttuurihistoriallinen museo (Pohjois-Savo) Kauppakatu 23, 70100 KUOPIO amanuenssi Marianna Falkenberg, puh. 044 718 2618 etunimi.sukunimi@kuopio.fi Kuopion luonnontieteellinen museo Myhkyrinkatu 22, 70100 KUOPIO puh. (017) 182 652 etunimi.sukunimi@kuopio.fi Kymenlaakson museo Tornatorintie 99 B, 48100 KOTKA maakuntamuseotutkija Marja Salmijärvi, puh. 040 350 6367 etunimi.sukunimi@kotka.fi 18
Lahden kaupunginmuseo (Päijät-Häme) Toimisto: Vuorikatu 27 PL 113, 15111 LAHTI tutkija Milla-Lotta Kemiläinen, puh. 050 398 5492 etunimi.sukunimi@lahti.fi IX Lapin maakuntamuseo Pohjoisranta 4, 96200 ROVANIEMI maakuntamuseotutkija Päivi Rahikainen, puh. (016) 322 2791, 050 315 1481 etunimi.sukunimi@rovaniemi.fi Länsi-Uudenmaan maakuntamuseo Villa Ormnäs, Ormnäsintie 3, 10600 TAMMISAARI maakuntamuseotutkija Peter Sjöstrand, puh. (019) 289 2505, 040 542 3154 etunimi.sukunimi@raasepori.fi Pohjanmaan museo Museokatu 3-4 PL 3, 65101 VAASA maakuntamuseotutkija Kaj Höglund, puh. (06) 325 3805, 0400 669 039 etunimi.sukunimi@vaasa.fi Pohjois-Pohjanmaan museo Ainolan puisto PL 26, 90015 OULUN KAUPUNKI maakuntamuseotutkija Riina Kohonen, puh. 044 7037162 etunimi.sukunimi@ouka.fi Porvoon museo (Itä-Uusimaa) Raatihuoneenkatu 21, 06100 PORVOO amanuenssi Synnöve Bergholm-Kullström, puh. (019) 574 7523, 040 734 4042 etunimi.sukunimi@porvoonmuseo.fi Satakunnan Museo Hallituskatu 11, 28100 PORI maakuntatutkija Akuliina Aartolahti, puh. 044 701 1056 etunimi.sukunimi@pori.fi 19
Savonlinnan maakuntamuseo (Etelä-Savo) Riihisaari, 57130 SAVONLINNA maakuntatutkija Jorma Hytönen, puh. 044 417 4463 etunimi.sukunimi@savonlinna.fi Tampereen museot Vapriikki (Pirkanmaa) Alaverstaanraitti 5, Tampellan alue PL 487, 33101 TAMPERE paikalliskulttuuritutkija Anu Salmela, puh. 0500 830 130 etunimi.sukunimi@tampere.fi IX Tornionlaakson maakuntamuseo Keskikatu 22, 95400 TORNIO maakuntamuseotutkija Minna Heljala, puh. 050 597 1557 etunimi.sukunimi@tornio.fi Turun museokeskus (Varsinais-Suomi) Toimisto: Kalastajankatu 4 PL 286, 20101 TURKU tutkija Eeva Mikola, puh. 0500 593 174 etunimi.sukunimi@turku.fi 20
Liite 1. Maakuntamuseoiden aluejako 21
Liite 2. ESIMERKIT hyvistä suunnitelmista ja kustannusarvioista Kaikki esimerkit ovat kuvitteellisia eivätkä perustu toteutuneisiin hankkeisiin tai kustannuksiin. Hakemusten on perustuttava hankkeen omaan sisältöön. Esimerkki 1. Luettelointi Suunnitelma Valtionavustusta haetaan 4 600 euroa työntekijän palkkakustannuksiin. Tarkoituksena on palkata museoalan opiskelija luetteloimaan museon esineistöä sähköisesti aikavälille 1.6.2010 31.7.2010. Museon kokoelmissa on yhteensä n. 1 440 esinettä, joista n. 900 kuuluu pappilan esineistöön ja n. 540 on myöhemmin saatuja lahjoituksia. Esineistä osa on esillä näyttelyssä ja osa on varastoitu pihapiirissä olevaan makasiinirakennukseen. Varastoinnissa museo on saanut neuvoja maakuntamuseotutkijalta. Museon koko esineistöstä on tähän mennessä luetteloitu n. 75 prosenttia Excelpohjaiseen esinetietokantaan. Luettelointia on tehty kolmena peräkkäisenä kesänä vuosien 2007 2009 välisenä aikana. Kaikki tähän mennessä sähköisesti luetteloidut esineet on myös digikuvattu. Valtionavustuksen avulla on tarkoitus luetteloida museon loput esineet (360 kpl) Excel-pohjaiseen esinetietokantaan. Luettelointityö tehdään maakuntamuseotutkijan ohjeistuksessa ja valvonnassa. Luettelointi toteutetaan niin, että tiedot voidaan myöhemmin siirtää maakuntamuseon hallinnoimaan maakunnan museoiden yhteiseen esinetietokantaan. Luetteloinnin jälkeen on tarkoitus ryhtyä digikuvaamaan esineitä. Vielä luetteloimattomat esineet kuuluvat museon kodin arkeen ja juhlaan liittyvään kokoelmaan, joka sijaitsee museon varastossa. Kyseinen kokoelma sai huomattavan lisäyksen kesällä 2008, kun museo sai lahjoituksena kyläkoulun rehtorina toimineen 22
henkilön jäämistöä. Jäämistössä oli erilaisia nyt jo lakkautetun kyläkoulun vuosijuhliin liittyviä esineitä. Sähköisen luetteloinnin loppuun saattamisen avulla saadaan kokonaiskuva museon koko esineistöstä ja pystytään arvioimaan, millä tavoin museon pysyvää näyttelyä voidaan täydentää ja mitä uutta alueen historiasta voidaan välittää museokävijöille. Kustannusarvio Haetaan 4 600 euron valtionavustusta kattamaan luetteloijan palkkakustannukset: Museologian opiskelija o palkka aikavälillä 1.6.2010 31.7.2010 3 650 euroa o työnantajakulut 950 euroa Palkkakustannukset yhteensä 4600 euroa Hankkeen muut kulut: Tarvikekustannukset 100 euroa Rahoitus hankkeen muihin kuluihin: Kunta 100 euroa Esimerkki 2. Rakennuskorjaus Suunnitelma Haettavalla 3 000 eurolla on tarkoitus korjata kolmen museoalueella sijaitsevan hirsiaitan katot. Avustuksella hankitaan materiaaleja uusiin pärekattoihin sekä palkataan kirvesmies suorittamaan vaadittavat työt kesäkuun 2010 aikana. Museoalueella on yhteensä kahdeksan rakennusta. Päärakennuksen (1800-luvun alkupuolelta peräisin oleva pappila), tuulimyllyn (1850-luvulta, siirretty naapuripitäjästä 1980-luvun alussa) ja hirsiaittojen lisäksi alueella on kaksi viljamakasiinia 23