1 SUOSITUS SOSIAALISEN MEDIAN KÄYTÖSTÄ Kemin kaupungilla on omat Facebook-sivut (Kemin kaupunki), joiden tarkoituksena on tehostaa kaupungin ulkoista viestintää, tiedottaa tapahtumista, hankkeista, palveluista ja ajankohtaisista asioista ja saada kuntalaisilta palautetta ja kehittämisideoita. Lisäksi sivua voidaan käyttää tarvittaessa kriisiviestintään. (www.facebook.com/keminkaupunki) Kaupungin Facebook-sivun tavoitteena on tavoittaa kuntalaiset sosiaalisen median kautta. Tavoitteena on saada sivuille kävijöitä eli tykkääjiä, jolloin viesti kulkee mahdollisimman monelle. Facebook-palvelun myötä viesti voi tavoittaa myös ne henkilöt, jotka eivät lue paikallislehtiä tai eivät käy säännöllisesti kaupungin verkkosivuilla. Kemin kaupungin Facebook-sivu on avoin sivu, jossa kaikilla palvelun käyttäjillä on mahdollisuus kommentoida, julkaista kuvia ja linkkejä yms. Avoimen sivun kautta kuntalaiset voivat halutessaan antaa suoraan palautetta omalla nimellään. Kommentointiin tarvitaan Facebook-tili, mutta sivun lukeminen onnistuu ilman tiliäkin. Suosituksen tavoitteet 1. Kemin kaupungin sosiaalisen median ohjeella (Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram jne.) innostetaan ja ohjeistetaan työntekijöitä käyttämään ja kokeilemaan sosiaalisen median välineitä omissa työtehtävissään ja samalla edistämään kaupunkilaisten tiedonsaanti- ja vaikuttamismahdollisuuksia. 2. Tavoitteena on kannustaa käyttämään sosiaalista mediaa tehokkaasti ja suunnitelmallisesti työn ja asiakaspalvelun tukena. 3. Mukanaolo sosiaalisessa mediassa edistää ulkoista viestintää ja markkinointia. Sen avulla voidaan parantaa vuorovaikutusta ja lisätä yhteisöllisyyttä kemiläisten keskuudessa. 4. Muuhun kuin työhön liittyvien palvelujen käyttö ei saa haitata työtehtävien suorittamista. Työpaikan internetselainta tulee käyttää pääsääntöisesti vain työtarkoituksiin ja sen käyttö omiin tarkoituksiin on sallittua vain vähäisessä määrin taukojen aikana. 5. Työpaikan esimies vastaa työajan tehokkaasta käytöstä ja päättää sosiaalisen median käytöstä työyksikössä. 6. Ohjeistuksen tarkoituksena on maksimoida sosiaalisen mediaan liittyvät mahdollisuudet ja minimoida sekä tiedostaa siihen liittyvät riskit. Kemin kaupungin käyttämät verkkoidentiteetit 1. Kaupunki käyttää pääsääntöisesti sosiaalisen median palveluissa virkaprofiileja, jotka ovat useamman kuin yhden henkilön hallinnoimia. (Esim. virkaprofiili = Kemin kaupunginkirjasto) 2. Kaupungin virkaprofiilit voivat olla joko pysyväluonteisia (esim. palvelualueen virkaprofiili) tai määräaikaisia (esim. tapahtuman virkaprofiili). 3. Facebook-sivun ylläpito-oikeuksia voi olla laajalla joukolla (mm. Viestintätiimi ja Sähköis-
2 ten palveluiden kehittämisryhmä), jotta taataan riittävät resurssit ajantaisen sisällön tuotantoon. Facebook-sivun perustaminen ja virkaprofiili palvelualueelle 1. Ennen profiilin perustamista sosiaalisen median palveluun, on tulevan toiminnan tarkoitusta sekä resursointia suunniteltava. 2. Virkaprofiililla toimittaessa päivittäjän tulee noudattaa kaupungin viestinnän ja markkinoinnin ohjeita. Päätöksen virkaprofiilin perustamisesta tekee palvelualuepäällikkö 3. Virkaprofiiliin kirjataan käytetyn palvelun profiilin tarkoitus sekä sitä hallinnoivan palvelualueen t. yksikön nimi. 4. Sosiaalisen median palveluiden käyttöehdot on tarkistettava ennen virka- tai asiantuntijaprofiilin käyttöönottoa, sillä ehtoja tulee noudattaa sekä niiden muutoksia on seurattava käyttöönoton jälkeen. 5. Toimialueen omien Facebook-sivujen avaamisesta on konsultoitava tietohallintokeskuksen tietopalvelupäällikkö Eija Kantolaa. Osallistumisen periaatteet 1. Kemin kaupungin Facebook-sivuilla kuntalaisille varataan mahdollisuus kommentoida ja antaa suoraa palautetta, mikäli heillä on oma Facebook-tili. Viestien lukeminen ja sisällön selaaminen onnistuu ilman tiliäkin. 2. Sosiaalisen median kautta kaupunkilaisia voidaan tiedottaa tapahtumista, hankkeista, pyytää kehittämisideoita, tukea kaupungin markkinointia sekä mahdollista kriisiviestintää. 3. Jotta käytettyjen palveluiden avulla edistetään kaupunkilaisten tiedonsaanti- ja vaikuttamismahdollisuuksia, tulee sivustoa päivittää säännöllisesti ja sen kautta esitettyihin kysymyksiin tulee vastata mahdollisimman nopeasti. 4. Jos sivuston päivittämiseen ei riitä voimavaroja tai sen käyttö ei ole enää tarkoituksenmukaista, sivusto lopetetaan. Sivuston lopettamisen yhteydessä tulee lopettamisesta tiedottaa hyvissä ajoin sekä ohjata käyttäjät vastaavien palvelujen pariin. 5. Jos sosiaalisen median palvelu mahdollistaa palvelun sisällä vuorovaikutuksen muotoja esim. kommentointi, on suositeltavaa, että määritellään kuinka sivuston hallinnoijat niiden kautta saatua palautetta ja kysymyksiä käsittelevät. 6. Erityisasiantuntemusta vaativissa Facebook kysymyksissä välitetään keskusteluketju suoraan asiantuntijalle. Älä lähde arvailemaan oikeaa vastausta, jos et aiheesta tiedä tai ole varma. 7. Sisältöä luotaessa tulee kuva-, ääni- ja videomateriaalin tekijänoikeudet selvittää. 8. Sisällön tuotannossa pyritään avoimeen, ymmärrettävään ja yksiselitteiseen vuorovaikutus- ja viestintätyyliin. Tyyliltään viestintä voi olla virallista viestintää rennompaa, mutta kuitenkin asiallista. 9. Sosiaalisessa mediassa toimittaessa tulee muistaa lainsäädäntöön perustuva lojaalisuus työnantajaa kohtaan. Verkossa toimittaessa ei saa vaarantaa kaupungin tietojen luottamuksellisuutta, kaupungin julkisuuskuvaa tai tietoturvaa. 10.Ota huomioon, että yksittäisen työntekijöiden kirjoittelu saatetaan tulkita myös työnantajan kannaksi. 11. Älä julkaise verkossa sellaista, mitä et sanoisi kasvokkain. Kaikki verkossa julkaistu voi hetkessä levitä laajempaan julkisuuteen ja säilyä verkossa pitkään.
3 Turvallisuus 1. Huolehdi salasanaturvallisuudesta. 2. Huolehdi omasta ja muiden yksityisyydestä. 3. Sivuston hallinnoijat voivat harkintaansa mukaan poistaa asiattomat viestit ilman, että niistä ilmoitetaan kirjoittajalle erikseen. 4. Sivuston hallinnoijaan kohdistuneesta uhkailusta tai häirinnästä on ilmoitettava välittömästi hallinnoijan esimiehelle. Yleisiä ohjeita sosiaalisen median käyttöön niin työssä kuin vapaa-ajallakin 1. Ole rehellinen ja inhimillinen. 2. Siedä asioihin kohdistuvaa kritiikkiä. Kritiikkiä ei pidä sensuroida eikä suodattaa, mutta sen voi kuulla ja yrittää löytää asia sen takaa. Parhaillaan rakentava kritiikki uudistaa koko organisaatiota ja sen toimintatapoja. 3. Henkilöön kohdistuvaa asiatonta puhetta ei tarvitse sietää. 4. Itseen tai muihin sosiaalisen median käyttäjiin kohdistuvat hyökkäykset, loukkaamiset ja yksityisyyden rajat ylittävät kommentit eivät kuulu mihinkään viestintään. Kiusaamisessa ja häirinnässä on sosiaalisessa mediassakin nollatoleranssi. 5. Palstalla ei ole syytä käsitellä työn organisointiin liittyviä seikkoja, kuten työjärjestelyjä, työntekijöiden keskinäisiä keskusteluja, työnohjausta ja koulutuksia. Myöskään organisaation sisäiseen viestintään liittyvät asiat eivät kuulu sosiaaliseen mediaan. 6. Työyhteisön sisäistä keskustelua ei pidä käydä julkisilla palstoilla. 7. Älä kerro henkilökohtaisia asioita muista verkkokeskustelijoista. Tiedot parisuhteesta, perheestä, asuinpaikkakunnasta yms. on syytä pitää poissa keskusteluista. Muista, että kaikki mitä sanot, on julkista ja säilyy verkossa pitkään. 8. Kunnioita toisten työntekijöiden ammattitaitoa. Keskusteluissa kaupungin työntekijät ovat oman ammattikuntansa osaajia. Työntekijät ovat palstalla yhteisellä asialla toisiaan tukien, eivät kilpailemassa tai vetämässä mattoa toisen jalkojen alta. 9. Ole lojaali työnantajalle. Työsopimuslain mukaan kaikilla työsuhteessa olevilla on velvoite toimia lojaalisti työnantajaa kohtaan. Lojaalisuusvaatimuksen vastapainona ovat yksilön sananvapaus ja oikeus esittää kritiikkiä, mutta siinä on syytä noudattaa tiukkaa itsekritiikkiä ja huomioida lain velvoitteet. 10.Työnantaja voi käynnistää rangaistustoimenpiteet myös sosiaalisessa mediassa tapahtuvast työpaikkakiusaamisesta. Lainsäädäntöä noudatettavaksi Työsopimuslaki 3 luku 1 Työntekijän on tehtävä työnsä huolellisesti noudattaen niitä määräyksiä, joita työnantaja antaa toimivaltansa mukaisesti työn suorittamisesta. Työntekijän on toiminnassaan vältettävä kaikkea, mikä on ristiriidassa hänen asemassaan olevalta työntekijältä kohtuuden mukaan vaadittavan menettelyn kanssa. 2 luku 4 Työntekijä ei saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- ja liikesalaisuuksia. Jos työntekijä on saanut tiedot oikeudettomasti, kielto jatkuu myös työsuhteen päättymisen jälkeen. Salaisuuden ilmaisseen työntekijän ohella työnantajalle syntyneen vahingon korvaamisesta on vastuussa myös se, jolle työntekijä ilmaisi tiedot, jos viimeksi mainittu tiesi tai hänen olisi pitänyt tietää työntekijän
4 menetelleen oikeudettomasti. Kunnallinen viranhaltijalaki 17 Viranhaltijan on suoritettava virkasuhteeseen kuuluvat tehtävät asianmukaisesti ja viivytyksettä noudattaen asianomaisia säännöksiä ja määräyksiä sekä työnantajan työnjohto- ja valvontamääräyksiä. Viranhaltijan on toimittava tehtävässään tasapuolisesti ja käyttäydyttävä asemansa ja tehtävänsä edellyttämällä tavalla. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (eli Julkisuuslaki) 23 1 mom Viranomaisen palveluksessa oleva samoin kuin luottamustehtävää hoitava ei saa paljastaa asiakirjan salassa pidettävää sisältöä tai tietoa, joka asiakirjaan merkittynä olisi salassa pidettävä, eikä muutakaan viranomaisessa toimiessaan tietoonsa saamaa seikkaa, josta lailla on säädetty vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ei saa paljastaa senkään jälkeen, kun toiminta viranomaisessa tai tehtävän hoitaminen viranomaisen lukuun on päättynyt. Henkilötietolaki 1 Lain tarkoitus Tämän lain tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia henkilötietoja käsiteltäessä sekä edistää hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista. 11 Arkaluonteisten tietojen käsittelykielto Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on kielletty. Arkaluonteisina tietoina pidetään henkilötietoja, jotka kuvaavat tai on tarkoitettu kuvaamaan: 1) rotua tai etnistä alkuperää; 2) henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista; 3) rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta; 4) henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia; 5) henkilön seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä; taikka 6) henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia. Tekijänoikeuksia määrittää tekijänoikeuslaki. 1 Sillä, joka on luonut kirjallisen tai taiteellisen teoksen, on tekijänoikeus teokseen, olkoonpa se kaunokirjallinen tahi selittävä kirjallinen tai suullinen esitys, sävellys- tai näyttämöteos, elokuvateos, valokuvateos tai muu kuvataiteen teos, rakennustaiteen, taidekäsityön tai taideteollisuuden tuote taikka ilmetköönpä se muulla tavalla. Muuta 1. Kemin kaupungin suositus sosiaalisen median käytöstä on yleissuositus, jota on sovellettava erilaisten välineiden ja tilanteiden vaatimalla tavalla. Jos tarvitset apua, niin pyydä sitä toimialasi edustajalta Kemin kaupungin viestintätiimistä.
2. Haasteen sosiaalisessa mediassa toimimiselle asettaa sen aktiivinen toiminta ympäri vuorokauden, johon virkatyössä ei kyetä täydellisesti vastaamaan ja se tuleekin huomioida jo lähtökohtaisesti. 3. Työaikana tulee käyttää ainoastaan työtehtävien hoitoon liittyviä sosiaalisen median kanavia. 5 Kemin kaupungin viestinnän ja markkinoinnin ohjeet löytyvät Intrasta.