Potilasrekisterin rekisteriseloste

terveydenhuollon kuntayhtymä Potilasrekisterin rekisteriseloste

terveydenhuollon kuntayhtymä SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ JA OSAREKISTERINPITÄJÄT 3. POTILASREKISTERIN JA SEN OSAREKISTEREIDEN VASTUUHENKILÖT 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 9. SÄÄNNÖNMUKAISTEN HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN 10. REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN 14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI 15. TARKASTUSOIKEUS 16. TIEDON KORJAAMINEN 17. KIELTO-OIKEUS 18. REKISTERIHALLINTO 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

terveydenhuollon kuntayhtymä 1(6) 1 REKISTERIN NIMI Rekisterin nimi on potilasrekisteri. Rekisteri muodostuu Effica- ja Pegasospotilastietojärjestelmistä ja manuaalisista potilasasiakirjoista. 2 REKISTERINPITÄJÄ JA OSAREKISTERINPITÄJÄT Potilasrekisterin rekisterin pitäjä on Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisterinpitäjän yhteystiedot ovat: Postiosoite: PL 400, 87070 Kainuu Käyntiosoite: Pohjolankatu 13, 3 krs, 87100 Kajaani Potilasrekisterin osarekisterinpitäjiä ovat seuraavat toimintayksiköt: Hyrynsalmen terveysasema Postiosoite: Kiviöntie 11, 89400 Hyrynsalmi Kajaanin terveysasema Postiosoite: Satamakatu 2, 87100 Kajaani Kuhmon terveysasema Postiosoite: Kirkkotie 16-20, 88900 Kuhmo Paltamon terveysasema Postiosoite: Sairaalatie 7, 88300 Paltamo Sotkamon terveysasema Postiosoite: Keskuskatu 9, 88600 Sotkamo Suomussalmen terveysasema Postiosoite: Välskärinkuja 2, 89600 Suomussalmi Kajaanin terveysasema, Vuolijoen toimipiste Postiosoite: Papintie 2, 88270 Vuolijoki

terveydenhuollon kuntayhtymä 2(6) 3 POTILASREKISTERIN JA SEN OSAREKISTEREIDEN VASTUUHENKILÖT Potilasrekisterin vastuuhenkilönä toimii Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän erikoissairaanhoidon osalta hallintoylilääkäri ja perusterveydenhuollon osalta terveysjohtaja. Potilasrekisterin osarekistereiden vastuuhenkilöinä toimivat ao. vastuualueiden johtajat. 4 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Rekisteriasioita hoitavat henkilöt ovat henkilöitä, jotka hoitavat käytännössä potilasrekisteriin liittyviä tehtäviä, kuten esimerkiksi virheen oikaisua ja tarkastusoikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt. Tieto potilasrekisterin yhteyshenkilöistä on saatavilla potilasta kulloinkin hoitavasta yksiköstä. 5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Potilasrekisterin käyttötarkoituksena on potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestäminen, hoidon suunnittelu, toteutus ja seuranta potilaan mahdollinen ohjaaminen muuhun hoitolaitokseen potilaan hoidon ja tutkimusten laskutus potilastietojen käyttö toiminnan tilastointi- ja seurantatarkoituksiin potilaiden tietojen käyttö tieteellisessä tutkimustoiminnassa 6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Asiakkaan/potilaan hoito Erikoissairaanhoitolaki 1062/1989 Kansanterveyslaki 66/1972 Terveydenhuoltolaki 1326/2010 Mielenterveyslaki 1116/1990 Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007 STM asetus 298/2009 potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muuhun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä 7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Potilasrekisteri koostuu potilasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista, jotka sisältävät henkilön yksilöimiseksi tarvittavia henkilötietoja: nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot, sekä potilaan hoidon ja hoidon järjestämisen yhteydessä syntyneitä tai hoitoa varten saapuneita tietoja. Rekisteriin merkitään potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Tietojen merkitseminen perustuu STM:n asetukseen potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä (298/2009).

terveydenhuollon kuntayhtymä 3(6) Potilasrekisteriin kuuluvat potilasasiakirjojen lisäksi atk-perusteinen potilashallinnon tietojärjestelmä, jolla tarkoitetaan potilaan hoidon järjestelyyn ja hoidon dokumentointiin käytettävien tietojärjestelmien muodostamaa kokonaisuutta. Potilasrekisteriin kuuluvista tietojärjestelmistä laaditaan kustakin erillinen tietojärjestelmäkuvaus ja -seloste. 8 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Perustamisvaiheen tiedot: väestörekisteri potilas/asiakas hoitava lääkäri hoitohenkilökunta omaiset Ylläpitotiedot: väestörekisteri potilas/asiakas hoitava lääkäri hoitohenkilökunta lähete/palaute 9 SÄÄNNÖNMUKAISTEN HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS Potilaskertomustiedot ovat julkisuuslain (621/1999) mukaan salassa pidettäviä, joista tietoja luovutetaan vain asianomaisen suostumuksella, asianosaiselle tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla. Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskus/stakes ja Lääkelaitos ovat terveydenhuollon valtakunnallisista rekistereistä annetun lain (556/1989) mukaan oikeutettuja pitämään terveydenhuollon valtakunnallisia keskusrekistereitä ja saamaan terveydenhuollon laitoksilta asetuksella 774/1989 säädetyt tiedot. Luovutukset tämän perusteella määrämuotoisilla lomakkeilla seuraaviin rekistereihin: hoitoilmoitus syntymärekisteri huumausainerekisteri raskaudenkeskeyttämisrekisteri syöpärekisteri lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri epämuodostumarekisteri tartuntatautirekisteri näkövammarekisteri implanttirekisteri

terveydenhuollon kuntayhtymä 4(6) 10 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ Rekisterin käyttö perustuu potilaan/asiakkaan ja hoitavan henkilökunnan väliseen hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen, jolloin tarvittaessa myös muissa kuntayhtymän terveydenhuollon yksiköissä syntyneet hoitotiedot ovat käytettävissä käyttötarkoituksen mukaisessa laajuudessa. Tietoja saavat käyttää vain hoitoon osallistuvat henkilöt siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa edellyttävät. Muut ovat sivullisia potilaan tietoihin nähden eikä heillä ole oikeutta ilman potilaan kirjallista suostumusta saada tietoja käyttöönsä. 11 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Rekisterin tietoja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 12 REKISTERIN SUOJAAMINEN Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Manuaalirekisteri: Potilasrekisteritiedot säilytetään ulkopuolisilta suojattuina ja niiden käyttöä valvotaan. Sähköinen rekisteri: Sähköisten rekistereiden käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet rekistereihin myönnetään tehtäväkohtaisesti. Ulkoista yhteyttä valvotaan palomuurein. Atk-rekisterin ylläpidosta on erilliset käyttö- ja ylläpitosopimukset. 13 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Manuaalirekisteri: Rekisterin säilytys ja arkistointi: Rekisterin säilytyksessä noudatetaan kuntayhtymän arkistointisuunnitelmassa määriteltyjä säilytysaikoja, jotka perustuvat arkistolaitoksen ja sosiaali- ja terveysministeriön antamiin määräyksiin asiakirjojen säilytysajoista ja hävittämisestä. Rekisterin hävittäminen: Asiakirjojen hävittämisprosessi tapahtuu arkistosta vastaavan valvonnassa niin, etteivät asiakirjat joudu missään käsittelyvaiheessa asiattomien käsiin.

terveydenhuollon kuntayhtymä 5(6) Sähköinen rekisteri: Rekisterin säilytys ja arkistointi: Sähköinen rekisteri verkossa, varmuuskopiot magneettitietokasetilla paloturvallisessa kaapissa. Potilastiedot arkistoidaan 4.11.2014 alkaen kansalliseen sähköiseen arkistoon. 14 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Potilaita/asiakkaita informoidaan heidän henkilötietojen käsittelystä pääsääntöisesti hoitosuhteen alkaessa. Rekisteriseloste pidetään nähtävillä kuntayhtymän eri hoitoyksiköissä. 15 TARKASTUSOIKEUS Potilaalla on oikeus nähdä ja tarkastaa kaikki henkilötietonsa ja hänen hoitoaan koskevat potilasrekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena ja maksuttomasti kerran vuodessa (HetiL 523/1999, 26 ). Potilaalla on oikeus tutustua siihen, mitä häntä koskevia tietoja on talletettu potilasrekisteriin hänen hoitoonsa liittyen tai ettei potilasrekisteriin ole talletettu häntä koskevia tietoja (HetiL 523/1999 27 3 kohta). Potilas voi esittää tarkastuspyynnön omiin tietoihinsa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti hoitoyksiköissä. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä hoitoyksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot antaa lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö pyytäjän esittämässä laajuudessa ja kirjallisena kuntayhtymän tietosuojaohjeiden mukaisia menettelytapoja noudattaen. Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen hallintoylilääkärin/terveysjohtajan tai hänen nimeämänsä lääkärin allekirjoittama todistus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (HetiL 523/1999 26-28 ). 16 TIEDON KORJAAMINEN Virheellinen tieto korjataan normaalin ylläpitomenettelyn yhteydessä. Havaittu virheellinen tieto oikaistaan välittömästi, kun virhe on todettu. Terveyttä ja sairautta koskevat merkinnät korjataan siten, että virheellinen tieto on myös luettavissa. Tarpeeton tieto kuitenkin poistetaan. Potilaan/asiakkaan vaatiessa tiedon korjaamista hän tekee tietoa/tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty tai potilaskertomusarkistoon. Mikäli potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan hallintoylilääkärin/terveysjohtajan tai hänen nimeämänsä lääkärin allekirjoittama todistus, josta ilmenee syyt korjaamisen epäämiseen.

terveydenhuollon kuntayhtymä 6(6) Kielteiseen päätökseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (HetiL 523/1999 29 ). 17 KIELTO-OIKEUS Terveys- ja potilaskertomustiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain potilaan/asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 18 REKISTERIHALLINTO Rekisterin vastuuhenkilö vastaa kuntayhtymän terveys- ja potilaskertomusjärjestelmän laatimista ja arkistointia koskevien ohjeiden sekä rekisterihallinto- ja tietosuojaohjeiden noudattamisesta. Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymässä on 6 alueellista terveysasemaa: Hyrynsalmi, Kajaani; Kajaanin pääterveysasema, Lehtikankaan terveysasema ja Kajaanin Vuolijoen toimipiste, Kuhmo, Paltamo, Sotkamo ja Suomussalmi. Jokaiseen terveysasemaan on muodostunut seuraavat yksikkökohtaiset terveyskertomusrekisterit: terveysaseman potilaskertomus hammashuoltoyksikön hammashoitolan kertomus lasten- ja äitiysneuvolan potilaskertomus koulu- ja opiskelijaterveydenhuollon potilaskertomukset kotisairaanhoito Kainuun keskussairaalassa muodostuvat seuraavat potilaskertomusrekisterit: somaattinen potilaskertomus psykiatrisen vuodeosastohoidon potilaskertomus psykiatrisen avohoidon potilaskertomus lastenpsykiatrisen osastohoidon potilaskertomus nuorisopsykiatrisen avohoidon potilaskertomus Luettelo rekisterien sijainnista liitteenä. 19 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Rekisterin käyttäjille on laadittu kuntayhtymän tietosuojakäsikirja/ohjeet potilasrekisterin tietojen käsittelystä, käytöstä ja hallinnasta. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt laativat yksiköissään kuntayhtymän antamien ohjeiden pohjalta tarvittaessa erikseen sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja vastaavat yksiköissään tarvittavan koulutuksen järjestämisestä.

Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste Liite 1 Potilasrekisterin manuaalisten arkistojen sijaintipaikat Kainuun keskussairaalan potilaskertomusarkisto: somaattisen erikoissairaanhoidon potilasasiakirjat psykiatrisen vuodeosaston potilasasiakirjat psykiatrisen avohoidon potilasasiakirjat somaattisen varusmiessairaanhoidon potilasasiakirjat psykiatrisen varusmiessairaanhoidon potilasasiakirjat somaattinen ja psykiatrinen tausta-arkiston potilasasiakirjat röntgenkuva-arkisto Kajaanin entisen mielenterveysyksikön asiakasasiakirjat lastenpsykiatrian potilasasiakirjat päättyneiden asiakkuuksien osalta Terveysasemat: Hyrynsalmen terveysasema, Kiviöntie 11, 89400 Hyrynsalmi Kajaanin terveysasema, Satamakatu 2, 87100 Kajaani Kuhmon terveysasema, Kirkkotie 16-20, 88900 Kuhmo Paltamon terveysasema, Sairaalatie 7, 88300 Paltamo Sotkamon terveysasema, Keskuskatu 9, 88600 Sotkamo Suomussalmen terveysasema, Välskärinkuja 2, 89600 Suomussalmi Vuolijoen terveysasema, Papintie 2, 88270 Vuolijoki