PIRKKALAN KUNTA Voimaan 1.3.2012 PIRKKALAN KUNNAN KONSERNIOHJE
1 SISÄLLYSLUETTELO 1 Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite... 2 2 Konserniohjeen soveltamisala... 2 3 Konserniohjeen hyväksyminen ja sitovuus... 2 4 Konserniohjaus ja johtaminen... 3 4.1 Konsernijohto ja tehtävät... 3 4.2 Edustajat tytäryhteisöjen hallintoelimissä... 4 4.3 Edustajien ohjeistaminen... 4 4.4 Tietojen antaminen kunnalle... 4 5 Konsernitilinpäätöksen laadintaan liittyvä ohjeistus... 5 6 Talousarvio ja -suunnitelma... 5 7 Konsernivalvonta ja tilintarkastus... 5 8 Rahoitus... 6 9 Riskien hallinta... 6 10 Henkilöstöpolitiikka... 6 11 Tiedottaminen konsernin asioista... 6 12 Konsernin sisäiset hankinnat... 6
2 PIRKKALAN KUNNAN KONSERNIOHJEET 1 Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite Kunnan konserniohjeella luodaan puitteet kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen omistajaohjaukselle, toimialamäärittelylle, hyvälle hallintotavalle ja raportoinnille. Ohjetta noudatetaan soveltuvin osin myös osakkuusyhteisöjen, liikelaitosten ja kuntayhtymien omistajaohjauksessa. Lisäksi tavoitteena on yhtenäistää konsernin yhtiöiden ja yhteisöjen johtamis- ja hallintokäytäntöjä ja siten varmistaa riittävää avoimuutta ja tiedonkulkua, tulostietojen oikeellisuutta, sisäisen ja ulkoisen valvonnan riittävyyttä ja toimivuutta, riskienhallintaa ja hyvää laskenta- ja kirjanpitokäytäntöä sekä tilintarkastustapaa. 2 Konserniohjeen soveltamisala Konserniohje koskee kuntaa ja sen tytäryhteisöjä sekä näiden tytäryhteisöjä (kirjanpitolain 1 luvun 5 :n tarkoittama määräysvalta). Kuntayhtymissä sekä niissä yrityksissä, joissa Pirkkalan kunnalla on vähemmistöosuus tai yhteisöissä, joiden toimintaa kunta voi suurena palvelujen ostajana tai avustuksen antajana säädellä, tulee kunnan edustajien noudattaa konserniohjetta soveltuvin osin. Pirkkalan kuntakonserniin kuuluvat yhtiöt on mainittu ohjeen liitteenä. Talousjohtaja päivittää liitettä konsernirakenteen muuttuessa. 3 Konserniohjeen hyväksyminen ja sitovuus Konserniohjeen hyväksyy valtuusto. Konserniohje saatetaan tiedoksi konserniin kuuluvien yhteisöjen yhtiökokouksessa ja hallituksessa. Konserniohjetta noudatetaan konserniin kuuluvissa tytäryhteisöissä, jollei niitä koskevasta lainsäädännöstä tai yhtiöjärjestyksestä tai säännöistä muuta johdu. Konserniohjeeseen sisältyvien yksittäisten ohjeiden ollessa ristiriidassa yhteisöä koskevien säännösten tai muun pakottavan lainsäädännön kanssa, noudatetaan voimassa olevaa pakottavaa lainsäädäntöä. Kunta ottaa huomioon, ettei se loukkaa konserniohjeella tytäryhteisön omistajien yhdenvertaisen kohtelun periaatetta.
3 4 Konserniohjaus ja johtaminen 4.1 Konsernijohto ja tehtävät Kunnan konsernijohtoon kuuluvat kunnanhallitus, kunnanjohtaja tai pormestari ja muut johtosäännössä määrätyt viranomaiset. Konsernijohto vastaa kuntakonsernin ohjauksesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä. Lisäksi eri toimielinten johtosäännöissä ja kunnan hallintosäännössä määrätään kunnan viranomaisten tehtävien ja toimivallan jaosta sekä hallinto- ja päätöksentekomenettelystä. Valtuusto - määrittelee kunnan tavoitteet ja sen mukaiset omistajapolitiikan ja talouden linjaukset - päättää tarvittaessa kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista - hyväksyy konserniohjeet Kunnanhallitus - johtaa kuntakonsernia - valitsee edustajat tytär- ja osakkuusyhteisöjen yhtiökokouksiin tai vastaaviin kokouksiin - antaa ohjeet yhtiökokouksessa tai vastaavissa elimissä kuntaa edustaville henkilöille kunnan kannan ottamisesta käsiteltäviin asioihin, jollei ohjeiden antamista ole johtosäännöllä annettu kunnan muulle viranomaiselle - vastaa tytäryhteisöjen ohjauksesta ja valvonnan järjestämisestä - antaa tilinpäätöksen yhteydessä kunnanvaltuustolle tiedot tytäryhteisöjen toiminnasta, taloudesta ja riskienhallinnasta - seuraa kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen toimintaa ja tekee tarvittaessa toimenpide-ehdotukset havaitsemistaan epäkohdista
4 Pormestari ja osastopäälliköt - pormestari johtaa kunnanhallituksen alaisena kuntakonsernia sekä seuraa osastopäälliköiden kanssa omistajapolitiikan toteutumista ja ilmoittaa havaitsemistaan epäkohdista kunnanhallitukselle viivyttelemättä. 4.2 Edustajat tytäryhteisöjen hallintoelimissä Kunnan edustajilla tytäryhteisöjen hallintoelimissä pitää olla riittävä tytäryhteisön toimialueen ja yritystalouden asiantuntemus, riippumattomuus ja kyky arvioida yhteisön hyvää hallinto- ja johtamistapaa. Valituille edustajille on luotava edellytykset asiantuntemuksensa ja osaamisensa kehittämiseen. Hallinto- ja kuntalain esteellisyyttä koskevat säännökset on otettava edustajia valittaessa huomioon. Esteellistä kunnan edustajaa voidaan kuitenkin kuulla asiantuntijana kunnan toimielimessä. Palkkioiden ja matka-/kulukorvausten määräytymisessä noudatetaan soveltuvin osin kunnan hallintosääntöä. Ensisijaisesti ao. kulut maksetaan yhteisön sääntöjen mukaan. 4.3 Edustajien ohjeistaminen Kuntalain 23 :n 2 momentin mukaan kunnanhallitus tai johtosäännössä määrätty kunnan muu viranomainen antaa tarvittaessa ohjeita kuntaa eri yhteisöjen ja säätiöiden hallintoelimissä edustaville henkilöille kunnan kannan ottamisesta käsiteltäviin asioihin. 4.4 Tietojen antaminen kunnalle Tytäryhteisö raportoi lyhyesti toiminnastaan ja taloudestaan kirjallisena kunnanhallitukselle 30.6. kahden viikon kuluessa kauden päättymisestä ja 31.12. konsernitilinpäätöksen yhteydessä. Tytäryhteisö lähettää tiedot pormestarille ja talousjohtajalle. Tytäryhteisön tulee informoida ja tarvittaessa hankkia kunnan, tavallisesti konsernijohdon ennakkokäsitys ainakin seuraavista keskeisistä asioista: - keskeisten toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden muuttamisesta - yhtiöjärjestyksen tai sääntöjen muuttamisesta - merkittävistä uusista investoinneista tai toiminnan muusta laajentamisesta - kiinteistö- tai yrityskaupoista - lainarahoituksen tarpeesta ja omaisuuden panttaamisesta tai vakuuden antamisesta - merkittävistä henkilöstöratkaisuista - riskienhallintajärjestelmästä
5 5 Konsernitilinpäätöksen laadintaan liittyvä ohjeistus 6 Talousarvio ja -suunnitelma Kunnan konsernitilinpäätöksen tarkoituksena on selvittää ne varat, velat ja vastuut, joihin kunnalla on omistajuuteen tai sopimukseen perustuvaa määräysvaltaa, velvoitteita ja vastuuta. Konsernitilinpäätöksessä yhdisteltävien yhteisöjen on järjestettävä talous- ja tiliasioiden hoito niin, että konsernitilinpäätös voidaan laatia. Tällaisia seikkoja ovat: - tytäryhteisöjen tilikausi on kalenterivuosi - mahdollisimman yhdenmukaiset tilipuitteet ja mahdollisuus erottaa konsernin sisäiset liiketapahtumat - yhdenmukaiset arvostus- ja jaksotusperiaatteet (mm suunnitelman mukaisten poistojen laskeminen taseen pysyville vastaaville kunnassa hyväksytyn poistosuunnitelman mukaisesti) - konserniin kuuluvien yhteisöjen tilinpäätösten valmistuminen helmikuun puoleen väliin mennessä, jolloin tilinpäätöstiedot ja pyydetyt liitetiedot annetaan kunnalle - tytäryhteisöjen yhdessä sovittavien keskeisten talouden tunnuslukujen seuranta tilinpäätöstietojen yhteydessä Talousjohtajalla on toimivalta antaa tarkempia ohjeita konsernitilinpäätöksen laatimista varten. Pirkkalan kuntakonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen on annettava kunnan talousarviota ja taloussuunnitelmaa varten tarpeelliset tiedot talousjohtajan pyytämässä muodossa ja aikataulussa. 7 Konsernivalvonta ja tilintarkastus Konsernivalvonnasta vastaa pormestari, joka voi käyttää apuna osastopäällikköä, talousjohtajaa tai muuta velvoitettua henkilöstöä. Kunnan ja tytäryhteisöjen tilintarkastajiksi valitaan vähintään yksi sama tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö.
6 8 Rahoitus Kuntakonsernin taloutta tulee suunnitella ja hoitaa kestävästi ja kokonaisvaltaisesti. Konsernin rahoitushuollossa hyödynnetään kunnan hyvä luottokelpoisuus ja pyritään saamaan volyymietuja rahoituksen hankinnassa, sijoitustoiminnassa sekä maksuliikkeen hoidossa. Konserniosat eivät osallistu rahoittajaroolissa poliittiseen tukitoimintaan. Tytäryhteisöjen tulee ilmoittaa välittömästi talousjohtajalle tilapäisestä tai pysyvästä maksuvalmiuden ongelmasta. 9 Riskienhallinta 10 Henkilöstöpolitiikka 11 Tiedottaminen konsernin asioista Konserniin kuuluvien yhtiöiden hallitusten on huolehdittava siitä, että yhtiön toimintaan liittyvät riskit tunnistetaan ja niitä seurataan. Kokonaisvastuu yhtiön riskienhallinnasta kuuluu hallitukselle. Kunnalle ja konserniin kuuluville yhteisöille järjestetään keskitetysti vakuutusturva. Vakuutukset kilpailutetaan mahdollisuuksien mukaan samalla kertaa. Kukin yhteisö hoitaa henkilöstöpolitiikkansa itse. Tytäryhteisöt pyrkivät kuitenkin noudattamaan soveltuvin osin kunnan henkilöstöpolitiikan periaatteita. Etenkin harkinnanvaraisten työsuhteen etujen myöntämisessä yhteisöt pyrkivät noudattamaan kunnan käytäntöä, eivätkä ne saa olla määrältään ja laadultaan ristiriidassa kunnassa vallitsevan käytännön kanssa. Konsernissa otetaan huomioon sisäiset henkilöstön siirtotarpeet. Konsernissa pidättäydytään lisäeläke- ja muista erityisistä etuisuusjärjestelyistä. Kuntalain 29 2 mom mukaan kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta. Kunnanhallitus ohjaa ja johtaa kunnan ja kuntakonsernin viestinnän kokonaisuutta. Käytännössä koko konsernia koskevasta tiedottamisesta vastaa pormestari. Konserniin kuuluvat yhteisöt tiedottavat aktiivisesti itse niitä koskevista asioista. 12 Konsernin sisäiset hankinnat Hankintalainsäädäntö edellyttää, että kuntien ja kuntayhtymien on kilpailutettavahankintansa. Myös julkishallintoon kuuluvan muun oikeushenkilön kuten kunnan omistaman yhtiön, tulee kilpailuttaa hankintansa. Lähtökohtaisesti myös kahdenhankintayksikön väliset hankinnat tulee kilpailuttaa.
LIITE Pirkkalan konsernirakenteen kuvaus PIRKKALAN KUNTA Tytäryhteisöt Kuntayhtymät Kiinteistö Oy Pirkkalan Liikekeskus 100 % 7,70 % Pirkanmaan koulutuskonserni ky Pirkkalan Jäähalli Oy 86,39 % 4,48 % Tampereen kaupunkiseudun ky Kiinteistö Oy Pirkkalakeskus 77,55 % 2,87 % Pirkanmaan liitto ky Niemenmaan Lämpö Oy 70 % 0,79 % Hämeen päihdehuollon ky 1,69 % Pirkanmaan sairaanhoitopiirin ky konserni