Kustannuslaskenta johtamisen välineenä? Maksuton ei ole ilmaista - yliopistokirjastojen talous kunnossa? Talousseminaari torstaina 25.11.2010 Timo Hyvönen, KTT, laskentatoimen lehtori
Laskentatoimen perusongelmat Laajuusongelma Mitä tuottoja/kustannuksia laskelmiin sisällytetään? Arvostusongelma Mitä arvoja laskelmissa käytetään? Esim. omakustannus vs. markkinahinta Jakamisongelma Jaksotus: pitkävaikutteiset tuotannontekijät Kohdistus: Mille osastolle tai palvelulle? Mittausongelma Esim. työajan seuranta 25.11.2010 Timo Hyvönen 2
Kustannusten tyypillisiä luokituksia Erilliskustannukset Muuttuvat kustannukset Välitön kustannus Kokonaiskustannus Yhteiskustannukset Kiinteät kustannukset Välillinen kustannus 25.11.2010 Timo Hyvönen 3
Jane, Mercedes and Cherie meet occasionally for lunch. Each one orders separate items. Jane s order amounts to 14 Mercedes consumed 30 Cherie s order is 16 Total 60 25.11.2010 Timo Hyvönen 4
Assuming they divide the bill equally, what is the average cost per lunch? 60 3 = 20 Jane and Cherie are overcosted. Mercedes is undercosted. 25.11.2010 Timo Hyvönen 5
Undercosting and Overcosting Product undercosting: A product consumes a relatively high level of resources but is reported to have a relatively low total cost. Product overcosting: A product consumes a relatively low level of resources but is reported to have a relatively high total cost. 25.11.2010 Timo Hyvönen 6
Kustannuslaskennan perusongelma Välittömät kustannukset laskentateknisesti osoitettavissa suoraan kohteelle esim. tuotteelle, palvelulle, tapahtumalle, asiakkaalle, markkina-alueelle Välilliset kustannukset tarkka (aiheuttamisperiaatteen mukainen) kohdistaminen ei mahdollista tai perusteltua YLEISKUSTANNUKSIA
TOIMINTOLASKENTAMALLI KUSTANNUSTEN KOHDISTAMINEN PROSESSIT Resurssit paljonko rahaa on käytetty? Kustannusten aiheuttajat Toiminnot Suoritemittarit mikä aiheuttaa toiminnon tekemisen? Laskentakohde kuinka hyvin työ on tehty mitä varten tai kenelle työ on tehty? 25.11.2010 Timo Hyvönen 8
Peruskäsitteet (I) toiminto sarja toisiinsa liittyviä tehtäviä; mitä organisaatio tekee resurssiajuri (kust. kohdistaminen) tekijä, jolla kustannukset kohdistetaan toiminnolle toimintoajuri (kust. kohdistaminen) tekijä, jolla kustannukset kohdistetaan laskentakohteelle kustannusajuri (prosessiulottuvuus) tekijä, joka aiheuttaa toiminnon kustannusallas toiminnon kustannukset 25.11.2010 Timo Hyvönen 9
laskentakohde suorite, toiminto, asiakas, se mille kustannuksia kohdistetaan toimintokeskus Peruskäsitteet (II) toiminnoista raportointia varten muodostettu laajempi kokonaisuus, usein kustannuspaikka tai osasto, mahdollisesti myös virtuaalikustannuspaikka - ei vaikuta laskennan tulokseen 25.11.2010 Timo Hyvönen 10
Toimintolaskennan teoria Toiminnot kuluttavat resursseja Tuotteet, asiakkaat yms. kuluttavat toimintoja Kustannusten virta päinvastainen Tietoa resursseista, toiminnoista ja kustannuksista 25.11.2010 Timo Hyvönen 11
Toimintolaskenta on malli resurssin kulutuksesta Toiminnon tarjonta = toiminnon käyttö + käyttämätön kapasiteetti 25.11.2010 Timo Hyvönen 12
Kapasiteetin määrittely Kustannuslaskennassa tarvitaan jokin volyymi kustannusten kohdistamiseksi tuoteyksikölle kapasiteetin perusteella (resurssiperusteinen) teoreettinen kapasiteetti tavoitekapasiteetti käytännön kapasiteetti toiminta-asteen perusteella (tuotos-perusteinen) normaali toiminta-aste budjetoitu toiminta-aste toteutunut toiminta-aste 25.11.2010 Timo Hyvönen 13
Käytännön kapasiteetin määrittäminen kapasiteetti voidaan arvioida tai selvittää analyyttisesti arvioitaessa jokin %-osuus (esim. 70%) tavoitekapasiteetista analyyttisesti tavoitekapasiteetista vähennetään normaali korjauksien, kunnossapidon ja seisokkien vaatima aika työvuorojen lukumäärä / aukioloaika / työvoiman jousto jatkuva käyttö vajaalla kapasiteetilla liiketoiminnan kausivaihtelu 25.11.2010 Timo Hyvönen 14
Mitä tietoa toimintolaskentajärjestelmät tuottavat? Toimintojen ja prosessien kustannukset Tarkemmat tuote-, asiakas,- markkina- tai tilauskohtaiset kustannukset Ylimääräisen kapasiteetin kustannukset Kustannusten aiheuttajat - syyt toimintojen tekemiseen ja työmäärään Suorituskykymittarit - tuottavuus, aika ja laatu Turhien/tarpeettomien toimintojen kustannukset 25.11.2010 Timo Hyvönen 15
Toimintojen hierarkiatasot Hierarkiataso Toiminnon yleisperuste Esimerkki toiminnosta Yksikkö Erä Tuote / palvelu Asiakas Toimintakykyä ylläpitävä Yritys Muuttuu aina kun yksittäiselle tuotteelle/palvelulle tehdään jotakin Riippuu käsiteltävien erin lukumäärästä Muuttuu kun uusia tuotteita / palveluita otetaan tuotantoon Tehdään asiakkaan saamiseksi tai pitämiseksi Pidetään tuotantokalusto kunnossa Varmistetaan yleiset toimimisen mahdollisuudet Palvellaan asiakasta Lasketaan työntekijän palkka Lähetetään kuorma Tehdään tilaus Tuotteen / palvelun suunnittelu ja hinnoittelu Asiakaskäynnit Valitusten käsittely Koneen huolto Henkilöstön koulutus Toimitilat, siivous, vakuutukset, vartiointi 25.11.2010 Timo Hyvönen 16
Esim. hotellin suoriteprosessista HOTELLIHUONE Markkinointi Yhteydenotto Tiedustelut Varaus Huoneen siivous Out-checking Aamiainen In- checking Reklamaatiot KOKOUS Markkinointi Yhteydenotto Tiedustelut Varaus Tapahtuman tilitys Kokoustapahtuma Tilaisuuden valmistelu Varauksen vahvistus Reklamaatiot 25.11.2010 Timo Hyvönen 17
Kustannuslaskenta johtamisen välineenä? Perinteinen tilipohjainen raportti PR-osasto Palkat 20.000 Yritysautot 1.000 Puhelin 500 Konsultointi 800 Ulkopuoliset palvelut 500 22.800 Toimintoperusteinen raportti PR-osasto Henkilöstölehden teko 3.000 PR-strategian kehitys 3.800 Neuvonta 11.000 Mediasuhteiden hoito 3.000 Asiakastilaisuuksien järjestäminen 2.000 22.800 25.11.2010 Timo Hyvönen 18
Toimintojaon perusteet Toiminnon pitää olla seurannan kannalta mielekäs mitattavissa oleva kokonaisuus (mitattavuus) Toiminnon pitää olla olennainen prosessin kannalta (olennaisuus) Toimintoanalyysissa kannattaa miettiä erilaisuuksia - miksi joku toiminto kuluttaa samaa resurssia enemmän kuin joko toinen, miksi joku toinen palvelu vaatii enemmän toimintoja kuin joko toinen jne. 25.11.2010 Timo Hyvönen 19
Kohdistamissääntöjen kehittäminen Ketkä tekevät? Miten tekevät Millä tekevät Missä tekevät Miten tekeminen rahoitetaan? 25.11.2010 Timo Hyvönen 20
Kustannusten prosessiulottuvuus selvittää, kuinka paljon valitut laskentakohteet kuluttavat resursseja toiminnot väline voimavarojen kohdistamiseksi laskentakohteille auttaa alustavasti tunnistamaan mitkä ovat niitä organisaation osia, joihin tehostamistoimet tulee kohdistaa tämän jälkeen analyysi tarvittavista toimenpiteistä edellyttää prosessien mallintamista prosessiulottuvuudessa ja sen perusteella tapahtuvaa johtamista, toimintojohtamista 25.11.2010 Timo Hyvönen 21