Lakiesitys ollut lausuntokierroksella 17.6.2014 asti lähdössä jatkovalmisteluun ja eduskunnalle syksyllä 2014 Tarkoitus tulla voimaan 1.1.2015 Laki on edellytyksenä sille, että sosiaalihuollon sähköinen valtakunnallinen tietojärjestelmä (KanSa) voidaan rakentaa Lausuntokierrokselle lähtenyt versio löytyy: http://www.stm.fi/vireilla/lainsaadantohankkeet/sosiaalihuollon_asiakasasiakirjat
Lain keskeiset ehdotukset: Sosiaalihuollon henkilöstön velvollisuus kirjata tarpeelliset ja riittävät tiedot. Lisäksi lailla säädettäisiin asiakirjoihin kirjattavat perustiedot. Sosiaalihuoltolain määrittelemä palvelutehtävä säätelisi, mitä tietoja asiakkaasta saadaan kerätä ja kirjata. Käyttöoikeudet ja tietojen luovuttamisen periaatteet olisi määriteltävä kansallisesti. Monialaisessa yhteistyössä syntyvän tiedon kirjaaminen, tallentaminen ja käyttö.
1. luku Yleiset säännökset 1-3 Lain tarkoituksena on edistää asiakastietojen tarkoituksenmukaista käsittelyä ja hyödyntämistä yhtenäistää asiakasasiakirjoihin tallennettavia tietosisältöjä asiakasasiakirjojen laatimista ja säilyttämistä ja muuta käsittelyä edistää sosiaalihuollon tehtävien asianmukaista hoitamista asiakastietoja on voitava hyödyntää asiakasprosessissa sekä toiminnan suunnittelussa, arvioinnissa, johtamisessa, valvonnassa, tilastoinnissa ja tutkimuksessa Lakia sovelletaan sekä yksityiseen että julkiseen sosiaalihuoltoon. Lisäksi sosiaalihuollossa työskenteleviin terveydenhuollon ammattihenkilöihin.
2. luku Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat 4-6 Kirjattava: Perustiedot Asiakirjakohtaiset tiedot Merkinnät tietojen luovuttamisista, saamisista ja korjaamisista THL:llä oikeus määrätä tarkemmin asiakirjojen rakenteesta ja niihin merkittävistä tiedoista
Mitä on kirjattava? Esimerkki perustiedot 5 : asiakirjan nimi; asiakkaan nimi tai henkilön nimi, jota palvelutarve koskee, henkilötunnus, äidinkieli ja asiointikieli, kotikunta ja yhteystiedot tai ellei henkilötunnus ei ole tiedossa, hänen yksilöity henkilötunnuksensa tai syntymäaikansa; jos asiakirja koskee alaikäistä asiakasta, hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa nimi, yhteystiedot ja toimivalta sekä huoltajuudesta erotetun vanhemman mahdollinen tiedonsaantioikeus; täysi-ikäiselle asiakkaalle määrätyn laillisen edustajan tai asiakkaan valtuuttaman henkilön nimi, yhteystiedot ja toimivalta; tarvittaessa asiakkaan omaisen, läheisen tai muun asiakkaan hoitoon tai huolenpitoon osallistuvan henkilön nimi ja yhteystiedot;
Mitä on kirjattava? Esimerkki perustiedot 5 : palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan nimi ja yksilöintitunnus; asiakirjan laatijan tai kirjauksen tehneen henkilön nimi ja virka- asema tai tehtävä organisaatiossa; asiakirjan laatimisen tai kirjaamisen ajankohta; jos asiakirjoja tai tietoja on saatu muualta, niiden saapumisajankohta ja lähde. + Huom! Toimivalta ja tiedonsaantioikeus on asianosaisen (käytännössä huoltaja ja vanhempi) yleensä todistettava tuomioistuimen päätöksellä, koska näitä ei ole saatavissa väestörekisteritiedoista + Lakiesityksessä painotetaan myös viranomaisen velvollisuutta huolehtia siitä, etteivät turvakiellon suojaamat tiedot joudu sivullisten käsiin.
Asiakasasiakirjat 6 : Asiakasasiakirjoihin kuuluvat: asian vireille tuloon liittyvät asiakirjat asiakkaan palvelutarpeen arvioimisen asiakirjat päätöksentekoa koskevat asiakirjat asiakassuunnitelma asiakaskertomus muualta saadut asiakirjat Kommentti: Lopulliseen lakiesitykseen on ilmeisesti tulossa lisäksi Kuulemisasiakirja.
Mitä on kirjattava? Esimerkki asiakassuunnitelma: 1) palvelutarpeen arvioon perustuva asiakkaan tuen tarve; 2) kuvaus asiakkaan tarvitsemista palveluista; 3) palvelulle ja asiakkuudelle asetetut tavoitteet sekä keinot niiden saavuttamiseksi; 4) asiakkaan ja vastuutyöntekijän tulevat tapaamiset 5) palvelujen toteuttamiseen osallistuvat palvelunantajat ja muut yhteistyötahot sekä vastuiden jakautuminen niiden kesken; 6) mahdollinen arvio asiakkuuden kestosta 7) asiakkaan tukemiseen osallistuvat yksityishenkilöt ja heidän tehtävänsä; 8) suunnitelma palvelun toteutumisen seuraamiseksi ja palvelutarpeen uudelleen arvioimiseksi.
3. luku Asiakastietojen kirjaaminen 7-12 Velvollisuudet 7-8 : Velvoitetaan asiakastietojen kirjaamiseen määrämuotoisiksi asiakasasiakirjoiksi. Kirjataan viipymättä (muttei aikarajaa) ja palvelun tarpeen tiedoksi saamisesta asiakkuuden päättymiseen. Asiakkuuden päättyminen on kirjattava. Palvelun tuottamisesta vastaavan palvelunantajan huolehdittava, että asiakastiedot kirjataan (Huom. esim. ostopalvelut!) Kielen oltava selkeää ja ymmärrettävää
3. luku Asiakastietojen kirjaaminen 7-12 Yhteiset palvelut ja monialainen yhteistyö 9-10 : Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa: sosiaalihuollon työntekijät ja terveydenhuollon ammattihenkilöt laativat tarvittaessa yhteisen asiakaskertomuksen, hoito- ja palvelusuunnitelman ja muita asiakirjoja tallennetaan sosiaalihuollon asiakasrekisteriin palvelun toteuttamiseen osallistuvilla henkilöillä on oltava pääsy yhteiseen suunnitelmaan ja asiakaskertomukseen lääketieteellistä hoitoa koskevat tiedot potilasrekisteriin
Monialainen yhteistyö: Työryhmän jäsen voi: kirjata edustamansa organisaation asiakirjoihin sellaiset asiakastiedot, jotka ovat tarpeellisia yhteisen asiakkaan asian hoitamiseksi tallentaa hänen tehtäviensä ja asiakkaan asian hoitamisen kannalta tarpeellisin osin yhteisen asiakassuunnitelman, muistion tai muun vastaavan asiakirjan sen palvelunantajan rekisteriin, jonka edustajana hän on osallistunut yhteistyöhön
Tietojen korjaaminen, saaminen ja luovuttaminen 11-12 : Korjauksissa alkuperäinen merkintä on oltava myöhemmin luettavissa (tallennettu mahdollisesti tausta-rekisteriin) Tietojen luovuttamisista ja saamisista kirjattava: mitä tietoja hankittu/saatu/luovutettu kuka luovuttanut/saanut keneltä saatu/kenelle luovutettu Luovutuksen /saamisen peruste (säännös, suostumus myös merkintä asiakkaan kiellosta tietojen luovuttamiseksi) milloin luovutettu/saatu käyttötarkoitus, johon hankittu/saatu/luovutettu
4. Luku Asiakasasiakirjojen tallettaminen ja muu käsittely 13-19 : Asiakasrekisterit 13 : 2 rekisteriä: ilmoitusrekisteri ja asiakasrekisteri (nykyään usein erilliset palvelukohtaiset rekisterit) Ilmoitusrekisteriin kirjataan yksityisen henkilön palvelutarpeen selvittämiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnöt ja niiden käsittely palvelutehtävittäin. Asiakasrekisteriin kirjataan kaikki muut asiakasasiakirjat palvelutehtävittäin. THL antaa määräykset sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta (n. 22 kpl)
Asiakirjojen käytettävyys, käyttöoikeudet, seuranta 14-15, 18 : Asiakastietoja on voitava hyödyntää asiakasprosessissa sekä toiminnan suunnittelussa, arvioinnissa, johtamisessa, valvonnassa, tilastoinnissa ja tutkimuksessa Käyttöoikeudet tietoihin määriteltävä palvelutehtävittäin (vastuu rekisterinpitäjällä tai sen lukuun toimivalla palvelunantajalla) Käyttöä ja tietojen luovutusta seurataan lokitietojen avulla (AsiakastietoL 5 )
Rekisterinpitäjä, vastuut ja sopimukset 16-17 : Rekisterinpitäjänä toimii sosiaalipalvelun järjestäjä Palveluntuottaja vastaa: asiakastietojen kirjaamisesta käyttöoikeuksista omassa organisaatiossa käytön valvonnasta asiakirjojen toimittamisesta palvelunjärjestäjälle asiakassuhteen päätyttyä Palvelunjärjestäjä vastaa: asiakasasiakirjojen säilyttämisestä ja hävittämisestä
Rekisterinpitäjä, vastuut ja sopimukset 16-17 : Palvelunjärjestäjän määriteltävä toimeksiantosopimuksessa, miten palveluntuottajan on huolehdittava: asiakastietojen asianmukaisesta käsittelystä asiakastietojen käsittelyyn liittyvistä vastuista ja tehtävistä salassapitovelvoitteiden noudattamisesta
Asiakasasiakirjojen säilyttäminen 19 ja lain liite: Karkea jaottelu säilytysajoista: 2 tai 6 vuotta palvelun päättymisestä (sosiaaliasiamiestoiminta ja lastensuojeluilmoitukset, jotka eivät johtaneet toimenpiteisiin) 12 vuotta asiakkuuden päättymisestä, kuolemasta/palvelun päättymisestä / sopimuksen päättymisestä (suurelta osin aikuisten sosiaalihuollon asiakirjat) 25 vuotta palvelun päättymisestä (rauenneet adoptiot, 25 v keskeytyspäätösten antamisesta) 100 tai 120 vuotta syntymästä (lähes kaikki lapsia koskevat asiakirjat) Pysyvästi (esityksessä kehitysvammahuollon, lastensuojelun, omaishoidon tuen ja ikäihmisten palveluiden päätökset, suunnitelmat, kertomukset sekä elatusavun vahvistamisen sopimukset). Arkistolaitos määrää pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.
Asiakkaan oikeuksista asiakastietoihin, salassapitoa, vaitiolovelvollisuutta ja tietojen luovuttamista koskevat pykälät 20-33 (Luvut 5 7): Pykälät on siirretty lakiesitykseen lähes muuttumattomina sosiaalihuollon asiakaslaista. Syyskuun 2014 lopun tieto on, että asiakaslakia ei olekaan tarkoitus kumota tällä asiakasasiakirjalailla ja sosiaalihuoltolailla, joten nämä pykälät jäänevät lopullisesta lakiesityksestä pois?