PISKI HANKE - SATEENVARJO: 1.10.2005 aloitti Pirkanmaan maakuntakirjastoalueen kirjastojen välinen kuljetuspalvelu 10.10.2005 yhtenäistettiin PIKI-kirjastojen varausja kuljetusmaksut: varausmaksu 0,80 kuljetettava varaus (työnimenä PISKI) ja kuljetettava palautus 2 14.11.2005 käyttöön Seutuvaraus-toiminto KETKÄ TEKEVÄT SEUTUVARAUKSIA JA LAINAAVAT SEUTULAINOJA Kaikki Pirkanmaan kirjastot lainaavat kaukolainoja/seutulainoja toisilleen. PIKI-kirjastot PIKI-yhteisjärjestelmän sisällä varaavat kauko/seutulainat suoraan asiakkaalle PallasPron selauskokoelmien kautta. PIKIn ulkopuoliset kirjastot tekevät kaukolainavaraukset PIKIverkkokirjastossa ko. kirjaston kortilla. PIKI-kirjastojen asiakkaat tekevät seutuvaraukset PIKIverkkokirjastossa Seutuvaraus-painikkeen kautta. Seutuvaraus kohdistuu vain hyllyssä olevaan aineistoon. Asiakas voi seutuvarausta tehdessään valita varauksen noutopaikaksi minkä tahansa PIKIkirjaston. 1
SEUTUVARAUKSEN ETIIKKA: asiakas voi tehdä seutuvarauksen PIKI-verkkokirjastossa missä tahansa PIKI-kirjastossa hyllyssä olevaan aineistoon henkilökunta voi tehdä hyllyvarauksen PallasPro-ohjelmassa asiakkaalle missä tahansa PIKI-kirjastossa hyllyssä olevaan aineistoon riippumatta siitä, onko samaa aineistoa oman kirjaston kokoelmissa henkilökunta voi tehdä asiakkaalle kuljetettavan seutuvarauksen PIKIkirjastossa lainassa olevasta aineistosta vain, jos aineistoa ei ole omassa kirjastossa (noudatetaan kaukopalvelusääntöjä) asiakas voi tehdä PIKI-verkkokirjastossa varauksen missä tahansa PIKIkirjastossa lainassa olevaan aineistoon, mutta silloin noutopistettä ei voi valita, vaan noutopiste on aineiston kotikirjasto PIKIN ULKOPUOLISET, PIRKANMAAN SISÄISET LAINAT PIKI-yhteisjärjestelmän ulkopuolisille Pirkanmaan kirjastoille lainattavat seutulainat ovat edelleen kaukolainoja! PIKIn ulkopuoliset kirjastot tekevät kaukolainavaraukset/hyllyvaraukset PIKI-järjestelmään omien kirjastojensa korteilla (tunnukset ovat kirjastojen nimiä, mallia: PARKANO, VIRRAT jne.) Muissa PIKI-kirjastoissa kuin Tampereella tällainen kiinni jäänyt varaus lainataan ko. kirjaston kortilla/tunnuksella ja toimitetaan kuljetuspalvelun kautta ko. kirjastoon. Varatessaan kaukolainoja Tampereelta muut kuin PIKI-kirjastot valitsevat noutopaikaksi: Kaukopalvelu. Tampereella tällainen muun kuin PIKI-kirjaston kaukolainavaraus toimitetaan pääkirjaston kaukopalveluun. Nidettä ei saa lainata minkään kirjaston kortilla Tampereella! Kaukopalvelu toimittaa sitten kaukolainan kuljetukseen sekä hoitaa kaukolainojen lainauksen, tilastoinnin yms. 2
MUUT KAUKOLAINATILAUKSET SUOMESTA Muiden kuin Pirkanmaan kirjastojen kaukopalveluvaraukset: Vain Tampere maakuntakirjastona on velvollinen toimittamaan kaukolainoja Pirkanmaan ulkopuolelle kirjastoihin. Tampereella pääkirjaston kaukopalvelu hoitaa kaukopalveluvarauksien toimitukset muualle Suomeen samaan tapaan kuin kaukolainat PIKIin kuulumattomille Pirkanmaan kirjastoille. Muiden PIKI-kirjastojen ei ole pakko toimittaa kaukolainoja Pirkanmaan ulkopuolelle. Kirjastot voivat itse päättää menettelystään. Pirkanmaan ulkopuolelle kaukolainat toimitetaan postitse tai rahtipusseissa (Tampereella kaukopalvelun kautta).. ASIAKKAAN PIKI-VERKKOKIRJASTOSSA TEKEMÄN SEUTUVARAUKSEN LOGIIKKA Hyllyssä olevista teoksista PIKI-verkkokirjaston kautta tulee sähköposti vain yhteen kirjastoon ohjelman mukaan (ko. toimipisteessä määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen). Ohjelma määrittelee sisäisen logaritmin mukaan, mihin kirjastoon hyllyvaraus kohdistuu, jos varattua teosta on hyllyssä useassa kirjastossa: 1) noutokirjaston kokoelmaan, 2) siihen kirjastoon, jossa teosta on eniten hyllyssä, 3) jos useassa kirjastossa yhtä monta teosta hyllyssä, siihen kirjastoon jossa varattu teos on viimeksi ollut lainassa ja 4) arpomalla jos näillä ehdoilla ei löydy oikeaa kirjastoa. Jos hyllyvarattua teosta ei löydy sähköpostin saaneesta kirjastosta hyllystä (se on kadonnut tai juuri lainattu), varaus jää voimaan. Siitä ei lähde mitään sähköpostia seuraavaan kirjastoon tai asiakkaalle. Lähettäjäkirjaston velvollisuus on tarvittaessa ilmoittaa asiakkaalle, että haluttua teosta ei löytynyt hyllystä. 3
ASIAKKAAN TEKEMÄ SEUTUVARAUS PIKI-VERKKOKIRJASTOSSA PIKI-verkkokirjastossa teoksen Saatavuus-näytöllä on erillinen SEUTUVARAUS-painike. Tätä kautta asiakas voi tehdä kuljetettavan seutuvarauksen ja valita haluamansa noutopaikan. suositus: seutuvaraukset tehdään itsepalveluna verkkokirjaston kautta VIRKAILIJAN TEKEMÄ SEUTUVARAUS PALLAS-PROSSA Virkailijapuolella kuljetettavia kaukolaina- tai seutuvarauksia voi tehdä entiseen malliin. Seutuvaraus tehdään PallasPro-ohjelmassa tyhjän selauskokoelman kautta ja varaus kohdistetaan siihen kirjastoon/toimipisteeseen, jossa teosta on hyllyssä, mieluiten pääkirjastoon ei kirjastoautoihin, laitoskirjastoihin, pieniin lähikirjastoihin jne. Kannattaa myös huomata, että Suodenniemen kirjaston niteitä vasta viedään tietokantaan eikä siellä ole vielä Pallaksen lainausta käytössä, kaikki Suodenniemen niteet näkyvät siis virheellisesti hyllyssä olevina. Suodenniemen kirjasto aloittaa Pallas-lainauksen joulukuussa 2005. Tampereella seutuvarauksen voi kohdistaa Tampereen kelluvaan varausjonoon tai yksittäisen kirjaston kokoelmaan. Virkailijan tekemästä varauksesta ei (vielä) tule sähköpostia mihinkään, vaikka teosta olisi hyllyssä. Aamulla tulostettavien Hyllyssä varattujen teosten listojen seuraaminen on siis aiheellista. Sähköpostia voi toki lähettää tarpeen mukaan siihen kirjastoon, jossa aineiston pitäisi olla paikalla. Virkailija voi tehdä asiakkaalle hyllyvarauksen mistä tahansa PIKI-kirjastossa paikalla olevasta aineistosta. Suositus: toisen kirjaston lainassa olevasta aineistosta virkailija tekee varauksen vain kun ko. teosta ei ole omassa kirjastossa = kaukolainasääntöjä noudatetaan. 4
ASIAKKAALLE TEHDÄÄN AINA VARAUS Jos asiakas soittaa johonkin PIKI-kirjastoon ja pyytää toimittamaan teoksen lainaan johonkin toiseen PIKI-kirjastoon, siitä tehdään asiakkaalle normaali varaus/seutuvaraus selauskokoelman kautta. Asiakkaalla voi olla PIKI-yhteisjärjestelmässä teoksesta vain yksi voimassa oleva varaus!! KUN SEUTUVARAUS JÄÄ KIINNI Aineisto kuljetetaan ohjelman mukaan noutokirjastoon (ohjelma ilmoittaa aina tällaista varausta palautettaessa, minne nide on matkalla eli mihin se pitää kuljettaa). Vasta kun varaus jää kiinni noutokirjastossa, se jää kiinni asiakkaan varaukseen ja siitä tulostuu noutoilmoitus. Noutoilmoitus lähetetään asiakkaalle ja nide voidaan lainata sen varanneelle asiakkaalle. Nidettä ei saa missään vaiheessa sen ollessa kuljetettavana lainata minkään kirjaston kortilla tms. Jos nide lainataan muulle kuin oikealle varaajalle, pyytää ohjelma seuraavan kerran nidettä palautettaessa kuljettamaan se kotikirjastoonsa. Kuljetuksen ajan varattu nide näkyy PIKI-verkkokirjastossa lainassa ja virkailijapuolella kuljetettavana Asiakkaalle lainattaessa seutulaina noudattaa lainaajakirjaston parametrejä (ei niteen kotiosaston asetuksia): laina-aikoja, maksukäytäntöjä, perimiskäytäntöjä yms. Jos seutulainassa oleva nide joutuu perintään, perinnän hoitaa niteen kotiosaston kirjasto (ei lainaajakirjasto). Tulosta kuitti kuljetettavan varauksen väliin PallasProsta. Muualle kuin Tampereelle välitettävät lainat on syytä pakata esim. kirjekuoreen tai muovipussiin ja merkitä lähetykseen selkeästi kohdekirjaston nimi. Kuljetusreitillä matkan varrelle toimitettavat lainat pitää ottaa selvästi erilleen joko laatikon päälle tai antaa kuljettajalle. Vaihda tarra Pallas-malliseksi ennen kuljetusta! 5
VARAUSMAKSUT JA KULJETUSMAKSUT: 2 VAI 0,80 * Kuljetusmaksun määräytymisessä vertaillaan ensisijaisesti palautuspaikkaa ja lainauspaikkaa, ja tämän mukaan määräytyy kuljetusmaksu. Esim. nide on lainattu asiakkaalle Ylöjärveltä Hervannan kirjastolle (= noutopaikka) ja palautetaan Sampolan kirjastoon maksuksi tulee 0.80. Jos laina palautettaisiin Hervantaan tai Ylöjärvelle ei maksua. Jos laina palautettaisiin Kangasalan kirjastoon maksu 2. * 10.10.2005 yhtenäistyivät PIKI-kirjastojen varausmaksut ja muutama muukin maksu: - varausmaksu 0,80 - seutuvaraus 2 - toiseen kirjastoon kuljetettava palautus 2 - Tampereella kirjaston sisäinen kuljetettava palautus 0,80 - monissa kirjastoissa käytössä oleva myöhästymisilmoituksen ilmoitusmaksu,80 KUN AINEISTO PALAUTETAAN Kirjastossa voi ottaa vastaan kuljetuspalvelun kautta myös ei-pikiin kuuluvien muiden Pirkanmaalaisten kirjastojen palautuksia, hintana peritään kirjastojen välinen kuljetusmaksu 2. Kannattaa huomata, että tällainen laina on edelleen asiakkaalla lainassa kuljetuksen ajan ja myöhästymismaksuja kertyy siltäkin ajalta. Piki-kirjastojen välillä toiseen PIKI-kirjastoon kuljetettava laina palautetaan, kuljetusmaksu on 2. Laina palautuu, kun se palautetaan Pallasjärjestelmässä ja myöhästymismaksu määräytyy lainan antaneen kirjaston asetusten mukaan ja menee asiakkaan saldoon lainan antaneen kunnan koodilla. Ohjelmassa tällainen palautettu nide näkyy virkailijapuolella kuljetettavana ja verkkokirjastossa lainassa, mutta asiakkaan lainoissa teosta ei enää näy. PIKI-kirjastoissa on voimassa parametri, jonka mukaan minkään toisen PIKIkirjaston nide ei jää minkään toisen PIKI-kirjaston varausjonoon (ohjelma pyytää aina lähettämään palautettaessa kotikirjastoonsa) sen jälkeen kun se on ollut seutulainassa ja palautetaan. 6
PAIKALLA OLEVIEN VARATTUJEN NITEIDEN LISTA Kirjastoissa seurataan ohjelmassa yön eräajoissa tehtäviä listoja Paikalla olevat varatut niteet. Listat ovat varausjonokohtaisia (esim. Tampereella lista muodostuu kelluvan varausjonon perusteella). Tampereen pääkirjastossa tämä lista lainaustoimistossa käydään läpi aamuisin ennen klo 10, ja muut kirjastot Tampereella käyvät läpi listojaan sen jälkeen. Jos listalla oleva teos ei jääkään kiinni varaukseen, sama teos on saattanut jäädä kiinni jo jossain muussa kirjastossa (kelluvissa varausjonoissa) tai varaus on peruttu TILASTOINNISTA Vuoden lopulla Pallas-järjestelmästä saadaan tilasto siitä, miten monta minkin PIKI-kirjaston nidettä on lainattu mihinkin PIKIkirjastoon. Tämä on opetusministeriön mukaisiin kaukolainatilastoihin vaadittava luku kaukolainoista PIKIkirjastojen kesken. Nämä asiakkaalle lainatut kauko/seutulainat tilastoituvat kuitenkin järjestelmässä normaaleihin lainauslukuihin, joten ne on lainausluvuista vähennettävä. PIKI-järjestelmän ulkopuolelle lainatuista kaukolainoista on edelleen pidettävä erillistä tilastoa, ja nämäkin lainat on vähennettävä normaaleista lainausluvuista. 7
LINKKEJÄ: http://www.tampere.fi/kirjasto/pikiextra/ohje.htm http://www.tampere.fi/kirjasto/piki.htm http://www.tampere.fi/kirjasto/piki/ 8