Kokoustekniikka Järjestökoulutus Markus Mäkitalo 28.1.2015
Kokoustekniikka Kokoustekniikka tarkoittaa kokouksen vuorovaikutusta ja päätöksentekoa suhteellisen mekanistisesti sääteleviä menettelytapoja ja sääntöjä, joilla pyritään takaamaan toisaalta kokouksen osanottajille mahdollisimman tasapuoliset osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet ja toisaalta kokouksen nopea ja joustava eteneminen. Ts. Kokoustekniikka tarkoittaa tapoja joilla kokous etenee sujuvasti, reilusti ja taiteen sääntöjen mukaan. Käydään läpi kokouskutsu, esityslista ja muistio, kokouksen kulku ja puheenvuorot sekä kokousedustajan oikeudet ja velvollisuudet
Kokous esimerkkejä Liittokokous tai yleiskokous Vuosikokous/-et Edustajiston kokous Hallituksen kokous Palaveri
Erilaisia rooleja kokouksissa Puheenjohtaja Sihteeri Pöytäkirjan tarkastaja Ääntenlaskija Äänivaltainen kokousedustaja Puheoikeudellinen kokousedustaja Läsnäolo-oikeudellinen kokousedustaja
Edustajan velvollisuudet Kokouksen jäsenet ovat vastuussa kokouksen tekemistä päätöksistä... Ellei hän ole jättänyt eriävää mielipidettä Ellei hän ole ilmoittanut esteellisyydestään osallistua kokoukseen Ellei hän ole jäävännyt itseään Puheenjohtajalla on vastuu pitää kokous sujuvana, mutta niin ikään kokousedustaja vastaa omasta toiminnastaan kokouksen aikana. Edustajaa voidaan huomauttaa käytöksestä... Mikäli hän puhuu ilman puheenvuoroa Mikäli hän käyttää asiatonta kieltä Mikäli hän muuten häiritsee kokousta tahallisesti muilla tavoin Mikäli hän yrittää viivyttää kokouksen päätöksentekoa muuten kuin kokousteknisin keinoin
Edustajan velvollisuudet Kokousedustajan tulee tutustua kokousasiakirjoihin ennen kokousta, ellei asiakirjoja ole tuotu vasta kokoukseen. Mikäli asiakirjat on toimitettu liitteineen kohtuulliseen aikaan etukäteen, edustaja ei voi vedota tietämättömyyteen kokouksen aikana. Ts. Lue esityslista ja liitteet Tarvittaessa kokousedustajan tulee valmistautua jättämään muutosesitykset ohjelmiin kirjallisena. Mikäli kokouksen puheenjohtaja vaatii kirjallisia esityksiä, muut esitykset ei vain käy.
Kokouskutsu Yhdistyksen kokousten koolle kutsumisesta määräävät aina yhdistyksen säännöt. Säännöissä määritellään mitä viestimiä käyttäen kokous kutsutaan koolle sekä kuinka usein. Yhdistyksen kokouksilla tarkoitetaan jäsenkokouksia, joihin kaikki yhdistyksen jäsenet tulee kutsua äänivaltaisina. Esimerkiksi kevätkokous ja syyskokous. Yhdistyksen hallituksen/johtokunnan koolle kutsumisesta päätetään edellä mainitut asiat hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Yhdistyksen omien sääntöjen yläpuolelle nousee Suomen yhdistyslaki. Mikäli kokouskutsu rikkoo yhdistyslakia, voidaan kokous julistaa laittomaksi viimeistään hallinto-oikeudessa, jolloin kokouksen tekemät päätökset kumotaan ja väärintekijät voidaan tuomita sakkoihin.
Kokouskutsu Mikäli yhdistys käsittelee kokouksessaan jotakin seuraavista asiakohdista, on se mainittava kokouskutsussa: Yhdistyksen sääntöjen muuttaminen Yhdistyksen purkaminen Hallituksen tai sen jäsenen valitseminen Hallituksen tai sen jäsenen erottaminen kesken toimikauden Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen Ellei edellä mainittuja asioita ole kokouskutsussa, niistä EI saa tehdä päätöstä! Tai muuten
Kokouskutsu Kokouskutsussa on aina mainittava Yhdistyksen nimi ja yhteystiedot Kokouskutsun päiväys Kokouksen tyyppi, (esim. Jäsenkokous/yleiskokous, hallituksen/johtokunnan kokous, liittokokous, piirikokous jne.) Kokouksen päivämäärä ja kellonaika Kokouspaikkakunta ja kokoontumispaikka Käsiteltävät asiat tai esityslista liitteenä Kutsun antaja Esityslistan lisäksi kokouskutsuun kannattaa aina liittää muutkin käsiteltävät asiakirjat, kuten toimintasuunnitelma, talousarvio, strategia tms. Kun kokoukseen osallistuvat voivat perehtyä näihin asiakirjoihin etukäteen, nopeuttaa se kokousta ja siihen voidaan myös kokouksen kuluessa puheenjohtaja vedota, mikäli kokousta halutaan vauhdittaa.
Esityslista Alkutoimet 1 Kokouksen järjestäytyminen 1.1 Kokouksen avaus 1.2 Kokousvirkailijoiden valinta; eli sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat 1.3 Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen; eli onko kokous kutsuttu yhdistyksen sääntöjen sekä yhdistyslain mukaisesti koolle, onko paikalla tarpeeksi edustajia 1.4 Kokouksen menettelytapojen hyväksyminen; eli käytettävät puheenvuorot + niiden pyyntötavat sekä pituudet, äänestystavat 1.5 Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen 1.6 Työjärjestyksen (esityslistan) hyväksyminen 2 Ilmoitusasiat
Esityslista 3 Päätösasiat tärkeysjärjestyksessä Asian esittely: Esitys: 4 Muut mahdolliset asiat ( Meta ) Asiat, jotka ovat tulleet esiin kokouksen aikana, jäsenten tekemät työjärjestykseen merkitsemättömät esitykset (voidaan valmistella seuraavaan kokoukseen) Kiireelliset hallituksen esittämät asiat Esim. Kannanotot, mielenilmaukset, Ponsi-aloitteet (joista myöhemmin) 5 Kokouksen päättäminen Kokous päätetään ajassa xx.xx
Esityslista Esimerkki OSAKOn edustajiston esityslistasta 1 Kokouksen avaus Avataan kokous klo xx.xx 2 Kokouksen järjestäytyminen (kokousvirkailijoiden valinta) Valitaan kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi (2) ääntenlaskijaa. Valitaan pöytäkirjan tarkistusaika. Sihteerinä toimii opiskelijakunnan sääntöjen mukaan Pääsihteeri (Johtosääntö 8 rivi 5) ja pöytäkirjan tarkistusaika yleensä sovitaan kokouksen jälkeen. 3 Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokouskutsu on lähetetty edustajistolle pp.kk.vvvv. Suoritetaan nimenhuuto, paikalla x edaattoria Kokouksen menettelytavat ilmoittaa puheenjohtaja, yleensä käsittelykohdan aikana. Esim: Suoritamme koeäänestyksen kättä nostamalla 4 Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Esitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestyksesti Tämän kohdan aikana hallitus voi lisätä esityslistaan pienempiä päätöksiä, joita ei tarvitse mainita kokouskutsussa, mikäli edustajisto lisäykset hyväksyy.
Esityslista 5 Ilmoitusasiat 5.1 Toimielinten tilannekatsaukset + 5.1.1 Hallituksen tilannekatsaus + 5.1.2 Vaalilautakunnan tilannekatsaus 5.2 Muut ilmoitusasiat Koulutusalajärjestön kokouksissa voidaan myös yhtä hyvin hyväksikäyttää ilmoitusasioita omana pykälänään työjärjestyksessä. Esityslistaan voidaan lisätä esim. vastuualueiden kuulumiset. Vastuuhenkilöt käyvät yksitellen läpi niitä tehtäviä mitä ovat hoitaneet ja kertovat millaista keskustelua on käytä OSAKOn järjestämissä toimikunnissa. 6 Hallituksen kyselytunti 7 Päätösasia 1, (esim: Strategia, poliittinen ohjelma, toimintasuunnitelma yms.) Esittelijä: N & N (Esittely:) Pohjustusta ja muuta diipadaapaa Esitys: Hyväksytään päätösasia 1 (esimerkki) 8 Muut esille tulevat asiat (ns. META) 9 Kokouksen päättäminen
Asian käsittely 1. Asian esittely Asian esittelijä kertoo mistä työjärjestyksen kohdassa on kyse. (Esimerkiksi esittelee laskettelureissun bussifirmojen tarjoukset, haalarimerkkivaihtoehdot tms. sekä tärkeimmät pointit) 2. Keskustelun avaaminen ja keskustelu Puheenjohtaja pamauttaa nuijaa ja julistaa yleiskeskustelun avatuksi. Ennen tätä ei voi pitää muita kuin työjärjestyspuheenvuoroja (joista myöhemmin lisää) 3. Keskustelun julistaminen päättyneeksi Puheenjohtaja pamauttaa nuijaa julistaen yleiskeskustelun päättyneeksi. Ennen tätä on äänivaltaisten jäsenten tehtävä esityksensä mikäli heillä sellaisia on 4. Esitysten toteaminen ja tarkistus Jos äänivaltaisilta jäseniltä on tullut esityksiä, puheenjohtaja toteaa abouttiarallaa näin: Yleiskeskustelun aikana on tehty (n-määrä) esityksiä, joista (n-määrää) on kannatettu. Sukunimi esitti seuraavanlaisesti diipadaapa ja tätä esitystä kannatti sukunimi. Lisäksi edustaja sukunimi esitti. Jne. Jos puheenjohtaja on jättänyt jonkin esityksen noteeraamatta tai hyväksynyt jonkin esityksen ilman kannatusta, on hetki puhua nyt tai vaieta iäksi Mikäli on tullut esitys/esityksiä, siirrytään äänestämään
Asian käsittely 5. Äänestysjärjestyksen laatiminen ja hyväksyminen Pohjaesitystä vastaan äänestetään aina viimeisenä. Salista tulleista esityksistä äänestetään siten, että esitykset asettuvat vastakkain jomminkummin: + esitysjärjestyksessä + eniten pohjaesityksestä poikkeavat järjestykset vastakkain. Esim: Pohjaesityksenä yhdistyksen jäsenmaksun korotus kahdella euroa, 1. esitys: Lasketaan jäsenmaksua viisi euroa (ero pohjaan 7euroa) 2. esitys: Nostetaan jäsenmaksua kuusi euroa (ero pohjaan 4 euroa) 3. esitys: Pidetään jäsenmaksu samana (ero pohjaan 2 euroa) Äänestetään järjestyksessä: 1 vs 2, joista voittaja vs 3. Jäljelle jäänyt esitys pohjaesitystä vastaan Äänestysjärjestyksen laatii yleensä puheenjohtaja, mutta myös kokousväki voi osallistua järjestyksen laatimiseen, mikäli esitysten erot eivät ole täysin selvät 6. Äänestystavasta päättäminen Yleensä kättä nostamalla avoimena äänestyksenä, mutta mahdollista myös vaatia suljettua lippuäänestystä. Suurten järjestöjen liittokokouksissa usein vihreä ja punainen lappu (Jaa / Ei)
Asian käsittely 7. Äänestys ja äänten laskeminen Avoimessa vaalissa, eli käsi ylös -vaalissa + Suoritetaan koeäänestys Jos toisella esityksellä selvästi enemmistö äänistä, puheenjohtaja kysyy jotakuinkin näin: Tulkitsenko oikein, että esitys n on voittanut äänestyksen?. Jos kokousedustajilta EI tule vastalauseita, eli vaatimusta ääntenlaskijoiden käyttöön, äänestys on päättynyt. + Mikäli puheenjohtaja ei voi selvästi tulkita kumpi esitys saanut enemmän ääniä, tai joltakulta kokousedustajalta on tullut koeäänestyksen jälkeen vaatimus ääntenlaskijoiden käyttöön, suoritetaan uusi äänestys. Puheenjohtaja pyytää ääntenlaskijat eteen ja äänestys suoritetaan uudelleen. Ääntenlaskijat laskevat kohotetut kädet kullekin esitykselle (ääntenlaskun aikana kädet täytyy pitää ilmassa, eikä niitä lasketa ennen puheenjohtajan ilmoitusta) Ääntenlaskijat kertovat puheenjohtajalle äänestyksen tuloksen, jonka puheenjohtaja ilmoittaa kokousväelle. Äänten mennessä tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee. Äänestys on päättynyt
Asian käsittely Suljetussa vaalissa, eli äänestettäessä äänestyslipuilla + Tuodaan kokousväen eteen vaaliuurna, joka todistetaan tyhjäksi. + Puheenjohtaja ilmoittaa mitä lippuun kirjoitetaan kannatettaessa esitystä, esimerkiksi: Numero 1, esitys n&n. Numero 2, esitys m&m. Kirjoitetaan joko 1 tai 2. Jos muita merkintöjä, äänestyslippu hylätään ääntenlaskussa + Kokousedustajat käyvät vuorollaan pudottamassa äänestyslipun vaaliuurnaan, mieluiten siten, että puheenjohtaja kutsuu jokaisen erikseen nimeltä. + Kun kaikki äänestäneet, on hyvä julistaa kokoustauko, jonka ajaksi kokousväki poistuu salista ja ääntenlaskijat jäävät. + Kun ääntenlaskijat ovat laskeneet tulokset, kutsutaan kokous jälleen saliin. + Ääntenlaskijat ilmoittavat tuloksen puheenjohtajalle tyyliin: Esitys 1, x ääntä. Esitys 2, y ääntä. Tyhjiä ääniä n. Hylättyjä m., jonka jälkeen puheenjohtaja julistaa tuloksen kokousväelle. Äänten mennessä tasan, voittaja arvotaan. + Äänestys on päättynyt
Asian käsittely 8. Päätös Puheenjohtaja toteaa tehdyn päätöksen (äänestystuloksen perusteella). Päätetään, että (Esitys) 9. Asian julistaminen loppuun käsitellyksi Päätetään päätetty! *Kopsis*
Puheenvuorot Tavanomaiset puheenvuorot Pyydetään kättä nostamalla. Kättä pidetään ilmassa niin kauan, että puheenjohtaja sen huomaa. Kun edellinen puhuja lopettanut, puheenjohtaja ilmoittaa kenellä on seuraava vuoro puhua. Puheenvuoroille ei ole periaatteessa maksimipituutta, mutta puheenjohtaja voi keskeyttää puhujan mikäli tämä ei pysy asiassa Puheenvuoroja voidaan pyytää vain silloin, kun keskustelu on auki puheenjohtajan toimesta (poikkeuksena työjärjestyspuheenvuorot) Kohtelias ja virallinen tapa aloittaa puheenvuoro on kunnioittamalla puheenjohtajaa, esim. Kiitos puheenjohtaja / arvoisa puheenjohtaja Tavallisella puheenvuorolla ei kommentoida muiden henkilöiden puheenvuoroja eikä väitellä. Tarkoitus on tuoda itse aiheeseen/asiakohtaan jokin näkökulma, kanta tai esitys etukäteen valmistellulla tai spontaanilla puheella. Kommentointi esitellään seuraavassa diassa.
Puheenvuorot Kommentti-puheenvuoro Tavanomainen puheenvuoro, eli myönnetään pyytämisjärjestyksessä Pyydetään normaalisti kättä nostamalla. Kun puheenvuoro alkaa, ilmoitetaan: Kommentti siihen ja siihen Mielipiteen ilmaisu tai lisäselvennys aiemmin pidettyyn puheenvuoroon tai esitykseen (myös pohjaesitykseen). Kommenttipuheenvuorossa ei tehdä esityksiä. Maksimissaan puolesta minuutista minuuttiin. Puheenjohtaja linjaa. Kokouksen kulun vauhdittamiseksi puheenjohtaja voi ilmoittaa kokousväelle, että jokaista esitystä kohden kokousedustaja voi käyttää rajatun määrän kommentteja. Kun tämä määrä tulee täyteen, puheenjohtaja ilmoittaa mikäli tähän keskusteluun ei tuoda uusia esityksiä tai kommentteja, suljen keskustelun. Muuten keskustelu voi venyä parin henkilön inttämiseksi ja samalla taannuttaa yleiskeskustelun.
Puheenvuorot Repliikkipuheenvuoro Etuoikeutettu puheenvuoro, eli myönnetään välittömästi seuraavan puhujan jälkeen riippumatta siitä, onko edellä muita myönnettyjä tavanomaisia puheenvuoroja Pyydetään kättä nostamalla ja ilmoittamalla Puheenjohtaja! Repliikki! Repliikin maksimipituus on n. kymmenen sekuntia Repliikki voi sisältää oikaisun, lisätiedon (tms.), mutta se ei saa käsitellä päätettävänä olevaa asiaa
Puheenvuorot Työjärjestyspuheenvuoro Etuoikeutettu puheenvuoro, eli myönnetään välittömästi seuraavan puhujan jälkeen riippumatta siitä, onko edellä muita myönnettyjä tavanomaisia puheenvuoroja Pyydetään kättä nostamalla ja ilmoittamalla Puheenjohtaja! Työjärjestykseen! Ei saa käsitellä päätettävänä olevaa asiaa Kokoustekniikkaa tai kokouksen järjestystä koskeva esim. + Puheenvuorojen rajoittaminen + Kokoustauon pitäminen + Puheenjohtajan virheestä huomauttaminen + Muutos työjärjestykseen + Tärkeä ilmoitus + Asian lykkääminen + Asian jatkaminen
Eriävä mielipide Kokousedustaja voi ilmoittaa eriävän mielipiteen mikäli + jokin asia on käsitelty joko yhdistyslain tai sääntöjen vastaisesti + hän on päätöksestä eri mieltä Eriävä mielipide vapauttaa tekijänsä käsiteltävää asiaa koskevasta vastuusta, muttei vapauta päätöksen noudattamisesta Mahdollistaa mitättömän tai moitteenvaraisen päätöksen moittimisen Mahdollistaa päätöksen arvostelun Ilmoitetaan äänestystuloksen selvittyä ennen nuijan kopautusta Puheenjohtaja! Eriävä mielipide/vastalause/päätökseen! Mikäli edustaja haluaa viedä asian hallinto-oikeuteen, on hänen ilmoitettava eriävä mielipide tai on osavastuullinen päätökseen Eriävä mielipide on jätettävä kirjallisena kokouksen jälkeen, kuitenkin ennen kokouksen pöytäkirjan allekirjoittamista. Perusteluina eriävälle mielipiteelle voi käyttää vain yleiskeskustelussa ilmi tulleita seikkoja. Kokousedustajan on oltava vastustanut esitystä. (Kommentissa ilmoittanut vastustavansa esitystä tai äänestänyt vastaan)
Jääviys Yhdistyslain (37 ) mukaan yhdistyksen jäsenen ja yhdistyksen etujen mennessä ristiin, henkilön on jäävättävä itsensä eli pitäydyttävä päätöksenteosta. Ts. Yhdistyksen jäsenen sellainen suhde asiaan, että hänen puolueettomuutensa tai objektiivisuutensa kokousasian käsittelyssä vaarantuu.