OHJEET SISÄMARKKINOIDEN HARMONISOINTIVIRASTOSSA (TAVARAMERKIT JA MALLIT) SUORITETTAVAAN YHTEISÖN TAVARAMERKKIEN TUTKINTAAN OSA A YLEISET SÄÄNNÖT

OHJEET SISÄMARKKINOIDEN HARMONISOINTIVIRASTOSSA (TAVARAMERKIT JA MALLIT) SUORITETTAVAAN YHTEISÖN TAVARAMERKKIEN TUTKINTAAN OSA A YLEISET SÄÄNNÖT JAKSO 5 AMMATTIMAINEN EDUSTUS Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 1

Sisällysluettelo 1 Johdanto: edustusperiaate... 4 2 Ketkä voivat toimia edustajina... 4 2.1 Edustajatietokanta... 5 2.2 Asianajajat ammattimaisina edustajina... 6 2.2.1 Termi asianajaja... 6 2.2.2 Oikeus harjoittaa toimintaa... 6 2.2.3 Toimipaikka... 6 2.2.4 Oikeus toimia edustajana tavaramerkki- ja/tai malliasioissa... 7 2.3 Viraston ylläpitämään luetteloon hyväksytyt ja merkityt ammattimaiset edustajat... 7 2.3.1 Kansallisen lain mukainen edustusoikeus... 8 2.3.2 Kansallisuus ja toimipaikka... 9 2.3.3 Todistus... 9 2.3.4 Poikkeukset... 10 2.3.5 Luetteloon merkitsemisessä noudatettava menettely... 10 2.3.6 Ammattimaisten edustajien luettelon muuttaminen... 11 2.3.6.1 Merkinnän poistaminen... 11 2.3.6.2 Merkinnän voimassaolon keskeyttäminen... 12 2.3.7 Uudelleenmerkitseminen ammattimaisten edustajien luetteloon... 12 2.4 Työntekijän toimiminen edustajana... 12 2.4.1 Työnantajansa puolesta toimivat työntekijät... 13 2.4.2 Työntekijä sellaisen oikeushenkilön edustajana, jolla on taloudellisia yhteyksiä muihin oikeushenkilöihin... 13 2.5 Laillinen edustus... 14 3 Ammattimaisen edustajan nimeäminen... 15 3.1 Tapaukset, joissa nimeäminen on pakollista... 15 3.1.1 Kotipaikka ja toimipaikka... 15 3.1.2 Käsite yhteisössä... 15 3.2 Seuraukset edustajan nimeämättä jättämisestä, kun edustajan nimeäminen on pakollista... 16 3.2.1 Seuraukset rekisteröintimenettelyn aikana... 16 3.2.2 Seuraukset väitemenettelyn aikana... 16 3.2.3 Seuraukset menettämis- ja mitättömyysmenettelyn aikana... 17 3.3 Edustajan nimeäminen silloin, kun se ei ole pakollista... 17 3.4 Edustajan nimeäminen... 18 3.4.1 Nimenomainen nimeäminen... 18 3.4.2 Hiljainen nimeäminen... 18 3.4.3 Edustajien ryhmittymä... 19 3.4.4 Tunnistenumerot... 19 4 Tiedonantojen vaihto edustajien kanssa... 20 5. Valtakirja... 20 Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 2

5.1 Yksilöity valtakirja... 21 5.2 Yleisvaltakirja... 21 5.2.1 Yleisvaltakirjojen rekisteröiminen... 22 5.3 Seuraukset silloin, kun viraston nimenomaisesti pyytämää valtakirjaa ei esitetä... 22 6 Edustajan nimeämisen tai valtuutuksen peruuttaminen... 22 6.1 Valtuuttajan toteuttamat toimet... 22 6.2 Edustajan tehtävästä eroaminen... 22 7 Valtuuttajan tai edustajan kuolema tai tuleminen oikeuskelvottomaksi... 23 7.1 Valtuuttajan kuolema tai tuleminen oikeustoimikelvottomaksi... 23 7.2 Edustajan kuolema tai tuleminen oikeustoimikelvottomaksi... 23 Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 3

1 Johdanto: edustusperiaate Tavaramerkkiasetuksen 92 artiklan 1 ja 2 kohta ja 93 artiklan 1 kohta Henkilöiden, joilla on kotipaikka tai päätoimipaikka tai todellinen ja toiminnassa oleva teollinen tai kaupallinen liike Euroopan unionin alueella, ei tarvitse nimetä edustajaa virastossa toimitettavissa menettelyissä. Luonnollisilla henkilöillä ja oikeushenkilöillä, joilla ei ole kotipaikkaa tai päätoimipaikkaa tai todellista ja toiminnassa olevaa teollista tai kaupallista liikettä Euroopan unionin alueella, on oltava virastossa edustaja, jonka toimipaikka on Euroopan unionissa. Tätä velvoitetta on noudatettava kaikissa virastossa toimitettavissa menettelyissä paitsi yhteisön tavaramerkkiä koskevaa hakemusta jätettäessä. Yhteisön tavaramerkin tai rekisteröidyn yhteisömallin uudistamishakemusta tai asiakirjojen nähtäville saamista koskevaa hakemusta jätettäessä ei tarvitse käyttää edustajaa. Edustajien ei lähtökohtaisesti tarvitse esittää virastolle valtakirjaa, jollei virasto tai inter partes -tapauksissa toinen menettelyiden osapuolista sitä nimenomaisesti pyydä. Luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön puolesta toimivien työntekijöiden on kuitenkin esitettävä virastolle allekirjoitettu valtakirja, joka liitetään asiakirjoihin. Jos edustaja nimetään, virasto vaihtaa tiedonantoja yksinomaan kyseisen edustajan kanssa. Lisätietoja ammattimaista edustusta koskevista näkökohdista virastossa toimitettavissa kansainvälisiä merkkejä koskevissa menettelyissä on ohjeiden osassa M. Tämän jakson ensimmäisessä osiossa (luku 2) määritellään eri edustajatyypit. Toisessa osiossa (luvut 3 6) tarkastellaan edustajien nimeämistä tai nimeämättä jättämistä ja edustajien valtuuttamista. 2 Ketkä voivat toimia edustajina Tavaramerkkiasetuksen 92 artiklan 3 kohta ja 93 artiklan 1 kohdan a ja b alakohta Yhteisömalliasetuksen 77 artiklan 3 kohta ja 78 artiklan 1 kohdan a ja b alakohta Oikeudellisissa menettelyissä edustaminen on kaikissa EU:n jäsenvaltioissa säännelty ammatti, jota saa harjoittaa ainoastaan tietyin edellytyksin. Viraston menettelyissä voidaan käyttää seuraavanlaisia edustajia: Asianajajat (tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohdan a alakohta ja yhteisömalliasetuksen 78 artiklan 1 kohdan a alakohta) ovat sellaisia ammattimaisia edustajia, jotka ovat kansallisen lainsäädännön mukaan aina oikeutettuja edustamaan kolmansia osapuolia kansallisissa virastoissa (katso kohta 2.2). Muiden ammattimaisten edustajien (tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohdan b alakohta ja yhteisömalliasetuksen 78 artiklan 1 kohdan b alakohta) on täytettävä tietyt muut edellytykset ja oltava merkittyjä viraston tätä varten ylläpitämään hyväksyttyjen edustajien luetteloon (OHIM prof. rep. list). Nämä edustajat jaetaan kahteen ryhmään: Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 4

niihin, jotka voivat toimia edustajina ainoastaan yhteisömalleja koskevissa menettelyissä, ja niihin, jotka voivat toimia edustajina sekä yhteisön tavaramerkkejä että yhteisömalleja koskevissa menettelyissä (katso kohta 2.3). Ammattimaiset edustajat voivat olla myös edustajien ryhmittymiksi järjestäytyneitä yhteisöjä (tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 76 säännön 9 kohta) (katso kohta 3.4.3). Ammattimaiset edustajat on erotettava osapuolten edustajina virastossa toimivista työntekijöistä (tavaramerkkiasetuksen 92 artiklan 3 kohta, ensimmäinen vaihtoehto) (katso kohta 2.4.1) tai sellaisten oikeushenkilöiden työntekijöistä, joilla on taloudellisia yhteyksiä muihin oikeushenkilöihin (tavaramerkkiasetuksen 92 artiklan 3 kohta, toinen vaihtoehto) (katso kohta 2.4.2), ja kansallisen lain mukaisista laillisista edustajista (katso kohta 2.5). 2.1 Edustajatietokanta Henkilöt, jotka ilmoittautuvat virastossa toimitettavan menettelyn osapuolten edustajiksi tai työntekijöiksi ja jotka täyttävät asetuksissa määritetyt edellytykset, merkitään edustajatietokantaan ja heille annetaan tunnistenumero. Tietokannalla on kahtalainen tehtävä: se sisältää kaikkien edustajien keskeiset yhteystiedot, joita voi hakea tietokannasta edustajan tunnistenumerolla, sekä SMHV:n hyväksyttyjen edustajien luetteloa tai malliasioiden edustajien luetteloa koskevia julkisia tietoja. Kaikkien edustajien, edustajien ryhmittymät mukaan luettuina, on tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen säännön 1 mukaisesti ilmoitettava tietokantaan nimensä, osoitteensa ja edustajaluokkansa. Edustajalla voi olla useita tunnistenumeroita. Esimerkiksi edustajien ryhmittymällä voi olla eri liikeosoitteille eri tunnistenumerot (niiden erottamiseksi postiosoitteista, joille voidaan määrittää yksi ja sama tunnistenumero; katso ohjeiden osa E, Rekisteröintitoimet, jakso 1, Rekisteröinnin muutokset). Yksittäiset edustajat saattavat käyttää yhtä tunnistenumeroa edustaessaan osapuolta työntekijänä ja toista toimiessaan asianajajana omaan lukuunsa. Asianajajia ei lähtökohtaisesti merkitä tietokantaan SMHV:n hyväksyminä ammattimaisina edustajina, koska he eivät tarvitse viraston hyväksyntää voidakseen toimia edustajina. Sen vuoksi virasto hylkää lähes poikkeuksetta asianajajien pyynnöt merkitsemisestään viraston ylläpitämään hyväksyttyjen edustajien luetteloon. Käytännöstä poiketaan ainoastaan siinä tapauksessa, että luetteloon merkitty ammattimainen edustaja työskentelee myös asianajajana, jos tällainen kaksoisammatti on kansallisen lain mukaan sallittu. Ammattimaisten edustajien tietokanta on saatavana verkossa. Edustajat luokitellaan tietokannassa seuraaviin ryhmiin: ryhmittymät (Association), työntekijät (Employee), asianajajat (Lawyer) ja hyväksytyt ammattimaiset edustajat (OHIM prof. rep.). Viimeksi mainitut jaetaan vielä kahteen alaryhmään: mallioikeusasiamiehiin, joilla on oikeus toimia edustajina pelkästään yhteisömalliasetuksen 78 artiklassa tarkoitetuissa yhteisömalleja koskevissa asioissa (tyyppi 1), ja tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan mukaisiin tavaramerkki- ja mallioikeusasiamiehiin (tyyppi 2). Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 5

2.2 Asianajajat ammattimaisina edustajina Tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohdan a alakohta Asianajaja on ammattimainen edustaja, joka on automaattisesti ja tarvitsematta enää pätevyyden muodollista tunnustamista oikeutettu edustamaan kolmansia osapuolia virastossa, jos hän täyttää seuraavat edellytykset: a) hänet on oikeutettu harjoittamaan toimintaa jonkin jäsenvaltion alueella; b) hänen toimipaikkansa on Euroopan unionissa c) hän voi toimia edustajana tavaramerkkiasioissa kyseisessä jäsenvaltiossa. 2.2.1 Termi asianajaja Termi asianajaja määritellään 16.2.1998 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä N:o 98/5/EY (EYVL L 77, 14.3.1998). Kyseeseen tulevat ammattinimikkeet luetellaan tämän ohjeen liitteen 1 sarakkeessa Asianajajien nimikkeet. 2.2.2 Oikeus harjoittaa toimintaa Vaatimus oikeudesta harjoittamaa toimintaa jossakin EU:n jäsenvaltiossa tarkoittaa, että henkilön on oltava asianajajaliiton jäsen tai oltava oikeutettu toimimaan asianajajana asiaa koskevien kansallisten sääntöjen mukaisesti jollakin liitteessä 1 mainituista ammattinimikkeistä. Virasto ei tarkista tämän vaatimuksen täyttymistä, jollei siitä ole vakavia epäilyksiä. 2.2.3 Toimipaikka Edustajalla on oltava toimipaikka Euroopan unionissa (katso Euroopan unionin määritelmä jäljempänä kohdassa 3.1.2). Sen ei välttämättä tarvitse olla edustajan ainoa toimipaikka. Toimipaikka voi myös sijaita eri jäsenvaltiossa kuin siinä, jonka asianajajaliiton jäseneksi edustaja on hyväksytty. Asianajajat, joiden ainoa toimipaikka on Euroopan unionin ulkopuolella, eivät kuitenkaan voi toimia edustajina virastossa, vaikka heidät olisikin oikeutettu harjoittamaan asianajajan ammattia jonkin jäsenvaltion alueella. Jos edustajien ryhmittymällä, kuten asianajotoimistolla, on useita kotipaikkoja, se voi hoitaa edustustoimia ainoastaan Euroopan unionissa sijaitsevissa kotipaikoissaan, ja virasto toimittaa kyseiselle asianajajalle tiedonantoja ainoastaan Euroopan unionissa sijaitsevaan osoitteeseen. Edustajien kansallisuutta ei ole rajoitettu. Asianajaja voi siis olla muun kuin EU:n jäsenvaltion kansalainen. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 6

2.2.4 Oikeus toimia edustajana tavaramerkki- ja/tai malliasioissa Oikeuteen toimia edustajana tavaramerkki- ja/tai malliasioissa jossakin jäsenvaltiossa on aina sisällyttävä oikeus edustaa asiakkaita kyseisen valtion kansallisessa teollisoikeusvirastossa. Vaatimus koskee kaikkia jäsenvaltioita. Tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuilla asianajajilla, jotka täyttävät kyseisessä artiklassa määritellyt edellytykset, on automaattisesti oikeus edustaa asiakkaitaan virastossa. Tämä tarkoittaa periaatteessa sitä, että jos asianajajalla on oikeus toimia tavaramerkki- ja/tai malliasioissa sen jäsenvaltion teollisoikeuksien keskusvirastossa, jossa heidät on oikeutettu harjoittamaan ammattiaan, he voivat toimia edustajina myös SMHV:ssa. Asianajajia ei merkitä tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 2 kohdassa mainittuun hyväksyttyjen edustajien luetteloon, koska kyseisessä säännöksessä tarkoitetulla edustusoikeudella ja erityisellä ammatillisella pätevyydellä viitataan teollisoikeus- tai tavaramerkkiasioihin erikoistuneisiin ammattimaisiin edustajiin, kun taas asianajajilla on jo lähtökohtaisesti oikeus toimia edustajina kaikissa oikeudellisissa asioissa. Jos asianajaja, jolle on jo annettu tunnistenumero asianajajana, pyytää merkitsemistään luetteloon, tunnistenumero säilytetään, mutta luokitus muutetaan asianajajasta (LAWYER) ammattimaiseksi edustajaksi (OHIM prof. rep.). Tästä käytännöstä poiketaan vain, jos luetteloon merkitty ammattimainen edustaja työskentelee samanaikaisesti asianajajana ja on kansallisen lain mukaan oikeutettu toimimaan molemmissa tehtävissä. Liitteessä 1 esitetään tarkempia tietoja kunkin jäsenvaltion erityissäännöksistä. 2.3 Viraston ylläpitämään luetteloon hyväksytyt ja merkityt ammattimaiset edustajat Tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohdan b alakohta ja 93 artiklan 2 kohta Yhteisömalliasetuksen 78 artiklan 1 kohdan b alakohta Toinen henkilöryhmä, jolla on oikeus edustaa ammattimaisesti kolmansia osapuolia virastossa, ovat henkilöt, jotka on merkitty jompaankumpaan viraston tätä tarkoitusta varten ylläpitämistä luetteloista: SMHV:n hyväksyttyjen edustajien luetteloon (OHIM prof. rep. list) tai erityiseen malliasioiden edustajien luetteloon. Näiden ammattimaisten edustajien tapauksessa SMHV:n hyväksyttyjen edustajien luetteloon tai malliasioiden edustajien luetteloon merkitseminen oikeuttaa henkilön edustamaan kolmansia osapuolia virastossa. Tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitettuun hyväksyttyjen edustajien luetteloon merkityllä edustajalla on automaattisesti oikeus edustaa kolmansia osapuolia yhteisömalliasetuksen 78 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisissa malliasioissa, joten häntä ei merkitä malliasioiden ammattimaisten edustajien luetteloon. Jos tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan mukaisesti ylläpidettyyn luetteloon merkitty henkilö pyytää merkitsemistään malliasioiden edustajien luetteloon, johon merkityillä ammattimaisilla edustajilla on valtuudet toimia yksinomaan yhteisömalliasetuksen 78 artiklan 4 kohdassa tarkoitetuissa malliasioissa, hakemus hylätään. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 7

Malliasioiden edustajien luettelo on tarkoitettu ainoastaan sellaisille ammattimaisille edustajille, joilla on oikeus edustaa virastossa asiakkaita malliasioissa mutta ei tavaramerkkiasioissa. Liitteessä 2 esitetään tarkemmat tiedot kunkin valtion erityissäännöksistä. Merkintä luetteloon tehdään hakemuksen perusteella. Merkinnän hakemista varten hakija täyttää ja allekirjoittaa viraston tätä tarkoitusta varten laatiman lomakkeen: http://oami.europa.eu/pdf/forms/prorep_form93_fi.pdf Edustaja voidaan merkitä luetteloon, jos a) hänellä on jonkin jäsenvaltion kansalaisuus; b) hänen yrityksensä toimipaikka on Euroopan unionissa, ja c) hänellä on kansallisen lainsäädännön perusteella oikeus edustaa kolmansia osapuolia malliasioissa kansallisessa teollisoikeusvirastossa. Hakemukseen on liitettävä kyseisen jäsenvaltion teollisoikeusviraston antama todistus näiden edellytysten täyttymisestä. 2.3.1 Kansallisen lain mukainen edustusoikeus SMHV:n hyväksyttyjen edustajien luetteloon ja malliasioiden edustajien luetteloon merkitsemisen edellytykset riippuvat edustajan oikeudellisesta asemasta kyseisessä jäsenvaltiossa. Tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 2 kohdan c alakohta Yhteisömalliasetuksen 78 artiklan 1 kohdan b alakohta Useissa jäsenvaltioissa oikeus edustaa kolmansia osapuolia tavaramerkkiasioissa kansallisessa virastossa edellyttää erityistä ammatillista pätevyyttä (tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 2 kohdan c alakohta, ensimmäinen vaihtoehto). Jotta henkilö voitaisiin oikeuttaa toimimaan edustajana, hänellä on siis oltava siihen vaadittava pätevyys. Muissa jäsenvaltioissa edustusoikeuden vaatimuksena ei ole erityistä ammatillista pätevyyttä, joten kuka tahansa voi toimia edustajana tavaramerkkiasioissa. Tässä tapauksessa kyseisen henkilön on kuitenkin pitänyt tavanomaisesti toimia edustajana kansallisessa virastossa tavaramerkki- tai malliasioissa vähintään viiden vuoden ajan (tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 2 kohdan c alakohta, toinen vaihtoehto). Tähän valtioryhmään kuuluvat jäsenvaltiot, joissa oikeus edustaa ammattimaisesti kolmansia osapuolia kansallisessa virastossa voidaan tunnustaa virallisesti, vaikkei virallinen tunnustaminen välttämättä olekaan edellytys toimimiselle ammattimaisena edustajana. Tällaisessa tapauksessa henkilöt, joilla on virallisesti tunnustettu pätevyys, vapautetaan edellytyksestä, jonka mukaan heidän on pitänyt säännöllisesti toimia ammattimaisena edustajana vähintään viiden vuoden ajan. Ensimmäinen vaihtoehto Erityinen ammatillinen pätevyys Jos edustusoikeuden vaatimuksena jäsenvaltiossa on erityinen ammatillinen pätevyys, luetteloon merkitsemistään pyytävillä henkilöillä on oltava se. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 8

Tällaista erityistä (usein tutkintoon perustuvaa) ammatillista pätevyyttä edellytetään Itävallassa, Bulgariassa, Kroatiassa, Tšekissä, Virossa, Ranskassa, Saksassa, Unkarissa, Irlannissa, Italiassa, Latviassa, Liettuassa, Puolassa, Portugalissa, Romaniassa, Slovakiassa, Sloveniassa, Espanjassa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Jos henkilö kuitenkin vakuuttaa työskentelevänsä kahdessa eri edustajien ryhmittymässä tai kahdessa eri osoitteessa, hänelle voidaan antaa kaksi eri tunnistenumeroa: toinen asianajajana ja toinen viraston hyväksyttynä edustajana (paitsi Belgiassa ja Ranskassa, joissa näitä kahta ammattia ei voi yhdistää). Toinen vaihtoehto Viiden vuoden ammattikokemus Jos edustusoikeuden saaminen jäsenvaltiossa ei edellytä erityistä ammatillista pätevyyttä, luetteloon merkitsemistään pyytävien henkilöiden on pitänyt toimia tavanomaisesti ammattimaisina edustajina jäsenvaltion teollisoikeuksien keskusvirastossa vähintään viiden vuoden ajan. Viraston pääjohtaja voi myöntää poikkeuksen tähän vaatimukseen (katso kohta 2.3.4). Tätä käytäntöä noudattavat Benelux-maat, Tanska, Malta, Suomi ja Ruotsi. Kolmas vaihtoehto Jäsenvaltiossa tunnustettu pätevyys Henkilöt, joiden ammatillinen pätevyys luonnollisten henkilöiden tai oikeushenkilöiden edustamisessa tavaramerkki- ja/tai malliasioissa jonkin jäsenvaltion teollisoikeuksien keskusvirastossa on tunnustettu virallisesti kyseisen jäsenvaltion säännösten mukaisesti, vapautetaan edellytyksestä, jonka mukaan heidän on pitänyt toimia ammattimaisena edustajana vähintään viiden vuoden ajan. Tätä vaihtoehtoa sovelletaan vain Luxemburgissa ja Alankomaissa. 2.3.2 Kansallisuus ja toimipaikka Tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 2 kohdan a ja b alakohta ja 93 artiklan 4 kohta Luetteloon merkitsemistään pyytävällä ammattimaisella edustajalla on oltava jonkin jäsenvaltion kansalaisuus ja yrityksen toimipaikka tai työpaikka Euroopan unionissa. Oikeus toimia edustajana muissa jäsenvaltioissa ja näissä valtioissa hankittu ammattikokemus voidaan ottaa huomioon ainoastaan sovellettaessa tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 4 kohtaa. Viraston puheenjohtaja voi myöntää poikkeuksen tähän vaatimukseen (katso kohta 2.3.4). 2.3.3 Todistus Tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 3 kohta Edellä mainittujen tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 2 kohdassa säädettyjen edellytysten täyttyminen on osoitettava kyseisen jäsenvaltion kansallisen viraston antamalla todistuksella. Joissakin kansallisissa virastoissa annetaan henkilökohtainen todistus ja joissakin ryhmätodistus. Jälkimmäiset virastot toimittavat SMHV:lle Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 9

säännöllisesti päivitetyn luettelon kaikista ammattimaisista edustajista, joilla on oikeus edustaa asiakkaita kyseisessä kansallisessa virastossa (katso viraston pääjohtajan 18.9.1995 antama tiedonanto nro 1/95, SMHV:n virallinen lehti 1995, 16). Muussa tapauksessa henkilön on liitettävä hakemukseensa henkilökohtainen todistus (katso http://oami.europa.eu/pdf/forms/prorep_form93_certificate_fi.pdf). 2.3.4 Poikkeukset Tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 4 kohta Viraston pääjohtaja voi erityistapauksissa myöntää vapautuksen kansalaisuusvaatimuksesta ja vaatimuksesta, jonka mukaan edustajan on pitänyt toimia tavanomaisesti edustajana tavaramerkkiasioissa kansallisessa virastossa vähintään viiden vuoden ajan, jos ammattimainen edustaja toimittaa todisteet vaadittavan pätevyyden hankkimisesta muulla tavalla. Tämä valtuus on harkinnanvarainen. Viraston pääjohtaja on myöntänyt poikkeuksen kansalaisuusvaatimuksesta kaikissa hänelle tähän mennessä esitetyissä tapauksissa. Poikkeus viiden vuoden ammattikokemusta koskevaan vaatimukseen myönnetään ainoastaan siinä tapauksessa, että muulla tavoin hankittu pätevyys toimia edustajana tavaramerkkiasioissa kattaa vähintään yhtä pitkän ajan. Tämä koskee esimerkiksi tapauksia, joissa ammattimainen edustaja on ennen ryhtymistään teollisoikeusasiamieheksi hoitanut tavaramerkkiasioita yksityisessä yrityksessä toimimatta kuitenkaan henkilökohtaisesti sen edustajana kansallisessa virastossa. Tällainen ammattikokemus on oltava hankittu jossakin jäsenvaltiossa. 2.3.5 Luetteloon merkitsemisessä noudatettava menettely Tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 3 kohta ja 88 artikla Merkinnän tekeminen luetteloon vahvistetaan myönteistä päätöstä koskevalla ilmoituksella, johon on merkitty ammattimaiselle edustajalle annettu tunnistenumero. SMHV:n hyväksyttyjen edustajien luetteloon tai malliasioiden edustajien luetteloon tehtävät merkinnät julkaistaan SMHV:n virallisessa lehdessä. Jos jokin luetteloon merkitsemisen edellytyksistä ei täyty, hakijalle annetaan ensin tilaisuus vastata viraston lähettämään puutteita koskevaan ilmoitukseen. Jollei hakija korjaa todettuja puutteita, hakemus hylätään. Kyseisellä osapuolella on oikeus valittaa päätöksestä (katso menettelyohjeista valituslautakuntamenettelyjen osapuolille 16. kesäkuuta 2009 tehty valituslautakunnan puheenjohtajiston päätös 2009-1). Ammattimaiset edustajat voivat saada maksutta jäljennöksen päätöksestä. SMHV:n hyväksyttyjen edustajien luetteloon tai malliasioiden edustajien luetteloon merkitsemistä koskeviin pyyntöihin liittyviä asiakirjoja ei anneta yleisesti nähtäväksi. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 10

2.3.6 Ammattimaisten edustajien luettelon muuttaminen 2.3.6.1 Merkinnän poistaminen Ensimmäinen vaihtoehto, edustajan oma pyyntö Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 78 säännön 1 kohta ja 6 sääntö Ammattimaisesta edustajasta tehty merkintä SMHV:n hyväksyttyjen edustajien luetteloon tai malliasioiden hyväksyttyjen edustajien luetteloon poistetaan edustajan pyynnöstä. Muutos merkitään viraston ylläpitämiin asiakirjavihkoihin. Edustajalle lähetetään ilmoitus merkinnän poistamisesta, ja poistaminen julkaistaan SMHV:n virallisessa lehdessä. Toinen vaihtoehto, automaattinen poistaminen Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 78 säännön 2 kohta ja 5 sääntö Yhteisömalliasetuksen 64 artiklan 2 kohta Ammattimaisesta edustajasta tehty merkintä SMHV:n hyväksyttyjen edustajien luetteloon tai malliasioiden edustajien luetteloon poistetaan automaattisesti, jos a) ammattimainen edustaja kuolee tai tulee oikeuskelvottomaksi; b) ammattimainen edustaja ei ole enää jäsenvaltion kansalainen; viraston pääjohtaja voi kuitenkin edelleen myöntää poikkeuksen tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 4 kohdan b alakohdan mukaisesti; c) ammattimaisella edustajalla ei ole enää toimipaikkaa tai tointa EU:n alueella; tai d) ammattimaisella edustajalla ei ole enää oikeutta edustaa kolmansia osapuolia jäsenvaltion teollisoikeuksien keskusvirastossa. Jos ammattimainen edustaja vaihtaa tehtävää mallioikeusasiamiehestä tavaramerkkiasiamieheksi, hänet poistetaan malliasioiden edustajien luettelosta ja merkitään SMHV:n hyväksyttyjen edustajien luetteloon. Virastolle voidaan ilmoittaa edellä mainituista muutoksista usealla eri tavalla. Epäselvissä tapauksissa virasto pyytää selvennystä kyseiseltä kansalliselta virastolta ennen merkinnän poistamista luettelosta. Se kuulee myös ammattimaista edustajaa etenkin silloin, kun on mahdollista, että tällä on oikeus pysyä luettelossa jollakin muulla oikeudellisella tai tosiasiallisella perusteella. Muutos merkitään viraston ylläpitämiin asiakirjavihkoihin. Edustajalle lähetetään ilmoitus merkinnän poistamisesta, ja poistaminen julkaistaan SMHV:n virallisessa lehdessä. Kyseinen osapuoli voi valittaa päätöksestä (katso menettelyohjeista valituslautakuntamenettelyjen osapuolille 16. kesäkuuta 2009 tehty valituslautakunnan puheenjohtajiston päätös 2009-1). Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 11

2.3.6.2 Merkinnän voimassaolon keskeyttäminen Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 78 säännön 3 kohta ja 5 sääntö Virasto keskeyttää ammattimaisesta edustajasta SMHV:n hyväksyttyjen edustajien luetteloon tai malliasioiden edustajien luetteloon tehdyn merkinnän voimassaolon omasta aloitteestaan silloin, kun edustajan oikeus edustaa luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä jäsenvaltion teollisoikeuksien keskusvirastossa on keskeytynyt. Jäsenvaltion kansallisen teollisoikeusviraston on ilmoitettava viipymättä virastolle kaikista tietoonsa tulleista keskeytymistapauksista. Ennen merkinnän voimassaolon keskeyttämistä koskevan päätöksen tekemistä virasto ilmoittaa asiasta edustajille ja antaa heille tilaisuuden esittää huomautuksensa. Päätöksestä voi valittaa (katso menettelyohjeista valituslautakuntamenettelyjen osapuolille 16. kesäkuuta 2009 tehty valituslautakunnan puheenjohtajiston päätös 2009-1). 2.3.7 Uudelleenmerkitseminen ammattimaisten edustajien luetteloon Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 78 säännön 4 kohta Henkilö, jota koskeva merkintä on poistettu, merkitään hakemuksen perusteella uudelleen ammattimaisten edustajien luetteloon, jos poistamisen tai merkinnän voimassaolon keskeyttämisen edellytyksiä ei ole enää olemassa. Uusi hakemus on esitettävä ammattimaisten edustajien luetteloon merkitsemistä koskevan tavanomaisen menettelyn mukaisesti (katso edellä kohta 2.2). 2.4 Työntekijän toimiminen edustajana Tavaramerkkiasetuksen 92 artiklan 3 kohta Luonnolliset henkilöt tai oikeushenkilöt, joilla on kotipaikka, päätoimipaikka tai todellinen ja toiminnassa oleva teollinen tai kaupallinen liike EU:ssa, voivat toimia virastossa työntekijänsä välityksellä (jäljempänä työntekijä ). Edellä mainittujen oikeushenkilöiden työntekijät voivat toimia myös muiden oikeushenkilöiden puolesta, joilla on taloudellisia yhteyksiä (katso jäljempänä kohta 2.4.2) edellä tarkoitettuun oikeushenkilöön, vaikka näillä muilla oikeushenkilöillä ei olisi kotipaikkaa tai päätoimipaikkaa tai todellista ja toiminnassa olevaa teollista tai kaupallista liikettä EU:ssa. Jos EU:n ulkopuolelle sijoittautunutta oikeushenkilöä edustetaan tällä tavalla, sen ei tarvitse nimetä itselleen tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua ammattimaista edustajaa. Tämä käytäntö muodostaa poikkeuksen sääntöön, jonka mukaan osapuolten, joiden kotipaikka on EU:n ulkopuolella, on nimettävä itselleen ammattimainen edustaja. Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 83 säännön 1 kohdan h alakohta Hakemuksen tai pyynnön allekirjoittavan työntekijän on kirjoitettava nimensä ja merkittävä rasti työntekijöitä ja valtuutusta valtakirjalla koskeviin ruutuihin täytäntöönpanoasetuksen 83 säännön 1 kohdan mukaiseen viraston lomakkeeseen. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 12

Työntekijän ei kuitenkaan tarvitse täyttää ammattimaisille edustajille tarkoitettua kohtaa lomakkeen sivulla 1 eikä lisälehteä, jossa annetaan ammattimaisiin edustajiin liittyviä tietoja. Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 12 säännön b alakohta ja 84 säännön 2 kohdan e alakohta Työntekijöiden nimet merkitään tietokantaan ja julkaistaan yhteisön tavaramerkkilehden osiossa edustajat. 2.4.1 Työnantajansa puolesta toimivat työntekijät Tavaramerkkiasetuksen 92 artiklan 3 kohta Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 76 säännön 2 kohta Työntekijän toimiminen työnantajansa puolesta ei merkitse tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua ammattimaista edustamista. Täytäntöönpanoasetuksen 94 säännön 7 kohdan d alakohtaa ei sovelleta sellaisenaan kulujen jakamiseen ja kulujen määrän vahvistamiseen inter partes -menettelyissä. Viraston menettelyissä osapuolina olevat luonnolliset henkilöt tai oikeushenkilöt voivat toimia virastossa työntekijänsä välityksellä. Työntekijän on ainoastaan esitettävä virastolle valtakirja; muita vaatimuksia ei ole. Työntekijältä ei esimerkiksi vaadita erityistä pätevyyttä kolmansien osapuolten edustamiseen kansallisissa virastoissa. Virasto ei yleensä tarkista, onko työntekijä tosiasiallisesti työsuhteessa menettelyn osapuolena olevaan oikeushenkilöön, mutta se voi tehdä niin, jos sillä on syytä epäillä työsuhteen aitoutta, esimerkiksi jos oikeushenkilölle ja työntekijälle ilmoitetaan eri osoitteet tai jos sama henkilö nimetään kahden eri oikeushenkilön työntekijäksi. 2.4.2 Työntekijä sellaisen oikeushenkilön edustajana, jolla on taloudellisia yhteyksiä muihin oikeushenkilöihin Tavaramerkkiasetuksen 92 artiklan 3 kohta Oikeushenkilöiden työntekijät voivat edustaa virastossa myös muita oikeushenkilöitä, jos näiden kahden oikeushenkilön välillä on taloudellisia yhteyksiä. Tässä taloudellisilla yhteyksillä tarkoitetaan sitä, että oikeushenkilöt ovat toisistaan taloudellisesti riippuvaisia joko siten, että menettelyn osapuoli on riippuvainen työntekijän työnantajasta, tai päinvastoin. Taloudellinen riippuvuussuhde voi johtua - oikeushenkilöiden kuulumisesta samaan konserniin - johdon valvontajärjestelyistä. Jäsenvaltioiden ja julkisten yritysten välisten taloudellisten suhteiden avoimuudesta 25.6.1980 annetun komission direktiivin 80/723/ETY (EYVL L 195, s. 35) 2 artiklan ja perustamissopimuksen 85 artiklan 3 kohdan soveltamisesta tekniikansiirtosopimusten ryhmiin 31.1.1996 annetun komission asetuksen N:o 240/96 (EYVL L 31, s. 2) 10 artiklan mukaan yrityksellä on taloudellinen yhteys toiseen yritykseen - jos se omistaa enemmän kuin puolet toisen yrityksen omasta pääomasta, Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 13

- jos sillä on mahdollisuus käyttää yli puolta toisen yrityksen äänimäärästä, - jos sillä on mahdollisuus asettaa enemmän kuin puolet toisen yrityksen hallintoelimen jäsenistä, tai - jos sillä on oikeus johtaa toisen yrityksen liiketoimintaa. SEUT 106 artiklaa koskevan vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan kyseessä on taloudellinen yhteys myös silloin, kun yritykset muodostavat taloudellisen kokonaisuuden, jonka sisällä tytäryhtiöllä ei ole todellista itsenäisyyttä määritellessään toimintalinjaansa markkinoilla. Seuraavat liikesuhteet eivät ole riittäviä merkitäkseen taloudellista yhteyttä: - tavaramerkin käyttölupasopimukseen perustuva liikesuhde, - yritysten välinen sopimus vastavuoroisesta edustuksesta tai oikeudellisesta avusta, - pelkkä toimitus-/asiakassuhde, joka voi perustua esimerkiksi yksinmyynti- tai franchising-sopimukseen. Jos edustajana toimiva työntekijä haluaa vedota oikeushenkilöiden välisiin taloudellisiin yhteyksiin, hänen on merkittävä rasti virallisen lomakkeen asianomaiseen kohtaan ja ilmoitettava oma nimensä sekä työnantajansa nimi ja osoite. On myös suositeltavaa mainita taloudellisen yhteyden luonne lomakkeessa, jollei se käy selvästi ilmi liiteasiakirjoista. Virasto ei yleensä erikseen tarkista ilmoitettuja tietoja tältä osin, ellei sillä ole syytä epäillä tällaisen taloudellisen yhteyden olemassaoloa. Siinä tapauksessa se voi pyytää selvennystä ja tarvittaessa asiakirjoja todisteeksi. 2.5 Laillinen edustus Laillisella edustuksella tarkoitetaan kansalliseen lakiin perustuvaa luonnollisten henkilöiden tai oikeushenkilöiden edustamista muiden henkilöiden välityksellä. Esimerkiksi yhtiön pääjohtaja on sen laillinen edustaja. Oikeushenkilöt voivat toimia virastossa ainoastaan luonnollisten henkilöiden välityksellä. Jos luonnollinen henkilö ei ole pelkkä työntekijä, vaan hänellä on kyseiseen oikeushenkilöön sovellettavan lainsäädännön mukaan laillinen oikeus edustaa sitä kaikissa oikeudellisissa sitoumuksissa, häneen ei ole tarpeen viitata työntekijänä eikä hänen tarvitse esittää valtakirjaa. Tällaisessa tapauksessa riittää, että allekirjoituksen tai allekirjoitusten alapuolelle merkitään allekirjoittajan nimi ja asema yrityksessä (esimerkiksi johtaja, toimitusjohtaja, pääjohtaja tai prokuristi). Tavaramerkkiasetuksessa tarkoitetusta edustuksesta ei myöskään ole kyse silloin, kun luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö toimii sovellettavan kansallisen lainsäädännön mukaisesti laillisen edustajan välityksellä erityisissä olosuhteissa (esimerkiksi alaikäisen laillisina edustajina toimivat vanhemmat tai holhooja taikka yhtiön edustajana toimiva selvitysmies). Näissä tapauksissa asiakirjat allekirjoittavan henkilön on todistettava, että hänellä on siihen asianmukaiset valtuudet, mutta hänen ei tarvitse esittää valtakirjaa. Huomattakoon kuitenkin, että oikeushenkilöillä, joiden kotipaikka on Euroopan unionin ulkopuolella, on oltava ammattimainen edustaja Euroopan unionista. Tätä velvoitetta on noudatettava kaikissa virastossa toimitettavissa menettelyissä paitsi yhteisön tavaramerkkiä koskevaa hakemusta jätettäessä. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 14

3 Ammattimaisen edustajan nimeäminen 3.1 Tapaukset, joissa nimeäminen on pakollista Edellä kohdassa 2.4.2 mainittua poikkeusta lukuun ottamatta ammattimaisen edustajan nimeäminen on pakollista sellaisille viraston menettelyjen osapuolille, joilla ei ole kotipaikkaa tai päätoimipaikkaa tai todellista ja toiminnassa olevaa teollista tai kaupallista liikettä Euroopan unionissa. Tätä velvoitetta on noudatettava kaikissa virastossa toimitettavissa menettelyissä paitsi yhteisön tavaramerkkiä koskevaa hakemusta jätettäessä. Edellä mainittu pätee EU:n nimeäviin kansainvälisiin rekisteröinteihin. Lisätietoja tästä aiheesta on ohjeiden osassa M, Kansainväliset merkit. 3.1.1 Kotipaikka ja toimipaikka Vaatimus edustajan pakollisuudesta määräytyy kotipaikan tai toimipaikan tai kaupallisen liikkeen sijainnin, ei kansalaisuuden perusteella. Esimerkiksi Ranskan kansalaisella, jonka kotipaikka on Japanissa, on oltava virastossa edustaja, mutta Australian kansalaiselta, jonka kotipaikka on Belgiassa, ei sitä edellytetä. Virasto määrittää kotipaikkaedellytyksen täyttymisen asianomaisen osapuolen ilmoittaman osoitteen perusteella. Jos menettelyn osapuolen ilmoittama osoite on EU:n ulkopuolella, mutta sillä on toimipaikka tai liike EU:n alueella, kyseistä osapuolta pyydetään toimittamaan asiasta tarvittavat tiedot ja selvitykset, ja kaikki sille osoitettavat tiedonannot toimitetaan EU:ssa sijaitsevaan osoitteeseen. Päätoimipaikkaa tai todellista ja toiminnassa olevaa teollista tai kaupallista liikettä koskeva edellytys ei täyty, jos menettelyn osapuolella on EU:ssa ainoastaan postilokero tai yhteysosoite. Edellytys ei täyty myöskään silloin, jos hakija ilmoittaa osoitteekseen ainoastaan asiamiehensä osoitteen, vaikka tämän toimipaikka olisi EU:n alueella. Tytäryhtiötä ei pidetä todellisena ja toiminnassa olevana teollisena tai kaupallisena liikkeenä, koska se on itsenäinen oikeushenkilö. Jos menettelyn osapuoli ilmoittaa osoitteekseen EU:n alueella sijaitsevan osoitteen, virasto ei tarkista asiaa, jollei sillä ole perusteltua syytä epäillä tietojen todenperäisyyttä. Oikeushenkilöiden kotipaikka määritetään SEUT 65 artiklan mukaisesti. Niillä on oltava tosiasiallinen kotipaikka EU:n alueella. Ei siis riitä, että yhtiöön sovelletaan jonkin EU:n jäsenvaltion lainsäädäntöä. 3.1.2 Käsite yhteisössä Tavaramerkkiasetuksen 92 artiklan 2 kohta Tavaramerkkiasetuksen 92 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu alue on Euroopan unionin alue, jolla tarkoitetaan kaikkia SEUT-sopimuksen 355 artiklan soveltamisalaan kuuluvia jäsenvaltioita. EU:n ulkopuolisten Euroopan talousalueen jäsenvaltioiden (EFTA-maat) ei katsota täyttävän tätä vaatimusta. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 15

3.2 Seuraukset edustajan nimeämättä jättämisestä, kun edustajan nimeäminen on pakollista Tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohta Silloin kun jokin edellä kohdassa 3.1 mainituista tilanteista pätee virastossa toimitettavan menettelyn osapuoleen (hakija, haltija, väitteentekijä, menettämis- tai mitättömyysvaatimuksen esittäjä), mutta tämä ei nimeä hakemuksessaan tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua ammattimaista edustajaa, tai jos edustamista koskeva velvoite jää täyttämättä menettelyn myöhemmässä vaiheessa (esimerkiksi edustajan erotessa tehtävästään), oikeudelliset seuraamukset riippuvat kyseisen menettelyn luonteesta. 3.2.1 Seuraukset rekisteröintimenettelyn aikana Tavaramerkkiasetuksen 92 artiklan 2 kohta Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 9 säännön 3 kohta Jos edustajan käyttäminen on pakollista mutta yhteisön tavaramerkin hakija ei nimeä hakemuksessa ammattimaista edustajaa, tutkija pyytää mahdollisimman aikaisessa vaiheessa menettelyä ja osana tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 9 säännön 3 kohdan mukaista muotovaatimusten tutkimusta hakijaa nimeämään edustajan kahden kuukauden määräajan kuluessa. Jos hakija ei noudata pyyntöä, tavaramerkkihakemus hylätään. Samaa käytäntöä noudatetaan silloin, kun edustamista koskeva toimeksianto lakkaa rekisteröintimenettelyn myöhemmässä vaiheessa. Siihen voidaan turvautua milloin tahansa ennen varsinaista rekisteröintiä, jopa yhteisön tavaramerkkiä koskevan hakemuksen julkaisemisen ja yhteisön tavaramerkin rekisteröinnin välisenä aikana. Jos yhteisön tavaramerkin hakijan puolesta esitetään rekisteröintimenettelyn aikana jokin erityinen ( toissijainen ) hakemus, kuten asiakirjojen nähtäville saamista koskeva pyyntö, käyttöluvan rekisteröintihakemus tai menetetyn määräajan palauttamista koskeva hakemus, tätä varten ei erikseen tarvitse nimetä toista edustajaa. Näissä tapauksissa virasto on yhteydessä nimettyyn edustajaan. 3.2.2 Seuraukset väitemenettelyn aikana Yhteisön tavaramerkin hakijoihin sovelletaan edellisissä kohdissa esitettyjä käytäntöjä. Mahdollisten edustuksessa todettujen puutteiden korjaamista koskeva menettely käydään väitemenettelyn ulkopuolella, ja jollei hakija korjaa viraston lähettämässä ilmoituksessa esitettyjä puutteita, väitemenettely päätetään yhteisön tavaramerkkiä koskevan hakemuksen hylkäämiseen. Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 15 säännön 2 kohdan h alakohdan ii alakohta ja 17 säännön 4 kohta Väitteentekijän osalta mikä tahansa menettelyn alussa todettu edustamista koskeva puute voi olla peruste väitteen tutkimatta jättämiselle. Jos väiteilmoituksessa ei nimetä edustajaa, tutkija pyytää tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohdan mukaisesti väitteentekijää nimeämään itselleen edustajan kahden kuukauden määräajan Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 16

kuluessa. Jollei vaatimusta täytetä ennen määräajan päättymistä, virasto hylkää väitteen puutteellisena (katso ohjeiden osa B, Tutkinta, jakso 1, Menettelyt, kohta 2.4.2.6). Jos edustaja eroaa tehtävästään, menettelyä jatketaan väitteentekijän kanssa edellyttäen, että tämän kotipaikka on EU:ssa. Menettelyn toiselle osapuolelle ilmoitetaan edustajan eroamisesta. Jos osapuolella, jonka edustaja on eronnut, on kotipaikka EU:n ulkopuolella, tälle ilmoitetaan, että tavaramerkkiasetuksen 92 artiklan 2 kohdan mukaan osapuolilla, joilla ei ole kotipaikkaa tai toimipaikkaa tai todellista ja toiminnassa olevaa teollista tai kaupallista liikettä yhteisössä, on oltava virastossa tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohdan mukainen edustaja kaikissa muissa menettelyissä paitsi yhteisön tavaramerkkiä koskevaa hakemusta jätettäessä, ja että tämän on nimettävä uusi edustaja. Jos uutta edustajaa ei nimetä, väite hylätään puutteellisena. Jos edustaja vaihtuu väitemenettelyn aikana, virasto ilmoittaa vaihdoksesta menettelyn toiselle osapuolelle lähettämällä tälle jäljennöksen muutosta koskevasta ilmoituksesta ja valtakirjasta (jos sellainen on toimitettu). 3.2.3 Seuraukset menettämis- ja mitättömyysmenettelyn aikana Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 37 säännön c alakohdan ii alakohta ja 39 säännön 3 kohta Yhteisön tavaramerkin menettämis- ja mitättömyysmenettelyissä hakijaan sovelletaan soveltuvin osin edellisessä kohdassa esitettyjä väitemenettelyä koskevia sääntöjä. Jos yhteisön tavaramerkin haltijalla ei ole enää edustajaa, tutkija pyytää tätä nimeämään edustajan. Jos edustajaa ei nimetä, merkin haltijan menettelyssä esittämiä lausuntoja ei oteta huomioon ja hakemus käsitellään viraston käytettävissä olevien todisteiden perusteella. Yhteisön tavaramerkkiä ei kuitenkaan todeta menetetyksi tai mitättömäksi pelkästään sillä perusteella, ettei merkin haltijalla ole ollut edustajaa enää rekisteröinnin jälkeen. 3.3 Edustajan nimeäminen silloin, kun se ei ole pakollista Jos menettelyn osapuolen ei ole pakko nimetä edustajaa, se voi kuitenkin milloin tahansa nimetä itselleen tavaramerkkiasetuksen 92 tai 93 artiklassa tarkoitetun edustajan. Tällöin sovelletaan kohdan 3.4 käytäntöjä sekä valtuuttamista koskevia vaatimuksia (katso jäljempänä kohta 5). Jos edustaja nimetään, virasto pitää yhteyttä yksinomaan kyseiseen edustajaan (katso jäljempänä kohta 4). Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 17

3.4 Edustajan nimeäminen 3.4.1 Nimenomainen nimeäminen Edustaja nimetään tavallisesti viraston virallisessa lomakkeessa, esimerkiksi hakemus- tai väiteilmoituslomakkeessa, jolla menettely aloitetaan. Edustajia voidaan nimetä useampiakin kuin yksi (kuitenkin enintään kaksi) merkitsemällä rasti ruutuun useita edustajia ja antamalla tarvittavat tiedot kustakin edustajasta. Edustaja voidaan nimetä myös jälkikäteen joko menettelyn osapuolen tai edustajan itsensä allekirjoittamalla ilmoituksella. Nimeämisen on oltava yksiselitteinen. Tietyn yksittäisen menettelyn (esimerkiksi rekisteröinti- tai väitemenettely) yhteydessä toimitettu ilmoitus, jonka liitteenä on menettelyn osapuolen allekirjoittama yksilöity valtakirja, merkitsee edustajan nimeämistä. Tämä pätee samalla tapaa toimitettuihin yleisvaltakirjoihin. Lisätietoja yleisvaltakirjoista on jäljempänä kohdassa 5.2. Yleisvaltakirja, josta puuttuu viittaus asianomaiseen menettelyyn, ei sellaisenaan riitä valtuutetun henkilön nimeämiseen edustajaksi kaikkiin vireillä oleviin ja tuleviin yhteisön tavaramerkkeihin liittyviin menettelyihin, koska yleisvaltakirjan rekisteröintiä ei liitetä mihinkään tiettyyn virastossa toimitettavaan menettelyyn. Jotta yleisvaltakirjalla valtuutettu henkilö voitaisiin rekisteröidä edustajaksi, valtuutetun edustajan tai menettelyn osapuolen on lisäksi ilmoitettava virastolle niiden menettelyjen asiakirjanumerot, joihin edustaja on tarkoitus nimetä. 3.4.2 Hiljainen nimeäminen Muun edustajan (jäljempänä uusi edustaja ) kuin viraston rekisteriin merkityn edustajan (jäljempänä vanha edustaja ) osapuolten puolesta toimittamat asiakirjat, hakemukset jne. otetaan alustavasti vastaan. Tämän jälkeen virasto lähettää uudelle edustajalle ilmoituksen, jossa tätä pyydetään vahvistamaan nimeämisensä yhden kuukauden kuluessa. Jollei edustaja vastaa ilmoitukseen määräajassa, virasto olettaa, ettei häntä ole nimetty edustajaksi. Jos uusi edustaja vahvistaa nimeämisensä, hänen toimittamansa asiakirjat otetaan huomioon menettelyssä, ja virasto toimittaa myöhemmät tiedonantonsa uudelle edustajalle. Jollei uusi edustaja vastaa viraston ilmoitukseen yhden kuukauden kuluessa tai jos hän vahvistaa, ettei häntä ole nimetty edustajaksi, menettelyä jatketaan vanhan edustajan kanssa. Uuden edustajan toimittamat asiakirjat ja vastauskirje toimitetaan tiedoksi vanhalle edustajalle. Uuden edustajan on erikseen vahvistettava nimeämisensä edustajaksi etenkin, jos hänen toimittamansa asiakirjat johtavat menettelyn päättämiseen (peruutukset/rajoitukset), jotta menettelyn päättäminen tai rajoitus voitaisiin hyväksyä. Menettelyä ei kuitenkaan missään tapauksessa keskeytetä. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 18

3.4.3 Edustajien ryhmittymä Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 76 säännön 9 kohta Edustajaksi voidaan nimetä myös kokonainen edustajien ryhmittymä (esimerkiksi asianajotoimisto tai ammattimaisten edustajien ryhmittymä) siinä työskentelevien yksittäisten edustajien sijasta. Tällaisessa tapauksessa ilmoitetaan ainoastaan edustajien ryhmittymän nimi mutta ei ryhmittymässä työskentelevien yksittäisten edustajien nimiä. Saadun kokemuksen mukaan edustajasta merkityt tiedot ovat monesti epäselviä. Tällaisissa tapauksissa virasto tulkitsee tiedot mahdollisuuksien mukaan edustajien ryhmittymän nimeämiseksi ja valtuuttamiseksi, mutta oikaisee tarvittaessa edustajaa tulevien tapausten varalta. Edustajien ryhmittymän nimeäminen pätee automaattisesti jokaiseen ammattimaiseen edustajaan, joka liittyy ryhmittymään nimeämisen jälkeen. Vastaavasti jokaisen edustajien ryhmittymästä irtautuvan edustajan valtuutus lakkaa automaattisesti. Virastolle ei ole tarpeen eikä suositeltavaa ilmoittaa ryhmittymään kuuluvien edustajien nimiä. Virastolle suositellaan kuitenkin ilmoittamaan tiedot kaikista ryhmittymässä tapahtuvista muutoksista ja siitä irtautuvista edustajista. Virasto pidättää oikeuden tarkistaa, työskenteleekö mainittu edustaja tosiasiallisesti ryhmittymässä, jos asian tarkistaminen on kyseisessä tapauksessa perusteltua. Tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohta Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 79 sääntö Nimettäessä edustajien ryhmittymä ei voida poiketa pääsäännöstä, jonka mukaan ainoastaan tavaramerkkiasetuksen 93 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut ammattimaiset edustajat voivat toteuttaa virastossa oikeustoimia kolmansien osapuolten puolesta. Kaikissa virastolle osoitettavissa hakemuksissa, pyynnöissä tai tiedonannoissa on oltava mainitulla tavalla pätevän luonnollisen henkilön allekirjoitus. Edustajan on merkittävä allekirjoituksensa alapuolelle nimenselvennys. Hän voi myös ilmoittaa virastolta mahdollisesti saamansa henkilökohtaisen tunnistenumeron, joskaan se ei ole välttämätöntä, koska ensisijaisena pidetään ryhmittymän tunnistenumeroa. 3.4.4 Tunnistenumerot Edustajan osoite ja yhteystiedot voidaan ja on suositeltavaa korvata edustajan nimellä ja viraston antamalla tunnistenumerolla, jotka mainitaan kaikissa virastolle toimitettavissa lomakkeissa ja tiedonannoissa. SMHV:n luetteloon hyväksyttyjen ammattimaisten edustajien (katso edellä kohta 2.2) lisäksi asianajajat ja edustajien ryhmittymät saavat omat tunnistenumeronsa. Jos edustajilla tai edustajien ryhmittymillä on useita osoitteita, niistä jokaiselle annetaan eri tunnistenumero. Tunnistenumero on kaikissa edustajan jättämissä asiakirjoissa, jotka ovat saatavana viraston verkkosivustolla osoitteessa www.oami.europa.eu Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 19

4 Tiedonantojen vaihto edustajien kanssa Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 77 sääntö Kaikilla viraston asianmukaisesti nimetylle edustajalle toimitetuilla ilmoituksilla tai muilla tiedonannoilla on sama vaikutus kuin jos ne olisi toimitettu edustetulle henkilölle. Kaikilla asianmukaisesti nimetyn edustajan virastolle toimittamilla tiedonannoilla on sama vaikutus kuin jos ne olisi toimittanut edustettu henkilö. Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 1 säännön 1 kohdan e alakohta, 67 säännön 22 kohta ja 76 säännön 8 kohta Viraston menettelyn osapuoli voi nimetä useita edustajia, jolloin edustajat voivat toimia joko yhdessä tai erikseen, jollei virastolle toimitetussa valtakirjassa toisin määrätä. Virasto vaihtaa tavallisesti tiedonantoja lomakkeessa ensin mainitun edustajan kanssa, paitsi - jos hakijan ilmoittama osoite on eri kuin 1 säännön 1 kohdan e alakohdassa tarkoitettu yhteysosoite; - jos tiettyä toissijaista menettelyä varten (esimerkiksi hakemus asiakirjojen nähtäville saamisesta tai väitemenettely) nimetään toinen edustaja, jolloin virasto lähettää tiedonantonsa tälle. Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 75 säännön 1 kohta Jos yhteisön tavaramerkin hakijoita, väitteentekijöitä tai muita viraston menettelyn osapuolia on useita, virallisessa lomakkeessa ensin mainittua edustajaa pidetään osapuolten yhteisenä edustajana. Jos ensin mainittu henkilö ei ole nimennyt ammattimaista edustajaa ja jos joku hakijoista on velvollinen nimeämään ja nimeää ammattimaisen edustajan, tätä nimettyä edustajaa pidetään osapuolten yhteisenä ammattimaisena edustajana. Tavaramerkkiasetuksen 92 ja 93 artikla Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 67 sääntö Jos tavaramerkkiasetuksen 92 tai 93 artiklassa tarkoitettu edustaja nimetään, virasto vaihtaa tiedonantoja yksinomaan tämän edustajan kanssa. 5. Valtakirja Tavaramerkkiasetuksen 92 artiklan 3 kohta ja 93 artiklan 1 kohta Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 76 sääntö Ammattimaisten edustajien ei lähtökohtaisesti tarvitse esittää valtakirjaa voidakseen toimia virastossa. Virastossa toimivien ammattimaisten edustajien (asianajaja tai viraston pitämään luetteloon hyväksytty ammattimainen edustaja tai edustajien ryhmittymä) on kuitenkin jätettävä allekirjoitettu valtakirja liitettäväksi asiakirjavihkoihin, jos virasto nimenomaisesti vaatii sitä tai jos toinen osapuolista nimenomaisesti vaatii sitä menettelyssä, joka käsittää useita osapuolia ja johon osallistuu edustaja. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 20

Näissä tapauksissa virasto pyytää edustajaa jättämään valtakirjan viraston asettaman määräajan kuluessa (katso ohjeiden osa A, Yleiset säännöt, jakso 1, Viestintätavat ja määräajat). Jollei edustaja vastaa ilmoitukseen määräajassa, virasto olettaa, ettei häntä ole nimetty edustajaksi, ja menettelyä jatketaan suoraan valtuuttajan kanssa. Jos edustajan nimeäminen on pakollista, osapuolta pyydetään nimeämään uusi edustaja, jolloin sovelletaan edellä kohdassa 3.2 esitettyjä sääntöjä. Hakemuksen tekemistä lukuun ottamatta edustajan toimenpiteitä menettelyn aikana ei katsota tehdyksi, jos valtuutusta ei ole tehty viraston asettaman määräajan kuluessa. Luonnollisten henkilöiden tai oikeushenkilöiden puolesta toimivien työntekijöiden on esitettävä virastolle allekirjoitettu valtakirja, joka liitetään asiakirjoihin. Valtakirjan allekirjoittaa menettelyn osapuoli. Oikeushenkilöiden tapauksessa sen allekirjoittaa henkilö, jolla on sovellettavan kansallisen lain mukaan oikeus toimia kyseisen henkilön puolesta. Virasto ei tarkista tätä oikeutta. Virastolle voidaan toimittaa valokopiot alkuperäisistä allekirjoitetuista asiakirjoista, jotka voi lähettää myös faksilla. Alkuperäiset asiakirjat liitetään asiakirjavihkoon eikä niitä voida palauttaa. Valtuutus voidaan antaa yksilöidyllä valtakirjalla tai yleisvaltakirjalla. 5.1 Yksilöity valtakirja Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 76 säännön 1 kohta ja 83 säännön 1 kohdan h alakohta Yksilöity valtakirja voidaan toimittaa viraston tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 83 säännön 1 kohdan h alakohdan mukaisella lomakkeella. Lomakkeeseen on merkittävä, mihin menettelyyn valtuutus liittyy (esimerkiksi koskee yhteisön tavaramerkkihakemusta nro 12345 ). Valtakirja pätee kaikkiin tavaramerkin rekisteröinnin voimassaoloaikana toteutettaviin toimiin. Lomakkeeseen voidaan merkitä useita menettelyjä. Yksilöidyllä valtakirjalla annettuun valtuutukseen voi liittää rajoituksia riippumatta siitä, toimitetaanko valtakirja viraston laatimalla lomakkeella vai edustajan omalla lomakkeella. 5.2 Yleisvaltakirja Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 76 säännön 1 kohta ja 83 säännön 1 kohdan h alakohta Yleisvaltakirjalla annetaan edustajalle, edustajien ryhmittymälle tai työntekijälle oikeus toimia valtuuttajan edustajana kaikissa virastossa käytävissä menettelyissä (esimerkiksi yhteisön tavaramerkkiä koskevien hakemusten tekemisessä ja käsittelyssä, väitteiden tekemisessä ja menetetyksi tai mitättömäksi julistamista koskevien vaatimusten esittämisessä) ja kaikissa rekisteröityjä yhteisömalleja ja kansainvälisiä merkkejä koskevissa menettelyissä. Valtakirja laaditaan virastosta saatavalle lomakkeelle tai muulle samansisältöiselle lomakkeelle. Valtakirjan on katettava kaikki virastossa toimitettavat menettelyt, eikä siihen saa liittää rajoituksia. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa A, Yleiset säännöt Sivu 21