Dnro 954/302/2010 25.11.2013 Päästöoikeustilien omistajia ja edustajia koskevat vaatimukset Nämä vaatimukset perustuvat komission rekisteriasetukseen 1. Kuhunkin toimenpidepyyntöön liittyvät vaatimukset löytyvät tämän dokumentin seuraavilta sivuilta alla olevan taulukon osoittamista kohdista. Muut kuin mainitut kohdat eivät koske kyseistä toimenpidepyyntöä. PYYNNÖN TYYPPI TOIMENPIDEPYYNTÖ PYYNTÖÖN LIITTYVÄT VAATIMUKSET Päästöoikeustilin avaus Päästöoikeustilin edustajien muutokset Päästöoikeustilin tietojen päivitys Päästöoikeustilin siirto uudelle omistajalle Toiminnanharjoittajan päästöoikeustilin avaaminen Ilma-aluksen käyttäjän päästöoikeustilin avaaminen Henkilön päästöoikeustilin avaaminen Henkilön päästöoikeustilin avaaminen kansalliseen KP-rekisteriin 2 Kaupankäyntitilin 3 avaaminen Todentajan tilin avaaminen Valtuutetun edustajan 4, muun valtuutetun edustajan 5 tai katselijan 6 lisääminen Valtuutetun edustajan, muun valtuutetun edustajan tai katselijan poistaminen Tilinomistajaan tai edustajiin liittyvien yhteystietojen päivittäminen Toiminnanharjoittajan päästöoikeustilin siirtäminen uudelle toiminnanharjoittajalle kohdat A, B ja C kohdat A, B ja C kohdat A, B, C ja D kohdat A, B, C ja D kohdat A, B, C ja D kohdat A, B, C ja E kohdat A, B ja C kohdat A ja B kohdat A ja B kohdat A, B ja C 1 Euroopan komission asetus (EU) 389/2013. 2 Tili avataan Kioton pöytäkirjan mukaiseen kansalliseen rekisteriin. Tilillä ei voi säilyttää EU:n päästöoikeuksia, vaan ainoastaan Kioto-yksiköitä (CER, ERU, AAU, RMU). Tiliä tarvitaan esimerkiksi silloin, kun tilin avaamista pyytävä taho osallistuu johonkin CDM-hankkeeseen ja vastaanottaa CER-yksiköitä suoraan CDM-rekisteristä. 3 Kaupankäyntitililtä voi tehdä siirtoja ilman 26 tunnin viivettä, jos kohdetili on lisätty luotettavien tilien luetteloon. Nimettäessä tilille muun valtuutetun edustajan, voi siltä tehdä siirtoja myös tilille, jota ei ole luotettavien tilien luettelossa, mutta tällöin siirroissa on 26 tunnin viive. 4 Valtuutetulla edustajalla on oikeus käynnistää päästöoikeustiliin liittyviä tapahtumia ja prosesseja, kuten esim. tilisiirtoja, tilinomistajan puolesta. 5 Muulla valtuutetulla edustajalla on oikeus hyväksyä valtuutetun edustajan käynnistämät tilisiirrot tilinomistajan puolesta. 6 Katselijalla on vain katseluoikeudet tiliin.
2 (9) A. YLEISET VAATIMUKSET TOIMITETTAVIIN ASIAKIRJOIHIN LIITTYEN MITEN TÄYTETÄÄN? Asiakirjojen tulee olla oikeaksi todistettuja ja tietyissä tapauksissa laillistettuja Kaikki jäljennökset asiakirjoista, jotka toimitetaan todisteena, on oltava julkisen notaarin oikeaksi todistamia. Suomessa julkisen notaarin tehtäviä hoitaa maistraatti. Asiakirjan, joka on myönnetty muussa maassa kuin Suomessa, jäljennös on laillistettava. Ks. ohjeet: http://www.emvi.fi/files/laillistaminen.pdf. Asiakirjat tulee toimittaa suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi Asiakirjojen toimitustapa Kunkin toimitetun asiakirjan tulee olla suomen-, ruotsin- tai englanninkielinen. Muunkielisistä asiakirjoista tulee toimittaa liitteeksi viranomaisen tai virallisen kääntäjän tekemä virallinen käännös suomen, ruotsin tai englannin kielelle. Lisätietoja auktorisoiduista kääntäjistä: http://www.oph.fi Energiamarkkinavirasto voi tarvittaessa vaatia tilinomistajaa toimittamaan asiakirjan suomen tai ruotsin kielellä. Postitse tai henkilökohtaisesti toimittamalla Energiamarkkinavirasto Lintulahdenkuja 4 00530 Helsinki Jos asiakirjat toimitetaan henkilökohtaisesti, tuojaa pyydetään sopimaan etukäteen aika jonkun päästökaupparekisteriasioita hoitavan henkilön kanssa (esim. sähköpostitse rekisteri@emvi.fi). Faksilla (+358 9 6221 911) tai sähköpostitse skannattuna (rekisteri@emvi.fi). Näitä toimitustapoja voi käyttää, mutta on hyvä huomioida, että niihin voi liittyä seuraavia ongelmia: - faksilla lähetettäessä tulostusjälki saattaa joskus olla niin huonoa, että asiakirjat joudutaan pyytämään uudestaan, koska niistä ei saa selvää - sähköpostissa tietoturva on heikompi eli mahdollisuus siihen, että jokin ulkopuolinen taho pääsee lähetettyihin asiakirjoihin käsiksi, kasvaa sähköpostia käytettäessä Asiakirjojen ajantasaisuus Kukin toimitettava asiakirja saa olla enintään kolme (3) kuukautta vanha, ellei vaatimuksen kohdalla toisin mainita. Henkilöllisyystodistuksen (henkilökortti tai passi), josta toimitetaan jäljennös, tulee olla voimassa kun jäljennös toimitetaan virastoon. Henkilökortin tai passin jäljennöksen oikeaksi todistaminen ei saa olla yli kolmea (3) kuukautta vanhempi siitä hetkestä, kun toimenpidepyyntö laitetaan vireille. Tällainen virastoon toimitettu oikeaksi todistettu jäljennös hyväksytään uusien toimenpidepyyntöjen yhteydessä kunnes henkilökortin tai passin voimassaolo päättyy.
3 (9) B. TOIMENPIDEPYYNTÖÖN LIITTYVÄT VAATIMUKSET Toimenpidepyyntö MITEN TÄYETÄÄN? Toimenpidepyyntö voidaan tehdä: Rekisteristä käsin https://ets-registry.webgate.ec.europa.eu/euregistry/fi/index.xhtml tai Toimenpidepyyntölomakkeella http://www.emvi.fi/files/toimenpidepyyntolomake.pdf Tilinomistajan suostumus toimenpiteeseen Jos toimenpidepyyntö on tehty: Rekisteristä käsin - tilinomistajan tulee toimittaa erikseen vielä tilinomistajan allekirjoittama suostumus toimenpiteeseen (http://www.emvi.fi/files/suostumuslomake.pdf) - jos pyyntönä on tilitietojen päivitys (esim. yhteystietojen muutos), ei erillistä tilinomistajan suostumusta tarvitse toimittaa Toimenpidepyyntölomakkeella - tilinomistajan ei tarvitse toimittaa erillistä tilinomistajan suostumusta, koska suostumus ilmaistaan toimenpidepyyntölomakkeessa Tilinomistajan puolesta allekirjoittavien nimenkirjoitusoikeuden todistaminen Energiamarkkinavirasto tarkistaa tiedot Suomen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. Toimenpidettä pyytävän tilinomistajan ei lähtökohtaisesti tarvitse toimittaa erillistä asiakirjaa. Jos tietoja ei löydy Suomen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä, Energiamarkkinavirasto lähettää tilinomistajalle erillisen pyynnön toimittaa jäljennökset seuraavista asiakirjoista: Jos tilinomistaja on yritys: - Organisaation kaupparekisteriote tai perustamissäädös Jos tilinomistaja on kunta tai muu julkisoikeudellinen taho: - Voimassa oleva kunnanvaltuuston johtosääntö, hallintosääntö tai kuntayhtymän perussopimus tai muu vastaava asiakirja; ja - Jos yllä mainitussa asiakirjassa ei mainita toiminimen kirjoittamiseen valtuutettuja henkilöitä nimeltä, tulee lisäksi toimittaa asiakirja, josta ilmenee, että allekirjoittajilla on valtuutus toiminimen kirjoittamiseen, esimerkiksi: o o kunnanhallituksen tai muun vastaavan kunnan elimen tarkastettu kokouspöytäkirja yhtymäkokouksen tai kuntayhtymän perussopimuksessa määrätyn muun päätösvaltaa käyttävän toimielimen tarkastettu kokouspöytäkirja
4 (9) C. VALTUUTETTUJA EDUSTAJIA, MUITA VALTUUTETTUJA EDUSTAJIA SEKÄ KATSELIJOITA KOSKEVAT VAATIMUKSET Todiste edustajaksi ehdotetun henkilön henkilöllisyydestä ja täysi-ikäisyydestä MITEN TÄYTETÄÄN? Tilinomistajan tulee toimittaa ehdotetun henkilön osalta jäljennös jostakin seuraavista: - Euroopan talousalueen tai taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestön (OECD) jäsenvaltion myöntämä henkilökortti; tai - passi Todiste edustajaksi ehdotetun henkilön vakituisen asuinpaikan osoitteesta Vähintään yhden päästöoikeustilille nimitetyistä valtuutetuista edustajista tulee asua Suomessa. Poikkeuksena on todentajan tilin valtuutetut edustajat, joiden osalta ei vaadita, että yksi heistä asuu vakituisesti Suomessa. Energiamarkkinavirasto tarkistaa ehdotetun henkilön asuinpaikkatiedon Suomen väestötietojärjestelmästä. Tilinomistajan ei lähtökohtaisesti tarvitse toimittaa erillistä asiakirjaa. Jos tietoa ei löydy Suomen väestötietojärjestelmästä, Energiamarkkinavirasto lähettää tilinomistajalle erillisen pyynnön toimittaa jäljennös jostakin seuraavista: - Edellisen kohdan mukaisesti toimitettu henkilökortti, jos se sisältää vakituisen asuinpaikan osoitteen; - Mikä tahansa muu viranomaisten myöntämä henkilötodistus, joka sisältää vakituisen asuinpaikan osoitteen; - Jos vakituinen asuinmaa ei myönnä henkilötodistuksia, jotka sisältävät vakituisen asuinpaikan osoitteen, paikallisviranomaisten antama todistus ehdotetun henkilön vakituisesta asuinpaikasta; tai - Sähkölasku, kaasulasku, vesilasku tai muu vastaava asiakirja, josta ilmenee henkilön vakituinen asuinpaikka. Laskussa tulee näkyä käyttöpaikka. Edustajaksi ehdotetun henkilön rikosrekisteritiedot Energiamarkkinavirasto voi kieltäytyä hyväksymästä valtuutettua edustajaa tai muuta valtuutettua edustajaa, jos mahdollinen valtuutettu edustaja on tutkittavana tai tuomittu edeltävien viiden vuoden aikana päästöoikeuksia tai Kioton yksiköitä koskevasta petoksesta, rahanpesusta, terrorismin rahoittamisesta tai muusta vakavasta rikoksesta, jossa tiliä voidaan käyttää. Valtuutettujen edustajien vähimmäismäärä päästöoikeustilillä Suomessa asuvat henkilöt: Energiamarkkinavirasto pyytää tiedot Suomen Oikeusrekisterikeskuksesta. Tilinomistajan ei tarvitse toimittaa mitään asiakirjoja Energiamarkkinavirastoon. Suomen ulkopuolella asuvat henkilöt: Tilinomistajan tulee toimittaa Suomen ulkopuolella asuvan henkilön rikosrekisteritiedot kyseisen henkilön asuinmaasta. Todentajan tilillä pakollinen vähimmäismäärä on yksi (1) valtuutettu edustaja / tili. Kaikilla muilla tileillä pakollinen vähimmäismäärä on kaksi (2) valtuutettua edustajaa / tili.
5 (9) D. HENKILÖN PÄÄSTÖOIKEUSTILIN JA KAUPANKÄYNTITILIN TILINOMIS- TAJAA KOSKEVAT VAATIMUKSET JOS TILIN AVAAJA ON ORGANISAATIO: Todiste siitä, että tilin avaamista pyytävällä organisaatiolla on avoin pankkitili jossakin Euroopan talousalueen jäsenvaltiossa Ilma-aluksen käyttäjä voi toimittaa todisteen avoimesta pankkitilistä muustakin maasta kuin Euroopan talousalueen jäsenvaltiosta. Tilin avaamista pyytävän organisaation perustamissäädös sekä todisteet organisaation rekisteröinnistä ja johtajista Tili voidaan avata vain Suomessa rekisteröidylle organisaatiolle. MITEN TÄYTETÄÄN? Tilin avaamista pyytävän organisaation tulee toimittaa pankin allekirjoittama lausunto avoimesta pankkitilistä. Lausunnossa tulee olla seuraavat tiedot: pankin nimi, pankkitilin omistajan nimi, päiväys sekä pankin edustajan allekirjoitus. Energiamarkkinavirasto tarkistaa tiedot Suomen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. Tilin avaamista pyytävän organisaation ei lähtökohtaisesti tarvitse toimittaa erillisiä asiakirjoja. Jos tietoja ei löydy Suomen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä, Energiamarkkinavirasto lähettää tilin avaamista pyytävälle organisaatiolle erillisen pyynnön toimittaa jäljennös seuraavista asiakirjoista: - Organisaation perustamissäädös; ja - Todiste organisaation rekisteröinnistä, esim. kaupparekisteriote Suomessa. Jos tieto organisaation johtajista ei käy ilmi organisaation perustamissäädöksestä tai kaupparekisteriotteesta, tulee tilinomistajan toimittaa lisäksi muu viranomaisen myöntämä todistus henkilöistä, jotka käytännössä johtavat organisaation päivittäisiä toimintoja. - Kunnan tulee toimittaa asiakirja, jossa määrätään kunnan eri viranomaisista sekä niiden toiminnasta, toimivallan jaosta ja tehtävistä. Tieto johtajista voi ilmetä voimassa olevasta kunnanvaltuuston johtosäännöstä, hallintosäännöstä tai kuntayhtymän perussopimuksesta tai muusta vastaavasta asiakirjasta. Lisäksi, jos tämän kohdan mukaisessa asiakirjassa ei mainita kunnan päivittäisiä toimintoja johtavia henkilöitä nimeltä, tulee toimittaa voimassa oleva päätös, tarkastettu pöytäkirja tai muu asiakirja, josta ilmenee tehtävään määrätty henkilö. Käytännössä tämä tarkoittaa mm. kunnallisen liikelaitoksen johtajaa.
6 (9) Tilin avaamista pyytävän organisaation yllä olevassa kohdassa lueteltujen johtajien rikosrekisteritiedot Energiamarkkinavirasto voi kieltäytyä avaamasta tiliä, jos mahdollisen tilinomistajan joku johtajista on tutkittavana tai tuomittu edeltävän viiden vuoden aikana päästöoikeuksia tai Kioton yksiköitä koskevasta petoksesta, rahanpesusta, terrorismin rahoittamisesta tai muusta vakavasta rikoksesta, jossa tiliä voidaan käyttää. Tiedot tilin avaamista pyytävän organisaation tosiasiallisesta edunsaajasta, mukaan lukien omistajuuden tai päätäntävallan tyyppi, sellaisena kuin se on määritelty direktiivissä 2005/60/EY ja laissa rahanpesun ja ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä (503/2008). Viranomaisen myöntämä todistus tilin avaamista pyytävän organisaation merkitsemisestä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin Suomessa asuvat henkilöt: Energiamarkkinavirasto pyytää tiedot suoraan Suomen Oikeusrekisterikeskuksesta. Tilin avaamista pyytävän organisaation ei tarvitse toimittaa mitään asiakirjoja Energiamarkkinavirastoon. Suomen ulkopuolella asuvat henkilöt: Tilin avaamista pyytävän organisaation tulee toimittaa Suomen ulkopuolella asuvan henkilön rikosrekisteritiedot kyseisen henkilön asuinmaasta. Osakeyhtiön, jonka arvopaperit eivät ole julkisen kaupankäynnin kohteena, tulee toimittaa osakkeenomistajista laadittu voimassa oleva osakasluettelo. Organisaation, jonka arvopaperit ovat arvopaperimarkkinalaissa (495/1989) tarkoitetun julkisen kaupankäynnin kohteena tai sitä toisessa ETA-valtiossa vastaavan kaupankäynnin kohteena, ei tarvitse toimittaa kyseistä tietoa. Muiden organisaatioiden tulee toimittaa voimassa oleva asiakirja omistajuudesta, jäsenyydestä, yhtiöjärjestyksestä, yhtiösopimuksesta tai muu niihin verrattava sääntö tai sopimus, elleivät tosiasialliset edunsaajat käy ilmi yllä olevien kohtien mukaisista asiakirjoista. Tosiasialliseksi edunsaajaksi katsotaan sellainen luonnollinen henkilö, jonka määräysvallassa oikeushenkilö on. Luonnollisella henkilöllä katsotaan olevan määräysvalta oikeushenkilöön kun hänellä on 1) enemmän kuin 25 prosenttia osakkeiden tai osuuksien tuottamasta äänimäärästä ja tämä äänimäärä perustuu omistukseen, jäsenyyteen, yhtiöjärjestykseen, yhtiösopimukseen tai niihin verrattaviin sääntöihin taikka muuhun sopimukseen; tai 2) oikeus nimittää tai erottaa enemmistö jäsenistä yrityksen tai yhteisön hallituksessa tai siihen verrattavassa toimielimessä taikka toimielimessä, jolla on vastaava oikeus, ja tämä oikeus perustuu samoihin seikkoihin kuin 1 kohdassa tarkoitettu äänimäärä. Suomessa rekisteröidyt organisaatiot: Energiamarkkinavirasto tarkistaa tiedot Suomen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. Suomessa rekisteröidyn organisaation ei tarvitse toimittaa erillistä asiakirjaa. Suomen ulkopuolella rekisteröidyt organisaatiot: Suomen ulkopuolella rekisteröidyn organisaation tulee toimittaa vastaavat tiedot rekisteröintivaltiosta.
7 (9) Tilin avaamista pyytävän organisaation tilinpäätöstiedot Energiamarkkinavirasto tarkistaa tiedot Suomen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. Tilin avaamista pyytävän organisaation ei lähtökohtaisesti tarvitse toimittaa erillisiä asiakirjoja. Jos tietoja ei löydy Suomen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä, Energiamarkkinavirasto lähettää tilin avaamista pyytävälle organisaatiolle erillisen pyynnön toimittaa jäljennös viimeisimmistä vuosikertomuksesta tai tarkastetusta tilinpäätöksestä, tai ellei organisaatio ole lain mukaan tilintarkastusvelvollinen, jäljennös veroviraston tai talousjohtajan oikeaksi todistamasta tilinpäätöksestä. Todiste tilin avaamista pyytävän organisaation virallisesta osoitteesta Mikäli organisaation virallinen osoite ei käy ilmi yllä olevien kohtien mukaisista asiakirjoista, tulee tilin avaamista pyytävän organisaation toimittaa muu asiakirja, josta tieto ilmenee.
8 (9) JOS TILIN AVAAJA ON YKSITYINEN HENKILÖ: Todiste siitä, että tilin avaamista pyytävällä yksityisellä henkilöllä on avoin pankkitili jossakin Euroopan talousalueen jäsenvaltiossa MITEN TÄYTETÄÄN? Tilin avaamista pyytävän yksityisen henkilön tulee toimittaa pankin allekirjoittama lausunto avoimesta pankkitilistä. Lausunnossa tulee olla seuraavat tiedot: pankin nimi, pankkitilin omistajan nimi, päiväys sekä pankin edustajan allekirjoitus. Ilma-aluksen käyttäjä voi toimittaa todisteen avoimesta pankkitilistä muustakin maasta kuin Euroopan talousalueen jäsenvaltiosta. Todiste tilin avaamista pyytävän yksityisen henkilön henkilöllisyydestä Tilin avaamista pyytävän yksityisen henkilön tulee toimittaa jäljennös jostakin seuraavista: - Euroopan talousalueen tai taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestön (OECD) jäsenvaltion myöntämä henkilökortti; tai - passi Todiste tilin avaamista pyytävän yksityisen henkilön vakituisen asuinpaikan osoitteesta Tili voidaan avata vain Suomessa vakituisesti asuvalle yksityiselle henkilölle. Henkilön kansallisuudella ei ole väliä, ainoastaan vakituinen asuinpaikka ratkaisee. Energiamarkkinavirasto tarkistaa tiedon Suomen väestötietojärjestelmästä. Tilin avaamista pyytävän yksityisen henkilön ei lähtökohtaisesti tarvitse toimittaa erillistä asiakirjaa. Jos tietoa ei löydy Suomen väestötietojärjestelmästä, Energiamarkkinavirasto lähettää tilin avaamista pyytävälle yksityiselle henkilölle erillisen pyynnön toimittaa jäljennös jostakin seuraavista: - Edellisen kohdan mukaisesti toimitettu henkilökortti, jos se sisältää vakituisen asuinpaikan osoitteen; - Mikä tahansa muu viranomaisten myöntämä henkilötodistus, joka sisältää vakituisen asuinpaikan osoitteen; - Jos vakituinen asuinmaa ei myönnä henkilötodistuksia, jotka sisältävät vakituisen asuinpaikan osoitteen, paikallisviranomaisten antama todistus ehdotetun henkilön vakituisesta asuinpaikasta; tai - Sähkölasku, kaasulasku, vesilasku tai muu vastaava asiakirja, josta ilmenee henkilön vakituinen asuinpaikka. Laskussa tulee näkyä käyttöpaikka. Tilin avaamista pyytävän yksityisen henkilön rikosrekisteritiedot Energiamarkkinavirasto voi kieltäytyä avaamasta tiliä, jos mahdollinen tilinomistaja on tutkittavana tai tuomittu edeltävän viiden vuoden aikana päästöoikeuksia tai Kioton yksiköitä koskevasta petoksesta, rahanpesusta, terrorismin rahoittamisesta tai muusta vakavasta rikoksesta, jossa tiliä voidaan käyttää. Suomessa asuvat henkilöt: Energiamarkkinavirasto pyytää tiedot suoraan Suomen Oikeusrekisterikeskuksesta. Suomessa asuvan yksityisen henkilön ei tarvitse toimittaa mitään asiakirjoja Energiamarkkinavirastoon. Suomen ulkopuolella asuvat henkilöt: Suomen ulkopuolella asuvan yksityisen henkilön tulee toimittaa rikosrekisteritiedot asuinmaastaan.
9 (9) E. TODENTAJAN TILIN TILINOMISTAJAA KOSKEVA Asiakirjatodiste siitä, että tilin avaamista pyytävä henkilö on akkreditoitu todentajaksi direktiivin 2003/87/EY 15 artiklan mukaisesti MITEN TÄYTETÄÄN? Energiamarkkinavirasto tarkistaa tiedon suoraan todentajan hyväksyneeltä viranomaiselta. Tilin avaamista pyytävän todentajan ei tarvitse toimittaa todistetta itse.