VEROHALLINTO Ennakonpidätystiedot v. 2015 Oikeusyksikkö/Tietopalvelu 00052 VERO 8.8.2014 Työttömyyskassat, Vakuutuslaitokset ja näiden ATK palvelukeskukset sekä Kansaneläkelaitos Diaarinumero A36/7101/2014 ENNAKONPIDÄTYSTIETOJEN LUOVUTTAMINEN VUODELLE 2015 Tietojen luovuttaminen voi verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 17 :n mukaisesti pyynnöstä luovuttaa kaikista ylsesti verovelvollisista henkilöistä tarpeellisia tietoja ennakonpidätyksen toimittamista varten veronalaista sosiaali- ja työttömyysturvaa, vakuutusperustsia suorituksia sekä muita vastaavia etuuksia maksavalle taholle. Tämä ohje koskee tietojen massaluovutusta etuuden maksajalle. Jos etuuden maksaja käyttää tietojen pyytämisessä palkan ennakonpidätystietojen suorasiirtoa rajatakseen saatavien tietojen määrää, katso tarkemmat ohjeet tämän ohjeen kohdasta Palkan ennakonpidätystietojen suorasiirtoa käyttävä etuuden maksaja. Tiedot voidaan luovuttaa vain, jos tietojen pyytäjä on esittänyt hyväksyttävän selvityksen tietojen käytöstä ja valvonnasta. Tarpeettomat tiedot tulee hävittää ja hävittämisestä on ilmoitettava Verohallinnolle. Ennakonpidätystiedot luovutetaan joko CD levyllä tai suorasiirtona. CD-levyllä tiedot tilannlle annetaan tarkemmat ohjeet tietojen hakemisesta Verohallinnosta. Tietoturvasyistä luovuta tietoja postitse. Tietojen tilaaminen CD-levyllä luovutettavat ennakonpidätystiedot pyydetään Verohallinnolta ohsella tilauslomakkeella (liite 1). Suorasiirtopyynnöt tulee tehdä Ilmoitin-palvelun tai Tyvi-palvelun kautta. Palveluista on kerrottu tarkemmin osoittssa ilmoitin.fi ja vero.fi / tyvi. Palvelun käyttämistä varten suorasiirtopyynnön tekijän tulee hankkia maksuton Katso-tunniste. Katsotunnistetta haetaan osoitteesta yritys.tunnistus.fi. Käytettäessä ennakonpidätystietoja ATK palvelukeskuksen välityksellä, voi ATK - palvelukeskus tehdä tilauksen keskitetysti palvelusta sopinden tahojen puolesta. www.vero.fi
2(4) Tietosuojaa koskeva selvitys Ennakonpidätystietojen käyttäjien ja ATK-palvelukeskusten tulee antaa Verohallinnolle tietosuojaa koskeva selvitys. Selvitys tulee toimittaa vain, jos ette ole antanut selvitystä aiemmin tai antamissanne tiedoissa on tapahtunut olennaisia muutoksia. Selvityksen antamisessa voi käyttää hyväksi liittssä 2 (etuuksien maksajat) ja liitteessä 3 (ATK-palvelukeskukset) olevia lomakkta. Selvityksen voi antaa myös vapaamuotoisesti. Vapaamuotoisessa selvityksessä on kuitenkin vastattava lomakkssa oleviin skkoihin. Tilauksen ja tietosuojaselvityksen toimittaminen CD-tilaus ja mahdollinen tietosuojaselvitys tulee toimittaa Verohallinnolle 7.11.2014 mennessä osoitteella: Tietopalvelu 00052 VERO Suorasiirtopyynnöt on tehtävä 31.1.2015 mennessä Ilmoitin-palvelun tai Tyvipalvelun kautta. Palkan ennakonpidätystietojen suorasiirtoa käyttävä etuuden maksaja Jotkut etuuden maksajat käyttävät palkan ennakonpidätystietojen suorasiirtomenettelyä rajatakseen saatavat tiedot vain omiin jäseniinsä. Tätä menettelyä koskevat ohjeet ovat vero.fi sivuilla kohdassa > Syventävät vero-ohjeet > Sähköinen asiointi > Kehittäjät > Tietuekuvaukset > Tietuekuvaukset - Suorasiirrot ja muut ilmoitukset > Palkkojen ennakonpidätystietojen suorasiirto (VKESSPAE). Ennakkoperintävuodesta 2015 alkaen palkan prosenttien suorasiirron tietuekuvaukseen on lisätty positioon 53 tieto Maksaja on etuuden maksaja. Jos palkkojen suorasiirron tietueella positioihin 37-49 merkitty maksaja on veronalaisen sosiaali- ja työttömyysturvan, vakuutusperustsen suorituksen tai muun vastaavan etuuden maksaja, tiedon arvoksi merkitään 1 = Kyllä. Jos maksaja ole etuuden maksaja, vaan on työnantaja tai työ- tai käyttökorvauksen maksaja, tieto jätetään tyhjäksi. Tiedon perusteella etuuden maksaja saa palkkojen suorasiirtomenettelyssä kaikki etuuden maksajia varten lasketut prosentit. Työnantajat saavat vain verokorttien prosentit. Etuuden maksamista varten on laskettu prosentit myös esim. ennakkoverotulojen perusteella. www.vero.fi
3(4) LUOVUTETTUJEN TIETOJEN KÄYTTÄMINEN Tietoja vastaanottavan on huomioitava muun muassa seuraavat verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain ja henkilötietolain asettamat velvoitteet: Ennakonpidätystä varten toimitetut tiedot ovat salassa pidettäviä. Salassapitovelvollisuus sisältää vaitiolovelvollisuuden ja hyväksikäyttökiellon. Salassapitovelvollinen saa paljastaa tietoja sivullisille kä käyttää tietoja omaksi tai toisen hyödyksi taikka toisen vahingoksi. Salassapitovelvollisia ovat: o ennakonpidätyksen toimittamisvelvolliset o näiden palveluksessa olevat o toimeksiantotehtävää suorittavat Salassapitovelvollisuuden rikkominen on rangaistavaa. Tietoja saa käyttää vain ennakonpidätyksen toimittamiseen. Tietojen käyttäminen muuhun tarkoitukseen on kiellettyä (kuten esim. suoramarkkinointiin, asiakastietojen tarkistamiseen tai työntekijöiden ennakonpidätyksen toimittamiseen). Tietojen käyttämisen on oltava valvottua ja jälkikätsvalvonnalla on voitava selvittää: o kuka on käyttänyt annettuja ennakonpidätystietoja o kenen tietoja on kysytty o milloin tietoja on kysytty Luovutetut tiedot on hävitettävä, kun ne vät enää ole tarpeen ennakonpidätyksen toimittamista varten. LAINKOHDAT Laki verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta (1346/1999) 1, 4 ja 17 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 22 ja 23 Henkilötietolaki (523/1999) 5, 6, 7, 8, 9, 10, 32, 33, 34 ja 48 LISÄTIETOJA Lisätietoja tietojen tilaamisesta ja luovuttamisesta antavat tietopalvelupäällikkö Ulla-Maija Hkkilä puh. 020 612 4198 (ulla-maija.hkkila@vero.fi) sekä 1.9.2014 alkaen ylitarkastaja Mika Luttinen puh. 020 613 3671 (mika.luttinen@vero.fi). www.vero.fi
4(4) LIITTEET Liite 1: tietopyyntölomake Liite 2: selvityslomake etuuksien maksajille Liite 3: selvityslomake ATK palvelukeskuksille Tietopalvelupäällikkö Ulla-Maija Hkkilä Ylitarkastaja Hdi Oikarinen www.vero.fi
Tilauslomake Ennakonpidätystiedot 2015 dnro A36/7101/2014 TILAAJA Tilaajan nimi Yhteyshenkilö Y-tunnus Yhteyshenkilön sähköpostiosoite Osoite Yhteyshenkilön puhelinnumero TIETOJEN TILAAMINEN Etuuksien maksaja tilaa tiedot itse Tilaus on tehty seuraavien tahojen valtuuttamana: 1 9 2 10 3 11 4 12 5 13 6 14 7 15 8 16 ENNAKONPIDÄTYSTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS TIEDOT TOIMITETAAN CD -LEVYLLÄ SELVITYS ENNAKONPIDÄTYSTIETOJEN KÄYTÖSTÄ JA VALVONNASTA Selvitys on toimitettu aiemmin Selvitys on tietopyynnön liitteenä Selvitys toimitetaan erikseen PÄIVÄYS SEKÄ TILAAJAN EDUSTAJAN ALLEKIRJOITUS JA NIMENSELVENNYS Päiväys Allekirjoitus Nimenselvennys Lomake pyydetään toimittamaan allekirjoitettuna osoitteeseen: VEROHALLINTO Tietopalvelu 00052 VERO
LIITE 2 Selvitys tietojen käytöstä, valvonnasta ja suojauksesta Dnro A36/7101/2014 TIETOSUOJASELVITYS Verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 17 :n mukainen selvitys siitä miten ennakonpidätystä varten luovutettujen tietojen käyttöä valvotaan ja miten turvataan se, ett tietoja käytetä muuhun kuin ennakonpidätyksen toimittamiseen. 1. Selvityksen antaja Organisaation nimi Yhteyshenkilö Päivämäärä 2. Kuka on tiedon välittäjä (ATK palvelu keskus)? Tietoja välitetä ATK keskuksen kautta 3. Millaisin toimenpitn varmistetaan, että annettuja tietoja käytetään vain etuuksien maksamisessa? 4. Onko huolehdittu käytön ja kyselyn seuraamisesta (loksta)? Onko jälkikäteen selvitettävissä kuka tietoja on kysellyt, kenen tietoja on kyselty ja koska tietoja on kyselty? Onko henkilökunta tietoinen seurannasta? Muuta lokiseurannasta 5. Onko organisaatiossa vastuuhenkilö, joka valvoo tietojen laillista käyttämistä? 6. Onko tietojen käyttöä ja käyttöoikeuksia koskevat periaatteet määritelty käyttäjien ohjssa? 7. Onko henkilöstö allekirjoituksellaan vahvistanut perehtyneensä salassapitovelvollisuuteen ja sen rikkomisesta aiheutuviin seuraamuksiin?
8. Onko tietojenkäsittelyn ja varmuuskopioiden fyysinen suojaus järjestetty siten, ett ulkopuolisilla ole pääsyä asianomaisiin tiloihin 9. Miten edellisen vuoden tarpeettomat ennakonpidätystiedot hävitetään? Voidaanko tarpeettomat tiedot poistaa täydellisesti vai jääkö niistä varmuuskopioita? Milloin tiedot hävitetään? 10. Päiväys sekä lomakkeen täyttäjän allekirjoitus ja nimenselvennys Päiväys Allekirjoitus Nimenselvennys Selvitys pyydetään toimittamaan tietopyynnön ohessa tai erikseen osoitteeseen: VEROHALLINTO Tietopalvelu 00052 VERO
LIITE 3 Selvitys tietojen käytöstä, valvonnasta ja suojauksesta dnro A36/7101/2014 TIETOSUOJASELVITYS / ATK PALVELUKESKUKSET Verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 17 :n mukainen selvitys siitä miten ennakonpidätystä varten luovutettujen tietojen käyttöä valvotaan ja miten turvataan se, ett tietoja käytetä muuhun kuin ennakonpidätyksen toimittamiseen. 1. Selvityksen antaja Organisaation nimi Yhteyshenkilö Päivämäärä 2. Mille tahoille ennakonpidätystietoja välitetään? 1 9 2 10 3 11 4 12 5 13 6 14 7 15 8 16 3. Millaisin toimenpitn varmistetaan, että annettuja tietoja välitetään vain ennakonpidätyksen toimittamiseksi? 4. Onko huolehdittu käytön ja kyselyn seuraamisesta (loksta)? Onko jälkikäteen selvitettävissä kuka tietoja on kysellyt, kenen tietoja on kyselty ja koska tietoja on kyselty? Onko henkilökunta tietoinen seurannasta? Muuta lokiseurannasta 5. Onko organisaatiossa vastuuhenkilö, joka valvoo tietojen laillista käyttämistä? 6. Onko tietojen käyttöä ja käyttöoikeuksia koskevat periaatteet määritelty käyttäjien ohjssa?
7. Onko henkilöstö allekirjoituksellaan vahvistanut perehtyneensä salassapitovelvollisuuteen ja sen rikkomisesta aiheutuviin seuraamuksiin? 8. Onko tietojenkäsittelyn ja varmuuskopioiden fyysinen suojaus järjestetty siten, ett ulkopuolisilla ole pääsyä asianomaisiin tiloihin 9. Miten edellisen vuoden tarpeettomat ennakonpidätystiedot hävitetään (tiedot, joita ole käytetty)? Voidaanko tarpeettomat tiedot poistaa täydellisesti vai jääkö niistä varmuuskopioita? Milloin tiedot hävitetään? 10. Päiväys sekä lomakkeen täyttäjän allekirjoitus ja nimenselvennys Päiväys Allekirjoitus Nimenselvennys Selvitys pyydetään toimittamaan tietopyynnön ohessa tai erikseen osoitteeseen: VEROHALLINTO Tietopalvelu 00052 VERO