1 (6) Antopäivä: 05.05.2013 Säädösperusta: Voimaantulopäivä: 05.05.2013 Voimassa: toistaiseksi Täytäntöönpantava EU-lainsäädäntö: Muutostiedot: Kumoaa/muuttaa määräyksen/ohjeen AKEn ohje 618/208/2008; 21.5.2008 AKEn ohje 620/208/2009; 27.4.2009 KATSASTUSASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI JA LÄHETTÄMINEN DIGITOI- TAVAKSI 1 OHJEEN TARKOITUS JA SISÄLTÖ Tässä ohjeessa kerrotaan miten katsastusasiakirjat arkistoidaan. Ohjeessa selvitetään mitkä katsastusasiakirjat arkistoidaan Trafin toimesta ja mitkä katsastustoimipaikoilla. Ohjeessa annetaan myös ohjeet miten digitoitavaksi toimitettavat asiakirjat tulee toimittaa Trafiin. 2 YLEISTÄ Toimipaikan arkistotoimesta ja asiakirjojen toimittamisesta Trafiin vastaa katsastustoiminnasta vastaava henkilö. Katsastuksen suorittajan on lähetettävä katsastustehtävien hoitamisessa kertyneet asiakirjat päivittäin digitoitaviksi. Asiakirjat tulee lähettää Trafin vastauslähetyskuorella. Lähetetyt asiakirjat arkistoidaan Trafin toimesta sähköisessä muodossa ja ne ovat kaikkien katsastajien käytössä KATSA -järjestelmän kautta. Asiakirjoja saa käyttää katsastettavana olevan ajoneuvon myöhempien katsastusten yhteydessä. Katsastajilla ei ole oikeutta luovuttaa asiakirjoja edelleen - ei maksutta eikä maksullisena. 3 TRAFIN TOIMESTA ARKISTOITAVAT ASIAKIRJAT Katsastuksen suorittajan tulee lähettää kaikista katsastustapahtumista (paitsi määräaikaiskatsastus) kertyneet asiapaperit digitoinnin pääasiakirjan kera liitteineen (esim. selvitykset vaatimuksenmukaisuudesta, ulkomainen alkuperäinen rekisteröintitodistus, tarkastuskortti, komponenttiluettelo) digitoitavaksi. Liikenteen turvallisuusvirasto PL 320, 00101 Helsinki puh. 029 534 5000, faksi 029 534 5095 Y-tunnus 1031715-9 / r www.trafi.fi
2 (6) Asiapapereita ei lähetetä digitoitavaksi o uudelleentulostuksesta o mitätöidystä tai keskeytetystä katsastustapahtumasta o rajoitustietojen ylläpidosta o määräaikaiskatsastuksesta Hyväksyttyjen katsastusten asiakirjat lähetetään arkistoitavaksi katsastuksen hyväksymispäivänä. Hylättyjen katsastusten asiakirjat lähetetään hyväksytyn jälkitarkastuksen asiakirjojen mukana tai viimeistään yhden kuukauden kuluttua hylkäyksestä. 4 KATSASTUSTOIMIPAIKAN TOIMESTA ARKISTOITAVAT ASIAKIRJAT 5 PÄÄASIAKIRJA Katsastustoimipaikalla on arkistoitava asiakirjat LVMn asetuksen ajoneuvojen katsastusluvista annetun LVMn päätöksen 6 pykälän mukaisesti. Toimipaikalla katsastuasiakirjoista säilytetään muut kuin edellä mainitut Trafin toimesta arkistoitavat katsastusasiakirjat. Sivutoimipisteen toimipaikalla säilytettävät katsastuksiin liittyvät asiakirjat tulee arkistoida sille toimipaikalle, jonka toimiluvan perusteella sivutoimipiste toimii. Sivutoimipisteen asiakirjat on arkistoitava toimipaikalla omana kokonaisuutenaan. Digitoitujen katsastusasiakirjojen kohdistus tietylle katsastustapahtumalle suoritetaan ns. pääasiakirjan avulla. KATSAsta tulostuu automaattisesti digitoinnin pääasiakirja (C510) katsastustapahtumien yhteydessä (ei määräaikaiskatsastus). Kyseinen pääasiakirja lähetetään digitointiin kaikista katsastustapahtumista (paitsi kohdassa 3 luetellut tapahtumat). Pääasiakirjana voidaan käyttää myös seuraavia lomakkeita (mikäli pääasiakirja C510 ei jostain syystä tulostu tai turmeltuu): o ATJ -aikainen Rekisteröintitodistus. Osa I / Tekninen osa, B700 o ATJ -aikainen rekisteröinti- ja vientikatsastustodistuksen sekä kiinnitystarkastustodistuksen Osa I / Tekninen osa, B710 o ATJ -aikainen ennakkoilmoitustodistuksen Osa I / Tekninen osa, B720 o LTJ -aikainen Rekisteröintitodistus. Osa I / Tekninen osa, B130B (vihreä) o LTJ -aikainen rekisteröinti- ja vientikatsastustodistuksen sekä kiinnitystarkastustodistuksen Osa I / Tekninen osa, B710 (vihreä) o Yksittäishyväksyntätodistus / Tekninen osa Katsastuksen apulomake, C196 (käytetään mikäli ajoneuvolla voimassa ollutta muuta edellä mainittua pääasiakirjaa ei ole käytettävissä) Pääasiakirjana ei voida siten käyttää mm. seuraavia lomakkeita (pääasiakirjana käytettävä apulomaketta, jonka liitteeksi lomake liitetään): o LTJ -aikainen ennakkoilmoitustodistuksen tekninen osa, B101 (oranssi) o LTJ -aikainen rekisteriotteen tekninen osa, B104 (punainen)
3 (6) o LTJ -aikainen rekisteröinti- ja vientikatsastustodistuksen sekä kiinnitystarkastustodistuksen tekninen osa (punainen) o muu aiempi rekisteriote o Ajoneuvon väliaikaisrekisteröintitodistus, B630A (uusi) tai B103 (vanha) o ATJ- tai LTJ -aikaisen todistuksen jatko-osa 6 KATSASTUKSEN APULOMAKKEEN TÄYTTÄMINEN Katsastuksen apulomake C196 täydennetään seuraavasti: o teknisen osan järjestysnumero (pakollinen) merkitään katsastustapahtuman tallennusta aloitettaessa ajoneuvolla voimassa ollut järjestysnumero merkitään järjestysnumeroksi 000, jos kyseessä on ajoneuvon ensimmäinen ATJ-aikainen rekisteröintikatsastus o katsastuslaji (pakollinen, vain yksi rasti sallittu) o rekisteritunnus merkitään ajoneuvolla ATJssa voimassaoleva rekisteritunnus (ei saa käyttää vientirekisteritunnusta tai siirtomerkin tunnusta) o valmistenumero / valmistenumeron kolme viimeistä merkkiä (pakollinen) merkitään katsastuksen jälkeen ajoneuvolla oleva valmistenumero / kolme viimeistä merkkiä. koko valmistenumero on pakollinen, jos apulomakkeelle ei ole merkitty rekisteritunnusta jos valmistenumerossa on yli 17 merkkiä, valmistenumerokenttään merkitään 3 viimeistä merkkiä ja huomautuskenttään merkitään valmistenumero kokonaisuudessaan o ajoneuvoluokka (pakollinen, vain yksi rasti sallittu) merkitään katsastuksen jälkeen ajoneuvolla oleva luokka o lähettäjän tiedot (pakollinen) kirjoitetaan selväkielisenä esim. Katsastus Oy, Kalle Katsuri (pelkkä toimipaikka- ja katsastajakoodi ei ole riittävä) Lomake C196 täytetään sähköisesti. 7 KATSASTUKSEN APULOMAKKEEN C196 TULOSTAMINEN Tulostettaessa lomaketta C196 on aina muistettava seuraavat tulostusasetukset: o Sivun skaalaus: Ei mitään o Valitse paperilähde PDF-sivukoon mukaan: EI täppää Jos apulomake tulostetaan muilla tulostusasetuksilla, ei sitä voida Itellassa lukea sähköisesti (kohdistemerkit eivät osu kohdalleen).
4 (6) 8 ASIAKIRJOJEN LAJITTELU Katsastusasiakirjat tulee lajitella neljään eri nippuun seuraavasti: o Viivakoodilliset pääasiakirjat Viivakoodilliset pääasiakirjat (yksisivuiset ilman liitteitä) Viivakoodilliset pääasiakirjat (jatko-osalliset ja liitteelliset) o Viivakoodittomat pääasiakirjat tapahtumat, joista lähetetään vain apulomake tapahtumat, joista lähetetään apulomake ja liitteitä Asiakirja on liitteellinen, jos siinä on enemmän kuin yksi sivu (esim. tekninen osa jatko-osalla on liitteellinen asiakirja) 9 DIGITOITAVAKSI LÄHETTÄMINEN Asiakirjat tulee lähettää lajiteltuina omina nippuinaan (enimmillään 6 nippua). Jokaisen asiakirjanipun päälle tulee laittaa keltainen Digitoitavien asiakirjojen saate -
5 (6) lomake (Lomake B110), johon rastitetaan asiakirjatunnus Katsastus-asiakirjat sekä merkitään Lähettäjä -kenttään katsastustoimipaikan nimi, lähettäjän nimi ja puhelinnumero. Ajoneuvon katsastustapahtumaan kuuluvat liitteet kiinnitetään pääasiakirjaan (päällimmäinen) aina vasemmasta reunasta paperiliittimin (niittejä ei saa käyttää). Paperiliitintä ei saa laittaa viivakoodin päälle ja paperit asetellaan lähetyskuoreen siten, että paperiliitin tulee kuoren alareunaan (pohjalle). Asiakirjojen turhaa taittelua tulee välttää. Liitteenä oleva asiakirja saa olla enintään A3-kokoinen ja sen tulee olla vähintään käyntikorttikokoa. 10 VIRHEELLISTEN LÄHETYSTEN KORJAAMINEN Mikäli asiakirjojen lähetys on virheellinen, esim. asiakirjat on lähetetty väärälle ajoneuvolle, tulee katsastajan ottaa yhteyttä Trafin digitointipalveluun (digitointipalvelutuki@trafi.fi) lähetyksen korjaamiseksi. Jos lähetetyistä asiakirjoista on jäänyt osa pois lähetyksestä, tulee arkistotunnukselle lisättävät asiakirjat lähettää Trafin digitointipalvelun tukeen. Asiakirjojen mukaan tulee liittää selvitys siitä, mille arkistotunnukselle/tapahtumalle ja ajoneuvolle asiakirjat on tarkoitus liittää. Saate ja asiakirjat lähetetään Trafin digitointipalveluun omana lähetyksenään Trafin vastauslähetyskuoressa, jonka päälle tulee laittaa lähettävän toimipaikan leima vasempaan yläkulmaan ja vastaanottajan kohdalle tehdä lisämerkintä: / A Digitointipalvelutuki. 11 VASTAUSLÄHETYSKUORET Digitoitavaksi lähetettävät asiapaperit tulee aina laittaa omaan kuoreensa ja vastauslähetyskuoren päälle tulee laittaa lähettävän toimipaikan leima vasempaan yläkulmaan. Kuoria saa käyttää vain digitoitavien asiakirjojen lähettämiseen. Kuoria ja lomakkeita saa tilattua E -jaon kautta. Rekisteröinnin asiakirjojen digitoinnista on oma ohjeensa. 12 ASIAKIRJOJEN SIIRROT Katsastustoimipaikan toiminnan keskeytyessä tai päättyessä toimiluvan haltijan on toimitettava katsastuksen suorittamiseen välittömästi liittyvät katsastustoimipaikalla säilytetyt asiakirjat ja lomakkeet Trafille, erikseen annettavien ohjeiden mukaisesti. 13 REKISTERÖINTIASIAKIRJOJEN HALLINNOINTI JA SÄILYTYS Rekisteröintiasiakirjojen hallinnoinnista ja säilytyksestä on ohjeistettu rekisteröintitoiminnan arkistointiohjeessa AKE 16/2008. 14 REKISTERÖINTITODISTUSTEN OTEPOHJIEN SÄILYTYS Rekisteröintitodistusten otepohjat (Trafi paperi, B600) tulee säilyttää toimipaikalla turvallisesti. Säilytyspaikka on oltava suojattu ja lukittu siten, että toimipisteen sisätiloista ei voida säilytyspaikkaa murtamatta päästä käsiksi asiakirjoihin.
6 (6) Yksikönpäällikkö Otto Lahti Asiantuntija Tiina Toivanen