TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Rekisterinpitäjä Valtiokonttori Sörnäisten rantatie 13 000054 VALTIOKONTTORI Rekisterin nimi Valtiolle.fi - Valtion rekrytointijärjestelmä Henkilötietojen käsittelytarkoitus Henkilön valinta valtiolle töihin Rekisterin tietosisältö Hakemuksiin sisältyvät tiedot: hakijan yksilöintitiedot (nimi, osoite, puhelin, sukupuoli, muu mahdollinen yhteystieto) hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot - muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset - hakijan ilmoittamat suosittelijat - muut työnhaun kannalta tarpeelliset tiedot Säännönmukaiset tietolähteet - pääsääntöisesti työnhakuun liittyvät tiedot toimittaa hakija itse - hakijan suostumuksella työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja voidaan hankkia muista tietolähteistä Säännönmukaiset luovutukset - ei säännönmukaisia luovutuksia - hakemusasiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL, 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä - julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 ja 16 :n edellytysten mukaisesti - salassapidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain 1) asianomaisen suostumuksella, 2) asianosaiselle tai 3) lakiin perustuvan oikeuden nojalla - tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet - julkisten asiakirjojen ja tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei hakijoiden yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta. Asiakirjoja käsittelevät vain ne, joiden tehtävät sitä edellyttävät. - salassa pidettävät tiedot suojataan sivullisilta Tarkastusoikeus - jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat tiedot, ellei henkilötietolaista muuta johdu - pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti - pyyntö osoitetaan rekisterin pitäjälle - tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisesti Oikeus vaatia tiedon korjaamista - rekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan rekisteröidyn kirjallisesta yksilöidystä pyynnöstä - pyyntö osoitetaan rekisterin pitäjälle Tietojen säilytysaika Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset poistuvat järjestelmästä kuusi kuukautta prosessin päättämisen jälkeen. Avoimet hakemukset poistuvat järjestelmästä kuuden kuukauden kuluttua viimeisen tallennuksen jälkeen. Hakijan profiilitiedot poistetaan niiden oltua vuoden käyttämättä. Ennen poistoa hakijalle ilmoitetaan asiasta. Hakija voi myös itse pyytää profiilitietojensa poistoa.
VALTIOKONTTORI Rekisteriseloste Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm 3.10.2014 1. Rekisterinpitäjä Nimi: Valtiokonttori Yhteystiedot: PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. 0295 50 2000 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteys-henkilö Nimi: Niina Turumäki, henkilöstöhallinnon asiantuntija, Valtiokonttori 3. Rekisterin nimi Valtiolle.fi - Valtion rekrytointijärjestelmä 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) Rekisteri on valtion hallinnonalojen ja virastojen käytössä työnantajan tehtävien hoitoa varten. Rekisterin avulla vastaanotetaan ja käsitellään julkisiin virkoihin ja tehtäviin osoitettuja työhakemuksia sekä julkaistuista rekrytoinneista erillisiä avoimia hakemuksia. Rekisterin käyttötarkoituksena on: - ilmoittaa työnhakijoille valtiolla avoinna olevista viroista ja tehtävistä - asioida työnhakijoiden kanssa lähettämällä tietoja hakijoille rekrytoinneista ja pyytämällä tarvittaessa täydentäviä tietoja hakijoilta - käsitellä hakemuksia virkojen ja tehtävien täyttämistä varten - laatia työnhakijoiden ilmoittamista tiedoista vertailutaulukko ja nimitysmuistio nimityspäätöstä varten - kerätä hakijoiden tallentamista avoimista hakemuksista avointen hakemusten pankki - kerätä valtion viroissa ja tehtävissä työskentelevien muutoksen kohteena olevien henkilöiden tallentamista ansioluetteloista valtionhallinnon sisäinen CV-pankki - raportoida henkilöstön hankintaan liittyviä tunnuslukuja, kuten avointen tehtävien lukumäärä virastoittain ja saapuneiden hakemusten lukumäärä virastoittain 5. Rekisterin tietosisältö - Hakijan yksilöintitiedot: nimi, syntymäaika, sukupuoli, lähiosoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite - Hakijan koulutustiedot: yleissivistävä koulutus, suoritetut tutkinnot, tutkintojen ala ja taso, opintojen suoritusvuosi, keskeneräisten opintojen valmius, kielitaito ja kurssit - Hakijan työkokemus: 5 7 viimeisimmän työsuhteen tiedot, työnantaja, työsuhteen kesto ja tehtävä sekä mahdollisuus ilmoittaa muusta työkokemuksesta
- Oma esittely: Työnhakijan vapaamuotoinen esittely itsestään, osaamisestaan ja odotuksistaan Avoin hakemus: Työnhakija voi tallentaa rekisteriin ns. avoimen hakemuksen, jonka perusteella henkilö voidaan palkata ainoastaan alle vuoden määräaikaiseen tehtävään. Avointa hakemusta ei voi kohdistaa avoimeen työpaikkailmoitukseen, vaan näihin tehtäviin lähetetään aina kohdistettu hakemus. Avoimessa hakemuksessa hakija ilmoittaa edellä mainittujen tietojen lisäksi ammattialan/ammattialat ja virastot, joilta/joista työtä hakee ja muita ehtoja mahdolliselle palvelussuhteelle. Hakija voi myös päivittää hakemustaan. Avoin hakemus poistuu järjestelmästä kuuden kuukauden jälkeen, jollei sitä päivitetä. Hakija saa ilmoituksen 14 vuorokautta ennen hakemuksen poistoa. Kukin avoimen hakemuksen vastaanottava virasto vastaa saamiensa avointen hakemusten käsittelystä. Valtion ansioluettelot Vakinaisissa viroissa ja toistaiseksi voimassa olevissa tehtävissä työskentelevät muutoksen kohteena olevat henkilöt voivat tallentaa rekisteriin ns. Valtion ansioluettelon. Tätä varten henkilön tulee olla rekisteröity Valtiolle.fi-palvelun käyttäjäksi. Valtion ansioluettelo poistuu järjestelmästä kuuden kuukauden jälkeen, jollei sitä päivitetä. Ansioluettelon poistamisesta ilmoitetaan henkilölle 14 vuorokautta ennen hakemuksen poistamista. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Työnhakijat tallentavat itseään koskevat tiedot hakemuslomakkeella rekisteriin. Hakemukset, jotka on toimitettu muulla tavoin kuin järjestelmän kautta, voidaan tallentaa rekrytoivan viraston toimesta järjestelmään. Tällaisen hakemuksen jättänyt työnhakija on oikeutettu kirjallisesti korjaamaan ja täydentämään hakemustaan. Henkilöstön hankinnasta vastaavat esimiehet ja henkilöstöasioiden hoitajat merkitsevät rekisteriin rekrytointiprosessiin liittyviä tietoja. Näitä ovat: rekrytointiprosessin eteneminen, haastatteluihin ja henkilöarviointiin kutsutut, virkaan tai tehtävään valittu sekä työnhakijoiden ilmoittamien tietojen vahvistaminen (alkuperäisten tutkinto- ym. todistusten tarkastus). Viran tai tehtävän täyttämiseksi tarvittavat lisätiedot tallentaa järjestelmään rekrytoinnista vastaava esimies tai hänen valtuuttamansa henkilö. Tietojen tallentamisessa huomioidaan säädökset liittyen esimerkiksi henkilöiltä kysyttäviin tietoihin sekä soveltuvuus- ja henkilöarviointeihin. Tällaisia lakeja ovat henkilötietolaki (523/1999), laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietojen luovuttamisessa noudatetaan lakeja ja asetuksia sekä viranomaisten antamia ohjeita. Rekisteristä ei luovuteta tietoja suoramarkkinointiin. Rekisteristä ei luovuteta tietoja ulkopuolisille. Rekisteröidyt työnhakijat voivat halutessaan poistattaa tietonsa rekisteristä. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet Järjestelmän etusivu www.valtiolle.fi on avoin ja sen kautta käyttäjät pääsevät ilman tunnistautumista selaamaan valtionhallinnon avoimia virkoja ja tehtäviä. Muu järjestelmän käyttö edellyttää tunnistautumista. Työnhakija kirjautuu järjestelmään käyttäjätunnuksella, joka muodostuu sähköpostiosoitteesta ja salasanasta. Valtionhallinnon edustajat, jotka käyttävät järjestelmää työtehtäviensä hoidossa, rekisteröidään järjestelmän käyttäjiksi ja heille myönnetään roolinsa mukaiset käyttöoikeudet järjestelmään. Käyttäjähallinnassa on huomioitu työnhakijoiden tietosuoja. Valtionhallinnon rekisteröidyt käyttäjät tunnistautuvat järjestelmään käyttäen käyttäjätunnuksena virkasähköpostia ja salasanaa. Järjestelmän tietokannat ja ohjelmistot ovat palvelun tuottavan yrityksen, Aditro Oy:n keskuskoneilla. Valtion virastojen koneet ovat niihin suorassa, suojatussa yhteydessä. Palvelusopimuksessa Aditro Oy:n kanssa on sovittu palvelimilla olevien tietojen suojaamisen ja varmistamisen periaatteet. Toimittaja valvoo omaa verkkoympäristöään sopimuksen mukaisesti. 9. Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen Työnhakijoiden hakemustiedot säilytetään sähköisessä rekisterissä. Kohdistetut hakemukset poistuvat kuuden kuukauden kuluttua rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen. Hakijan profiilitiedot poistetaan niiden oltua vuoden käyttämättä. Hakija saa ilmoituksen profiilin poistosta ennen toimenpidettä. Avoin hakemus ja valtion ansioluettelo poistuvat järjestelmästä kuuden kuukauden kuluttua viimeisestä tallennuksesta, ellei hakija jatka niiden säilytysaikaa. Arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 10. Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti viraston vastuuhenkilölle. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa. 11. Rekisterihallinto Valtiokonttori käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Rekisterinpitäjä vastaa: - rekisteriselosteen laatimisesta
- rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta - rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta - rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä - rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään - sellaisesta rekisteröityjen henkilöiden tietojen luovutuksesta tai muusta käytöstä, joka ei kuulu vakituiseen tietojen tuotantokäyttöön (esim. tutkimuskäyttö).